Biên lai quét cho IRS: có được hủy bản giấy không?

Tôi có thể giữ bản sao kỹ thuật số của biên lai và hủy bản giấy không?

Bản quét hoặc ảnh có thể thay biên lai giấy, nhưng chỉ khi trước hết đủ ba điều: hệ thống của bạn tìm, hiển thị và in được mọi biên lai một cách rõ ràng (IRS gọi đây là hệ thống lưu trữ điện tử); bạn đã kiểm tra nó; và bạn có quy trình giữ cho nó hoạt động. Thiếu một điều thì hãy giữ bản giấy. Tiêu chuẩn nằm trong Publication 583 và, chi tiết hơn, trong Revenue Procedure 97-22, văn bản mà Publication 583 và trang hồ sơ tự động hóa của IRS vẫn dẫn tới.

Quy định đó có từ năm 1997 và nói về "hệ thống lưu trữ điện tử" (electronic storage systems), không nói về điện thoại hay ứng dụng. Hướng dẫn của IRS được dẫn trên trang này không nhắc tên ảnh chụp bằng điện thoại hay ứng dụng biên lai. Một ứng dụng cụ thể có đủ điều kiện hay không tùy theo thực tế của nó: cách lập chỉ mục, từng ảnh có tìm lại và in được không, ai kiểm soát quyền truy cập, và ứng dụng giữ tệp bao lâu.

Nếu bản giấy đã mất và hệ thống không đạt, IRS có thể gửi Thông báo hồ sơ không đầy đủ (Notice of Inadequate Records) và áp dụng các khoản phạt hiện hành, kể cả tiền phạt liên quan đến độ chính xác. Tiền phạt có thể không áp dụng nếu hồ sơ gốc được giữ (Revenue Procedure 97-22, mục 6.02 và 9).

Trường hợp không còn đơn giản khi nhiều năm giấy tờ sắp bị bỏ hoặc đã bị bỏ, khi ảnh chỉ nằm trong ứng dụng có gói đăng ký có thể chấm dứt, hoặc khi IRS đã yêu cầu hồ sơ.

Hãy chuẩn bị trước: vài bản quét mẫu (gồm một bản đã phai), điều khoản của ứng dụng, lịch lưu hồ sơ của bạn, nơi lưu bản sao lưu, danh sách những gì đã hủy theo từng năm, và ai giữ thông tin đăng nhập ứng dụng.

Hệ thống quét của tôi phải làm được gì trước khi tôi hủy bản giấy?

Revenue Procedure 97-22, mục 4 yêu cầu hệ thống sao chép từng biên lai đầy đủ và chính xác, sau đó lập chỉ mục, lưu trữ, bảo quản, tìm lại và tái tạo biên lai ở dạng rõ ràng.

Các biện pháp kiểm soát phải hợp lý, và chỉ mục phải hoạt động tốt gần như một hệ thống lưu hồ sơ giấy hợp lý (mục 4.01 và 4.02). Dùng nhà cung cấp dịch vụ không chuyển trách nhiệm đi: người nộp thuế vẫn phải chịu trách nhiệm về hệ thống (Revenue Procedure 97-22, mục 3.03).

Tôi phải kiểm tra và ghi lại gì trước khi vứt bản giấy?

Hai việc, cả hai trước khi hủy giấy: hoàn tất việc tự kiểm tra, cho thấy hệ thống tái tạo được bản giấy đúng mọi yêu cầu, và đặt quy trình giữ cho hệ thống tuân thủ (Revenue Procedure 97-22, mục 7). Revenue procedure không quy định định dạng kiểm tra hay cỡ mẫu. Ghi lại những gì bạn đã làm là cách để bạn chứng minh sau này; phần đó là thực hành tốt, không phải quy định của IRS.

Chụp tốt trước (thực hành tốt, không phải quy định của IRS): chụp toàn bộ biên lai phẳng, ánh sáng đều, cả hai mặt nếu mặt sau có in chữ, và quét biên lai giấy nhiệt trong vài ngày, trước khi chúng phai. Kiểm tra từng ảnh trên màn hình rồi mới làm tiếp.

