Freelancer Canada nhận USD từ khách Hoa Kỳ: sổ sách và T2125

Tôi có khai thu nhập USD trên T2125 theo đô la Canada không, và theo tỷ giá nào?

Có. T2125 là biểu mẫu của CRA cho thu nhập tự kinh doanh, và nó dùng đô la Canada. Khách hàng Hoa Kỳ không gửi chứng từ Canada nào cho bạn, nhưng thu nhập từ nguồn ngoài Canada vẫn được tính (Income Tax Act, s. 3). Một khoản tiền bằng đồng tiền khác được quy đổi theo tỷ giá của ngày khoản đó phát sinh (Income Tax Act, s. 261(2)). Đạo luật định nghĩa tỷ giá đó là tỷ giá Bank of Canada niêm yết cho ngày đó, hoặc cho ngày gần nhất trước đó khi không có niêm yết; tỷ giá khác chỉ được tính nếu CRA chấp nhận (s. 261(1); Folio S5-F4-C1).

Thu nhập tự kinh doanh phải được khai theo phương pháp dồn tích: thu nhập được tính vào kỳ mà nó phát sinh, dù khi nào được trả. Chỉ nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh mới được chọn phương pháp tiền mặt (Guide T4002). Với dịch vụ, đạo luật coi một khoản là phải thu vào ngày bạn lập hóa đơn, hoặc ngày bạn lẽ ra đã lập hóa đơn nếu không chậm trễ không cần thiết, tùy ngày nào đến trước (Income Tax Act, s. 12(1)(b)). Vì vậy freelancer quy đổi từng hóa đơn theo tỷ giá của ngày đó, và việc giữ hóa đơn lại mà không có lý do chính đáng không đẩy thu nhập sang năm sau. Số doanh thu trên T2125 là tổng các khoản bằng đô la Canada đó.

Tỷ giá trung bình và các nguồn tỷ giá khác chỉ là ngoại lệ hẹp. CRA có thể chấp nhận mức trung bình cho một số khoản thu nhập, nhưng nhìn chung không chấp nhận khi tỷ giá dao động mạnh, và chỉ chấp nhận nguồn khác nếu thỏa mãn mọi điều kiện trong folio. Tỷ giá hằng ngày của Bank of Canada cho từng ngày hóa đơn tránh được cả hai vấn đề. Quy tắc tỷ giá và tiền chi trả từ sàn thương mại nói về các ngoại lệ.

Freelancer lập hóa đơn cho công việc đã xong và được trả trong vài ngày là trường hợp đơn giản. Nó không còn đơn giản khi:

• tổng doanh thu của bạn, gồm cả khách hàng Hoa Kỳ, gần hoặc vượt $30.000 và bạn chưa có tài khoản GST/HST;
• khách hàng trả tiền đặt cọc trước khi công việc hoàn thành;
• một nền tảng trả tiền bằng đồng tiền khác với đồng tiền trên hóa đơn;
• các năm trước chưa bao giờ được nộp tờ khai;
• tiền cá nhân và tiền của khách hàng nằm chung một tài khoản.

Hãy gom mọi hóa đơn, sao kê ngân hàng và nền tảng đứng sau từng khoản thanh toán, tỷ giá bạn đã dùng cho từng ngày, biên lai cho các chi phí trả bằng đô la Hoa Kỳ và, nếu bạn gần ngưỡng đó, danh sách doanh thu theo quý dương lịch.

Làm sao lập hóa đơn để mỗi khoản thanh toán USD thể hiện ngày hóa đơn, ngày được trả và giá trị bằng CAD?

Hãy lập hóa đơn bằng đồng tiền đã thỏa thuận, ở đây là đô la Hoa Kỳ, rồi giữ một dòng cho mỗi hóa đơn với ba ngày và giá trị đô la Canada tại mỗi ngày. Bản thân hóa đơn có thể giữ bằng đô la Hoa Kỳ; giá trị đô la Canada nằm trong sổ sách. CRA nói hồ sơ thu nhập phải cho thấy ngày, số tiền và nguồn, kèm chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng và phiếu nộp tiền ngân hàng (Guide T4002).

Bản tin đã lưu trữ của CRA đưa lãi hoặc lỗ tỷ giá trên tài khoản kinh doanh vào thu nhập và chấp nhận các phương pháp khác nhau để xác định thời điểm đo, chẳng hạn khi một tài khoản được tất toán hoặc khi đô la Hoa Kỳ giữ trong tài khoản ngoại tệ được đổi (IT-95R, paras 7 đến 9). Hãy theo dõi từng khoản chênh ở một dòng riêng, tách khỏi doanh thu, để không sót khoản nào. Về thời điểm và cách ghi sổ và đánh thuế, xem lãi lỗ tỷ giá trên tài khoản USD.

