Bút toán tiền lương: lương gộp, thuế khấu trừ và thuế lương

Làm sao ghi bút toán tiền lương cho một kỳ trả lương?

Bút toán tiền lương cho một kỳ trả lương ghi nợ hai khoản chi phí: lương gộp và thuế lương của người sử dụng lao động. Nó ghi có tài khoản ngân hàng cho lương thực nhận và một tài khoản nợ phải trả cho mỗi loại thuế đã khấu trừ hoặc còn nợ. Tổng ghi nợ bằng tổng ghi có. Hãy ghi từ bảng kê lương (payroll register), tức báo cáo của nhà cung cấp về lương gộp, khoản khấu trừ và lương thực nhận của từng nhân viên cho kỳ đó, không ghi từ khoản trừ trên tài khoản ngân hàng.

Tài khoản trung gian tiền lương là tài khoản giữ tạm: lương thực nhận được ghi vào khi bạn ghi kỳ lương và ghi ra khi tiền rời ngân hàng, nên số dư cuối cùng bằng không.

Lương gộp là mọi thứ nhân viên đã kiếm được, nên thuế trừ khỏi lương của họ không phải chi phí thêm của doanh nghiệp. Chỉ thuế của chính người sử dụng lao động mới là chi phí. IRS gọi thuế thu nhập đã khấu trừ và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên là "thuế ủy thác" (trust fund taxes) vì người sử dụng lao động giữ chúng thay cho Bộ Tài chính Hoa Kỳ (Publication 15). Đó là lý do chúng nằm ở tài khoản nợ phải trả và không bao giờ nằm ở chi phí. Nếu không nộp, IRS có thể phạt từng người chịu trách nhiệm cố ý không nộp, như cán bộ điều hành hoặc thành viên hợp danh, 100% số tiền chưa nộp theo section 6672 (Publication 15, section 11). IRS nói chung có 3 năm kể từ 15 tháng 4 của năm sau năm trả lương, hoặc từ ngày nộp tờ khai nếu muộn hơn, để ấn định khoản phạt này, và không có giới hạn khi tờ khai chưa nộp (section 6501; sổ tay nội bộ của IRS áp dụng nó tại IRM 5.7.3). Xem khoản phạt thu hồi thuế ủy thác.

Bút toán trở nên phức tạp khi:

• Báo cáo của nhà cung cấp, tài khoản ngân hàng và sổ sách của bạn mỗi nơi cho thấy một số tiền khác nhau cho cùng một kỳ lương.
• Form 941 của một quý không khớp với tổng Form W-2 hoặc sổ sách của bạn, báo cáo của nhà cung cấp cho thấy một khoản nộp thuế mà tài khoản IRS của bạn không có, hoặc IRS đã gửi thông báo.
• Các tháng lương trước đó chưa bao giờ được ghi sổ, hoặc được ghi chung thành một khoản chi phí.
• Nhân viên làm việc ở nhiều hơn một tiểu bang, vì mỗi tiểu bang thêm các tài khoản riêng.
• Khoản khấu trừ trước thuế, lợi ích chịu thuế hoặc bảo hiểm y tế của chủ sở hữu S corporation khiến lương gộp trên bảng kê lương khác với tiền lương trên Form 941.
• Bạn là chủ sở hữu. Chủ sở hữu công ty làm việc trong doanh nghiệp là nhân viên, nên tiền lương đi qua bút toán này còn các khoản phân phối thì không bao giờ. Publication 15 liệt kê các khoản trả cho thành viên hợp danh là được miễn khấu trừ và thuế lương, và người tự kinh doanh nói chung không phải nhân viên, nên khoản người chủ doanh nghiệp một chủ hay thành viên hợp danh tự lấy ra không đi qua bảng lương (Publication 15).

Nếu bất kỳ điều nào trong ba điều đầu áp dụng, ghi đúng kỳ lương kế tiếp sẽ không giải quyết được các kỳ đã qua. Mỗi điều phải được truy từ bảng kê lương đến tài khoản IRS và các hồ sơ đã nộp của bạn. Phần cuối cho biết nên đi đâu tiếp.

