Estoque inicial: registrar mercadorias compradas antes de abrir

Como registro o estoque inicial que comprei pessoalmente antes de abrir?

Em geral, registre as mercadorias (o seu estoque inicial) na escrituração contábil da empresa pelo que você pagou: débito em Estoque (um ativo) e crédito em Aporte do proprietário (patrimônio líquido). Nenhum dinheiro se move, então a conta bancária da empresa não mostra nada. O lançamento não é receita nem despesa. O custo sai do Estoque e vira custo das mercadorias vendidas (o custo das unidades que você vendeu) à medida que as mercadorias são vendidas (Publication 334; Publication 538).

Date o primeiro lançamento no dia em que as mercadorias passaram a ser da empresa: o dia em que você recebeu a titularidade (a propriedade), se comprou para a empresa e a sua escrituração contábil cobre esse dia; caso contrário, o primeiro dia da escrituração (lance como saldo inicial). Mercadorias que você pagou, mas que ainda não são suas, não são estoque (26 CFR 1.471-1). Para uma sociedade ou corporação, é o dia em que a titularidade passou para a entidade, nunca o dia em que um proprietário pagou. Se o seu software lançar o valor em Opening Balance Equity (uma conta de passagem para lançamentos iniciais), mova-o para Aporte do proprietário (patrimônio líquido de saldo inicial; escrituração contábil que começa tarde).

Guarde a lista de estoque item por item, com quantidade e custo unitário. Se o seu software controla estoque, lance-o desse modo, para que cada venda tire o seu custo do Estoque; um lançamento único de valor total não dá nada para ele tirar.

Se a empresa pagar depois a fatura do cartão pessoal das mercadorias, não lance uma nova compra; as mercadorias já estão no Estoque. Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro, lance o pagamento como retirada do proprietário (ou como pagamento de empréstimo, se você registrou um empréstimo) (como registrar as retiradas do proprietário). Para uma sociedade ou corporação, pode ser uma distribuição, o pagamento de um empréstimo ou o preço de compra das mercadorias; defina qual antes de lançar (veja a seção sobre o tipo de entidade). Se as mercadorias são um aporte ou um empréstimo depende da entidade e de a empresa ter de lhe devolver o dinheiro; veja aporte ou empréstimo do proprietário.

Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro, o proprietário e a empresa são um só contribuinte para o imposto de renda (IRS), então uma compra no cartão pessoal de mercadorias que a empresa vende é custo da empresa. Nenhuma publicação nem regulamento do IRS citado nesta página trata de mercadorias compradas antes do primeiro dia de atividade. O tratamento aqui decorre da fórmula do custo das mercadorias vendidas e da regra do custo. Uma sociedade ou corporação é um contribuinte separado; veja a seção sobre o tipo de entidade, abaixo.

Pela regra padrão, as mercadorias não são lançadas como despesa quando você paga e não são um gasto de início de atividade: o custo delas é deduzido por meio do custo das mercadorias vendidas, à medida que são vendidas (seção 195(c)). Alguns pequenos vendedores podem usar outros métodos; veja estoque ou insumos para pequenos vendedores. Os outros gastos de início de atividade estão em gastos de abertura pagos pessoalmente.

O caso não é simples se:

• as mercadorias misturam compras novas com itens que você tem há anos, ou são uma coleção ou outros itens que você tinha muito antes de abrir;
• você não encontra os recibos nem os extratos do cartão;
• quem pagou não foi o proprietário, e sim, por exemplo, um cônjuge ou parente;
• as mercadorias foram compradas no exterior ou em outra moeda, ou vieram com tarifa ou custos de importação (veja custo de aquisição total);
• uma sociedade ou corporação, e não você sozinho, é proprietária do negócio;
• a declaração do ano de abertura já foi entregue;
• as mercadorias já foram deduzidas uma vez, como insumos ou compras, em uma declaração anterior.

Reúna recibos, extratos do cartão ou e-mails de pedido que mostrem o que você comprou, quem pagou, quando e por quanto; a data em que você abriu; o tipo de entidade; e as declarações já entregues.

