Muhasebe Kayıtları Geç Başladığında Açılış Bakiyeleri

Muhasebe kayıtlarım başlamadan önce olan her şeyi kaydetmem gerekir mi?

Beyannamesi tamamlanıp verilmiş bir yıl için çoğu zaman hayır: verilen beyanname sağlam bir temelse, kayıtlar o yılın kapanış bilançosundan başlayabilir. Beyannamesi hâlâ verilecek olan her yıl için evet, çünkü beyanname bütün vergi yılının gelir ve giderlerini bildirir. IRS, birkaç istisna dışında kanunun belirli bir kayıt türünü zorunlu kılmadığını söyler, ancak kayıtlar beyannamede bildirilenleri desteklemelidir.

Şu durumlarda dosya basit değildir ve hiçbir şey girmeden önce bir hazırlayıcıyla netleştirmeye değer: kayıtlarınızın kapsamadığı bir yıl için beyanname verilmişse veya verilmesi gerekiyorsa, önceki bir yılın verilmiş beyannamesi yoksa, açılış bakiyeleri son verilen beyannameyle uyuşmayacaksa, ekipman hiç amortismana tabi tutulmamışsa ya da işletme parası ile kişisel para aynı hesabı paylaşmışsa. Önce şunları toplayın:

• Her banka, kart ve kredi hesabı için, vergi yılının ilk gününe kadar her aya ait birer hesap özeti.
• Her hesabın başlangıç tarihinden önceki gündeki bakiyesi.
• Satın alma tarihleri ve maliyetleriyle ekipman listesi.
• Son verilen beyanname.
• İşletme sahiplerinin işletmeye koyduğu veya işletmeden çektiği paranın kaydı.

Önceki yıllara ait belgeleri saklayın. IRS, kayıtların bir beyannamedeki geliri veya indirimleri kanıtlamak için gerekebileceği süre boyunca saklanmasını söyler ve açılış bakiyesi bunların yerini tutmaz: iş kayıtlarının ne kadar süre saklanacağı.

Hangi başlangıç tarihini seçmeliyim ve vergi yılı neden önemli?

Olağan başlangıç tarihi bir vergi yılının ilk günüdür: takvim yılı kullanan bir işletme için 1 Ocak. Vergi yılı, bir işletmenin kayıtlarını tuttuğu ve gelir ile giderlerini bildirdiği yıllık dönemdir.

• Kayıtlar beyannameyle uyuşur. Gelir ve gider hesapları her vergi yılının sonunda kapatılır; varlık, borç ve net değer hesapları ise sonraki yıla devreder. Yılın ilk gününde başlamak, ilk kâr ve zarar tablosunun tam olarak beyannamenin kapsadığı dönemi kapsamasını sağlar.
• Öz sermayeyi desteklemek daha kolaydır. Başka bir günde açmak, bu yıl şimdiye kadar kazanılan kârı açılış öz sermayesine koyar; hiçbir verilmiş beyannamede böyle bir rakam yoktur.
• Yeni bir işletme ilk gününde başlar ve yalnızca işletme sahiplerinin koyduğu sermayeyle açılır. Bütün bir yıl boyunca var olmayan bir kuruluş, var olduğu daha kısa dönem için beyanname verir. Mali yıl kullanan bir işletme, mali yılının ilk gününde başlar.

Hiç beyanname vermemiş bir işletme, belirli bir vergi yılını kullanmak zorunda olmadıkça vergi yılını ve muhasebe yöntemini ilk beyannamesiyle belirler; bu beyannameden sonra yöntemi değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir. Her iki seçimin de kendi kuralları vardır: küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu, mali yıl mı takvim yılı mı.

Açılış bakiyesine neler girer?

Açılış bakiyesi, başlangıç tarihinde her varlığın, borcun ve işletme sahibi hesabının bakiyesidir. Varlıklardan borçlar çıkınca öz sermaye kalır.

