مسك دفاتر بائع Amazon: الإقفال الشهري ومتى تحتاج إلى CPA

محاسبة بائعي Amazon FBA: ما الذي يشمله الإقفال الشهري؟

الإقفال الشهري يربط كل كشف تسوية وكل كشف حساب مصرفي وبطاقة وكل فاتورة مورّد وجرد للمخزون في الشهر بالدفاتر، ثم يقفل الشهر. ويتكوّن الإقفال من سبع خطوات.

تتعقّد الحالة ويصبح جزء من الإقفال مسألة ضريبية عندما:

• لا ينتهي الإقفال كل شهر، أو لم تعد الجداول الإلكترونية تواكب العمل.
• يكون المخزون في أكثر من ولاية، أو تكون ضريبة المبيعات مستحقة في أكثر من ولاية.
• تمرّ المبيعات عبر منصة أخرى أو عملة أخرى أو حساب بائع آخر.
• لم تُسوَّ أشهر بعينها أبدًا، أو تُظهر إقرارات سابقة عدم وجود مخزون مع أن المخزون كان موجودًا.
• يكون البائع شراكة أو شركة، أو يكون المالك أجنبيًا.
• يطلب مُقرِض أو مشترٍ قوائم مالية.

جهّز قبل أن تبدأ: ملفات التسوية لـ 12 شهرًا، وكشوف الحسابات المصرفية والبطاقات، وفواتير الموردين، وآخر إقرارين قُدّما.

ما السجلات التي تثبت دخل بائع Amazon وتكاليفه؟

السجلات الأساسية هي ملفات التسوية وكشوف الحسابات المصرفية والبطاقات وفواتير الموردين وفواتير الإعلانات وجرد المخزون والإقرارات المقدّمة. يسمح IRS للنشاط باختيار أي نظام يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح، لكن يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، وأن تدعم المستندات كل قيد.

النموذج ⁦1099-K⁩ لا يحلّ محل الدفاتر. يقول المنشور 334 إنه قد لا يتضمن كل المتحصلات وقد يتضمن بنودًا ليست متحصلات، مثل ضريبة المبيعات، وإن الدخل واجب الإبلاغ سواء وصلك النموذج أم لا. ولربط النموذج بالدفاتر راجع تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.

ما الذي يجب أن يفعله برنامج المحاسبة لبائع Amazon؟

أيًّا كان البرنامج، عليه أن يؤدي ثلاث مهام: حفظ سجلات يمكن تتبعها إلى المستندات الأصلية، والتسوية مع الحساب المصرفي ومع الإقرار، وتتبع الوحدات والتكلفة. لا يوجد مصدر رسمي يصنّف العلامات التجارية، لذلك اختبر نظامك بالقائمة أدناه. ويحدد IRS ما يجب أن ينتجه أي نظام محاسبي محوسب: سجلات تتسق مع الدفاتر والإقرار وبتفاصيل كافية لتحديد المستندات الأصلية. وعلى النشاط أيضًا أن يحتفظ بوصف لطريقة عمل النظام: ما يفعله، والضوابط التي تحفظ دقة المعالجة وتمنع التعديل غير المصرّح به للسجلات، ودليل الحسابات.

ويقول المنشور 583 أيضًا إن عليك استخدام الطريقة المحاسبية نفسها لحساب الدخل الخاضع للضريبة ولمسك الدفاتر، وتعدّ اللائحة تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار من السجلات، فإذا كانت الدفاتر على أساس مختلف فيلزم إعداد هذه التسوية؛ راجع دفاتر الاستحقاق وإقرار ضريبي على الأساس النقدي. وبيانات بائع Amazon تضيف احتياجات عملية. هذه ممارسات في مسك الدفاتر وليست قواعد من IRS:

• استورد كل سطر في كشف التسوية، لا الإيداع الصافي. تقول وثائق Amazon إن تقرير التسوية بصيغة Flat File V2 يضع كل مبلغ في عمود واحد، لذلك يعتمد ربط الحسابات على عمودي النوع والوصف.
• احتفظ بكل كشف تسوية في حساب وسيط إلى أن يصل إيداعه.
• تتبّع الوحدات والتكلفة لكل صنف. المخزون الدفتري يُحمَّل بالتكلفة الفعلية للبضائع المشتراة ويُخفَّض عند بيع البضائع، حتى يمكن مقارنة الدفاتر بالجرد.
• أبلغ عن إجمالي المبيعات حسب الولاية وحسب قناة البيع.
• أقفل الأشهر المنتهية.