O que conta como estoque inicial, e em que ele difere de insumos?

Estoque inicial são as mercadorias que você mantém para revender, mais as matérias-primas que passam a fazer parte do que você vende. A Publication 583 chama de estoque qualquer item que você compra e revende. A Publication 538 lista mercadorias, matérias-primas, produtos em elaboração, produtos acabados e insumos que passam fisicamente a fazer parte do item à venda. Ela deixa de fora equipamentos e insumos que não passam a fazer parte do item.

Se um pequeno vendedor pode lançar as mercadorias como despesa está em estoque ou insumos para pequenos vendedores. Embalagens e recipientes estão em custo de aquisição total.

Devo registrar o que paguei ou o que as mercadorias valem agora?

Registre o que você pagou. O custo é o preço da fatura menos descontos comerciais, mais o transporte e outros encargos necessários para receber as mercadorias (26 CFR 1.471-3). A mesma ideia está na Publication 551: o custo-base (basis) de um bem que você compra (o custo para fins fiscais, ajustado por mudanças posteriores) costuma ser o que você pagou, incluindo imposto sobre vendas e frete. O IRS permite avaliar o estoque pelo custo ou pelo menor valor entre custo e mercado, que avalia cada item pelo menor dos dois (instruções do Schedule C, linha 33). Nenhum dos dois métodos reavalia as mercadorias acima do custo. (As contas de capital de uma sociedade são a exceção; veja a seção sobre o tipo de entidade.)

No método do menor valor entre custo e mercado, “mercado” significa o preço usual de compra na data do inventário, para o volume que você costuma comprar (Publication 538), e não o preço pelo qual você espera vender o item.

Escolha um método e mantenha-o: as práticas de estoque devem ser consistentes de um ano para o outro (Publication 538). Frete, tarifa e imposto sobre vendas pagos nas mercadorias estão em custo de aquisição total; mercadorias danificadas ou sem saída estão em baixa de estoque sem saída.

E se as mercadorias são uma coleção pessoal que tenho há anos?

Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro, o custo da coleção continua sendo o teto: o valor acima do que você pagou nunca é lançado. (As contas de capital de uma sociedade funcionam de outro modo; veja a seção sobre o tipo de entidade.) As publicações do IRS citadas aqui não dizem como se registra uma coleção pessoal mantida há muito tempo quando uma empresa começa a vendê-la, então decidir se se mantém o custo ou um valor menor no dia em que ela entra na empresa é um julgamento para um preparador de declarações antes da primeira venda.

O que os materiais do IRS dizem aponta para quatro pontos a resolver:

• Um valor abaixo do custo está em aberto. A Publication 551 aponta para o valor menor no caso de um bem que passa do uso pessoal para o uso empresarial: o custo-base de depreciação é o menor entre o valor justo de mercado e o custo-base ajustado na data da mudança, e uma perda posterior parte desse valor menor. Ela não menciona estoque, então orienta, mas não decide.
• Uma queda de valor enquanto os itens eram pessoais não é automaticamente uma perda da empresa. As deduções de perdas de uma pessoa física se limitam a uma atividade empresarial, a uma transação feita com fim de lucro e a sinistro ou roubo (seção 165(c)).
• A natureza da venda pode mudar. Um bem mantido principalmente para venda a clientes numa atividade empresarial não é um ativo de capital (seção 1221(a)(1)), então o ganho da venda da coleção pela empresa pode ser renda da empresa.
• Se é um negócio. Vendas ocasionais de uma coleção podem não ser um negócio; veja hobby ou negócio.

Guarde dois números para cada item: o custo, com o recibo, e o valor no dia em que o item entrou na empresa, com a prova (um anúncio, um guia de preços ou uma avaliação). Se os recibos antigos sumiram, veja custo das mercadorias sem registros.

O lançamento muda para uma LLC de um único membro, uma sociedade ou uma corporação?

