עמלות, חשבוניות והעברות PayPal בהנהלת החשבונות

איזה סכום PayPal הוא ההכנסה שלי: המכירה או הסכום נטו שאני מקבל?

ההכנסה היא מחיר המכירה ברוטו, לפני עמלת PayPal. מס מכירה שמוטל על הקונה ושאתם גובים ומעבירים הלאה אינו הכנסה, והחזרים מקטינים את המכירות. עמלת PayPal היא הוצאה נפרדת, וההעברה לחשבון הבנק אינה הכנסה כלל. IRS מתאר את הסכום ברוטו בטופס ⁦1099-K⁩ כסכום שלא הותאם לעמלות, לזיכויים, להחזרים או למשלוח, ואומר שאפשר לנכות את הפריטים האלה ממנו.

איך מסווגים כל סכום בתשלום אחד:

מס מכירה שהוטל על הקונה, שאתם חייבים לגבות ולהעביר הלאה, אינו הכנסה (פרסום 334). השאירו אותו מחוץ למכירות. מס שהוטל עליכם כמוכרים ונגבה מהקונה הוא חלק מהתקבולים ברוטו (אותו פרסום). איזה מקרה חל עליכם תלוי בחוק שמטיל את המס; ראו התאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩.

המכירות ברוטו הן הנתון שנכנס לשורת התקבולים ברוטו בדוח: Schedule C לבעל עסק יחידני (IRS) או ל-⁠LLC עם בעלים יחיד שהוא אדם פרטי, טופס 1065 לשותפות או ל-⁠LLC עם שני בעלים או יותר, וטופס 1120 או ⁦1120-S⁩ לחברה או ל-⁠LLC שבחרה במיסוי כחברה (IRS). LLC עם חבר יחיד שבבעלות חברה או שותפות מדווחת בדוח של הבעלים שלה (IRS). צד המס מוסבר במס הכנסה למוכרים מקוונים ובאיך ממסים LLC.

חמישה דברים הופכים מקרה למורכב:

• יתרת PayPal וחשבון בנק שלא מתאימים אחרי בדיקה חודשית.
• חשבונית והתשלום עליה, שנרשמו שניהם כהכנסה.
• תשלומים פרטיים שהתקבלו באותו חשבון.
• כסף שנשאר ביתרת PayPal ב-⁠31 בדצמבר, או שהוחזק.
• שנים קודמות שנרשמו לפי הפקדות נטו, או טופס ⁦1099-K⁩ שרחוק מהספרים. נוהל חדש לא משנה חודשים שכבר נרשמו נטו. ייתכן שצריך לבנות מחדש את החודשים האלה מדוחות הפעילות (ראו הנהלת חשבונות).

אספו לפני שמתחילים: את דוח הפעילות של PayPal לכל חודש (לא רק את הזנת הבנק), את רשימת החשבוניות, את דפי הבנק ואת טופס ⁦1099-K⁩ של השנה.

איך רושמים עמלות PayPal בהנהלת החשבונות?

רשמו כל עמלה כהוצאה עסקית נפרדת ביום שהחשבון מציג אותה, ולעולם לא כמכירה קטנה יותר. IRS מונה עמלות בין הסכומים שמפחיתים מהתשלומים ברוטו (IRS), ולכן הספרים צריכים להציג את שניהם: את המכירה המלאה ואת העמלה.

• חשבון הוצאה אחד לעמלות תשלום. עמלות על מכירות, על המרת מטבע ועל תשלומים שנתונים במחלוקת יכולות לחלוק אותו, או שלכל אחת תהיה שורה משלה אם אתם רוצים לעקוב. זו בחירה ולא כלל.
• קחו את העמלה מדוח הפעילות, עמלה אחת לכל תשלום, לא הערכה חודשית.

רישום ההפקדה נטו בלבד משאיר את הרווח בספרים זהה, אבל מציג תקבולים ברוטו והוצאות נמוכים מדי, כך גם כל מדד שמבוסס על תקבולים ברוטו, והספרים כבר אי אפשר להשוות לטופס ⁦1099-K⁩. באיזו שורה בדוח נכנסת עמלת סליקה זו שאלה למכין הדוחות שלכם. הספרים צריכים רק את העמלה בחשבון משלה.