1. Mô tả hệ thống. Ghi lại cách mỗi biên lai được chụp, đặt tên, lưu và liên kết với sổ sách, cùng nơi lưu trữ. IRS có thể yêu cầu bản mô tả này.
2. Chọn mẫu. Bao gồm nhiều nhà cung cấp, nhiều tháng và nhiều loại giấy, kể cả biên lai mỏng nhất hoặc cũ nhất của bạn.
3. Chạy kiểm tra. Với từng biên lai, tìm bằng riêng chỉ mục, hiển thị, in ra và so với bản giấy. Mọi con số đều phải đọc được.
4. Ghi kết quả. Ghi ngày, người kiểm tra, mẫu đã chọn, phần nào đạt và bạn đã sửa gì.
5. Đặt quy trình đều đặn. Quét trước một ngày cố định, kiểm tra ngẫu nhiên theo lịch và giữ bản sao lưu.
6. Chỉ hủy những gì cuộc kiểm tra đã bao gồm.

Nếu có gì không đạt, hãy giữ bản giấy: các khoản phạt nêu trên có thể không áp dụng nếu hồ sơ gốc vẫn được giữ (Revenue Procedure 97-22, mục 6.02; Publication 583).

Nếu bạn đã hủy giấy, hãy làm ngay các bước 2 đến 4 với những ảnh bạn có và ghi lại ngày và kết quả. Revenue procedure cho phép hủy bản gốc sau khi đã kiểm tra và đặt quy trình, nên hủy trước nằm ngoài những gì văn bản mô tả, và các trang IRS được dẫn ở đây không nêu viên chức kiểm tra sẽ xử lý việc đó ra sao. Với ảnh không đạt kiểm tra, hãy coi biên lai đó là đã mất: xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Bản giấy nào tôi nên giữ dù đã quét?

Hãy giữ mọi biên lai mà ảnh không thể hiện rõ ràng và đầy đủ. Revenue procedure liệt kê việc giữ bản giấy không đọc rõ, hoặc không thể chuyển đổi chính xác hay đầy đủ, là thực hành được khuyến nghị (Revenue Procedure 97-22, mục 4.03).

Biên lai đến qua email hoặc từ trang web của nhà cung cấp chưa bao giờ là giấy. Hãy giữ tệp đó trong cùng nơi đã lập chỉ mục, đọc được và tìm lại được lâu bằng biên lai giấy. Hướng dẫn của IRS được dẫn ở đây không yêu cầu in nó ra.

Sao kê ngân hàng hoặc thẻ, hay nguồn dữ liệu ngân hàng của ứng dụng, có đủ thay biên lai không?

Không đủ nếu đứng riêng. Sao kê là bằng chứng thanh toán: cho thấy ai được trả, khi nào và bao nhiêu, không cho thấy mua gì hay vì sao. Publication 583 liệt kê sao kê tài khoản trong số các tài liệu về chi phí, nhưng nêu rằng bằng chứng thanh toán tự nó không đủ để có khoản khấu trừ, và cần giữ các tài liệu như phiếu bán hàng thẻ tín dụng và hóa đơn để chứng minh bạn cũng đã phát sinh chi phí (Publication 583). Một tấm séc đã hủy riêng nó cũng không chứng minh mục đích kinh doanh (Publication 463).

Hãy giữ biên lai cùng sao kê ở mọi khoản chi cần nhiều hơn bằng chứng thanh toán. Sao kê phải ghi gì, và các quy tắc về khoản chi nhỏ trong Publication 463, nằm trong yêu cầu của IRS về biên lai.

Các trang IRS được dẫn ở đây không nói nguồn dữ liệu ngân hàng được tính là sao kê. Về nguồn dữ liệu không phải là đối chiếu, xem nguồn dữ liệu ngân hàng không phải là đối chiếu. Nếu biên lai đã mất, xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Ảnh đã lưu phải thể hiện gì để khoản chi đứng vững?

Ảnh nên thể hiện những gì bản giấy thể hiện, đủ để chứng minh số tiền đã trả và đó là chi phí kinh doanh (Publication 583). Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, Publication 463 thường coi chứng từ là đủ khi nó cho thấy số tiền, ngày, địa điểm và bản chất thiết yếu của khoản chi, cùng một văn bản nêu mục đích kinh doanh trừ khi mục đích đã rõ từ hoàn cảnh, được ghi tại thời điểm đó hoặc gần đó.

