1099 Yüklenici mi W-2 Çalışan mı? Maliyet Karşılaştırması

1099 yüklenici, W-2 çalışandan ucuz mudur?

Bu, saat ücretine değil, aynı iş için toplam maliyete bağlıdır. Yüklenicinin ücreti kendi vergilerini ve giderlerini karşılamak üzere belirlenir; bu yüzden saat başına yüksek görünür. Çalışanın ücreti düşük görünür, ama üzerine işveren maliyetleri eklenir. W-2 çalışan her yıl sizden Form W-2 (ABD işveren ücret belgesi) alır; hizmet karşılığında $2.000 veya daha fazla ödeme yaptığınız 1099 yüklenici ise genellikle Form 1099-NEC (ödeme bilgi belgesi) alır.

Çalışanın maliyeti; ücret, işveren vergileri, sigorta, varsa yan haklar, ücretli izin ve bordroyu yürütme emeğidir. Yüklenicinin maliyeti, kararlaştırdığınız ücrettir: stopaj yapmazsınız ve bu ücret üzerinden genellikle bordro vergisi ödemezsiniz (IRS: bağımsız yüklenici mi, çalışan mı).

Statüyü maliyet belirlemez. Karşılaştırma yalnızca işin her iki şekilde de usulüne uygun yapılabildiği durumlarda mümkündür; örneğin işi nasıl ve ne zaman yapacağına kendisi karar veren ve kendi araçlarını getiren bir proje yardımcısı gibi.

Aynı iş için elinizde bir yüklenici teklifi ve bir maaş rakamı varsa ya da düzenli çalışan birine şimdiden 1099 ile veya nakit ödeme yapıyorsanız bu rehber size uygundur.

Aşağıdaki durumlarda konu basit değildir:

• işin nasıl, ne zaman ve nerede yapılacağını siz belirliyorsanız veya iş, işletmenizin önemli bir parçasıysa; bu olgular çalışan statüsüne işaret eder;
• birine düzenli olarak 1099 ile veya nakit olarak, bordro kurmadan ödeme yapıyorsanız; geçmiş yılların düzeltilmesi gerekebilir;
• çalışan California'daysa; California kendi ABC testini uygular. Başka bir eyalette de kendi statü testi olabilir;
• çalışan, işletmenizden farklı bir eyalette yaşıyor veya çalışıyorsa ya da ABD dışındaysa.

Karşılaştırmadan önce toplayın: haftalık saat ve yıllık hafta sayısı, yüklenicinin teklifi ve neleri kapsadığı, ödeyeceğiniz ücret, eyaletiniz, sunacağınız yan haklar, programı, yöntemleri ve araçları kimin belirlediği, çalışanın başka müşterileri ve yazılı bir sözleşmesi olup olmadığı, ayrıca ona şimdiye kadar ne kadar ve nasıl ödeme yaptığınız.

Yüklenici mi çalışan mı: artıları ve eksileri nelerdir?

Her yol, kontrol ile maliyet ve yükümlülükler arasında bir takas getirir.

Çalışanın maliyeti ücretin üzerine neler ekler?

Çalışanın maliyeti; ücret, işverenin ödediği bordro vergileri, sigorta ve yan haklardır. İşveren vergilerini kanun belirler; sigorta, yan haklar ve bordro işlemleri eyaletinize ve tercihlerinize bağlıdır.

Bureau of Labor Statistics bir ölçüt verir. En son yayınında, özel sektör işverenlerinin çalışan tazminat maliyetlerinde ücret ve maaşlar %70,0, yan haklar ise %30,0 oranındaydı. Tam zamanlı özel sektör çalışanlarında yasal zorunlu yan haklar tazminatın %7,0, ücretli izin ise %8,1 oranındaydı. Yasal zorunlu yan haklar; sosyal güvenlik, Medicare, federal ve eyalet işsizlik sigortası ve işçi tazminatı sigortasıdır (BLS yayını; tanımlar). Bunlar tüm özel sektör işverenlerinin ortalamasıdır; işletmeniz için bir teklif değildir.

Yüklenicinin maliyeti faturanın ötesinde neleri kapsar?