איך מונעים מהעברת PayPal לבנק להיספר פעמיים?

התייחסו לחשבון PayPal כאל חשבון נפרד בספרים, כמו חשבון בנק שני. מכירות ועמלות נרשמות בו, והעברה לבנק מזיזה כסף בין שני החשבונות. היא אף פעם לא מכירה.

1. פתחו בספרים חשבון אחד ליתרת PayPal.
2. רשמו כל מכירה להכנסה וליתרת PayPal בסכום המלא. רשמו כל עמלה כהוצאה מהיתרה.
3. רשמו כל העברה לבנק כהעברה מיתרת PayPal לבנק.
4. כשהזנת הבנק מציגה את ההפקדה, התאימו אותה להעברה. אל תסווגו אותה כהכנסה. אם ההפקדה קטנה מההעברה כי גם בהעברה עצמה הייתה עמלה, רשמו את ההפרש כהוצאת עמלה ולא כהעברה קטנה יותר.

ספירה כפולה קורית כשהמכירה נרשמת מדוח PayPal וגם ההפקדה המתאימה מסווגת כהכנסה. פרסום 583 קובע שהרישומים צריכים לזהות את מקור כל תקבול, כדי שאפשר יהיה להפריד בין תקבולים עסקיים ללא עסקיים ובין הכנסה חייבת במס לפטורה.

בעסק יחידני, העברה לחשבון הפרטי היא משיכה של הבעלים ולא הוצאה עסקית. בשותפות או בחברה, אופן הרישום תלוי במהות ההעברה (משיכה, שכר, חלוקה או הלוואה): ראו רישום משיכות בעלים ושאלו את מכין הדוחות. אם כפילויות כבר נמצאות בספרים, ראו הכנסה כפולה בספרים.

מתי הכנסה מ-⁠PayPal נספרת: ביתרת PayPal או כשאני מעביר אותה לבנק?

הכנסה מ-⁠PayPal נספרת כשהיא מגיעה ליתרת PayPal שלכם ואפשר להשתמש בה, לא כשמעבירים אותה לבנק. בשיטת מזומן, הכנסה נספרת כשמקבלים אותה בפועל או לכאורה, כולל כשסוכן שהסמכתם מקבל אותה בשבילכם. קבלה לכאורה (constructive receipt) פירושה שהסכום זוכה בחשבונכם או הועמד לרשותכם בלי הגבלה. אין צורך למשוך אותו (פרסום 334; פרסום 538). העברת הכסף לבנק מאוחר יותר לא משנה את השנה.

כסף שלקוח משלם לפני העבודה או המשלוח הוא ככלל הכנסה בשנת הקבלה, גם בשיטת צבירה, אלא אם העסק בחר בדחייה המוגבלת לשנה אחת (פרסום 538). שאלו את מכין הדוחות לפני שאתם משאירים תשלום מראש מדצמבר מחוץ להכנסה.

עיכוב או רזרבה (כסף שחברת הסליקה שומרת לתקופה) היא שאלה של הגבלה. פרסום 538 קובע שהכנסה לא התקבלה לכאורה אם השליטה שלכם בקבלתה כפופה להגבלות משמעותיות. הגבלה אינה מבטלת בפני עצמה קבלה בידי סוכן מוסמך, והמקורות לא מכריעים בכל סוג של עיכוב. כשחלק מהיתרה הוחזק בסוף השנה, תנו למכין הדוחות את הסכם הסליקה ואת הדוחות שמראים מתי הלקוח שילם, מתי חברת הסליקה קיבלה את הכסף ומתי הוא נעשה זמין. שיטת מזומן: הכנסה נספרת כשמקבלים אותה. צבירה: הכנסה נספרת כשמרוויחים אותה והסכום ידוע, גם אם טרם שולמה. חברת C, או שותפות עם שותף שהוא חברת C, עשויה להיות מנועה משיטת מזומן; השיטות מוסברות במזומן או צבירה בעסק קטן.

