Sage 50 换成 QuickBooks Online 或 Xero：何时切换

从 Sage 50 换软件，会改变我的会计年度、GST/HST 申报期或会计方法吗？

不会。加拿大企业的会计年度、GST/HST 申报期和会计方法，都不由记账软件决定，而是由 CRA 的规则决定，所以切换日期要配合这些日期。切换日是旧账套停止、新账套期初余额开始的那一天；本文用它指代软件切换的日期。

GST/HST 登记人的 GST/HST 会计年度通常与所得税纳税年度相同，但公司可以选择让 GST/HST 使用日历年度（RC4022）。您的 CRA 账户会列出申报期和截止日期（CRA）；申报期日期以那里为准，不要照软件里的设置。

出现以下任何一种情况，切换就不简单：

• 旧账的余额与最近一次已报的 T2 或 T2125 对不上。
• 旧账套里的应付 GST/HST，无法与已报的申报表和 CRA 账户对上。
• 有 GST/HST 申报表或所得税税表还没报。
• 打不开旧账套，或备份的试恢复失败。
• 账套是通过购买企业接手的。
• 企业同时在美国经营。

选定日期之前，先收集：

• 最近一次已报的 T2 及其财务报表，或最近一次已报的 T2125。
• 如果税表由会计师编制：税表背后的年末调整分录或调整后试算表。
• 当前会计年度和上一会计年度的 GST/HST 申报表，以及 CRA 账户余额。
• 旧公司账套的备份和年末报表，还有账套的登录信息和生成备份的软件版本。
• 工资项目账户余额和最近一份工资登记表，以及固定资产清单和它的 CCA（资本成本折旧扣除，折旧在税务上的版本）明细表。

选哪款软件是另一个问题：请见 QuickBooks Online、Xero 还是 Wave 和小企业用 Wave 记账。下面的步骤对任何新账套都一样。软件厂商当前的许可、订阅和导出条款，本文不涉及：定日期之前，请先读一读。

Sage 账套里哪些资料必须保留，要保留多久？

旧账要从其所属最后一个纳税年度结束后起保留 六年，并且要保存成 CRA 能读取的形式；总账例外，要保存更久（见下面第一项）。《所得税法》（第 230 条）和 GST/HST 适用的《消费税法》（第 286 条）都规定了六年的期限，并要求电子记录保持电子可读的格式。完整规则请见企业记录要保存多久。

这个期限从纳税年度结束时起算，不是从切换日起算。对公司，CRA 把纳税年度视为会计年度；对个人，则视为日历年度（CRA）。旧账套里某个半年的普通记录，要从整个年度结束时起保留 六年。

某些情况下期限更长：

• 总账以及读懂总账所需的合同： 公司要保存到解散后 两年。不是公司的企业，要保存到企业停业那个纳税年度结束后 六年（《条例》第 5800 条）。总账导出文件和存有总账的备份，是需要保存最久的文件。
• 逾期补报的税表： 自所得税税表报出之日起保留 六年（第 230(5) 款）。
• 异议或申诉： 提出异议后，保存到可以上诉的期限届满；提出上诉的，保存到该上诉及后续上诉全部结束，或提起上诉的期限届满（第 230(6) 款）。
• 长期资产： CRA 表示，长期取得和处置资产的记录必须无限期保存（CRA）；资本性财产的发票应保存更久，以便支持日后申请的进项税抵免（RC4022）。
• CRA 要求： CRA 可能要求您把 GST/HST 发票保存更久（CRA）。提前销毁记录，需要 CRA 的书面许可。

Sage 账套里要保留的内容：

• 切换日当天的完整备份，并做过试恢复。 CRA 要求加密备份或专有格式的备份日后能够恢复，并要有一份非专有、常用格式的可用副本（IC05-1）。
• 常用格式的导出文件： 按月的试算表、总账明细、客户和供应商分类账、带税码的 GST/HST 报表、工资登记表、固定资产清单，以及软件如果有的话，审计轨迹或交易日志。
• 附在账上的发票和收据。 它们是进项税抵免和扣除的凭据。
• 转换日志： 日期、转了哪些内容、转换前后的合计数。IC05-1 要求有文件说明，按时间顺序记录系统的变更，并在 CRA 要求时提供。