Mỗi dòng của bảng theo dõi cần có:

• khách hàng, số hóa đơn và ngày hóa đơn;
• số tiền đô la Hoa Kỳ, tỷ giá Bank of Canada của ngày đó và giá trị đô la Canada;
• ngày được trả, số đô la Hoa Kỳ nhận được, tỷ giá và giá trị đô la Canada;
• các khoản phí bị trừ, và số tiền ròng thực sự về ngân hàng.

Tôi có cần tài khoản ngân hàng USD không, và việc giữ tài khoản đó có thay đổi những gì tôi phải khai không?

Không. Quy tắc quy đổi áp dụng bất kể tiền nằm ở đồng tiền nào, và không quy tắc nào yêu cầu phải có tài khoản USD. Thu nhập được khai bằng đô la Canada trong cả hai trường hợp (s. 261(2)), và chủ doanh nghiệp một chủ không thể chọn báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ (s. 261(3)).

Tài khoản USD cho phép bạn nhận và trả bằng đô la Hoa Kỳ mà không phải đổi mỗi lần. Cái giá là việc ghi sổ: giá trị đô la Canada của số dư thay đổi khi tỷ giá biến động, và mỗi lần đổi tiền hoặc thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ tạo ra một khoản chênh lệch tỷ giá. Về bút toán giữa các tài khoản của chính bạn và chênh lệch giá mua bán của ngân hàng, xem chuyển tiền giữa tài khoản CAD và USD. Để tiền cá nhân và tiền của khách hàng chung một tài khoản là điều khiến bảng theo dõi khó chứng minh; tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ nói về việc có bắt buộc phải có tài khoản kinh doanh riêng hay không.

Form T1135 là báo cáo tài sản nước ngoài riêng. Một tài khoản USD ở ngân hàng Canada không được tính vào đó: chỉ tiền nằm, được gửi hoặc được giữ ngoài Canada mới được tính, bất kể đồng tiền nào (s. 233.3(1)). Một tài khoản ở ngân hàng Hoa Kỳ có thể được tính vào tổng giá gốc $100.000 của tài sản nước ngoài chỉ định tại bất kỳ thời điểm nào trong năm; hỏi đáp về T1135 của CRA dùng chính một tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ làm ví dụ. Tài sản được dùng hoặc nắm giữ riêng cho hoạt động kinh doanh tích cực bị loại trừ, và một tài khoản cụ thể có đủ điều kiện hay không phụ thuộc vào cách nó được dùng. Xem những khoản nào được tính trên Form T1135.

Tôi ghi các khoản phí ngân hàng, nền tảng và đổi tiền như thế nào?

Hãy ghi doanh thu bằng toàn bộ số tiền hóa đơn, rồi ghi từng khoản phí thành một chi phí riêng. Chỉ ghi số tiền ròng được gửi vào sẽ làm doanh thu bị thấp đi: T2125 bắt đầu bằng tổng doanh thu, hoa hồng hoặc phí trước khi trừ chi phí (Guide T4002).

1. Doanh thu: số tiền hóa đơn, quy đổi theo tỷ giá ngày hóa đơn.
2. Phí nền tảng hoặc đơn vị xử lý thanh toán: là chi phí kinh doanh, quy đổi theo tỷ giá của ngày bị tính phí. CRA cho phép chi phí hiện hành hợp lý phát sinh để tạo thu nhập kinh doanh (chi phí T2125).
3. Phí ngân hàng hoặc phí chuyển tiền được liệt kê riêng: dòng lãi vay và phí ngân hàng của T2125, line 8710.
4. Chênh lệch giá mua bán khi đổi tiền: khoảng chênh giữa giá trị Bank of Canada của số đô la Hoa Kỳ của bạn và số đô la Canada mà ngân hàng ghi có. Hãy theo dõi nó ở một dòng riêng; hướng dẫn về chuyển tiền nói cách xử lý nó.

Các phần cộng lại phải ra đúng số tiền gửi vào: số tiền hóa đơn, cộng hoặc trừ chênh lệch tỷ giá giữa ngày hóa đơn và ngày được trả, trừ phí nền tảng, trừ phí ngân hàng, trừ chênh lệch giá mua bán. Một khoảng chênh mà không điều nào ở trên giải thích được cho thấy đang thiếu chứng từ. Về việc mỗi chi phí thuộc dòng T2125 nào, xem các dòng chi phí của người tự kinh doanh.

