급여 분개: 총급여, 원천징수, 고용주 세금

급여 지급 1회분의 급여 분개는 어떻게 기록하나요?

급여 지급 1회분의 급여 분개는 총급여와 고용주 급여세라는 두 비용을 차변에 기록합니다. 실수령액은 은행을, 원천징수했거나 내야 할 세금별로 부채 계정 하나씩을 대변에 기록합니다. 차변과 대변의 합계는 같아야 합니다. 은행 출금이 아니라 급여 지급 내역서(해당 지급분의 직원별 총급여, 공제, 실수령액을 담은 급여 대행사 보고서)를 보고 기록하세요.

급여 임시 계정은 임시로 금액을 보관하는 계정입니다. 급여 지급을 기록할 때 실수령액이 들어가고 돈이 은행에서 나갈 때 빠지므로 잔액은 0이 됩니다.

총급여는 직원이 번 금액 전부이므로 급여에서 뗀 세금은 사업체에 추가되는 비용이 아닙니다. 고용주 본인이 내는 세금만 비용입니다. IRS는 원천징수한 소득세와 직원분 사회보장세·메디케어세를 고용주가 미국 재무부를 위해 보관하는 돈이라는 뜻에서 "신탁기금 세금(trust fund taxes)"이라고 부릅니다(Publication 15). 그래서 이 세금은 부채 계정에 들어가고 비용에는 절대 들어가지 않습니다. 납부하지 않으면 IRS는 고의로 납부하지 않은 책임자(임원이나 파트너 등) 각각에게 미납액의 100% 가산세를 제6672조에 따라 부과할 수 있습니다(Publication 15, section 11). IRS는 일반적으로 임금을 지급한 다음 해 4월 15일(또는 제출일이 더 늦으면 제출일)부터 3년 안에 이를 부과할 수 있고, 신고서를 제출하지 않았다면 기간 제한이 없습니다(제6501조; IRS 내부 지침은 IRM 5.7.3에서 이를 적용합니다). 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.

다음에 해당하면 간단하지 않은 경우입니다.

• 급여 대행사 보고서, 은행, 장부가 같은 급여 지급에 대해 각각 다른 금액을 보여 주는 경우.
• 분기 Form 941이 W-2 합계나 장부와 맞지 않거나, 급여 대행사 보고서에는 있는 납부가 IRS 계정에 나타나지 않거나, IRS에서 통지서가 온 경우.
• 이전 몇 달의 급여가 기록되지 않았거나 비용 한 줄로 합쳐서 기록된 경우.
• 직원이 둘 이상의 주에서 일하는 경우. 주마다 계정이 따로 필요합니다.
• 세전 공제, 과세 대상 복리후생, S corporation 소유주의 건강보험 때문에 급여 지급 내역서의 총급여가 Form 941의 임금과 다른 경우.
• 본인이 소유주인 경우. 사업에서 일하는 법인 소유주는 직원이므로 그 보수는 이 분개를 거치고, 분배금은 절대 거치지 않습니다. Publication 15는 파트너에게 지급하는 금액을 원천징수와 급여세 면제 대상으로 보고, 자기 사업을 하는 사람은 일반적으로 직원이 아니므로 개인사업자나 파트너 본인의 인출은 급여로 처리하지 않습니다(Publication 15).

처음 세 가지 중 하나라도 해당하면 다음 급여 지급을 제대로 기록해도 이미 지난 기간은 해결되지 않습니다. 각 기간을 급여 지급 내역서에서 IRS 계정과 제출 서류까지 추적해야 합니다. 마지막 섹션에서 다음에 볼 곳을 안내합니다.

기록하기 전에 모아야 할 자료는 다음과 같습니다. 해당 급여 지급분의 급여 지급 내역서, 급여 대행사의 세금 부채 보고서, 은행 내역, 지금까지 제출한 Form 941과 Form 940입니다.

급여에서 빠지는 급여세는 무엇이고, 고용주가 추가로 내는 급여세는 무엇인가요?

소득세, 사회보장세, 메디케어세는 직원 급여에서 빠지며, 고용주는 뒤의 두 가지를 같은 금액만큼 부담합니다. 연방 실업세는 고용주만 내고, 주 실업세는 각 주가 정합니다.