任何影响您访问和读取记录的变更，都必须向 CRA 报告（IC05-1）。请确认旧账套的许可或订阅到期后，您仍然能打开或导出它。

一年中什么时候从 Sage 50 换到新软件最合适？

把切换日定在会计年度末或 GST/HST 申报期的边界，每份申报表就只用一份账套生成。转换工作可以晚几周再做，切换日之后发生的业务随后补录。

年末切换日之后，旧账套仍然要用来做 T2（年末后 六个月 到期），也要用来做按年申报的 GST/HST 申报表（对大多数企业，年末后 3 个月 到期）。12 月 31 日年末、当年有经营收入的独资经营者，要在 6 月 15 日前报年度 GST/HST 申报表，在 4 月 30 日前缴税（CRA）。

会计年度末与已报税表衔接得最干净，因为 T2 和 T2125 都是以年末为准的文件。申报期开始日次之。对公司来说，需要先做的清理在公司年末结账清单里。

如果切换日落在申报期中间，那一期唯一的 GST/HST 申报表要用两份账套合并生成，并且两份账套都要保留。请见 GST/HST 申报期与会计年度。

哪些期初余额要结转？

每个资产负债表科目都要结转；切换日在年中的，还需要年初至今的损益。年末切换时，期初数字就是已报的年末数字；其他日期切换，则是这些数字加上之后发生的业务滚动得出的结果。每个期初数字都有一个来源和一项核对。

美元应收账款、应付账款和账户，请见美元销售和平台打款和美元账户的汇兑损益。

未结发票和账单可能已经列入已报的申报表。 销售的税款，在收款当天与款项到期当天二者中较早的一天应缴（第 168 条）。进项税抵免在税款应付的申报期产生；如果在应付之前已经付款，则在付款的申报期产生（第 169 条）；尚未申请的抵免，可以在时限内的以后申报表上申请（第 225 条）。每一张未付账单，都要注明它的抵免是否已经申请过：付款不会再产生第二次抵免。客户在新账套里支付旧发票，是对未结发票的付款，不是新销售。申报前，先把新账套的第一份 GST/HST 报表与旧账套对比。

固定资产有两套数字。 账簿记的是成本减摊销。税表记的是按类别的未折旧资本成本，每年的期初数字就是上一年的期末数字（T2 指南，附表 8；T4002）。如果只带过来账面净值，新账套里就没有按类别的 UCC 可以与税表核对。请见公司账簿中的摊销和 CCA。

工资合计数按日历年度计算。 T4 税单报告的是支付工资所在日历年度的工资（RC4120），所以除 1 月 1 日以外的任何切换日，都需要每位员工年初至今的数字。会计年度末不是 12 月 31 日，就属于这种情况。请见工资分录。

怎样让期初余额与我最近一次已报的 T2 或 T2125 对上？

把旧试算表在上一个年末的数字，与已报的税表逐个科目对比，并在切换日之前处理好每一处差异。如果刚结束那个年度的税表还没报，就与已签署的年末财务报表以及上一年度已报的税表核对。

1. 公司： 取附表 100 上已报的资产负债表（如果公司符合条件，也可以用 GIFI 简表；GIFI 是 CRA 用于财务报表各行的标准代码），再加上它背后的年末财务报表。
2. 独资经营者： T2125 没有资产负债表，所以核对它所列的内容：当年的收入和费用，以及按类别的 UCC。期初资产负债表，则根据银行对账单和未结发票、账单清单来建立。
3. 在同一日期运行旧试算表，然后对比。
4. 列出每一处差异。常见原因：会计师在旧账套之外做的年末分录，或是税表报出后才在旧账套里入的分录。
5. 有依据的差异，要么在切换日之前在旧账套里入账，要么在切换日做一笔带备注的期初日记账，让上一个年末的账簿与已报数字一致。如果切换日晚于该年末，就把此后发生的业务一路结转到切换日；不要把当前余额重置成更早那份税表上的数字。
6. 如果已报的税表本身有误，那是更正，不是转换：请见更正上一年度的财务报表。

