Ghi sổ khoản phân phối S corporation và khớp Schedule L

Làm sao để ghi sổ một khoản phân phối của S corporation?

Bút toán cho khoản phân phối bằng tiền mặt của S corporation là ghi nợ tài khoản khoản phân phối cho cổ đông trong vốn chủ sở hữu và ghi có tiền mặt, theo ngày công ty chi trả. Báo cáo kết quả kinh doanh không thay đổi. Chủ sở hữu thường gọi khoản này là khoản rút tiền hoặc cổ tức; trong sổ sách, nó là khoản phân phối, còn "cổ tức" theo luật thuế có nghĩa hẹp hơn (giải thích bên dưới). Tên tài khoản là thông lệ ghi sổ, không phải quy định của IRS. Phần phân phối bằng tài sản được nêu ở phía dưới.

Khoản phân phối là tiền hoặc tài sản chi cho chủ sở hữu vì họ nắm giữ cổ phần. Đây không phải chi phí để tạo ra thu nhập nên không đưa vào chi phí; tờ khai ghi khoản này ở Schedule K, line 16d, không phải khoản khấu trừ (hướng dẫn Form 1120-S). Hãy ghi theo ngày chi trả; theo quy tắc phân phối tại section 1368, quy định của Bộ Tài chính Hoa Kỳ tính khoản phân phối vào ngày công ty thực hiện.

Hãy giữ một tài khoản, hoặc một tài khoản phụ, cho mỗi cổ đông. Mỗi Schedule K-1 ghi các khoản phân phối của riêng cổ đông đó.

Trường hợp không đơn giản khi:

• Chủ sở hữu nhận khoản phân phối nhưng không nhận tiền lương.
• Số tiền khác nhau giữa các cổ đông.
• Khoản phân phối nhiều hơn lợi nhuận.
• Bảng cân đối kế toán không khớp với Schedule L của năm trước.
• Hóa đơn cá nhân được trả từ tài khoản của công ty.
• Công ty từng là C corporation.

Mỗi trường hợp trên có thể có nghĩa là các bút toán cần được lập lại, hoặc kết quả tính thuế thay đổi, trước khi người chuẩn bị thuế hoàn tất được tờ khai.

Hãy chuẩn bị:

• Sao kê ngân hàng của cả năm
• Chi tiết sổ cái của các khoản phân phối và lợi nhuận giữ lại
• Schedule L và M-2 của năm trước
• Schedule K-1 của từng cổ đông
• Báo cáo tiền lương
• Ai sở hữu bao nhiêu cổ phần, và từ ngày nào

Đây là khoản phân phối, tiền lương, khoản hoàn chi phí hay khoản vay?

Một khoản tiền là khoản phân phối khi được chi cho cổ đông vì cổ phần họ sở hữu. Tiền trả cho công việc là tiền lương, khoản hoàn lại một chi phí kinh doanh là khoản hoàn chi phí, và tiền chủ sở hữu phải trả lại là khoản vay. Mỗi loại được ghi sổ và khai báo khác nhau.

Tiền lương hợp lý phải được trả trước khi phân phối. IRS cho biết S corporation phải trả mức thù lao hợp lý cho cổ đông kiêm nhân viên trước khi chi các khoản phân phối không phải tiền lương, và IRS có thể phân loại lại khoản phân phối thành tiền lương. Khoản hoàn chi phí không phải tiền lương khi tuân theo quy tắc của kế hoạch có trách nhiệm giải trình (accountable plan); xem hoàn chi phí cho chủ sở hữu.

Phí bảo hiểm y tế mà S corporation trả cho cổ đông sở hữu hơn 2% cổ phần hoặc quyền biểu quyết cũng không phải khoản phân phối. Công ty khấu trừ khoản này và ghi vào tiền lương trên Form W-2 của chủ sở hữu đó; xem bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu.

