e-Transfer 收款記帳：怎樣追蹤營業收入

e-Transfer 算營業收入嗎？CRA 要求保存哪些記錄？

算。客戶為您的貨品或服務付款，無論是以 e-Transfer、支票、現金還是信用卡收到，都是營業收入；CRA 表示，銷售額包括所有銷售，不論您是已經收到還是將會收到金錢、服務或其他貨品（T2125 表第 3A 部分）。CRA 的記錄頁面沒有單獨提到 e-Transfer。對獨資經營者，CRA 表示收入記錄必須顯示每筆收款的日期、金額和來源，每一筆收入記錄背後都須有原始文件，例如銷售發票、收據、費用結單和合約，並連同存款單副本和銀行對帳單一併保存（CRA：業務記錄）。公司也須保存記錄，其形式須足以確定應繳稅款（《所得稅法》第 230 條）。

銀行記錄只顯示錢已到帳，不說明這筆錢結清了哪張發票，所以把兩者對上，就是要做的工作。

出現以下情況，個案就不簡單：

• 業務的 e-Transfer 進了個人帳戶；
• 已過了好幾個月，沒有人對過；
• 公司和所有者共用一個帳戶；
• 您不確定自己是否必須登記 GST/HST；
• 合計數與銀行對帳單對不上。

請備齊：您開出的發票清單；每個收過業務款項的帳戶的銀行對帳單，涵蓋每個尚未對過的月份（至少最近 12 個月）；如果已登記，您的 GST/HST 申報表；以及實際上屬於業務的個人帳戶轉帳清單。

每筆 e-Transfer 在帳簿中應顯示哪些內容？

每筆付款記一行：何時到帳、誰付的、多少錢，以及結清了哪一張或哪幾張發票。這樣既涵蓋 CRA 要求的日期、金額和來源，又加上發票的連結，使每一行都可以核對。

電子記錄必須顯示一條稽核軌跡，從支持文件（紙本或電子）到彙總的財務帳目（CRA：稽核軌跡）。有了這個表格，軌跡就是：從銀行的那一行到付款清單，從清單到發票，再從發票到稅表上的合計數。

存款日期通常不是收入日期。CRA 的自僱指南說，收入應在賺取的財政期間申報，不論何時收到（T4002），所以對大多數企業來說，一個月的存款不等於該月的收入。付款屬於哪個期間，見12 月的銷售在 1 月才收款和現金收付制或權責發生制。

怎樣把每筆 e-Transfer 對上發票？

最容易的對法，在錢到帳之前就做好：在每張發票上印出發票號碼，並請客戶付款時註明。然後按付款人和金額核對，把發票號碼寫在存款旁邊，並把發票標為已付。按固定時間表做，每週或每月一次，未配對的清單就不會變長。

1. 給每張發票編號，並保存一份清單：客戶、日期、總額和稅額。
2. 按您的時間表，下載每個收業務款項的帳戶的銀行對帳單，並列出存款。
3. 對每筆存款，找出該客戶且金額相符的未結發票。輸入日期、付款人、金額和發票號碼，並把發票標為已付。
4. 對不上的，連同日期、金額和付款人放入未配對清單。向客戶查問，或查看您的訊息和預約記錄。不要猜。
5. 核對合計。已配對的付款，加上未配對清單，再加上不是銷售的存款（見下文），必須等於該期間對帳單上的存款。

小額付款很多的企業，可以每天記錄客戶、服務和金額，月底再逐行與對帳單核對。日誌是您當時做的記錄；對帳單是銀行的證明。

客戶應該付到另設的業務帳戶嗎？

公司的客戶付款給公司，所以銷售收入屬於公司的記錄。對獨資經營者，CRA 的記錄頁面沒有說銷售款必須存入哪個帳戶，但混用帳戶會讓核對更困難。關於業務帳戶的更廣泛問題，見自己記帳還是請記帳員。

公司是獨立的法律實體，以自己的名義擁有財產、訂立合約，與其所有者分開（CRA：公司）。公司銷售所得的款項即使存入所有者的個人帳戶，一般仍是公司的收入；見公司收入進了個人帳戶。

獨資經營者在法律上與其業務沒有分別（CRA：獨資經營）。在共用帳戶中，每筆存款都必須標明是不是銷售，因為 CRA 的審計方法會要求納稅人解釋其無法識別的存款來源（CRA 審計手冊）。只用於業務的帳戶，需要解釋的東西更少。

e-Transfer 裡包含的 GST/HST 怎樣記錄？

如果您已登記，發票上的 GST/HST 是客戶所付金額的一部分，但不是您的收入。請記錄不含稅的銷售額，並把稅款記為欠 CRA 的款項。以 GST/HST 名義收取的款項，是為國家以信託方式代為持有（第 222 條）；如果稅款未匯繳，公司的董事可能須一併承擔責任（第 323 條）。

