Lập lại báo cáo tài chính năm trước hay sửa trong năm nay (T2)

Lỗi có làm thay đổi thu nhập chịu thuế của năm trước, hay chỉ bảng cân đối kế toán?

Tiêu chí quyết định mọi bước còn lại là lỗi có làm thay đổi thu nhập, khoản khấu trừ hoặc số thuế của năm trước, hay chỉ một tài khoản trên bảng cân đối kế toán. Thu nhập kinh doanh của một công ty tại Canada là lợi nhuận của năm tính thuế (Income Tax Act, section 9). Lỗi về thuế nói chung thuộc về năm xảy ra lỗi, nên nếu thuế thay đổi thì tờ khai T2 của năm trước phải thay đổi. Lỗi chỉ nằm ở bảng cân đối kế toán có thể không làm thay đổi số thuế đã khai.

Chỉ sửa lỗi thuế trong sổ sách của năm nay thì không sửa được tờ khai T2 của năm trước. Nếu khoản tiền đi qua thu nhập của năm nay, tờ khai T2 năm nay cũng sai; nếu khoản đó đi thẳng vào lợi nhuận giữ lại, nó không vào thu nhập chịu thuế của năm nào.

Trường hợp trở nên phức tạp khi:

• lỗi ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế hoặc số thuế của bất kỳ năm nào;
• năm trước kết thúc với khoản lỗ hoặc không còn thuế phải nộp (không phải lúc nào cũng là năm lỗ), vì số lỗ sai hoặc cách dùng khoản lỗ sai sẽ chuyển sang các năm sau (Income Tax Act, điều 111);
• lỗi trải dài hơn một năm, hoặc năm cũ nhất sắp hết thời hạn của CRA;
• bên cho vay, nhà đầu tư hoặc cổ đông đã giữ báo cáo cũ, hoặc sắp có giao dịch bán, vay hay đầu tư và báo cáo sẽ được xem xét;
• cùng con số đó cũng đã đưa vào tờ khai GST/HST, các khoản nộp thuế lương, hoặc chứng từ T4 hay T5, những thứ được sửa riêng, tách khỏi T2;
• có liên quan đến tài khoản của cổ đông, vì quy định thuế về khoản vay của cổ đông phụ thuộc vào chiều của số dư.

Hãy bắt đầu với báo cáo của cả hai năm, tờ khai T2 đã nộp của năm trước cùng GIFI, và các thông báo ấn định thuế. Phần cuối liệt kê mọi thứ cần chuẩn bị.

Nên lập lại báo cáo năm trước, hay sửa lỗi trong sổ sách năm nay?

Kế toán viên chọn cách thể hiện việc sửa theo chuẩn mực kế toán mà báo cáo đang áp dụng. Tính trọng yếu là đánh giá về kế toán, không phải ngưỡng của CRA. Số dư đầu kỳ là số dư cuối năm trước chuyển sang năm nay. Số liệu so sánh là số liệu năm trước hiển thị bên cạnh số liệu năm nay.

Việc chọn cách thực hiện tự nó không làm thay đổi tờ khai T2 của năm trước. Nếu lỗi làm thay đổi số thuế, đó là một bước riêng, nói ở phần tiếp theo.

Kế toán viên ở đây là người đã lập báo cáo và có thể đánh giá tính trọng yếu theo chuẩn mực họ áp dụng. Nhân viên ghi sổ chỉ giữ sổ cái thì không đưa ra quyết định này (xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA). Nếu báo cáo được lập mà không có kế toán viên, hãy nhờ một người trước khi gửi bất cứ gì cho CRA hay bên cho vay.

Chúng tôi có phải nộp lại hoặc điều chỉnh tờ khai T2 năm trước không?

Nếu lỗi làm thay đổi số thuế, cách sửa là gửi CRA một yêu cầu thay đổi cho năm đó, mà CRA gọi là yêu cầu ấn định lại. Công ty không nộp lại toàn bộ tờ khai: CRA cho biết không gửi toàn bộ tờ khai T2.

