רישום מלאי פתיחה: מלאי שנרכש לפני פתיחת העסק

איך רושמים מלאי פתיחה שקניתי באופן אישי לפני הפתיחה?

בדרך כלל רושמים את המלאי (מלאי הפתיחה שלכם) בספרי העסק לפי מה ששילמתם: חיוב מלאי (נכס) וזיכוי הזרמת הון של הבעלים (הון עצמי). לא עובר כסף, ולכן חשבון הבנק של העסק לא מציג דבר. הרישום אינו הכנסה ואינו הוצאה. העלות יוצאת מהמלאי והופכת לעלות המכר (עלות היחידות שמכרתם) ככל שהמלאי נמכר (פרסום 334; פרסום 538).

תארכו את הרישום הראשון ליום שבו המלאי הפך לשל העסק: היום שבו קיבלתם בעלות (title) אם קניתם אותו בשביל העסק והספרים מכסים את היום הזה, ואחרת היום הראשון של הספרים (רשמו אותו כיתרת פתיחה). טובין ששילמתם עליהם ועדיין אינם בבעלותכם אינם מלאי (⁦26 CFR 1.471-1⁩). בשותפות או בחברה זה היום שבו הבעלות עברה לישות, לא היום שבו בעלים שילם. אם התוכנה שלכם רושמת אותו ב-⁠Opening Balance Equity (חשבון ביניים לרישומי פתיחה), העבירו אותו להזרמת הון של הבעלים (הון פתיחה (Opening Balance Equity); ספרים שמתחילים באיחור).

שמרו רשימת מלאי פריט אחר פריט, עם כמות ועלות ליחידה. אם התוכנה שלכם מנהלת מלאי, הזינו אותו כך, כדי שכל מכירה תוציא את העלות שלה מהמלאי; רישום אחד בסכום כולל לא משאיר מה להוציא.

אם העסק משלם אחר כך את חשבון הכרטיס האישי על המלאי, אל תרשמו רכישה חדשה; המלאי כבר נמצא ב-⁠Inventory. בעסק יחידני או ב-⁠LLC עם חבר אחד, רשמו את התשלום כמשיכת בעלים (פירעון הלוואה, אם רשמתם הלוואה) (רישום משיכות בעלים). בשותפות או בחברה זו יכולה להיות חלוקה, פירעון הלוואה או מחיר רכישת המלאי; הכריעו איזה מהם לפני הרישום (ראו את הסעיף על סוג הישות). אם המלאי הוא הזרמת הון או הלוואה תלוי בסוג הישות ובשאלה אם העסק אמור להחזיר לכם; ראו הזרמת הון או הלוואה.

בעסק יחידני או ב-⁠LLC עם חבר אחד, הבעלים והעסק הם נישום אחד לצורכי מס הכנסה (IRS), ולכן רכישה בכרטיס אישי של טובין שהעסק מוכר היא עלות של העסק. אף פרסום או תקנה של IRS שמצוטטים בעמוד הזה אינם עוסקים במלאי שנרכש לפני יום העסקים הראשון. הטיפול כאן נובע מנוסחת עלות המכר וכלל העלות. שותפות או חברה הן נישום נפרד; ראו את הסעיף על סוג הישות בהמשך.

לפי כלל ברירת המחדל, מלאי אינו נרשם כהוצאה בעת התשלום ואינו הוצאת הקמה: עלותו מנוכה דרך עלות המכר ככל שהוא נמכר (סעיף ⁦195(c)⁩). מוכרים קטנים מסוימים רשאים להשתמש בשיטות אחרות; ראו מלאי או ציוד מתכלה למוכרים קטנים. הוצאות הקמה אחרות מוסברות ב-הוצאות הקמה ששולמו באופן אישי.