Nếu các khoản lỗ trước đó đã làm giảm giá gốc tính thuế của khoản vay của cổ đông, một phần tiền hoàn trả có thể chịu thuế (hướng dẫn Schedule K-1, code E). Xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Việc một hóa đơn cá nhân do công ty trả là khoản phân phối, tiền lương hay khoản vay tùy vào hoàn cảnh cụ thể. Xem S corporation trả chi phí cá nhân.

Làm sao để kết chuyển tài khoản khoản phân phối vào lợi nhuận giữ lại?

Cuối năm, hãy ghi nợ lợi nhuận giữ lại và ghi có tài khoản khoản phân phối bằng toàn bộ số dư của nó. Khi đó lợi nhuận giữ lại cuối kỳ bằng lợi nhuận giữ lại đầu kỳ cộng thu nhập ròng trừ các khoản phân phối. Phần mềm kế toán thường tự chạy bước kết chuyển này; hãy kiểm tra kết quả thay vì mặc định là đúng.

• Tài khoản khoản phân phối bắt đầu năm mới ở mức 0.
• Schedule L ghi lợi nhuận giữ lại ở line 24, không ghi tài khoản khoản phân phối (Form 1120-S).
• Thu nhập ròng theo sổ sách là như nhau dù các khoản phân phối nhỏ hay lớn.

Vì sao khoản phân phối của S corporation làm lệch bảng cân đối kế toán và Schedule L?

Một khoản phân phối được ghi đúng làm giảm tiền mặt và vốn chủ sở hữu cùng một số tiền, nên bảng cân đối kế toán vẫn cân. Lợi nhuận giữ lại giảm theo và trở thành số âm khi khoản phân phối cùng các khoản lỗ vượt thu nhập; đó là phép tính, không phải lỗi. Schedule L không còn khớp thường xuất phát từ cách ghi một bút toán, vì bảng cân đối kế toán trên Schedule L phải khớp với sổ sách của công ty.

Nếu bảng cân đối kế toán vẫn không khớp, hoặc bạn muốn ép cho khớp bằng dòng điều chỉnh vốn chủ sở hữu, hãy xem Schedule L không cân.

Khoản phân phối vượt lợi nhuận giữ lại có phải vấn đề không, và khác giá gốc tính thuế ở điểm nào?

Lợi nhuận giữ lại âm là kết quả trong sổ sách: trong kỳ mà sổ sách bao quát, tổng khoản phân phối và khoản lỗ đã vượt thu nhập. Bản thân việc này không phải sự kiện chịu thuế. Thuế trên một khoản phân phối phụ thuộc vào giá gốc tính thuế của cổ phần (stock basis) của cổ đông. Giá gốc này bắt đầu từ số tiền cổ đông đã trả hoặc góp để có cổ phần (cổ phần nhận do được tặng hoặc thừa kế bắt đầu theo quy tắc khác), rồi thay đổi theo thu nhập, khoản lỗ và khoản phân phối của công ty. Đối với S corporation không có lợi nhuận và quỹ tích lũy (earnings and profits, thước đo thuế của phần lợi nhuận còn lại từ những năm là C corporation), khoản phân phối không bị đánh thuế trong phạm vi giá gốc tính thuế của cổ phần, và phần vượt được coi là lãi từ việc bán tài sản.

Ba con số hay bị nhầm với nhau:

Khoản phân phối chỉ làm giảm giá gốc tính thuế của cổ phần đến 0 (hướng dẫn Schedule K-1), và tài khoản điều chỉnh tích lũy cũng chỉ giảm đến 0, dù các khoản lỗ có thể làm nó âm (hướng dẫn Schedule M-2). Ba số này khác nhau vì chúng đo những thứ khác nhau. IRS cho biết cổ đông, không phải công ty, chịu trách nhiệm theo dõi giá gốc tính thuế của cổ phần, nhưng sổ sách cung cấp các khoản phân phối và thu nhập để tính ra nó. Cổ đông nhận khoản phân phối không phải cổ tức nộp Form 7203 cùng tờ khai của chính mình. Xem giá gốc tính thuế của cổ phần S corporation.