CRA cho biết công ty có thể yêu cầu thay đổi tờ khai T2 đã được ấn định, để sửa số tiền hoặc bổ sung thông tin bị bỏ sót. CRA quyết định từng yêu cầu. Thông tri của CRA cho biết ngay cả yêu cầu được chấp nhận cũng có thể hoặc không dẫn đến việc ấn định lại.

Nếu chỉ bảng cân đối kế toán sai và số thuế không đổi, các trang của CRA không nói tờ khai đã nộp có phải sửa hay không. Đó là đánh giá của kế toán viên. Việc này quan trọng nhất khi tờ khai sau, bên cho vay hoặc bên mua sẽ đối chiếu bảng cân đối kế toán đã nộp với bản đã sửa.

Thay đổi thu nhập chịu thuế hoặc khoản lỗ của năm trước có thể làm thay đổi các số tiền chuyển sang những năm sau đã nộp tờ khai, chẳng hạn số dư lỗ. Mỗi năm đó có thời hạn ấn định lại riêng, tính từ thông báo ấn định thuế của chính năm đó, nên hãy liệt kê mọi năm mà việc sửa ảnh hưởng đến.

Làm sao yêu cầu CRA thay đổi tờ khai T2 đã nộp, và chúng tôi có bao lâu?

Công ty có thể gửi thay đổi qua phần mềm T2 thương mại, mà CRA gọi là cách nhanh nhất, gửi mã vạch chứa thông tin, hoặc viết thư gửi trung tâm thuế phụ trách công ty (CRA: yêu cầu ấn định lại). Thời hạn là thời hạn ấn định lại thông thường của CRA cho năm đó.

Đạo luật tính từ thời điểm sớm hơn giữa thông báo ấn định thuế đầu tiên và thông báo đầu tiên rằng không có thuế phải nộp. Cả hai thời hạn đều có trong Income Tax Act, section 152 và trang ấn định lại T2 của CRA.

Sau khi hết thời hạn, CRA chỉ có thể ấn định lại trong một số trường hợp hạn chế, và yêu cầu nộp sau thời hạn nói chung sẽ không được xem xét. Đạo luật không định nghĩa thế nào là cẩu thả hay thiếu cẩn trọng, nên đừng cho rằng một năm cũ là an toàn.

Có hai điểm vận hành khác đi. Thứ nhất là khoản lỗ: CRA có thể sửa khoản lỗ không phải vốn chưa dùng sau khi hết thời hạn của chính năm lỗ, nếu khoản lỗ chưa hết hạn, chưa được áp dụng vào một năm hiện đã đóng, và việc xác định lỗ chính thức (nếu có) vẫn còn mở để xác định lại (IC75-7R4, paragraph 36). Thứ hai, sau khi một lần ấn định lại thay đổi số dư lỗ hoặc thu nhập, một năm sau có thể bị ấn định lại cho phần thay đổi liên quan, cho đến thời điểm muộn hơn giữa thời hạn thông thường của chính năm đó và một năm sau khi quyền phản đối và khiếu nại của năm bị thay đổi kết thúc (section 152(4.3)).

Để được hoàn thuế, tờ khai T2 gốc còn phải được nộp trong vòng ba năm sau khi năm kết thúc (section 164(1)). Chỉ có một thông báo ấn định thuế gần đây thì chưa đủ.

Khoảng thời gian dài hơn mà Đạo luật dành cho yêu cầu hoàn thuế chỉ áp dụng cho cá nhân và graduated rate estate, không áp dụng cho công ty (section 152(4.2)). Về các ngoại lệ và cách tính thời hạn, xem CRA có thể ấn định lại ngược về bao lâu.

Khoản sửa được ghi ở đâu trên tờ khai T2?

Lỗi về thuế được sửa trong năm mà lỗi thuộc về, thông qua yêu cầu thay đổi, không phải bằng một dòng mới. Chỉ khoản sửa mà kế toán viên xem là điều chỉnh của kỳ trước (prior period adjustment) mới hiện ở phần lợi nhuận giữ lại của báo cáo, trên dòng GIFI có tên Prior period adjustments (item 3720), cạnh thu nhập ròng (item 3680) và cổ tức đã công bố (item 3700) (CRA: GIFI). Lợi nhuận giữ lại là phần lợi nhuận được giữ lại trong công ty qua các năm. Hướng dẫn GIFI không mô tả thêm về dòng này, nên việc một khoản sửa cụ thể có thuộc về đó hay không là quyết định của kế toán viên theo chuẩn mực kế toán.

