Hồ sơ nhà cho thuê: cần giữ gì khi không có biên lai

Chủ nhà cho thuê tại Hoa Kỳ cần giữ hồ sơ gì cho Schedule E?

Hãy giữ hồ sơ đủ để chứng minh từng khoản tiền thuê và từng khoản khấu trừ trên tờ khai. Luật yêu cầu việc này (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), nhưng nhìn chung không đòi loại hồ sơ đặc biệt nào, và nghĩa vụ chứng minh từng khoản thuộc về người nộp thuế (hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS). Hướng dẫn Schedule E cảnh báo rằng nếu thiếu giấy tờ phù hợp, bạn có thể phải nộp thêm thuế và bị phạt.

Hướng dẫn Schedule E và Publication 527 bảo bạn giữ hồ sơ nhưng không liệt kê cụ thể. Trang về hồ sơ doanh nghiệp nhỏ của IRS và Publication 583 là gần nhất; áp dụng cho nhà cho thuê, chúng cho danh sách làm việc sau:

Trường hợp không đơn giản khi hồ sơ thiếu nhiều năm, thư của IRS yêu cầu bạn chứng minh Schedule E, sắp bán nhà mà hồ sơ giá gốc đã mất, nhiều chủ sở hữu hoặc một pháp nhân cùng nắm giữ tài sản, hoặc chủ sở hữu sống ở nước ngoài. Các phần dưới đây nói về trường hợp thông thường và chỉ ra chỗ nó dừng lại.

Hãy gom trước: hợp đồng thuê, sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ có liên quan đến nhà cho thuê, bảng quyết toán khi mua nhà, các Form 1098 và Form 1099, hóa đơn thuế bất động sản, bảng kê chủ sở hữu từ đơn vị quản lý bất động sản (nếu có), và danh sách mọi người bạn đã trả tiền, kèm tên và địa chỉ.

Hồ sơ thu nhập nào quan trọng: hợp đồng thuê, sổ theo dõi tiền thuê, tiền nộp vào ngân hàng và báo cáo của nền tảng?

Hãy giữ hồ sơ cho thấy mọi khoản bạn nhận được khi cho thuê tài sản, ai trả và trả khi nào. Thu nhập từ cho thuê là mọi khoản trả cho việc sử dụng hoặc chiếm dụng tài sản, không chỉ tiền thuê hằng tháng (Publication 527).

• Hợp đồng thuê và các phụ lục. Hợp đồng cho thấy tiền thuê, điều khoản tiền đặt cọc và bên nào trả hóa đơn nào.
• Sổ theo dõi tiền thuê. Mỗi khoản trả một dòng: ngày, người thuê, tài sản, số tiền, phương thức. Đối chiếu mỗi dòng với hồ sơ ngân hàng, ứng dụng thanh toán hoặc chuyển khoản. Với tiền thuê trả bằng tiền mặt, hãy đưa biên lai và giữ cuốn biên lai; Publication 583 xếp cuốn biên lai và phiếu nộp tiền vào ngân hàng vào nhóm hồ sơ về tổng thu.
• Tiền đặt cọc và tiền thuê trả trước. Tiền đặt cọc có phải là thu nhập khi nhận hay không tùy thuộc vào việc bạn có thể phải hoàn lại hay không, còn tiền thuê trả trước, kể cả khoản đặt cọc dùng làm tiền thuê tháng cuối, là thu nhập khi bạn nhận (Topic 414). Hãy giữ điều khoản trong hợp đồng và hồ sơ về khoản đặt cọc; cách xử lý nằm trong tiền đặt cọc trong sổ sách nhà cho thuê.
• Báo cáo của nền tảng. Báo cáo chi trả và Form 1099-K cho thấy nền tảng đã xử lý bao nhiêu, có thể khác với tiền thuê bạn thực kiếm. Hãy giữ cả hai và đối chiếu; xem tiền thuê qua biểu mẫu của nền tảng thanh toán.

Tôi có cần biên lai hoặc hóa đơn để khấu trừ khoản sửa chữa hay chi phí nhà cho thuê không?