Có hai quy tắc nữa có thể ảnh hưởng đến khoản chi, nằm ngoài sổ sách. Một công ty từng là C corporation có thể có lợi nhuận và quỹ tích lũy (accumulated earnings and profits). Khi đó khoản phân phối được lấy từ tài khoản điều chỉnh tích lũy trước, trừ khi công ty bầu chọn, với sự đồng ý của mọi cổ đông bị ảnh hưởng, để phân phối lợi nhuận và quỹ tích lũy trước (bằng văn bản đính kèm Form 1120-S gốc hoặc điều chỉnh nộp đúng hạn của năm đó; chỉ áp dụng cho năm đó và không thể hủy). Phần là cổ tức trong phạm vi các khoản lợi nhuận đó vẫn bị đánh thuế dù giá gốc tính thuế của cổ phần cao. Luật tiểu bang cũng giới hạn khoản phân phối và mỗi tiểu bang một khác; chẳng hạn, Delaware cho phép chi cổ tức từ thặng dư theo định nghĩa của luật này hoặc, nếu không có thặng dư, từ lợi nhuận ròng của năm tài chính hiện tại hoặc năm liền trước. Giám đốc của công ty Delaware cố ý hoặc cẩu thả phê duyệt một khoản cổ tức trái luật phải chịu trách nhiệm cá nhân với công ty, và với chủ nợ nếu công ty bị giải thể hoặc mất khả năng thanh toán, trong 6 năm sau khi chi trả. Về vốn chủ sở hữu âm ở mọi loại pháp nhân, xem vốn chủ sở hữu âm.

Khoản phân phối hiển thị ở đâu trên Form 1120-S và K-1?

Khoản phân phối đi vào Schedule K, từng Schedule K-1, Schedule L (qua lợi nhuận giữ lại) và Schedule M-2. Tất cả đều phải lấy từ cùng một sổ cái.

Nguồn: hướng dẫn Form 1120-S, Form 1120-S và hướng dẫn Schedule K-1.

S corporation nhỏ có còn phải hoàn thành Schedule L không?

S corporation nhỏ không phải hoàn thành Schedule L và M-1 nếu trả lời Yes ở Schedule B, question 11. Điều kiện là tổng doanh thu trong năm và tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000 (Form 1120-S). Tổng doanh thu cho câu hỏi này bao gồm nhiều hơn doanh số bán hàng; hướng dẫn question 11 liệt kê các dòng được tính.

Schedule M-2 không nằm trong mức miễn này. Hướng dẫn M-2 cho biết công ty có lợi nhuận và quỹ tích lũy phải duy trì tài khoản điều chỉnh tích lũy và khuyến nghị mọi S corporation đều duy trì. Dù vậy, sổ sách vẫn nên lập bảng cân đối kế toán cuối năm, vì lợi nhuận giữ lại và khoản vay của cổ đông được theo dõi ở đó.

Làm sao để ghi sổ một khoản phân phối bằng tài sản thay vì tiền mặt?

Khoản phân phối bằng tài sản là mọi khoản chi cho cổ đông không phải tiền mặt, chẳng hạn thiết bị, xe hoặc chứng khoán. Tờ khai tính tài sản tăng giá theo giá trị thị trường hợp lý, và công ty ghi nhận lãi nếu tài sản có giá trị cao hơn giá gốc tính thuế của nó.

• Trên tờ khai: line 16d yêu cầu văn bản nêu ngày có tài sản, ngày phân phối, giá trị thị trường hợp lý vào ngày đó và giá gốc tính thuế của công ty.
• Số tiền: khoản phân phối được tính theo giá trị thị trường hợp lý của tài sản, trước khi áp dụng quy tắc về nợ bên dưới. Giá trị đó cũng là giá gốc tính thuế của cổ đông đối với tài sản (section 301).
• Lãi: công ty ghi nhận lãi như thể đã bán tài sản theo giá trị thị trường hợp lý; các quy tắc Subchapter C áp dụng cho S corporation trừ khi quy tắc S khác đi. Khoản lãi đó chuyển sang cổ đông với tính chất như khi bán, nên lãi từ thiết bị đã khấu hao có thể là thu nhập thông thường. Giá gốc tính thuế của cổ phần được tính sau khi cộng thu nhập của năm, trước khi kiểm tra khoản phân phối.
• Lỗ: khi tài sản có giá trị thấp hơn giá gốc tính thuế, không ghi nhận khoản lỗ nào.

