Stocks de départ : inscrire ce qui a été acheté avant l'ouverture

Comment inscrire des stocks de départ achetés personnellement avant l'ouverture?

Inscrivez généralement la marchandise (vos stocks d'ouverture) dans les livres de l'entreprise à ce que vous avez payé : débitez Stocks (un actif) et créditez Apport du propriétaire (capitaux propres). Aucun argent ne bouge, donc le compte bancaire de l'entreprise ne montre rien. L'écriture n'est ni un revenu ni une charge. Le coût sort de Stocks et devient le coût des marchandises vendues (le coût des unités vendues) à mesure que la marchandise se vend (Publication 334; Publication 538).

Datez la première écriture du jour où la marchandise est devenue celle de l'entreprise : le jour où vous en avez pris possession (acquis le titre de propriété) si vous l'avez achetée pour l'entreprise et que vos livres couvrent ce jour, sinon le premier jour des livres (inscrivez-la comme solde d'ouverture). Les marchandises que vous avez payées mais dont vous n'êtes pas encore propriétaire ne sont pas des stocks (26 CFR 1.471-1). Pour une société de personnes ou une société, c'est le jour où le titre est passé à l'entité, jamais le jour où un propriétaire a payé. Si votre logiciel la place dans Capitaux propres du solde d'ouverture (un compte d'attente pour les écritures d'ouverture), déplacez-la vers Apport du propriétaire (Capitaux propres du solde d'ouverture; des livres qui commencent en retard).

Tenez la liste de la marchandise article par article, avec la quantité et le coût unitaire. Si votre logiciel suit les stocks, saisissez-les de cette façon pour que chaque vente retire son coût de Stocks; une seule écriture globale ne laisse rien à retirer.

Si l'entreprise paie plus tard le solde de la carte personnelle pour la marchandise, n'inscrivez pas un nouvel achat; la marchandise est déjà dans Stocks. Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, inscrivez le paiement comme un retrait du propriétaire (un remboursement de prêt, si vous aviez inscrit un prêt) (inscrire les retraits du propriétaire). Pour une société de personnes ou une société, ce peut être une distribution, un remboursement de prêt ou le prix d'achat de la marchandise; tranchez avant de l'inscrire (voyez la section sur l'entité). Que la marchandise soit un apport ou un prêt dépend de l'entité et de la question de savoir si l'entreprise doit vous rembourser; voyez apport ou prêt du propriétaire.

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, le propriétaire et l'entreprise forment un seul contribuable aux fins de l'impôt sur le revenu (IRS); un achat par carte personnelle de marchandises que l'entreprise vend est donc un coût de l'entreprise. Aucune publication ni aucun règlement de l'IRS cité sur cette page ne traite de la marchandise achetée avant le premier jour d'activité. Le traitement présenté ici découle de la formule du coût des marchandises vendues et de la règle du coût. Une société de personnes ou une société est un contribuable distinct; voyez la section sur l'entité plus bas.

Selon la règle par défaut, la marchandise n'est pas passée en charges au moment du paiement et n'est pas un frais de démarrage : son coût est déduit au moyen du coût des marchandises vendues à mesure qu'elle se vend (article 195(c)). Certains petits vendeurs peuvent utiliser d'autres méthodes; voyez stocks ou fournitures pour les petits vendeurs. Les autres frais de démarrage sont traités dans les frais de démarrage payés personnellement.

Un cas n'est pas simple dans les situations suivantes :

• la marchandise mêle des achats neufs et des articles que vous possédez depuis des années, ou il s'agit d'une collection ou d'autres articles que vous possédiez bien avant l'ouverture;
• vous ne trouvez ni les reçus ni les relevés de carte;
• quelqu'un d'autre que le propriétaire a payé, comme un conjoint ou un proche;
• la marchandise a été achetée à l'étranger ou dans une autre devise, ou elle comportait des droits ou des frais d'importation (voyez le coût au débarquement);
• une société de personnes ou une société, et non vous seul, est propriétaire de l'entreprise;
• la déclaration de l'année d'ouverture est déjà produite;
• la marchandise a déjà été déduite une première fois, comme fournitures ou achats, dans une déclaration antérieure.

Rassemblez les reçus, les relevés de carte ou les courriels de commande qui montrent ce que vous avez acheté, qui a payé, quand et pour combien; la date d'ouverture; le type d'entité; et les déclarations déjà produites.