新科目表要对应到与以前相同的行：请见 GIFI 科目表。

怎样让 GST/HST 的历史记录保持干净？

每份申报表只用一份账套生成；切换日之前，应付的税款要与 CRA 账户核对一致；每笔进项税抵免的凭据，在转换之后都要保存下来。

• 先核对。 把旧账套的应付 GST/HST 与 CRA 账户对比，然后转换核对后的数字。请见把应付 GST/HST 与 CRA 核对。
• 一期一份申报表。 一份申报表只涵盖一个申报期。如果切换日落在某一期之内，就把两份账套里收取的税款和抵免，合并报在这一份申报表上。
• 未报的申报期。 GST/HST 登记人必须为每个申报期报一份申报表，即使是零申报也一样（CRA）。有申报期未报时，期初的应付税款只是估计数。请见补齐逾期账簿。
• 保存凭据。 金额达到 $100 的发票，需要列明税款详情和供应商的 GST/HST 号码；达到 $500 起，还需要买方名称、说明和付款条件（CRA）。大多数登记人有 四年 的时间申请抵免，所以附在账上的发票在转换之后必须保存好。请见进项税抵免的收据要素。
• 确认您的申报方法。 使用快速法（Quick Method）的登记人，按含税销售额的一定百分比汇缴税款，只能就少数几类购买（例如资本性资产）申请抵免（RC4058），所以它的应付税款不等于收取的税款减去抵免。换软件不会改变申报方法；改变申报方法要由登记人作出选择。请见 GST/HST 快速法。
• 逐个对应税码。 每个旧税码，都要对应一个处理方式相同的新税码：应税、零税率或免税。请见在账簿中记录 GST/HST。

Sage 50 的历史数据要转多少？其余的怎样保持可读？

带过去期初余额，切换日在年中的，再带年初至今的合计数。更早年度的数据，留在归档的备份和导出文件里，保证 CRA 能读取。

转换不能丢失、销毁或改动信息，转换后的记录是否可靠、可读，由纳税人负责确保（IC05-1）。导入多年的交易会增加转换风险。需要对比报表，或者贷款方要求提供以前年度时，导入才有用。原始备份要保持原样，作为证据，并且不时再测试一次恢复。

新账套可以放在加拿大境外的服务器上吗？

规则是记录要留在加拿大；电子记录放在加拿大境外的服务器上，需要 CRA 许可。某款云端产品是否触发这条规则，取决于厂商把数据存在哪里。请向厂商询问，并阅读它当前的条款。

• 《所得税法》要求记录保存在企业所在地或加拿大境内的住所，或部长指定的其他地方（第 230 条）。GST/HST 记录必须保存在加拿大境内，使用英文或法文，除非部长另行授权（第 286 条）。
• CRA 表示，记录保存在加拿大境外、从加拿大通过电子方式访问的，不属于保存在加拿大的记录（IC05-1）。
• CRA 可能允许电子记录保存在加拿大境外。CRA 必须确信这些副本是真实副本，CRA 的软件能够读取，而且详细程度足以支持申报表，并且必须能供加拿大境内的 CRA 官员查阅。许可要向税务服务办公室书面申请（CRA）。

IC05-1 表示，业务托管在加拿大境外服务器上的，企业仍然有责任把记录保存在加拿大，并建议把备份副本保存在加拿大境内。定期导出到加拿大是否足以满足您所用的产品，请向 CRA 或您的顾问咨询。

转换完成后，要做哪些核对才能放心使用？

按顺序做下面这些核对，并把结果和转换日志放在一起保存。

1. 新账套的期初试算表，与切换日的旧试算表逐个科目一致。
2. 期初余额等于最近一次已报的 T2 资产负债表或 T2125 数字，并加上该年末之后发生的业务。如果那份税表还没报，就用已签署的年末报表。
3. 应收账款、应付账款和存货的明细，合计后等于资产负债表上的合计数，并与旧账套的账龄报表和存货报表一致。
4. GST/HST 余额与旧总账一致，也与对已报申报表和 CRA 账户的核对一致。未报的净税额和其他已解释的差异保持单独标明，不用无法解释的调整来凑平。
5. 固定资产的成本和累计摊销，与切换日的资产登记簿一致；按类别的 UCC，等于最近一份附表 8 或 T2125 的期末数字，加上此后的购入和处置。
6. 工资的年初至今数字，与最近一份工资登记表一致。
7. 银行账户在切换日和第一个月末都能对上账。
8. 申报之前，新账套的第一份 GST/HST 报表，与旧账套预期的结果一致。

我买下了一家用 Sage 50 的企业：要接手什么，什么时候切换？

您可以继续用这个账套，也可以换成新软件：无论哪种，税务规则都一样。真正的决定因素是账套是否可靠，以及厂商当前的条款，本文不涉及。无论如何，都要把账套与企业已报的内容核对。接手什么，取决于您买的是股份还是资产。

