Inventario inicial: registrar mercancía comprada antes de abrir

¿Cómo registro el inventario inicial que compré con dinero personal antes de abrir?

Por lo general, registre la mercancía (su inventario inicial) en la contabilidad del negocio por lo que pagó: debite Inventario (un activo) y acredite Aporte del propietario (patrimonio). No se mueve dinero, así que la cuenta bancaria del negocio no muestra nada. El asiento no es ingreso ni gasto. El costo sale de Inventario y pasa al costo de los bienes vendidos (el costo de las unidades que vendió) a medida que se vende la mercancía (Publication 334; Publication 538).

Ponga al primer asiento la fecha en que la mercancía pasó a ser del negocio: el día en que obtuvo la titularidad (la propiedad) si la compró para el negocio y su contabilidad cubre ese día; si no, el primer día de la contabilidad (regístrela como saldo inicial). Los bienes que ya pagó pero que todavía no son suyos no son inventario (26 CFR 1.471-1). Para una sociedad de personas o una corporación, es el día en que la titularidad pasó a la entidad, nunca el día en que pagó un propietario. Si su programa lo manda a Opening Balance Equity (una cuenta transitoria para asientos de apertura), páselo a Aporte del propietario (Opening Balance Equity; contabilidad que empieza tarde).

Lleve la lista de mercancía artículo por artículo, con cantidad y costo unitario. Si su programa controla el inventario, regístrelo así para que cada venta saque su costo de Inventario; un asiento con una sola suma global no le deja nada que sacar.

Si el negocio paga después la cuenta de la tarjeta personal por la mercancía, no registre una compra nueva; la mercancía ya está en Inventario. Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, registre el pago como un retiro del propietario (o como el pago de un préstamo, si registró un préstamo) (cómo registrar los retiros del propietario). Para una sociedad de personas o una corporación, puede ser una distribución, el pago de un préstamo o el precio de la compra de la mercancía; defina cuál antes de registrarlo (vea la sección sobre la entidad). Si la mercancía es un aporte o un préstamo depende de la entidad y de si el negocio debe devolverle el dinero; vea aporte o préstamo del propietario.

Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, el propietario y el negocio son un solo contribuyente para el impuesto sobre la renta (IRS), así que la compra con una tarjeta personal de bienes que el negocio vende es un costo del negocio. Ninguna publicación ni reglamento del IRS citado en esta página trata la mercancía comprada antes del primer día del negocio. El tratamiento aquí se deduce de la fórmula del costo de los bienes vendidos y de la regla del costo. Una sociedad de personas o una corporación es un contribuyente aparte; vea la sección sobre la entidad más abajo.

Con la regla por defecto, la mercancía no se registra como gasto cuando se paga y no es un gasto de puesta en marcha: su costo se deduce mediante el costo de los bienes vendidos a medida que se vende (sección 195(c)). Algunos vendedores pequeños pueden usar otros métodos; vea inventario o suministros para vendedores pequeños. Los demás gastos de puesta en marcha están en gastos de puesta en marcha pagados con dinero personal.

Un caso no es sencillo si:

• la mercancía mezcla compras nuevas con artículos que usted tiene desde hace años, o es una colección u otros artículos que tenía mucho antes de abrir;
• no encuentra los recibos ni los estados de cuenta de la tarjeta;
• pagó otra persona distinta del propietario, como un cónyuge o un familiar;
• la mercancía se compró en el extranjero o en otra moneda, o llegó con aranceles o costos de importación (vea costo puesto en destino);
• el negocio pertenece a una sociedad de personas o a una corporación, y no solo a usted;
• la declaración del año de apertura ya se presentó;
• la mercancía ya se dedujo una vez, como suministros o compras, en una declaración anterior.

Reúna los recibos, los estados de cuenta de la tarjeta o los correos de pedido que muestren qué compró, quién pagó, cuándo y por cuánto; la fecha en que abrió; el tipo de entidad; y las declaraciones ya presentadas.