Yüklenicinin maliyeti, fatura artı ona doğru ödeme yapmak için gereken evraktır. Bordro türü vergiler size değil, yükleniciye düşer.

Yüklenici, %15,3 oranında serbest çalışma vergisi öder: %12,4 sosyal güvenlik, %2,9 Medicare için; net kazancın %92,35 kadarı üzerinden hesaplanır. Yüklenici bu verginin yarısını gelir vergisi beyannamesinde indirebilir (IRS: Topic no. 554). Bu vergi ile varsa sigorta, araç gereç ve ödenmeyen boş zaman, yüklenicinin üstlendiği maliyetlerdir; bu yüzden teklif edilen ücretin neleri kapsadığını sorun.

Sizin tarafınızdaki işler:

• Çalışanın yüklenici olduğuna karar verdiğinizde ilk adım, doldurulmuş bir Form W-9'un dosyada bulunmasıdır (IRS).
• Bireysel veya ortaklık olan bir yükleniciye yıl içinde hizmet karşılığı $2.000 veya daha fazla ödeme yaptığınızda, bu yılın ödemeleri için 1 Şubat 2027 tarihine kadar Form 1099-NEC verin. Şirket olan yükleniciye genellikle verilmez; kart ve üçüncü taraf ağ ödemelerini ise ödemeyi işleyen kuruluş bildirir (Publication 15; IRS talimatları). Bkz. Form 1099-NEC kimlere verilir.
• Yüklenici vergi kimlik numarası vermediyse veya IRS numaranın yanlış olduğunu size bildirip yüklenici doğru numarayı onaylamadıysa, bildirime tabi ödemelerden %24 stopaj yapın. Stopaj, yıl içindeki ödemeler $2.000 tutarına ulaştığında başlar; geçen yıl bu yüklenici için 1099 vermeniz veya ona yapılan ödemeden stopaj yapmanız gerekmişse ilk ödemeyle başlar. Stopaj yapması gerekirken yapmayan ödeyici bu vergiyi öder (IRS; Publication 15; 3406. madde; 3403. madde). Yüklenici numara vermiyorsa bkz. yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplamak.

İşçi tazminatı kuralları eyaletten eyalete değişir. Kendi poliçesi olmayan bir yüklenicinin sizin teminatınız kapsamına girip girmeyeceğini eyaletinizin işçi tazminatı kurumuna sorun (DOL).

Yüklenici ve çalışan ücreti: çalışan eşdeğeri maliyeti nasıl hesaplarım?

Ücrete tüm işveren maliyetlerini ekleyin, sonra fiilen aldığınız saate bölün. Böylece yüklenicinin ücretinin yanına koyabileceğiniz, verimli saat başına bir maliyet elde edersiniz.

1. İşin her yıl kaç saat yapılmasını istediğinizi tahmin edin. Yüklenici yalnızca bu saatleri faturalandırır.
2. Ücreti, ödeyeceğiniz saatle çarpın; ücretli izin veriyorsanız onu da dahil edin.
3. Bu ücretlere işveren sosyal güvenlik ve Medicare vergilerini ekleyin. İşveren sosyal güvenlik vergisi, ücret tavanında sona erer.
4. FUTA'yı ekleyin; her çalışanın ücretinin ilk $7.000 tutarından sonra durur.
5. Eyaletinizin yeni bir işverene verdiği oran ve ücret tavanı üzerinden eyalet işsizlik vergisini ekleyin.
6. İş sınıfı için bir işçi tazminatı sigortası teklifi, ardından yan hakları ve varsa bordro sağlayıcısı ücretini ekleyin.
7. Toplamı, ödediğiniz saate değil fiilen aldığınız çalışma saatine bölün ve yüklenicinin ücretiyle karşılaştırın.

Toplamı yukarıdaki Bureau of Labor Statistics ölçütüyle karşılaştırarak kontrol edin. Bu ölçüt ücretli izni yan hak sayar; bu yüzden fiilen çalışılan saatlerin ücretini, ücretli izin öncesi haliyle, %70,0 ücret payına bölün ve kabaca bir toplam maliyet bulun. Bu pay, yan hakları zengin olanlar dahil tüm özel sektör işverenlerinin ortalamasıdır; az yan hak sunan bir işveren bunun altında kalabilir.