מקרה אינו פשוט אם:

• המלאי מערבב רכישות חדשות עם פריטים שהיו בבעלותכם שנים, או שהוא אוסף או פריטים אחרים שהיו שלכם הרבה לפני הפתיחה;
• אינכם מוצאים קבלות או דפי חשבון של כרטיס;
• מישהו שאינו הבעלים שילם, כמו בן או בת זוג או קרוב משפחה;
• המלאי נרכש בחו״ל או במטבע אחר, או שהגיע עם מכס או עלויות יבוא (ראו עלות מלאי ברגע ההגעה);
• הבעלים של העסק הם שותפות או חברה ולא אתם לבדכם;
• הדוח של שנת הפתיחה כבר הוגש;
• המלאי כבר נוכה פעם אחת, כציוד מתכלה או כרכישות, בדוח קודם.

אספו קבלות, דפי חשבון של כרטיס או מיילים של הזמנות שמראים מה קניתם, מי שילם, מתי ובכמה; את תאריך הפתיחה; את סוג הישות; ואת הדוחות שהוגשו.

מה נחשב למלאי פתיחה, ומה ההבדל בינו לבין ציוד מתכלה?

מלאי פתיחה הוא טובין שאתם מחזיקים למכירה חוזרת, ועוד חומרי גלם שהופכים לחלק ממה שאתם מוכרים. פרסום 583 מכנה מלאי כל פריט שקונים ומוכרים מחדש. פרסום 538 מונה סחורה, חומרי גלם, עבודה בתהליך, מוצרים מוגמרים וציוד מתכלה שהופך פיזית לחלק מהפריט שנמכר. הוא מוציא ציוד וציוד מתכלה שאינו הופך לחלק מהפריט.

אם מוכר קטן רשאי לרשום מלאי כהוצאה במקום זאת, מוסבר ב-מלאי או ציוד מתכלה למוכרים קטנים. אריזות וכלים מוסברים ב-עלות מלאי ברגע ההגעה.

האם לרשום את מה ששילמתי או את שווי המלאי היום?

רשמו את מה ששילמתם. העלות היא מחיר החשבונית פחות הנחות מסחריות, ועוד הובלה ועלויות הכרחיות אחרות להבאת הטובין (⁦26 CFR 1.471-3⁩). אותו רעיון מופיע ב-פרסום 551: בסיס העלות של נכס שקונים (עלותו לצורכי מס, מותאמת לשינויים מאוחרים) הוא בדרך כלל מה ששילמתם, כולל מס מכירה והובלה. IRS מתיר מלאי לפי עלות או לפי הנמוך מבין העלות ושווי השוק, שמעריך כל פריט לפי הנמוך מבין השניים (הוראות Schedule C, שורה 33). אף אחת מהשיטות אינה מעלה מלאי מעל העלות. (חשבונות ההון של שותפות הם היוצא מן הכלל; ראו את הסעיף על סוג הישות.)

בשיטת הנמוך מבין העלות ושווי השוק, “שווי שוק” פירושו מחיר ההצעה הרגיל ביום ספירת המלאי עבור הכמות שאתם קונים בדרך כלל (פרסום 538), ולא המחיר שאתם מקווים לקבל על הפריט.

בחרו שיטה אחת והישארו איתה: נוהלי מלאי חייבים להיות עקביים משנה לשנה (פרסום 538). הובלה, מכס ומס מכירה ששולמו על מלאי מוסברים ב-עלות מלאי ברגע ההגעה; מלאי פגום או מת מוסבר ב-מחיקת מלאי שאינו נמכר.

מה אם המלאי הוא אוסף אישי שהיה שלי שנים?

בעסק יחידני או ב-⁠LLC עם חבר אחד, העלות של אוסף היא עדיין התקרה: ערך מעל מה ששילמתם אינו נרשם לעולם. (חשבונות ההון של שותפות פועלים אחרת; ראו את הסעיף על סוג הישות.) הפרסומים של IRS המצוטטים כאן אינם אומרים איך מטפלים באוסף אישי ותיק כשהעסק מתחיל למכור אותו, ולכן ההכרעה אם לרשום עלות או ערך נמוך יותר ביום שבו הוא נכנס לעסק היא שיקול דעת של מכין דוחות לפני המכירה הראשונה.

