1099-NEC có khoản hoàn chi phí: cách khai thuế

Tiền được hoàn lại ghi trên 1099-NEC của tôi có phải thu nhập không?

Thường là có. Tiền ghi trên 1099-NEC là thu nhập kinh doanh khai ở Schedule C, kể cả khi đó chỉ là tiền hoàn lại chi phí bạn đã bỏ ra. Các chi phí đó là chi phí kinh doanh dùng để bù trừ. Ngoại lệ: chi phí đi lại, quà tặng hoặc bữa ăn mà bạn đã báo cáo chi tiết cho khách hàng (bạn đã báo cho họ chi phí thực tế, kèm biên lai khi cần) không phải là thu nhập, và form không được ghi các khoản này (Publication 463). Trang này nói về quy định liên bang.

Trường hợp không đơn giản khi số trên form lớn hơn phí bạn kiếm được hàng nghìn đô la, chi phí không có biên lai, khách hàng không chịu sửa form sai, bạn đã nộp tờ khai mà không ghi khoản bù trừ, đã nhận thông báo của IRS, hoặc bên trả tiền chỉ đạo công việc của bạn như một người sử dụng lao động. Hãy gom form, hóa đơn và yêu cầu hoàn chi phí của bạn, biên lai, nhật ký số dặm và email với khách hàng.

Khách hàng có nên ghi vật liệu hoặc chi phí đi lại đã hoàn lại vào 1099-NEC không?

Tùy loại chi phí và việc bạn đã báo cáo chi tiết hay chưa. Hướng dẫn form yêu cầu bên trả tiền ghi phí dịch vụ, phụ tùng hoặc vật liệu đi kèm dịch vụ, và khoản hoàn chi phí đi lại mà nhà thầu chưa báo cáo chi tiết, khi tổng đạt $2.000 với các khoản trả năm 2026 ($600 với năm 2025 trở về trước). Publication 463 nói khách hàng không cần ghi những khoản mà nhà thầu đã báo cáo chi tiết đầy đủ.

Nhiên liệu để lái xe đến chỗ khách hàng là chi phí xe (mức tính theo số dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế). Quy định về khoản nhà thầu được hoàn chi phí cũng áp dụng cho "listed property" (tài sản liệt kê), gồm xe chở khách (Regulations section 1.274-5T(h); Internal Revenue Code section 280F), vì vậy nhật ký số dặm (ngày, địa điểm, mục đích, số dặm) quan trọng không kém biên lai. Đi từ nhà đến nơi làm việc cố định là đi làm hằng ngày, và việc khách hàng hoàn tiền không làm khoản này được khấu trừ (Publication 463). Nếu khách hàng đã hoàn tiền đi lại của bạn và nhật ký của bạn lẫn chuyến đi công việc với đi làm hằng ngày, cách khai là câu hỏi dành cho chuyên gia.

Tôi khai 1099-NEC có khoản hoàn chi phí ở Schedule C như thế nào?

Khai số trên form là tổng doanh thu, rồi khấu trừ từng chi phí đã được hoàn lại ở dòng chi phí riêng của nó.

1. Ghi thù lao cho người không phải nhân viên từ mỗi 1099-NEC (ô 1a trên form cho các khoản trả năm 2026, ô 1 trên form cũ hơn) vào Schedule C, dòng 1, cùng với thu nhập kinh doanh khác của bạn (hướng dẫn Schedule C).
2. Khấu trừ từng chi phí bạn đã trả và được hoàn lại, trong năm mà phương pháp kế toán của bạn cho phép (thường là năm bạn trả). Nếu bạn trả vào một năm và khách hàng hoàn lại vào năm sau, mỗi năm theo quy tắc riêng; đừng khấu trừ một chi phí hai lần (Regulations section 1.461-1). Vật liệu dùng hết trong công việc thường ghi ở dòng vật tư, dòng 22; hàng hóa bạn mua để bán lại hoặc giữ làm hàng tồn kho thường đi qua giá vốn hàng bán ở Part III. Chi phí đi lại qua đêm, trừ bữa ăn, ghi ở dòng 24a và bữa ăn ở dòng 24b. Chi phí xe, gồm nhiên liệu khi lái, ghi ở dòng 9 theo chi phí thực tế hoặc mức tính theo số dặm tiêu chuẩn, không dùng cả hai (Publication 463). Mọi khoản khác ghi vào chi phí khác.
3. Chỉ khấu trừ các chi phí do chính bạn trả. Nếu khách hàng trả trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc hãng hàng không, số tiền đó chưa bao giờ đến tay bạn.
4. Nếu dòng 1 thấp hơn tổng 1099-NEC của bạn, hãy đính kèm bản giải trình chênh lệch. Hướng dẫn Schedule C yêu cầu điều này.