Qu'est-ce qui compte comme stocks de départ, et en quoi diffèrent-ils des fournitures?

Les stocks de départ sont les marchandises que vous détenez pour les revendre, plus les matières premières qui font partie de ce que vous vendez. La Publication 583 appelle stocks tout article que vous achetez et revendez. La Publication 538 énumère les marchandises, les matières premières, les travaux en cours, les produits finis et les fournitures qui font physiquement partie de l'article à vendre. Elle exclut l'équipement et les fournitures qui ne font pas partie de l'article.

Savoir si un petit vendeur peut plutôt passer la marchandise en charges est expliqué dans stocks ou fournitures pour les petits vendeurs. L'emballage et les contenants sont traités dans le coût au débarquement.

Dois-je inscrire ce que j'ai payé ou ce que la marchandise vaut maintenant?

Inscrivez ce que vous avez payé. Le coût est le prix de la facture moins les remises commerciales, plus le transport et les autres frais nécessaires pour obtenir les marchandises (26 CFR 1.471-3). La Publication 551 exprime la même idée : le coût de base américain d'un bien que vous achetez (son coût aux fins de l'impôt, rajusté pour les changements ultérieurs) est généralement ce que vous avez payé, taxe de vente et fret compris. L'IRS permet d'évaluer les stocks au coût ou au moindre du coût et de la valeur de marché, qui retient pour chaque article la plus basse des deux valeurs (instructions de l'annexe C, ligne 33). Aucune des deux méthodes ne réévalue la marchandise au-dessus du coût. (Les comptes de capital d'une société de personnes font exception; voyez la section sur l'entité.)

Selon le moindre du coût et de la valeur de marché, la « valeur de marché » est le prix d'achat habituel à la date de l'inventaire pour le volume que vous achetez d'ordinaire (Publication 538), et non le prix que vous espérez obtenir pour l'article.

Choisissez une méthode et gardez-la : les pratiques d'évaluation des stocks doivent être constantes d'une année à l'autre (Publication 538). Le fret, les droits et la taxe de vente payés sur la marchandise sont traités dans le coût au débarquement; la marchandise endommagée ou invendable est traitée dans radier des stocks invendables.

Et si la marchandise est une collection personnelle que je possède depuis des années?

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, le coût d'une collection demeure le plafond : une valeur supérieure à ce que vous avez payé n'est jamais inscrite. (Les comptes de capital d'une société de personnes fonctionnent autrement; voyez la section sur l'entité.) Les publications de l'IRS citées ici n'expliquent pas comment une collection personnelle détenue depuis longtemps est comptabilisée une fois que l'entreprise commence à la vendre; décider s'il faut la garder au coût ou à une valeur plus basse le jour où elle entre dans l'entreprise relève donc du jugement d'un préparateur de déclarations de revenus, avant la première vente.

Ce que les documents de l'IRS disent pointe vers quatre points à régler :

• Une valeur inférieure au coût reste ouverte. La Publication 551 oriente vers le chiffre le plus bas pour un bien qui passe de l'usage personnel à l'usage professionnel : la base d'amortissement est la moindre de la juste valeur marchande et du coût de base rajusté à la date du changement, et une perte ultérieure part de ce chiffre plus bas. Elle ne mentionne pas les stocks; elle guide donc sans trancher.
• Une baisse de valeur pendant que les articles étaient personnels n'est pas automatiquement une perte d'entreprise. Les déductions de pertes d'un particulier se limitent à une entreprise ou à un commerce, à une opération faite en vue d'un profit, et aux sinistres ou aux vols (article 165(c)).
• La nature de la vente peut changer. Un bien détenu principalement pour être vendu à des clients dans une entreprise n'est pas une immobilisation en capital (article 1221(a)(1)); le gain tiré de la vente de la collection par l'entreprise peut donc être un revenu d'entreprise.
• Savoir s'il s'agit d'une entreprise. Des ventes occasionnelles d'une collection n'en sont peut-être pas une; voyez passe-temps ou entreprise.

Gardez deux chiffres pour chaque article : le coût, avec son reçu, et la valeur le jour où il est entré dans l'entreprise, avec la preuve (une annonce, un guide de prix ou une évaluation). Si les anciens reçus sont perdus, voyez le coût des marchandises sans registres.

L'écriture change-t-elle pour une LLC à membre unique, une société de personnes ou une société?

