Banka Akışı ve Mutabakat: Hâlâ Mutabakat Yapmalı mısınız?

Banka akışı mutabakatla aynı şey midir?

Hayır. Banka akışı, bankanın hesaba geçirdiği satırları kayıtlarınıza kopyalar. Mutabakat ise kayıtlarınızı bankanın kendi hesap özetiyle karşılaştırır ve her farkı açıklar. IRS, bir çek hesabında mutabakat yapmak için üç amaç sayar: hesapta ne kadar para olduğunu doğrulamak, kayıtlarda tüm banka masraflarının ve doğru bakiyenin göründüğünden emin olmak, hesap özetindeki, çek defterindeki ve kayıtlardaki hataları düzeltmek (Publication 583). Akış satır sağlar; bunları hesap özetiyle karşılaştırmaz. Bu yüzden tek başına bu üçünden hiçbirini yapmaz.

Para banka dışında hareket ediyorsa (nakit satışlar, nakit ödemeler), ödeme işlemcisi komisyonu düştükten sonra ödeme yapıyorsa, birkaç hesap tek bir kayıt setini besliyorsa, biri kapatılmış bir ayı düzenlemişse veya önceki bir mutabakat açıklanamayan bir kayıtla zorla tutturulmuşsa durum basit değildir. Bunların her biri, akışın hiç göstermeyeceği bir farkı gizleyebilir.

Önce şunları toplayın: bankanın kendi aylık hesap özetleri (yazılımın kopyası değil), her ayın mutabakat raporu ve hariç tutulmuş veya silinmiş olarak işaretlenen kalemlerin listesi.

Yani bağlı bir hesabın da kendi aylık mutabakatı gerekir. Toplamlarınız şimdiden tutmuyorsa, geçmiş bir ay zorla tutturulmuşsa, akışta boşluk varsa veya ay sonu bir hafta sonunu alıyorsa, kayıtlarınız aylık bir kontrolden fazlasına ihtiyaç duyabilir; sondaki “Sizin durumunuzda farklı mı?” bölümüne bakın.

Bankanız muhasebe yazılımınıza bağlıysa yine de her ay mutabakat yapmanız gerekir mi?

Her ay mutabakat yapın: Publication 583, işletme çek hesabında her ay mutabakat yapmanızı söyler ve yazılıma bağlı hesaplar için istisna tanımaz (Publication 583). Bu bir tavsiyedir, belirli bir son tarih değildir. Kanunun gerektirdiği şey, brüt geliri, indirimleri ve kredileri gösteren ve beyannamede bildirilenleri destekleyen kayıtlardır (Publication 583). Mutabakat, işletme sahibinin kayıtların bunu sağlayıp sağlamadığını öğrenme yoludur.

Akış, işlemleri girmenin yalnızca bir yoludur. IRS, mükelleflerin beyannamelerini destekleyen defter ve kayıtları tutmaktan sorumlu olduğunu söyler (IRS: elektronik muhasebe kayıtları SSS). Yazılımda tutulan kayıtlar da beyannamedeki girişleri destekleyip doğrulayabilmelidir (Publication 583). Elektronik kayıtların ne kadar süre saklanacağı için işletme kayıtlarının ne kadar süre saklanacağı rehberine bakın.

Aylık ritim hesap özeti döngüsüyle örtüşür; böylece fark bir yıllık değil, tek bir ayın kalemlerinden oluşur.

Banka akışı neyi kaçırabilir veya yanlış alabilir?

Akış bir satırı iki kez alabilir, satırları atlayabilir, sizin tarihiniz yerine bankanın tarihini taşıyabilir ve bankadan geçmeyen parayı hiç göremez. Eksik veya çift banka satırları mutabakatta, kayıtlarla hesap özeti arasındaki fark olarak ortaya çıkar. Bankaya hiç uğramayan nakit ise her ikisinde de eksik olabilir ve fark bırakmaz; bunun için ayrı kayıt gerekir.

Bir kalemin hangi yıla ait olduğu muhasebe yöntemine bağlıdır; bkz. küçük işletme için nakit esası mı tahakkuk esası mı.