Henüz yapılmamış iş için alınan para kayıtlarda borç olabilir, ancak tahakkuk esasında bir erteleme geçerli değilse genellikle alındığında gelir sayılır: müşteri ön ödemeleri ve depozitolar.

Öz sermaye bir sonuçtur, girdi değildir. Beklenmedik biçimde büyük veya negatif çıkarsa açıklama gerekir: eksik bir hesap ya da yanlış bir rakam, negatif bir rakamda ise koyulanı gerçekten aşan zararlar veya çekimler. Opening Balance Equity.

Muhasebe kayıtlarım başlamadan önceki aylardaki işlemleri nasıl girerim?

Bunları vergi yılının ilk gününden başlayarak ay ay hesap özetlerinden girin. Kayıtların kurulduğu güne tarihlenen bir açılış bakiyesi bu ayların yerini tutmaz; bu kayıtlardan çıkarılan bir kâr ve zarar tablosu bunların gelir ve giderlerini dışarıda bırakırdı, o tablodan hazırlanan bir beyanname de öyle.

1. Açılış bakiyelerini vergi yılının ilk gününe ya da işletme daha geç başladıysa işletmenin başladığı güne ayarlayın.
2. Önceki her ayı, her ay için tek bir kaynak kullanarak banka ve kart hesap özetlerinden girin.
3. Sonraki aya başlamadan önce o ayın mutabakatını yapın. Publication 583, hesap özetinin, çek defterinin ve kayıtların uyuşması için vadesiz hesabın her ay mutabakatının yapılmasını söyler.
4. Yatırılan paraları muhasebe yöntemine göre ayırın. Nakit esasında müşteri ödemeleri alındığında gelirdir. Tahakkuk esasında, önceden kaydedilmiş bir faturaya yapılan ödeme alacağı kapatır ve yeniden gelir olmaz. İşletme sahibinin koyduğu para, krediler ve hesaplar arası aktarımlar satış değildir: hangi yatırılan paralar gelir değildir.
5. Her giderin arkasındaki faturayı veya makbuzu saklayın. Yalnızca ödeme kanıtı bir indirimi ispatlamaz: kaybolan makbuzlar.

O aylarda işletme ve kişisel para aynı hesabı paylaştıysa, girmeden önce ayırın: işletme ve kişisel paraların karışmasını düzeltme.

Kayıtlar başlamadan önce sahip olduğum ekipmanı ve diğer varlıkları nasıl değerlerim?

İşletmenin satın aldıkları için maliyeti kullanın. Maliyet esası, amortismanın hesaplandığı tutardır. Bir şahıs işletmesi sahibinin veya şahıs işletmesi olarak vergilendirilen tek üyeli LLC'nin sahibinin kişisel kullanımdan işe aktardığı bir şey için amortisman esası, kullanımın değiştiği gündeki piyasa değeri ile düzeltilmiş maliyetinden düşük olandır. Ardından, daha önce alınmış veya alınabilecek amortismanı gösterin.

Değişiklik tarihi, kayıtların başladığı gün değil, işte kullanımın başladığı gündür. Geçen yıldan beri işte kullanılan bir dizüstü bilgisayarın kullanımı geçen yıl değişmiştir; bu yüzden o günkü değeri esası belirler ve geçen yılın amortismanı zaten alınabilir durumda olabilir. Bir sahibin ortaklığa koyduğu kalem genellikle sahibin düzeltilmiş maliyet esasını korur (26 U.S.C. § 723). Hisse karşılığı nitelikli bir değişimle (section 351; hemen ardından kontrol gerektirir) şirkete konan kalem de genellikle öyledir; ancak kalemlerin toplam değeri sahibin onlardaki esasından düşükse, şirketin esası piyasa değeriyle sınırlıdır. Sahip ve şirket bunun yerine yazılı olarak sahibin hisse esasını düşürmek konusunda anlaşabilir; bu seçim, devir yılının zamanında verilen asıl beyannamesine eklenen bir beyanla yapılır ve geri alınamaz (26 U.S.C. § 362(e)(2), 26 CFR 1.362-4, Publication 542). Şirket olarak vergilendirilen bir LLC, tek sahibi olsa bile bu şirket kuralına tabidir. Hangi kuralın geçerli olduğuna hazırlayıcı karar verir: kişisel varlıkları LLC'nize koyma.