מה שחומרי IRS כן אומרים מצביע על ארבעה דברים להכריע בהם:

• ערך מתחת לעלות פתוח. פרסום 551 מכוון לסכום הנמוך יותר עבור נכס שעבר משימוש אישי לשימוש עסקי: בסיס הפחת הוא הנמוך מבין שווי השוק ההוגן ובסיס העלות המותאם ביום השינוי, והפסד מאוחר יותר מתחיל מהסכום הנמוך. הוא אינו מזכיר מלאי, ולכן הוא מכוון ולא מכריע.
• ירידת ערך בזמן שהפריטים היו אישיים אינה אוטומטית הפסד עסקי. ניכויי הפסד של אדם פרטי מוגבלים לעסק, לעסקה שנעשתה למטרת רווח ולנזק מקרי או גניבה (סעיף ⁦165(c)⁩).
• אופי המכירה יכול להשתנות. נכס שמוחזק בעיקר למכירה ללקוחות בעסק אינו נכס הון (סעיף ⁦1221(a)(1)⁩), ולכן רווח ממכירת האוסף דרך העסק עשוי להיות הכנסה עסקית.
• האם זה בכלל עסק. מכירות מזדמנות של אוסף אולי אינן עסק; ראו תחביב או עסק.

שמרו שני מספרים לכל פריט: העלות, עם הקבלה שלה, והשווי ביום שבו נכנס לעסק, עם הראיה (מודעה, מחירון או הערכת שווי). אם הקבלות הישנות אבדו, ראו עלות המכר בלי רישומים.

האם הרישום משתנה ב-⁠LLC עם חבר אחד, בשותפות או בחברה?

הרישום משתנה לפי סוג הישות. החיוב הוא תמיד מלאי; הזיכוי והטיפול במס תלויים באופן שבו העסק ממוסה. LLC עוקב אחרי השורה שמתאימה לאופן שבו הוא ממוסה: חבר אחד נחשב לאותו נישום כמו הבעלים (ישות שאינה מוכרת לצורכי מס, disregarded entity), שניים או יותר הם שותפות (בני זוג שמחזיקים בו כרכוש משותף רשאים לדווח בדרך אחת או אחרת), אלא אם הוא בוחר בטיפול כחברה (IRS).

שש נקודות לשותפויות ולחברות:

• חשבון הון לעומת בסיס עלות לצורכי מס. שותפות שפועלת לפי כללי חשבון ההון מזכה את ההון של שותף בשווי השוק ההוגן של המלאי ביום שהוא מועבר (⁦26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)(d)⁩), ואילו בסיס העלות שלה לצורכי מס נשאר בסיס העלות המותאם של השותף. הפער נרשם ומוקצה כשהמלאי נמכר (פרסום 541).
• ערך מתחת לעלות. אם המלאי שחברה מקבלת תמורת מניות שווה בסך הכול פחות מבסיס העלות שלו, בסיס העלות של החברה מוגבל לאותו ערך (סעיף ⁦362(e)(2)⁩). המעביר והחברה יכולים לבחור במקום זאת להפחית את בסיס העלות של מניות הבעלים; הבחירה בלתי הפיכה, וצריך קודם הסכם בכתב והצהרה לצד הדוח שהוגש במועד (כולל הארכות) לשנת ההעברה (פרסום 542; ⁦26 CFR 1.362-4(d)⁩). בשותפות ההפסד המובנה נחשב רק לשותף שהעביר (סעיף ⁦704(c)(1)(C)⁩). העלו זאת עם מכין דוחות לפני ההעברה.
• אופי המכירה. במשך חמש שנים אחרי ההעברה, רווח או הפסד של שותפות על מלאי שהיה מלאי בידי השותף הוא רגיל. הפסד שלה על פריט שהיה נכס הון בידי השותף, כמו אוסף אישי, הוא הפסד הון, עד להפסד המובנה (סעיף 724; פרסום 541).
• הצהרות. העברת נכס תמורת מניות עשויה לדרוש הצהרה על שווי הנכס ובסיס העלות שלו עם הדוח של הבעלים ועם הדוח של החברה לאותה שנה (⁦26 CFR 1.351-3⁩). הביאו למכין הדוחות את תאריך ההעברה, העלות והשווי.
• שינויים מאוחרים. חבר שני שמצטרף ל-⁠LLC עם חבר אחד הופך אותו לשותפות. LLC שבוחר בטיפול כחברה בטופס 8832 נחשב כמי שמעביר את נכסיו, כולל המלאי, לחברה תמורת מניות; הבחירה נכנסת לתוקף בתאריך שהיא מציינת, עד 75 ימים לפני או 12 חודשים אחרי תאריך ההגשה (⁦26 CFR 301.7701-3⁩). חזרו על שורת הישות מאותו תאריך.

