Frais, factures et virements PayPal dans vos livres

Quel montant PayPal est mon revenu : la vente ou le net que je reçois?

Le prix de vente brut, avant les frais PayPal, est votre revenu. La taxe de vente imposée à l'acheteur, que vous percevez et versez, n'est pas un revenu, et les remboursements réduisent les ventes. Les frais PayPal sont une dépense distincte, et le virement vers votre banque n'est pas un revenu du tout. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) décrit le montant brut du formulaire 1099-K comme non rajusté pour les frais, les crédits, les remboursements ou l'expédition, et précise que ces éléments peuvent en être déduits.

Comment classer chaque montant d'un même paiement :

La taxe de vente imposée à l'acheteur, que vous devez percevoir et verser, n'est pas un revenu (Publication 334). Gardez-la hors des ventes. La taxe imposée à vous comme vendeur et facturée à l'acheteur fait partie des recettes brutes (même publication). Votre cas dépend de la loi qui impose la taxe; consultez Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Les ventes brutes sont le chiffre qui va à la ligne des recettes brutes de la déclaration : l'annexe C pour un entrepreneur individuel (IRS) ou la LLC à membre unique d'un particulier, le formulaire 1065 pour une société de personnes ou une LLC de deux propriétaires ou plus, et le formulaire 1120 ou 1120-S pour une société par actions ou une LLC qui a choisi l'imposition comme société (IRS). Une LLC à membre unique détenue par une société ou une société de personnes est déclarée dans la déclaration de son propriétaire (IRS). L'aspect fiscal est traité dans L'impôt sur le revenu du vendeur en ligne et Comment une LLC est imposée.

Cinq éléments rendent un cas plus complexe :

• Un solde PayPal et un compte bancaire qui ne concordent pas après la vérification du mois.
• Une facture et son paiement tous deux inscrits comme revenu.
• Des paiements personnels reçus dans le même compte.
• De l'argent laissé dans le solde PayPal au 31 décembre, ou retenu.
• Des années passées inscrites à partir des dépôts nets, ou un formulaire 1099-K très éloigné des livres. Une nouvelle routine ne change pas les mois déjà inscrits au net. Ces mois peuvent devoir être reconstruits à partir des rapports d'activité (consultez la tenue de livres).

À rassembler avant de commencer : le rapport d'activité PayPal de chaque mois (pas seulement le flux bancaire), votre liste de factures, les relevés bancaires et le formulaire 1099-K de l'année.

Comment inscrire les frais PayPal dans ma comptabilité?

Inscrivez chaque montant de frais comme sa propre dépense d'entreprise le jour où le compte l'affiche, jamais comme une vente plus petite. L'IRS range les frais parmi les montants que vous soustrayez des paiements bruts (IRS); les livres doivent donc montrer les deux : la vente complète et les frais.

• Un seul compte de dépenses pour les frais de paiement. Les frais sur les ventes, sur la conversion de devises et sur les paiements contestés peuvent le partager, ou chacun peut avoir sa propre ligne si vous voulez les suivre. C'est un choix, pas une règle.
• Prenez les frais dans le rapport d'activité, une ligne de frais par paiement, et non une estimation mensuelle.

Inscrire seulement le dépôt net laisse le profit identique dans les livres, mais sous-estime les recettes brutes et les dépenses, de même que tout ce qui se mesure sur les recettes brutes, et les livres ne peuvent plus être comparés au formulaire 1099-K. La ligne de la déclaration où vont les frais de traitement relève de votre préparateur. Les livres n'ont besoin que des frais dans leur propre compte.

Comment éviter qu'un virement PayPal vers ma banque soit compté deux fois?

Traitez le compte PayPal comme un compte distinct dans vos livres, comme un deuxième compte bancaire. Les ventes et les frais y sont inscrits, et un virement vers votre banque déplace l'argent entre les deux. Ce n'est jamais une vente.

1. Créez dans vos livres un seul compte pour le solde PayPal.
2. Inscrivez chaque vente au revenu et au solde PayPal pour le montant complet. Inscrivez chaque montant de frais comme une dépense prélevée sur le solde.
3. Inscrivez chaque transfert vers votre banque comme un virement du solde PayPal vers la banque.
4. Quand le flux bancaire affiche ce dépôt, associez-le au virement. Ne le classez pas au revenu. Si le dépôt est plus petit que le virement parce que le transfert lui-même comportait des frais, inscrivez la différence comme une dépense de frais, et non comme un virement plus petit.