Luật nhìn chung không yêu cầu giấy tờ cụ thể nào, nhưng hồ sơ của bạn gộp lại phải cho thấy năm điều: người nhận tiền, số tiền, bằng chứng đã trả, ngày phát sinh, và mô tả món đã mua hoặc việc đã làm. IRS cho biết có thể cần kết hợp nhiều giấy tờ để bao quát đủ (IRS). Hãy thêm tài sản nào được phục vụ.

Chi phí đi lại và xe là ngoại lệ: luật chỉ cho phép nếu bạn chứng minh được số tiền, thời gian và địa điểm, cùng mục đích kinh doanh, bằng hồ sơ đầy đủ hoặc bằng chứng đủ để củng cố lời khai của chính bạn (26 U.S.C. 274(d); Publication 527). Phần còn lại của hướng dẫn này nói về sửa chữa thông thường, vật tư và các loại phí.

Publication 583 liệt kê séc đã thanh toán, băng ghi của máy tính tiền, sao kê tài khoản, phiếu bán hàng qua thẻ, hóa đơn và phiếu chi quỹ tiền mặt nhỏ là giấy tờ chứng minh chi phí. Quy tắc chung về biên lai, kể cả các khoản mua nhỏ, nằm trong yêu cầu về biên lai. Ảnh chụp hoặc bản quét có thể thay giấy nếu cách lưu trữ đạt các phép thử của IRS: xem biên lai quét thay cho giấy.

Danh sách giao dịch thẻ tín dụng có đủ không, hay tôi cần mọi biên lai?

Tự nó, sao kê chứng minh việc đã trả tiền, chưa chứng minh khoản khấu trừ. Publication 583 bảo hãy giữ các giấy tờ khác, như phiếu bán hàng và hóa đơn, để chứng minh bạn đã phát sinh chi phí.

Nếu không có séc đã thanh toán, một bản sao kê rõ ràng do tổ chức tài chính lập có thể chứng minh việc đã trả nếu có số tiền, người nhận và ngày (cùng số séc, đối với séc).

Một dòng sao kê như khoản thanh toán tại cửa hàng vật liệu cho thấy bạn đã trả tiền cho cửa hàng. Nó không cho thấy bạn mua gì, cho tài sản nào, hay công việc là sửa chữa hay nâng cấp. Hãy thêm bản kê chi tiết của cửa hàng và một ghi chú ngắn cho từng tài sản. Danh sách bạn tự gõ từ sao kê không phải là chính sao kê; hãy giữ bản gốc.

Điều gì chứng minh khoản sửa chữa tôi trả bằng tiền mặt khi thợ không đưa hóa đơn?

Nếu không có hóa đơn, hãy gom các hồ sơ mà gộp lại cho thấy người nhận tiền, số tiền, việc thanh toán, ngày và mục đích. Một bản xác nhận chi tiết có chữ ký của người thợ có thể bao quát nhiều mục; hãy bổ sung phần còn thiếu.

Khi hồ sơ bị mất trong thiên tai, IRS nêu bản xác nhận của nhà thầu về công việc và chi phí, ảnh chụp, và sao kê ngân hàng và thẻ là bằng chứng (IRS); hãy xem đó là dấu hiệu về điều được coi là bằng chứng, không phải quy tắc cho chỗ thiếu thông thường.

Hãy xin người thợ một bản xác nhận ngay bây giờ: tên, địa chỉ tài sản, công việc đã làm, số tiền, ngày đã trả, và ngày viết bản xác nhận. Ghi ngày vào mọi ghi chú vào đúng ngày bạn viết, và đừng bao giờ làm giấy tờ trông như được lập vào lúc thanh toán. Xem trả tiền mặt cho nhà thầu phụ.

Những gì nguồn không giải quyết. Các trang lưu giữ hồ sơ của IRS và Publication 527, Publication 583 không nói liệu có thể ước tính một khoản chi khi không có hồ sơ nào về nó. Điều đó tùy vào các tình tiết, và khoản chi không có chứng từ có thể bị bác khi kiểm tra. Chi phí đi lại và xe là ngoại lệ: chúng cần các hồ sơ đã nêu ở trên. Không điều gì ở đây bảo đảm được khoản khấu trừ. Từ nay, hóa đơn cộng với séc hoặc chuyển khoản sẽ lưu lại ngày, công việc, số tiền và việc thanh toán.

