1099-NEC cao hơn số tiền bạn giữ lại: nhà thầu phụ ở Schedule C

Tôi khai đủ số tiền trên 1099-NEC hay chỉ số tiền tôi mang về?

Nếu bạn nộp Schedule C, hãy khai đủ số tiền khách hàng đã trả cho bạn ở line 1, kể cả khi bạn đã chuyển phần lớn cho đội thợ hoặc nhà thầu phụ. Sau đó khấu trừ khoản bạn đã trả cho họ ở những line phù hợp với từng loại chi phí. Kết quả, tức lợi nhuận ròng ở line 31, là số tiền bạn giữ lại, và thuế thu nhập cùng thuế tự kinh doanh được tính trên số đó. Hướng dẫn điền Schedule C nêu rằng line 1 phải gồm các khoản được ghi đúng trên Form 1099-NEC của bạn. Hợp danh khai cùng khoản tổng doanh thu đó ở Form 1065, line 1a (hướng dẫn điền Form 1065).

Trường hợp của bạn không còn đơn giản khi:

• các tờ khai trước chỉ ghi số ròng, nên line 1 thấp hơn các biểu mẫu mà khách hàng đã nộp;
• nhà thầu phụ không nhận được Form 1099-NEC, hoặc một số người được trả bằng tiền mặt;
• một số người trong đội thợ làm việc giống như nhân viên;
• biểu mẫu gồm khoản tiền hoàn lại chi phí của bạn hoặc tiền thuộc về người khác; hoặc
• doanh nghiệp có nhiều hơn một chủ sở hữu, kể cả vợ/chồng, hoặc là LLC bị đánh thuế như công ty, nên có thể không thuộc về Schedule C của riêng bạn.

Trong mọi trường hợp trên, tổng doanh thu từ công trình của chính bạn vẫn phải khai đủ; tiền thuộc về người khác, hoặc doanh nghiệp không phải là doanh nghiệp một chủ, sẽ làm thay đổi những gì ghi trên Schedule C của bạn. Việc xử lý các năm trước, biểu mẫu bị thiếu hoặc tình trạng của người lao động đòi hỏi xem xét tờ khai, hồ sơ thanh toán và biểu mẫu cùng lúc, và đó là lúc chuyên gia thuế giúp được.

Hãy chuẩn bị:

• hợp đồng với khách hàng và mọi Form 1099-NEC bạn đã nhận;
• từng khoản thanh toán cho từng nhà thầu phụ, kèm ngày, số tiền và công trình, cùng hóa đơn và Form W-9 của họ;
• biên lai mua vật tư của bạn.

Vì sao IRS mong đợi tổng doanh thu ở Schedule C line 1?

Schedule C bắt đầu bằng toàn bộ số tiền doanh nghiệp thu vào, rồi trừ chi phí, và IRS so sánh line 1 với những gì khách hàng báo cáo. Line 1 dành cho tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh của bạn, và hướng dẫn nêu rằng hãy khai mọi thu nhập kinh doanh từ mọi nguồn, dù có nhận được biểu mẫu hay không.

Ba lý do khiến số ròng không phải là điểm xuất phát đúng:

• Biểu mẫu cho thấy khoản thanh toán, không cho thấy khoản tiền đã đi đâu. Hướng dẫn điền 1099-NEC yêu cầu bên trả tiền ghi khoản trả cho dịch vụ ở box 1a, kể cả vật tư và vật liệu khi việc cung cấp chúng chỉ là phụ trong dịch vụ. Biểu mẫu cho cả công trình không sai chỉ vì bạn giữ lại ít.
• IRS dùng biểu mẫu để kiểm tra tờ khai của bạn. Cũng hướng dẫn đó cho biết IRS dùng thông tin trong các box để xác định người nhận có khai đúng khoản thanh toán hay không.
• Thu nhập bạn chuyển cho người khác vẫn là của bạn. Publication 334 cho biết mọi thu nhập bạn kiếm được đều chịu thuế đối với bạn và bạn không thể tránh thuế bằng cách cho bên thứ ba nhận; ví dụ của tài liệu là tiền thuê nhà trả cho con trai bạn. Chuyển tiền kiếm được cho đội thợ không làm khoản đó rời khỏi tổng doanh thu; khoản chuyển trở thành chi phí bạn khấu trừ nếu đủ điều kiện. Việc số tiền khách hàng trả thẳng cho người khác là thu nhập của bạn hay của chính người đó tùy vào hoàn cảnh cụ thể; xem phần về nominee bên dưới.