Fazla mesai, asgari ücret ve molalar: çalışana ödemem gereken ama yükleniciye ödemediğim nedir?

Federal asgari ücret ve fazla mesai kuralları genellikle çalışanları korur; gerçekte çalışan olan biri 1099 ile ödeme alsa bile bu korumaları kaybetmez (DOL: yanlış sınıflandırma).

Bu kurallar, gerçek bir yükleniciye ödediğiniz tutarı belirlemez; yüklenici kararlaştırılan fiyatı alır. Bir çalışanın fazla mesaiden muaf olup olmadığı, unvanına değil görevlerine ve ücretine bağlıdır (DOL Fact Sheet #17A).

Daha ucuz olduğu için yüklenici statüsünü seçebilir miyim?

Hayır. Statü, fiyata veya etikete değil, çalışma ilişkisinin fiilî koşullarına bağlıdır. Common-law kurallarına göre, size hizmet veren biri, neyin ve nasıl yapılacağını siz kontrol edebiliyorsanız sizin çalışanınızdır; etiketin önemi yoktur (IRS: common-law çalışan).

IRS üç grup olguyu tartar: davranışsal kontrol, mali kontrol ve ilişkinin türü; örneğin sözleşmeler, yan haklar ve işin işletmenin önemli bir parçası olup olmadığı. Tek bir olgu belirleyici değildir (IRS). Testin tamamı ve Form SS-8 kararı için bkz. çalışan olabilecek işçiler.

Federal yasa sabit kategoriler de belirler. Üç test karşılandığında; yiyecek, içecek, çamaşır veya kuru temizleme dağıtan bazı komisyonlu sürücüler, tam zamanlı hayat sigortası satıcıları, evde çalışanlar ve gezici satıcılar common-law çalışanı olmasalar bile sosyal güvenlik ve Medicare bakımından çalışan sayılır. Doğrudan satıcılar ve nitelikli gayrimenkul acenteleri yasa gereği çalışan değildir (Publication 15).

Federal ücret yasası (asgari ücret ve fazla mesai) kendi testini kullanır ve bu test belirsizdir. Department of Labor'ın yanlış sınıflandırma sayfası, 29 CFR Part 795'teki 2024 kuralını hâlâ göstermektedir. Kurumun bir taslağı olan 91 FR 9932, müfettişlerin artık bu kuralın analizini uygulamadığını, daha eski rehberliği kullandığını ve kuralın analizini bazı değişikliklerle 2021 kuralındaki analizle değiştireceğini belirtir. Bu bir taslaktır, nihai kural değildir.

Yanlış seçimin sonradan bedeli nedir?

Kanunun çalışan saydığı bir kişiye yüklenici gibi ödeme yapıldıysa, işletme stopaj yapmadığı ve ödemediği bordro vergilerini ve varsa ödenmemiş ücretleri borçlanabilir. İmzalı bir sözleşme bunu değiştirmez.

• Federal istihdam vergisi. Bir çalışana makul bir dayanağı olmadan yüklenici gibi davranan işletme, o çalışan için istihdam vergilerinden sorumlu tutulabilir (IRS). Özel 3509. madde oranları uygulanabilir: gerekli 1099'lar verilmişse sosyal güvenlik ücret tavanına kadar olan ücretin toplamda %10,68 oranı, verilmemişse daha yüksek bir oran. İşletme stopaj kurallarını bilerek göz ardı ettiyse bu oranlar uygulanmaz (Publication 15). Vergiyi işletme öder; şahıs işletmesinde bu, sahibinin kendisidir (IRS el kitabı, iç rehber). Kesilen vergiyi toplamaktan veya ödemekten sorumlu olup bunu kasten yapmayan kişi, ödenmemiş verginin %100 oranında trust fund recovery cezası da ödeyebilir (Publication 15); bkz. trust fund recovery cezası.
• Eyalet vergileri ve ücret talepleri. Eyalet işsizlik vergisi ve işçi tazminatı sigortası, çalışanlar için işverenin yükümlülüğüdür (DOL: işsizlik; DOL: istihdam yasaları bilgi formu); bu yüzden bir çalışanı yeniden sınıflandırmak geçmiş primleri ve teminat boşluklarını gündeme getirebilir. Yanlış sınıflandırılan bir çalışan, hak ettiği asgari ücreti ve fazla mesaiyi almamış olabilir (DOL).