Tôi giữ hồ sơ mua và nâng cấp nào để tính khấu hao và cho lần bán sau này?

Hãy giữ bảng quyết toán mua nhà, mọi hóa đơn nâng cấp và khoản khấu hao mỗi năm cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn chuyển nhượng tài sản (IRS). Chúng quyết định khoản khấu hao bạn tính bây giờ và khoản lãi hoặc lỗ khi bán (Publication 583). Giá gốc tính thuế (basis) của bạn, đại khái là số tiền đã trả cộng nâng cấp trừ khấu hao, quyết định cả hai.

Về bảng quyết toán mua nhà, xem nhập vào sổ sách. Về sửa chữa hay nâng cấp, xem hướng dẫn về sửa chữa. Về những năm chưa tính khấu hao, xem khấu hao bị bỏ sót.

Tôi giữ hồ sơ nhà cho thuê bao lâu, và thời hạn có đổi khi tôi bán không?

Hãy giữ hồ sơ chứng minh một khoản trên tờ khai cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó (thời gian bạn được điều chỉnh tờ khai để xin hoàn thuế, hoặc IRS được ấn định thêm thuế), nhìn chung là 3 năm sau khi nộp tờ khai. Hãy giữ hồ sơ tài sản cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn chuyển nhượng tài sản theo một giao dịch chịu thuế (IRS; Topic 305).

Thời hạn đổi khi bạn bán: hồ sơ mua và nâng cấp của nhà cho thuê có thể tồn tại lâu hơn việc cho thuê nhiều năm. Có những thời hạn dài hơn: 6 năm nếu bạn bỏ sót thu nhập hơn 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai (giá gốc khai cao hơn thực tế cũng bị tính là bỏ sót, 26 U.S.C. 6501(e)); 3 năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc 2 năm kể từ khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn, đối với yêu cầu hoàn thuế; và không giới hạn nếu không nộp tờ khai hoặc tờ khai gian lận. Nếu khoản lỗ từ cho thuê được chuyển sang năm sau, hãy giữ hồ sơ thu nhập, chi phí và bảng tính khoản lỗ cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai dùng khoản lỗ đó (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e)). Quy tắc chung nằm trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu. Hãy giữ cả bản sao các tờ khai đã nộp. Bên cho vay và công ty bảo hiểm có thể yêu cầu lâu hơn, và IRS bảo hãy kiểm tra trước khi bỏ.

Tôi cần thu thập gì từ thợ sửa chữa và người dọn dẹp, và khi nào phải nộp Form 1099?

Hãy xin mỗi người Form W-9 và hóa đơn trước lần trả tiền đầu tiên. Hóa đơn có ngày, địa chỉ tài sản, công việc và số tiền giúp chứng minh khoản khấu trừ; hãy giữ cả bằng chứng thanh toán. IRS gợi ý yêu cầu người nhận ở Hoa Kỳ điền Form W-9 (hướng dẫn chung).

Bạn nộp Form 1099-NEC cho người mà bạn đã trả từ $2.000 trở lên cho dịch vụ trong năm, trong quá trình kinh doanh của bạn, và cho bất kỳ người nhận nào mà bạn đã khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo quy tắc khấu trừ dự phòng, ở mọi mức tiền (hướng dẫn). Với các khoản trả đến hết năm 2025, ngưỡng là $600. Hãy nộp cho IRS và đưa người thợ một bản sao chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 sau năm trả tiền (ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ). Nếu người thợ không cung cấp mã số thuế, khoản khấu trừ dự phòng 24% có thể áp dụng cho các khoản trả phải khai, và bên trả không thu khoản này có thể phải chịu trách nhiệm cho số chưa thu (hướng dẫn W-9). Dòng A của Schedule E hỏi bạn có trả khoản nào phải khai Form 1099 hay không.

