Sage 50 轉 QuickBooks 或 Xero：何時切換

從 Sage 50 轉到新軟體，會改變我的財政年度、GST/HST 申報期間或會計方法嗎？

不會。加拿大企業的會計軟體不會決定財政年度、GST/HST 申報期間或會計方法，這些由 CRA 的規則決定，所以切換日必須配合這些日期。切換日（cutoff）是舊檔案停止記帳、新檔案的期初餘額開始的日期；本頁用它指換軟體的日期。

登記人的 GST/HST 財政年度通常與其所得稅年度相同，但公司可以選擇以曆年作為 GST/HST 財政年度（RC4022）。您的 CRA 帳戶列有申報期間和到期日（CRA）；期間日期請以該處為準，不要用軟體的設定。

出現以下任何一種情況，切換就不簡單：

• 舊帳餘額與最後一份已提交的 T2 或 T2125 對不上。
• 舊檔案中的 GST/HST 應付款，無法對照已提交的申報表和 CRA 帳戶解釋。
• 有 GST/HST 申報表或所得稅稅表尚未提交。
• 舊檔案打不開，或備份的測試還原失敗。
• 舊檔案是您在購買企業時承接的。
• 企業在美國也有業務。

選定日期前先備齊：

• 最後一份已提交的 T2 及其財務報表，或最後一份已提交的 T2125。
• 如果由會計師報稅：該稅表背後的年結調整分錄或調整後試算表。
• 本財政年度和上一財政年度的 GST/HST 申報表，以及 CRA 帳戶餘額。
• 舊公司檔案的備份及其年結報表、檔案的登入資料，以及製作該備份的軟體版本。
• 工資帳戶餘額和最近一份工資登記冊，以及固定資產清單及其 CCA（資本成本免稅額，即折舊在稅務上的版本）明細表。

該選哪個軟體是另一個問題：請參閱QuickBooks Online、Xero 或 Wave和小型企業使用 Wave。以下步驟對任何新檔案都一樣。軟體供應商目前的授權、訂閱和匯出條款，本頁不涵蓋：定下日期前請先閱讀。

Sage 檔案中有哪些記錄要保留？保留多久？

舊帳簿須在其所涉最後一個稅務年度結束後保存 六年，並以 CRA 能讀取的形式保存；總帳例外，須保存更久（見下方第一項）。《所得稅法》（第 230 條）以及 GST/HST 方面的《消費稅法》（第 286 條）都規定了六年的期限，並要求電子記錄須保持可用電子方式讀取的格式。完整規則見業務記錄應保存多久。

保存期從稅務年度結束時起算，而不是從切換日起算。CRA 把公司的稅務年度視為其財政期間，把個人的稅務年度視為曆年（CRA）。舊檔案中某個半年的一般記錄，須從該整個年度結束時起保存 六年。

某些情況下保存期更長：

• 總帳及解讀總帳所需的合約：公司須保存到解散後 兩年。非公司企業須保存到企業結業那個稅務年度結束後 六年（《條例》第 5800 條）。總帳匯出檔和存有總帳的備份，是要保存最久的檔案。
• 逾期提交的稅表：自所得稅稅表提交當日起 六年（第 230(5) 條）。
• 提出異議或上訴：提出異議後，須保存到可上訴的期限屆滿；如有上訴，須保存到該上訴及其後的任何進一步上訴結束，或提出上訴的期限屆滿為止（第 230(6) 條）。
• 長期財產：CRA 表示，長期取得和處置資產的記錄須無限期保存（CRA）；資本財產的發票應保存更久，以支持日後的進項稅抵免申請（RC4022）。
• CRA 要求：CRA 可能要求您把 GST/HST 發票保存更久（CRA）。提前銷毀記錄須事先取得 CRA 的書面許可。

Sage 檔案中要保留的內容：

• 切換日當天的完整備份，並已測試還原。CRA 要求加密或專有格式的備份日後必須能還原，並要求有一份非專有、通用格式的可用副本（IC05-1）。
• 通用格式的匯出檔：按月的試算表、總帳明細、載有稅碼的 GST/HST 報表、工資登記冊、固定資產清單，以及軟體如有的稽核軌跡或交易日誌。
• 附在交易上的發票和收據。它們支持進項稅抵免和扣除。
• 轉換日誌：日期、轉了哪些內容、轉換前後的合計數。IC05-1 要求保存文件，記載系統變更的先後次序，並在 CRA 要求時提供。