Tổng doanh thu của tôi có phải là toàn bộ số tiền khách hàng trả khi nhân công và vật liệu chiếm phần lớn không?

Thường là có: tổng doanh thu là toàn bộ số tiền khách hàng đã trả cho công trình. Trả cho đội thợ hay mua vật liệu không phải là hoàn tiền hay giảm giá cho khách, nên các chi phí đó được trừ sau, dưới dạng khoản khấu trừ (Publication 334). Ví dụ người thợ sơn bên dưới cho thấy các con số.

Tôi khấu trừ khoản đã trả cho đội thợ hoặc nhà thầu phụ ở đâu?

Tiền trả cho nhà thầu phụ không phải nhân viên của bạn ghi ở line 11, nhân công hợp đồng (contract labor). Tiền trả cho nhân viên ghi ở line 26, tiền lương. Số line bên dưới theo Schedule C và hướng dẫn mới nhất đã công bố; hãy đối chiếu với biểu mẫu của năm bạn nộp tờ khai.

Mỗi khoản thanh toán chỉ khấu trừ một lần. Hướng dẫn line 11 yêu cầu bạn không tính nhân công hợp đồng đã khấu trừ ở chỗ khác, như line 17, 21, 26 hoặc 37.

Doanh nghiệp dịch vụ như thợ sơn hay thợ mộc thường không có giá vốn hàng bán. Publication 334 cho biết chương đó không áp dụng cho doanh nghiệp dịch vụ cá nhân, trừ khi doanh nghiệp đó cũng bán hoặc tính tiền cho vật liệu mà họ thường dùng. Về chi phí công trình nằm trên lợi nhuận gộp, xem giá vốn hàng bán của doanh nghiệp dịch vụ.

Người nhận nào của tôi cần có Form 1099-NEC riêng, và hạn nộp là khi nào?

Một người nhận thường cần Form 1099-NEC nếu bạn đã trả cho người đó ít nhất $2.000 cho dịch vụ trong hoạt động kinh doanh của bạn trong năm. Với các năm trước, mức này là $600; từ các khoản trả trong năm 2027, mức này được điều chỉnh theo lạm phát. Biểu mẫu cho các khoản trả của năm thuế này phải gửi cho người nhận và IRS trước ngày 1 tháng 2 năm 2027 (hướng dẫn điền Form 1099-NEC).

Hãy cộng số tiền bạn đã trả cho từng người qua mọi công trình trong năm, kể cả vật tư và vật liệu chỉ là phụ trong dịch vụ. Tiền lương trả cho nhân viên ghi trên Form W-2, và khoản trả cho công ty thường không cần Form 1099-NEC, trừ luật sư. Khoản trả bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, và một số khoản trả qua mạng thanh toán của bên thứ ba, do công ty thanh toán báo cáo trên Form 1099-K; séc và tiền mặt không thuộc ngoại lệ này, nên vẫn được tính. Khoản trả cho người nước ngoài có thể được báo cáo trên Form 1042-S (Hướng dẫn chung); xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.

Nếu bạn đã khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo quy định khấu trừ dự phòng, hãy nộp Form 1099-NEC cho người nhận đó ở bất kỳ số tiền nào (Hướng dẫn chung). Người nhận không cung cấp mã số thuế có thể kích hoạt việc khấu trừ, và bên trả tiền không khấu trừ khi bắt buộc có thể phải nộp khoản thuế chưa thu.

Tờ khai có hỏi về việc này. Schedule C line I hỏi bạn có thực hiện khoản thanh toán cần Form 1099 hay không, và line J hỏi bạn đã nộp hoặc sẽ nộp các biểu mẫu đó hay không.