אם הישות משלמת לכם על המלאי במקום לזכות את ההון שלכם, ההעברה עשויה להיות מכירה. שותפות ששילמה לשותף כסף או תמורה אחרת בתוך 2 שנים לפני ההעברה או אחריה, נחשבת כמי שקנתה את הנכס, אלא אם העובדות מראות בבירור אחרת (סעיף ⁦707(a)(2)(B)⁩; ⁦26 CFR 1.707-3⁩). ראו הזרמת הון או הלוואה ו-חשבונות הון עצמי ב-⁠LLC.

איפה מלאי הפתיחה נרשם ב-⁠Schedule C: מלאי התחלתי או רכישות?

אם אתם מנהלים מלאי, מלאי פתיחה נרשם בשורה 35 כשקניתם אותו בשנת מס מוקדמת יותר משנת תחילת העסק, ובשורה 36 כשקניתם אותו בשנת המס הראשונה של העסק, אפילו לפני המכירה הראשונה. פרסום 334 מגדיר את שורה 35 כעלות הסחורה שבמלאי בתחילת השנה ושתמכרו, ואת שורה 36 כעלות כל הסחורה שקניתם למכירה. אף פרסום של IRS שמצוטט כאן אינו עוסק במלאי שנרכש לפני הפתיחה, ולכן אשרו את המיקום עם מכין דוחות.

עלות המכר היא שורות 35 עד 39 מחוברות, פחות שורה 41 (פרסום 334), ולכן כל אחת מהשורות מכניסה את אותה עלות לעלות המכר; שאר חלק III מוסבר ב-עלות המכר ב-⁠Schedule C. אם חלק מהמלאי נקנה בכל שנה, חלקו בין שתי השורות. מלאי פתיחה שווה בדרך כלל למלאי הסגירה של השנה שעברה, וכל הפרש חייב להיות מוסבר בלוח שמצורף לדוח (פרסום 334). לעסק בשנתו הראשונה אין נתון משנה שעברה להתאים אליו; הערה קצרה (מהו המלאי, מתי קניתם אותו, מה עלותו) עונה על השאלה ששורה זו שואלת.

שותפות או חברה מדווחות על אותם רכיבים ב-טופס ⁦1125-A⁩: שורה 1 היא מלאי בתחילת השנה ושורה 2 היא רכישות. לפי התוויות האלה, מלאי שהישות מחזיקה ביום הראשון של שנת המס הראשונה שלה מתאים לשורה 1, ומלאי שהיא מקבלת מאוחר יותר מתאים לשורה 2. הוראות הטופס אינן עוסקות במלאי שהועבר, ולכן אשרו את המיקום עם מכין דוחות.

האם חייבים לספור מלאי בסוף השנה, והאם עסק קטן יכול לדלג על כך?

רוב העסקים שקונים טובין למכירה חוזרת חייבים לערוך מלאי בתחילת כל שנת מס ובסופה (הוראות Schedule C, חלק III; ⁦26 CFR 1.471-1⁩). עסק שמנהל מלאי משתמש בדרך כלל בשיטת צבירה לרכישות ולמכירות, ורשאי להשתמש בשיטת מזומן לכל השאר (פרסום 538). נישום עסק קטן רשאי לבחור שלא לנהל מלאי. פירוש הדבר תקבולים ברוטו ממוצעים בשנה של ⁦$32,000,000⁩ או פחות בשלוש שנות המס הקודמות, כשבודקים את השנים שהעסק קיים אם הוא חדש יותר, מצרפים עסקים קשורים ולאדם פרטי את כל העסקים שלו, ושאינו מקלט מס (סעיף ⁦471(c)⁩; סעיף ⁦448(c)⁩; ⁦26 CFR 1.471-1(b)⁩; הוראות Schedule C, חלק III).

