Başlangıç Stoku: İşletmeden Önce Alınan Malı Kaydetme

İşletmeyi açmadan önce kişisel olarak aldığım başlangıç stokunu nasıl kaydederim?

Genel olarak malı (açılış stokunuzu) işletmenin defterlerine ödediğiniz bedelle kaydedin: Stok (varlık) hesabına borç, sahip sermaye katkısı (özkaynak) hesabına alacak yazın. Para hareketi olmadığı için işletme banka hesabında hiçbir şey görünmez. Bu kayıt ne gelirdir ne gider. Mal satıldıkça maliyeti Stok hesabından çıkar ve satılan malın maliyeti (sattığınız birimlerin maliyeti) olur (Publication 334; Publication 538).

İlk kaydı, malın işletmenin malı olduğu güne tarihleyin: malı işletme için aldıysanız ve defterleriniz o günü kapsıyorsa mülkiyeti aldığınız gün (sahipliğin geçtiği gün), aksi halde defterlerin ilk günü (açılış bakiyesi olarak kaydedin). Ödemesini yaptığınız ama henüz sahibi olmadığınız mallar stok değildir (26 CFR 1.471-1). Ortaklık veya şirket için bu, mülkiyetin kuruluşa geçtiği gündür; sahibin ödeme yaptığı gün asla değildir. Yazılımınız kaydı Açılış Bakiyesi Özkaynağı'na (açılış kayıtları için bir ara hesap) koyarsa, onu sahip sermaye katkısına taşıyın (Açılış Bakiyesi Özkaynağı; geç başlayan defterler).

Mal listesini kalem kalem, miktar ve birim maliyetle birlikte tutun. Yazılımınız stok takibi yapıyorsa stoku öyle girin; böylece her satış maliyetini Stok hesabından çıkarır. Tek seferlik toplu bir kayıt, çıkarılacak bir şey bırakmaz.

İşletme malın kişisel kart faturasını sonradan öderse yeni bir satın alma kaydetmeyin; mal zaten Stok hesabındadır. Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için ödemeyi sahibin çekimi olarak kaydedin (bir kredi kaydettiyseniz kredi geri ödemesi olarak) (sahibin çekimlerini kaydetme). Ortaklık veya şirket için bu bir dağıtım, kredi geri ödemesi ya da malı satın alma bedeli olabilir; kaydetmeden önce hangisi olduğunu belirleyin (bkz. kuruluş türü bölümü). Malın sermaye katkısı mı yoksa kredi mi olduğu, kuruluş türüne ve işletmenin size geri ödeme yapıp yapmayacağına bağlıdır; bkz. sahip katkısı mı kredi mi.

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için sahip ve işletme gelir vergisi bakımından tek bir mükelleftir (IRS); bu yüzden işletmenin sattığı malın kişisel kartla alınması işletmenin maliyetidir. Bu sayfada anılan hiçbir IRS yayını veya düzenlemesi, ilk iş gününden önce alınan malı ele almaz. Buradaki işleyiş, satılan malın maliyeti formülünden ve maliyet kuralından çıkar. Ortaklık veya şirket ayrı bir mükelleftir; aşağıdaki kuruluş türü bölümüne bakın.

Varsayılan kurala göre mal, ödediğinizde gider yazılmaz ve bir kuruluş harcaması da değildir: maliyeti, mal satıldıkça satılan malın maliyeti yoluyla indirilir (195(c). madde). Bazı küçük satıcılar başka yöntemler kullanabilir; bkz. küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi. Diğer kuruluş harcamaları kişisel olarak ödenen kuruluş harcamaları rehberindedir.

