Taxas, faturas e transferências do PayPal na escrituração

Qual valor do PayPal é minha renda: a venda ou o líquido que recebo?

O preço bruto da venda, antes da taxa do PayPal, é a sua renda. O imposto sobre vendas cobrado do comprador que você arrecada e repassa não é renda, e os reembolsos reduzem as vendas. A taxa do PayPal é uma despesa separada, e a transferência para o seu banco não é renda de forma alguma. O IRS descreve o valor bruto do Form 1099-K como não ajustado por taxas, créditos, reembolsos ou frete, e diz que esses itens podem ser deduzidos dele.

Como classificar cada valor de um pagamento:

O imposto sobre vendas cobrado do comprador, que você deve arrecadar e repassar, não é renda (Publication 334). Mantenha-o fora das vendas. O imposto cobrado de você como vendedor e repassado ao comprador faz parte da receita bruta (mesma publicação). Em qual caso você está depende da lei que cria o imposto; veja conciliar vendas, repasses e Form 1099-K.

As vendas brutas são o valor que vai para a linha de receita bruta da declaração: o Schedule C para um empresário individual (IRS) ou uma LLC de um único membro de pessoa física, o Form 1065 para uma sociedade de pessoas ou uma LLC com dois ou mais proprietários, e o Form 1120 ou 1120-S para uma corporação ou uma LLC que optou pela tributação como corporação (IRS). Uma LLC de um único membro cujo proprietário é uma corporação ou sociedade de pessoas é informada na declaração desse proprietário (IRS). A parte tributária está em imposto de renda de vendedor online e como uma LLC é tributada.

Cinco situações tornam o caso não simples:

• Um saldo do PayPal e uma conta bancária que não batem depois da conferência de um mês.
• Uma fatura e o pagamento dela, os dois lançados como renda.
• Pagamentos pessoais recebidos na mesma conta.
• Dinheiro que ficou no saldo do PayPal em 31 de dezembro, ou que foi retido.
• Anos anteriores lançados pelos depósitos líquidos, ou um Form 1099-K muito distante da escrituração. Uma nova rotina não muda meses já lançados pelo líquido. Esses meses podem precisar ser refeitos a partir dos relatórios de atividade (veja escrituração contábil).

Reúna antes de começar: o relatório de atividade do PayPal de cada mês (não só o feed bancário), sua lista de faturas, os extratos bancários e o Form 1099-K do ano.

Como lanço as taxas do PayPal na minha contabilidade?

Lance cada taxa como uma despesa empresarial própria, no dia em que a conta a mostra, nunca como uma venda menor. O IRS lista as taxas entre os valores que você subtrai dos pagamentos brutos (IRS); por isso, a escrituração deve mostrar os dois: a venda inteira e a taxa.

• Uma conta de despesa para taxas de pagamento. As taxas sobre vendas, sobre conversão de moeda e sobre pagamentos contestados podem dividir a mesma conta, ou cada uma pode ter a sua linha se você quiser acompanhá-las. Isso é uma escolha, não uma regra.
• Tire a taxa do relatório de atividade, uma taxa por pagamento, não uma estimativa mensal.

Lançar só o depósito líquido deixa o lucro igual na escrituração, mas subestima a receita bruta e as despesas, e qualquer coisa medida sobre a receita bruta, e a escrituração deixa de poder ser comparada com o Form 1099-K. Em qual linha da declaração entra uma taxa de processamento é assunto do seu preparador. A escrituração só precisa da taxa em uma conta própria.

Como evito que uma transferência do PayPal para o meu banco seja contada duas vezes?

Trate a conta do PayPal como uma conta própria na sua escrituração, como uma segunda conta bancária. Vendas e taxas são lançadas nela, e uma transferência para o seu banco move dinheiro entre as duas. Ela nunca é uma venda.