Section 179 gibi bir hükümle tamamen gider yazılan ekipman da listede yer almaya devam eder: maliyet esasını geri kazanmıştır; bu yüzden maliyetiyle ve maliyetine eşit birikmiş amortismanla gösterilir.

Önceki bir beyanname amortismanı atladıysa, maliyet yine de alınabilir olan kadar düşürülür. Önceki bir yıl alınabilir olan amortisman, cari yıl beyannamesinde telafi edilemez; bunu düzeltme beyannamesi veya muhasebe yöntemi değişikliği düzeltir ve hangisinin geçerli olduğu olgulara bağlıdır (Publication 946): kayıp bir amortisman çizelgesini yeniden oluşturma.

Açılış bakiyesi olarak birikmiş amortisman veya itfa için yevmiye kaydı nedir?

Birikmiş amortisman, banka bakiyesini, borçları ve öz sermayeyi de içeren tek açılış kaydının içinde, ekipmanın maliyetinin yanında alacak bakiyesi olarak girer. Cari yılın gideri değildir: önceki yılların amortismanı o yıllara aittir.

• Her varlığı borçlandırın: banka bakiyesi, maliyetiyle ekipman, maliyetiyle stok.
• Birikmiş amortismanı ve her borcu alacaklandırın. Aradaki fark için öz sermayeyi alacaklandırın; fark açıksa borçlandırın.
• Çift taraflı kayıt gereği toplam borçlar toplam alacaklara eşittir.

Birikmiş itfa, işe başlama giderleri gibi maddi olmayan varlıklar için aynı şekilde çalışır: varlığı tam maliyetiyle borçlandırın, zaten indirilen kısım için birikmiş itfayı alacaklandırın. Ekipman için kullanılan kelime amortismandır. Örnek bölümü amortisman kaydını rakamlarla gösterir.

İşletme sahiplerinin başlangıçtan önce koyduğu veya çektiği parayı nasıl ele alırım?

Bir sahibin sahip sıfatıyla koyduğu veya çektiği para ne gelirdir ne de gider. Şahıs işletmesi sahibinin çekimleri, sahip işletmede çalışsa bile çekimdir. Bir şirketin orada çalışan bir sahibe ödemesi genellikle bordrodan geçer. Bir ortağın hizmet ödemeleri ortaklık kurallarını izler; garanti edilmiş ödemeler, ortaklık gelirine bakılmaksızın belirlenenlerdir (26 U.S.C. § 707(c)). Önceki yıllar için bu zaten açılış öz sermayesinin içindedir. Hesap özetlerinden girdiğiniz cari yıl ayları için her aktarımı sermaye katkısı veya çekim olarak kaydedin.

Bir sahibin koyduğu paranın kredi mi sermaye mi olduğu hem kayıtları hem beyannameyi değiştirir. Hangisi olduğunu hiçbir evrak göstermiyorsa, açılış kaydından önce bir hazırlayıcıyla netleştirin: sahip katkısı mı kredi mi, hissedarlara krediler ve ortak sermaye hesapları.

Daha önce beyanname verdiysem, açılış bakiyelerim son beyannameyle nasıl örtüşür?

Varsa son verilen beyannamedeki bilançoyla (Schedule L) toplamları karşılaştırın. Şahıs işletmesi sahibinin beyannamesinde bu yoktur.

Form 1065, 1120-S ve 1120 talimatlarının hepsi, Schedule L bilançolarının defter ve kayıtlarla uyuşması gerektiğini söyler. Önceki beyanname kayıt tutulmadan hazırlandıysa, Schedule L'si hesap özetlerinin desteklemediği tahminlere dayanıyor olabilir.