Hãy gom trước khi ghi sổ: bảng kê lương của kỳ, báo cáo nghĩa vụ thuế của nhà cung cấp, các dòng ngân hàng, và các Form 941 và 940 đã nộp đến nay.

Những loại thuế lương nào trừ vào lương, và người sử dụng lao động phải nộp thêm những gì?

Thuế thu nhập, An sinh Xã hội và Medicare trừ vào lương của nhân viên, và người sử dụng lao động đóng bằng hai khoản sau. Thuế thất nghiệp liên bang chỉ do người sử dụng lao động nộp, và mỗi tiểu bang đặt thuế thất nghiệp riêng.

Mức thuế suất và giới hạn tiền lương nằm trong Publication 15 và Topic 751. Thuế An sinh Xã hội ngừng thu với một nhân viên khi tiền lương của họ đạt giới hạn, nhưng Medicare tiếp tục cả năm. Tín thuế FUTA nhỏ hơn nếu thuế tiểu bang nộp trễ hoặc tiểu bang là tiểu bang giảm tín thuế (credit reduction state), và không có tín thuế trên tiền lương mà tiểu bang loại khỏi thuế thất nghiệp, như tiền lương của cán bộ điều hành công ty ở một số tiểu bang (hướng dẫn Form 940).

Một số khoản lương trong gia đình có ít dòng hơn. Chủ doanh nghiệp một chủ, hoặc hợp danh mà mọi thành viên đều là cha mẹ của đứa trẻ, không phải nộp thuế An sinh Xã hội hay Medicare cho tiền lương của trẻ dưới 18 tuổi và không phải nộp FUTA cho tiền lương của trẻ dưới 21 tuổi. Chủ doanh nghiệp một chủ không phải nộp FUTA cho tiền lương của vợ/chồng. Khấu trừ thuế thu nhập vẫn áp dụng, và công ty hay hợp danh khác không được hưởng các ưu đãi này (Publication 15, section 3; thuê con cái của bạn làm việc).

Trong Publication 15, "thuế thu nhập" chỉ có nghĩa là thuế thu nhập liên bang, và tài liệu này hướng người sử dụng lao động đến cơ quan thuế tiểu bang hoặc địa phương cho các quy tắc của tiểu bang. Khấu trừ thuế tiểu bang, thuế thất nghiệp tiểu bang và mọi loại thuế địa phương đều có tài khoản nợ phải trả riêng, đặt tên theo báo cáo thuế của nhà cung cấp. Một số tiểu bang còn trừ khoản đóng góp bảo hiểm tàn tật hoặc nghỉ có lương khỏi lương của nhân viên (California, New York), và một số ít thu một phần thuế thất nghiệp (Department of Labor). Mọi khoản trừ vào lương là khoản phải trả, không phải chi phí của người sử dụng lao động. Bút toán thay đổi theo tiểu bang.

Theo phương pháp tiền mặt hay dồn tích: tiền lương và thuế lương ghi vào ngày nào?

Bút toán có cùng các dòng trên sổ sách theo phương pháp tiền mặt và dồn tích. Chỉ ngày khác nhau. Sổ theo phương pháp tiền mặt ghi cả kỳ lương, gồm tiền lương và thuế của người sử dụng lao động, vào ngày trả lương. Sổ dồn tích ghi tiền lương vào kỳ phát sinh công việc (Publication 538).

Các cột này là sổ sách. Tờ khai có thể khác: tờ khai theo phương pháp tiền mặt khấu trừ chi phí trong năm trả, tờ khai theo phương pháp dồn tích nói chung khấu trừ thuế lao động khi chúng được nộp (ngoại lệ khoản định kỳ có thể đẩy sớm hơn, như tiền lương dồn tích cuối năm giải thích), và tiền lương nợ một bên liên quan theo phương pháp tiền mặt, như chủ sở hữu, chỉ được khấu trừ khi đã trả (Publication 538). Người chuẩn bị thuế của bạn xử lý chênh lệch đó vào cuối năm.