1. Crie uma conta na escrituração para o saldo do PayPal.
2. Lance cada venda na renda e no saldo do PayPal pelo valor total. Lance cada taxa como despesa saindo do saldo.
3. Lance cada envio ao seu banco como uma transferência do saldo do PayPal para o banco.
4. Quando o feed bancário mostrar esse depósito, concilie-o com a transferência. Não o classifique como renda. Se o depósito for menor que a transferência porque a própria transferência teve uma taxa, lance a diferença como despesa de taxa, não como uma transferência menor.

A contagem em duplicidade acontece quando a venda é lançada a partir do relatório do PayPal e o depósito correspondente também é classificado como renda. A Publication 583 diz que os registros devem identificar a origem de cada recebimento, de modo que recebimentos comerciais e não comerciais e renda tributável e não tributável possam ser separados.

Para um empresário individual, uma transferência para a conta pessoal é uma retirada do proprietário, não uma despesa empresarial. Para uma sociedade de pessoas ou corporação, como ela é lançada depende do que ela é (uma retirada, remuneração, uma distribuição ou um empréstimo): veja como registrar as retiradas do proprietário e consulte seu preparador. Se já há duplicidades na escrituração, veja renda duplicada na sua escrituração.

Quando a renda do PayPal é contada: no meu saldo do PayPal ou quando a transfiro para o banco?

A renda do PayPal conta quando chega ao seu saldo do PayPal e você pode usá-la, não quando a transfere para o banco. No regime de caixa, a renda conta quando você a recebe de fato ou de forma presumida (constructive receipt), inclusive quando um agente que você autoriza a recebe por você. Recebimento presumido significa que o valor foi creditado na sua conta ou ficou à sua disposição sem restrição. Você não precisa sacá-lo (Publication 334; Publication 538). Transferir o dinheiro para o banco depois não muda o ano.

O dinheiro que um cliente paga antes do trabalho ou da entrega geralmente é renda no ano do recebimento, mesmo no regime de competência, a menos que a empresa tenha optado pelo diferimento limitado de um ano (Publication 538). Consulte seu preparador antes de deixar de fora da renda um pagamento antecipado de dezembro.

Uma retenção ou reserva (dinheiro que o processador segura por um tempo) é uma questão de restrição. A Publication 538 diz que a renda não é recebida de forma presumida se o seu controle sobre o recebimento estiver sujeito a restrições ou limitações substanciais. Uma restrição, por si só, não desfaz o recebimento por um agente autorizado, e as fontes não resolvem todo tipo de retenção. Quando parte do saldo ficou retida no fim do ano, entregue ao seu preparador o contrato de processamento e os relatórios que mostram quando o cliente pagou, quando o processador recebeu o dinheiro e quando ele ficou disponível. Regime de caixa: a renda conta quando você a recebe. Regime de competência: a renda conta quando você a ganha e o valor é conhecido, mesmo que não tenha sido paga. Uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas com um sócio que seja corporação C, pode ser impedida de usar o regime de caixa; os métodos são tratados em regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Como aplico um pagamento do PayPal a uma fatura para que ela não seja contada duas vezes?

Registre a fatura uma vez e aplique o pagamento a ela. O pagamento quita a fatura. Não é uma segunda venda.

1. Crie a fatura uma vez. Na escrituração em regime de competência, ela registra a venda e um valor que lhe é devido.
2. Quando o cliente pagar, aplique à fatura o valor bruto que o cliente de fato pagou, antes das taxas. Lance a taxa como uma linha de despesa própria, e o restante vai para o saldo do PayPal. Um pagamento parcial deixa o restante da fatura em aberto.
3. Trate o depósito bancário posterior como uma transferência, não como outro recebimento.
4. Mantenha as datas de pagamento na lista de faturas. Uma declaração no regime de caixa segue a data em que o dinheiro foi recebido, mesmo que a escrituração também acompanhe as faturas.

Uma taxa descontada do pagamento é a armadilha de sempre. Se você aplica apenas o valor líquido a uma fatura bruta, um pequeno saldo fica em aberto como não pago. Aplique o pagamento bruto, não o líquido, e lance a taxa separadamente; só baixe a fatura inteira se ela foi paga por completo.

