Chi phí bằng ngoại tệ: ghi sổ số tiền và tỷ giá nào

Chi phí trả bằng ngoại tệ thì ghi số tiền nào vào sổ?

Hãy ghi từng khoản chi phí bằng đơn vị tiền tệ báo cáo của bạn (đô la Hoa Kỳ nếu khai thuế tại Hoa Kỳ, đô la Canada nếu khai thuế tại Canada), quy đổi theo tỷ giá của ngày bạn thanh toán (hoặc ngày phát sinh, nếu bạn ghi sổ trước khi trả), lấy từ một nguồn tỷ giá có ghi chép và dùng nhất quán. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho biết chi phí bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá hiện hành tại thời điểm bạn nhận, trả hoặc ghi nhận phát sinh. Income Tax Act của Canada dùng tỷ giá của ngày khoản tiền phát sinh.

Một giao dịch mua tạo ra ba số tiền:

Hãy ghi số tiền đã quy đổi. Nếu thẻ bị trừ nhiều hơn hoặc ít hơn, hãy ghi phần chênh lệch vào dòng phí thẻ và phí đổi tiền để tài khoản vẫn khớp với sao kê, và giữ cả hai chứng từ. IRS và CRA đều không nói số nào được ưu tiên hơn; điều hai cơ quan nêu rõ là quy đổi theo tỷ giá có ghi chép của ngày đó, nên đây là một phương pháp ghi sổ, không phải một quy định.

Trường hợp sẽ không đơn giản khi chi tiêu ở nước ngoài đi qua nhiều thẻ hoặc tài khoản, biên lai không khớp với sao kê, nhân viên mang về nhiều biên lai, hoặc doanh nghiệp khai thuế ở cả hai nước. Hãy gom biên lai, sao kê thẻ và ngân hàng, ngày và mục đích chuyến đi, tên nguồn tỷ giá đã dùng, cùng ghi chú ngắn về nội dung của từng biên lai bằng tiếng nước ngoài (người bán, mặt hàng, số tiền).

Dùng tỷ giá của ngày nào: ngày mua, ngày thẻ ghi nợ hay ngày hoàn tiền?

Hãy dùng ngày mua, tức ngày ghi trên biên lai. Cả hai bộ quy tắc đều gắn tỷ giá với ngày chi phí được thanh toán hoặc phát sinh. Không bộ quy tắc nào nhắc đến ngày thẻ ghi nợ, nên hãy dùng ngày mua cho mọi loại thẻ.

Hóa đơn của nhà cung cấp được trả sau thì khác. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho biết hãy dùng tỷ giá tại thời điểm bạn "receive, pay, or accrue" khoản đó. Với doanh nghiệp Hoa Kỳ ghi chi phí trước khi trả, quy định lấy tỷ giá vào ngày chi phí "is accrued or otherwise taken into account", và ngày này không phải lúc nào cũng là ngày trên hóa đơn. Phần tỷ giá thay đổi cho đến ngày thanh toán khi đó là một khoản lãi hoặc lỗ tỷ giá riêng (xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ và lãi hoặc lỗ tỷ giá trên tài khoản USD). Doanh nghiệp Hoa Kỳ khấu trừ chi phí khi đã trả thì quy đổi theo ngày thanh toán. Tại Canada, Act dùng ngày khoản tiền phát sinh, và folio của CRA không nói đó là ngày hóa đơn hay ngày thanh toán đối với hóa đơn chưa trả; hãy chọn một phương pháp có ghi chép và áp dụng mỗi năm.

Hoàn tiền là khoản trả sau, bằng đơn vị tiền tệ báo cáo của bạn, cho một chi phí đã phát sinh. Các quy tắc gắn tỷ giá với ngày chi phí được thanh toán hoặc phát sinh, không gắn với ngày hoàn tiền sau đó.

Nếu Bank of Canada không niêm yết tỷ giá cho ngày đó (cuối tuần hoặc ngày lễ), Income Tax Act dùng ngày gần nhất trước đó có tỷ giá. IRS không có quy định bằng văn bản tương đương; hãy áp dụng cùng quy ước đó trong sổ sách tại Hoa Kỳ và giữ nhất quán.

IRS và CRA chấp nhận nguồn tỷ giá nào?

Hoa Kỳ chấp nhận mọi tỷ giá được công bố miễn là dùng nhất quán. Canada mặc định dùng tỷ giá của Bank of Canada và chỉ chấp nhận nguồn khác khi đáp ứng các điều kiện nhất định.

Tỷ giá của Bank of Canada mang tính tham khảo và được công bố một lần mỗi ngày làm việc. Hãy lưu tỷ giá, nguồn và ngày của tỷ giá cùng với từng bút toán.

