Amazon Satıcısı Muhasebe Kayıtları: Aylık Kapanış ve CPA

Amazon FBA satıcıları için muhasebe: aylık kapanış neleri kapsar?

Aylık kapanışta, o aya ait her settlement, banka ve kart hesap özeti, tedarikçi faturası ve stok sayımı kayıtlarla eşleştirilir, sonra ay kilitlenir. Kapanış yedi adımdan oluşur.

Aşağıdaki durumlarda iş artık basit değildir ve kapanışın bir kısmı vergi sorusuna dönüşür:

• Kapanış artık her ay bitmiyor ya da elektronik tablo yetmiyor.
• Stok birden fazla eyalette duruyor ya da satış vergisi birden fazla eyalette ödenmesi gerekiyor.
• Satışlar ikinci bir pazaryerinden, para biriminden veya satıcı hesabından yapılıyor.
• Bazı aylarda hiç mutabakat yapılmadı ya da stok olduğu halde önceki beyannamelerde stok görünmüyor.
• Satıcı ortaklık veya şirket ya da sahibi yabancı.
• Bir kredi veren kurum ya da alıcı mali tablo istiyor.

Başlamadan önce toplayın: 12 aylık settlement dosyaları, banka ve kart hesap özetleri, tedarikçi faturaları ve verilmiş son iki beyanname.

Amazon satıcısının gelirini ve maliyetlerini hangi kayıtlar kanıtlar?

Settlement dosyaları, banka ve kart hesap özetleri, tedarikçi faturaları, reklam faturaları, stok sayımları ve verilmiş beyannameler temel belge setidir. IRS, işletmenin gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir sistemi seçmesine izin verir; ancak defterler brüt geliri, indirimleri ve kredileri göstermeli, her kaydı destekleyen belgeler bulunmalıdır.

Form 1099-K, muhasebe kayıtlarının yerini tutmaz. Publication 334, bu formun tüm hasılatı içermeyebileceğini ve satış vergisi gibi hasılat olmayan kalemleri içerebileceğini söyler; gelir ise form almış olsanız da olmasanız da beyan edilmelidir. Formu kayıtlarla eşleştirmek için Satışların, ödemelerin ve Form 1099-K'nin mutabakatı rehberine bakın.

Amazon satıcısının muhasebe yazılımı neleri yapabilmeli?

Hangi yazılımı kullanırsanız kullanın üç işi yapması gerekir: kaynak belgelere kadar izlenebilen kayıtlar tutmak, banka ve beyannameyle mutabık olmak, birimleri ve maliyeti izlemek. Hiçbir resmi kaynak marka sıralaması yapmaz; bu yüzden düzeninizi aşağıdaki listeye göre sınayın. Bilgisayarlı bir sistemin üretmesi gerekenleri IRS belirler: defterlerle ve beyannameyle mutabık, altta yatan kaynak belgeleri belirlemeye yetecek ayrıntıda kayıtlar. İşletme ayrıca sistemin nasıl çalıştığını anlatan bir açıklama da tutmalıdır: sistemin ne yaptığı, işlemin doğruluğunu sağlayan ve kayıtlarda yetkisiz değişikliği önleyen denetimler ve hesap planı.

Publication 583 ayrıca vergilendirilebilir geliri hesaplarken ve defterleri tutarken aynı muhasebe yöntemini kullanmanızı söyler. Yönetmelik ise defterlerle beyanname arasındaki farkların mutabakatını tutulacak kayıtlar arasında sayar; yani başka bir esasa göre tutulan defterlerin bu mutabakatı da olmalıdır. Bunun için Tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi rehberine bakın. Amazon satıcısının verileri bazı pratik ihtiyaçlar da getirir. Bunlar muhasebe uygulamasıdır, IRS kuralı değildir:

• Net yatırılan tutarı değil, settlement'ın her satırını içe aktarın. Amazon'un belgelerine göre Flat File V2 settlement raporu her tutarı tek bir sütuna yazar; bu yüzden hesap eşleştirmesi tür ve açıklama sütunlarına bağlıdır.
• Her settlement'ı, parası hesaba gelene kadar bir geçici hesapta (clearing account) tutun.
• Birimleri ve maliyeti kalem bazında izleyin. Defter stoku gerçek mal maliyetiyle borçlandırılır, mal satıldığında alacaklandırılır; böylece defterler bir sayımla karşılaştırılabilir.
• Brüt satışları eyalete ve kanala göre raporlayın.
• Kapanmış ayları kilitleyin.