Le double compte survient quand la vente est inscrite à partir du rapport PayPal et que le dépôt correspondant est aussi classé comme revenu. La Publication 583 précise que les registres doivent indiquer la source de chaque encaissement, afin de séparer les encaissements d'entreprise et personnels et les revenus imposables et non imposables.

Pour un entrepreneur individuel, un transfert vers son compte personnel est un retrait du propriétaire, pas une dépense d'entreprise. Pour une société de personnes ou une société par actions, l'inscription dépend de la nature du transfert (retrait, rémunération, distribution ou prêt) : consultez Inscrire les retraits du propriétaire et demandez conseil à votre préparateur. Si des doublons sont déjà dans les livres, consultez Revenus en double dans vos livres.

Quand le revenu PayPal est-il compté : dans mon solde PayPal ou quand je le transfère à la banque?

Le revenu PayPal compte quand il arrive dans votre solde PayPal et que vous pouvez l'utiliser, pas quand vous le transférez à votre banque. Selon la méthode de caisse, le revenu compte quand vous le recevez réellement ou de façon réputée, y compris quand un mandataire que vous autorisez le reçoit pour vous. La réception réputée signifie que le montant est porté à votre compte ou mis à votre disposition sans restriction. Vous n'avez pas besoin de le retirer (Publication 334; Publication 538). Transférer l'argent plus tard à votre banque ne change pas l'année.

L'argent qu'un client verse avant le travail ou la livraison est généralement un revenu de l'année de réception, même selon la méthode d'exercice, sauf si l'entreprise a choisi le report limité à un an (Publication 538). Consultez votre préparateur avant d'exclure du revenu un paiement anticipé de décembre.

Une retenue ou une réserve (de l'argent que le processeur de paiements garde pour un temps) est une question de restriction. La Publication 538 précise qu'un revenu n'est pas reçu de façon réputée si votre contrôle de sa réception est soumis à des restrictions ou limitations substantielles. Une restriction n'annule pas à elle seule la réception par un mandataire autorisé, et les sources ne tranchent pas tous les types de retenue. Quand une partie d'un solde était retenue à la fin de l'année, remettez à votre préparateur le contrat de traitement des paiements et les rapports montrant quand le client a payé, quand le processeur a reçu l'argent et quand il est devenu disponible. Méthode de caisse : le revenu compte quand vous le recevez. Méthode d'exercice : le revenu compte quand vous le gagnez et que le montant est connu, même s'il n'est pas payé. Une société de type C, ou une société de personnes dont un associé est une société de type C, peut se voir interdire la méthode de caisse; les méthodes sont traitées dans Méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise.

Comment appliquer un paiement PayPal à une facture pour qu'il ne soit pas compté deux fois?

Inscrivez la facture une seule fois et appliquez-y le paiement. Le paiement règle la facture. Ce n'est pas une deuxième vente.

1. Créez la facture une seule fois. Dans une comptabilité d'exercice, elle enregistre la vente et un montant qui vous est dû.
2. Quand le client paie, appliquez à la facture le montant brut que le client a réellement payé, avant les frais. Inscrivez les frais sur leur propre ligne de dépense, et le reste va au solde PayPal. Un paiement partiel laisse le reste de la facture ouvert.
3. Traitez le dépôt bancaire ultérieur comme un virement, pas comme un autre encaissement.
4. Gardez les dates de paiement dans la liste de factures. Une déclaration selon la méthode de caisse suit le moment où l'argent a été reçu, même si les livres suivent aussi les factures.

Des frais prélevés sur le paiement sont le piège habituel. Si vous n'appliquez que le montant net à une facture brute, un petit solde reste ouvert comme impayé. Appliquez le paiement brut, pas le net, et inscrivez les frais séparément; ne soldez la facture entière que si elle a été payée en totalité.