任何影響您取得和讀取記錄能力的變更，都必須向 CRA 報告（IC05-1）。請確認舊檔案的授權或訂閱結束後，您仍能打開或匯出它。

一年中什麼時候從 Sage 50 切換到新軟體最合適？

在財政年度終結日或 GST/HST 申報期間結束時切換，每一份申報表都能由同一個檔案產生。轉換工作可以在幾週後才做，切換日之後的交易事後再補入。

年度終結日切換後，舊檔案仍要用來做 T2（須在年度終結後 六個月 內提交），以及按年申報的 GST/HST 申報表（大多數企業須在年度終結後 3 個月 內提交）。12 月 31 日年結、當年有經營收入的獨資經營者，須在 6 月 15 日前提交年度 GST/HST 申報表，並在 4 月 30 日前繳款（CRA）。

以財政年度終結日切換，與已提交的稅表最容易對上，因為 T2 和 T2125 都是以年度終結日為準的文件。其次是以申報期間的第一天切換。公司應先做好年度終結的整理工作，見公司年度終結檢查清單。

如果切換日落在申報期間中途，該期間唯一的 GST/HST 申報表須用兩個檔案的數字合併製作，兩個檔案都要保留。見GST/HST 申報期間與財政年度。

哪些期初餘額要結轉？

所有資產負債表帳戶的餘額都要結轉；如果在年度中途切換，還需要年初至今的損益。在年度終結日切換時，期初數字就是已提交的年終數字；在其他日期切換，則是這些數字加上之後的交易結轉而成。每個期初數字都有一個來源和一項核對。

美元應收帳款、應付帳款和帳戶，見美元銷售與交易平台撥款和美元帳戶的匯兌損益。

未結的發票和帳單可能已列入已提交的申報表。銷售稅款在對價付訖之日與對價到期之日兩者較早者須繳（第 168 條）。進項稅抵免在稅款應付的申報期間產生；如果在應付之前已支付，則在支付的申報期間產生（第 169 條）；尚未申請的抵免，可在時限內列入之後的申報表（第 225 條）。對每一張未結帳單，請記下其抵免是否已申請：付款本身不會產生第二次抵免。客戶在新檔案中對舊發票的付款，是對未結發票的付款，不是新的銷售。提交前，請把新檔案的第一份 GST/HST 報表與舊檔案對比。

固定資產有兩套數字。帳簿記錄成本減攤銷；稅表記錄按類別列出的未折舊資本成本，每年的期初數字就是上一年的期末數字（T2 指南，Schedule 8；T4002）。如果只帶過來帳面淨值，新檔案就沒有按類別列出的 UCC 可與稅表核對。見公司帳簿中的攤銷與 CCA。

工資合計按曆年計算。T4 憑證報告的是支付當年（曆年）的工資（RC4120），所以除 1 月 1 日以外的任何切換日，都需要每位雇員年初至今的數字。財政年度終結日不是 12 月 31 日，就屬於這種切換日。見工資日記帳分錄。

怎樣讓期初餘額與最後一份已提交的 T2 或 T2125 對上？

把舊試算表在最後一個年度終結日的數字，與已提交的稅表逐個帳戶比較，並在切換日之前解決每一個差異。如果剛結束那一年的稅表還沒提交，則對照已簽署的年終財務報表和上一年已提交的稅表。

1. 公司：取已提交的 Schedule 100 上的資產負債表（如果公司符合條件，也可用 GIFI 簡表；GIFI 是 CRA 的財務報表項目標準代碼表），並附上其背後的年終財務報表。
2. 獨資經營者：T2125 沒有資產負債表，所以只核對它載有的內容：全年的收入和費用，以及按類別列出的 UCC。期初資產負債表則由銀行對帳單、未結發票清單和未結帳單清單建立。
3. 在同一日期跑出舊試算表，進行比較。
4. 列出每個差異。常見原因：會計師在舊檔案之外做的年結分錄，或稅表提交後才在舊檔案中入帳的分錄。
5. 有憑據支持的差異，在切換日之前於舊檔案中入帳，或在切換日做一筆附註說明的期初日記帳分錄，使最後一個年度終結日的帳簿與已提交的數字一致。如果切換日在該年度終結日之後，要把之後的交易結轉到切換日；不要把現有餘額重設為較早的稅表數字。
6. 如果已提交的稅表本身有錯，那是更正，不是轉換：見更正上一年的財務報表。