الربط المباشر بالبنك لا يغني عن التسوية: راجع الربط بالبنك ليس تسوية للحسابات.

هل يستحق أن أمسك الدفاتر بنفسي ببرنامج محاسبة؟

قد ينجح مسك الدفاتر بنفسك ما دام الإقفال يطابق كل شهر: منصة واحدة، وكشوف تسوية تُسجَّل بعد وصولها بوقت قصير، وجرد في نهاية السنة، وضريبة مبيعات في عدد قليل من الولايات. وقد يتوقف نجاحه عندما لا تُقفل الأشهر أو ينطبق بند من القائمة في القسم الأول. هذه ممارسة في مسك الدفاتر وليست قاعدة من IRS. والجدول الإلكتروني يخضع للاختبار نفسه: راجع مسك الدفاتر في جدول إلكتروني وأن تمسك دفاترك بنفسك أم تستعين بمسؤول مسك دفاتر.

هل يحتاج بائع Amazon إلى طريقة لحساب المخزون، وهل يفرض ذلك أساس الاستحقاق؟

يجوز للبائع الذي لا يتجاوز متوسط إجمالي إيراداته السنوية 32,000,000 دولار خلال السنوات الضريبية الثلاث السابقة أن يختار عدم مسك مخزون، بشرط ألا يكون ملاذًا ضريبيًا وأن تعكس طريقته الدخل بوضوح. أما البائع الأكبر فعليه مسك المخزون واستخدام أساس الاستحقاق للمشتريات والمبيعات. يقول IRS إنه عندما يأتي الدخل من شراء البضائع وبيعها، يلزم وجود مخزون ويجب تسجيل المشتريات والمبيعات على أساس الاستحقاق؛ أما بقية بنود الدخل والمصروفات فيمكن عمومًا أن تبقى على الأساس النقدي، وهي ما يسميه IRS الطريقة الهجينة (المنشور 538). ولا يحق ذلك لشركة C أو لشراكة فيها شريك شركة C يتجاوز الحد، ولا لأي ملاذ ضريبي مهما كان حجمه: فـالمادة 448 تمنعها من الأساس النقدي، والمزيج الذي يتضمن الأساس النقدي يُعدّ أساسًا نقديًا (⁦26 CFR 1.448-2⁩)، فتستخدم أساس الاستحقاق في كل شيء.

استثناء الأعمال الصغيرة قائم على اختبار دافع الضرائب من الأعمال الصغيرة (⁦26 U.S.C. 471(c)⁩). الكيانات التي تُعامل كصاحب عمل واحد بموجب قواعد التجميع في القانون تجمع إيراداتها معًا، وتخفّض المبالغ المرتجعة والتخفيضات إجمالي الإيرادات (⁦26 U.S.C. 448(c)⁩). الرقم أعلاه هو مبلغ 2026 في نشرة IRS؛ وقد تظل منشورات IRS تعرض مبلغ سنة سابقة. ويُعاد الاختبار كل سنة على السنوات الثلاث السابقة، لذلك قد يفقد البائع المتنامي هذا الخيار.

البائع الذي يمسك مخزونًا يقيّمه كل سنة ليحدد تكلفة البضاعة المباعة. وطريقتا معاملة المخزون المتاحتان لدافع الضرائب من الأعمال الصغيرة في المخزون أو اللوازم للبائعين الصغار. وإذا كان الإقرار يتبع الدفاتر في المخزون، فتلزم موافقة IRS قبل أن تغيّر الدفاتر طريقة معاملة المخزون، كأن تبدأ في مسكه (⁦26 CFR 1.471-1(b)(8)⁩)، لذلك على البائع الذي تُحمَّل دفاتره المشتريات على المصروفات الآن أن يتحقق قبل أن يبدأ الإقفال في تتبع الوحدات. وتقييم المخزون ورسوم FBA والوحدات المفقودة في رسوم Amazon FBA والمخزون؛ واختيار الطريقة المحاسبية بوجه عام في الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق للأعمال الصغيرة.