Bkz. kayıtlarınızda iki kez sayılan gelir, içe aktarmayı durduran banka akışı ve nakit satışların kaydı.

Hiç mutabakat yapmazsanız ne ters gider?

Üç şey: yanlış kâr, fark edilmeyen hatalar ve zayıf bir kayıt.

Yanlış kâr. Gelire veya gidere işlenmiş her çift kayıt, boşluk ya da eksik komisyon, beyannamenin dayandığı gelir tablosuna yansır. Beyanname kayıtları izlerse, fazla çıkan kâr kazanılmamış gelir üzerinden vergi ödemek anlamına gelebilir. Eksik çıkan kâr ise sahibin beyannamesinde (bu yapılar için ortakların veya S şirketi hissedarlarının beyannamesinde) ya da bir C şirketinin beyannamesinde eksik ödemeye yol açabilir. IRS'nin doğruluk esaslı cezası, ihmalden ya da kuralları göz ardı etmekten veya gelir vergisinin önemli ölçüde eksik beyanından kaynaklanan eksik ödeme kısmı üzerinden şu oranda uygulanır: %20. Önemli eksik beyan testi bireyler ve şirketler için farklıdır. IRS ihmali, vergi kanunlarına uymak için makul bir çaba göstermemek olarak tanımlar (IRS: Doğruluk esaslı ceza). Kimsenin kontrol etmediği kayıtların ihmal sayılıp sayılmayacağı olaya göre değişir; iyi niyetle hareket ettiğinizi ve makul bir sebebiniz olduğunu gösterirseniz IRS cezayı kaldırabilir veya azaltabilir.

Fark etmediğiniz hatalar ve dolandırıcılık. Dengelenmiş bir mutabakat her ödemenin yetkili olduğunu kanıtlamaz. Yetkisiz bir çekim, bir banka hatası veya beklenmedik bir ücret, akış yoluyla kayıtlara hesap özetindeki tutarla girer ve hiç fark bırakmaz. Hesap özetindeki her ödemeyi yetki ve belge açısından okuyun, şüpheli bir şey varsa bankaya hemen bildirin. Bunlardan bazılarını bildirme süresi sınırlıdır; aşağıdaki yetkisiz işlemler bölümüne bakın.

IRS isterse zayıf bir kayıt. IRS, kayıtlarını yazılımda tutan küçük işletmelerin ve serbest çalışanların incelemelerinde çoğu durumda yazılımın yedek dosyasını erkenden istediğini, geniş bir denetimde ise büyük olasılıkla isteyeceğini söylüyor; tek bir kalemi kapsayan dar bir denetimde istemeyebilir. Kayıtların ne kadar güvenilir olduğunu yazılım üzerinden sınar. Mükellef kayıtları vermeyi reddederse IRS, bunları celple isteyebileceğini, geliri dolaylı bir yöntemle yeniden oluşturabileceğini veya belge eksikliği nedeniyle kalemleri kabul etmeyebileceğini belirtiyor (IRS: elektronik muhasebe kayıtları SSS). Mutabakat, kayıtları başkası yapmadan önce hesap özetlerine karşı sınamanızın yoludur. Denetimin kendisi için bkz. küçük işletmede IRS denetimi.

Bir ayın mutabakatı adım adım nasıl yapılır?

Ayın kayıtlarını bankanın hesap özetiyle eşleştirin ve her farkı açıklayın. Eksik veya yanlış kayıtları düzeltin; gerçek zamanlama farklarını yeniden girmeden mutabakatta listeleyin. 3., 4. ve 6. ile 8. adımlar, muhasebe yazılımına uyarlanmış olarak Publication 583 içindeki IRS adımlarını izler.