요율과 임금 한도는 Publication 15와 Topic 751에 나와 있습니다. 직원의 임금이 한도에 이르면 사회보장세는 멈추지만 메디케어세는 연중 계속됩니다. 주 실업세를 늦게 냈거나 주가 공제 축소 주(credit reduction state)이면 FUTA 공제가 줄어들고, 일부 주에서 법인 임원 급여처럼 주가 실업세 대상에서 제외한 임금에는 공제가 없습니다(Form 940 작성 안내).

일부 가족 급여는 줄이 더 적습니다. 개인사업자, 또는 파트너가 모두 자녀의 부모인 파트너십은 18세 미만 자녀의 급여에 사회보장세와 메디케어세를 내지 않으며, 21세 미만 자녀의 급여에는 FUTA도 내지 않습니다. 개인사업자는 배우자의 급여에 FUTA를 내지 않습니다. 소득세 원천징수는 여전히 적용되며, 법인이나 그 밖의 파트너십에는 이런 혜택이 없습니다(Publication 15, section 3; 자녀 고용하기).

Publication 15에서 "소득세"는 연방 소득세만 뜻하며, 주·지방 규정은 고용주가 해당 주 또는 지방 세무 당국에 확인하도록 안내합니다. 주 원천징수, 주 실업세, 지방세는 각각 별도의 부채 계정을 두고, 급여 대행사의 세금 보고서에 나오는 이름대로 붙입니다. 일부 주는 직원 급여에서 장애 또는 유급휴가 납입금도 떼며(캘리포니아, 뉴욕), 몇몇 주는 실업세의 일부도 뗍니다(Department of Labor). 급여에서 뗀 금액은 모두 고용주 비용이 아니라 부채입니다. 분개는 주마다 달라집니다.

현금주의와 발생주의에서 급여와 급여세는 어느 날짜로 기록하나요?

분개 줄은 현금주의 장부와 발생주의 장부가 같고 날짜만 다릅니다. 현금주의 장부는 급여와 고용주 세금을 포함한 급여 지급 전체를 지급일에 기록합니다. 발생주의 장부는 급여를 일을 한 기간에 기록합니다(Publication 538).

이 열들은 장부 기준입니다. 신고서는 다를 수 있습니다. 현금주의 신고서는 비용을 지급한 해에 공제하고, 발생주의 신고서는 일반적으로 고용세를 납부할 때 공제하며(반복 항목 예외(recurring-item exception)로 더 앞당길 수 있으며, 연말 미지급 급여에서 설명합니다), 현금주의에서 소유주 같은 특수관계자에게 줄 급여는 지급할 때만 공제됩니다(Publication 538). 이 차이는 결산 때 세금 신고 대행인이 정리합니다.

원천징수한 세금은 현금주의 장부에서도 부채입니다. 세금 납부 기한은 지급일부터 시작하고, Form 941은 세금 부채를 발생일이나 납부일이 아니라 임금을 지급한 날짜 기준으로 보고합니다(Form 941 작성 안내; Publication 15). Form W-2 임금은 지급한 역년을 따릅니다(W-2 작성 안내).

한 달 안에 끝나는 급여 기간은 발생 처리가 필요 없습니다. 월말이나 연말을 걸치는 기간은 12월에 발생해 1월에 지급하는 급여를 참고하세요.

급여 대행사가 은행에서 한 번에 한 금액을 가져갑니다. 어떻게 나누나요?

그 출금액을 급여 대행사의 해당 지급분 요약으로 실수령액, 세금 예치금, 대행사 수수료로 나누고 급여 지급 내역서 분개와 맞춰 보세요. 출금 전체를 한 급여 비용으로 분류하면 급여가 부풀려지고, 고용주 세금과 수수료가 가려지며, 납부 내역과 대조할 부채도 남지 않습니다.

급여 대행사가 자체 분개를 장부로 보내 준다면 열어서 각 줄을 이 페이지 맨 위 표와 비교하세요. 세금이 비용으로 분류되었는지, 수수료가 급여에 들어갔는지, 모든 금액이 은행 대변 한 줄로 처리되었는지 확인합니다.