Şu durumlarda dosya basit değildir:

• mal, yeni alımlarla yıllardır sahip olduğunuz kalemleri karıştırıyorsa ya da bir koleksiyon veya işletmeyi açmadan çok önce sahip olduğunuz başka kalemlerden oluşuyorsa;
• makbuzları veya kart hesap özetlerini bulamıyorsanız;
• sahip dışında biri, örneğin eşiniz veya bir akrabanız ödediyse;
• mal yurt dışında veya başka bir para biriminde alındıysa ya da gümrük veya ithalat maliyetleri geldiyse (bkz. dahil edilen maliyet);
• işletmenin sahibi yalnızca siz değil, bir ortaklık veya şirketse;
• açılış yılının beyannamesi zaten verildiyse;
• mal, daha önceki bir beyannamede sarf malzemesi veya alım olarak zaten bir kez indirildiyse.

Ne aldığınızı, kimin, ne zaman ve ne kadara ödediğini gösteren makbuzları, kart hesap özetlerini veya sipariş e-postalarını; açılış tarihinizi; kuruluş türünü ve verilmiş beyannameleri toplayın.

Başlangıç stoku neyi kapsar ve sarf malzemesinden farkı nedir?

Başlangıç stoku, yeniden satmak için tuttuğunuz mallar ve sattığınız ürünün parçası olan hammaddelerdir. Publication 583, satın alıp yeniden sattığınız her kalemi stok olarak adlandırır. Publication 538, ticari mal, hammadde, yarı mamul, bitmiş ürün ve satılan kalemin fiziksel parçası olan sarf malzemelerini listeler. Ekipmanı ve kalemin parçası olmayan sarf malzemelerini kapsam dışı bırakır.

Küçük bir satıcının bunun yerine malı gider yazıp yazamayacağı küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi rehberindedir. Ambalaj ve kaplar dahil edilen maliyet rehberinde ele alınır.

Ödediğim bedeli mi yoksa malın şimdiki değerini mi kaydetmeliyim?

Ödediğiniz bedeli kaydedin. Maliyet, fatura fiyatından ticari iskontoların düşülmesi, malı elde etmek için gereken nakliye ve diğer zorunlu masrafların eklenmesiyle bulunur (26 CFR 1.471-3). Aynı fikir Publication 551 içinde de vardır: satın aldığınız mülkün maliyet esası (vergi bakımından maliyeti, sonraki değişikliklere göre düzeltilmiş hali) genellikle satış vergisi ve nakliye dahil ödediğiniz bedeldir. IRS stoku maliyet bedeliyle veya maliyet ile piyasa değerinden düşük olanıyla kabul eder; bu yöntem her kalemi ikisinden düşük olanla değerler (Schedule C talimatları, 33. satır). Hiçbir yöntem malı maliyetin üzerine yazmaz. (İstisna, ortaklığın sermaye hesaplarıdır; bkz. kuruluş türü bölümü.)

Maliyet veya piyasa değerinden düşük olanı yönteminde “piyasa”, genellikle alım yaptığınız miktar için stok sayımı tarihindeki olağan alış fiyatı demektir (Publication 538); kalemi satmayı umduğunuz fiyat değildir.

Bir yöntem seçin ve ona bağlı kalın: stok uygulamaları yıldan yıla tutarlı olmalıdır (Publication 538). Mal için ödenen nakliye, gümrük vergisi ve satış vergisi dahil edilen maliyet rehberinde; hasarlı veya satılmayan mal ise satılmayan malın silinmesi rehberindedir.

Mal, yıllardır sahip olduğum kişisel bir koleksiyonsa ne olur?

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için koleksiyonun maliyeti yine de üst sınırdır: ödediğiniz bedelin üzerindeki değer asla kaydedilmez. (Ortaklığın sermaye hesapları farklı çalışır; bkz. kuruluş türü bölümü.) Burada anılan IRS yayınları, uzun süredir elde tutulan kişisel bir koleksiyonun işletme satmaya başladıktan sonra nasıl taşınacağını söylemez; bu nedenle işletmeye girdiği gün maliyetle mi yoksa daha düşük bir değerle mi taşınacağı, ilk satıştan önce bir hazırlayıcının vereceği bir karardır.