Số dòng lấy từ Schedule C mới nhất đã công bố; hãy đối chiếu với form của năm bạn. Lợi nhuận ở Schedule C chuyển sang Schedule SE, nơi tính thuế tự kinh doanh trên thu nhập ròng (hướng dẫn Schedule SE). Bỏ sót khoản bù trừ nghĩa là bạn nộp thuế này trên số tiền đã chuyển cho nhà cung cấp.

Khoản hoàn chi phí có xóa chi phí đó không, hay tôi phải nộp thuế trên đó?

Khoản hoàn lại không xóa chi phí. Khi form giữ nguyên, bạn khai khoản hoàn lại và khấu trừ chi phí, nên lợi nhuận là số thực. Khi bạn đã báo cáo chi tiết cho khách hàng, khoản hoàn lại không tính vào thu nhập và bạn không khấu trừ phần đã được hoàn lại, kết quả cũng bằng không (Publication 463). Form không phải tiêu chí quyết định: khoản hoàn lại chi phí đi lại, quà tặng hoặc bữa ăn mà bạn chưa báo cáo chi tiết vẫn là thu nhập, dù form không ghi.

Những bẫy thường gặp là khấu trừ chi phí mà khách hàng đã hoàn lại và đã được loại khỏi thu nhập của bạn, khấu trừ một chi phí ở hai dòng, khấu trừ toàn bộ bữa ăn, và khấu trừ chi phí không có biên lai hay nhật ký chứng minh.

Giới hạn một nửa chi phí bữa ăn có áp dụng cho khoản bù trừ không?

Có, với những bữa ăn bạn chưa báo cáo chi tiết cho khách hàng. Nói chung chỉ 50% chi phí bữa ăn kinh doanh được khấu trừ (Publication 463; Internal Revenue Code section 274), nên khoản hoàn tiền bữa ăn ghi trên form của bạn là thu nhập đủ giá trị, và giới hạn khiến một phần vẫn bị đánh thuế. Về những bữa ăn nào thuộc giới hạn, xem chi phí bữa ăn kinh doanh.

Ai chịu giới hạn đối với bữa ăn được hoàn tiền do quy định xác định: bên được nêu trong thỏa thuận bằng văn bản giữa bạn và khách hàng; nếu thỏa thuận không nói gì, thì là khách hàng khi bạn đã báo cáo chi tiết các bữa ăn, và là bạn khi chưa báo cáo (Regulations section 1.274-2(f)(2)(iv); section 274(e)(3)). Số trên 1099-NEC không quyết định điều này, nhưng form có gồm bữa ăn bạn đã báo cáo chi tiết vẫn cần form đã sửa hoặc bản đối chiếu có căn cứ. Nếu khách hàng không chịu sửa, cách khai là câu hỏi dành cho chuyên gia. Hãy xem thỏa thuận bằng văn bản (nếu có) trước khi dựa vào mặc định.

Tôi có nên xin khách hàng 1099-NEC đã sửa không, và khi nào?

Nên xin form đã sửa khi form gồm chi phí đi lại, quà tặng hoặc bữa ăn mà bạn đã báo cáo chi tiết cho khách hàng. Vật liệu và chi phí đi lại bạn chưa báo cáo chi tiết là các khoản phải ghi, nên form có gồm chúng không sai ở điểm đó.

Yêu cầu bằng văn bản, gửi ngay khi bạn thấy form và trước khi nộp tờ khai nếu có thể, cho bên trả tiền những gì họ cần, nhất là khi kèm bảng kê chi phí từng khoản, biên lai và tổng số bạn mong form ghi. IRS yêu cầu bên trả tiền khi phát hiện lỗi phải sửa càng sớm càng tốt và gửi cho người nhận bản giải trình việc sửa (hướng dẫn chung, part H cho form giấy, part F cho form nộp điện tử).

Không thể dựa vào bản sửa chưa đến tay. IRS khuyên chờ đủ mọi giấy tờ thu nhập trước khi nộp, và khai thông tin đến sau khi nộp trên tờ khai điều chỉnh (trang CP2000). Nếu không có form đã sửa, số trên form là số bên trả tiền đã nộp cho IRS. Khai thấp hơn nghĩa là phải đính kèm bản giải trình mà hướng dẫn Schedule C yêu cầu, và số thấp hơn có chứng minh được hay không tùy hồ sơ của bạn, là câu hỏi dành cho chuyên gia.