1. 해당 지급분의 요약을 받으세요. 총급여, 세금별 금액, 실수령액, 급여 대행사가 지급분과 함께 청구하는 수수료가 나옵니다.
2. 분개를 기록하세요. 이 페이지 맨 위 표에 따라 하되, 실수령액은 급여 임시 계정에 대변으로 기록합니다.
3. 은행 출금 줄을 나누세요. 실수령액은 급여 임시 계정을 정리합니다. 세금 금액은 각각 해당 부채 계정에 차변으로 기록합니다. 수수료는 급여나 급여세가 아니라 급여 대행 수수료 비용 계정으로 보냅니다.
4. 나눈 결과를 확인하세요. 각 부분의 합이 은행 금액과 센트 단위까지 일치해야 하며, 급여 임시 계정은 급여 지급마다 0이 되어야 합니다.
5. 본인의 IRS 계정에서 납부 내역을 확인하세요. 은행 출금은 현금이 나갔다는 뜻이지 세금이 IRS에 도착했다는 뜻이 아닙니다. 급여 대행사가 대신 납부해 주더라도 고용주는 일반적으로 납부에 대한 책임을 집니다. IRS는 급여 대행사가 연방 납부 시스템인 EFTPS(IRS 전자 세금 납부 시스템)에 고용주를 등록할 때 고용주가 받는 조회용 PIN(Inquiry PIN)을 활성화해 계정을 모니터링하라고 권고합니다(Publication 15, 16절).

IRS 계정에 급여 대행사 보고서의 내용이 나타나지 않으면 급여 대행사가 세금을 내지 않은 경우를 참고하세요.

세금 납부와 Form 941, Form 940 납부는 어떻게 기록하나요?

납부는 부채를 정리하는 것이며 비용을 한 번 더 기록하는 것이 아닙니다. 납부한 금액만큼 각 부채 계정을 차변에, 은행을 대변에 기록합니다. Form 941이나 Form 940과 함께 낸 잔액도 같은 분개로 기록합니다. 급여 대행사가 급여 지급마다 세금을 은행에서 가져가 대신 납부한다면 위의 나누기에서 장부상 부채가 이미 정리되었으므로, 대행사가 납부할 때 다시 기록하지 마세요. 그 납부가 IRS에 도착할 때까지 책임은 고용주에게 있으므로 IRS 계정에서 확인하세요(Publication 15, 16절).

조회 기간 한도를 넘는 고용주는 주 두 번 납부(semiweekly)하며, 세금 부채가 $100,000에 이르면 모든 고용주가 다음 영업일까지 납부해야 합니다. 월별 납부자가 이에 이르면 다음 날부터 그해 남은 기간과 다음 해 동안 주 두 번 납부자가 됩니다(Publication 15, section 11). 분개는 같습니다. 납부 일정과 Form 941과 함께 내는 소액 잔액은 직접 급여 지급하기에 있습니다.

연방 세금 납부는 전자 방식으로 해야 합니다(Publication 15, section 11). 위 기한은 Publication 15와 Form 941 및 Form 940 작성 안내에 나와 있습니다. 납부마다 날짜, 금액, 확인 번호를 기록하세요. 늦은 납부의 가산세와 이자는 별도 계정에 기록해야 급여세 비용이 신고서와 맞습니다. 납부를 놓쳤다면 급여세 체납을 참고하세요.

납부 후 각 급여 부채 계정의 잔액은 얼마여야 하나요?

납부 직후 부채 계정에는 그 납부로 다루지 않은 지급일의 세금만 남아야 합니다. 월별 납부자의 월말 잔액은 그 달의 세금이고, 납부하면 0이 됩니다.

급여 대행사가 급여 지급마다 세금을 가져간다면 위의 나누기에서 부채가 바로 정리되므로 매 지급 후 잔액은 0에 가까워야 합니다. 이때 확인 대상은 장부 잔액이 아니라 IRS 계정입니다. FUTA는 잔액이 0이 되지 않는 예외입니다. 기준액을 넘기 전까지 소액이 분기에서 분기로 이월될 수 있습니다(Publication 15, section 14). 잔액이 마이너스이면 기록보다 많이 납부했거나, 급여 지급이 빠졌거나, 납부가 엉뚱한 계정으로 분류된 것일 수 있습니다. 정리되지 않는 잔액은 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요.

장부를 급여 지급 내역서, Form 941, W-2 합계와 어떻게 맞추나요?