新設的會計科目表，要對應到與以前相同的項目：見GIFI 會計科目表。

怎樣讓 GST/HST 歷史記錄保持清楚？

每份申報表都由一個檔案產生，應付款在切換日之前先與 CRA 帳戶對帳，每一筆進項稅抵免的憑據在轉換後仍然保存。

• 先對帳。把舊檔案的 GST/HST 應付款與 CRA 帳戶比較，再轉換已對帳的數字。見把 GST/HST 應付款與 CRA 對帳。
• 一個期間，一份申報表。一份申報表只涵蓋一個申報期間。如果切換日落在期間之內，須在該份申報表中合併報告兩個檔案的已收稅款和抵免。
• 未提交的期間。登記人必須為每個申報期間提交申報表，即使是零申報（CRA）。有期間尚未提交時，期初應付款只是估計數。見補做逾期帳目。
• 保存憑據。$100或以上的發票，須載有稅款資料和供應商的 GST/HST 號碼；自 $500 起，還須載有買方名稱、說明和付款條款（CRA）。大多數登記人有 四年 申請抵免，所以附在交易上的發票必須在轉換後保存下來。見進項稅抵免的收據資料。
• 核對您的方法。採用快速法（Quick Method）的登記人，按含稅銷售額的某個百分比匯繳稅款，只能就少數購買（例如資本資產）申請抵免（RC4058），所以其應付款不是已收稅款減抵免。換軟體不會改變方法；改變方法靠登記人自己的選擇。見GST/HST 快速法。
• 對應每個稅碼。每個舊稅碼都需要一個處理方式相同的新稅碼：應稅、零稅率或免稅。見在帳簿中記錄 GST/HST。

要轉換多少 Sage 50 的歷史資料？其餘的怎樣保持可讀？

帶過來期初餘額；如果在年度中途切換，再加上年初至今的合計數。較早年度的資料留在存檔的備份和匯出檔中，供 CRA 查閱。

轉換不得遺失、破壞或更改資訊，納稅人須負責確保轉換後的記錄可靠、可讀（IC05-1）。匯入多年的交易會增加轉換的風險。若您想要比較報表，或貸款機構要求提供以前年度資料，匯入才有用。原始備份請原封不動地保存作為憑證，並不時測試還原一次。

新檔案可以存放在加拿大境外的伺服器嗎？

規定是記錄須留在加拿大；電子記錄存放在加拿大境外的伺服器，須事先取得 CRA 許可。某個託管產品是否觸及這項規定，取決於供應商把資料存放在哪裡。請向供應商查詢，並閱讀其最新條款。

• 《所得稅法》要求記錄存放在加拿大境內的營業地點或住所，或部長指定的其他地點（第 230 條）。GST/HST 記錄須存放在加拿大，以英文或法文書寫，除非部長另有授權（第 286 條）。
• CRA 表示，記錄存放在加拿大境外、再從加拿大以電子方式存取，不算存放在加拿大（IC05-1）。
• CRA 可以准許電子記錄存放在加拿大境外，但必須信納這些副本是真實副本、CRA 的軟體可以讀取、細節足以支持稅表，並且 CRA 人員在加拿大境內可以取得。須致函稅務服務辦事處申請許可（CRA）。

IC05-1 表示，企業若使用加拿大境外的伺服器託管，仍須負責把記錄保存在加拿大，並建議備份副本存放在加拿大境內。定期匯出到加拿大是否足夠，視您的產品而定，請向 CRA 或您的顧問查詢。

轉換後要做哪些檢查，才能信任新檔案？

依序做以下檢查，並把結果與轉換日誌一起保存。

1. 新的期初試算表在切換日與舊試算表逐個帳戶相符。
2. 期初餘額等於最後一份已提交 T2 的資產負債表或 T2125 的數字，並加上該年度終結日之後的交易結轉。如果該稅表尚未提交，則用已簽署的年終財務報表。
3. 應收帳款、應付帳款和存貨明細的合計，與資產負債表上的合計數相符，也與舊檔案的帳齡報表和存貨報表相符。
4. GST/HST 餘額與舊總帳相符，也與對已提交申報表和 CRA 帳戶所做的對帳相符。未提交的淨稅額和其他已解釋的差異要單獨列明；不得用無法解釋的調整分錄來強行對上。
5. 固定資產的成本和累計攤銷在切換日與資產登記冊相符；按類別列出的 UCC，等於最後一份 Schedule 8 或 T2125 的期末數字，加上之後的新增和處置。
6. 工資年初至今的數字與最近一份工資登記冊相符。
7. 銀行帳戶在切換日和第一個月底都完成對帳。
8. 提交之前，新檔案產生的第一份 GST/HST 報表，與舊檔案預期的結果相符。

我買了一家用 Sage 50 的企業：要承接什麼？何時切換？

您可以保留該檔案，也可以改用新軟體：無論由哪個軟體記帳，稅務規則都一樣。決定因素是檔案是否可靠，以及供應商目前的條款，這些本頁不涵蓋。無論如何，都要把檔案與該企業已提交的資料核對。承接什麼，取決於您買的是股份還是資產。