Mục đích thường là ghi chú của bạn, không phải biên lai. Hãy ghi nó vào sổ sách cạnh ảnh, để mỗi khoản chi liên kết với chứng từ của nó. Không phải khoản chi nào cũng theo cùng một tiêu chuẩn, và một số khoản nhỏ có quy tắc nhẹ hơn; mỗi loại cần gì nằm trong yêu cầu của IRS về biên lai.

Tôi giữ ảnh bao lâu, và nếu đổi hoặc hủy ứng dụng thì sao?

Hãy giữ ảnh lâu bằng thời gian bạn giữ bản giấy. Hệ thống lưu trữ điện tử chịu cùng quy tắc lưu hồ sơ như bản giấy gốc (Publication 583), và hồ sơ phải được giữ miễn là nội dung của chúng còn có thể trở nên quan trọng đối với bất kỳ luật thuế nội địa nào (26 CFR 1.6001-1(e)). Với đa số hồ sơ thuế thu nhập, đó là cho đến khi hết thời hạn sửa tờ khai, hoặc thời hạn IRS ấn định thêm thuế: nhìn chung 3 năm sau khi nộp (tờ khai nộp sớm được tính là nộp vào hạn nộp), và lâu hơn trong các trường hợp được liệt kê (IRS: Tôi nên giữ hồ sơ bao lâu?). Hợp danh hoặc S corporation cũng tính từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp và ngày nộp tờ khai của từng thành viên hợp danh hoặc cổ đông (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S). Mọi thời hạn có trong thời gian giữ hồ sơ doanh nghiệp.

Hồ sơ tài sản cũng có thể được giữ dưới dạng ảnh tuân thủ, nhưng lâu hơn: cho đến khi hết thời hạn của năm có giao dịch chuyển nhượng chịu thuế. Sau một giao dịch trao đổi không chịu thuế, hãy giữ hồ sơ của tài sản cũ và tài sản thay thế cho đến khi hết thời hạn của năm bạn chuyển nhượng tài sản thay thế (Publication 583). Ảnh chỉ có ích nếu lúc đó vẫn tìm lại được.

Hủy ứng dụng có thể khiến hồ sơ bị coi là đã bị hủy. Nếu bạn ngừng duy trì phần cứng và phần mềm cần để đáp ứng các điều kiện, hồ sơ đã lưu bị coi là đã bị hủy trừ khi chúng vẫn sẵn sàng cho IRS như revenue procedure yêu cầu (Revenue Procedure 97-22, mục 4.01). Ứng dụng xóa ảnh khi gói đăng ký kết thúc có thể khiến bạn không còn cả giấy lẫn ảnh.

Trước khi hủy hoặc đổi ứng dụng:

1. Đọc điều khoản. Kiểm tra điều gì xảy ra với tệp của bạn khi hủy, có những định dạng xuất nào và có điều khoản nào hạn chế quyền truy cập vào tệp không.
2. Xuất mọi thứ. Lấy mọi ảnh, chỉ mục (hoặc tên tệp mang chỉ mục) và liên kết từ mỗi bút toán sổ cái đến ảnh của nó.
3. Kiểm tra bản xuất. Mở một số tệp mẫu mà không cần ứng dụng.
4. Lưu cùng các bản sao lưu trong suốt thời gian phải lưu hồ sơ.
5. Rồi mới hủy.

Về chính sổ sách, xem đổi phần mềm kế toán giữa năm và hồ sơ cần giữ khi hủy phần mềm kế toán.

Làm sao sắp xếp và sao lưu hồ sơ đã quét để IRS hoặc người chuẩn bị thuế truy cập được?

Đặt tên từng tệp để tìm được mà không cần mở, liên kết nó với bút toán sổ cái, và giữ bản sao thứ hai bên ngoài ứng dụng.