İki federal af, geçmiş yıllar için faturayı azaltabilir: 530. madde affı ve Gönüllü Sınıflandırma Uzlaşma Programı (çalışan muamelesi başlamadan en az 120 gün önce verilmesini IRS'nin istediği Form 8952). İkisinin de, gerekli 1099'ların verilmiş olması gibi koşulları vardır (IRS; Form 8952 talimatları). Geriye dönük vergi, cezalar ve geçmiş beyanların düzeltilmesi çalışan olabilecek işçiler rehberinde anlatılır.

Cevap eyalete göre değişir mi?

Evet. Federal bordro oranları her yerde aynıdır, ama eyalet yasası işsizlik vergisini, işçi tazminatı kurallarını, izin yasalarını, varsa daha yüksek asgari ücreti (yukarıdaki tablolara bakın) ve statü testini belirler:

• Kredi azaltımı. Kredi azaltımı uygulanan eyalet, işsizlik ödeneklerini ödemek için federal hükümetten aldığı borcu geri ödememiştir. Orada ücret ödüyorsanız, eyalet işsizlik vergisi kredisi azaltılır ve dolayısıyla federal işsizlik vergisi artar (IRS).
• Statü testi. California, işe alan işletme ABC testinin üç bölümünü de göstermedikçe, çalışanı genellikle çalışan sayar (California LWDA). Bkz. California ABC testi rehberi. Massachusetts, ücret yasaları için benzer üç bölümlü bir test kullanır (Massachusetts General Laws). Diğer eyaletler için bkz. çalışan olabilecek işçiler.

İşletmenizden farklı bir eyaletteki çalışan için bkz. başka eyaletteki çalışanlar.

Her yol kayıtlarıma neyi yazdırır ve önce neyi kurmalıyım?

Çalışanlar için ilk maaştan önce bir bordro sistemi gerekir. Yüklenici için ilk adım, doldurulmuş bir Form W-9'dur.

İşçiliğin gelir tablosunda nerede yer aldığı hizmet işletmesi için satılan malın maliyeti rehberinde anlatılır. İlk çalışan için adımlara bordro kurulumu rehberinden bakın. Bir bordro dönemini kaydetmek için bkz. bordro yevmiye kayıtları; nakit ödenen yükleniciler için bkz. taşeronlara nakit ödeme.

Örnek

Tüm rakamlar açıklayıcı ABD dolarıdır. Eyalet işsizlik vergisi, işçi tazminatı sigortası ve ikinci örnekteki $6.000 tutarındaki sağlık sigortası varsayımdır; çünkü eyaletinize, sigortacınıza ve planınıza bağlıdır. Federal işsizlik vergisi, eyalet kredisinin tamamının uygulandığını varsayar. Bordro ücretleri ve araçlar hesaba katılmamıştır; ücretli izin de yalnızca ikinci örnekte hesaba katılmıştır.

Yılda 1.000 saat çalışan yarı zamanlı yardımcı

Çalışan olarak saat başına $30 ücretle yardımcının ücreti $30.000 olur. İşveren sosyal güvenlik ve Medicare vergileri %7,65 ile $2.295 ekler. İlk $7.000'ın %0,6'sı kadar federal işsizlik vergisi $42 ekler. Varsayılan $300 eyalet işsizlik vergisi ve $300 işçi tazminatı sigortası toplamı yaklaşık $32.937'ye çıkarır. Saat başına $40 alan bir yüklenici $40.000'a mal olur. Kâğıt üzerinde çalışan yaklaşık $7.063 daha ucuzdur; ancak bu, yalnızca iş her iki şekilde de usulüne uygun yapılabiliyorsa ve ücretli izin, bordro ücretleri ve bordroyu yürütme emeği hesaba katılmadan geçerlidir.