Một nhà cho thuê cụ thể có phải là hoạt động kinh doanh hay không, và những người nhận nào được tính, tùy vào các tình tiết. Các khoản trả cá nhân và, nhìn chung, các khoản trả cho công ty cổ phần không do bạn khai. Thanh toán bằng thẻ và thanh toán qua mạng lưới thanh toán bên thứ ba do đơn vị xử lý khai trên Form 1099-K, không phải bạn; ứng dụng chỉ chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng không phải là mạng lưới như vậy, nên hãy ghi lại từng khoản được trả bằng cách nào và tính các khoản chuyển khoản ngân hàng vào tổng của người thợ (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, Example 3). Hướng dẫn 1099 cho chủ nhà cho thuê nói về những ai được tính.

Các quy tắc an toàn (safe harbor) cho sửa chữa phụ thuộc vào hóa đơn như thế nào?

Mỗi quy tắc an toàn dựa vào một loại hồ sơ khác nhau. Quy tắc an toàn quyết định khoản chi được khấu trừ hay vốn hóa; nó không bỏ nhu cầu chứng minh số tiền và việc thanh toán.

Các phép thử và giới hạn nằm trong sửa chữa hay nâng cấp, lấy từ trang về tài sản hữu hình của IRS và 26 CFR 1.263(a)-3. Quy định đặt giới hạn de minimis theo từng hóa đơn, hoặc theo từng món được hóa đơn chứng minh (26 CFR 1.263(a)-1(f)), nên một việc trả tiền mặt không có hóa đơn khó nằm gọn trong giới hạn. Phí giao hàng hoặc lắp đặt trên cùng hóa đơn được tính vào giới hạn. Không nguồn nào của IRS nói điều gì có thể thay cho hóa đơn bị thiếu.

Tôi có thể làm gì với hồ sơ nhà cho thuê đã thiếu từ những năm trước?

Hãy hỏi những người đang giữ bản sao và dựng lại một nhật ký có ghi ngày từ những gì họ gửi. Danh sách dựng lại của IRS, viết cho trường hợp thiên tai, cho thấy IRS hướng người nộp thuế đến đâu (IRS); đơn vị quản lý bất động sản là một nguồn nữa:

1. Hồ sơ thuế. Bản sao tờ khai (miễn phí trực tuyến), bản sao tài khoản và bản kê tiền lương và thu nhập có thể lấy qua IRS (bản sao hồ sơ). Muốn có bản photo tờ khai cũ, hãy yêu cầu bằng Form 4506, phí $30 mỗi tờ khai; IRS miễn phí này đối với yêu cầu do thiên tai.
2. Giấy tờ mua nhà. Công ty bảo hiểm quyền sở hữu, công ty ký quỹ hoặc bên cho vay đã xử lý việc mua. Văn phòng thẩm định thuộc quận cho giá trị thẩm định để chia đất với công trình.
3. Sao kê ngân hàng và thẻ. Ngân hàng hoặc công ty thẻ, thường cung cấp sao kê cũ trực tuyến.
4. Giấy tờ vay. Bên cho vay, để lấy Form 1098 và giấy tờ về khoản vay nâng cấp.
5. Nhà thầu. Bản xác nhận về công việc và chi phí.
6. Đơn vị quản lý bất động sản. Bảng kê chủ sở hữu trước đây, các Form 1099 và hóa đơn cho công việc họ đã sắp xếp.

Hãy ghi ngày bạn lập lên mọi thứ bạn tạo ra bây giờ, và giữ nguyên những gì bạn lấy được. Với nhiều năm bị thiếu, xem bắt kịp sổ sách nhà cho thuê và biên lai bị mất.

Nếu thư của IRS yêu cầu tôi chứng minh Schedule E thì sao?

Hãy đọc thư để biết năm, khoản cần chứng minh và hạn trả lời, rồi trả lời chậm nhất vào hạn đó; IRS cho biết trả lời chậm nhất vào hạn bảo đảm quyền khiếu nại của bạn (IRS). Làm theo hướng dẫn trong thư và gửi bản sao các giấy tờ thư yêu cầu. Chỗ nào thiếu hồ sơ, hãy gửi những gì bạn dựng lại được theo các phần trên, ghi ngày bạn lập, và nói thẳng điều bạn không tìm được. Đừng bao giờ tạo giấy tờ trông cũ hơn thực tế. Gửi gì, và nói gì về chỗ thiếu, tùy vào thư và những năm thư nêu.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Khoản sửa chữa trả tiền mặt, không có hóa đơn