• Tên tệp. Ứng dụng đính ảnh vào giao dịch sẽ làm việc này cho bạn. Nếu không có, hãy dùng một mẫu cố định, như ngày, nhà cung cấp và số tiền.
• Thư mục. Publication 583 gợi ý sắp xếp các tài liệu chứng minh theo năm và theo loại thu nhập hoặc chi phí.
• Sao lưu. Revenue procedure nêu việc dán nhãn, lưu trữ an toàn, bản sao lưu, địa điểm bên ngoài và kiểm tra định kỳ là các thực hành được khuyến nghị, và để người nộp thuế quyết định (Revenue Procedure 97-22, mục 4.03). Khi giấy đã mất, ảnh bị mất không thể thay thế, nên hãy coi sao lưu là điều cần thiết.
• Quyền truy cập của người chuẩn bị thuế. Hãy cho nhân viên ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế một cách mở ảnh và sổ cái không phụ thuộc vào thông tin đăng nhập của bạn.

IRS sẽ yêu cầu gì nếu tôi bị kiểm tra và giữ sổ sách trong phần mềm?

Thường là tệp sao lưu của phần mềm, sớm trong cuộc kiểm tra, cùng tên người dùng và mật khẩu của quản trị viên. IRS yêu cầu những thứ này trong Information Document Request trên Form 4564 (danh sách bằng văn bản về những gì IRS muốn), và nêu rằng viên chức kiểm tra yêu cầu tệp sao lưu trong đa số trường hợp sổ sách được giữ trong phần mềm (IRS: hồ sơ phần mềm kế toán điện tử). Cuộc kiểm tra hẹp, như về một khoản chi, có thể không cần đến nó. Trang đó mô tả các cuộc kiểm tra của Small Business/Self-Employed.

Dữ liệu phần mềm cũng là hồ sơ, không chỉ các ảnh. Publication 583 nêu cần giữ hồ sơ máy đọc được (tệp dữ liệu của chính phần mềm) và mô tả đầy đủ về phần máy tính hóa trong hệ thống của bạn, và Revenue Procedure 98-25 đặt ra chi tiết (Publication 583). Với doanh nghiệp nhỏ hơn, quy trình đó áp dụng khi một số thông tin luật yêu cầu chỉ tồn tại trong phần mềm (mục 4.02). Khi nó không áp dụng, IRS nêu đó không phải là lý do được miễn cung cấp sổ sách điện tử đang có (IRS: hỏi đáp hồ sơ phần mềm, Q7).

Revenue procedure không có ngoại lệ cho các năm đang bị kiểm tra, nhưng hồ sơ vẫn quan trọng chừng nào cuộc kiểm tra còn mở (26 CFR 1.6001-1(e)). Nhiều chủ doanh nghiệp giữ bản giấy cho mọi năm đang mở hoặc đã có thông báo; đó là biện pháp phòng ngừa, không phải quy định của IRS. Cuộc kiểm tra diễn ra thế nào, và điều gì xảy ra nếu thiếu hồ sơ, có trong cuộc kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ và tiền phạt khi không lưu hồ sơ kinh doanh.

Các cơ quan, bên cho vay hay công ty bảo hiểm khác có quy định riêng về việc giữ giấy không?

Có, họ có thể có. IRS nêu không nên bỏ hồ sơ cho đến khi bạn kiểm tra xem có phải giữ lâu hơn vì mục đích khác không, và lưu ý rằng công ty bảo hiểm và chủ nợ có thể yêu cầu lâu hơn IRS (IRS: Tôi nên giữ hồ sơ bao lâu?). Trang này nói về tiêu chuẩn thuế thu nhập liên bang. Cơ quan thuế tiểu bang, quy định về lương, bên cho vay và công ty bảo hiểm mỗi bên đặt tiêu chuẩn riêng.

Quy định về thuế bán hàng và thuế sử dụng của California là một ví dụ. Quy định cho phép người nộp thuế theo luật đó chuyển hồ sơ bắt buộc sang ảnh chỉ để lưu trữ, gồm tệp PDF, và bỏ bản giấy nếu đáp ứng điều kiện, và đặt mức tối thiểu 4 năm trừ khi tiểu bang cho phép ít hơn bằng văn bản (CDTFA Regulation 1698). Các tiểu bang khác thì khác, nên hãy kiểm tra từng tiểu bang nơi bạn phải nộp tờ khai. Tiền lương có thời hạn riêng: xem thời gian lưu hồ sơ lương.

Ví dụ

Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa.