¿Qué cuenta como inventario inicial y en qué se diferencia de los suministros?

El inventario inicial son los bienes que tiene para revender, más las materias primas que pasan a formar parte de lo que vende. La Publication 583 llama inventario a cualquier artículo que compra y revende. La Publication 538 enumera mercancía, materias primas, trabajo en proceso, productos terminados y suministros que pasan a formar parte física del artículo en venta. Excluye el equipo y los suministros que no pasan a formar parte del artículo.

Si un vendedor pequeño puede registrar la mercancía como gasto en lugar de llevarla como inventario se explica en inventario o suministros para vendedores pequeños. El empaque y los envases están en costo puesto en destino.

¿Debo registrar lo que pagué o lo que vale ahora la mercancía?

Registre lo que pagó. El costo es el precio de la factura menos los descuentos comerciales, más el transporte y otros cargos necesarios para obtener los bienes (26 CFR 1.471-3). La misma idea está en la Publication 551: la base fiscal de un bien que compra (su costo para fines tributarios, ajustado por cambios posteriores) suele ser lo que pagó, incluidos el impuesto sobre las ventas y el flete. El IRS permite llevar el inventario al costo o al menor entre costo y valor de mercado, que valora cada artículo por el menor de los dos (instrucciones del Schedule C, línea 33). Ningún método aumenta el valor de la mercancía por encima del costo. (Las cuentas de capital de una sociedad de personas son la excepción; vea la sección sobre la entidad.)

Con el menor entre costo y valor de mercado, «mercado» significa el precio de oferta habitual en la fecha del inventario para el volumen que usted suele comprar (Publication 538), no lo que espera vender el artículo.

Elija un método y manténgalo: las prácticas de inventario deben ser consistentes de un año a otro (Publication 538). El flete, los aranceles y el impuesto sobre las ventas pagados por la mercancía están en costo puesto en destino; la mercancía dañada o sin salida está en cómo dar de baja la mercancía sin salida.

¿Y si la mercancía es una colección personal que tengo desde hace años?

Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, el costo de una colección sigue siendo el tope: el valor por encima de lo que pagó nunca se registra. (Las cuentas de capital de una sociedad de personas funcionan distinto; vea la sección sobre la entidad.) Las publicaciones del IRS citadas aquí no dicen cómo se lleva una colección personal que se tiene desde hace mucho una vez que el negocio empieza a venderla, así que si conviene llevarla al costo o a un valor menor el día en que entra al negocio es una decisión que debe tomar un preparador antes de la primera venta.

Lo que sí dicen los materiales del IRS apunta a cuatro cosas por definir:

• El valor por debajo del costo queda abierto. La Publication 551 apunta a la cifra menor para un bien que pasa de uso personal a uso comercial: la base para depreciar es la menor entre el valor justo de mercado y la base ajustada en la fecha del cambio, y una pérdida posterior parte de esa cifra menor. No menciona el inventario, así que orienta pero no decide.
• Una baja de valor mientras los artículos eran personales no es automáticamente una pérdida del negocio. Las deducciones por pérdidas de una persona se limitan a un negocio o actividad comercial, una transacción hecha con fines de lucro y las pérdidas por siniestro o robo (sección 165(c)).
• El carácter de la venta puede cambiar. Un bien que se tiene principalmente para venderlo a clientes en un negocio no es un activo de capital (sección 1221(a)(1)), así que la ganancia de vender la colección mediante el negocio puede ser ingreso del negocio.
• Si es un negocio en absoluto. Las ventas ocasionales de una colección pueden no serlo; vea pasatiempo o negocio.

Lleve dos cifras por artículo: el costo, con su recibo, y el valor el día en que entró al negocio, con la evidencia (un anuncio, una guía de precios o un avalúo). Si los recibos viejos ya no existen, vea costo de los bienes vendidos sin registros.

¿Cambia el asiento para una LLC de un solo miembro, una sociedad de personas o una corporación?