Nhà thầu nào nhận 1099-NEC trình bày các quy tắc về ai, bao nhiêu, khi nào và tiểu bang có yêu cầu bản sao hay không. Trường hợp nhà thầu phụ không đưa Form W-9 nằm trong thu mã số thuế từ nhà thầu. Biểu mẫu chưa từng gửi, và tiền phạt do việc đó, nằm trong biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ.

Nếu một số người tôi đã trả thực chất là nhân viên của tôi thì sao?

Khoản trả cho người lao động là nhân viên theo quy tắc của IRS thường thuộc line 26 như tiền lương, kèm khấu trừ thuế lương và thuế của người sử dụng lao động, không thuộc line 11 như nhân công hợp đồng. Số tiền ở line 1 không đổi; khoản khấu trừ chuyển chỗ và có thể phát sinh thuế lao động trên khoản đó.

IRS xem xét toàn bộ mối quan hệ (IRS: nhà thầu độc lập hay nhân viên):

• Hành vi: bạn có kiểm soát, hoặc có quyền kiểm soát, người lao động làm gì và làm như thế nào hay không.
• Tài chính: người lao động được trả như thế nào, chi phí có được hoàn lại không, và ai cung cấp dụng cụ và vật tư.
• Mối quan hệ: có hợp đồng bằng văn bản hoặc phúc lợi kiểu nhân viên hay không, công việc có tiếp diễn không, và đó có phải là phần quan trọng trong doanh nghiệp của bạn không.

Không có yếu tố đơn lẻ nào quyết định. Doanh nghiệp coi nhân viên là nhà thầu mà không có cơ sở hợp lý có thể phải chịu trách nhiệm về thuế lao động của người đó, và Publication 334 cho biết còn có thêm tiền phạt. Miễn trừ Section 530 có thể bảo vệ doanh nghiệp có cơ sở hợp lý, nộp Form 1099 nhất quán và không coi người lao động tương tự nào là nhân viên; miễn trừ này tiếp tục cho các năm sau khi các điều kiện còn đúng, và việc khai người lao động trên Form W-2 sẽ chấm dứt miễn trừ (IRS: miễn trừ Section 530).

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu thuế lao động với tư cách người sử dụng lao động (sections 3111 và 3403). LLC một thành viên tự là người sử dụng lao động về thuế lao động, nhưng chủ sở hữu đã kiểm soát các khoản thanh toán có thể phải tự chịu phần thuế trust fund (thuế đã khấu trừ hộ nhân viên) theo section 6672 nếu việc không nộp là cố ý (Regulations section 301.7701-2; IRS: tiền phạt thu hồi thuế trust fund).

Nhà thầu có thể là nhân viên trình bày phép kiểm tra, miễn trừ Section 530, ai có thể phải tự chịu thuế cùng thời hạn liên quan, và cách sửa các hồ sơ đã nộp.

1099-NEC lớn hơn số tiền khách hàng đã trả cho tôi: tôi làm gì?

Một số nguyên nhân, liệt kê bên dưới, cho thấy biểu mẫu là đúng. Nếu biểu mẫu sai, hãy yêu cầu bên trả tiền gửi biểu mẫu đã sửa (Publication 17). Nếu bên trả tiền không sửa một biểu mẫu mà bạn tin là sai, hướng dẫn điền Schedule C yêu cầu có bản giải trình về chênh lệch khi tổng số tiền ở ô thù lao không phải nhân viên (box 1 trên biểu mẫu cũ, box 1a trên biểu mẫu mới nhất) lớn hơn line 1. Hãy giữ bằng chứng biểu mẫu sai, và nhờ chuyên gia thuế xem xét lập trường của bạn trước khi nộp, vì tờ khai sẽ không khớp với những gì IRS đã nhận.

Tờ khai thấp hơn biểu mẫu của khách hàng có thể dẫn đến thông báo đối chiếu. Xem trả lời thông báo khai thiếu thu nhập (underreporter) của IRS.