如果股份购买使您或您所在的集团取得控制权，公司的所得税纳税年度通常在控制权变更之前一刻结束，新的纳税年度随即开始（第 249(4) 款；T2 指南）。没有改变控制权的购买，通常不会这样。控制权变更还会把价值低于税务成本的财产减记到其价值（第 111 条第 (4) 款和第 (5.1) 款），所以要把短年度的资本成本折旧扣除明细表带到新账套，不要带旧的 UCC。随后要报一份短年度税表：请见取得控制权时的视同年末。这个日期会给出一份可以用来核对的期末资产负债表。GST/HST 申报期，要从 CRA 账户读取，不要照纳税年度的日期来推。

决定是继续用这个账套还是换新软件之前，先做以下检查：

• 购买股份的，把旧账套与公司已报的税表和 CRA 账户对比。未报的申报期和余额，仍然属于您现在拥有的这家公司。
• 购买资产的，卖方会在同样的期间内保留自己的记录。您能否拿到它的账套，要看购买协议。
• 购买资产的，资产上的 GST/HST 也许可以通过与卖方共同作出的选择获得减免。条件和申报截止日期，请见购买现有企业。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为加元。

12 月 31 日年末的公司在 1 月 1 日切换

一家安大略省公司按季申报 GST/HST。其 12 月 31 日的年末财务报表（也就是 T2 将要填报的数字）显示：银行存款 C$42,000，应收账款 C$30,000，应付账款 C$21,000，应付 GST/HST C$6,500。会计师还入了 C$4,000 的应计工资，但这笔一直没有在旧账套里入账。这 C$6,500 是尚未申报那一期的净税额，所以 CRA 账户上还看不到。

该公司把切换日定在 1 月 1 日，并把这 C$4,000 入到旧账套的年末分录里，使每个期初余额都等于这份报表。旧账套继续使用，直到 T2 编制完成、12 月季度的申报表报出为止，该申报表在季度结束后一个月到期。仍然按季申报，新账套期初的应付 C$6,500，在这份申报表缴税时清零。

按年申报 GST/HST 的独资经营者在 7 月 1 日切换

一位阿尔伯塔省的独资经营者，年末为 12 月 31 日，按年申报 GST/HST。旧许可在 6 月 30 日到期，所以切换日是 7 月 1 日。1 月到 6 月的销售额在旧账套里，为 C$80,000；7 月到 12 月的销售额在新账套里，为 C$95,000。

年度申报表报告的 C$175,000 要由两份账套合并而成，T2125 需要完整年度的数字。这位独资经营者把 1 月至 6 月的收入和费用，按科目作为期初日记账录入新账套，并保留旧备份。两份账套都要从该年 12 月 31 日起至少保留六年，而不是从 7 月 1 日起算，总账要保留更久。如果切换日定在 1 月 1 日，这一年就可以只用一份账套。

买下应税销售额 C$2,000,000 的公司的买家

一位安大略省的买家购买了一家公司的股份。该公司上一年度的应税销售额为 C$2,000,000（含关联公司的销售额），使其按季申报。这次购买使买家取得控制权，所以公司的纳税年度在交割前一天结束。买家在交割后从 CRA 账户读取申报期，因为关联公司的变化可能改变分配的申报期。

旧账套继续用到购买交割所在的那个季度，该季度的申报表由它生成。切换日定在下一个季度的第一天，这样就没有哪个申报期跨越两份账套。期初余额是旧账套的季末余额，并与控制权变更日的短年度资产负债表加上此后的业务核对，也与公司已报的税表和 CRA 账户核对。

您的情况不同？

• 旧账的余额与您最近一次已报的 T2 或 T2125 对不上，或应付 GST/HST 无法与 CRA 账户对上： 切换日、期初资产负债表和 GST/HST 的修正都需要专业判断。请见更正上一年度的财务报表，并寻求记账帮助。
• 有 GST/HST 申报表或纳税年度没有报： 先把它们报完，再转换。请见补齐逾期账簿和记账帮助。
• 您打不开或恢复不了旧账套： 保存可读记录的义务依然存在，所以选定切换日之前，先把数据找回来。寻求记账帮助。
• 您买了一家企业并接手了它的账套： 请阅读购买现有企业和取得控制权时的视同年末，然后借助记账帮助规划切换日。
• 企业在加拿大和美国都有经营： 请见两国经营的企业该用 QuickBooks 加拿大版还是美国版。
• 您在魁北克： 魁北克的 GST/HST 一般由魁北克税务局管理，申报表也向它提交（RC4022）。本文不涉及魁北克销售税。
• 您在卑诗省、萨斯喀彻温省或曼尼托巴省收取省销售税： 本文不涉及省销售税记录。请见省销售税。
• 您同时在更换会计师： 请见更换会计师。