Tôi ghi các chi phí trả bằng đô la Hoa Kỳ như thế nào?

Hãy quy đổi từng chi phí theo tỷ giá Bank of Canada của ngày chi phí phát sinh, giữ biên lai bằng đô la Hoa Kỳ, và khai số tiền đô la Canada ở dòng của loại chi phí đó. Chính quy tắc section 261 quy đổi thu nhập cũng quy đổi chi phí.

Nếu bạn trả bằng thẻ đô la Canada, sao kê cho thấy số đô la Canada bị tính. Folio không nói con số đó có thể thay tỷ giá Bank of Canada cho mục đích thuế thu nhập hay không, nên hãy giữ cả sao kê lẫn tỷ giá bạn đã dùng cho ngày đó, và hỏi chuyên gia trước khi dựa vào con số trên sao kê. Chi phí trả bằng ngoại tệ nói về việc chọn giữa biên lai và sao kê, còn hóa đơn từ nhà cung cấp nước ngoài nói về GST/HST đối với dịch vụ mua từ ngoài Canada.

Thu nhập USD từ khách hàng Hoa Kỳ có được tính vào ngưỡng đăng ký GST/HST không?

Có. Ngưỡng nhà cung cấp nhỏ (small supplier) là $30.000, và CRA tính doanh thu từ các giao dịch cung cấp chịu thuế, kể cả các giao dịch zero-rated (giao dịch chịu thuế nhưng không thu GST/HST), cùng các giao dịch của bên liên kết với bạn, chẳng hạn một công ty do bạn kiểm soát (CRA: khi nào phải đăng ký, RC4022). Dịch vụ cung cấp cho người không cư trú nhìn chung là zero-rated, theo quy tắc chung hoặc, với dịch vụ tư vấn và chuyên môn, theo một quy định riêng, và cả hai đều có trường hợp loại trừ (CRA: xuất khẩu dịch vụ). Dù theo cách nào, doanh thu vẫn được tính.

Phép thử này không tính theo năm. Bạn đáp ứng nó khi vượt ngưỡng trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý dương lịch liên tiếp gần nhất, nên kiểm tra vào mùa thuế có thể đã quá muộn. Trong trường hợp đầu, bạn không còn là nhà cung cấp nhỏ kể từ giao dịch làm vượt ngưỡng; trong trường hợp sau, là vào cuối tháng sau quý mà bạn vượt giới hạn. Hãy tính mỗi khoản khi nó đến hạn, hoặc khi được trả nếu việc đó đến trước, quy đổi sang đô la Canada; GST/HST có quy tắc quy đổi riêng, nên con số có thể khác với con số trên T2125 của bạn.

Về việc khách hàng Hoa Kỳ nào đủ điều kiện và cần giữ chứng từ gì, xem tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ. Về ngày có hiệu lực, thời hạn 29 ngày thông thường để nộp đơn, đăng ký trễ và đăng ký tự nguyện dưới ngưỡng, xem khi nào đăng ký GST/HST.

Tôi cần giữ những hồ sơ nào cho mỗi khoản thanh toán của khách hàng, và giữ bao lâu?

Hãy giữ các tài liệu nối hóa đơn, khoản thanh toán và tỷ giá, trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan (CRA: hồ sơ kinh doanh). Nếu bạn nộp tờ khai trễ, thời hạn đó tính từ ngày bạn nộp (CRA: nơi lưu giữ hồ sơ).

Với mỗi khoản thanh toán, hãy giữ:

• hợp đồng hoặc điều khoản bằng văn bản, và hóa đơn;
• sao kê ngân hàng hoặc nền tảng cho thấy số tiền gộp, các khoản phí và số tiền ròng được gửi vào;
• sao kê đổi tiền, nếu tiền đã được đổi;
• một bản lưu tỷ giá Bank of Canada cho từng ngày đã dùng;
• với giao dịch bán zero-rated, bất kỳ chứng từ nào cho thấy khách hàng ở ngoài Canada;
• biên lai gốc bằng đô la Hoa Kỳ cho từng chi phí.

Hồ sơ phải được giữ tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada. Hồ sơ lưu ngoài Canada và truy cập trực tuyến từ Canada không được coi là lưu ở Canada, và việc lưu hồ sơ điện tử ngoài Canada cần có sự cho phép của CRA, nên một công cụ trực tuyến đặt ở nước ngoài tự nó là chưa đủ. Xem lưu hồ sơ kinh doanh bao lâu và nên đưa gì cho kế toán viên khi là chủ doanh nghiệp một chủ.