Hồ sơ nào chứng minh các chi phí đã được hoàn lại?

Hãy giữ hồ sơ cho thấy từng chi phí, khách hàng đã hoàn lại bao nhiêu, và bạn đã báo cáo chi phí đó cho khách hàng. Gánh nặng chứng minh thuộc về bạn (lưu giữ hồ sơ).

• 1099-NEC, các khoản tiền khách hàng gửi vào ngân hàng của bạn, và hóa đơn cùng yêu cầu hoàn chi phí liệt kê mỗi chi phí ở một dòng riêng.
• Biên lai và hóa đơn của nhà cung cấp vật liệu.
• Với chi phí đi lại, quà tặng và dùng xe, một bản ghi bằng văn bản về số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh, kèm biên lai khi Publication 463 yêu cầu (chỗ ở và mọi chi phí khác từ $75 trở lên; biên lai vận chuyển không dễ có thì được miễn).
• Nhật ký số dặm khi lái xe, và email cho thấy khách hàng đã đồng ý hoàn lại những gì.

Xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh để có một hệ thống đơn giản, yêu cầu biên lai của IRS cho quy tắc về biên lai và mất biên lai nếu một số biên lai đã mất.

Nếu thị trấn, trường học hoặc giải đấu trả tiền cho tôi như nhà thầu, chẳng hạn trọng tài thì sao?

Khoản này phải khai như của bất kỳ bên trả tiền nào khác: thị trấn, trường học hoặc giải đấu coi bạn là người không phải nhân viên sẽ khai các khoản trả cho dịch vụ của bạn trên 1099-NEC, và hướng dẫn gồm cả cơ quan chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận là bên trả tiền. Khoản hoàn chi phí cho tình nguyện viên của tổ chức phi lợi nhuận không ghi ở ô 1a, nhưng phí làm trọng tài là khoản trả cho dịch vụ.

Bạn có phải nhà thầu hay không phụ thuộc vào sự việc (IRS); xem nhà thầu có thể là nhân viên. Nhân viên nhận Form W-2, và hướng dẫn nói tiền lương cùng khoản phụ cấp đi lại hoặc xe của nhân viên được khai trên Form W-2, không ghi ở ô 1a.

Nếu bạn cho rằng mình là nhân viên và bên trả tiền không chịu sửa form, hướng dẫn cho người nhận yêu cầu khai số tiền ở dòng tiền lương trên Form 1040 và đính kèm Form 8919. Form 8919 cần một mã lý do; nếu không mã nào phù hợp, dùng mã G và nộp Form SS-8 vào hoặc trước ngày bạn nộp tờ khai. Hãy nhờ chuyên gia xem xét sự việc trước khi nộp.

Nếu bạn không phải nhân viên nhưng số tiền không phải thu nhập tự kinh doanh (ví dụ thu nhập từ một hoạt động bạn chỉ làm thỉnh thoảng, hoặc một sở thích), cùng hướng dẫn cho người nhận nói khai ô 1 ở dòng "Other income" (thu nhập khác) của Schedule 1 thay vì Schedule C, nên các bước ở Schedule C trên trang này có thể không áp dụng cho bạn. Nếu hoạt động không phải kinh doanh, chi phí của nó nói chung là các khoản khấu trừ theo từng khoản linh tinh, không được khấu trừ (Publication 17; section 67(h)), nên khoản bù trừ ở Schedule C không áp dụng. Hoạt động có phải kinh doanh hay không phụ thuộc vào sự việc, là câu hỏi dành cho chuyên gia.

Số liệu lệch với form của khách hàng có dẫn đến thông báo của IRS không?

Có thể. IRS so sánh những gì bên trả tiền nộp với những gì bạn khai, và thông báo CP2000 cho biết thông tin từ bên thứ ba không khớp với tờ khai của bạn (IRS).

Khai thấp hơn form tạo ra chênh lệch giữa dòng 1 và hồ sơ bên trả tiền nộp, đó là lý do bản giải trình ở bước 4 quan trọng. Khai đủ số trên form và khấu trừ chi phí giữ dòng 1 bằng số bên trả tiền đã nộp. Cách nào cũng không bảo đảm không có thông báo. Nếu đã nhận thông báo, xem phản hồi thông báo khai thiếu thu nhập của IRS.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi ví dụ giả định chi phí và khoản hoàn lại nằm trong cùng một năm thuế và không có thỏa thuận bằng văn bản nào quy định ai chịu giới hạn bữa ăn.