O lançamento muda conforme o tipo de entidade. O débito é sempre Estoque; o crédito e o tratamento fiscal dependem de como a empresa é tributada. Uma LLC segue a linha de acordo com a forma como é tributada: um membro é tratado como o mesmo contribuinte que o proprietário (uma entidade desconsiderada, ou disregarded entity), dois ou mais formam uma sociedade (cônjuges que a possuem como bem comum do casal podem declarar de qualquer das duas formas), a menos que ela opte pelo tratamento de corporação (IRS).

Seis pontos para sociedades e corporações:

• Conta de capital e custo-base fiscal. Uma sociedade que segue as regras de contas de capital credita no capital do sócio o valor justo de mercado das mercadorias no dia em que são aportadas (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)(d)), enquanto o custo-base fiscal continua sendo o custo-base ajustado do sócio. A diferença é controlada e alocada quando as mercadorias são vendidas (Publication 541).
• Valor abaixo do custo. Se as mercadorias que uma corporação recebe em troca de ações valem, no total, menos que o custo-base delas, o custo-base da corporação fica limitado a esse valor (seção 362(e)(2)). O transferente e a corporação podem, em vez disso, optar por reduzir o custo-base das ações do proprietário; a opção é irrevogável e exige antes um acordo por escrito e, depois, uma declaração anexada à declaração do ano da transferência entregue no prazo (incluindo prorrogações) (Publication 542; 26 CFR 1.362-4(d)). Numa sociedade, a perda embutida conta apenas para o sócio que aportou (seção 704(c)(1)(C)). Converse sobre isso com um preparador de declarações antes da transferência.
• Natureza da venda. Durante cinco anos após o aporte, o ganho ou a perda de uma sociedade com mercadorias que eram estoque nas mãos do sócio é ordinário. A perda com um item que era um ativo de capital nas mãos do sócio, como uma coleção pessoal, é uma perda de capital, até o valor da perda embutida (seção 724; Publication 541).
• Declarações anexas. A transferência de bens em troca de ações pode exigir uma declaração do valor e do custo-base dos bens, anexada à declaração do proprietário e à da corporação daquele ano (26 CFR 1.351-3). Leve ao preparador de declarações a data da transferência, o custo e o valor.
• Mudanças posteriores. A entrada de um segundo membro numa LLC de um único membro a transforma em sociedade. Uma LLC que opta pelo tratamento de corporação no Form 8832 é tratada como se aportasse os seus ativos, inclusive as mercadorias, a uma corporação em troca de ações; a opção vale a partir da data que ela indica, até 75 dias antes ou 12 meses depois a data de entrega (26 CFR 301.7701-3). Refaça a linha da entidade a partir dessa data.

Se a entidade lhe paga pelas mercadorias em vez de creditar o seu capital, a transferência pode ser uma venda. Uma sociedade que paga a um sócio dinheiro ou outra contrapartida dentro de 2 anos antes ou depois do aporte é presumida como tendo comprado o bem, a menos que os fatos mostrem claramente o contrário (seção 707(a)(2)(B); 26 CFR 1.707-3). Veja aporte ou empréstimo do proprietário e contas de patrimônio líquido de uma LLC.

Onde o estoque inicial vai no Schedule C: estoque inicial ou compras?

Se você mantém estoque, o estoque inicial vai na linha 35 quando você o comprou em um ano fiscal anterior ao do início da empresa, e na linha 36 quando o comprou no primeiro ano fiscal da empresa, mesmo antes da primeira venda. A Publication 334 define a linha 35 como o custo das mercadorias em mãos no início do ano que você vai vender, e a linha 36 como o custo de todas as mercadorias que você comprou para venda. Nenhuma publicação do IRS citada aqui trata de mercadorias compradas antes da abertura, então confirme com um preparador de declarações onde lançar.

O custo das mercadorias vendidas é a soma das linhas 35 a 39, menos a linha 41 (Publication 334), então qualquer uma das linhas põe o mesmo custo no custo das mercadorias vendidas; o resto da Parte III está em custo das mercadorias vendidas no Schedule C. Se parte das mercadorias foi comprada em cada ano, divida-as entre as duas linhas. O estoque inicial costuma ser igual ao estoque final do ano passado, e qualquer diferença deve ser explicada em um anexo à declaração (Publication 334). Uma empresa no primeiro ano não tem um valor do ano passado para conferir; uma nota curta (o que são as mercadorias, quando você as comprou, quanto custaram) responde à pergunta que a linha faz.