איך מחילים תשלום PayPal על חשבונית כדי שלא ייספר פעמיים?

רשמו את החשבונית פעם אחת והחילו עליה את התשלום. התשלום סוגר את החשבונית. הוא אינו מכירה שנייה.

1. צרו את החשבונית פעם אחת. בספרים בשיטת צבירה היא רושמת את המכירה ואת סכום החוב כלפיכם.
2. כשהלקוח משלם, החילו על החשבונית את הסכום ברוטו שהלקוח שילם בפועל, לפני עמלות. רשמו את העמלה כשורת הוצאה משלה, והשאר עובר ליתרת PayPal. תשלום חלקי משאיר את שאר החשבונית פתוח.
3. התייחסו להפקדה המאוחרת בבנק כהעברה ולא כתקבול נוסף.
4. שמרו תאריכי תשלום ברשימת החשבוניות. דוח בשיטת מזומן הולך לפי מועד קבלת הכסף, גם אם הספרים עוקבים אחרי חשבוניות.

עמלה שנוכתה מהתשלום היא המלכודת הרגילה. אם מחילים על חשבונית ברוטו רק את הסכום נטו, נשאר יתרה קטנה פתוחה כלא שולמה. החילו את התשלום ברוטו ולא נטו, ורשמו את העמלה בנפרד; סגרו את כל החשבונית רק אם שולמה במלואה.

בדקו בהתאמה של כל תשלום ברוטו בדוח הפעילות של PayPal לתשלום החשבונית שלו או למכירה ישירה בספרים, לפי מזהי עסקה ותאריכים, אחרי שמסירים מס מכירה שהוטל על הקונה ותשלומים פרטיים. תשלום שמאחוריו שתי מכירות עלול להירשם פעמיים. בספרים בשיטת צבירה, תשלום יכול לסגור חשבונית מחודש קודם בלי ליצור מכירה החודש, ולכן התאימו מכירות לתשלומים דרך החשבוניות שלא שולמו בתחילת החודש ובסופו, ודרך תשלומים מראש של לקוחות, לפני שאתם קוראים להפרש כפילות.

כבר סווג לא נכון? עבדו חודש אחר חודש: סווגו מחדש כל הפקדה בבנק שנרשמה כמכירה להעברה, והחילו מחדש כל תשלום על החשבונית שלו בסכום ברוטו ששולם, עם העמלה בשורה משלה.

איך רושמים החזרים, חיובים חוזרים והמרות מטבע ב-⁠PayPal?

רשמו החזר כשורה נפרדת שמקטינה את המכירות, בחודש שבו הוא קורה, ולא מקזזים אותו מהמכירה המקורית. על מקומו בדוח, ועל החזרים שנופלים בשנה מאוחרת יותר, ראו רישום החזרים בספרים.

• חיובים חוזרים. חיוב חוזר (chargeback) הוא מקרה שבו לקוח חולק על תשלום בכרטיס אשראי והכסף נלקח בחזרה. רשמו את העמלה כשהיא מחויבת. המכירה נשארת בהכנסה בזמן שהמחלוקת פתוחה, הסכום שחברת הסליקה משכה מהיתרה שלכם נרשם כסכום במחלוקת, מחלוקת שהפסדתם נרשמת כמו החזר של המכירה המקורית, ומחלוקת שזכיתם בה מחזירה את הכסף ליתרה. מקורות IRS לא קובעים שיטת רישום, ולכן שאלו את מכין הדוחות איזו שורה בדוח חלה.
• המרות מטבע. סכומים בדוח אמריקאי חייבים להיות בדולרים אמריקאיים. אם הדולר הוא המטבע התפקודי שלכם (ספרי העסק מתנהלים בדולרים אמריקאיים, כמו ברוב העסקים הקטנים), המירו כל פריט לפי שער החליפין שהיה בתוקף כשקיבלתם, שילמתם או צברתם אותו (IRS). עמלת המרה נפרדת נרשמת בחשבון העמלות כמו כל עמלה אחרת. אם יש יותר משער חליפין אחד, השתמשו בשער שמשקף בצורה המתאימה ביותר את ההכנסה שלכם. כשאפליקציית התשלומים ממירה בשער משלה, העלות עשויה להיות בתוך השער ולא בשורת עמלה; שאלו את מכין הדוחות איך לרשום את ההפרש. יתרה במטבע חוץ שמוחזקת זמן מה יכולה ליצור רווח או הפסד מהפרשי שער: ראו חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים.