Một chủ nhà trả cho thợ US$1.800 tiền mặt để sửa ống nước bị rò trong nhà cho thuê. Người thợ không đưa hóa đơn. Chủ nhà gom lệnh rút tiền ATM trong tuần đó, chuỗi tin nhắn người thợ báo giá và hẹn ngày làm, ảnh trước và sau có ghi ngày, biên lai cửa hàng cho các phụ kiện, và một ghi chú có chữ ký của người thợ với tên, địa chỉ tài sản, công việc, số tiền và ngày đã trả, ghi ngày người đó ký. Gộp lại, chúng nói về người nhận tiền, số tiền, việc thanh toán, ngày và mục đích. Nhân viên kiểm tra có chấp nhận hay không là một phán đoán, và không điều gì ở đây bảo đảm khoản khấu trừ.

Sao kê thẻ chưa đủ

Sao kê thẻ của một chủ nhà cho thấy US$6.200 chi tại cửa hàng vật liệu trong năm, chia cho hai căn nhà cho thuê. Sao kê chứng minh việc đã trả tiền cho cửa hàng. Chủ nhà xin cửa hàng bản kê mua hàng chi tiết, phân từng món mua theo tài sản, và đánh dấu món nào là sửa chữa, món nào là nâng cấp.

Bán nhà sau mười hai năm khi bảng quyết toán mua nhà đã mất

Một chủ nhà mua nhà cho thuê vào Năm 1, khấu trừ khấu hao mỗi năm, và thay mái nhà với giá US$14.000 vào Năm 6. Vào Năm 12, căn nhà được bán và bảng quyết toán mua nhà đã mất. Hồ sơ của tài sản vẫn liên quan cho đến khi hết các giới hạn thời gian của tờ khai Năm 12, nhìn chung là ba năm sau khi nộp, hoặc sáu năm nếu khoản lãi bị khai thấp hơn hơn một phần tư tổng thu nhập ghi trên tờ khai, điều mà giá gốc khai cao hơn thực tế có thể gây ra. Chủ nhà xin bản sao từ công ty bảo hiểm quyền sở hữu, gom hóa đơn mái nhà và khoản khấu hao từ mỗi tờ khai đã nộp, và lập danh sách mọi hạng mục nâng cấp kèm ngày và chi phí.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thiếu hồ sơ nhiều năm, hoặc sổ sách bị chậm: chỗ thiếu nào dựng lại được, và theo thứ tự nào, tùy vào các năm và tài khoản liên quan. Xem bắt kịp sổ sách nhà cho thuê; dựng lại sổ sách là công việc ghi sổ kế toán.
• Thư của IRS yêu cầu bạn chứng minh Schedule E: thư xác định các năm và hạn trả lời, và chỗ thiếu nào dựng lại được cũng như gửi bằng chứng thay thế nào đều tùy vào cả hai. Dựng lại hồ sơ là hỗ trợ ghi sổ kế toán; xem thêm tiền phạt khi hồ sơ kém.
• Sắp bán nhà và thiếu hồ sơ giá gốc: xem bán nhà cho thuê và thu hồi khoản khấu hao; dựng lại hồ sơ giá gốc trước khi bán là việc của ghi sổ kế toán.
• Bạn chưa từng tính khấu hao: xem khấu hao bị bỏ sót đối với nhà cho thuê.
• Nhà cho thuê chung với người khác hoặc qua LLC: hồ sơ có thể thuộc tờ khai của hợp danh chứ không phải Schedule E; xem nhà cho thuê đồng sở hữu và sổ sách cho LLC theo từng căn nhà cho thuê.
• Bạn cung cấp dịch vụ cho khách hoặc cho thuê ngắn hạn: dịch vụ đáng kể chuyển hoạt động sang Schedule C (hướng dẫn Schedule E); hồ sơ về khoản lỗ khi có tiền lương nằm trong hồ sơ khoản lỗ cho thuê ngắn hạn.
• Bạn hoặc đồng sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc người nước ngoài sở hữu nhà cho thuê: xem chủ nhà không cư trú và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.