1. Bankanın o ay için düzenlediği hesap özetini alın. Akıştaki bir rakamı değil, hesap özetinin kapanış bakiyesini kullanın.
2. Açılış bakiyesini kontrol edin. Mutabakatın başlangıç bakiyesi (zaten hesaba geçmiş kalemler), geçen ayın hesap özeti kapanış bakiyesine eşit olmalıdır. Eşit değilse mutabakatı yapılmış bir ay değiştirilmiştir; bkz. yanlış çıkan mutabakat başlangıç bakiyesi.
3. Hesap özetindeki mevduatları kayıtlardaki mevduatlarla karşılaştırın ve tutar farklarını not edin.
4. Hesaba geçen her ödemeyi çek numarası ve tutarla kayıtlarla karşılaştırın. Hesap özetinde karşılığı olmayan her kayıt için gerçek olduğunu ve henüz hesaba geçmediğini kontrol edin; bu, henüz bozdurulmamış bir çek gibi bekleyen bir kalemdir. Çift kayıt veya başka bir hata zamanlama kalemi değildir: düzeltin.
5. Hariç tutulmuş olarak işaretlenen kalemlerin listesini okuyun. Her biri kayıtlarda zaten bulunan bir kayıtla eşleşmelidir.
6. Mutabakatı hazırlayın: hesap özeti kapanış bakiyesi, artı henüz özette olmayan mevduatlar, eksi bekleyen ödemeler.
7. Kayıtlarda eksik olanı, örneğin banka hizmet masraflarını girin ve yanlış kaydedilenleri düzeltin.
8. Düzeltilmiş hesap özeti bakiyesinin düzeltilmiş kayıt bakiyesine eşit olduğunu doğrulayın. Eşit değilse önceki adımlara dönün. Farkı yalnızca gizleyen, açıklanamayan bir kayıtla zorla tutturmayın.
9. Mutabakat raporunu hesap özetiyle birlikte kaydedin.

Bunu kartlar dahil kayıtları besleyen her hesap için yapın; bkz. kart ödemelerinin kayıtlardaki yeri. Kapanışın geri kalanı ve çözülmeyen bir fark için ay sonu kapanış kontrol listesine bakın.

Dengelenmiş bir mutabakat kategorilerin doğru olduğu anlamına gelir mi?

Hayır. Mutabakat nakdi kanıtlar, her kaydın ne olduğunu değil. Yanlış kategoriye girilmiş bir kayıt aynı parayı hareket ettirir, bu yüzden hesap yine dengelenir.

IRS, işletme gelirini işletme dışı tahsilatlardan, vergiye tabi geliri vergiye tabi olmayandan ayırabilmeniz için her mevduatın kaynağını (işletme geliri, kişisel para ya da kredi) not etmenizi önerir. IRS'nin örneğinde, işletme hesabından ödenen kişisel bir gider kaydedilir ama indirilemez (Publication 583).

Şirketlerde, şirket hesabından ödenen kişisel bir fatura genellikle gider olarak değil, hissedar kredisi veya dağıtım olarak kaydedilir; bkz. bilançoda hissedarlara verilen krediler.

Her mutabakattan sonra mevduatları kaynağa göre, gelir tablosunu ise satır satır okuyun. Bkz. yanlış görünen gelir tablosu, vergi dönemi öncesi kategorisiz giderler ve işletme hesabından ödenen kişisel giderler.

Satış mevduatlarının satışlarla mutabakatını yapmanız gerekir mi?

Publication 583 bunu bir adım olarak saymaz, ancak yararlı bir ikinci kontroldür. Banka mutabakatı, mevduatların kayıtlarda olduğunu gösterir. Mevduatların satışlara eşit olduğunu göstermez.

Mevduatlar ve satışlar sıradan nedenlerle farklılaşır: komisyonlar, iadeler, tahsil edilen satış vergisi, zamanlama ve nakit satışlar. Nasıl eşleştirileceği için satışların ve ödemelerin mutabakatı, hiç kapanmayan bir bakiye için yatırılmamış fonlar bakiyesi rehberine bakın.

Banka akışı ödemeyi gösteriyorsa yine de makbuz gerekir mi?

Evet. Ödeme kanıtı tek başına bir indirimi kanıtlamaz. IRS, gideri yaptığınızı göstermek için fatura ve kredi kartı slipleri gibi başka belgeleri de saklamanızı söyler (Publication 583). Banka satırı kime, ne kadar ve ne zaman ödendiğini gösterir; neyin alındığını veya nedenini göstermez.