El asiento cambia según la entidad. El débito siempre es Inventario; el crédito y el tratamiento tributario dependen de cómo tributa el negocio. Una LLC sigue la fila según cómo tributa: un miembro se trata como el mismo contribuyente que el propietario (una entidad ignorada), dos o más son una sociedad de personas (los cónyuges que la poseen como bien ganancial pueden declararla de cualquiera de las dos formas), salvo que elija el trato de corporación (IRS).

Seis puntos para sociedades de personas y corporaciones:

• Cuenta de capital frente a base fiscal. Una sociedad de personas que sigue las reglas de las cuentas de capital acredita a la cuenta de capital del socio el valor justo de mercado de la mercancía el día del aporte (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)(d)), mientras que su base fiscal se queda en la base ajustada del socio. La diferencia se controla y se asigna cuando se vende la mercancía (Publication 541).
• Valor por debajo del costo. Si la mercancía que una corporación recibe a cambio de acciones vale en total menos que su base fiscal, la base fiscal de la corporación queda limitada a ese valor (sección 362(e)(2)). El transferente y la corporación pueden elegir en cambio reducir la base fiscal de las acciones del propietario; la elección es irrevocable y exige un acuerdo escrito previo y una declaración con la declaración del año de la transferencia presentada a tiempo (prórrogas incluidas) (Publication 542; 26 CFR 1.362-4(d)). En una sociedad de personas, la pérdida incorporada cuenta solo para el socio que hizo el aporte (sección 704(c)(1)(C)). Plantee esto a un preparador antes de la transferencia.
• Carácter de la venta. Durante cinco años después del aporte, la ganancia o pérdida de una sociedad de personas por mercancía que era inventario en manos del socio es ordinaria. Su pérdida por un artículo que era un activo de capital en manos del socio, como una colección personal, es una pérdida de capital, hasta el monto de la pérdida incorporada (sección 724; Publication 541).
• Declaraciones. La transferencia de bienes a cambio de acciones puede exigir una declaración del valor y la base fiscal de los bienes con la declaración del propietario y con la de la corporación de ese año (26 CFR 1.351-3). Lleve al preparador la fecha de la transferencia, el costo y el valor.
• Cambios posteriores. Si un segundo miembro se suma a una LLC de un solo miembro, esta pasa a ser una sociedad de personas. Una LLC que elige el trato de corporación en el Form 8832 se trata como si aportara sus activos, mercancía incluida, a una corporación a cambio de acciones; la elección entra en vigor en la fecha que indica, hasta 75 días antes o 12 meses después la fecha de presentación (26 CFR 301.7701-3). Rehaga la fila de la entidad desde esa fecha.

Si la entidad le paga por la mercancía en lugar de acreditar su capital, la transferencia puede ser una venta. Se presume que una sociedad de personas que paga a un socio dinero u otra contraprestación dentro de 2 años antes o después del aporte compró el bien, salvo que los hechos muestren claramente lo contrario (sección 707(a)(2)(B); 26 CFR 1.707-3). Vea aporte o préstamo del propietario y cuentas de patrimonio de una LLC.

¿Dónde va el inventario inicial en el Schedule C: inventario al comienzo o compras?

Si lleva inventario, el inventario inicial va en la línea 35 cuando lo compró en un año fiscal anterior al año en que empieza el negocio, y en la línea 36 cuando lo compró en el primer año fiscal del negocio, aun antes de la primera venta. La Publication 334 define la línea 35 como el costo de la mercancía disponible al comienzo del año que usted va a vender, y la línea 36 como el costo de toda la mercancía que compró para la venta. Ninguna publicación del IRS citada aquí trata la mercancía comprada antes de abrir, así que confirme dónde colocarla con un preparador.