CRA 的 T2125 指南要求您填入含已收或應收 GST/HST 的銷售總額，然後減去其中包含的 GST/HST、省銷售稅、退貨、折讓和折扣（3B 金額），得出第 8000 行的調整後銷售額；專業人士使用同一表格的第 3B 部分（T4002；T2125 表第 3A 部分）。關於公司稅表和快速法（Quick Method），見已收的 GST/HST 算收入嗎和快速法在帳簿和營業收入中的處理。

稅額要從發票取，不要從存款取：發票顯示所收的稅款，而一筆存款可能涵蓋幾張發票，或只涵蓋一張發票的一部分。登記的企業須在付款日和付款到期日兩者較早者繳納 GST/HST，CRA 通常把發票日期或協議中的日期（以較早者為準）視為付款到期日（RC4022）。發票屬於哪個申報期間，見存款和未付發票的 GST/HST。

如果您未登記，請查明原因。小供應商是指全球應稅銷售額（連同關聯方計算）在單一日曆季度及過去連續四個日曆季度內為 $30,000 或以下，無須登記（CRA：何時登記）。如果您無須登記，也沒有收取 GST/HST，存款裡就沒有需要扣除的稅款。如果您仍然以 GST/HST 名義收了一筆款項，它不是銷售收入，同樣是代為信託持有：請把它分開保管，並尋求協助更正，因為向客戶退款或給予抵免，只能在收取後兩年內進行（第 232 條）。《消費稅法》按款項到期的時間計算銷售，如果款項未到期就已支付，則按支付的時間計算（第 148 條），所以您應按日曆季度根據發票而不是根據存款，合計應稅銷售額。見何時登記 GST/HST。登記後如何記錄稅款，見在帳簿中記錄 GST/HST。

存款、小費、退款和混入的個人款項呢？

並非每筆進入帳戶的 e-Transfer 都是銷售。在計入收入合計之前，先給每一筆貼上標籤。

最後一行方面，CRA 審計手冊指出，只有匯出款項的帳戶也在審查範圍內，轉帳才算轉帳，所以收過業務款項的每個帳戶，都要保留記錄。所有者把個人款項投入公司該怎樣記錄，見股東貸款帳戶。獨資經營者提取資金，見獨資經營者提款。

一筆 e-Transfer 結清了幾張發票，或金額不對：怎樣記錄？

記錄一筆存款，並沖抵到它結清的每一張發票。沖抵的金額合計必須等於存款。CRA 的記錄指引沒有說明怎樣把一筆付款分攤到幾張發票；它要求的是完整的記錄，並有從支持文件到帳目的稽核軌跡。

少付本身不會改變發票上徵收的 GST/HST，因為稅款跟著發票走，而不是跟著存款走（RC4022）。少付或退款之後怎樣調整稅款，是另一個問題；見存款和未付發票的 GST/HST，如果餘額不會再收到，見註銷客戶未付發票。如果稅款包含在整數總額裡，需要算出拆分，見含稅價格。

記錄要保存多久？以什麼形式保存？

自記錄所涉最後一個稅務年度結束時起保存 六年，須是可讀的形式，並存放在加拿大。CRA 對 GST/HST 記錄給出相同的期限，並可能要求您把發票保存更久（CRA：記錄存放地點；RC4022）。期限何時開始起算、逾期提交或結束業務會有什麼變化，以及如何提前銷毀記錄，見業務記錄應保存多久。

關於形式：

• 電子記錄要保持電子形式，並做好備份。起初就是電子形式的記錄，例如下載的對帳單或您的付款清單，即使您另外列印出來，也必須以可用電子方式讀取的格式保存（CRA：可接受的格式；第 230(4.1) 條）。CRA 表示應做備份，並確保備份可以還原成其能使用的格式。
• 存放在加拿大。CRA 表示記錄應存放在您位於加拿大的營業地點或住所，而存放在加拿大境外、再從加拿大以電子方式存取的記錄，不視為存放在加拿大（CRA：記錄存放地點）。對 GST/HST，除非 CRA 另有授權，記錄須存放在加拿大，並以英文或法文書寫（《消費稅法》第 286 條）。
• 紙本。掃描或拍照的紙本文件，見為 CRA 掃描的收據。