Açılış bakiyeleri verilen Schedule L'den farklıysa, uyuşmaya zorlamak veya aradaki farkı her şeyi toplayan bir öz sermaye hesabında bırakmak farkı gizler. Farkı ve nedenini yazmak onu görünür tutar. Verilen bir beyannamedeki hatayı gösteren bir fark, hazırlayıcının kararıdır: dağıtılmamış kârın geçen yılın beyannamesiyle uyuşmaması. Eski bir muhasebeciden veya yazılımdan taşınan kayıtlar için muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri rehberini kullanın.

Açılış gününden önce ne harcadım ve işe başlama giderleri nasıl ele alınır?

İşletme başlamadan önce yapılan harcama genellikle işe başlama giderdir: bir kısmı ilk yıl indirilir, kalanı 180 ay boyunca yayılır. Kayıtlarınızın başladığı gün işletmenizin başladığı gün değildir; vergi kuralları işletmenin başlangıç tarihini esas alır. İşletme başladıktan sonra ama kayıtlarınız başlamadan önceki faaliyet giderleri, ancak şimdi kaydetseniz bile muhasebe yönteminin atadığı yıla aittir. Ekipman, stok ve diğer sermaye harcamaları kendi kurallarını izler.

İşe başlama giderleri, iş faaliyetleri fiilen başlamadan önce yaptığınız harcamalardır. Zaten çalışan bir işletmede indirilebilir olacaklarsa sayılırlar; faiz, vergiler ve araştırma giderleri kendi kurallarını izler (26 U.S.C. § 195(c)). Bir şirket veya ortaklık için şirket kuruluş giderlerine ilişkin paralel bir kural vardır. Ekipman farklıdır: maliyeti genellikle amortisman yoluyla geri kazanılır.

Kayıtlarda, işe başlama giderlerinden henüz indirilmemiş kısım, açılış bakiyesinde ayrı bir varlıktır. Section 195, bir işletmenin ne zaman başladığına dair bir test vermez; yalnızca satın alınan bir işletmenin satın aldığınız anda başladığını söyler. Bu tarih belirsizse ya da giderler büyükse, açılış kayıtlarından önce netleştirin. Tutarlar ve seçim: LLC veya şahıs işletmesi için işe başlama giderleri. Kişisel olarak ödenen giderler: LLC'den önce kişisel olarak ödenen işe başlama giderleri.

Açılış bakiyelerinin doğru olduğunu nasıl kontrol ederim?

Açılış bakiyeleri, yeni kayıtlar hesap özetleriyle, varlık listesiyle ve son verilen beyannameyle uyuştuğunda ya da her fark yazılıp açıklandığında doğrudur.

Doğru bakiyeden başlamayan bir ilk mutabakat: mutabakat açılış bakiyesi yanlış. Süregelen kapanış rutini: ay sonu kapanış kontrol listesi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Serbest çalışan bir yazılımcı kayıtlarına Temmuz'da başlıyor

Bir yazılımcı 1 Şubat'ta serbest çalışmaya başlıyor ve Haziran sonuna kadar müşterilerden $40.000 alıyor; $4.000 da yazılım ve abonelik gideri oluyor. Kayıtlarına Temmuz'da başlıyor. Schedule C'si bütün yılı kapsadığı için başlangıç tarihini 1 Şubat'a ve açılış bakiyesini sıfıra ayarlıyor, ardından Şubat'tan Haziran'a kadar olan ayları banka hesap özetlerinden giriyor. Kayıtları 1 Temmuz'da bir banka bakiyesiyle açmak, bu beş ayı kâr ve zarar tablosunun dışında bırakır ve kayıtlardan çıkarılan bir Schedule C $40.000'ı atlardı. Yıllardır serbest çalışıyor ve geçen yılın beyannamesi verilmiş olsaydı, açılış bakiyelerini geçen yılın 31 Aralık'ına hesap özetlerinden ve varlık listesinden ayarlar, Ocak'tan Haziran'a kadar olan ayları banka hesap özetlerinden girerdi.