매 분기 장부의 급여 합계는 급여 지급 내역서와 Form 941에 일치해야 합니다. 매년 Form 941 네 장은 Form W-3 합계와 일치해야 합니다. IRS는 이를 대조하며 차이가 있으면 고용주에게 연락할 수 있습니다(Form 941 작성 안내). IRS에서 서면으로 Form 944를 제출하라고 통보받은 고용주는 대신 그 연간 신고서의 줄 번호에 맞춰 대조합니다.

연간 FUTA 합계는 Form 940과 일치해야 합니다. 12번 줄은 조정 후 세금, 13번 줄은 납부한 금액입니다(Form 940 작성 안내).

연말에는 Form 941 네 장을 Form W-2와 함께 2027년 2월 1일까지 제출하는 Form W-3와 비교하세요. 원천징수한 소득세는 W-3 2번 칸과 일치해야 합니다. 제3자 병가급여 지급자가 원천징수한 소득세는 W-2에는 있지만 Form 941 3번 줄에는 없어 예외입니다. 임금 줄은 3번과 5번 칸과 일치해야 합니다. Form 941 네 장의 사회보장세와 메디케어세는 Form 941은 고용주 부담분까지 포함하므로 W-3 4번과 6번 칸의 약 두 배여야 합니다. 차이에 대해 IRS나 SSA가 연락할 수 있으므로 대사 자료를 보관하세요(W-2 작성 안내).

표로 설명되지 않는 차이는 정당한 차이일 수도, 장부 오류(급여 지급을 두 번 기록했거나 임금을 잘못된 분기에 넣은 경우)일 수도, 제출 오류(납부가 잘못된 분기에 반영된 경우)일 수도 있습니다. 무엇이든 바꾸기 전에 어느 쪽인지 찾으세요(W-2 작성 안내). 그에 따라 분개를 바로잡을지, 수정 신고서(Form 941-X)를 낼지, 둘 다 할지가 정해집니다(Form 941 작성 안내). 이전 연도의 조정은 올해 W-2와 W-3에 넣지 않습니다. 장부를 맞추려고 차이를 임의로 메우지 마세요.

어떤 급여 기록을 얼마나 오래 보관해야 하나요?

모든 고용세 기록을 최소 4년 보관하세요. Publication 15에 목록이 있으며, 모든 임금 지급의 금액과 날짜, 직원별 인적 사항과 Form W-4, 세금 납부의 날짜·금액·확인 번호, 제출한 신고서 사본이 포함됩니다.

Publication 583은 세금 납부 기한 또는 납부일 중 늦은 날부터 기간을 셉니다. IRS 기록 보관 페이지는 4분기 신고서 제출일부터 셉니다. 둘 중 늦은 쪽으로 세는 것이 안전합니다. 일부 세액공제와 주 규정에 관련된 기록은 더 오래 보관해야 할 수 있습니다. 급여 기록 보관을 참고하세요.

예시

예시는 설명을 위한 것이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

직원 한 명, 월 1회 급여 지급

직원의 월 총급여는 $10,000입니다. 원천징수한 연방 소득세는 $1,000입니다. 원천징수한 사회보장세(6.2%)와 메디케어세(1.45%)는 $620과 $145이므로 실수령액은 $8,235입니다. 고용주도 같은 $765를 추가로 부담합니다.

실업세를 빼면 총급여 비용은 $10,765입니다. 세 가지 부채의 합은 $2,530입니다. 월별 납부자는 다음 달 15일까지 이를 납부하며, 세 부채를 차변에, 은행을 대변에 기록합니다. 실업세는 급여세 비용 차변과 별도의 미지급 계정 대변을 추가합니다. 주 공제를 전부 받으면 FUTA는 처음 $7,000의 0.6%이므로 직원 한 명당 연 $42입니다.

급여 대행사가 한 번에 한 금액을 출금하는 경우

급여 대행사가 $19,500을 한 줄로 출금합니다. 요약에는 총급여 $18,000, 원천징수한 소득세 $2,400, 직원분 사회보장세 $1,116과 메디케어세 $261, 같은 금액의 고용주 부담분, 수수료 $123이 나옵니다. 실수령액은 $14,223입니다. 이번 출금에는 실업세가 포함되지 않았습니다.

급여 지급 내역서 분개는 급여 $18,000과 급여세 비용 $1,377을 차변에 기록합니다. 급여 임시 계정 $14,223, 원천징수한 소득세 $2,400, 미지급 사회보장세 $2,232, 미지급 메디케어세 $522를 대변에 기록합니다. 은행 출금 줄은 다음과 같이 나눕니다.