IRS belgelerinin söylediği şeyler, netleştirilmesi gereken dört noktaya işaret eder:

• Maliyetin altındaki değer açık bir konudur. Publication 551, kişisel kullanımdan işletme kullanımına geçen mülk için daha düşük rakama işaret eder: amortisman maliyet esası, değişiklik tarihindeki gerçeğe uygun piyasa değeri ile düzeltilmiş maliyet esasından düşük olanıdır ve sonraki bir zarar bu düşük rakamdan başlar. Stoktan söz etmez; bu yüzden karar vermez, yol gösterir.
• Kalemler kişisel iken değer kaybetmesi kendiliğinden bir işletme zararı değildir. Bir bireyin zarar indirimleri ticari veya işletme faaliyeti, kâr amacıyla yapılan bir işlem ve kaza ya da hırsızlıkla sınırlıdır (165(c). madde).
• Satışın niteliği değişebilir. Bir işletmede esas olarak müşterilere satış için tutulan mülk sermaye varlığı değildir (1221(a)(1). madde); bu yüzden koleksiyonun işletme üzerinden satışından doğan kazanç işletme geliri olabilir.
• Bunun hiç işletme olup olmadığı. Bir koleksiyonun ara sıra satılması işletme sayılmayabilir; bkz. hobi mi işletme mi.

Her kalem için iki rakam tutun: makbuzuyla birlikte maliyet ve işletmeye girdiği gündeki değer ile kanıtı (bir ilan, bir fiyat rehberi veya bir ekspertiz). Eski makbuzlar kaybolduysa bkz. kayıt olmadan satılan malın maliyeti.

Kayıt, tek üyeli LLC, ortaklık veya şirket için değişir mi?

Kayıt kuruluş türüne göre değişir. Borç tarafı her zaman Stok'tur; alacak tarafı ve vergi işleyişi, işletmenin nasıl vergilendirildiğine bağlıdır. Bir LLC, nasıl vergilendirildiğine uyan satırı izler: tek üye, sahibiyle aynı mükellef sayılır (yok sayılan işletme); iki veya daha fazla üye ortaklıktır (ortak mülkiyet rejiminde sahip olan eşler her iki şekilde de bildirebilir); LLC şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe böyledir (IRS).

Ortaklıklar ve şirketler için altı nokta:

• Sermaye hesabı ve vergi maliyet esası. Sermaye hesabı kurallarını izleyen bir ortaklık, ortağın sermayesine malın katıldığı günkü gerçeğe uygun piyasa değerini yazar (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)(d)); vergi maliyet esası ise ortağın düzeltilmiş maliyet esasında kalır. Aradaki fark izlenir ve mal satıldığında paylaştırılır (Publication 541).
• Maliyetin altındaki değer. Bir şirketin hisse karşılığı aldığı malın toplam değeri maliyet esasından düşükse, şirketin maliyet esası bu değerle sınırlanır (362(e)(2). madde). Devreden ve şirket bunun yerine sahibin hisse maliyet esasını düşürmeyi seçebilir; seçim geri alınamaz, önce yazılı bir anlaşma ve devir yılının zamanında verilen (uzatmalar dahil) beyannamesiyle bir beyan gerektirir (Publication 542; 26 CFR 1.362-4(d)). Ortaklıkta yerleşik zarar yalnızca katkıda bulunan ortak için sayılır (704(c)(1)(C). madde). Devirden önce bunu bir hazırlayıcıyla konuşun.
• Satışın niteliği. Katkıdan sonraki beş yıl boyunca, ortağın elinde stok olan bir malın ortaklık tarafından satışından doğan kazanç veya zarar adidir. Ortağın elinde sermaye varlığı olan bir kalemde, örneğin kişisel bir koleksiyonda, doğan zarar yerleşik zararı aşmayacak şekilde sermaye zararıdır (724. madde; Publication 541).
• Beyanlar. Hisse karşılığı mülk devri, mülkün değerini ve maliyet esasını gösteren bir beyanın hem sahibin hem de şirketin o yıla ait beyannamesiyle birlikte verilmesini gerektirebilir (26 CFR 1.351-3). Devir tarihini, maliyeti ve değeri hazırlayıcıya getirin.
• Sonraki değişiklikler. Tek üyeli bir LLC'ye ikinci bir üyenin katılması onu ortaklık yapar. Form 8832 ile şirket olarak vergilendirilmeyi seçen bir LLC, mal dahil varlıklarını hisse karşılığı bir şirkete katkı olarak koymuş sayılır; seçim belirttiği tarihte yürürlüğe girer ve bu tarihin başvuru tarihine göre sınırı şudur: 75 gün öncesine veya 12 ay sonrasına kadar (26 CFR 301.7701-3). Kuruluş türü satırını o tarihten itibaren yeniden uygulayın.