Tờ khai T2 cũng hỏi về điều này. Nếu lợi nhuận giữ lại hoặc vốn chủ sở hữu đầu kỳ của năm nay bao gồm một khoản để sửa lỗi, Schedule 141 line 265 được trả lời là Yes và phải lưu một bản đối chiếu riêng, kể cả khi thu nhập chịu thuế không đổi (CRA: Schedule 141).

Schedule 1 (chuyển lợi nhuận trên báo cáo thành thu nhập chịu thuế) bắt đầu từ thu nhập ròng theo báo cáo tài chính. Khoản tiền ghi thẳng vào lợi nhuận giữ lại không bao giờ đi qua khoản thu nhập ròng đó. Nếu khoản tiền thuộc về thu nhập chịu thuế, kế toán viên xử lý nó trong năm mà nó thuộc về.

Khoản nợ "due to shareholder" (phải trả cổ đông) bị bỏ sót trên bảng cân đối kế toán năm trước: điều gì thay đổi?

Khoản nợ phải trả tăng lên, và tài khoản bị ghi có nhầm giảm đi cùng một số tiền. Doanh thu, chi phí và thu nhập ròng giữ nguyên, nên thu nhập chịu thuế không đổi nếu các khoản chi đã được khấu trừ đúng.

• Thay đổi: khoản nợ phải trả cổ đông, tài khoản bị ghi có nhầm, bảng cân đối kế toán đã phát hành, và schedule bảng cân đối kế toán đã nộp. GIFI xếp các khoản ngắn hạn phải trả cổ đông hoặc giám đốc, như khoản tạm ứng, khoản vay và giấy nợ, vào item 2780, với item 2781 cho cổ đông là cá nhân, và các khoản dài hạn vào item 3260 (CRA: GIFI).
• Giữ nguyên: doanh thu, chi phí, thu nhập ròng, và khoản khấu trừ cho chính các chi phí đó.

Hai điều có thể làm thay đổi câu trả lời về thuế. Tài khoản cổ đông có số dư đổi chiều trong năm có thể chịu quy định về khoản vay của cổ đông; xem khoản vay cho và từ cổ đông. Và nếu cổ đông tự trả các chi phí kinh doanh, cách công ty hoàn lại có trong chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân. Cách tài khoản vận hành và cách ghi sổ có trong hướng dẫn về tài khoản khoản vay của cổ đông.

Nếu lỗi khiến nộp thiếu thuế, hoặc có tiền lãi hay tiền phạt thì sao?

Có: thuế nộp thêm bị tính lãi, bất kể lỗi được phát hiện khi nào. Lãi tính trên số tiền chưa nộp trong thời gian còn nợ sau ngày đến hạn nộp số thuế còn lại của năm đó (Income Tax Act, section 161(1)). Công ty bắt buộc nộp thuế tạm tính (instalment) cũng có thể phải chịu lãi trên các khoản nộp tạm tính thiếu, tính từ mỗi ngày đến hạn nộp tạm tính (subsection 161(2)). Một lần ấn định lại có thể làm thay đổi thuế, tiền lãi và tiền phạt (CRA). Có ba cách có thể áp dụng:

Đơn không còn được xem là tự nguyện khi cuộc kiểm tra hoặc điều tra về thông tin được khai báo đã bắt đầu đối với công ty hoặc người nộp thuế liên quan. Tỷ lệ giảm nhẹ và các bước nộp đơn có trong rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Tiền phạt cho thu nhập không khai chỉ áp dụng trong hai trường hợp: công ty bỏ sót số tiền từ $500 trở lên trong năm đang sửa và trong một trong ba năm trước đó (ITA 163(1)), hoặc công ty cố ý hay do sơ suất nghiêm trọng đã khai sai hoặc bỏ sót (163(2)). Trường hợp nào áp dụng là câu hỏi về sự việc thực tế. Về tiền phạt đã bị tính, xem tiền phạt, tiền lãi và giảm nhẹ; về các bút toán sau khi bị ấn định lại, xem ghi sổ việc CRA ấn định lại và tiền phạt.