ما الفرق بين ضريبة المبيعات التي تتولاها Amazon والضريبة المستحقة عليّ في مبيعاتي الأخرى؟

في الولاية التي لديها قاعدة خاصة بالمنصات، تحصّل المنصة عمومًا الضريبة على المبيعات التي تجريها عبر موقعها وتسدّدها. ويظل البائع مسؤولًا عن المبيعات التي لا تتولاها المنصة، مثل المبيعات عبر موقعه الخاص. وتختلف الولايات. ففي كاليفورنيا يكون مزوّد المنصة هو البائع بالتجزئة المسؤول عن الضريبة على المبيعات التي يسهّلها، والبائع الذي تكون كل مبيعاته بالتجزئة ميسَّرة عبر المنصة غير ملزم عمومًا بالتسجيل. أما تكساس فتسمح للبائع بعدم التحصيل على مبيعات المنصة إذا أقرّ المزوّد بأنه يتولى هذا الواجب (وإلى أن يصل الإقرار يحصّل البائع الضريبة)، ومع ذلك يحتاج البائع في تكساس إلى تصريح وعليه تقديم الإقرارات.

في الدفاتر، الضريبة التي تحصّلها المنصة وتسدّدها ليست مبيعات وليست ضريبة مبيعات مستحقة عليك. فإذا أظهر كشف التسوية الضريبة مضافةً ثم مخصومة، فسجّل السطرين في حساب عبور (حساب مؤقت منفصل عن المبيعات)، ويجب أن يلغي أحدهما الآخر فيصير الرصيد صفرًا. أما الضريبة التي تحصّلها بنفسك فهي التزام عليك حتى تسدّدها. والضريبة المفروضة عليك بصفتك البائع جزء من إجمالي الإيرادات.

قد تُحسب مبيعات المنصة ضمن حد المبيعات في الولاية. فكاليفورنيا تحتسبها في اختبار 500,000 دولار، لذلك يجب أن يسجّل الإقفال إجمالي المبيعات حسب الولاية التي تذهب إليها، لا الإيداعات الصافية. وهل يجب أن تحصّل الضريبة؟ هذا في متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات؛ وباقي الحدود في حدود الصلة الاقتصادية لضريبة المبيعات حسب الولاية.

هل يفرض المخزون في مراكز تنفيذ الطلبات التابعة لـ Amazon التزامات على مستوى الولاية؟

قد يفرضها. تعدّ كاليفورنيا الاحتفاظ بمخزون في الولاية حضورًا فعليًا. ويقول دليلها إن البائع من خارج الولاية الذي لديه مخزون في مركز تنفيذ طلبات في كاليفورنيا، مختلطًا بمخزون بائعين آخرين، ويجري أيضًا مبيعات بالتجزئة للتسليم في كاليفورنيا عبر موقعه الخاص، يُعدّ ممارسًا لنشاط هناك وعليه التسجيل وتقديم الإقرارات. وقد تعامل ولاية أخرى الوقائع نفسها معاملة مختلفة، وقواعد ضريبة الدخل وضريبة الامتياز منفصلة عن قواعد ضريبة المبيعات.

لذلك يجب أن يسجّل الإقفال الوحدات حسب الولاية التي توجد فيها، والمبيعات حسب ولاية الوجهة، والمبيعات التي تتم خارج المنصة، وأن يضع علامة على أي ولاية يجتمع فيها المخزون والمبيعات خارج المنصة. راجع صلة ضريبة المبيعات مقابل صلة ضريبة الدخل وضريبة دخل الأعمال في الولايات الأخرى.

هل أدفع الضريبة التقديرية ربع السنوية من أرباح Amazon؟

يجب عليك ذلك عمومًا عندما تتوقع أن تدين بمبلغ 1,000 دولار أو أكثر عن السنة بعد الاستقطاع والائتمانات، سواء كنت صاحب منشأة فردية أو شريكًا أو مساهمًا في شركة S. وعلى الشركة عمومًا أن تدفع عندما تتوقع أن تدين بمبلغ 500 دولار أو أكثر؛ أما شركة S فلا تُحتسب إلا الضرائب على مستوى الكيان المذكورة في تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ (IRS؛ المنشور 583).