Tôi nên để dành bao nhiêu thuế, và có phải nộp thuế tạm tính không?

Hãy để dành một phần của mỗi khoản thanh toán, dựa trên ước tính lợi nhuận ròng của bạn; không có tỷ lệ cố định nào phù hợp với mọi người. Thuế được tính trên lợi nhuận ròng, tức thu nhập trừ chi phí, quy đổi sang đô la Canada, theo thuế suất liên bang và tỉnh bang, cộng CPP ngoài Quebec. Người lao động ở Quebec, kể cả người tự kinh doanh, thuộc diện QPP thay thế (Guide T4002, Chapter 3).

Bảng theo dõi các khoản thanh toán của bạn đã cho sẵn lợi nhuận ròng từ đầu năm đến nay. Chuyển một phần của mỗi khoản thanh toán vào một tài khoản đô la Canada riêng, dựa trên ước tính thuế trên khoản lợi nhuận đó, sẽ tạo ra một quỹ dự trữ dùng được. Hướng dẫn về thuế nói về mức đóng CPP và thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế như thế nào.

Bạn phải nộp thuế tạm tính (instalment) khi thuế ròng còn nợ vượt $3.000 ($1.800 thuế ròng liên bang còn nợ đối với cư dân Quebec; Revenu Québec có quy tắc nộp tạm tính riêng) trong năm hiện tại và trong một trong hai năm trước đó (CRA: thuế nộp tạm tính). Một freelancer trong năm đầu có thu nhập USD lớn có thể chưa nợ khoản nào trong năm đó, rồi phải trả toàn bộ số dư vào 30 tháng 4 của năm sau. Hạn nộp tờ khai là ngày 15 tháng 6, nhưng số dư vẫn đến hạn vào 30 tháng 4 (Guide T4002).

• Hạn nộp: ngày 15 tháng 3, ngày 15 tháng 6, ngày 15 tháng 9 và ngày 15 tháng 12.
• Số tiền: CRA gửi thư nhắc cho những người nhiều khả năng phải nộp, nhưng ngưỡng mới quyết định bạn có nợ hay không, không phải việc thư nhắc có đến hay không. Bạn có thể nộp số tiền ghi trong thư nhắc (dựa trên tờ khai mới nhất đã được ấn định), tính từ tờ khai năm ngoái, hoặc ước tính cho năm hiện tại (các cách tính).
• Cái giá của việc nộp thiếu: CRA tính tiền lãi cho khoản nộp tạm tính trễ hoặc không đủ. Tiền phạt chỉ áp dụng nếu tiền lãi trên khoản nộp tạm tính vượt $1.000 (tiền lãi và tiền phạt).

Khi nào freelancer được trả chủ yếu bằng USD nên chuyển khỏi mô hình doanh nghiệp một chủ?

Không mức thu nhập nào khiến việc thành lập công ty trở thành bắt buộc; các dấu hiệu mang tính thực tế. Thành lập công ty chuyển công việc sang một tờ khai riêng: công ty cư trú tại Canada nộp tờ khai T2 riêng cho mọi năm thuế, dù không phải trả thuế (CRA: hướng dẫn T2). Hóa đơn, tài khoản ngân hàng, sổ sách và biểu mẫu khai tình trạng thuế mà khách hàng Hoa Kỳ lưu khi đó chuyển sang tên công ty. Công ty đáp ứng điều kiện cũng có thể chọn báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ trên Form T1296, chậm nhất là 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế; xem nhận tiền từ khách hàng Hoa Kỳ qua công ty Canada.

Các dấu hiệu đáng để đặt câu hỏi:

• sổ sách cần nhiều hơn một bảng tính;
• thu nhập bằng đô la Hoa Kỳ đã vượt ngưỡng GST/HST và vẫn đang tăng;
• bạn đã bắt đầu phải nộp thuế tạm tính;
• một khách hàng Hoa Kỳ đề nghị ký hợp đồng với một công ty.

Mỗi câu trả lời có chi phí và đánh đổi ở cả hai phía biên giới. Xem thành lập công ty để ký hợp đồng với khách hàng Hoa Kỳ và, cho sổ sách sau đó, sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa. Tỷ giá là đô la Canada trên mỗi đô la Hoa Kỳ (C$ và US$), và số liệu được làm tròn.