Vérifiez en associant chaque paiement brut du rapport d'activité PayPal à son paiement de facture ou à sa vente directe dans les livres, à l'aide des numéros d'opération et des dates, après avoir retiré la taxe de vente imposée à l'acheteur et les paiements personnels. Un paiement qui se rattache à deux ventes peut avoir été inscrit deux fois. Dans une comptabilité d'exercice, un paiement peut régler la facture d'un mois antérieur sans créer de vente ce mois-ci; rapprochez donc les ventes et les paiements en passant par les factures impayées au début et à la fin du mois, et par les paiements anticipés de clients, avant de conclure à un doublon.

Déjà mal classé? Procédez un mois à la fois : reclassez en virement chaque dépôt bancaire inscrit comme une vente, et réappliquez chaque paiement à sa facture au montant brut payé, avec les frais sur leur propre ligne.

Comment inscrire les remboursements, les rétrofacturations et les conversions de devises PayPal?

Inscrivez un remboursement sur sa propre ligne qui réduit les ventes, dans le mois où il survient, sans le compenser avec la vente d'origine. Pour savoir où il figure dans la déclaration, et pour les remboursements d'une année ultérieure, consultez Inscrire les remboursements dans les livres.

• Rétrofacturations. Une rétrofacturation survient quand un client conteste un paiement par carte et que l'argent est repris. Inscrivez les frais quand ils sont facturés. La vente reste au revenu tant que le litige est ouvert, le montant que le processeur a prélevé de votre solde est suivi comme montant contesté, un litige perdu s'inscrit comme un remboursement de la vente d'origine, et un litige gagné remet l'argent dans le solde. Les sources de l'IRS ne donnent aucune méthode d'inscription; demandez donc à votre préparateur quelle ligne de la déclaration s'applique.
• Conversions de devises. Les montants d'une déclaration américaine doivent être en dollars américains. Si le dollar est votre monnaie fonctionnelle (les livres de votre entreprise sont tenus en dollars américains, comme ceux de la plupart des petites entreprises), convertissez chaque élément au taux de change en vigueur au moment où vous le recevez, le payez ou le comptabilisez (IRS). Des frais de conversion distincts vont au compte des frais comme tous les autres frais. S'il y a plus d'un taux de change, utilisez celui qui reflète le mieux votre revenu. Quand l'application de paiement convertit à son propre taux, le coût peut être caché dans ce taux plutôt que dans une ligne de frais; demandez à votre préparateur comment inscrire l'écart. Un solde en devise étrangère détenu un certain temps peut produire un gain ou une perte de change : consultez Comptes en devises étrangères dans des livres américains.

Comment garder les paiements PayPal entre amis et en famille ou personnels hors du revenu d'entreprise?

L'argent reçu d'amis et de proches comme cadeau ou comme remboursement d'une dépense personnelle n'est pas un revenu imposable; ne l'inscrivez donc jamais comme une vente (IRS). L'IRS précise aussi d'indiquer ces paiements comme non commerciaux dans les applications de paiement, quand c'est possible.

• La solution la plus propre : gardez les paiements d'entreprise et les paiements personnels dans des comptes distincts. La Publication 583 précise de garder le compte d'entreprise séparé de votre compte-chèques personnel.
• Si un seul compte contient les deux : un entrepreneur individuel peut inscrire un paiement personnel à un compte du propriétaire plutôt qu'aux ventes, et conserver le message qui montre qu'il était personnel (voir l'exemple ci-dessous). Une société de personnes ou une société par actions devrait demander à son préparateur comment l'inscrire (Inscrire les retraits du propriétaire).
• L'objet du paiement décide. Les paiements pour des biens que vous vendez ou des services que vous fournissez sont un revenu, qu'un formulaire arrive ou non (IRS).

Si le formulaire 1099-K comprend des paiements personnels, demandez à l'émetteur un formulaire corrigé. Le sujet est traité dans Cadeaux et additions partagées sur un formulaire 1099-K d'application de paiement. Si des clients ont payé dans votre compte personnel, consultez Revenu d'entreprise dans un compte personnel.

Comment rapprocher chaque mois mon solde PayPal avec son rapport d'activité et ma banque?

Prouvez trois choses chaque mois : le solde dans vos livres égale celui qu'affiche le compte, les ventes et les frais égalent le rapport d'activité, et chaque virement correspond à un dépôt bancaire. La Publication 583 précise de rapprocher chaque mois le compte-chèques de l'entreprise, et le compte PayPal demande la même vérification.