Thuế đã khấu trừ cũng là khoản phải trả trên sổ theo phương pháp tiền mặt. Thời hạn nộp bắt đầu tính từ ngày trả lương, và Form 941 khai nghĩa vụ theo ngày trả lương, không theo ngày phát sinh hay ngày nộp (hướng dẫn Form 941; Publication 15). Tiền lương trên Form W-2 theo năm dương lịch mà chúng được trả (hướng dẫn W-2).

Một kỳ lương nằm trong một tháng không cần dồn tích. Với kỳ vắt qua cuối tháng hoặc cuối năm, xem tiền lương phát sinh trong tháng 12 và trả vào tháng 1.

Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương của tôi trừ một khoản duy nhất từ tài khoản ngân hàng. Làm sao tách nó ra?

Hãy tách khoản trừ thành lương thực nhận, tiền thuế nhà cung cấp giữ lại để nộp và phí của nhà cung cấp, dùng bảng tóm tắt của nhà cung cấp cho kỳ đó, và đối chiếu với bút toán bảng kê lương. Ghi cả khoản trừ vào một chi phí tiền lương sẽ làm tiền lương bị khai cao, che mất thuế của người sử dụng lao động và phí, và không còn khoản phải trả nào để đối chiếu với các khoản nộp thuế.

Nếu nhà cung cấp tự gửi bút toán vào sổ sách của bạn, hãy mở nó ra và so từng dòng với bảng ở đầu trang này. Tìm thuế bị ghi vào chi phí, phí nằm trong tiền lương, và một khoản ghi có ngân hàng duy nhất cho mọi thứ.

1. Lấy bảng tóm tắt của kỳ lương. Bảng cho thấy lương gộp, từng loại thuế, lương thực nhận và phí nếu nhà cung cấp tính phí cùng với kỳ lương.
2. Ghi bút toán theo bảng ở đầu trang này, ghi có tài khoản trung gian tiền lương cho lương thực nhận.
3. Tách dòng ngân hàng. Lương thực nhận xóa tài khoản trung gian tiền lương. Mỗi khoản thuế ghi nợ tài khoản nợ phải trả riêng của nó. Phí vào tài khoản chi phí phí bảng lương, không vào tiền lương hay thuế lương.
4. Kiểm tra việc tách. Các phần phải cộng đúng bằng số tiền ngân hàng đến từng cent, và tài khoản trung gian tiền lương phải bằng không sau mỗi kỳ lương.
5. Xác nhận các khoản nộp thuế trong tài khoản IRS của chính bạn. Khoản trừ ngân hàng cho thấy tiền đã rời đi, không cho thấy thuế đã đến IRS. Người sử dụng lao động nói chung vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế kể cả khi nhà cung cấp nộp thay, và IRS khuyên kích hoạt Inquiry PIN mà người sử dụng lao động nhận được khi nhà cung cấp đăng ký họ vào EFTPS, hệ thống nộp thuế liên bang, để theo dõi tài khoản (Publication 15, section 16).

Nếu tài khoản IRS không cho thấy điều báo cáo của nhà cung cấp nói, xem nhà cung cấp không nộp thuế.

Làm sao ghi các khoản nộp thuế và khoản thanh toán Form 941 và Form 940?

Một khoản nộp thuế xóa các khoản phải trả và không bao giờ là chi phí thứ hai. Hãy ghi nợ từng tài khoản phải trả theo số đã nộp và ghi có ngân hàng. Cùng bút toán đó ghi nhận số dư thanh toán kèm Form 941 hoặc Form 940. Nếu nhà cung cấp trừ thuế từ ngân hàng của bạn mỗi kỳ lương và nộp thay bạn, việc tách ở trên đã xóa các khoản phải trả trong sổ sách, nên đừng ghi khoản nộp lần nữa khi nhà cung cấp chuyển. Bạn vẫn chịu trách nhiệm cho đến khi khoản nộp đó đến IRS, nên hãy xác nhận trong tài khoản IRS của bạn (Publication 15, section 16).