ابنِ التقدير على الربح بعد التكاليف التي يسجّلها الإقفال، لا على الإيداعات. وتشمل الضريبة التقديرية ضريبة العمل الحر إلى جانب ضريبة الدخل. وإذا جاء الدخل بشكل غير منتظم، كأن يأتي في آخر السنة، فقد يؤدي توزيعه على الفترات إلى تخفيض الغرامة. وحجز مبلغ في الإقفال الشهري عادة حسنة وليس شرطًا من IRS. أما الحدود الآمنة ومواعيد السداد والغرامة ففي الدفعات التقديرية ربع السنوية للضريبة.

كم من الوقت أحتفظ بسجلات Amazon والبنك والمشتريات؟

احتفظ بالسجلات التي تدعم أي بند في الإقرار إلى أن تنتهي مدة التقادم الخاصة بذلك الإقرار (IRS). وهي عمومًا 3 سنوات من تاريخ التقديم، ويُعدّ الإقرار المقدَّم مبكرًا مقدَّمًا في موعد استحقاقه. وتصبح 6 سنوات عندما يزيد الدخل المحذوف على ⁦25%⁩ من إجمالي الدخل المعلن، وتكون غير محدودة عندما لا يُقدَّم إقرار أو يكون الإقرار احتياليًا. وللمطالبة باسترداد وسجلات ضرائب التوظيف وسجلات الممتلكات مدد خاصة بها، وقد تحتاج جهات أخرى، مثل المُقرضين، إلى السجلات مدة أطول. والقائمة الكاملة في كم من الوقت تحتفظ بسجلات النشاط.

ماذا يحتاج معدّ الإقرارات والمُقرِض من الدفاتر؟

يحتاج معدّ الإقرارات إلى إجمالي الإيرادات والإقرارات السابقة وكل مصروف وتكلفة البضاعة المباعة: المخزون الافتتاحي زائد المشتريات والشحن الداخل والتكاليف الأخرى، ناقص المخزون الختامي (المنشور 334). ولا يشمل إجمالي الإيرادات ضريبة المبيعات المفروضة على المشتري التي حصّلتها لصالح الولاية، لذلك يجب أن تُظهر الدفاتر هذه الضريبة منفصلة.

المُقرِض أو المشتري يحدد قائمته الخاصة، ومصادر IRS في هذه الصفحة لا تغطيها. اطلب القائمة قبل الإقفال لا بعده. راجع إثبات الدخل للمُقرِض ومن الدفاتر إلى إقرار ضريبة النشاط. وأين تقع الأرقام في الإقرار؟ في ضريبة الدخل للبائع عبر الإنترنت.

هل أحتاج إلى محاسب CPA لنشاطي على Amazon، أم يكفي مسؤول مسك الدفاتر؟

قد تحتاج إلى محاسب CPA عندما يكون السؤال حكمًا ضريبيًا لا قيدًا محاسبيًا. مسؤول مسك الدفاتر يُبقي الإقفال جاريًا؛ أما الحالات أدناه فتغيّر ما يجب أن تقوله الدفاتر أو ما يحتاجه إقرار سابق.

الـ LLC ليست فئة ضريبية قائمة بذاتها. الـ LLC المحلية التي لها عضوان أو أكثر تُعامل كـشراكة ما لم تختر معاملة الشركات. ويُقدَّم الاختيار على النموذج 8832، ويمكن أن يسري قبل تقديمه بما يصل إلى 75 يومًا وبعده بما يصل إلى 12 شهرًا. وإذا كان لها عضو واحد فهي كيان مُهمَل ضريبيًا (Disregarded Entity)، أي منفصلة عن مالكها، ما لم تختر معاملة الشركات، فيُبلغ المالك الفرد عنها عادةً في Schedule C عن النشاط التجاري. والزوجان اللذان يملكان نشاطًا غير مؤسَّس ويديرانه معًا يُعدّان عادةً شريكين، مع استثناءات تخص الملكية المشتركة للزوجين والمشروع المشترك المؤهل. أما الـ LLC التي يملكها زوجان فقط كملكية مشتركة فـقد تُعامل ككيان مُهمَل أو كشراكة؛ والـ LLC غير مؤهلة لاختيار المشروع المشترك المؤهل.