1. Téléchargez le rapport d'activité complet du mois et notez le solde de clôture du compte.
2. Partez du solde de clôture du mois dernier. Ajoutez tout ce qui est entré : les ventes, y compris toute taxe de vente, les paiements personnels et l'argent que vous avez fait entrer de la banque. Soustrayez tout ce qui est sorti : les frais, les remboursements, les rétrofacturations et les litiges en suspens, l'impôt que le processeur a retenu (case 4 du formulaire 1099-K, retenue de réserve), les paiements faits à partir du solde (fournisseurs, entrepreneurs, achats) et les virements sortants. Le résultat doit égaler le solde de clôture.
3. Comparez les écritures de paiements et de frais des livres avec les totaux du rapport. Dans une comptabilité d'exercice, un paiement peut régler une facture antérieure; faites donc le pont entre les ventes et les paiements par le solde des factures impayées.
4. Associez chaque virement sortant à un dépôt bancaire. Un virement qui part le 31 et arrive le mois suivant est en transit, pas manquant.
5. Corrigez chaque écart avant de clore le mois.

Un flux bancaire connecté n'est pas un rapprochement : consultez Les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Mon formulaire 1099-K PayPal correspond-il à mes livres, et sinon, pourquoi?

Comparez la case 1a du formulaire 1099-K avec vos ventes brutes, pas avec vos dépôts. Le formulaire indique le montant brut des paiements à déclarer sans égard aux frais, aux montants remboursés, à l'expédition, aux rabais ou à tout autre montant, et chaque opération est évaluée à sa propre date (instructions).

Pour faire le pont entre les deux : partez de la case 1a, soustrayez les paiements qui ne sont pas des ventes (paiements personnels, taxe de vente imposée à l'acheteur perçue pour être versée), ajustez pour les délais et les devises, et ajoutez les encaissements hors de PayPal. Le résultat doit égaler les ventes brutes des livres.

Selon la règle fédérale, une application de paiement doit envoyer le formulaire quand les paiements de biens ou de services dépassent 20 000 $ pour plus de 200 opérations, et peut en envoyer un en dessous de ce seuil. Un processeur de cartes déclare à n'importe quel montant les opérations par carte de paiement. Qu'un formulaire arrive ou non, tout le revenu d'entreprise doit être déclaré (IRS). La case 4 indique la retenue de réserve fédérale, que les instructions disent de porter à la déclaration du bénéficiaire comme impôt retenu : ce n'est ni des frais ni une réduction des ventes; remettez-la donc à votre préparateur (instructions). N'inscrivez pas le formulaire lui-même comme des ventes : les paiements sont déjà dans les livres.

Si un écart subsiste après ces éléments, ne le comblez pas au revenu. Un mois, un compte ou une entité peut manquer dans les livres. Le pont complet, y compris pour un formulaire en double ou un mauvais bénéficiaire, se trouve dans Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K. Si un client a aussi envoyé un formulaire 1099-NEC pour les mêmes paiements, consultez Le même revenu sur deux formulaires fiscaux.

Quand la tenue de livres PayPal demande-t-elle un professionnel?

Une routine mensuelle fonctionne tant qu'il y a un seul compte, une seule devise et que chaque mois concorde. Elle cesse de fonctionner dans ces cas :

• Le solde et la banque ne concordent jamais après les vérifications ci-dessus, ou des mois n'ont jamais été rapprochés.
• Les revenus et les frais ont été inscrits au net, ou des dépôts ont été inscrits comme ventes, dans une année déjà produite. La nécessité de corriger une déclaration produite dépend de la façon dont les recettes brutes et les dépenses ont été déclarées.
• Le formulaire 1099-K est très éloigné des livres une fois les frais, remboursements, taxes de vente et délais expliqués. La déclaration personnelle d'un entrepreneur individuel peut susciter un avis de la série CP2000 quand les renseignements sur les revenus provenant de tiers ne correspondent pas, et l'avis fixe une date de réponse (IRS).
• Plusieurs canaux. PayPal plus d'autres processeurs, places de marché et factures : consultez Versements d'un processeur de cartes dans les livres.
• Volume élevé, plusieurs devises ou litiges ouverts à la fin de l'année.
• Une société de personnes ou une société par actions qui utilise un compte ouvert au nom d'un propriétaire, ou dans lequel l'argent du propriétaire est mêlé.
• Années passées non touchées. Consultez Rattraper des livres en retard.