Gerekli ayrıntıları gösteriyorsa, çok okunaklı bir hesap özeti iptal edilmiş çekin yerine ödeme kanıtı olabilir (Publication 583); bu yüzden yalnızca akışı değil hesap özetlerini de saklayın. Seyahat, hediye ve araç giderlerinin kuralları daha katıdır. Bir makbuzda neyin görünmesi gerektiği için IRS makbuz şartları, basit bir sistem için serbest çalışanlar için kayıt tutma, kaybolmuş makbuzlar için işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar rehberine bakın.

İşletme hesabındaki yetkisiz bir işlemi ne kadar süre içinde bildirmeniz gerekir?

Önce bankanın hesap sözleşmesindeki süreye bakın. Banka hesapları için sıkça anılan 60 gün süresi, işletme hesaplarını değil bireysel hesapları kapsayan Regulation E'den gelir.

Regulation E, esas olarak kişisel, ailevi veya ev amaçlarıyla açılmış hesaplara (12 CFR 1005.2) ve elektronik fon transferlerine (12 CFR 1005.3) uygulanır. Kapsanan bir hesapta hata, yetkisiz bir elektronik fon transferini de içerir; bankanın inceleme yükümlülükleri, hatayı ilk gösteren hesap özetini gönderdikten sonra en geç 60 gün içinde aldığı bildirim için geçerlidir (12 CFR 1005.11).

İşletme için açılmış bir hesap genellikle bu kuralın dışındadır. Bildirim süresi ve nasıl bildirileceği için hesap sözleşmesini okuyun ve kalemi gördüğünüz gün bildirin. Çekler için eyalet hukuku kendi sınırlarını ekler. Örneğin Uniform Commercial Code'un Ohio versiyonu, müşterinin hesap özetlerini makul bir hızla incelemesini ve sahte imzayı ya da tahrif edilmiş çeki bankaya bildirmesini şart koşar; hesap özeti veya kalemler kullanıma sunulduktan sonra 1 yıl içinde fark edilip bildirilmeyen bir talebi engeller (Ohio Revised Code 1304.35). Bu, güvenli bir bekleme süresi değil, en dış sınırdır: gecikme bankaya zarar veriyorsa, aynı kötü niyetli kişiden gelen tekrarlı kalemler dahil, talep daha erken de engellenebilir. Diğer eyaletler ve hesap sözleşmeleri farklıdır. Kartların kendi itiraz kuralları vardır; bu bölüm banka hesaplarını kapsar. Regulation E süresi, hesap özetini açtığınızda değil, banka gönderdiğinde başlar. Kural, hesabın hangi amaçla açıldığına bakar; bu yüzden işi kişisel olarak açılmış bir hesaptan yürütüyorsanız, bankaya hesabı nasıl sınıflandırdığını sorun.

Ay sonu kapanışı neden bütün hafta sonunu alıyor ve nasıl kısaltılır?

İşi ay boyunca küçük parçalara bölün; böylece mutabakat ilk bakış değil, son kontrol olur. Kapanış, bir ayın satırları tek seferde incelendiğinde, eski farklar hâlâ açıkken ve tarihin bir sahibi olmadığında bir hafta sonunu alır.

• Akışı her hafta inceleyin. Satırları hatırlıyorken kabul edin, kategorilere ayırın ve sorgulayın. IRS, giderlerin oluştuğunda kaydedilmesini ve kaydedilen tahsilatların kaynağının, genellikle günlük olarak belirtilmesini önerir (Publication 583).
• Hesap özeti kapandığında mutabakat yapın. Her seferinde bir hesap, önce en eski ay; çünkü her ay bir öncekinden başlar.
• Kurallarınızın ne yaptığını okuyun. Tekrarlayan tedarikçileri kategorilere ayıran kurallar zaman kazandırır; ayda bir sonuçlarında yanlış kodlanmış satır olup olmadığına bakın.
• Bir sahip ve bir kapanış tarihi belirleyin. Ay tutunca kilitleyin; bkz. vergiler verildikten sonra kapanış tarihi.
• Kısa bir açık kalemler listesi tutun. İki denemeden sonra açıklayamadığınız bir kalem listeye girer; yalnızca tutturmak için yapılan bir kayda değil.