Một lập trình viên lập hóa đơn US$6.000 mỗi tháng

Một lập trình viên ở Edmonton lập hóa đơn cho một khách hàng Hoa Kỳ US$6.000 mỗi tháng. Ở tỷ giá 1,35, mỗi hóa đơn là C$8.100 và cả năm là C$97.200. Nếu các hóa đơn bắt đầu từ tháng 1, không có doanh thu nào khác và mỗi hóa đơn đến hạn ngay khi được phát hành, thì ba hóa đơn là C$24.300 trong quý dương lịch đầu tiên, dưới ngưỡng của một quý. Sáu hóa đơn là C$48.600 vào cuối quý hai, vượt ngưỡng bốn quý, nên anh ấy không còn là nhà cung cấp nhỏ vào cuối tháng 7. Các dịch vụ này nhìn chung là zero-rated, nên không thu GST/HST, nhưng vẫn được tính. Đăng ký GST/HST là câu hỏi đầu tiên, trước T2125 rất lâu.

Một nhà thiết kế và ba ngày

Một nhà thiết kế ở Toronto lập hóa đơn US$2.000 vào ngày 1 tháng 3, khi tỷ giá là 1,34, nên doanh thu là C$2.680. Khách hàng trả vào ngày 20 tháng 3 ở tỷ giá 1,35, khi US$2.000 có giá trị C$2.700, nhiều hơn số đã ghi C$20. Cô giữ số đô la Hoa Kỳ và đổi vào ngày 10 tháng 4 ở tỷ giá 1,38, nhận C$2.760, thêm C$60 nữa. Doanh thu trên T2125 vẫn là C$2.680. Tổng cộng C$80 là chênh lệch tỷ giá, không phải doanh thu thêm, và không được bỏ qua: hướng dẫn về tỷ giá nói khi nào nó được đo và đánh thuế ra sao.

Một biên tập viên gần ngưỡng

Một biên tập viên ở Vancouver kiếm US$20.000 mỗi năm từ ba khách hàng Hoa Kỳ và C$5.000 từ các khách hàng địa phương. Ở tỷ giá 1,35, doanh thu từ khách Hoa Kỳ là C$27.000, nên tổng doanh thu là C$32.000. Phần lớn là zero-rated, nhưng tất cả đều được tính vào ngưỡng, và tổng đã vượt ngưỡng. Bước đầu tiên là tìm quý mà tổng doanh thu vượt ngưỡng; xem khi nào đăng ký GST/HST.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Doanh thu của bạn gần hoặc vượt $30.000, hoặc bạn chưa có tài khoản GST/HST: ngày phải đăng ký có thể đã qua. Xem khi nào đăng ký GST/HST và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Các khoản thanh toán USD đã vượt quá một bảng tính, hoặc tiền cá nhân và tiền của khách hàng nằm chung một tài khoản: bảng theo dõi có thể được dựng lại từ sao kê. Xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Thu nhập bằng đô la Hoa Kỳ của những năm trước chưa bao giờ được khai, hoặc CRA đã gửi thư: xem dựng lại thu nhập USD của những năm trước và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Khách hàng trả tiền đặt cọc hoặc tiền ứng trước trước khi công việc hoàn thành: ngày thu nhập phát sinh có thể khác ngày tiền về. Xem tiền khách hàng trả trước và doanh thu chưa thực hiện.
• Một nền tảng trả tiền cho bạn và giữ lại một phần: xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền chi trả từ sàn thương mại.
• Một khách hàng Hoa Kỳ yêu cầu Form W-8BEN hoặc W-9, có khấu trừ thuế, hoặc đã gửi Form 1099: xem hướng dẫn cho freelancer Canada có khách hàng Hoa Kỳ.
• Công ty Hoa Kỳ ấn định giờ làm của bạn, cung cấp công cụ cho bạn hoặc trả bạn qua bảng lương: có thể bạn hoàn toàn không phải người tự kinh doanh. Xem nhà thầu hay nhân viên tại Canada.
• Bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh: Hoa Kỳ cũng có thể yêu cầu một tờ khai cho khoản thu nhập này. Xem người Hoa Kỳ sống tại Canada.
• Bạn đang cân nhắc thành lập công ty: xem thành lập công ty để ký hợp đồng với khách hàng Hoa Kỳ và nhận tiền từ khách hàng Hoa Kỳ qua công ty Canada, và nhờ dịch vụ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn sống ở Quebec: Revenu Québec có quy tắc thuế thu nhập và QST riêng và nhìn chung quản lý GST/HST ở đó, và bạn đóng QPP thay vì CPP. Trang này không đề cập các nội dung đó.