Báo cáo đã gửi cho ngân hàng, nhà đầu tư hoặc cổ đông: xử lý bản cũ thế nào?

Các công ty thường gửi một bản thay thế bằng văn bản cho bản cũ, giữ cả hai phiên bản kèm ngày tháng, và cho từng người nhận biết số liệu nào đã thay đổi. Việc này có bắt buộc hay không phụ thuộc vào thỏa thuận vay hoặc đầu tư và ý kiến của kế toán viên. Kế toán viên cũng quyết định có cần phát hành lại báo cáo về báo cáo tài chính cũ hay không.

• Cổ đông. Canada Business Corporations Act, đạo luật điều chỉnh các công ty thành lập theo luật liên bang, quy định giám đốc phải trình cổ đông báo cáo so sánh của kỳ mới nhất và năm tài chính trước tại mỗi cuộc họp thường niên, và cho phép bỏ báo cáo năm trước nếu nêu lý do (điều 155). Đừng trông chờ cuộc họp để báo cho cổ đông; hãy gửi bản sửa cho họ bằng văn bản. Công ty thành lập theo luật tỉnh bang tuân theo luật của tỉnh bang đó và quy chế nội bộ.
• Bên cho vay và nhà đầu tư. Điều khoản báo cáo của họ nằm trong thỏa thuận vay hoặc đầu tư. Hãy đọc các điều khoản đó trước khi trả lời, và gửi báo cáo đã sửa kèm một ghi chú ngắn về điều đã thay đổi.
• CRA. Nếu báo cáo cũ đã nộp kèm T2, báo cáo đã sửa sẽ đi kèm yêu cầu thay đổi.

Công ty tại Quebec hoặc tỉnh bang khác cần kiểm tra riêng điều gì?

Tờ khai T2 đóng vai trò là tờ khai liên bang, cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ, trừ khi công ty đặt tại Quebec hoặc Alberta, hai nơi có tờ khai cấp tỉnh bang riêng. Các trang của CRA không nói việc thay đổi T2 có chuyển sang tờ khai riêng đó hay không, nên công ty cần kiểm tra tỉnh bang muốn nhận khoản sửa như thế nào.

Với thu nhập kiếm được ở các tỉnh bang và vùng lãnh thổ khác, tờ khai T2 đồng thời là tờ khai cấp tỉnh bang, nên các schedule đã sửa được gửi cho CRA trong cùng yêu cầu. Công ty đặt ở nơi khác nhưng có cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Quebec hoặc Alberta cũng phải hoàn thành tờ khai của tỉnh bang đó, tùy theo các trường hợp được miễn nộp; riêng vị trí của khách hàng thì chưa quyết định được (CRA: hướng dẫn T2, chương 8). Hãy kiểm tra xem khoản sửa có ảnh hưởng đến tờ khai cấp tỉnh bang mà công ty đã phải nộp hay không.

Cần chuẩn bị gì trước khi nói chuyện với kế toán viên?

• Báo cáo tài chính của cả hai năm, như đã phát hành
• Tờ khai T2 đã nộp của năm trước, kèm GIFI và các schedule
• Các thông báo ấn định thuế và ngày của chúng, vì đó là điểm bắt đầu thời hạn
• Các bút toán trong sổ cái và chứng từ liên quan đến lỗi
• Chi tiết tài khoản cổ đông, nếu có liên quan
• Tất cả những ai đang giữ báo cáo cũ, và điều khoản báo cáo trong thỏa thuận vay hoặc đầu tư
• Mọi thư của CRA, và mọi khoản thanh toán hoặc nộp thuế tạm tính cho năm đó
• Với công ty có cơ sở thường trú tại Quebec hoặc Alberta, tờ khai cấp tỉnh bang riêng và thông báo của tờ khai đó

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada và số liệu làm tròn, mang tính minh họa.

Bỏ sót một khoản nợ phải trả cổ đông

Trong Năm 1, cổ đông tự trả C$30.000 chi phí khởi nghiệp. Sổ sách ghi có vào vốn cổ phần thay vì "due to shareholder". Công ty đã khấu trừ các chi phí đó đúng, nên thu nhập chịu thuế Năm 1 không đổi. Bảng cân đối kế toán cho thấy vốn chủ sở hữu cao hơn thực tế C$30.000 và nợ phải trả thấp hơn thực tế C$30.000.