Saat sayısı da en az ücret kadar önemlidir. İş, ödediğiniz 1.000 saatin yalnızca 600'ünü dolduruyorsa, çalışan iş saati başına yaklaşık $55'a mal olur ($32.937 bölü 600); 600 saat için saat başına $40 faturalayan bir yüklenici ise $24.000'a mal olur.

$60.000 maaşlı tam zamanlı bir pozisyon

Çalışan olarak $60.000 ücret, artı $4.590 işveren sosyal güvenlik ve Medicare vergisi, $42 federal işsizlik vergisi, varsayılan $400 eyalet işsizlik vergisi, $600 işçi tazminatı sigortası ve $6.000 sağlık sigortası, toplamda yaklaşık $71.632 eder. Sabit $75.000 tutarında bir yüklenici teklifi, kâğıt üzerinde yaklaşık $3.368 daha pahalıdır. Bu yalnızca iş, çalışanın işbaşında olduğu saatlere sığıyorsa geçerlidir. Rol 2.080 saat iş gerektiriyorsa ve çalışan 120 saat ücretli izin kullanıyorsa, çalışan çalışılan saat başına yaklaşık $36,55'e mal olur ($71.632 bölü 1.960). Tüm 2.080 saati bu maliyetle karşılamak yaklaşık $76.018 eder; bu, tekliften yaklaşık $1.018 fazladır. Tam zamanlı, sizin programınıza göre ve sizin yönlendirmenizle çalışan biri, yukarıda anlatılan statü sorusunu da gündeme getirir.

California'da aynı pozisyon

$75.000 tutarında 1099 ile çalışan bir California çalışanı ABC testini geçemeyebilir. Öyleyse mesele maliyet olmaktan çıkar ve geçmiş dönemler için ödenmemiş işveren vergileri, işsizlik primleri ve ücret talepleri riski haline gelir. Çalışan federal açıdan da çalışan sayılırsa, 3509. madde uygulanabiliyorsa ve gerekli 1099'lar verilmişse, yalnızca federal gelir vergisi stopajı, sosyal güvenlik ve Medicare geriye dönük vergisi yılda yaklaşık $8.010 olabilir ($75.000'ın %10,68'i); bunlar federal işsizlik vergisi, cezalar, eyalet vergisi ve ücret taleplerinden önceki tutardır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aynı iş için elinizde bir yüklenici teklifi ve bir maaş rakamı var ya da düzenli çalışan birine şimdiden 1099 ile veya nakit ödeme yapıyorsunuz: hangi yolun uygun olduğu işin gerçekte nasıl yapıldığına bağlıdır; her yol kayıtlarınıza farklı kayıtlar yazdırır ve ilk ödemeden önce farklı bir kurulum gerektirir. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Çalışan zaten çalışan olabilir ya da geçmiş yıllarda 1099 ile veya nakit ödeme yapıldı: test ve düzeltme yolu için bkz. çalışan olabilecek işçiler. Birkaç yıl söz konusuysa veya kayıtlar eksikse, düzeltme yeniden oluşturulan ödeme kayıtlarından başlar; bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Çalışan California'da: 1099 ile fiyatlandırma yapmadan önce California ABC testi rehberini, çalışan için ise California bordro vergileri ve EDD kurulumu rehberini okuyun.
• Bu ilk çalışanınız: bordro kurulumu rehberini izleyin.
• Çalışan başka bir eyalette yaşıyor veya çalışıyor: bkz. başka eyaletteki çalışanlar.
• Çalışan ABD dışında yaşıyor: bkz. yurt dışındaki yüklenicilere ödeme; ABD–Kanada sınırının iki yanındaki bir çalışan için bkz. sınırın ötesinde çalışan işe almak.
• Kimin 1099 alacağından emin değilsiniz: bkz. hangi yükleniciler vergi belgesi alır.
• Çalışan sizin çocuğunuz: özel kurallar geçerlidir; bkz. çocuklarınızı işe almak.