איך מרחיקים תשלומים פרטיים ותשלומי חברים ומשפחה ב-⁠PayPal מההכנסה העסקית?

כסף מחברים ומשפחה כמתנה או כהחזר הוצאה פרטית אינו הכנסה חייבת במס, ולכן אף פעם אל תרשמו אותו כמכירה (IRS). IRS גם אומר לסמן תשלומים כאלה כלא עסקיים באפליקציות תשלום, כשאפשר.

• התיקון הנקי ביותר: החזיקו תשלומים עסקיים ופרטיים בחשבונות נפרדים. פרסום 583 קובע להפריד את חשבון העסק מחשבון העו״ש הפרטי.
• אם חשבון אחד מחזיק את שניהם: בעל עסק יחידני יכול לרשום תשלום פרטי בחשבון בעלים ולא במכירות, ולשמור את ההודעה שמראה שהוא היה פרטי (ראו הדוגמה בהמשך). שותפות או חברה צריכות לשאול את מכין הדוחות איך לרשום אותו (רישום משיכות בעלים).
• מה שקובע הוא על מה התשלום. תשלומים על סחורה שאתם מוכרים או על שירותים שאתם מספקים הם הכנסה, בין אם מגיע טופס ובין אם לא (IRS).

אם טופס ⁦1099-K⁩ כולל תשלומים פרטיים, בקשו מהמנפיק טופס מתוקן. זה מוסבר במתנות וחשבונות מפוצלים בטופס ⁦1099-K⁩ של אפליקציית תשלום. אם לקוחות שילמו לחשבון הפרטי שלכם, ראו הכנסה עסקית בחשבון פרטי.

איך מתאימים כל חודש את יתרת PayPal לדוח הפעילות ולבנק?

הוכיחו שלושה דברים בכל חודש: היתרה בספרים שווה ליתרה שהחשבון מציג, המכירות והעמלות שוות לדוח הפעילות, וכל העברה תואמת הפקדה בבנק. פרסום 583 קובע שכדאי להתאים את חשבון העו״ש העסקי בכל חודש, וחשבון PayPal צריך את אותה בדיקה.

1. הורידו את דוח הפעילות המלא של החודש ורשמו את יתרת הסגירה של החשבון.
2. התחילו מיתרת הסגירה של החודש הקודם. הוסיפו כל מה שנכנס: מכירות כולל מס מכירה, תשלומים פרטיים וכסף שהעברתם פנימה מהבנק. הפחיתו כל מה שיצא: עמלות, החזרים, חיובים חוזרים ומחלוקות מוחזקות, מס שחברת הסליקה ניכתה (תיבה 4 בטופס ⁦1099-K⁩, ניכוי גיבוי במקור), תשלומים שביצעתם מהיתרה (ספקים, קבלנים, רכישות) והעברות החוצה. התוצאה חייבת להיות שווה ליתרת הסגירה.
3. השוו את רישומי התשלומים והעמלות בספרים לסכומי הדוח. בספרים בשיטת צבירה, תשלום יכול לסגור חשבונית קודמת, ולכן גשרו בין מכירות לתשלומים דרך יתרת החשבוניות שלא שולמו.
4. התאימו כל העברה החוצה להפקדה בבנק. העברה שיוצאת ב-⁠31 ומגיעה בחודש הבא היא בדרך ולא חסרה.
5. תקנו כל הפרש לפני סגירת החודש.

הזנת בנק מחוברת אינה התאמה: ראו הזנות בנק אינן התאמה.

האם טופס ⁦1099-K⁩ של PayPal תואם את הספרים שלי, ולמה לא?