Người sử dụng lao động vượt giới hạn tham chiếu đó nộp hai lần mỗi tuần (semiweekly), và mọi người sử dụng lao động phải nộp trước ngày làm việc kế tiếp khi một khoản nghĩa vụ đạt $100.000. Người nộp hằng tháng đạt mức đó trở thành người nộp hai lần mỗi tuần từ ngày hôm sau, trong phần còn lại của năm đó và năm kế tiếp (Publication 15, section 11). Bút toán giống nhau. Lịch nộp và khoản thanh toán số dư nhỏ kèm Form 941 có trong tự chạy bảng lương.

Các khoản nộp thuế liên bang phải được thực hiện bằng điện tử (Publication 15, section 11). Các hạn nộp ở trên nằm trong Publication 15 và hướng dẫn Form 941 và Form 940. Hãy ghi mỗi khoản nộp kèm ngày, số tiền và mã xác nhận. Tiền phạt và tiền lãi của khoản nộp trễ ghi vào một tài khoản riêng để chi phí thuế lương vẫn khớp với các tờ khai. Với các khoản nộp bị bỏ sót, xem nợ thuế lương.

Mỗi tài khoản nợ phải trả tiền lương nên cho thấy gì sau một khoản nộp thuế?

Ngay sau một khoản nộp, tài khoản nợ phải trả chỉ nên giữ thuế của các ngày trả lương mà khoản nộp chưa bao gồm. Số dư cuối tháng của người nộp hằng tháng là thuế của tháng đó, và nó về không khi khoản nộp được chuyển đi.

Nếu nhà cung cấp lấy thuế theo mỗi kỳ lương, việc tách ở trên xóa các khoản phải trả ngay, nên hãy mong đợi số dư gần bằng không sau mỗi kỳ. Khi đó việc kiểm tra là tài khoản IRS của bạn, không phải số dư trong sổ. FUTA là ngoại lệ của số dư bằng không: một khoản nhỏ có thể chuyển từ quý này sang quý khác cho đến khi vượt ngưỡng (Publication 15, section 14). Số dư âm có thể có nghĩa là đã nộp nhiều hơn số đã ghi, một kỳ lương bị bỏ sót, hoặc một khoản nộp bị ghi vào sai tài khoản. Với số dư không xóa được, xem khoản nợ phải trả tiền lương không xóa được.

Làm sao đối chiếu sổ sách với bảng kê lương, Form 941 và tổng Form W-2?

Mỗi quý, tổng tiền lương trong sổ sách phải bằng bảng kê lương và Form 941. Mỗi năm, bốn Form 941 phải khớp với tổng Form W-3. IRS đối chiếu chúng và có thể liên hệ người sử dụng lao động khi chúng khác nhau (hướng dẫn Form 941). Người sử dụng lao động đã được IRS thông báo bằng văn bản phải nộp Form 944 thì đối chiếu với tờ khai hằng năm đó, theo số dòng riêng của nó.

Tổng FUTA hằng năm phải khớp với Form 940: dòng 12 là thuế sau điều chỉnh và dòng 13 là số tiền đã nộp (hướng dẫn Form 940).

Vào cuối năm, hãy so bốn Form 941 với Form W-3, nộp cùng các W-2 chậm nhất là ngày 1 tháng 2 năm 2027. Thuế thu nhập đã khấu trừ phải khớp box 2 của W-3, trừ thuế thu nhập mà bên thứ ba trả tiền nghỉ ốm đã khấu trừ, khoản này có trên các W-2 nhưng không có ở dòng 3 của Form 941. Các dòng tiền lương phải khớp box 3 và 5. Thuế An sinh Xã hội và Medicare trên bốn Form 941 phải xấp xỉ gấp đôi box 4 và 6 của W-3, vì Form 941 gồm cả phần của người sử dụng lao động. Hãy giữ bảng đối chiếu, vì IRS hoặc SSA có thể liên hệ bạn về chênh lệch (hướng dẫn W-2).