İki üyeli bir LLC kayıtlarını 1 Ocak'ta açıyor

Eşit paylı iki ortak, eşit sermaye katkıları ve eşit çekimlerle kayıtlarına 1 Ocak'ta başlıyor. Hesap özetleri bankada $12.000 ve bir kredide ödenecek $5.000 gösteriyor. Varlık listesi, $8.000'a satın alınmış ve bugüne kadar $3.000 amortismanı olan ekipmanı gösteriyor. Öz sermaye geriye kalandır: $12.000 + $8.000 − $3.000 − $5.000 = $12.000, yani kişi başı $6.000. Katkıları veya çekimleri farklı olsaydı, her sermaye hesabı kendi katkılarını, kâr payını ve çekimlerini izlerdi.

$5.000'lık net ekipman ve $12.000'lık toplam sermaye daha sonra son verilen Schedule L ile ve ortakların Schedule K-1'lerindeki yıl sonu sermayeleriyle karşılaştırılır. Schedule L gerekmiyorsa karşılaştırılacak bir şey yoktur; kanıt hesap özetleri ve varlık listesidir.

Bir dizüstü bilgisayar şahıs işletmesi sahibinin işine geçiyor

Bir şahıs işletmesi sahibi kişisel kullanım için $1.800'a bir dizüstü bilgisayar almıştı. İşte kullanmaya başladığında değeri $900. Amortisman esası ikisinden düşük olandır, yani $900. Açılış kaydı ekipman için borç ve sahibin öz sermayesi için alacaktır, ikisi de $900. Diğer $900 amortismana tabi tutulamaz ve sonraki bir satış, kâr için ve zarar için farklı esas kuralları kullanır (Publication 551).

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kayıtlarınızın kapsamadığı bir yıl için beyanname vermek gerekiyor ya da verilmiş bir beyanname sağlam olmayabilir: hangi başlangıç tarihinin kullanılacağı, önceki ayların hangilerinin yeniden oluşturulacağı ve kayıt öncesi bakiyelerin nasıl alınacağı, olgulara bağlı yargı gerektiren konulardır. Gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe desteği sayfalarına bakın.
• Önceki yıllara ait beyannameler hiç verilmedi: verilmemiş işletme beyannameleri rehberine bakın.
• Açılış bakiyeleri verilen bir beyannameyle örtüşmüyor ya da bir öz sermaye hesabında büyük, açıklanamayan bir tutar duruyor: dağıtılmamış kârın geçen yılın beyannamesiyle uyuşmaması, Opening Balance Equity ve muhasebe desteği sayfalarına bakın.
• Eski bir muhasebecinin raporları veya önceki bir dosya elinizde: muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri rehberini kullanın.
• Açılıştan önce satmak için malı kendi paranızla aldınız: daha önce sahip olduğunuz stoğu başlatma rehberine bakın.
• Amortisman hiç alınmadı ya da varlık listesi kayboldu: kayıp bir amortisman çizelgesini yeniden oluşturma ve muhasebe desteği sayfalarına bakın.
• Ortakların sermayesi hiç izlenmedi: ortaklık sermaye hesaplarını yeniden oluşturma ve muhasebe desteği sayfalarına bakın.
• İşletme bir kiralık mülk: kiralık mülk kayıtlarının tamamlanması rehberine bakın.
• ABD şirketine ABD dışından sahipsiniz: yabancı sahipli bir ABD şirketi için muhasebe kayıtları rehberine bakın.
• O aylarda çalışan ödediniz veya satış vergisi tahsil ettiniz: bordro vergisinde gecikme ve tahsil edilmemiş satış vergisinin tamamlanması sayfalarına bakın.
• Temizlik mi yapacağınızdan, kayıtları mı tamamlayacağınızdan yoksa yeni bir dosya mı açacağınızdan emin değilsiniz: kayıtları temizleme mi sıfırdan başlama mı rehberine bakın.
• İşletme Kanada'da: şahıs işletmesini şirketleştirdikten sonra kayıtlar ve Kanada'da geride kalan kayıtlar sayfalarına bakın.