השוו את תיבה 1a בטופס ⁦1099-K⁩ למכירות ברוטו שלכם, לא להפקדות. הטופס מציג את הסכום ברוטו של תשלומים שחייבים בדיווח, בלי להתחשב בעמלות, בסכומים שהוחזרו, במשלוח, בהנחות או בסכומים אחרים, וכל עסקה מוערכת לפי התאריך שלה (הוראות).

כדי לגשר בין השניים: התחילו בתיבה 1a, הפחיתו תשלומים שאינם מכירות (תשלומים פרטיים, מס מכירה שנגבה להעברה לרשות), התאימו לתזמון ולמטבע, והוסיפו תקבולים מחוץ ל-⁠PayPal. התוצאה צריכה להיות שווה למכירות ברוטו בספרים.

לפי הכלל הפדרלי, אפליקציית תשלום חייבת לשלוח את הטופס כשתשלומים על סחורות או שירותים עוברים ⁦$20,000⁩ ביותר מ-⁠200 עסקאות, ורשאית לשלוח גם מתחת לזה. חברת סליקה מדווחת על עסקאות בכרטיס תשלום בכל סכום. בין אם הטופס מגיע ובין אם לא, כל ההכנסה העסקית חייבת בדיווח (IRS). תיבה 4 מציגה ניכוי גיבוי פדרלי במקור, שלפי ההוראות נכנס לדוח של המקבל כמס שנוכה: הוא אינו עמלה ואינו הפחתה של מכירות, ולכן מסרו אותו למכין הדוחות (הוראות). אל תרשמו את הטופס עצמו כמכירות: התשלומים כבר נמצאים בספרים.

אם נשאר פער אחרי הפריטים האלה, אל תסגרו אותו בהכנסה. ייתכן שחודש, חשבון או ישות חסרים בספרים. הגשר המלא, כולל טופס כפול או מקבל שגוי, מופיע בהתאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩. אם לקוח שלח גם טופס ⁦1099-NEC⁩ על אותם תשלומים, ראו אותה הכנסה בשני טפסי מס.

מתי הנהלת חשבונות של PayPal צריכה איש מקצוע?

נוהל חודשי עובד כל עוד יש חשבון אחד, מטבע אחד וכל חודש מתאים. הוא מפסיק לעבוד במקרים האלה:

• היתרה והבנק אף פעם לא מתאימים אחרי הבדיקות שלמעלה, או שחודשים מעולם לא הותאמו.
• הכנסה ועמלות נרשמו נטו, או שהפקדות נרשמו כמכירות, בשנה שהוגשה. אם צריך לתקן דוח שהוגש תלוי באופן שבו דווחו תקבולים ברוטו והוצאות.
• טופס ⁦1099-K⁩ רחוק מהספרים אחרי שהעמלות, ההחזרים, מס המכירה והתזמון הוסברו. הדוח האישי של בעל עסק יחידני יכול לקבל הודעה מסדרת ⁦CP2000⁩ כשמידע על הכנסה מצד שלישי לא תואם אותו, וההודעה קובעת מועד למענה (IRS).
• ערוצים רבים. PayPal יחד עם חברות סליקה אחרות, שווקים מקוונים וחשבוניות: ראו העברות מחברת סליקה בספרים.
• היקף גדול, מטבעות רבים או מחלוקות פתוחות בסוף השנה.
• שותפות או חברה שמשתמשות בחשבון שנפתח על שם בעלים, או שכסף של בעלים מעורב בו.
• שנים קודמות שלא טופלו. ראו השלמת הנהלת חשבונות שמתעכבת.

אפשר לתקן חודשים קודמים בהוספת מה שחסר מדוחות הפעילות או ברישום מחדש של השנה. מה מתאים תלוי במה שהוגש ובמה שהספרים כבר מציגים. הביאו את דוחות הפעילות, רשימת החשבוניות, דפי הבנק וטופס ⁦1099-K⁩ להנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חשבונית ששולמה דרך PayPal

מעצב עצמאי מוציא ללקוח חשבונית על ⁦$5,000⁩. העמלה היא ⁦$175⁩, ולכן ⁦$4,825⁩ מגיעים ליתרת PayPal, והמעצב מעביר אותם לבנק.

