T4 và T4A: chứng từ cho nhân viên, nhà thầu và phí dịch vụ

T4 hay T4A: người làm việc cho tôi nhận chứng từ nào?

Nhân viên nhận T4. Người mà bạn trả tiền cho một dịch vụ ngoài quan hệ lao động, chẳng hạn nhà thầu hoặc freelancer, thường nhận T4A, trừ khi một chứng từ khác trong bảng dưới đây áp dụng. CRA cho biết khoản phí trả cho một người để cung cấp dịch vụ ngoài quan hệ lao động được ghi vào T4A, còn tiền lương của nhân viên ghi ở ô 14 của T4.

Chứng từ cũng cho biết bạn phải khấu trừ gì. Với phần lớn nhân viên, CPP, EI và thuế thu nhập được khấu trừ mỗi kỳ lương. Với phần lớn nhà thầu cư trú, không khấu trừ khoản nào.

Điều khiến trường hợp này không đơn giản. Chứng từ theo tình trạng thực tế của người làm việc, không theo tên gọi trong hợp đồng hay hóa đơn. CRA cho biết toàn bộ sự việc trong quan hệ làm việc quyết định tình trạng nhân viên. Đưa T4A cho người làm việc như nhân viên không biến người đó thành nhà thầu, và các khoản khấu trừ còn thiếu có thể vẫn là chi phí của bạn (xem phần "Nếu tôi không chắc người làm việc là nhân viên, hoặc trước đây đã đưa sai chứng từ thì sao?" bên dưới). Cách xác định nằm trong Nhà thầu hay nhân viên tại Canada.

Trường hợp cũng không đơn giản khi bạn đã trả tiền cho ai đó từ một năm trở lên mà không chắc chứng từ nào là đúng, khi các năm trước không có chứng từ hoặc đưa sai chứng từ, hoặc khi đã nhận thư của CRA. Khi đó phải kiểm tra từng năm riêng.

Nên chuẩn bị trước: hợp đồng bằng văn bản nếu có, hóa đơn, các khoản đã trả cho từng người theo năm dương lịch và ngày trả, các chứng từ hoặc thư của CRA đã phát hành hay đã nhận, cùng Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) hoặc mã số doanh nghiệp của từng người.

Canada có chứng từ tương đương 1099 và W-2 không?

Không tương ứng từng cái một, nhưng T4 làm vai trò của Form W-2 tại Hoa Kỳ, còn T4A có ô 048 làm vai trò của Form 1099-NEC. T4 báo cáo tiền lương của nhân viên và các khoản đã khấu trừ. Ô 048 báo cáo phí trả cho nhà thầu, không khấu trừ gì.

Cần nhớ hai điểm. T4A còn báo cáo lương hưu, niên kim và thu nhập khác, nên ý nghĩa nằm ở số ô: phí dịch vụ thuộc ô 048. Và người chi trả nộp chứng từ cho CRA kèm một bảng tổng hợp tương ứng, không chỉ gửi bản sao cho từng người.

T4 báo cáo những gì, và cần chuẩn bị gì trước?

T4 báo cáo tổng tiền lương của nhân viên trong năm dương lịch và các khoản đã khấu trừ. Các ô chính, theo hướng dẫn T4 của CRA:

Người chi trả phát hành T4 khi tiền lương trong năm cao hơn $500 (theo chính sách hành chính của CRA), hoặc khi đã khấu trừ CPP, QPP, EI, QPIP hay thuế thu nhập với bất kỳ số tiền nào. Nhân viên hiện tại có lợi ích bảo hiểm nhân thọ nhóm chịu thuế cũng cần T4, dù tiền lương bằng hoặc thấp hơn mức đó (CRA: Chứng từ T4).

Đăng ký tài khoản chương trình thuế lương. CRA cho biết hãy đăng ký trước hạn nộp khoản nộp đầu tiên. Mỗi kỳ lương, khấu trừ CPP, EI và thuế thu nhập, cộng phần của người sử dụng lao động đối với CPP và EI, rồi nộp cho CRA (CRA: RC4110). Các bước nằm trong Chạy bảng lương; bút toán ghi sổ nằm trong Bút toán bảng lương.

Ô 048 của T4A ghi gì cho nhà thầu (cách điền T4A)?

Ô 048 ghi phí trả cho dịch vụ, không gồm GST/HST và PST (CRA: cách điền T4A). Số tiền thuộc về năm dương lịch mà nó được trả, không phải năm làm việc (CRA: T4A dành cho người chi trả). Với phần lớn người nhận cư trú tại Canada, không khấu trừ CPP, EI hay thuế thu nhập.

Hướng dẫn điền chứng từ của CRA và guide RC4157 quy định số định danh của người nhận:

Cách thu thập các số này, việc cần làm khi thiếu số, và liệu người chi trả không có nhân viên có cần tài khoản thuế lương hay không nằm trong Báo cáo khoản trả cho nhà thầu phụ.