Một nhà thầu kiểm tra, ghi lại rồi hủy giấy

Một nhà thầu chụp mọi biên lai bằng ứng dụng lưu ảnh kèm ngày và nhà cung cấp, và liên kết nó với bút toán ghi sổ. Vào một ngày thứ Sáu, cô chọn 20 biên lai từ nhiều tháng và nhiều nhà cung cấp, tìm từng biên lai chỉ bằng chức năng tìm kiếm của ứng dụng, in ra và so với bản giấy. Mỗi biên lai đều thể hiện rõ nhà cung cấp, ngày và tổng tiền, ví dụ US$86,40 tại một cửa hàng vật tư. Cô viết một trang ghi ngày, mẫu và kết quả, thêm ghi chú về cách cô quét, đặt tên và sao lưu tệp, và đặt lịch kiểm tra ngẫu nhiên hằng tháng. Sau đó cô hủy bản giấy mà cuộc kiểm tra đã bao gồm. Cách làm này cho thấy các bước, không chứng minh hệ thống của cô đáp ứng mọi yêu cầu. Điều đó còn tùy vào các biện pháp kiểm soát của ứng dụng, chỉ mục của nó, và việc điều khoản của nó có hạn chế quyền truy cập hệ thống của IRS hay không.

Một người làm tiệc giữ lại biên lai giấy đã phai

Biên lai nhiên liệu của một người làm tiệc (caterer) được in trên giấy nhiệt. Ảnh chụp những biên lai cũ hơn bị phai: tổng tiền US$62 khó đọc và ngày đã mất. Cô giữ bản giấy của những biên lai đó, vì không đọc được ảnh. Các biên lai rõ trong cùng lô qua được cuộc kiểm tra của cô và được hủy.

Một chủ LLC hủy ứng dụng biên lai

Một chủ LLC trả US$30 mỗi tháng cho ứng dụng biên lai và định ngừng dùng. Ứng dụng xóa ảnh khi gói đăng ký kết thúc. Vì giấy đã bị hủy, ông sẽ không còn biên lai nào, và các ảnh có thể bị coi là đã bị hủy. Trước khi hủy, ông xuất mọi ảnh cùng chỉ mục và liên kết sổ cái, mở một số tệp mẫu mà không cần ứng dụng và lưu các bản sao cùng các bản sao lưu khác. Sau đó ông mới hủy.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sắp hủy một ngăn kéo hay vài thùng biên lai, hoặc đã hủy mà không biết ảnh trong ứng dụng có đứng vững không: IRS xem xét bản mô tả hệ thống, chỉ mục, độ rõ của ảnh và liên kết từ mỗi khoản chi đến ảnh của nó. Hãy mang những thứ đó, vài bản quét mẫu (gồm một bản đã phai) và điều khoản của ứng dụng đến dịch vụ ghi sổ, nếu được thì trước khi hủy giấy.
• Giấy đã mất và ảnh yếu hoặc thiếu: xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất. Hãy mang sao kê, bản sao từ nhà cung cấp và dữ liệu của ứng dụng đến dịch vụ ghi sổ để xem có thể chứng minh được gì.
• Sổ sách bị trễ hoặc biên lai chưa được sắp xếp từ một năm trở lên: xem hoàn thiện sổ sách bị trễ và nhận dịch vụ ghi sổ.
• Nhân viên ghi sổ, đối tác hoặc nhân viên quét cho doanh nghiệp, hoặc tài khoản ứng dụng đứng tên người khác: hãy nhờ dịch vụ ghi sổ thiết lập một hệ thống, một hồ sơ kiểm tra và một bản sao lưu do doanh nghiệp sở hữu.
• IRS đã gửi thư hoặc mở cuộc kiểm tra: xem thông báo của IRS gửi đến doanh nghiệp của bạn và cuộc kiểm tra thuế của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ.
• Bạn đang đóng cửa doanh nghiệp hoặc đổi phần mềm: xem hồ sơ cần giữ khi hủy phần mềm kế toán.
• Bạn cũng có doanh nghiệp ở Canada, hoặc biên lai bằng đơn vị tiền tệ khác: xem chi phí trả bằng ngoại tệ và biên lai quét cho CRA.
• Bạn muốn một quy trình đơn giản quanh năm, hoặc đang chọn ứng dụng: xem lưu hồ sơ cho người tự kinh doanh và ứng dụng ghi sổ cho Schedule C.