Confira cruzando cada pagamento bruto do relatório de atividade do PayPal com o pagamento da fatura ou a venda direta na escrituração, usando os códigos e as datas das transações, depois de retirar o imposto sobre vendas cobrado do comprador e os pagamentos pessoais. Um pagamento com duas vendas por trás pode ter sido lançado duas vezes. Na escrituração em regime de competência, um pagamento pode quitar a fatura de um mês anterior sem criar uma venda neste mês; por isso, concilie as vendas com os pagamentos usando as faturas não pagas no início e no fim do mês e quaisquer pagamentos antecipados de clientes, antes de chamar uma diferença de duplicidade.

Já está classificado errado? Trabalhe um mês de cada vez: reclassifique cada depósito bancário lançado como venda para uma transferência e reaplique cada pagamento à sua fatura pelo valor bruto pago, com a taxa em linha própria.

Como lanço reembolsos, chargebacks e conversões de moeda do PayPal?

Lance um reembolso como uma linha própria que reduz as vendas, no mês em que ocorre, sem abatê-lo da venda original. Para saber onde ele aparece na declaração e como tratar reembolsos que caem em um ano seguinte, veja como registrar reembolsos na escrituração.

• Chargebacks. Um chargeback é quando o cliente contesta um pagamento no cartão e o dinheiro é retirado de volta. Lance a taxa quando for cobrada. A venda continua na renda enquanto a contestação está aberta, o valor que o processador retirou do seu saldo é acompanhado como valor contestado, uma contestação perdida é lançada como um reembolso da venda original e uma contestação ganha devolve o dinheiro ao saldo. As fontes do IRS não dão método de lançamento; por isso, pergunte ao seu preparador qual linha da declaração se aplica.
• Conversões de moeda. Os valores em uma declaração dos EUA devem estar em dólares americanos. Se o dólar é a sua moeda funcional (a escrituração do seu negócio é mantida em dólares americanos, como a maioria das pequenas empresas faz), converta cada item pela taxa de câmbio em vigor quando você o recebe, paga ou apropria (IRS). Uma tarifa de conversão separada vai na conta de taxas como qualquer outra taxa. Se houver mais de uma taxa de câmbio, use a que melhor reflete a sua renda. Quando o aplicativo de pagamento converte pela própria taxa, o custo pode estar embutido nessa taxa, e não em uma linha de tarifa; pergunte ao seu preparador como lançar a diferença. Um saldo em moeda estrangeira mantido por algum tempo pode gerar ganho ou perda cambial: veja contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA.

Como mantenho pagamentos pessoais e de amigos e família no PayPal fora da renda do negócio?

O dinheiro de amigos e família como presente ou como reembolso de uma despesa pessoal não é renda tributável; por isso, nunca o lance como venda (IRS). O IRS também diz para marcar esses pagamentos como não comerciais nos aplicativos de pagamento, quando possível.

• A solução mais limpa: mantenha pagamentos comerciais e pessoais em contas separadas. A Publication 583 diz para manter sua conta empresarial separada da sua conta corrente pessoal.
• Se uma conta guarda os dois: um empresário individual pode lançar um pagamento pessoal em uma conta do proprietário, não nas vendas, e guardar a mensagem que mostra que era pessoal (veja o exemplo abaixo). Uma sociedade de pessoas ou corporação deve perguntar ao seu preparador como lançá-lo (como registrar as retiradas do proprietário).
• A finalidade do pagamento é que decide. Os pagamentos por bens que você vende ou serviços que presta são renda, chegue ou não um formulário (IRS).

Se o Form 1099-K inclui pagamentos pessoais, peça ao emissor um formulário corrigido. Isso é tratado em presentes e contas divididas em um Form 1099-K de aplicativo de pagamento. Se os clientes pagaram na sua conta pessoal, veja renda do negócio em conta pessoal.

Como concilio todo mês o meu saldo do PayPal com o relatório de atividade e o meu banco?