Nếu 1099-NEC gồm tiền chỉ hoàn lại vật liệu hoặc nhiên liệu của tôi thì sao?

Biểu mẫu gồm chi phí khách hàng đã hoàn lại không nhất thiết là sai. Hướng dẫn điền 1099-NEC xếp vật tư và vật liệu cung cấp trong khuôn khổ dịch vụ vào box 1a, cùng khoản hoàn lại chi phí đi lại mà bạn không báo cáo chi tiết cho bên trả tiền. Hãy khai số tiền trên biểu mẫu ở line 1 và khấu trừ từng chi phí ở line phù hợp.

Hãy giữ hóa đơn nhà cung cấp cho thấy bạn đã mua gì. Nếu khách hàng đã hoàn lại các chi phí bạn đã báo cáo chi tiết mà biểu mẫu vẫn tính chúng, xem 1099-NEC có gồm chi phí được hoàn lại.

Nếu một phần 1099-NEC thực sự thuộc về người khác thì sao?

Thông thường, nếu bạn nhận Form 1099 cho số tiền thực sự thuộc về người khác, bạn là người nhận nominee (nominee recipient, người nhận thay cho người khác). Bạn nộp Form 1099 cùng loại cho từng chủ sở hữu còn lại, ghi phần của người đó, và đưa cho mỗi người một bản. Hãy ghi bạn là bên trả tiền và chủ sở hữu kia là người nhận. Form 1096 chỉ đi kèm khi nộp bản giấy; người nộp từ 10 tờ khai thông tin trở lên trong năm phải nộp điện tử (Hướng dẫn chung, tờ khai nominee). Vợ/chồng không bắt buộc nộp tờ khai nominee cho số tiền thuộc về người kia. Người nhận nominee, không phải bên trả tiền ban đầu, nộp các biểu mẫu này.

Khi đó, trên Schedule C, line 1 có thể thấp hơn tổng trên biểu mẫu nếu bạn đính kèm bản giải trình về chênh lệch (hướng dẫn điền Schedule C).

Quy tắc nominee không phải là cách để trừ đi phần của đội thợ. Tiền bạn trả cho người phụ việc làm việc trong công trình của bạn vốn là của bạn trước, nên vẫn nằm ở line 1 và khoản trả là khoản khấu trừ. Hướng dẫn của IRS không định nghĩa khi nào tiền thực sự thuộc về người khác, nên câu trả lời tùy vào hoàn cảnh cụ thể. Hãy giữ hợp đồng và tin nhắn cho thấy tiền đó là của ai và khách hàng nợ ai. Biểu mẫu từ ứng dụng thanh toán hoặc đơn vị xử lý thẻ có hướng dẫn riêng: biểu mẫu của ứng dụng thanh toán cho doanh thu của người khác.

Thuế tự kinh doanh tính trên số tiền tôi giữ lại như thế nào?

Thuế tự kinh doanh được tính trên lợi nhuận ròng, không phải trên line 1. Lợi nhuận ròng từ Schedule C, line 31, chuyển sang Schedule SE, line 2 (hướng dẫn điền Schedule C). Schedule SE áp dụng 92,35% vào khoản lợi nhuận ròng đó để ra số tiền chịu thuế (Topic 554).

Thuế suất là 15,3%: 12,4% cho An sinh Xã hội, dừng ở mức tiền lương chịu thuế hằng năm, và 2,9% cho Medicare. Bạn thường phải nộp khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400 trở lên. Một nửa khoản thuế được khấu trừ khi tính thu nhập tổng điều chỉnh (AGI) (Topic 554). Tiền lương từ công việc khác được tính vào cùng mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, và thuế Medicare bổ sung có thể áp dụng khi tổng thu nhập cao hơn (Schedule SE; Topic 554).

Khoản trả cho đội thợ chỉ giảm thuế của bạn khi được khấu trừ trên tờ khai và bạn có thể chứng minh.

Điều này có khác với LLC nhiều thành viên hoặc hợp danh không?

LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như hợp danh nộp Form 1065, không nộp Schedule C. Biểu mẫu Schedule C nêu rằng hợp danh thường phải nộp Form 1065, và hướng dẫn cho người nhận trên Form 1099-NEC chuyển thù lao không phải nhân viên của hợp danh sang Form 1065 và Schedule K-1 của các thành viên hợp danh. Xem cách hợp danh bị đánh thuế.

Vợ chồng có thể là ngoại lệ. Nếu vợ chồng sở hữu toàn bộ doanh nghiệp là tài sản chung của vợ chồng (community property), bạn có thể coi đó là doanh nghiệp một chủ. Nếu hai người cùng sở hữu ngoài LLC, bạn có thể chọn trở thành liên doanh chung đủ điều kiện (qualified joint venture) và mỗi người nộp một Schedule C; điều đó cần cả hai cùng tham gia đáng kể vào hoạt động, không có chủ sở hữu nào khác và nộp tờ khai chung, và LLC không đủ điều kiện. Khi đó mỗi vợ/chồng khai một phần trên Schedule C riêng, nên line 1 có thể thấp hơn biểu mẫu cấp cho một người, và cần có bản giải trình đính kèm (hướng dẫn điền Schedule C). Ngoài ra, các đồng sở hữu là thành viên hợp danh. Xem LLC của vợ chồng và gia đình.

Chủ sở hữu LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế dùng Schedule C, trừ khi LLC đã chọn bị đánh thuế như công ty (Form 8832), và khi đó LLC nộp tờ khai công ty riêng (hướng dẫn điền Schedule C).

Hồ sơ nào chứng minh việc chuyển tiền cho đội thợ nếu IRS hỏi?

Hồ sơ nối từng khoản khách hàng trả với khoản bạn đã chi ra. Sổ sách của bạn phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, và chứng từ kèm theo nên cho thấy số tiền đã trả và đó là chi phí kinh doanh (Publication 583).

Khoản trả bằng tiền mặt cần bằng chứng riêng; xem trả tiền mặt cho nhà thầu phụ. Về thời gian giữ các hồ sơ này, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ. Giả sử các khoản trả trong năm 2026 cho cá nhân tại Hoa Kỳ bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng, không có khấu trừ dự phòng, và chủ sở hữu không có tiền lương hay thu nhập tự kinh doanh nào khác.

Một thợ sơn có đội thợ

Form 1099-NEC của khách hàng ghi US$80.000. Người thợ sơn đã trả US$50.000 cho đội thợ là nhà thầu và mua US$10.000 sơn.

• Line 1, tổng doanh thu: US$80.000.
• Line 11, nhân công hợp đồng: US$50.000.
• Line 22, vật tư: US$10.000.
• Lợi nhuận ròng trước các chi phí khác: US$20.000, là số tiền anh ấy giữ lại.

Anh ấy khấu trừ sơn như vật tư; thợ sơn cũng bán hoặc tính tiền riêng cho sơn có thể thuộc diện giá vốn hàng bán, như đã giải thích ở trên.

Thuế tự kinh doanh được tính trên US$20.000 đó: US$20.000 × 92,35% × 15,3%, khoảng US$2.800, trước các chi phí và khoản khấu trừ khác. Nếu anh ấy chỉ khai US$20.000 ở line 1, số đó sẽ thấp hơn biểu mẫu US$60.000, và tờ khai của anh ấy sẽ không khớp với những gì khách hàng đã báo cáo. Mỗi thành viên trong đội thợ được trả từ mức ngưỡng của năm trở lên sẽ nhận một Form 1099-NEC.

Một người điều hành agency và năm freelancer

Một khách hàng đã trả US$30.000 cho người điều hành agency cho một dự án. Cô ấy đã trả tổng cộng US$22.000 cho năm freelancer: US$6.000, US$6.000, US$5.000, US$4.000 và US$1.000, và đó là toàn bộ số tiền mỗi người được cô ấy trả trong năm đó.