Les mois passés peuvent être corrigés en ajoutant ce qui manque à partir des rapports d'activité ou en réinscrivant l'année. Le choix dépend de ce qui a été produit et de ce que les livres montrent déjà. Apportez les rapports d'activité, la liste de factures, les relevés bancaires et le formulaire 1099-K à la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Une facture payée par PayPal

Une designer pigiste facture 5 000 $ à un client. Les frais sont de 175 $, donc 4 825 $ arrivent dans le solde PayPal, et la designer les transfère à la banque.

Le revenu est de 5 000 $, les frais sont de 175 $ et le dépôt bancaire est un virement, pas une deuxième vente. La facture est entièrement payée. Dans une comptabilité de caisse, sautez la première ligne et créditez les ventes de 5 000 $ à la deuxième.

Argent encore dans PayPal au 31 décembre

Un vendeur en ligne dont l'année est civile et qui suit la méthode de caisse reçoit 2 000 $ de ventes en décembre, disponibles pour retrait le même mois, sans frais, taxe de vente, remboursement ni solde antérieur. L'argent reste dans le solde PayPal au 31 décembre et passe à la banque le 4 janvier. Ces ventes comptent comme reçues en décembre, car l'argent est disponible sans restriction. L'argent reçu pour la première fois lors d'une année antérieure appartient à cette année. Le transfert de janvier est un virement, pas un revenu. Les livres montrent 2 000 $ dans le solde PayPal à la fin de l'année, ce qui correspond au solde de clôture du compte. Si une partie était retenue, demandez au préparateur si cette partie a été reçue.

Paiements entre amis et en famille dans un compte d'entreprise

Le compte PayPal d'une designer reçoit aussi 300 $ de paiements d'amis et de famille pour une facture de loyer partagée. Les 300 $ ne sont pas des ventes s'il s'agit d'un cadeau ou du remboursement d'un coût personnel. Pour un entrepreneur individuel, ils vont à un compte du propriétaire : argent versé par le propriétaire à l'arrivée, argent remis au propriétaire quand il passe à la banque personnelle. Les ventes et les frais ne changent pas. Si le formulaire 1099-K de l'année compte les 300 $, la designer demande un formulaire corrigé à l'émetteur.

Votre situation est différente?

• Votre solde PayPal et votre banque ne concordent jamais, le formulaire 1099-K est très éloigné de vos livres, ou les revenus et les frais sont inscrits au net depuis des années : apportez les rapports d'activité, la liste de factures, les relevés bancaires et le formulaire 1099-K à la tenue de livres pour un rattrapage et un avis sur la nécessité de corriger une déclaration produite.
• Vous encaissez aussi des paiements par d'autres processeurs : consultez Versements d'un processeur de cartes dans les livres et Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.
• Les mêmes paiements apparaissent sur un formulaire 1099-NEC et un formulaire 1099-K : consultez Le même revenu sur deux formulaires fiscaux.
• Le formulaire 1099-K comprend des cadeaux ou des additions partagées : consultez Cadeaux et additions partagées sur un formulaire 1099-K d'application de paiement.
• Des paiements de clients ont atterri dans un compte personnel : consultez Revenu d'entreprise dans un compte personnel.
• Le revenu est compté deux fois à cause de factures et de dépôts synchronisés : consultez Revenus en double dans vos livres.
• Vous retirez de l'argent vers un compte bancaire hors des États-Unis, ou votre entreprise est dirigée de l'étranger : les comptes à l'étranger d'une entreprise américaine peuvent entraîner leurs propres déclarations; consultez FBAR : quels comptes comptent (le sujet couvre les soldes d'applications de paiement) et FBAR pour les comptes d'une société à l'étranger, et inscrivez la conversion comme dans Comptes en devises étrangères dans des livres américains.
• Vous voulez connaître l'impôt sur le revenu d'une boutique en ligne : consultez L'impôt sur le revenu du vendeur en ligne.