Uma sociedade ou corporação informa as mesmas partes no Form 1125-A: a linha 1 é o estoque no início do ano e a linha 2 são as compras. Por esses rótulos, as mercadorias que a entidade tem no primeiro dia do seu primeiro ano fiscal cabem na linha 1, e as que ela recebe depois cabem na linha 2. As instruções do formulário não tratam de mercadorias aportadas, então confirme com um preparador de declarações onde lançar.

Preciso contar o estoque no fim do ano, e uma pequena empresa pode dispensar isso?

A maioria das empresas que compram mercadorias para revender deve fazer o inventário no início e no fim de cada ano fiscal (instruções do Schedule C, Parte III; 26 CFR 1.471-1). Uma empresa que mantém estoque geralmente usa o regime de competência para compras e vendas, e pode usar o regime de caixa para o resto (Publication 538). Um contribuinte de pequena empresa pode optar por não manter estoque. Isso significa ter receita bruta anual média de $32.000.000 ou menos nos três anos fiscais anteriores, usando os anos de existência se a empresa for mais nova, somando empresas relacionadas e, no caso de uma pessoa física, todas as suas atividades empresariais, e não ser um tax shelter (abrigo fiscal) (seção 471(c); seção 448(c); 26 CFR 1.471-1(b); instruções do Schedule C, Parte III).

Um contribuinte de pequena empresa que dispensa o estoque ainda deve usar um método que reflita claramente a renda (instruções do Schedule C). Qual método serve e como mudar está em estoque ou insumos para pequenos vendedores.

Se a escrituração contábil tem um saldo de Estoque, confira-o com uma contagem da prateleira em intervalos razoáveis (26 CFR 1.471-2(d)).

Que prova de custo devo guardar?

Guarde, para cada lote, um documento que mostre o valor pago e que foi para estoque. A Publication 583 cita cheques compensados, recibos de caixa, comprovantes de vendas no cartão de crédito e faturas. O extrato do cartão mostra o valor pago; uma fatura, um recibo ou um e-mail de pedido mostra que a compra foi de mercadorias.

• Uma lista de estoque na data em que as mercadorias entraram na empresa: item, quantidade, custo unitário, data da compra e o documento que sustenta cada custo. Os estoques devem ser registrados de forma legível e preservados junto com os registros contábeis, e o contribuinte deve convencer o IRS de que os preços estão corretos (26 CFR 1.471-2(e)).
• Para mercadorias levadas a uma sociedade ou corporação, os registros de compra do próprio proprietário além dos da entidade, porque o custo-base da entidade é o custo-base do proprietário (seção 723; seção 362(a)). A Publication 583 dá a mesma regra de guardar os dois para bens recebidos numa troca não tributável.

Guarde os registros de um bem até o fim do prazo de prescrição do ano em que você se desfaz dele. O prazo usual é de 3 anos depois da entrega da declaração (ou da data de vencimento dela, se for posterior), e é mais longo em alguns casos (Publication 583, Table 3).

E se os recibos sumiram ou já entreguei a declaração sem as mercadorias?

Para recibos perdidos, reconstrua a prova com extratos do cartão ou do banco, o histórico de pedidos do vendedor e e-mails de confirmação, e anote como cada valor foi encontrado; veja recibos perdidos. Uma estimativa ainda precisa ser sustentada, porque o contribuinte deve convencer o IRS dos preços usados. Para anos de revenda sem registros, veja custo das mercadorias sem registros.