이를 하나의 급여 비용으로 분류하면 장부에는 급여 지급 내역서의 $18,000이 아니라 $19,500의 급여가 기록되고, 급여세 비용도 수수료 줄도 없으며, 납부와 비교할 부채도 남지 않습니다.

소유주에게 급여를 지급하는 현금주의 S corporation

현금주의 장부를 쓰는 S corporation이 소유주에게 급여로 연 $60,000, 매월 말일에 $5,000을 지급합니다. 원천징수한 소득세는 매월 $500입니다. 매월 소유주의 사회보장세와 메디케어세 원천징수액은 $382.50이며 법인도 같은 금액을 부담합니다.

매월 장부에는 지급한 달에 급여 $5,000과 급여세 비용 $382.50이 기록됩니다. 실업세는 제외했습니다. 소유주 급여 중 처음 $7,000에 대한 FUTA는 주 공제를 전부 받으면 $42이고, 주가 임원 급여를 실업세 대상에서 제외하면 6.0%인 $420입니다(Form 940 작성 안내). 이는 Form 941에 나타나지 않습니다. 월 분개는 실수령액 $4,117.50을 은행에, 원천징수한 소득세 $500, 미지급 사회보장세 $620, 미지급 메디케어세 $145를 대변에 기록합니다. 매월 부채는 합계 $1,265입니다.

분기 합계는 급여 $15,000, 대변에 기록한 부채 $3,795입니다. Form 941도 같은 값을 보여 줍니다. 3번 줄 $1,500, 5a번 줄 세금 $1,860, 5c번 줄 세금 $435, 5e번 줄 $2,295, 12번 줄 $3,795입니다. 월별 납부자인 법인은 매월 $1,265를 다음 달 15일까지 납부합니다. 3월 31일에는 세 부채에 3월분 $1,265가 남아 있고, 4월 납부로 정리됩니다. 소유주의 분배금은 이 분개를 거치지 않습니다.

상황이 다르다면?

• 급여 대행사 보고서, 은행, 장부의 금액이 서로 다르거나 분기 Form 941이 W-2 합계와 맞지 않는 경우: 원인은 장부 아니면 제출 서류이며, 어느 쪽인지에 따라 분개를 바로잡을지, 수정 신고서를 낼지, 둘 다 할지가 정해집니다. 분기마다 급여 지급 내역서와 급여 대행사의 세금 보고서에서 IRS 계정과 제출 서류까지 추적하거나, 장부 관리 도움을 받으세요.
• 급여 대행사가 납부를 놓쳤거나 IRS에서 통지서가 온 경우: 급여 대행사가 세금을 내지 않은 경우와 급여세 체납을 참고하세요. 장부에도 같은 정정이 필요합니다. 제출 서류와 장부를 모두 바꿔야 하면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 여러 달의 급여가 기록되지 않았거나 비용 한 줄로 기록된 경우: 급여 대행사 보고서를 바탕으로 장부를 다시 만들고 IRS 계정과 대조해야 하며, 제출 서류를 정정해야 할 수도 있습니다. 밀린 장부 따라잡기를 참고하고, S corporation이라면 S corporation 밀린 장부 정리를 참고하세요. 또는 장부 관리 도움으로 다시 만드세요.
• 급여 지급이 잘못된 경우: 급여 오류 바로잡기를 참고하세요.
• 12월에 발생한 급여를 1월에 지급한 경우: 연말 미지급 급여를 참고하세요.
• 급여 부채 잔액이 정리되지 않는 경우: 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요.
• 연중에 급여 대행사를 바꾸는 경우: 급여 대행사 교체를 참고하세요.
• 첫 직원을 고용하거나 법인이 본인을 급여 대상에 올리는 경우: 급여 지급 설정을 참고하세요.
• S corporation을 소유하고 본인에게 급여를 지급하는 경우: 금액은 S corporation 소유주 급여를, 계정은 S corporation 장부 관리를 참고하세요.
• 둘 이상의 주에 직원이 있는 경우: 다른 주에 있는 직원을 참고하세요. 주 세금마다 별도의 부채 계정이 필요해 장부와 제출 서류가 늘어납니다.
• 캐나다 사업체에도 같은 분개가 필요한 경우: 캐나다 급여 분개를 참고하세요.