ההכנסה היא ⁦$5,000⁩, העמלה היא ⁦$175⁩ וההפקדה בבנק היא העברה ולא מכירה שנייה. החשבונית שולמה במלואה. בספרים בשיטת מזומן, דלגו על השורה הראשונה וזכו מכירות ⁦$5,000⁩ בשורה השנייה.

כסף שעדיין ב-⁠PayPal ב-⁠31 בדצמבר

מוכר מקוון בשנה קלנדרית ובשיטת מזומן מקבל ⁦$2,000⁩ ממכירות בדצמבר, זמינים למשיכה באותו חודש, בלי עמלות, מס מכירה, החזרים או יתרה קודמת. הכסף נשאר ביתרת PayPal ב-⁠31 בדצמבר ומועבר לבנק ב-⁠4 בינואר. המכירות האלה נספרות כמתקבלות בדצמבר, כי הכסף זמין בלי הגבלה. כסף שהתקבל לראשונה בשנה קודמת שייך לאותה שנה. ההעברה בינואר היא העברה ולא הכנסה. הספרים מציגים ⁦$2,000⁩ ביתרת PayPal בסוף השנה, בהתאמה ליתרת הסגירה של החשבון. אם חלק ממנו היה מוחזק, שאלו את מכין הדוחות אם החלק הזה התקבל.

תשלומי חברים ומשפחה בחשבון עסקי

חשבון PayPal של מעצבת מקבל גם ⁦$300⁩ מתשלומי חברים ומשפחה כחלקם בחשבון שכר דירה משותף. ⁦$300⁩ אינם מכירות אם הם מתנה או החזר של עלות פרטית. בעסק יחידני הם נרשמים בחשבון בעלים: כסף נכנס מהבעלים כשהוא מגיע, וכסף יוצא לבעלים כשהוא עובר לבנק הפרטי. המכירות והעמלות לא משתנות. אם טופס ⁦1099-K⁩ של השנה סופר את ⁦$300⁩, המעצבת מבקשת מהמנפיק טופס מתוקן.

המצב שלכם שונה?

• יתרת PayPal והבנק אף פעם לא מתאימים, טופס ⁦1099-K⁩ רחוק מהספרים, או שהכנסה ועמלות נרשמו נטו במשך שנים: קחו את דוחות הפעילות, רשימת החשבוניות, דפי הבנק וטופס ⁦1099-K⁩ להנהלת חשבונות כדי להשלים את הספרים ולקבל חוות דעת אם צריך לתקן דוח שהוגש.
• אתם מקבלים תשלומים גם דרך חברות סליקה אחרות: ראו העברות מחברת סליקה בספרים והתאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩.
• אותם תשלומים מופיעים גם בטופס ⁦1099-NEC⁩ וגם בטופס ⁦1099-K⁩: ראו אותה הכנסה בשני טפסי מס.
• טופס ⁦1099-K⁩ כולל מתנות או חשבונות מפוצלים: ראו מתנות וחשבונות מפוצלים בטופס ⁦1099-K⁩ של אפליקציית תשלום.
• תשלומי לקוחות נחתו בחשבון פרטי: ראו הכנסה עסקית בחשבון פרטי.
• ההכנסה נספרת פעמיים מחשבוניות והפקדות מסונכרנות: ראו הכנסה כפולה בספרים.
• אתם מושכים לחשבון בנק מחוץ לארה״ב, או שהעסק מנוהל מחו״ל: לחשבונות של עסק אמריקאי בחו״ל יכול להיות דיווח משלהם; ראו FBAR: אילו חשבונות נספרים (כולל יתרות באפליקציות תשלום) וFBAR לחשבונות חברה בחו״ל, ורשמו את ההמרה כמו בחשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים.
• אתם רוצים לדעת על מס ההכנסה בחנות מקוונת: ראו מס הכנסה למוכרים מקוונים.