Kế toán viên phát hiện điều này trong Năm 2 và đánh giá cách thể hiện: chuyển C$30.000 từ vốn chủ sở hữu sang khoản phải trả cổ đông trong số dư đầu kỳ và số liệu so sánh của Năm 2, có hoặc không phát hành lại Năm 1. Cả hai tài khoản đều nằm trên bảng cân đối kế toán, nên không dòng thu nhập hay dòng lợi nhuận giữ lại nào thay đổi. Tờ khai T2 Năm 2 trả lời Yes ở Schedule 141 line 265 và lưu một bản đối chiếu. Việc có sửa bảng cân đối kế toán Năm 1 đã nộp hay không là một lựa chọn riêng.

Doanh thu chưa bao giờ được ghi sổ

Doanh thu Năm 1 là C$12.000 chưa bao giờ được ghi sổ, nên thu nhập chịu thuế Năm 1 quá thấp. Ghi doanh thu đó vào Năm 2 sẽ để Năm 1 vẫn sai và làm Năm 2 bị thổi phồng. Công ty gửi yêu cầu thay đổi cho Năm 1 kèm GIFI và schedule đã sửa. Lãi tính trên số thuế nộp thêm từ ngày đến hạn nộp số còn lại của Năm 1, và lãi trên các khoản nộp tạm tính thiếu (thuế lẽ ra phải nộp trong năm) có thể cộng thêm. Thuế bán hàng trên các giao dịch đó thuộc một tờ khai riêng; xem khi tờ khai GST/HST không khớp với sổ sách.

Một khoản chi phí chưa được ghi sổ

Một khoản chi phí được khấu trừ C$20.000 đã trả trong Năm 1 nhưng chưa bao giờ được ghi sổ, nên thu nhập chịu thuế Năm 1 quá cao và đã nộp thừa thuế. Công ty là CCPC, đã nộp T2 Năm 1 đúng hạn, và thông báo ấn định thuế Năm 1 được gửi cách đây hai năm tám tháng, nên còn khoảng bốn tháng của thời hạn thông thường, nếu không có gia hạn nào áp dụng. Công ty có thể gửi yêu cầu thay đổi kèm GIFI đã sửa trong khoảng thời gian đó. Sau khi hết thời hạn, CRA nói chung sẽ không xem xét yêu cầu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Lỗi ảnh hưởng đến thuế, trải dài hơn một năm, hoặc báo cáo cũ đang ở chỗ bên cho vay hay nhà đầu tư: cách nào áp dụng, nộp những schedule đã sửa nào và nói gì với bên cho vay đều tùy vào số liệu. Xem hỗ trợ thuế công ty.
• Công ty ở Quebec hoặc Alberta: tờ khai cấp tỉnh bang riêng cần được thay đổi riêng. Xem hỗ trợ thuế công ty.
• Sổ sách của nhiều năm cần được dựng lại: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• CRA đã gửi thư rà soát hoặc kiểm tra: hãy làm theo rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• Một hoặc nhiều năm chưa từng nộp tờ khai: xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.
• Bạn chưa chắc CRA có thể truy ngược bao nhiêu năm: xem CRA có thể ấn định lại ngược về bao lâu.
• Bạn chưa biết công ty cần những báo cáo nào: xem báo cáo tài chính cuối năm của công ty.
• Chủ sở hữu hoặc công ty mẹ ở Hoa Kỳ, hoặc một hồ sơ nộp tại Hoa Kỳ dùng các báo cáo này: số liệu đã sửa cũng có thể làm thay đổi hồ sơ đó. Xem chuyển sổ sách Canada thành tờ khai thông tin của Hoa Kỳ và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Tiền của cổ đông đến từ gia đình hoặc tài khoản ở nước ngoài: xem tiền từ cha mẹ ở nước ngoài đưa vào doanh nghiệp.
• Bạn muốn tránh sai sót lần sau: hãy dùng danh sách kiểm tra khi khóa sổ cuối năm.