如果購買股份使您或您所屬的集團取得控制權，公司的所得稅年度一般在控制權變更前一刻結束，並開始新的一年（第 249(4) 條；T2 指南）。沒有改變控制權的購買，一般不會如此。控制權變更還會把價值低於稅務成本的財產調減至其價值（第 111 條，第 (4) 款和第 (5.1) 款），所以應把短年度的資本成本免稅額明細表結轉到新檔案，而不是舊的 UCC。隨後須提交短年度的稅表：見取得控制權時的視同年度終結。該日期提供了一份可供核對的期末資產負債表。GST/HST 期間請以 CRA 帳戶為準，不要用稅務年度的日期。

決定保留檔案還是改用新軟體之前：

• 購買股份時，把舊檔案與公司已提交的稅表和 CRA 帳戶核對。尚未提交的期間和餘額，都留在您現在擁有的公司。
• 購買資產時，賣方會在同樣的期間內保存自己的記錄。您能否取得它的檔案，由購買協議決定。
• 購買資產時，資產的 GST/HST 可能因與賣方的聯合選擇而獲得免除。條件和提交期限見購買現有企業。

舉例

以下舉例僅作說明，金額均以加元計。

12 月 31 日年結的公司在 1 月 1 日切換

一家安大略省公司按季申報 GST/HST。其 12 月 31 日的年終財務報表（T2 將採用這些數字）顯示：銀行存款 C$42,000、應收帳款 C$30,000、應付帳款 C$21,000、GST/HST 應付款 C$6,500。會計師另外記入了 C$4,000 的應計工資，但舊檔案中從未入帳。C$6,500 是尚未提交的某個期間的淨稅額，所以 CRA 帳戶還看不到這筆款項。

公司把切換日定在 1 月 1 日，並在舊檔案的年結分錄中記入這筆 C$4,000，使每個期初餘額都等於上述報表。舊檔案要保持可用，直到 T2 做好、12 月季度的申報表提交為止；該申報表在季度結束後一個月到期。公司仍按季申報，新檔案中 C$6,500 的期初應付款，會在該份申報表的稅款繳付後清除。

按年申報 GST/HST 的獨資經營者在 7 月 1 日切換

一位艾伯塔省的獨資經營者，12 月 31 日年結，按年申報 GST/HST。舊授權在 6 月 30 日結束，所以切換日是 7 月 1 日。1 月至 6 月的銷售額在舊檔案中為 C$80,000，7 月至 12 月的銷售額在新檔案中為 C$95,000。

年度申報表報告的 C$175,000 由兩個檔案合成，T2125 也需要全年的數字。獨資經營者把 1 月至 6 月的收入和費用按帳戶，以期初日記帳分錄的方式輸入新檔案，並保留舊備份。兩個檔案都至少從該年 12 月 31 日起保存六年，而不是從 7 月 1 日起算；總帳則保存更久。如果切換日是 1 月 1 日，全年的資料本來可以留在同一個檔案。

購入應稅銷售額 C$2,000,000 的公司的買家

一位安大略省的買家購買了一家公司的股份。這家公司上一年度的應稅銷售額（連同關聯公司的銷售額計算）為 C$2,000,000，因此按季申報。這次購買使買家取得控制權，所以該公司的稅務年度在交易完成日的前一天結束。買家在交易完成後，應從 CRA 帳戶讀取申報期間，因為關聯公司的變動可能改變指定的期間。

舊檔案繼續使用到交易完成所在的那個季度，該季度的申報表由舊檔案提交。切換日是下一個季度的第一天，這樣就沒有任何期間跨越兩個檔案。期初餘額是舊檔案的季度終結餘額，並與控制權變更日的短年度資產負債表加上之後的交易核對，也與公司已提交的稅表和 CRA 帳戶核對。

您的情況不同？

• 舊帳餘額與您最後一份已提交的 T2 或 T2125 對不上，或 GST/HST 應付款無法對照 CRA 帳戶解釋：切換日、期初資產負債表和 GST/HST 的修正，都需要專業判斷。見更正上一年的財務報表，並尋求記帳協助。
• GST/HST 申報表或稅務年度尚未提交：轉換之前先把它們完成。見補做逾期帳目和記帳協助。
• 您無法打開或還原舊檔案：保存可讀記錄的責任依然存在，所以在選定切換日之前，先把資料救回來。請尋求記帳協助。
• 您買了一家企業並承接了它的檔案：請閱讀購買現有企業和取得控制權時的視同年度終結，然後與記帳協助一起規劃切換日。
• 企業在加拿大和美國都有業務：見雙國企業應用 QuickBooks 加拿大版還是美國版。
• 您在魁北克：魁北克稅務局（Revenu Québec）一般負責管理當地的 GST/HST，申報表也向其提交（RC4022）。本頁不涵蓋魁北克銷售稅。
• 您在卑詩省、薩斯喀徹溫省或曼尼托巴省徵收省銷售稅：本頁不涵蓋省銷售稅記錄。見省銷售稅。
• 您同時也要更換會計師：見更換會計師。