Tôi có thể dùng tỷ giá trung bình theo tháng hoặc theo năm thay cho tỷ giá từng ngày không?

Với chi phí, hãy quy đổi từng khoản theo tỷ giá của chính ngày đó. Tỷ giá trung bình chỉ áp dụng trong một vài ngoại lệ hẹp.

• Hoa Kỳ: quy tắc chung là dùng tỷ giá của ngày bạn thanh toán. IRS công bố bảng tỷ giá trung bình hằng năm và chấp nhận "any posted exchange rate that is used consistently", nhưng các trang này không nói liệu tỷ giá trung bình hằng năm có được chấp nhận cho từng khoản chi phí hay không. Dùng tỷ giá từng ngày sẽ tránh được câu hỏi này. Một quy định cho phép dùng quy ước tỷ giá theo quý hoặc ngắn hơn để tính lãi hoặc lỗ tỷ giá của một số khoản phải trả và phải thu, không áp dụng để quy đổi chi phí trả ngay; xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ.
• Canada: folio của CRA cho biết CRA có thể chấp nhận tỷ giá trung bình cho một số khoản thu nhập, nhưng nói chung không chấp nhận khi tỷ giá biến động mạnh.
• GST/HST: Memorandum 3-6 có quy tắc riêng, gồm tỷ giá trung bình theo tháng, cho số tiền GST/HST ghi bằng ngoại tệ.

Biên lai nước ngoài không ghi chi tiết thuế thì cần chứng từ gì?

Biên lai không bắt buộc có dòng thuế để chứng minh khoản khấu trừ thuế thu nhập. Các nguồn yêu cầu thể hiện đã mua gì, khi nào, ở đâu và với số tiền bao nhiêu.

• Hoa Kỳ: Publication 463 coi biên lai là đủ khi nó cho thấy số tiền, ngày, địa điểm và bản chất chủ yếu của chi phí. Hồ sơ đi lại còn cần ngày chuyến đi và mục đích kinh doanh, và các khoản bạn ước tính thì không được khấu trừ. Publication 583 liệt kê sao kê tài khoản, phiếu thẻ tín dụng và hóa đơn trong số các chứng từ hỗ trợ.
• Canada: CRA cho biết biên lai ghi ngày, tên và địa chỉ của người bán và người mua, cùng mô tả đầy đủ. Mã số doanh nghiệp của người bán chỉ cần khi người bán là đối tượng đăng ký GST/HST (có áp dụng ngưỡng giá); người bán chưa đăng ký, như nhiều người bán ngoài Canada, thì không có mã số để ghi. Nếu không có biên lai, hãy ghi chi tiết vào nhật ký chi phí.

Hãy thêm số tiền ngoại tệ, loại tiền, tỷ giá và nguồn tỷ giá vào từng bút toán. Giữ biên lai, sao kê và hồ sơ tỷ giá cùng nhau: nói chung sáu năm tại Canada và 3 năm tại Hoa Kỳ, và lâu hơn trong một số trường hợp. Để biết đầy đủ quy tắc về biên lai, xem hướng dẫn về biên lai của IRS và hướng dẫn về biên lai của CRA.

Tôi có thể yêu cầu GST/HST hoặc tín thuế bán hàng cho khoản mua ở nước ngoài không?

Chỉ với GST/HST đã trả hoặc đã đến hạn phải trả. Người bán ngoài Canada thường không thu khoản này, nhưng hãy kiểm tra thuế đã nộp khi nhập khẩu hoặc thuế tự đánh giá trên dịch vụ hay phần mềm mua từ nước ngoài. VAT hoặc thuế bán hàng của nước ngoài không phải là GST/HST. Nếu người bán nước ngoài đã thu GST/HST theo hệ thống đăng ký đơn giản hóa, đối tượng đăng ký không thể yêu cầu khoản đó làm tín thuế.

• Canada: tín thuế đầu vào phát sinh từ GST/HST đã đến hạn phải trả hoặc đã trả, và cần có chứng từ hỗ trợ trước khi nộp tờ khai. CRA cho biết không được yêu cầu tín thuế khi không có GST/HST phải trả. Thuế do nhà cung cấp không cư trú thu từ đối tượng đăng ký theo hệ thống đơn giản hóa bị loại khỏi tín thuế và khoản hoàn thuế (section 211.17); CRA cho biết hãy đưa cho nhà cung cấp đó bằng chứng đăng ký của bạn, và cách xử lý thuế đã bị thu là xin nhà cung cấp hoàn tiền hoặc ghi có.
• Hoa Kỳ: Publication 334 coi thuế bán hàng bạn trả khi mua hàng cho doanh nghiệp là một phần giá vốn của món hàng đã mua, không phải một khoản tín thuế riêng. Ấn phẩm này nói về thuế bán hàng của Hoa Kỳ và không đề cập VAT nước ngoài. VAT nước ngoài mà quốc gia đó hoàn lại cho doanh nghiệp nước ngoài có thể làm thay đổi chi phí thực của chuyến đi; hãy nêu vấn đề này trước khi khóa sổ.