Kuruluş malı için sermayenizi alacaklandırmak yerine size ödeme yaparsa, devir bir satış olabilir. Katkıdan önce veya sonra 2 yıl içinde bir ortağa para veya başka bir karşılık ödeyen ortaklığın, olaylar aksini açıkça göstermedikçe mülkü satın aldığı varsayılır (707(a)(2)(B). madde; 26 CFR 1.707-3). Bkz. sahip katkısı mı kredi mi ve LLC özkaynak hesapları.

Başlangıç stoku Schedule C'de nereye yazılır: yıl başı stoku mu, alımlar mı?

Stok tutuyorsanız, malı işletmenin başladığı vergi yılından önceki bir yılda aldıysanız başlangıç stoku 35. satıra, işletmenin ilk vergi yılında aldıysanız ilk satıştan önce bile olsa 36. satıra yazılır. Publication 334, 35. satırı yılın başında elde bulunan ve satacağınız malın maliyeti, 36. satırı satış için aldığınız tüm malın maliyeti olarak tanımlar. Burada anılan hiçbir IRS yayını açılıştan önce alınan malı ele almaz; bu yüzden yerleşimi bir hazırlayıcıyla doğrulayın.

Satılan malın maliyeti, 35 ila 39. satırların toplamından 41. satırın düşülmesiyle bulunur (Publication 334); yani her iki satır da satılan malın maliyetine aynı maliyeti koyar. Part III'ün geri kalanı Schedule C'de satılan malın maliyeti rehberindedir. Malın bir kısmı her yılda alınmışsa iki satır arasında bölün. Açılış stoku genellikle geçen yılın kapanış stokuna eşittir ve fark, beyannameye eklenen bir çizelgede açıklanmalıdır (Publication 334). İlk yıl işletmesinde eşleştirilecek bir geçen yıl rakamı yoktur; kısa bir not (malın ne olduğu, ne zaman alındığı, maliyeti) satırın sorduğu soruyu yanıtlar.

Ortaklık veya şirket aynı parçaları Form 1125-A üzerinde bildirir: 1. satır yıl başı stoku, 2. satır alımlardır. Bu etiketlere göre, kuruluşun ilk vergi yılının ilk gününde elinde bulunan mal 1. satıra, sonradan aldığı mal 2. satıra uyar. Form talimatları katkı olarak konan malı ele almaz; bu yüzden yerleşimi bir hazırlayıcıyla doğrulayın.

Yıl sonunda stok saymak zorunda mıyım ve küçük bir işletme bunu atlayabilir mi?

Yeniden satmak için mal alan çoğu işletme, her vergi yılının başında ve sonunda stok sayımı yapmak zorundadır (Schedule C talimatları, Part III; 26 CFR 1.471-1). Stok tutan bir işletme genellikle alımlar ve satışlar için tahakkuk esasını, geri kalan her şey için nakit esasını kullanabilir (Publication 538). Küçük bir işletme mükellefi stok tutmamayı seçebilir. Bu, önceki üç vergi yılı için ortalama yıllık brüt hasılatın $32.000.000 veya altında olması demektir; işletme daha yeniyse var olduğu yıllar kullanılır, ilişkili işletmeler birlikte sayılır, bir birey için tüm ticari veya iş faaliyetleri sayılır ve vergi sığınağı olmamalıdır (471(c). madde; 448(c). madde; 26 CFR 1.471-1(b); Schedule C talimatları, Part III).