L'écriture change selon l'entité. Le débit est toujours Stocks; le crédit et le traitement fiscal dépendent du mode d'imposition de l'entreprise. Une LLC suit la ligne qui correspond à son mode d'imposition : un seul membre est traité comme le même contribuable que le propriétaire (une entité ignorée), deux membres ou plus forment une société de personnes (des conjoints qui la détiennent comme bien commun peuvent la déclarer des deux façons), à moins qu'elle ne choisisse d'être traitée comme une société (IRS).

Six points pour les sociétés de personnes et les sociétés :

• Compte de capital et coût de base fiscal. Une société de personnes qui suit les règles des comptes de capital crédite le capital d'un associé de la juste valeur marchande de la marchandise le jour de l'apport (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)(d)), tandis que son coût de base fiscal reste au coût de base rajusté de l'associé. L'écart est suivi et réparti lorsque la marchandise se vend (Publication 541).
• Valeur inférieure au coût. Si la marchandise qu'une société reçoit en échange d'actions vaut moins au total que son coût de base, le coût de base de la société est plafonné à cette valeur (article 362(e)(2)). Le cédant et la société peuvent plutôt choisir de réduire le coût de base des actions du propriétaire; le choix est irrévocable et exige d'abord une entente écrite, puis une déclaration jointe à la déclaration de l'année du transfert produite à temps (prolongations comprises) (Publication 542; 26 CFR 1.362-4(d)). Dans une société de personnes, la perte latente ne compte que pour l'associé qui a fait l'apport (article 704(c)(1)(C)). Abordez ce point avec un préparateur de déclarations de revenus avant le transfert.
• Nature de la vente. Pendant cinq ans après l'apport, le gain ou la perte d'une société de personnes sur de la marchandise qui était des stocks entre les mains de l'associé est ordinaire. Sa perte sur un article qui était une immobilisation en capital entre les mains de l'associé, comme une collection personnelle, est une perte en capital, jusqu'à concurrence de la perte latente (article 724; Publication 541).
• Déclarations. Le transfert d'un bien en échange d'actions peut exiger une déclaration de la valeur et du coût de base du bien, jointe à la déclaration du propriétaire et à celle de la société pour cette année-là (26 CFR 1.351-3). Apportez au préparateur de déclarations de revenus la date du transfert, le coût et la valeur.
• Changements ultérieurs. L'arrivée d'un deuxième membre dans une LLC à membre unique en fait une société de personnes. Une LLC qui choisit d'être traitée comme une société au moyen du formulaire 8832 est réputée apporter ses actifs, marchandise comprise, à une société en échange d'actions; le choix prend effet à la date qu'il indique, soit jusqu'à 75 jours avant ou 12 mois après la date de production (26 CFR 301.7701-3). Refaites la ligne de l'entité à partir de cette date.

Si l'entité vous paie la marchandise au lieu de créditer votre capital, le transfert peut être une vente. Une société de personnes qui verse à un associé de l'argent ou une autre contrepartie dans les 2 ans avant ou après l'apport est présumée avoir acheté le bien, sauf si les faits montrent clairement le contraire (article 707(a)(2)(B); 26 CFR 1.707-3). Voyez apport ou prêt du propriétaire et les comptes de capitaux propres d'une LLC.

Où vont les stocks de départ dans l'annexe C : stocks de début ou achats?

Si vous tenez des stocks, les stocks de départ vont à la ligne 35 lorsque vous les avez achetés lors d'une année d'imposition antérieure à celle où l'entreprise commence, et à la ligne 36 lorsque vous les avez achetés durant la première année d'imposition de l'entreprise, même avant la première vente. La Publication 334 définit la ligne 35 comme le coût de la marchandise en main au début de l'année que vous vendrez, et la ligne 36 comme le coût de toute la marchandise que vous avez achetée pour la vente. Aucune publication de l'IRS citée ici ne traite de la marchandise achetée avant l'ouverture; faites donc confirmer le classement par un préparateur de déclarations de revenus.

Le coût des marchandises vendues correspond à la somme des lignes 35 à 39, moins la ligne 41 (Publication 334); l'une ou l'autre ligne met donc le même coût dans le coût des marchandises vendues; le reste de la partie III est traité dans le coût des marchandises vendues dans l'annexe C. Si une partie de la marchandise a été achetée chaque année, répartissez-la entre les deux lignes. Les stocks d'ouverture égalent généralement les stocks de clôture de l'an dernier, et toute différence doit être expliquée dans un tableau joint à la déclaration (Publication 334). Une entreprise de première année n'a pas de chiffre de l'an dernier à faire concorder; une courte note (ce qu'est la marchandise, quand vous l'avez achetée, ce qu'elle a coûté) répond à la question que pose la ligne.