Một cách ghi sổ phổ biến, khi sổ sách theo giá trị hợp lý:

Sổ sách lập trên cơ sở khác có thể ghi tài sản theo giá trị còn lại mà không có lãi. Tờ khai luôn dùng giá trị thị trường hợp lý và giá gốc tính thuế của công ty, nên bút toán và tờ khai có thể khác nhau. Tài sản đang có khoản vay thế chấp theo quy tắc riêng về nợ, và công ty trong vòng 5 năm sau khi bầu chọn S (hoặc sau khi nhận tài sản của C corporation theo giá gốc chuyển tiếp) có thể phải nộp thuế trên lãi tiềm ẩn đối với tài sản tăng giá khi công ty còn là C corporation. Những trường hợp này cần người chuẩn bị thuế xem xét trước khi chốt bút toán.

Nếu các khoản phân phối không đều, hoặc tôi nhận phân phối mà không có tiền lương thì sao?

Khoản phân phối phải theo tỷ lệ sở hữu cổ phần. S corporation chỉ được có một loại cổ phần, nghĩa là mọi cổ phần phải có quyền như nhau đối với khoản phân phối và tiền thanh lý theo các văn bản quản trị của công ty. Hãy ghi sổ riêng khoản phân phối của từng cổ đông và so với tỷ lệ sở hữu. Thuế thu nhập tiểu bang mà công ty nộp hoặc khấu trừ cho một số cổ đông nhất định, chẳng hạn chủ sở hữu không cư trú, được coi là khoản phân phối ngầm cho họ; nếu sau khi tính các khoản này mọi cổ phần vẫn có quyền như nhau, thì chênh lệch về thời điểm không tạo ra loại cổ phần thứ hai (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(ii)). Các khoản không đều cần người chuẩn bị thuế xem xét trước khi nộp tờ khai; xem khoản phân phối không đều của S corporation, bài này nêu rõ ảnh hưởng đến việc bầu chọn S.

Nhận phân phối mà không có tiền lương là một cái bẫy riêng. Hướng dẫn Form 1120-S cho biết khoản phân phối và các khoản chi khác cho cán bộ điều hành phải được coi là tiền lương trong phạm vi chúng là mức thù lao hợp lý. Gọi khoản tiền đó là khoản phân phối trong sổ sách thì chưa giải quyết được vấn đề. Xem nên trả cho mình bao nhiêu tiền lương và S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương.

Nên lưu hồ sơ nào cho mỗi khoản phân phối?

Hãy lưu đủ để chứng minh ai được trả, bao nhiêu, khi nào và đó là khoản gì.

• Ngày chi trả, cổ đông, số tiền và chứng từ ngân hàng
• Là tiền mặt hay tài sản; với tài sản thì ghi các ngày, hồ sơ chứng minh giá trị thị trường hợp lý và giá gốc tính thuế của công ty
• Mọi văn bản phê duyệt mà các văn bản quản trị của công ty yêu cầu
• Sổ cái theo từng cổ đông, từng K-1, và Schedule L và M-2 của năm trước

Hồ sơ chứng minh một khoản mục trên tờ khai thường phải được lưu trong 3 năm kể từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp và ngày nộp tờ khai của từng cổ đông. Hồ sơ xác định giá gốc tính thuế của công ty đối với tài sản phải được lưu chừng nào còn cần để tính giá gốc của tài sản gốc hoặc tài sản thay thế (hướng dẫn Form 1120-S). Sổ cái khoản phân phối, từng K-1 và Schedule L, M-2 của các năm trước tạo nên các số dư được chuyển sang năm sau, nên có thể cần lưu lâu hơn: hướng dẫn nói hãy lưu hồ sơ của công ty chừng nào chúng còn có thể cần cho bất kỳ quy định nào của Internal Revenue Code. Mỗi cổ đông có trách nhiệm lưu thông tin cần để tính giá gốc tính thuế của cổ phần.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Khoản phân phối hằng tháng