Comprove três coisas a cada mês: o saldo na sua escrituração é igual ao saldo que a conta mostra, as vendas e as taxas são iguais ao relatório de atividade e cada transferência corresponde a um depósito bancário. A Publication 583 diz que você deve conciliar a conta corrente da empresa todo mês, e a conta do PayPal precisa da mesma conferência.

1. Baixe o relatório de atividade completo do mês e anote o saldo final da conta.
2. Comece com o saldo final do mês anterior. Some tudo o que entrou: vendas incluindo qualquer imposto sobre vendas, pagamentos pessoais e dinheiro que você moveu do banco. Subtraia tudo o que saiu: taxas, reembolsos, chargebacks e contestações retidas, imposto que o processador reteve (caixa 4 do Form 1099-K, retenção adicional), pagamentos que você fez com o saldo (fornecedores, prestadores de serviços, compras) e transferências para fora. O resultado deve ser igual ao saldo final.
3. Compare os lançamentos de pagamentos e taxas na escrituração com os totais do relatório. Na escrituração em regime de competência, um pagamento pode quitar uma fatura anterior; por isso, ligue as vendas aos pagamentos pelo saldo das faturas não pagas.
4. Cruze cada transferência para fora com um depósito bancário. Uma transferência que sai no dia 31 e chega no mês seguinte está em trânsito, não perdida.
5. Corrija toda diferença antes de fechar o mês.

Um feed bancário conectado não é conciliação: veja feed bancário não é conciliação.

O Form 1099-K do PayPal bate com a minha escrituração e, se não bate, por quê?

Compare a caixa 1a do Form 1099-K com as suas vendas brutas, não com os depósitos. O formulário mostra o valor bruto dos pagamentos informáveis, sem considerar taxas, valores reembolsados, frete, descontos ou quaisquer outros valores, e cada transação é avaliada na própria data (instruções).

Para ligar os dois: parta da caixa 1a, subtraia os pagamentos que não são vendas (pagamentos pessoais, imposto sobre vendas cobrado do comprador para repasse), ajuste pelo prazo e pela moeda e some os recebimentos fora do PayPal. O resultado deve ser igual às vendas brutas da escrituração.

Pela regra federal, um aplicativo de pagamento é obrigado a enviar o formulário quando os pagamentos por bens ou serviços excedem $20.000 em mais de 200 transações, e pode enviar um abaixo disso. Um processador de cartões informa qualquer valor das transações com cartão de pagamento. Chegue ou não um formulário, toda a renda do negócio deve ser informada (IRS). A caixa 4 mostra a retenção adicional federal, que, segundo as instruções, vai na declaração do beneficiário como imposto retido: não é taxa nem redução de vendas; por isso, entregue-a ao seu preparador (instruções). Não lance o próprio formulário como vendas: os pagamentos já estão na escrituração.

Se uma diferença restar depois desses itens, não a jogue na renda. Pode faltar na escrituração um mês, uma conta ou uma entidade. A ligação completa, incluindo um formulário duplicado ou o beneficiário errado, está em conciliar vendas, repasses e Form 1099-K. Se um cliente também enviou um Form 1099-NEC pelos mesmos pagamentos, veja a mesma renda em dois formulários de imposto.

Quando a escrituração do PayPal precisa de um profissional?

Uma rotina mensal funciona enquanto há uma conta, uma moeda e cada mês fecha. Ela deixa de funcionar nestes casos:

• O saldo e o banco nunca fecham depois das conferências acima, ou meses nunca foram conciliados.
• A renda e as taxas foram lançadas pelo líquido, ou depósitos foram lançados como vendas, em um ano já entregue. Se uma declaração entregue precisa de correção depende de como a receita bruta e as despesas foram informadas.
• O Form 1099-K está muito distante da escrituração depois de explicados taxas, reembolsos, imposto sobre vendas e prazos. A declaração pessoal de um empresário individual pode receber um aviso da série CP2000 quando as informações de renda de terceiros não batem com ela, e o aviso define uma data de resposta (IRS).
• Muitos canais. PayPal mais outros processadores, marketplaces e faturas: veja repasses de processadores de cartão na escrituração.
• Volume, muitas moedas ou contestações em aberto no fim do ano.
• Uma sociedade de pessoas ou corporação que usa uma conta aberta no nome de um proprietário, ou com dinheiro do proprietário misturado.
• Anos anteriores sem tratamento. Veja colocar em dia a escrituração atrasada.