Trọng tài được thị trấn trả tiền

Một thị trấn trả cho một trọng tài $9.000: $7.000 phí trận đấu, $1.200 hoàn lệ phí giải đấu và $800 hoàn tiền khách sạn giải đấu mà cô đã liệt kê chi tiết cho thị trấn. Form ghi $9.000. Cô khai $9.000 ở dòng 1 và khấu trừ $1.200 và $800, lợi nhuận là $7.000. Vì đã báo cáo chi tiết tiền khách sạn, cô có thể xin thị trấn form đã sửa ghi $8.200; khi đó cô chỉ khấu trừ $1.200. Quy tắc của Publication 463 áp dụng cho chi phí đi lại, quà tặng và bữa ăn, không áp dụng cho lệ phí giải đấu, và hướng dẫn form không nêu ngoại lệ, nên phần đó phải khai.

Thợ sửa chữa tính tiền vật liệu

Một thợ sửa chữa tính $4.000 tiền công và $1.500 tiền vật liệu. Form của khách hàng ghi $5.500. Anh khai $5.500 và khấu trừ $1.500 vật liệu ở dòng 22, lợi nhuận là $4.000. Nếu việc cung cấp vật liệu đi kèm công việc, hướng dẫn form quy định phải ghi chúng, nên không có gì cần sửa ở điểm đó.

Chuyên gia tư vấn được hoàn tiền vé máy bay

Một chuyên gia tư vấn kiếm $6.000 phí và gửi cho khách hàng biên lai vé máy bay $800. Khách hàng hoàn lại và phát hành form ghi $6.800. Vì đã báo cáo chi tiết tiền vé, cô xin form đã sửa ghi $6.000. Nếu form không bao giờ đến, cô có thể khai $6.800 và khấu trừ $800; lợi nhuận của cô là $6.000. Nếu khách hàng còn hoàn một bữa tối $200 mà cô chưa báo cáo chi tiết, cô khai đủ $200 và chỉ khấu trừ được $100.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Form của bạn cao hơn nhiều so với phí bạn kiếm được, hoặc chi phí không có biên lai: khoản bù trừ phụ thuộc vào chứng từ. Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân, hoặc hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại hồ sơ, và xem mất biên lai.
• Khách hàng không chịu sửa form có gồm chi phí bạn đã báo cáo chi tiết, hoặc đã hoàn tiền đi lại của bạn: cách khai là sự cân nhắc của hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn đã nộp tờ khai chỉ với số ròng, hoặc đã nhận thông báo CP2000: xem điều chỉnh khi thu nhập bị bỏ sót ở các tờ khai trước hoặc phản hồi thông báo khai thiếu thu nhập của IRS. Điều cần điều chỉnh hay trả lời tùy hồ sơ của bạn, nên hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước khi trả lời.
• Bạn nghĩ mình thật ra là nhân viên, hoặc công việc chỉ thỉnh thoảng: tình trạng này quyết định form nào áp dụng và chi phí của bạn có bù trừ được thu nhập không. Hãy trao đổi với hỗ trợ thuế cá nhân trước khi nộp.
• Form ghi tên một LLC, hợp danh hoặc công ty: LLC một thành viên trong nước thường vẫn khai trên Schedule C của chủ sở hữu, trừ khi đã chọn cách tính thuế như công ty (hướng dẫn Schedule C). Hợp danh, LLC nhiều chủ sở hữu hoặc công ty khai doanh thu và chi phí trên tờ khai riêng của mình. Hãy hỏi về hỗ trợ thuế công ty.
• Sổ sách của bạn không tách phí khỏi chi phí được hoàn lại, hoặc nhiều năm có cùng vấn đề: xem hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C hoặc chi phí Schedule C của những năm chưa nộp, hoặc hỏi về hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một phần form là tiền trả cho nhóm làm việc hoặc nhà thầu phụ của bạn: xem chuyển tiền cho nhà thầu phụ ở Schedule C.
• Cùng khoản thanh toán cũng xuất hiện trên 1099-K, hoặc 1099-K sai: xem cùng một thu nhập trên hai form thuế và form của nền tảng bị sai hoặc đã sửa.
• Bạn không nhận được form nào: xem không có form thuế cho thu nhập từ nền tảng.
• Bạn là bên trả tiền đang quyết định ai nhận form: xem nhà thầu nào được nhận form thuế.
• Bạn nợ thuế nộp tạm tính trên số ròng: xem các khoản nộp thuế tạm tính hằng quý.