נישום עסק קטן שמדלג על המלאי עדיין חייב להשתמש בשיטה שמשקפת את ההכנסה בבירור (הוראות Schedule C). איזו שיטה מתאימה ואיך עוברים אליה מוסבר ב-מלאי או ציוד מתכלה למוכרים קטנים.

אם בספרים יש יתרת מלאי, בדקו אותה מול ספירת המדף במרווחי זמן סבירים (⁦26 CFR 1.471-2(d)⁩).

איזו הוכחת עלות לשמור?

שמרו, לכל פריט שנרכש בנפרד, מסמך שמראה את הסכום ששולם ושהוא היה למלאי. פרסום 583 מזכיר שיקים מבוטלים, קבלות קופה, שוברי כרטיס אשראי וחשבוניות. דף חשבון של כרטיס מראה את הסכום ששולם; חשבונית, קבלה או מייל הזמנה מראים שהרכישה הייתה מלאי.

• רשימת מלאי ליום שבו המלאי נכנס לעסק: פריט, כמות, עלות ליחידה, תאריך הרכישה והמסמך שמאחורי כל עלות. מלאי חייב להירשם באופן קריא ולהישמר עם רישומי החשבונאות, והנישום חייב לשכנע את IRS בנכונות המחירים (⁦26 CFR 1.471-2(e)⁩).
• עבור מלאי שהועבר לשותפות או לחברה, שמרו את רישומי הרכישה של הבעלים בעצמו וגם של הישות, כי בסיס העלות של הישות הוא בסיס העלות של הבעלים (סעיף 723; סעיף ⁦362(a)⁩). פרסום 583 קובע את אותו כלל של שמירת שניהם לנכס שהתקבל בהחלפה שאינה חייבת במס.

שמרו רישומים על נכס עד שתקופת ההתיישנות מסתיימת לשנה שבה מסלקים אותו. התקופה הרגילה היא 3 שנים אחרי הגשת הדוח (או מועד ההגשה שלו, אם הוא מאוחר יותר), ובמקרים מסוימים ארוכה יותר (פרסום 583, טבלה 3).

מה אם הקבלות אבדו או שכבר הגשתי דוח בלי המלאי?

לקבלות שאבדו, שחזרו את ההוכחה מדפי חשבון של כרטיס או בנק, מהיסטוריית ההזמנות של המוכר ומאישורי מייל, ושמרו הערה על איך נמצא כל נתון; ראו קבלות אבודות להוצאות עסקיות. גם הערכה צריכה להיות מגובה, כי הנישום חייב לשכנע את IRS במחירים שבהם השתמש. לשנים של מכירה חוזרת בלי רישומים, ראו עלות המכר בלי רישומים.

בדוח שהוגש, בדקו קודם אם המלאי כבר נוכה, כציוד מתכלה או כרכישות. הזנה נוספת שלו כמלאי פתיחה תספור אותו פעמיים. אם הוא הושמט לגמרי, ההשפעה תלויה בכמה ממנו נמכר באותה שנה ואם ההשמטה חזרה על עצמה; ראו תיקון מלאי שחסר בדוחות קודמים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

LLC עם חבר אחד: נרות בכרטיס אישי

בנובמבר בעלת עסק משלמת ⁦$4,000⁩ בכרטיס אישי על נרות למכירה חוזרת וקולטת אותם באותו חודש. ה-⁠LLC נפתח בינואר ומקבל חשבון בנק בפברואר. היא מנהלת מלאי לפי עלות.