Kayıtlar aylarca geride kalmışsa daha hızlı bir rutin onları düzeltmez; bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Hesap özetini hiç açmayan dükkân sahibi

Bir perakende dükkânının sahibi önerilen eşleştirmeleri kabul ediyor ve hesap özetini hiç açmıyor. Aralık kayıtları çek hesabında US$18.400 gösteriyor. Banka hesap özeti US$15.950 ile bitiyor ve bekleyen kalem yok. US$2.450'lik fark, iki kez içe aktarılan US$1.500'lık bir mevduat ile inceleme listesinde bekleyen US$950 tutarındaki işlemci komisyonundan oluşuyor. Çift mevduat satışa işlendiği için Aralık kârı US$2.450 fazla gösteriliyor: hiç gerçekleşmemiş US$1.500 gelir ve eksik US$950 gider. İkinci mevduatı silip komisyonları girmek iki bakiyeyi de US$15.950'ye getirir.

Akışı üç ay kesilen danışman

Bir danışmanın akışı üç bahar ayı boyunca bağlantıyı kaybediyor. Müşteri ödemeleri faturalardan girilmiş, ancak hesaptan ödenen US$9.000 tutarındaki giderler kayıtlara hiç ulaşmıyor. Kâr US$9.000 fazla gösteriliyor ve kayıtlardaki nakit hesap özetinin US$9.000 üzerinde kalıyor. Bir sonraki mutabakat boşluğu gösterir. Hesap özetlerinden eklenen her gider için yine de fatura veya makbuz gerekir.

Satış olarak kaydedilen kişisel bir aktarım

Bir işletme sahibi kişisel hesabından işletme hesabına US$5.000 aktarıyor ve aktarım satış olarak kabul ediliyor. Para hesapta olduğu için mutabakat kuruşu kuruşuna tutuyor. Biri mevduatı kaynağına göre okuyup sermaye katkısı veya kredi olarak kaydedene kadar gelir US$5.000 fazla gösterilir. Geçen yılın kayıtlarında aktarım satış olarak durduysa, verilen beyannameye dahil edilip edilmediğine bakın; edildiyse beyanname düzeltme gerektirebilir. Bkz. LLC'nize sermaye katkısı veya kredi.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Toplamlar tutmuyor veya geçmiş bir ay açıklanamayan bir kayıtla zorla tutturuldu: bir sonraki beyanname bu rakamları kullanmadan önce kayıtların banka hesap özetlerinden yeniden kurulması ve aylık kapanışın bir sahibinin olması gerekebilir. Bkz. kayıtları banka hesap özetlerinden yeniden kurma ve yeniden kurma ve aylık rutin için muhasebe desteği.
• Ay sonu bir hafta sonunu alıyor veya kimse sahiplenmiyor: ay sonu kapanış kontrol listesi adımları sıralar; rutinin sahibi yoksa bkz. aylık kapanış için muhasebe desteği.
• Akışta boşluk var: bkz. içe aktarmayı durduran banka akışı. Kaçırdığı ayların hesap özetlerinden yeniden kurulması gerekip gerekmediği, kaçırılan aylar için muhasebe desteği ile konuşulacak bir sorudur.
• Kayıtlar aylarca geride: bkz. geciken muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• Beyanname vakti geldi ve kayıtların mutabakatı yapılmadı: bkz. muhasebe temizliği kontrol listesi.
• Yanlış çıkan kayıtlara dayanarak beyanname verildi: beyannamenin düzeltilmesi gerekebilir. Schedule C veren mükellefler için bkz. işletme gideri hataları nedeniyle beyannameyi düzeltme. K-1'leri verilmiş bir ortaklık veya S şirketi için bkz. verilmiş işletme beyannamesini düzeltme.
• IRS kayıtlarınızı istedi: bkz. küçük işletmede IRS denetimi ve işletmenize gelen IRS bildirimi.
• Kişisel ve işletme parası aynı hesapta: bkz. birbirine karışan işletme ve kişisel fonları düzeltme.
• Kayıtları başkası tutuyor: bkz. muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme.
• İşletme hesabında yetkisiz bir işlem gerçekleşti: gördüğünüz gün bankaya bildirin ve süre için hesap sözleşmesini okuyun; yukarıdaki süre bölümüne bakın.