我有好幾個月沒追蹤的 e-Transfer：從哪裡開始？

從對帳單開始，不要從發票開始。收齊每個收過業務款項的帳戶每個月的對帳單，給每筆存款貼上標籤，並盡量配對。

1. 收齊業務用過的每個帳戶（包括個人帳戶）在每個未追蹤月份的對帳單。每個月的期初餘額應等於上個月的期末餘額。出現缺口，就是缺少了一份對帳單。
2. 把每筆存款列在同一張表上，含日期、匯款人和金額。參照上面的表格，把每筆標為客戶付款或其他。
3. 把客戶付款與發票、預約、訊息或匯款人姓名配對。其餘的放入未配對清單。與客戶寄來的任何 T4A 憑證比較：048 欄不含 GST/HST（CRA：T4A 憑證），出現差異，就需要解釋。
4. 按月合計客戶收款，核對與銀行的配對。另外，按賺取收入的期間列出銷售，包括每個年度終結日的未付發票，並註明對應已計入銷售的收款。客戶的訂金要分開處理。至於 GST/HST 的上限，請按日曆季度根據發票而不是存款，合計應稅銷售額（見上文）。
5. 把收款合計、銷售清單、年度終結日的未付發票、訂金和未配對清單交給報稅員。只有收款合計，不是收入數字（T4002；第 12(1)(b) 條）。

當這幾個月橫跨年度終結日、有稅表尚未提交或收到了 CRA 的來函、您可能已超過 GST/HST 上限而未登記、公司的資金經過個人帳戶，或合計數與對帳單對不上時，在提交任何東西之前，請先尋求記帳協助。完整的重建步驟見根據銀行對帳單重建帳簿和補做逾期帳目。

我需要軟體，還是試算表就夠了？

兩者都可以。CRA 的記錄頁面沒有要求特定的系統。它們要求的是可靠、完整、有文件支持的記錄，並且在 CRA 要求時可以提供（CRA：您的責任；CRA：須保存哪些記錄）。按上面的欄位製作、並把對帳單檔案存放在旁邊的試算表，可以做到這一點。

試算表的代價是時間和出錯的風險，隨著交易量增加：丟失一行，整個月就與對帳單對不上。能匯入銀行明細的程式省去重新輸入，但它無法知道某筆付款結清了哪張發票，除非由您或您設定的規則說明。選程式，見自僱人士的記帳應用程式。要決定自己記帳還是請人幫忙，見自己記帳還是請記帳員。

舉例

以下舉例僅作說明，金額均以加元計。

有很多小額付款的寵物美容師

一位寵物美容師每月收到約 40 筆 e-Transfer，平均每筆 C$80，一年約 C$38,000。她每天記錄客戶、服務和金額，月底逐行與銀行對帳單核對。剩下的放入未配對清單，日誌與對帳單一致後，這個月才算結帳。以這個交易量，她應該檢查自己距離 GST/HST 小供應商上限還有多遠，該上限按日曆季度計算；見何時登記 GST/HST。

安大略省有 HST 的承包商

安大略省的一位承包商開出 C$2,000 加 C$260 HST 的發票。客戶用 e-Transfer 匯來 C$2,260。帳簿顯示銷售額 C$2,000、欠 CRA 的 HST C$260，以及這張發票由一筆 C$2,260 的存款結清。這 C$260 通常列入包含發票日期的那個期間的申報表，即使轉帳在下一個期間才到帳。

一筆轉帳結清三張發票

一位客戶用一筆 C$1,500 的 e-Transfer 支付三張各 C$500 的發票。帳簿顯示一筆 C$1,500 的存款，沖抵三張發票，每張 C$500。如果客戶匯來的是 C$1,200，並說明這筆款項涵蓋前兩張發票和第三張的一部分，帳簿就顯示沖抵 C$500、C$500 和 C$200，第三張還有 C$300 未結清。

您的情況不同？

• 業務款項進了您的個人帳戶，或公司和其所有者共用一個帳戶：收入一般由做成這筆銷售的人申報，款項進了哪個帳戶並不改變這一點。見公司收入進了個人帳戶，並尋求記帳協助把兩者分開。
• 有幾個月或幾年的 e-Transfer 從未配對，或有稅表在等這些資料：見根據銀行對帳單重建帳簿和補做逾期帳目，並尋求記帳協助重建收入並建立例行做法。
• 存款與發票或對帳單對不上：把差異列出來，在準備稅表之前，帶去尋求記帳協助。
• 您的銷售額可能已超過 GST/HST 上限而未登記：見何時登記 GST/HST。
• 付款到帳的年度與工作不同，或客戶預先付款：見12 月的銷售在 1 月才收款和客戶預付款。
• 您正在選擇現金收付制還是權責發生制記帳：見現金收付制或權責發生制記帳。
• 這些 e-Transfer 是租金，不是銷售：見租金收入。
• 您也用 e-Transfer 付款給供應商或承包人：本頁涵蓋的是收入款項。至於付款支出，見沒有收據的業務費用和申報付給分包商的款項。
• 您的業務在魁北克：魁北克稅務局（Revenu Québec）一般負責管理當地的 GST/HST（RC4022）。本指南只涵蓋聯邦規則，其餘請查閱魁北克稅務局。