من يحق له إعداد الإقرار وتوقيعه، ومن يحق له التحدث إلى IRS، في مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA. وما يفعله مسؤول مسك الدفاتر وما يحدد أتعابه في مسؤول مسك دفاتر للتجارة الإلكترونية: التكلفة والنطاق.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

جدول إلكتروني عند 400,000 دولار في السنة

يحقق بائع إجمالي مبيعات قدره 400,000 دولار في السنة، تُدفع في كشف تسوية واحد تقريبًا كل أسبوعين. هذا يعني 26 كشف تسوية و12 تسوية مصرفية و1 جرد للمخزون في السنة. وجود منصة واحدة وجرد في نهاية السنة يُبقي الإقفال قصيرًا، ويمكن أن يكفي جدول إلكتروني ما دام كل كشف تسوية يُسجَّل بعد وصوله بوقت قصير. لكن منصة ثانية، أو ولاية ثانية فيها مخزون، أو طلب قرض يجعل الحالة غير بسيطة.

مخزون بقيمة 60,000 دولار في ثلاث ولايات

يحتفظ بائع بمخزون بقيمة 60,000 دولار في مراكز تنفيذ طلبات في ثلاث ولايات، بواقع 20,000 دولار في كل واحدة، ويبيع أيضًا عبر موقعه الخاص. في الولايات التي لديها قاعدة للمنصات، تتولى المنصة عمومًا الضريبة على مبيعاتها. ويسجّل الإقفال الشهري الوحدات حسب الولاية ومبيعات الموقع حسب ولاية الوجهة، فيتبيّن هل أي من الولايات الثلاث هي أيضًا وجهة لمبيعات الموقع. فإذا كانت كاليفورنيا إحداها وكان الموقع يجري فيها أيضًا مبيعات بالتجزئة للتسليم، يقول دليل CDTFA إن البائع يمارس نشاطًا هناك وعليه التسجيل وتقديم الإقرارات؛ وكل ولاية أخرى تحتاج إلى فحص خاص بها.

مشتريات سُجّلت مصروفات، بلا مخزون

يطلب معدّ إقرارات البائع المخزون الختامي وقائمة الأرباح والخسائر. لكن الدفاتر سجّلت كل مشترى مصروفًا ولم تمسك أي مخزون. ولم يكن لدى البائع مخزون في بداية السنة 1.

تخصم السنة 1 مبلغًا يزيد بمقدار 20,000 دولار على تكلفة البضاعة المباعة، وتخصم السنة 2 مبلغًا أقل بمقدار 5,000 دولار، فيبقى مخزون بقيمة 15,000 دولار خارج الدفاتر. وفوق حد الأعمال الصغيرة، يكون السطر الأخير هو النتيجة الضريبية، وتكون الإقرارات خاطئة بهذه المبالغ. أما دافع الضرائب من الأعمال الصغيرة الذي لم تمسك دفاتره مخزونًا قط فقد يكون مسموحًا له بخصم المشتريات عند دفعها. وهل تعدّل الإقرارات أم تغيّر الطريقة؟ هذا سؤال لمحاسب CPA قبل أن يُقفل الشهر التالي.

الأمر مختلف عندك؟

• حجمك تجاوز الجدول الإلكتروني، أو يطلب مُقرِض أو مشترٍ قوائم مالية، أو المخزون في عدة ولايات: هذه الأمور تحدد الأجزاء التي تسلّمها لغيرك (الإقفال الشهري أو المخزون أو ضريبة المبيعات) ومشكلات السنوات السابقة التي تُصلحها أولًا. راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر.
• إقراراتك السابقة لا تُظهر مخزونًا، أو سجّلت المشتريات مصروفات: الخطوة الأولى هي الإقرارات السابقة، لا الشهر القادم. راجع تصحيح المخزون الغائب عن الإقرارات السابقة ومساعدة مسك الدفاتر.
• لديك شراكة أو شركة، أو لم تختر نوع الكيان بعد، أو أنت على وشك تغييره: نوع الكيان يحدد الإقرار والدفاتر التي تحتاجها. راجع هل تختار وضع شركة S ومساعدة مسك الدفاتر.
• وصل إشعار ضريبي: راجع إشعار IRS إلى نشاطك.
• تحتاج إلى قيود كشف التسوية أو معالجة رسوم FBA: راجع تسجيل كشف التسوية في الدفاتر ورسوم Amazon FBA والمخزون.
• تبيع عبر LLC مملوكة لأجانب: راجع دفعات المنصات في LLC مملوكة لأجانب.
• تريد أن تعرف كلفة التوظيف: راجع مسؤول مسك دفاتر للتجارة الإلكترونية: التكلفة والنطاق.