Stok tutmayan küçük bir işletme mükellefi yine de geliri açıkça yansıtan bir yöntem kullanmalıdır (Schedule C talimatları). Hangi yöntemin uygun olduğu ve nasıl geçileceği küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi rehberindedir.

Defterler bir Stok bakiyesi taşıyorsa, bunu makul aralıklarla raf sayımıyla karşılaştırın (26 CFR 1.471-2(d)).

Maliyetin hangi kanıtlarını saklamalıyım?

Her parti için, ödenen tutarı ve bunun stok için olduğunu gösteren bir belge saklayın. Publication 583, iptal edilmiş çekleri, kasa fişlerini, kredi kartı satış fişlerini ve faturaları sayar. Kart hesap özeti ödenen tutarı gösterir; fatura, makbuz veya sipariş e-postası alımın stok olduğunu gösterir.

• Malın işletmeye girdiği günkü bir mal listesi: kalem, miktar, birim maliyet, alış tarihi ve her maliyetin arkasındaki belge. Stoklar okunaklı biçimde kaydedilmeli ve muhasebe kayıtlarıyla birlikte saklanmalıdır; mükellef, fiyatların doğruluğu konusunda IRS'yi ikna etmelidir (26 CFR 1.471-2(e)).
• Bir ortaklığa veya şirkete devredilen mal için kuruluşun kayıtlarına ek olarak sahibin kendi alım kayıtları da gereklidir; çünkü kuruluşun maliyet esası sahibin maliyet esasıdır (723. madde; 362(a). madde). Publication 583, vergiye tabi olmayan bir değişimle alınan mülk için aynı ikisini birden saklama kuralını verir.

Mülke ilişkin kayıtları, onu elden çıkardığınız yılın zamanaşımı süresi bitene kadar saklayın. Olağan süre, beyanname verildikten (veya daha geç ise son tarihinden) 3 yıl sonradır; bazı durumlarda daha uzundur (Publication 583, Table 3).

Makbuzlarım kaybolduysa veya malı hesaba katmadan beyanname verdiysem ne olur?

Kayıp makbuzlar için kanıtı kart veya banka hesap özetlerinden, satıcının sipariş geçmişinden ve e-posta onaylarından yeniden oluşturun ve her rakamın nasıl bulunduğuna dair bir not tutun; bkz. kayıp makbuzlar. Bir tahmin yine de desteklenmelidir; çünkü mükellef, kullanılan fiyatlar konusunda IRS'yi ikna etmelidir. Kayıtsız yıllarca süren yeniden satış için bkz. kayıt olmadan satılan malın maliyeti.

Verilmiş bir beyanname için önce malın sarf malzemesi veya alım olarak zaten indirilip indirilmediğini kontrol edin. Aynı malı yıl başı stoku olarak yeniden girmek, onu iki kez saymak olur. Hiç eklenmediyse etkisi, o yıl ne kadarının satıldığına ve eksikliğin tekrarlanıp tekrarlanmadığına bağlıdır; bkz. geçmiş beyannamelerde eksik kalan stokun düzeltilmesi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Tek üyeli LLC: kişisel kartla alınan mumlar

Kasım ayında bir sahip, yeniden satmak üzere mumlar için kişisel kartıyla $4.000 öder ve teslimatı aynı ay alır. LLC Ocak'ta açılır ve Şubat'ta banka hesabı alır. Stoku maliyet bedeliyle tutar.