Meses anteriores podem ser corrigidos acrescentando o que falta nos relatórios de atividade ou relançando o ano. Qual caminho serve depende do que foi entregue e do que a escrituração já mostra. Leve os relatórios de atividade, a lista de faturas, os extratos bancários e o Form 1099-K para a escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma fatura paga pelo PayPal

Um designer freelancer emite uma fatura de US$5.000 a um cliente. A taxa é de US$175; por isso, US$4.825 chegam ao saldo do PayPal, e o designer os transfere para o banco.

A renda é de US$5.000, a taxa é de US$175 e o depósito bancário é uma transferência, não uma segunda venda. A fatura está totalmente paga. Na escrituração em regime de caixa, pule a primeira linha e credite Vendas US$5.000 na segunda.

Dinheiro ainda no PayPal em 31 de dezembro

Um vendedor online, no ano-calendário e no regime de caixa, recebe US$2.000 em vendas em dezembro, disponíveis para saque naquele mês, sem taxas, imposto sobre vendas, reembolsos ou saldo anterior. O dinheiro fica no saldo do PayPal em 31 de dezembro e vai para o banco em 4 de janeiro. Essas vendas contam como recebidas em dezembro, porque o dinheiro está disponível sem restrição. O dinheiro recebido pela primeira vez em um ano anterior pertence a esse ano. A transferência de janeiro é uma transferência, não renda. A escrituração mostra US$2.000 no saldo do PayPal no fim do ano, batendo com o saldo final da conta. Se parte dele estava retida, pergunte ao preparador se essa parte foi recebida.

Pagamentos de amigos e família em uma conta empresarial

A conta do PayPal de uma designer também recebe US$300 em pagamentos de amigos e família para uma conta de aluguel dividida. Os US$300 não são vendas se forem um presente ou o reembolso de um custo pessoal. Para um empresário individual, vão para uma conta do proprietário: dinheiro que entra do proprietário quando chega, dinheiro que sai para o proprietário quando vai para o banco pessoal. Vendas e taxas não mudam. Se o Form 1099-K do ano conta os US$300, a designer pede ao emissor um formulário corrigido.

E no seu caso?

• Seu saldo do PayPal e o banco nunca fecham, o Form 1099-K está muito distante da sua escrituração, ou a renda e as taxas foram lançadas pelo líquido por anos: leve os relatórios de atividade, a lista de faturas, os extratos bancários e o Form 1099-K à escrituração contábil para uma atualização e uma opinião sobre se uma declaração entregue precisa de correção.
• Você também recebe pagamentos por outros processadores: veja repasses de processadores de cartão na escrituração e conciliar vendas, repasses e Form 1099-K.
• Os mesmos pagamentos aparecem em um Form 1099-NEC e em um Form 1099-K: veja a mesma renda em dois formulários de imposto.
• O Form 1099-K inclui presentes ou contas divididas: veja presentes e contas divididas em um Form 1099-K de aplicativo de pagamento.
• Pagamentos de clientes caíram em uma conta pessoal: veja renda do negócio em conta pessoal.
• A renda está contada duas vezes por faturas e depósitos sincronizados: veja renda duplicada na sua escrituração.
• Você saca para uma conta bancária fora dos EUA, ou seu negócio é dirigido do exterior: contas no exterior de uma empresa dos EUA podem gerar obrigações de declaração próprias; veja FBAR: quais contas contam (inclui saldos de aplicativos de pagamento) e FBAR para contas de empresas no exterior, e lance a conversão como em contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA.
• Você quer saber do imposto de renda de uma loja online: veja imposto de renda de vendedor online.