Para uma declaração já entregue, verifique primeiro se as mercadorias já foram deduzidas, como insumos ou compras. Lançá-las de novo como estoque inicial as contaria duas vezes. Se elas ficaram totalmente de fora, o efeito depende de quanto foi vendido naquele ano e de a omissão ter se repetido; veja como corrigir estoque que faltou em declarações passadas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

LLC de um único membro: velas no cartão pessoal

Em novembro, uma proprietária paga US$4.000 no cartão pessoal por velas para revender e recebe a entrega no mesmo mês. A LLC abre em janeiro e consegue uma conta bancária em fevereiro. Ela mantém estoque pelo custo.

• Escrituração contábil. No primeiro dia da escrituração: débito em Estoque US$4.000, crédito em Aporte do proprietário US$4.000. Nenhuma transação bancária; não é receita nem despesa, e nada é deduzido por novembro.
• Ano de abertura. Ela vende por US$7.500 velas que custaram US$3.000 e compra mais US$2.000 pela conta da empresa. O Schedule C mostra linha 35 US$4.000, linha 36 US$2.000 e linha 41 US$3.000, então o custo das mercadorias vendidas é de US$3.000 e o lucro bruto é de US$4.500.
• Ano seguinte. A linha 35 começa em US$3.000, a linha 41 do ano passado.

Se ela tivesse pago os US$4.000 em janeiro do ano de abertura, o valor estaria na linha 36 e a linha 35 seria zero.

Uma coleção de cartas vai para uma loja nova

Uma vendedora comprou uma coleção de cartas anos atrás por US$2.500; hoje ela vale US$6.000. Ela abre uma loja de um só proprietário e coloca as cartas nas prateleiras. A escrituração contábil nunca mostra US$6.000, porque o custo e o menor valor entre custo e mercado param no custo. Se deve manter US$2.500 ou algo menor, e se as vendas são renda da empresa ou a venda de uma coleção pessoal, depende de como ela mantinha as cartas e de como a loja as vende. Os materiais do IRS não resolvem isso. É importante resolver antes da primeira venda; um preparador de declarações pediria os recibos antigos e um registro datado do valor no dia em que as cartas entraram.

Dois sócios levam mercadorias

Cada um de dois sócios comprou US$10.000 em mercadorias para revender e as transfere para uma nova sociedade. Suponha que cada lote também valha US$10.000 e não tenha dívida. A sociedade debita Estoque em US$20.000 e credita capital do Sócio A em US$10.000 e capital do Sócio B em US$10.000, na data em que as mercadorias são transferidas. O custo-base fiscal dela em cada lote é o custo-base ajustado do sócio, US$10.000, então o capital e o custo-base fiscal concordam. Se um lote valesse mais de US$10.000, a conta de capital dele excederia o custo-base e a diferença seria controlada até as mercadorias serem vendidas.

E no seu caso?

• A declaração do ano de abertura já foi entregue sem as mercadorias, ou as mercadorias são itens pessoais antigos, sozinhos ou misturados com compras novas: o custo a registrar, os lançamentos iniciais e qualquer correção de uma declaração entregue dependem de fatos que um preparador de declarações precisa definir. Peça ajuda com a escrituração contábil e veja como corrigir estoque que faltou em declarações passadas.
• Os proprietários receberão de volta o dinheiro das mercadorias, ou as contas de capital usarão um valor acima do custo: a transferência pode ser uma venda, e a escrituração contábil e o custo-base fiscal se separam. Peça ajuda com a escrituração contábil antes que a entidade pague a alguém.
• Você não tem recibos: veja custo das mercadorias sem registros e peça ajuda com a escrituração contábil para reconstruir o custo a partir do que existe.
• Você não tem certeza de que vender é um negócio: veja hobby ou negócio.
• A empresa já funcionava antes de a escrituração contábil começar: veja escrituração contábil que começa tarde.
• Você levou para a empresa um carro, um computador ou ferramentas, e não mercadorias: veja como colocar bens pessoais na sua LLC.
• Você quer lançar as mercadorias como despesa ou controlá-las como insumos: veja estoque ou insumos para pequenos vendedores e custo das mercadorias vendidas no Schedule C.
• Você recebeu as mercadorias como doação ou herança: o seu valor inicial não é o que você pagou. A Publication 551 trata do custo-base de bens doados e herdados.