Một chênh lệch mà bảng không giải thích có thể là chênh lệch hợp lệ, lỗi ghi sổ (một kỳ lương ghi hai lần, tiền lương ghi sai quý) hoặc lỗi hồ sơ nộp (một khoản nộp ghi có vào sai quý). Hãy tìm ra là loại nào trước khi thay đổi bất cứ điều gì (hướng dẫn W-2). Điều đó quyết định bạn sửa bút toán, nộp tờ khai điều chỉnh (Form 941-X), hay cả hai (hướng dẫn Form 941). Các điều chỉnh cho năm trước không đưa vào Form W-2 và W-3 của năm hiện tại. Đừng điền số bù chênh lệch để sổ sách khớp.

Tôi phải giữ những hồ sơ tiền lương nào, và trong bao lâu?

Hãy giữ mọi hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm. Publication 15 liệt kê chúng, gồm số tiền và ngày của mọi khoản trả lương, thông tin nhận dạng của từng nhân viên và Form W-4, ngày, số tiền và mã xác nhận của các khoản nộp thuế, và bản sao các tờ khai đã nộp.

Publication 583 tính thời gian từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp, tùy ngày nào muộn hơn. Trang lưu giữ hồ sơ của IRS tính từ ngày nộp tờ khai quý thứ tư. Cách tính muộn hơn trong hai cách là an toàn hơn. Hồ sơ đằng sau một số loại tín thuế và quy tắc tiểu bang có thể yêu cầu lâu hơn; xem lưu giữ hồ sơ tiền lương.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một nhân viên, một kỳ lương hằng tháng

Một nhân viên kiếm được $10.000 lương gộp trong tháng. Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ là $1.000. Thuế An sinh Xã hội (6,2%) và Medicare (1,45%) đã khấu trừ là $620 và $145, nên lương thực nhận là $8.235. Người sử dụng lao động nợ cùng khoản đóng góp tương ứng $765.

Tổng chi phí tiền lương là $10.765 trước thuế thất nghiệp. Ba khoản phải trả cộng lại là $2.530. Người nộp hằng tháng nộp khoản đó trước ngày 15 của tháng sau, ghi nợ ba khoản phải trả và ghi có ngân hàng. Thuế thất nghiệp thêm một khoản ghi nợ vào chi phí thuế lương và một khoản ghi có vào tài khoản phải trả riêng. Với đầy đủ tín thuế tiểu bang, FUTA là 0,6% của $7.000 đầu tiên, tức $42 cho mỗi nhân viên trong năm.

Nhà cung cấp trừ một khoản gộp

Một nhà cung cấp trừ $19.500 trong một dòng. Bảng tóm tắt của họ cho thấy lương gộp $18.000, thuế thu nhập đã khấu trừ $2.400, An sinh Xã hội của nhân viên $1.116 và Medicare $261, cùng khoản đóng góp tương ứng của người sử dụng lao động, và phí $123. Lương thực nhận là $14.223. Thuế thất nghiệp không có trong lần trừ này.

Bút toán bảng kê lương ghi nợ tiền lương $18.000 và chi phí thuế lương $1.377. Nó ghi có tài khoản trung gian tiền lương $14.223, thuế thu nhập đã khấu trừ $2.400, thuế An sinh Xã hội phải trả $2.232 và thuế Medicare phải trả $522. Dòng ngân hàng sau đó được tách như sau:

Nếu ghi gộp thành một chi phí tiền lương, sổ sách sẽ cho thấy tiền lương $19.500 so với $18.000 trên bảng kê lương, không có chi phí thuế lương, không có dòng phí và không có khoản phải trả nào để so với các khoản nộp.

S corporation theo phương pháp tiền mặt trả lương cho chủ sở hữu

Một S corporation có sổ theo phương pháp tiền mặt trả cho chủ sở hữu $60.000 mỗi năm qua bảng lương, $5.000 mỗi tháng vào ngày cuối tháng. Thuế thu nhập đã khấu trừ là $500 mỗi tháng. Mỗi tháng, khoản An sinh Xã hội và Medicare khấu trừ của chủ sở hữu là $382,50, và công ty nợ cùng số tiền.