Une société de personnes ou une société déclare les mêmes éléments dans le formulaire 1125-A : la ligne 1 indique les stocks au début de l'année et la ligne 2, les achats. Selon ces libellés, la marchandise que l'entité détient le premier jour de sa première année d'imposition correspond à la ligne 1, et celle qu'elle reçoit plus tard à la ligne 2. Les instructions du formulaire ne traitent pas de la marchandise apportée; faites donc confirmer le classement par un préparateur de déclarations de revenus.

Dois-je dénombrer les stocks à la fin de l'année, et une petite entreprise peut-elle s'en dispenser?

La plupart des entreprises qui achètent des marchandises pour les revendre doivent faire l'inventaire au début et à la fin de chaque année d'imposition (instructions de l'annexe C, partie III; 26 CFR 1.471-1). Une entreprise qui tient des stocks utilise généralement la méthode d'exercice pour les achats et les ventes, et peut utiliser la méthode de caisse pour tout le reste (Publication 538). Un contribuable qui est une petite entreprise peut choisir de ne pas en tenir. Cela suppose des recettes brutes annuelles moyennes de 32 000 000 $ ou moins pour les trois années d'imposition précédentes, en utilisant les années d'existence si l'entreprise est plus récente, en comptant ensemble les entreprises liées et, pour un particulier, toutes vos entreprises ou activités commerciales, à condition de ne pas être un abri fiscal (article 471(c); article 448(c); 26 CFR 1.471-1(b); instructions de l'annexe C, partie III).

Un contribuable qui est une petite entreprise et qui ne tient pas de stocks doit tout de même utiliser une méthode qui reflète clairement le revenu (instructions de l'annexe C). La méthode qui convient, et la façon d'en changer, sont expliquées dans stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

Si les livres portent un solde de Stocks, comparez-le à un dénombrement des tablettes à intervalles raisonnables (26 CFR 1.471-2(d)).

Quelles preuves du coût dois-je conserver?

Conservez, pour chaque lot, un document qui montre le montant payé et le fait qu'il s'agissait de stocks. La Publication 583 cite les chèques encaissés, les reçus de caisse, les bordereaux de vente par carte de crédit et les factures. Un relevé de carte montre le montant payé; une facture, un reçu ou un courriel de commande montre que l'achat était de la marchandise.

• Une liste de la marchandise à la date où elle est entrée dans l'entreprise : article, quantité, coût unitaire, date d'achat et document à l'appui de chaque coût. Les inventaires doivent être consignés lisiblement et conservés avec les registres comptables, et le contribuable doit convaincre l'IRS de l'exactitude des prix (26 CFR 1.471-2(e)).
• Pour la marchandise transférée à une société de personnes ou à une société, les registres d'achat du propriétaire en plus de ceux de l'entité, car le coût de base de l'entité est celui du propriétaire (article 723; article 362(a)). La Publication 583 donne la même règle de conservation des deux séries pour un bien reçu lors d'un échange non imposable.

Conservez les registres d'un bien jusqu'à la fin du délai de prescription de l'année où vous en disposez. Le délai habituel est de 3 ans après la production de la déclaration (ou sa date d'échéance, si elle est postérieure), plus long dans certains cas (Publication 583, tableau 3).

Et si mes reçus sont perdus ou si j'ai déjà produit ma déclaration sans la marchandise?

Pour des reçus perdus, reconstituez la preuve à partir des relevés de carte ou de banque, de l'historique de commandes du vendeur et des confirmations par courriel, et notez comment chaque chiffre a été trouvé; voyez les reçus perdus. Une estimation doit tout de même être appuyée, car le contribuable doit convaincre l'IRS des prix utilisés. Pour des années de revente sans registres, voyez le coût des marchandises sans registres.

Pour une déclaration déjà produite, vérifiez d'abord si la marchandise a déjà été déduite, comme fournitures ou achats. La saisir de nouveau comme stocks de début la compterait deux fois. Si elle a été omise entièrement, l'effet dépend de la part qui s'est vendue cette année-là et de la répétition de l'omission; voyez corriger les stocks manquants dans des déclarations passées.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement; les montants sont en dollars américains.