El costo de los bienes vendidos es la suma de las líneas 35 a 39, menos la línea 41 (Publication 334), así que cualquiera de las dos líneas lleva el mismo costo al costo de los bienes vendidos; el resto de la Part III está en costo de los bienes vendidos en el Schedule C. Si parte de la mercancía se compró en cada año, divídala entre las dos líneas. El inventario inicial suele ser igual al inventario final del año pasado, y cualquier diferencia debe explicarse en un anexo adjunto a la declaración (Publication 334). Un negocio de primer año no tiene una cifra del año pasado con la cual comparar; una nota breve (qué es la mercancía, cuándo la compró, cuánto costó) responde la pregunta que hace la línea.

Una sociedad de personas o una corporación informa las mismas partes en el Form 1125-A: la línea 1 es el inventario al comienzo del año y la línea 2 son las compras. Según esas descripciones, la mercancía que la entidad tiene el primer día de su primer año fiscal va en la línea 1, y la que recibe después va en la línea 2. Las instrucciones del formulario no tratan la mercancía aportada, así que confirme dónde colocarla con un preparador.

¿Debo contar el inventario al cierre del año, y puede un negocio pequeño omitirlo?

La mayoría de los negocios que compran bienes para revender deben tomar inventario al comienzo y al final de cada año fiscal (instrucciones del Schedule C, Part III; 26 CFR 1.471-1). Un negocio que lleva inventario generalmente usa un método de acumulación para las compras y las ventas, y puede usar el método de efectivo para todo lo demás (Publication 538). Un contribuyente de negocio pequeño puede elegir no llevarlo. Eso significa ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores, usando los años de existencia si el negocio es más nuevo, contando juntos los negocios relacionados y, para una persona, todos sus negocios, y que no sea un refugio fiscal (sección 471(c); sección 448(c); 26 CFR 1.471-1(b); instrucciones del Schedule C, Part III).

Un contribuyente de negocio pequeño que omite el inventario debe usar de todos modos un método que refleje claramente el ingreso (instrucciones del Schedule C). Qué método conviene y cómo cambiar se explica en inventario o suministros para vendedores pequeños.

Si la contabilidad lleva un saldo de Inventario, compárelo con un conteo físico de la mercancía a intervalos razonables (26 CFR 1.471-2(d)).

¿Qué comprobantes del costo debo guardar?

Guarde, por cada lote, un documento que muestre el monto pagado y que fue por inventario. La Publication 583 menciona los cheques cobrados, los recibos de caja, los comprobantes de venta con tarjeta de crédito y las facturas. El estado de cuenta de la tarjeta muestra el monto pagado; una factura, un recibo o un correo de pedido muestra que la compra fue de mercancía.

• Una lista de mercancía al día en que la mercancía entró al negocio: artículo, cantidad, costo unitario, fecha de compra y el documento que respalda cada costo. Los inventarios deben registrarse de forma legible y conservarse con los registros contables, y el contribuyente debe convencer al IRS de que los precios son correctos (26 CFR 1.471-2(e)).
• Para la mercancía que pasa a una sociedad de personas o a una corporación, guarde los registros de compra del propio propietario además de los de la entidad, porque la base fiscal de la entidad es la del propietario (sección 723; sección 362(a)). La Publication 583 da la misma regla de conservar ambos para los bienes recibidos en un canje no gravable.

Conserve los registros de un bien hasta que termine el plazo de prescripción del año en que dispone de él. El plazo habitual es de 3 años después de presentar la declaración (o de su fecha de vencimiento, si es posterior), y más largo en algunos casos (Publication 583, Table 3).

¿Y si ya no tengo los recibos o ya presenté la declaración sin la mercancía?

Si perdió los recibos, reconstruya el comprobante con los estados de cuenta de tarjetas o del banco, el historial de pedidos del vendedor y las confirmaciones por correo, y anote cómo encontró cada cifra; vea recibos perdidos. Una estimación igual debe estar respaldada, porque el contribuyente debe convencer al IRS de los precios usados. Para años de reventa sin registros, vea costo de los bienes vendidos sin registros.