Để sổ sách sẵn sàng cho việc lập chứng từ, hãy gắn nhãn từng người nhận là nhân viên hoặc nhà thầu, cộng các khoản trả cho từng nhà thầu theo ngày trả (GST/HST tách riêng), và đối chiếu tổng với các tài khoản chi phí trước khi nộp. Phần chứng từ về phía nhà thầu nằm trong Chứng từ phí dịch vụ trên báo cáo kinh doanh của bạn.

Có mức tối thiểu nào không, và nhà thầu thành lập công ty thì sao?

Quy tắc thông thường của CRA là phát hành T4A khi tổng số tiền trả cho người nhận trong năm dương lịch cao hơn $500, hoặc khi đã khấu trừ thuế từ bất kỳ khoản trả nào. CRA mô tả mức này là chính sách hành chính, nên có thể thay đổi.

Trả tiền cho một công ty không làm mất nghĩa vụ phát hành chứng từ. CRA cho biết thông thường người chi trả phải đưa T4A cho công ty về phí dịch vụ, trừ khi T4A-NR, T5018 hoặc chứng từ khác áp dụng thay. Hãy ghi số tài khoản chương trình của công ty (15 ký tự, bắt đầu bằng mã số doanh nghiệp) vào ô 013. Ngành vận tải đường bộ bị siết chặt hơn: CRA phạt các doanh nghiệp trong ngành này nếu không báo cáo khoản phí trên $500 mỗi năm trả cho công ty tư nhân do người Canada kiểm soát trong cùng ngành (CRA).

Công ty nhận tiền có phải là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân hay không là một câu hỏi riêng: xem Doanh nghiệp dịch vụ cá nhân.

Hoa hồng dùng chứng từ nào: nhân viên hay đại lý độc lập?

Hoa hồng theo tình trạng của người nhận. Trang về hoa hồng của CRA nêu ba trường hợp.

Ô 020 không gồm GST/HST và thuế bán hàng cấp tỉnh bang, giống ô 048 (CRA).

Nhà thầu phụ nhận T4 hay chứng từ nào khác?

Nhà thầu phụ điều hành một doanh nghiệp thường nhận T4A, không phải T4. T4 chỉ áp dụng nếu về thực chất nhà thầu phụ là nhân viên của bạn. Hai chứng từ khác thay cho T4A trong một số trường hợp nhất định.

Chi tiết nộp và các năm bị bỏ sót đối với T5018 và T4A, cũng như trường hợp người không cư trú làm việc hoàn toàn bên ngoài Canada, nằm trong Báo cáo khoản trả cho nhà thầu phụ. Khấu trừ thuế đối với người không cư trú nằm trong Khấu trừ thuế trên dịch vụ cung cấp tại Canada.

Chứng từ T4 và T4A đến hạn khi nào, và phạt nộp trễ là bao nhiêu?

Chứng từ T4 và T4A cùng bảng tổng hợp thông thường đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch. Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động, hạn là 30 ngày, hoặc 90 ngày khi một thành viên hợp danh hay chủ doanh nghiệp một chủ qua đời (CRA). Nếu ngày trong tháng 2 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận, ngày làm việc kế tiếp được tính. Bản sao phải đến tay nhân viên và người nhận chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 (CRA: phát chứng từ). Nếu có hơn năm tờ khai thông tin cùng loại cho một năm dương lịch, chẳng hạn hơn năm T4, thì phải nộp điện tử.

Nộp trễ bị phạt tối thiểu $100, và tiền phạt tăng theo số ngày cùng số chứng từ (CRA). Bản sao đưa cho người làm việc bị trễ hoặc thiếu cũng bị phạt riêng. Các mức phạt, quy tắc nhẹ hơn khi chỉ có vài chứng từ và cách nộp trễ nằm trong Phạt nộp trễ chứng từ nhân viên và cổ tức.

CRA cho biết hiện không áp dụng tiền phạt đối với việc không điền ô 048, trừ chính sách riêng cho ngành vận tải đường bộ (CRA). Câu này chỉ nói về việc điền ô 048; không nói rằng tiền phạt nộp trễ được bỏ qua. Chính sách có thể thay đổi, và không xóa nghĩa vụ báo cáo.

Quebec có thêm chứng từ nào không?

Có, đối với thu nhập từ việc làm. Revenu Québec có chứng từ riêng, RL-1, với hướng dẫn nộp riêng. Người sử dụng lao động có nhân viên tại Quebec khấu trừ QPP thay cho CPP (nếu công việc thuộc diện đóng QPP) và cả QPIP. QPP, QPIP và thuế thu nhập Quebec nộp cho Revenu Québec, còn EI và thuế liên bang nộp cho CRA (CRA: T4001). Chứng từ RL-1 thông thường đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng 2 năm tiếp theo.