Một chủ sở hữu đã nhận tiền lương qua bảng lương, và còn nhận thêm $5.000 mỗi tháng tiền phân phối từ S corporation. Mỗi tháng sổ sách ghi nợ Khoản phân phối cho cổ đông $5.000, ghi có Tiền mặt $5.000, tổng cộng 12 bút toán. Cuối năm, $60.000 được kết chuyển vào lợi nhuận giữ lại. Báo cáo kết quả kinh doanh vẫn giống như khi không có khoản phân phối nào.

Khoản phân phối lớn hơn lợi nhuận

Một S corporation có một chủ sở hữu kiếm được $50.000 và phân phối $80.000. Lợi nhuận giữ lại giảm $30.000. Nếu đầu năm là $20.000, cuối năm sẽ là âm $10.000 ($20.000 cộng $50.000 thu nhập, trừ $80.000 khoản phân phối). Kết quả về thuế đến từ giá gốc tính thuế của cổ phần, giả định không có lợi nhuận và quỹ tích lũy từ những năm là C corporation. $50.000 thu nhập của năm làm tăng giá gốc trước khi kiểm tra khoản phân phối. Nếu đầu năm chủ sở hữu có giá gốc $50.000, giá gốc sau khi cộng thu nhập là $100.000 và $80.000 không chịu thuế. Nếu đầu năm chủ sở hữu không có giá gốc (số liệu sổ sách và số liệu thuế có thể khác nhau), giá gốc sau khi cộng thu nhập là $50.000: $50.000 không chịu thuế và $30.000 còn lại là lãi vốn. Lợi nhuận giữ lại âm trong cả hai trường hợp.

Hai cổ đông, tỷ lệ 60/40

Hai cổ đông sở hữu 60% và 40%. Khoản phân phối $10.000 được ghi sổ thành $6.000 và $4.000. Nếu mỗi người được chi $5.000, số tiền không còn theo tỷ lệ sở hữu, và người chuẩn bị thuế cần xem xét trước khi nộp tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Khoản phân phối của bạn nhiều hơn lợi nhuận, không đều, hoặc được chi mà không qua bảng lương, hoặc bảng cân đối kế toán không khớp với Schedule L của năm trước: cách lập lại các bút toán, giá gốc tính thuế của từng chủ sở hữu và tài khoản điều chỉnh tích lũy thực sự là bao nhiêu, và tờ khai đã nộp có cần điều chỉnh hay không là những câu hỏi chuyên môn. Xem hỗ trợ ghi sổ cho S corporation và hỗ trợ thuế công ty.
• Khoản phân phối không theo tỷ lệ sở hữu, hoặc bạn nhận mà không chạy bảng lương: xem khoản phân phối không đều của S corporation và S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương.
• Bạn nhận nhiều hơn giá gốc tính thuế của cổ phần, hoặc cần tính giá gốc này: xem khoản phân phối vượt giá gốc tính thuế và giá gốc tính thuế của cổ phần S corporation.
• Công ty đã trả hóa đơn hoặc thuế cá nhân của bạn: xem S corporation trả chi phí cá nhân.
• Sổ sách chậm nhiều tháng, hoặc bạn muốn chúng tôi giữ trọn bộ sổ: xem sổ sách bù cho S corporation và ghi sổ cho S corporation.
• Công ty từng là C corporation, hoặc LLC vừa bầu chọn thành S corporation: xem chuyển C corporation thành S corporation và sổ sách sau khi bầu chọn S corporation.
• Bạn là LLC hoặc chủ doanh nghiệp một chủ, không phải S corporation: xem ghi sổ khoản rút tiền của chủ sở hữu.
• Chủ sở hữu sống ở Canada: xem chủ sở hữu S corporation của Hoa Kỳ sống ở Canada.