Doanh nghiệp có phải tự đánh giá GST/HST trên dịch vụ hoặc phần mềm mua từ ngoài Canada hay không (CRA), và có thể yêu cầu tín thuế cho khoản đó hay không, tùy vào việc đăng ký và cách dùng khoản mua; xem hóa đơn từ nhà cung cấp nước ngoài.

Tôi hoàn tiền cho nhân viên theo biên lai đi công tác bằng ngoại tệ như thế nào?

Hãy quy đổi từng biên lai theo tỷ giá của chính ngày đó, trả tổng số bằng đơn vị tiền tệ báo cáo của bạn và giữ hồ sơ của nhân viên. IRS và CRA đều không quy định tỷ giá cho yêu cầu hoàn tiền; quy tắc quy đổi ở trên áp dụng cho chi phí của doanh nghiệp.

1. Nhân viên liệt kê từng biên lai: ngày, địa điểm, mục đích công việc, số tiền ngoại tệ và loại tiền, kèm biên lai.
2. Người sử dụng lao động quy đổi từng dòng theo ngày của biên lai đó, từ nguồn tỷ giá đã chọn, và ghi tỷ giá cùng nguồn vào báo cáo.
3. Người sử dụng lao động trả tổng số, và nhân viên trả lại phần tiền tạm ứng chưa dùng.
4. Người sử dụng lao động giữ báo cáo, biên lai và hồ sơ tỷ giá.

Hãy quyết định bằng văn bản liệu nhân viên được hoàn theo tỷ giá có ghi chép hay theo số tiền thẻ của họ bị trừ, và áp dụng cùng một quy tắc cho mọi người. Các tiêu chí bên dưới dựa trên chi phí thực tế của nhân viên, nên hãy giữ sao kê thẻ cùng với báo cáo. Với tiền mặt mua tại quầy đổi tiền, hãy giữ phiếu đổi tiền.

Tôi hoàn tiền cho chính mình hoặc cho chủ sở hữu theo chi phí chuyến đi nước ngoài như thế nào?

Cách quy đổi giống nhau; đường hoàn tiền cho chủ sở hữu tùy vào loại pháp nhân.

Chuyến đi vừa có ngày công việc vừa có ngày cá nhân thì phải tách phần công việc trước; xem chuyến công tác kèm ngày cá nhân.

Chuyến đi nước ngoài có tính per diem (mức chi phí đi lại theo ngày) khác không?

Phương pháp giống nhau; bảng mức thì khác.

• Hoa Kỳ: Publication 463 cho biết Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ đặt mức per diem cho các khu vực nước ngoài. Với khoản khấu trừ của chính bạn, mức tiền ăn tiêu chuẩn chỉ gồm bữa ăn và các chi phí phát sinh nhỏ; không có mức tiêu chuẩn cho chỗ ở, nên chỗ ở ở nước ngoài là chi phí thực tế theo tỷ giá của ngày đó. Giới hạn bữa ăn thông thường 50% áp dụng cho mức tiền ăn tiêu chuẩn.
• Hoa Kỳ, per diem của người sử dụng lao động: khoản này chỉ đáp ứng yêu cầu báo cáo đầy đủ nếu, cùng các điều kiện khác, nó có hình thức tương tự và không vượt mức liên bang, và nhân viên chứng minh được ngày, địa điểm và mục đích. Người sở hữu hơn 10% cổ phiếu của một công ty được coi là bên liên quan với người sử dụng lao động và phải chứng minh được các chi phí với IRS.
• Canada: CRA hỏi liệu khoản trợ cấp có bù những gì bạn hợp lý kỳ vọng nhân viên phải chi hay không và bạn có giải trình được hay không. Trang về chi phí đi lại của CRA không nêu mức per diem cho nước ngoài, nên hãy hoàn theo biên lai thực tế hoặc sẵn sàng giải trình khoản trợ cấp. Chi phí bữa ăn nói chung được khấu trừ ở mức 50% (Act).

Nếu chi phí được trả từ số dư ngoại tệ hoặc từ tài khoản sai loại tiền thì sao?

Hãy ghi chi phí theo số tiền đã quy đổi của ngày thanh toán (hoặc ngày phát sinh, nếu bạn ghi hóa đơn trước), rồi xử lý phần chênh lệch với tài khoản đã trả.