Si la declaración ya se presentó, revise primero si la mercancía ya se dedujo, como suministros o compras. Registrarla otra vez como inventario inicial la contaría dos veces. Si se omitió por completo, el efecto depende de cuánta se vendió en ese año y de si la omisión se repitió; vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

LLC de un solo miembro: velas pagadas con una tarjeta personal

En noviembre, una propietaria paga $4,000 con una tarjeta personal por velas para revender y recibe la entrega el mismo mes. La LLC abre en enero y obtiene una cuenta bancaria en febrero. Ella lleva el inventario al costo.

• Contabilidad. El primer día de la contabilidad: debite Inventario $4,000 y acredite Aporte del propietario $4,000. Sin transacción bancaria; no es ingreso ni gasto, y no se deduce nada por noviembre.
• Año de apertura. Vende velas que costaron $3,000 por $7,500 y compra $2,000 más desde la cuenta del negocio. El Schedule C muestra en la línea 35 $4,000, en la línea 36 $2,000 y en la línea 41 $3,000, así que el costo de los bienes vendidos es $3,000 y la utilidad bruta es $4,500.
• Año siguiente. La línea 35 empieza en $3,000, la línea 41 del año pasado.

Si hubiera pagado los $4,000 en enero del año de apertura, estarían en la línea 36 y la línea 35 sería cero.

Una colección de cartas pasa a una tienda nueva

Una vendedora compró hace años una colección de cartas por $2,500; ahora vale $6,000. Abre una tienda de una sola propietaria y pone las cartas en los estantes. La contabilidad nunca muestra $6,000, porque el costo y el menor entre costo y valor de mercado se detienen en el costo. Si debe llevar $2,500 o un valor menor, y si las ventas son ingreso del negocio o la venta de una colección personal, depende de cómo tuvo las cartas y de cómo las vende la tienda. Los materiales del IRS no lo resuelven. Es importante resolverlo antes de la primera venta; un preparador pediría los recibos viejos y un registro con fecha del valor del día en que las cartas entraron.

Dos socios aportan mercancía

Cada uno de dos socios compró $10,000 de mercancía para revender y la transfiere a una sociedad de personas nueva. Suponga que cada lote también vale $10,000 y no tiene deudas. La sociedad debita Inventario $20,000 y acredita Capital del Socio A $10,000 y Capital del Socio B $10,000, con la fecha en que se transfiere la mercancía. Su base fiscal en el lote de cada socio es la base ajustada de ese socio, $10,000, así que el capital y la base fiscal coinciden. Si un lote hubiera valido más de $10,000, su cuenta de capital superaría la base fiscal y la diferencia se controlaría hasta que se venda la mercancía.

¿Es distinto en su caso?

• La declaración del año de apertura ya se presentó sin la mercancía, o la mercancía son artículos personales viejos, solos o mezclados con compras nuevas: el costo que debe llevar, los asientos de apertura y cualquier corrección de una declaración presentada dependen de hechos que debe definir un preparador. Obtenga ayuda con la contabilidad y vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores.
• A los propietarios se les devolverá el dinero por la mercancía, o las cuentas de capital usarán un valor superior al costo: la transferencia puede ser una venta, y la contabilidad y la base fiscal se separan. Obtenga ayuda con la contabilidad antes de que la entidad le pague a alguien.
• No tiene recibos: vea costo de los bienes vendidos sin registros y obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruir el costo con lo que existe.
• No está seguro de que vender sea un negocio: vea pasatiempo o negocio.
• El negocio funcionaba antes de que empezara la contabilidad: vea saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde.
• Trasladó un auto, una computadora o herramientas, no mercancía: vea cómo poner bienes personales en su LLC.
• Quiere registrar la mercancía como gasto o llevarla como suministros: vea inventario o suministros para vendedores pequeños y costo de los bienes vendidos en el Schedule C.
• Recibió la mercancía como regalo o herencia: su cifra de partida no es lo que pagó. La Publication 551 trata la base fiscal de bienes recibidos como regalo o herencia.