Mỗi tháng sổ sách cho thấy tiền lương $5.000 và chi phí thuế lương $382,50 trong tháng trả. Thuế thất nghiệp được bỏ ra ngoài. FUTA trên $7.000 tiền lương đầu tiên của chủ sở hữu là $42 với đầy đủ tín thuế tiểu bang, hoặc $420 ở mức 6,0% nếu tiểu bang loại tiền lương của cán bộ điều hành khỏi thuế thất nghiệp (hướng dẫn Form 940). Khoản này không có trên Form 941. Bút toán hằng tháng ghi có ngân hàng $4.117,50 cho lương thực nhận, thuế thu nhập đã khấu trừ $500, thuế An sinh Xã hội phải trả $620 và thuế Medicare phải trả $145: $1.265 nghĩa vụ mỗi tháng.

Cho cả quý, tiền lương là $15.000 và các khoản phải trả được ghi có là $3.795. Form 941 cho thấy cùng số đó: dòng 3 $1.500, dòng 5a thuế $1.860, dòng 5c thuế $435, dòng 5e $2.295, và dòng 12 $3.795. Là người nộp hằng tháng, công ty nộp $1.265 trước ngày 15 của mỗi tháng sau. Vào ngày 31 tháng 3, ba khoản phải trả vẫn giữ $1.265 của tháng 3, và khoản nộp tháng 4 xóa nó. Các khoản phân phối của chủ sở hữu không bao giờ đi qua bút toán này.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Báo cáo của nhà cung cấp, tài khoản ngân hàng và sổ sách của bạn mỗi nơi cho thấy một con số khác nhau, hoặc Form 941 của một quý không khớp với tổng Form W-2: nguyên nhân là ở sổ sách hoặc ở hồ sơ nộp, và việc đó quyết định bạn sửa bút toán, nộp tờ khai điều chỉnh, hay cả hai. Hãy truy từng quý từ bảng kê lương và báo cáo thuế của nhà cung cấp đến tài khoản IRS và các hồ sơ đã nộp của bạn, hoặc nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán làm việc đó.
• Nhà cung cấp bỏ sót một khoản nộp hoặc IRS đã gửi thông báo: xem nhà cung cấp không nộp thuế và nợ thuế lương. Sổ sách cần được sửa tương ứng. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán khi cả hồ sơ nộp lẫn sổ sách đều phải thay đổi.
• Nhiều tháng lương chưa bao giờ được ghi sổ, hoặc được ghi gộp thành một chi phí: sổ sách phải được dựng lại từ báo cáo của nhà cung cấp và đối chiếu với tài khoản IRS của bạn, và các hồ sơ nộp có thể cần sửa. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn, hoặc với S corporation, sổ sách bắt kịp cho S corporation. Hoặc nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại.
• Một kỳ lương bị sai: xem sửa sai sót trong tiền lương.
• Tiền lương phát sinh trong tháng 12 và trả vào tháng 1: xem tiền lương dồn tích cuối năm.
• Một số dư nợ phải trả tiền lương không xóa được: xem khoản nợ phải trả tiền lương không xóa được.
• Bạn đổi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương giữa năm: xem đổi nhà cung cấp dịch vụ bảng lương.
• Bạn thuê nhân viên đầu tiên, hoặc công ty của bạn đưa bạn vào bảng lương: xem thiết lập bảng lương.
• Bạn sở hữu một S corporation và tự trả lương cho mình: xem lương của chủ sở hữu S corporation để biết bao nhiêu, và ghi sổ kế toán cho S corporation để biết các tài khoản.
• Bạn có nhân viên ở nhiều hơn một tiểu bang: xem nhân viên ở tiểu bang khác. Mỗi loại thuế tiểu bang cần tài khoản nợ phải trả riêng, và sổ sách cùng hồ sơ nộp tăng lên nhiều lần.
• Bạn cần các bút toán tương tự cho doanh nghiệp tại Canada: xem bút toán tiền lương tại Canada.