• Defterler. Defterlerin ilk gününde: Stok hesabına $4.000 borç, sahip sermaye katkısı hesabına $4.000 alacak yazılır. Banka işlemi yoktur; gelir değildir, gider değildir ve Kasım için hiçbir şey indirilmez.
• Açılış yılı. Maliyeti $3.000 olan mumları $7.500'a satar ve işletme hesabından $2.000'lık daha mum alır. Schedule C, 35. satırda $4.000, 36. satırda $2.000 ve 41. satırda $3.000 gösterir; böylece satılan malın maliyeti $3.000, brüt kâr $4.500 olur.
• Sonraki yıl. 35. satır, geçen yılın 41. satırı olan $3.000 ile başlar.

$4.000'ı açılış yılının Ocak ayında ödeseydi, bu tutar 36. satırda olurdu ve 35. satır sıfır olurdu.

Bir kart koleksiyonu yeni bir dükkâna taşınır

Bir satıcı yıllar önce bir kart koleksiyonunu $2.500'a almıştır; şimdi değeri $6.000'dır. Tek sahipli bir dükkân açar ve kartları rafa koyar. Defterler $6.000'ı asla göstermez; çünkü maliyet ve maliyet veya piyasa değerinden düşük olanı yöntemi maliyette durur. $2.500'ı mı yoksa daha düşük bir rakamı mı taşıyacağı ve satışların işletme geliri mi yoksa kişisel koleksiyon satışı mı olduğu, kartları nasıl elde tuttuğuna ve dükkânın bunları nasıl sattığına bağlıdır. IRS belgeleri bunu kesin olarak çözmez. İlk satıştan önce çözmek önemlidir; bir hazırlayıcı eski makbuzları ve kartların girdiği günkü değerin tarihli bir kaydını ister.

İki ortak mal getirir

İki ortağın her biri yeniden satmak üzere $10.000'lık mal almış ve yeni bir ortaklığa devretmiştir. Her partinin de $10.000 değerinde olduğunu ve borç taşımadığını varsayın. Ortaklık, malın devredildiği günü tarih atarak Stok hesabına $20.000 borç, Ortak A sermayesine $10.000 ve Ortak B sermayesine $10.000 alacak yazar. Her ortağın partisindeki vergi maliyet esası o ortağın düzeltilmiş maliyet esasıdır, $10.000; yani sermaye ve vergi maliyet esası uyuşur. Bir parti $10.000'dan değerli olsaydı, sermaye hesabı maliyet esasını aşardı ve fark mal satılana kadar izlenirdi.

Sizin için farklı mı?

• Açılış yılının beyannamesi malı hesaba katmadan zaten verildiyse ya da mal eski kişisel eşyalarsa, tek başına veya yeni alımlarla karışık: taşınacak maliyet, açılış kayıtları ve verilmiş bir beyannamenin her türlü düzeltmesi, bir hazırlayıcının netleştirmesi gereken olgulara bağlıdır. Muhasebe kayıtları desteği alın ve bkz. geçmiş beyannamelerde eksik kalan stokun düzeltilmesi.
• Sahiplere mal için geri ödeme yapılacaksa veya sermaye hesapları maliyetin üzerinde bir değer kullanacaksa: devir bir satış olabilir ve defterler ile vergi maliyet esası birbirinden ayrılır. Kuruluş birine ödeme yapmadan önce muhasebe kayıtları desteği alın.
• Makbuzunuz yoksa: bkz. kayıt olmadan satılan malın maliyeti ve maliyeti mevcut belgelerden yeniden oluşturmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Satışın bir işletme olduğundan emin değilseniz: bkz. hobi mi işletme mi.
• İşletme, defterler başlamadan önce faaliyetteydiyse: bkz. geç başlayan defterlerde açılış bakiyeleri.
• İçeri mal değil, araba, bilgisayar veya alet taşıdıysanız: bkz. kişisel varlıkları LLC'nize koymak.
• Malı gider yazmak veya sarf malzemesi olarak izlemek istiyorsanız: bkz. küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi ve Schedule C'de satılan malın maliyeti.
• Malı hediye veya miras olarak aldıysanız: başlangıç rakamınız ödediğiniz bedel değildir. Publication 551, hediye ve miras mülk için maliyet esasını ele alır.