• Trả từ số dư cùng loại tiền (hóa đơn euro trả từ số dư euro): chi phí là hóa đơn theo tỷ giá của ngày đó. Lãi hoặc lỗ tỷ giá của chính số dư là một bút toán riêng, và IRS lưu ý rằng quy tắc của Hoa Kỳ về lãi và lỗ tỷ giá (section 988) có thể buộc phải ghi nhận khoản này. Xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ và lãi hoặc lỗ tỷ giá trên tài khoản USD.
• Trả từ tài khoản bằng loại tiền khác (hóa đơn euro trả từ tài khoản đô la): ngân hàng đã quy đổi theo tỷ giá riêng của họ. Số tiền bị trừ là số tiền đã rời khỏi tài khoản. Hãy ghi chi phí bằng hóa đơn theo tỷ giá có ghi chép của bạn; phần chênh lệch đưa vào dòng phí ngân hàng và phí đổi tiền để tài khoản khớp với sao kê.
• Trả từ tài khoản cá nhân: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Khách hàng trả tiền cho bạn vào tài khoản sai loại tiền là thu nhập, không phải chi phí; xem số dư đa tiền tệ trong sổ sách.

Ví dụ

Các tỷ giá dưới đây được làm tròn và chỉ mang tính minh họa, không phải báo giá thật.

Một LLC ở Chicago trả tiền khách sạn ở Berlin

LLC trả hóa đơn khách sạn €300 vào ngày 12 tháng 5 bằng thẻ doanh nghiệp. Nguồn tỷ giá cho thấy 1,10 đô la Hoa Kỳ mỗi euro vào ngày đó. Sao kê thẻ ghi US$335.

Một cách ghi sổ khả thi: US$330 vào chi phí đi lại và US$5 chênh lệch vào dòng phí thẻ và phí đổi tiền, để tài khoản thẻ khớp với sao kê. Sao kê không cho biết phần chênh lệch là tỷ giá của bên phát hành thẻ hay là phí, và IRS lẫn CRA đều không xếp sao kê trên hay dưới tỷ giá. Hồ sơ giữ hóa đơn, sao kê và hồ sơ tỷ giá.

Nhân viên của một công ty ở Toronto trở về từ London

Nhân viên mang về biên lai trị giá £1.200. Mỗi biên lai được quy đổi theo tỷ giá Bank of Canada của chính ngày đó, và nhân viên đưa cho công ty bản sao biên lai cùng báo cáo chi phí.

Công ty hoàn C$2.210 và giữ báo cáo, biên lai và các tỷ giá.

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở Ontario mua phần mềm từ nhà cung cấp Hoa Kỳ

Hóa đơn là US$800, trả vào ngày ghi sổ, và nhà cung cấp không thu GST/HST, nên không có thuế do nhà cung cấp thu để yêu cầu. Với tỷ giá 1,40, chi phí là C$1.120, chưa tính thuế tự đánh giá nếu có. Chủ doanh nghiệp có phải tự đánh giá GST/HST và có thể yêu cầu tín thuế liên quan hay không tùy vào việc đăng ký và cách sử dụng; xem hóa đơn từ nhà cung cấp nước ngoài.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Chi tiêu ở nước ngoài đi qua nhiều thẻ hoặc tài khoản, hoặc các bút toán cũ được ghi theo nhiều số tiền khác nhau (một số theo số thẻ bị trừ, một số theo số đã quy đổi): sổ sách cần một phương pháp tỷ giá duy nhất trước khi chuẩn bị tờ khai hoặc khoản hoàn tiền; xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Một khoản hoàn tiền hoặc yêu cầu cuối năm có hàng chục biên lai nước ngoài không khớp với sao kê: hãy quy đổi và đối chiếu chúng trước khi chi trả, với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn hoạt động ở cả hai nước và sổ sách không khớp với tờ khai: xem sổ sách cho công ty Canada và công ty con tại Hoa Kỳ, sổ sách cho LLC Hoa Kỳ do người Canada sở hữu và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng: xem bắt kịp sổ sách chậm tại Canada hoặc tại Hoa Kỳ, cùng dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Doanh nghiệp chủ yếu ghi sổ bằng đơn vị tiền tệ của một nước khác (chi nhánh hoặc văn phòng ở nước ngoài, hoặc công ty Canada đã chọn báo cáo theo đồng tiền chức năng): IRS cho phép một số đơn vị như vậy xác định số liệu bằng đồng tiền đó; xem bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp ở nước ngoài. Công ty Canada có thể chọn báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ, euro, bảng Anh, yên hoặc đô la Úc, bằng cách nộp hồ sơ trong vòng 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm bắt đầu áp dụng (Act, s. 261(3)); khi đó việc quy đổi sang đô la Canada trong trang này không áp dụng. Xem lãi tỷ giá trên tờ khai của công ty.
• Biên lai bị mất hoặc chưa từng được cấp: xem biên lai bị mất hoặc chi phí không có biên lai tại Canada.