LLC à membre unique : des bougies payées avec une carte personnelle

En novembre, une propriétaire paie 4 000 $ avec une carte personnelle pour des bougies à revendre et en prend livraison le même mois. La LLC ouvre en janvier et obtient un compte bancaire en février. Elle tient des stocks au coût.

• Livres. Le premier jour des livres : débitez Stocks de 4 000 $, créditez Apport du propriétaire de 4 000 $. Aucune opération bancaire; ni revenu ni charge, et rien de déduit pour novembre.
• Année d'ouverture. Elle vend pour 7 500 $ des bougies qui ont coûté 3 000 $ et achète 2 000 $ de plus avec le compte de l'entreprise. L'annexe C montre 4 000 $ à la ligne 35, 2 000 $ à la ligne 36 et 3 000 $ à la ligne 41; le coût des marchandises vendues est donc de 3 000 $ et le bénéfice brut de 4 500 $.
• L'année suivante. La ligne 35 commence à 3 000 $, soit la ligne 41 de l'an dernier.

Si elle avait payé les 4 000 $ en janvier de l'année d'ouverture, ils seraient à la ligne 36 et la ligne 35 serait à zéro.

Une collection de cartes entre dans un nouveau magasin

Une vendeuse a acheté une collection de cartes il y a des années pour 2 500 $; elle vaut maintenant 6 000 $. Elle ouvre un magasin à propriétaire unique et met les cartes sur les tablettes. Les livres ne montrent jamais 6 000 $, car le coût et le moindre du coût et de la valeur de marché s'arrêtent tous deux au coût. Choisir de garder 2 500 $ ou un montant plus bas, et savoir si les ventes sont un revenu d'entreprise ou la vente d'une collection personnelle, dépend de la façon dont elle détenait les cartes et dont le magasin les vend. Les documents de l'IRS ne tranchent pas. Il importe de régler cela avant la première vente; un préparateur de déclarations de revenus demanderait les anciens reçus et une preuve datée de la valeur le jour où les cartes sont entrées.

Deux associés apportent de la marchandise

Chacun de deux associés a acheté 10 000 $ de marchandise à revendre et la transfère à une nouvelle société de personnes. Supposons que chaque lot vaut aussi 10 000 $ et ne comporte aucune dette. La société de personnes débite Stocks de 20 000 $ et crédite le capital de l'associé A de 10 000 $ et celui de l'associé B de 10 000 $, à la date du transfert de la marchandise. Son coût de base fiscal pour le lot de chaque associé est le coût de base rajusté de cet associé, soit 10 000 $; le capital et le coût de base fiscal concordent donc. Si un lot avait valu plus de 10 000 $, son compte de capital dépasserait le coût de base et l'écart serait suivi jusqu'à la vente de la marchandise.

Votre situation est différente?

• Une déclaration de l'année d'ouverture est déjà produite sans la marchandise, ou la marchandise est constituée de vieux articles personnels, seuls ou mêlés à des achats neufs : le coût à retenir, les écritures d'ouverture et toute correction d'une déclaration produite dépendent de faits qu'un préparateur de déclarations de revenus doit trancher. Obtenez de l'aide en tenue de livres, et voyez corriger les stocks manquants dans des déclarations passées.
• Les propriétaires seront remboursés pour la marchandise, ou les comptes de capital utiliseront une valeur supérieure au coût : le transfert peut être une vente, et les livres et le coût de base fiscal se séparent. Obtenez de l'aide en tenue de livres avant que l'entité ne paie qui que ce soit.
• Vous n'avez aucun reçu : voyez le coût des marchandises sans registres et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer le coût à partir de ce qui existe.
• Vous n'êtes pas certain que la vente soit une entreprise : voyez passe-temps ou entreprise.
• L'entreprise fonctionnait avant le début des livres : voyez des livres qui commencent en retard.
• Vous avez apporté une voiture, un ordinateur ou des outils, et non de la marchandise : voyez apporter des biens personnels dans votre LLC.
• Vous voulez passer la marchandise en charges ou la suivre comme fournitures : voyez stocks ou fournitures pour les petits vendeurs et le coût des marchandises vendues dans l'annexe C.
• Vous avez reçu la marchandise en cadeau ou en héritage : votre chiffre de départ n'est pas ce que vous avez payé. La Publication 551 traite du coût de base des biens reçus en cadeau ou en héritage.