• הספרים. ביום הראשון של הספרים: חיוב מלאי ⁦$4,000⁩, זיכוי הזרמת הון של הבעלים ⁦$4,000⁩. אין פעולה בבנק; לא הכנסה, לא הוצאה, ולא מנוכה דבר בגין נובמבר.
• שנת הפתיחה. היא מוכרת נרות שעלותם ⁦$3,000⁩ ב-⁠⁦$7,500⁩ וקונה עוד ⁦$2,000⁩ מחשבון העסק. ב-⁠Schedule C מופיעים שורה 35 ⁦$4,000⁩, שורה 36 ⁦$2,000⁩ ושורה 41 ⁦$3,000⁩, ולכן עלות המכר היא ⁦$3,000⁩ והרווח הגולמי ⁦$4,500⁩.
• השנה הבאה. שורה 35 מתחילה ב-⁠⁦$3,000⁩, שורה 41 של השנה שעברה.

אילו שילמה את ⁦$4,000⁩ בינואר של שנת הפתיחה, הסכום היה בשורה 36 ושורה 35 הייתה אפס.

אוסף קלפים עובר לחנות חדשה

מוכרת קנתה לפני שנים אוסף קלפים ב-⁠⁦$2,500⁩; כיום הוא שווה ⁦$6,000⁩. היא פותחת חנות עם בעלים אחד ומניחה את הקלפים על המדפים. הספרים לא יציגו לעולם ⁦$6,000⁩, כי גם העלות וגם הנמוך מבין העלות ושווי השוק נעצרים בעלות. אם לרשום ⁦$2,500⁩ או סכום נמוך יותר, ואם המכירות הן הכנסה עסקית או מכירה של אוסף אישי, תלוי באופן שבו החזיקה את הקלפים ובאופן שבו החנות מוכרת אותם. חומרי IRS אינם מכריעים בכך. חשוב להכריע לפני המכירה הראשונה; מכין דוחות יבקש את הקבלות הישנות ורישום מתוארך של השווי ביום שבו הקלפים נכנסו.

שני שותפים מביאים מלאי

כל אחד משני שותפים קנה מלאי למכירה חוזרת ב-⁠⁦$10,000⁩ ומעביר אותו לשותפות חדשה. נניח שכל חלקה שווה גם היא ⁦$10,000⁩ ואינה נושאת חוב. השותפות מחייבת מלאי ⁦$20,000⁩ ומזכה הון של שותף א׳ ⁦$10,000⁩ והון של שותף ב׳ ⁦$10,000⁩, בתאריך שבו המלאי מועבר. בסיס העלות שלה לצורכי מס בחלקה של כל שותף הוא בסיס העלות המותאם של אותו שותף, ⁦$10,000⁩, ולכן ההון ובסיס העלות תואמים. אילו חלקה הייתה שווה יותר מ-⁠⁦$10,000⁩, חשבון ההון שלה היה עולה על בסיס העלות והפער היה נרשם עד שהמלאי נמכר.

המצב שלכם שונה?

• דוח שנת הפתיחה כבר הוגש בלי המלאי, או שהמלאי הוא פריטים אישיים ישנים, לבדם או מעורבבים עם רכישות חדשות: העלות לרישום, רישומי הפתיחה וכל תיקון לדוח שהוגש תלויים בעובדות שמכין דוחות צריך להכריע. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות, וראו תיקון מלאי שחסר בדוחות קודמים.
• הבעלים יקבלו החזר על המלאי, או שחשבונות ההון ישתמשו בערך שמעל העלות: ההעברה עשויה להיות מכירה, והספרים ובסיס העלות לצורכי מס נפרדים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שהישות משלמת למישהו.
• אין לכם קבלות: ראו עלות המכר בלי רישומים וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לשחזר עלות ממה שקיים.
• אינכם בטוחים שהמכירה היא עסק: ראו תחביב או עסק.
• העסק פעל לפני שהספרים התחילו: ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור.
• הכנסתם לעסק מכונית, מחשב או כלים, לא מלאי: ראו הכנסת נכסים אישיים ל-⁠LLC.
• אתם רוצים לרשום מלאי כהוצאה או לנהל אותו כציוד מתכלה: ראו מלאי או ציוד מתכלה למוכרים קטנים ו-עלות המכר ב-⁠Schedule C.
• קיבלתם את המלאי במתנה או בירושה: נקודת ההתחלה שלכם אינה מה ששילמתם. פרסום 551 מסביר את בסיס העלות של מתנות ושל נכסים בירושה.