Cô ấy khai US$30.000 ở line 1 và US$22.000 là nhân công hợp đồng, còn lại US$8.000 lợi nhuận ròng trước các chi phí khác. Bốn người đầu mỗi người được trả nhiều hơn mức ngưỡng, nên cô ấy nộp và gửi cho mỗi người một Form 1099-NEC. Freelancer được trả US$1.000 thấp hơn mức ngưỡng năm 2026, nên khoản trả đó không cần biểu mẫu. Với các khoản trả trước năm 2026, mức ngưỡng là US$600, và freelancer đó cũng sẽ cần một biểu mẫu.

Một nhiếp ảnh gia và biểu mẫu có tiền của người khác

Form 1099-NEC của khách hàng gửi cho một nhiếp ảnh gia ghi US$12.000. Giả sử US$3.000 trong đó là khoản khách hàng nợ một nhiếp ảnh gia thứ hai, và khách hàng nhờ cô chuyển lại.

Nếu US$3.000 thực sự thuộc về nhiếp ảnh gia thứ hai, đây là câu hỏi về hoàn cảnh thực tế, cô sẽ là nominee cho phần đó. Cô sẽ khai US$9.000 ở line 1, đính kèm bản giải trình về khoản chênh lệch US$3.000, và nộp Form 1099-NEC cho nhiếp ảnh gia thứ hai với US$3.000. Nếu thay vào đó cô thuê nhiếp ảnh gia thứ hai giúp làm công trình của chính mình, toàn bộ US$12.000 là của cô và US$3.000 là nhân công hợp đồng ở line 11. Dù theo cách nào, nhiếp ảnh gia thứ hai cũng đã đạt mức ngưỡng, nên cô gửi cho người đó một Form 1099-NEC với US$3.000.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các tờ khai trước của bạn chỉ khai số tiền bạn giữ lại: line 1 thấp hơn các biểu mẫu khách hàng đã nộp, và có thể sẽ có thông báo. Xem điều chỉnh tờ khai vì thu nhập bị bỏ sót và trả lời thông báo khai thiếu thu nhập, và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân cho các năm đã nộp cùng hỗ trợ ghi sổ để dựng lại số tiền mỗi khách hàng đã trả và số tiền đã chuyển cho từng nhà thầu phụ.
• Bạn không thể khớp từng khoản khách hàng trả với khoản bạn đã chi ra: tiền kinh doanh và tiền cá nhân đi qua cùng một tài khoản, hoặc không có danh sách ai được trả bao nhiêu và cho công trình nào. Xem phần hồ sơ ở trên, và nhờ hỗ trợ ghi sổ dựng lại sổ thanh toán theo từng công trình.
• Bạn chưa từng nộp tờ khai một số năm: xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Nhà thầu phụ của bạn không nhận được Form 1099-NEC, một nhà thầu phụ chưa từng cung cấp mã số thuế, hoặc một số người được trả bằng tiền mặt: xem biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ, thu mã số thuế từ nhà thầu và trả tiền mặt cho nhà thầu phụ, và nhờ hỗ trợ ghi sổ dựng lại sổ thanh toán cho từng nhà thầu phụ.
• Đội thợ của bạn trông giống nhân viên: xem nhà thầu có thể là nhân viên trước khi chọn nơi khấu trừ khoản trả cho họ, và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân nếu các tờ khai trước đã khấu trừ khoản đó như nhân công hợp đồng.
• 1099-NEC của bạn gồm khoản hoàn lại chi phí, cùng một khoản thanh toán xuất hiện trên 1099-K, hoặc biểu mẫu của khách hàng sai, trùng lặp hay ghi sai năm: xem chi phí được hoàn lại trên biểu mẫu nhà thầu và cùng một thu nhập trên hai biểu mẫu thuế. Nếu bên trả tiền không sửa biểu mẫu sai, hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước khi nộp tờ khai khác với biểu mẫu đó.
• Bạn sở hữu doanh nghiệp cùng người khác, kể cả vợ/chồng: xem LLC của vợ chồng và gia đình, LLC nhiều thành viên có cần CPA không và hỗ trợ thuế công ty và hợp danh.