Nhân viên tại Quebec vẫn nhận T4 liên bang, với QPP ở ô 17, ngoài RL-1 (CRA: Chứng từ T4). Một số khoản trả cho nhà thầu cũng có thể cần RL-1; khoản nào do hướng dẫn của Revenu Québec quy định, không phải của CRA. T4A liên bang không thay thế chứng từ này, nên hãy xem hướng dẫn đó trước khi nộp.

Nếu tôi không chắc người làm việc là nhân viên, hoặc trước đây đã đưa sai chứng từ thì sao?

Hãy xác định tình trạng của người làm việc dựa trên sự việc thực tế trước, rồi mới sửa chứng từ. Nếu người được coi là nhà thầu thực ra là nhân viên, CRA có thể ấn định cả phần của người sử dụng lao động lẫn phần của nhân viên đối với khoản đóng CPP và phí bảo hiểm EI còn nợ, dù người chi trả không thể thu lại từ người làm việc, và có thể cộng thêm tiền phạt và tiền lãi. Mức CRA có thể tính và cách phản hồi nằm trong Kiểm tra thuế lương và quyết định về tình trạng người lao động.

Các bước thường theo thứ tự này:

1. Tập hợp hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thanh toán và các chứng từ đã phát hành, theo từng năm.
2. Xác định tình trạng cho từng năm bằng bài kiểm tra trong Nhà thầu hay nhân viên tại Canada.
3. Với người làm việc là nhà thầu, T4A và bảng tổng hợp còn thiếu của từng năm được nộp trễ, và có thể bị phạt nộp trễ.
4. Với nhân viên bị trả như nhà thầu, phải thiết lập bảng lương và xử lý các năm trước; việc này không thể sửa bằng cách đổi chứng từ.

Các năm thiếu T4A và T5018 được hướng dẫn từng bước trong Báo cáo khoản trả cho nhà thầu phụ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Canada.

Nhân viên pha chế của tiệm bánh

Một tiệm bánh tại Toronto trả cho nhân viên pha chế C$2.400 mỗi tháng trong 12 tháng, tự đặt giờ làm và cung cấp thiết bị. Nếu sự việc cho thấy cô ấy là nhân viên, tiệm bánh khấu trừ CPP, EI và thuế thu nhập mỗi tháng, rồi nộp T4 ghi C$28.800 ở ô 14.

Người viết quảng cáo freelance

Một công ty quảng cáo tại Vancouver trả cho người viết quảng cáo freelance C$7.500 trong năm, cộng GST. Nếu người này là nhà thầu tự kinh doanh, công ty phát hành T4A với C$7.500 ở ô 048, không gồm GST, và không khấu trừ gì. SIN của người viết ghi ở ô 012, hoặc số tài khoản chương trình ở ô 013 nếu có. Nếu người viết xuất hóa đơn qua một công ty, sẽ không dùng SIN: số tài khoản chương trình của công ty sẽ ghi ở ô 013.

Nhà thầu phụ dựng khung

Một nhà xây dựng tại Calgary trả cho nhà thầu phụ dựng khung C$60.000 trong năm. Nếu xây dựng là hoạt động chính của nhà xây dựng, nhà thầu phụ cư trú này có thể thuộc diện T5018. Nếu xây dựng không phải hoạt động chính và người dựng khung là nhà thầu, cùng khoản trả đó ghi vào T4A ở ô 048. Nhà xây dựng cần xem cơ cấu hoạt động của chính mình trước khi chọn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã trả tiền cho ai đó từ một năm trở lên mà không chắc chứng từ nào là đúng, hoặc các năm trước không được báo cáo, kể cả người làm việc được trả bằng tiền mặt hay e-transfer mà không có chứng từ: câu trả lời phụ thuộc vào tình trạng của người làm việc trong từng năm, những năm nào cần sửa hoặc nộp chứng từ trễ, và cần thiết lập gì cho bảng lương từ nay. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại các khoản đã trả theo từng năm, và xem Kiểm tra thuế lương và quyết định về tình trạng người lao động nếu có thư hoặc quyết định của CRA.
• Bạn đã phát hành T4A cho người làm việc như nhân viên: đổi sang chứng từ khác không sửa được các khoản khấu trừ chưa nộp. Hãy bắt đầu với Nhà thầu hay nhân viên tại Canada, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại phần bảng lương.
• Bạn trả tiền cho nhà thầu phụ xây dựng hoặc người không cư trú: xem Báo cáo khoản trả cho nhà thầu phụ và Khấu trừ thuế trên dịch vụ cung cấp tại Canada.
• Bạn tự trả lương cho mình hoặc người nhà từ công ty của bạn (thù lao giám đốc cũng ghi vào T4): xem Nên tự trả lương bao nhiêu từ công ty của bạn và Trả lương cho người nhà.
• Bạn nhận T4A và là nhà thầu: xem Chứng từ phí dịch vụ trên báo cáo kinh doanh của bạn.
• Bạn chạy bảng lương tại Quebec: hãy đọc hướng dẫn RL-1 của Revenu Québec cùng quy tắc của CRA, và dùng Chạy bảng lương cho các bước liên bang.