Bağlı bir banka akışı mutabakat yapmaz: bkz. Banka akışı mutabakat değildir.

Kayıtları yazılımla kendim tutmaya değer mi?

Kapanış her ay eşleştiği sürece kendi kayıtlarınızı tutmak işe yarayabilir: tek pazaryeri, geldikten kısa süre sonra kaydedilen settlement'lar, yıl sonu sayımı ve az sayıda eyalette satış vergisi. Aylar kapanmamaya başladığında ya da ilk bölümdeki listeden bir madde geçerli olduğunda işe yaramayabilir. Bu bir muhasebe uygulamasıdır, IRS kuralı değildir. Elektronik tablo da aynı sınavdan geçer: bkz. Elektronik tabloda muhasebe kayıtları ve Kayıtları kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu mu tutmak.

Amazon satıcısının stok yöntemi seçmesi gerekir mi ve bu tahakkuk esasını zorunlu kılar mı?

Önceki üç vergi yılında ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya altında olan bir satıcı, vergi sığınağı (tax shelter) değilse ve yöntemi geliri açıkça yansıtıyorsa stok tutmamayı seçebilir. Daha büyük bir satıcı stok tutmak ve alımlar ile satışlar için tahakkuk esasını kullanmak zorundadır. IRS, gelirin mal alıp satmaktan geldiği durumlarda stokun gerekli olduğunu ve alım ile satışlarda tahakkuk esasının kullanılması gerektiğini söyler; diğer gelir ve gider kalemleri genellikle nakit esasında kalabilir ve IRS bunu karma yöntem olarak adlandırır (Publication 538). Sınırın üzerindeki bir C şirketi veya C şirketi ortağı olan bir ortaklık ile her büyüklükteki vergi sığınağı bunu yapamaz: 448. madde bunları nakit esasından men eder ve nakdi içeren bir birleşim de nakit sayılır (26 CFR 1.448-2); bu yüzden baştan sona tahakkuk esasını kullanırlar.

Küçük işletme istisnası bir küçük işletme mükellefi testidir (26 U.S.C. 471(c)). Kanundaki birleştirme kuralları uyarınca tek işveren sayılan kuruluşlar brüt hasılatlarını toplar; iadeler ve indirimler brüt hasılatı azaltır (26 U.S.C. 448(c)). Yukarıdaki rakam IRS bülteninde yer alan 2026 tutarıdır; IRS yayınları hâlâ önceki yılın tutarını gösterebilir. Test her yıl önceki üç yıla göre yeniden yapılır; bu yüzden büyüyen bir satıcı bu seçeneği kaybedebilir.

Stok tutan bir satıcı, satılan malın maliyetini bulmak için stokunu her yıl değerler. Küçük işletme mükellefinin stoku ele alabileceği iki yol Küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi rehberindedir. Beyanname stok konusunda defterleri izliyorsa, defterlerin stoku ele alış biçimini değiştirmeden önce, örneğin stoku kayda almaya başlamadan önce IRS'nin onayı gerekir (26 CFR 1.471-1(b)(8)); bu yüzden defterlerinde alımları şu an gider yazan bir satıcı, kapanışta birimleri izlemeye başlamadan önce kontrol etmelidir. Değerleme, FBA ücretleri ve kaybolan birimler Amazon FBA ücretleri ve stok rehberinde, genel yöntem seçimi ise Küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu rehberindedir.

Amazon'un işlediği satış vergisi, diğer satışlardan borçlu olduğum vergiden nasıl farklıdır?

Bir eyaletin pazaryeri kuralı varsa pazaryeri, kendi sitesi üzerinden yaptığı satışlarda vergiyi genellikle kendisi toplar ve öder. Satıcı, pazaryerinin işlemediği satışlardan, örneğin kendi web sitesindeki satışlardan, yine sorumludur. Eyaletler farklılık gösterir. California'da pazaryeri aracısı, kolaylaştırdığı satışlarda verginin sorumlusu olan satıcıdır ve perakende satışlarının tamamı kolaylaştırılan bir satıcının kayıt yaptırması genellikle gerekmez. Texas, sağlayıcının görevi üstlendiğini onaylaması hâlinde satıcının pazaryeri satışlarında vergi toplamamasına izin verir (onay gelene kadar vergiyi satıcı toplar); yine de bir Texas satıcısının izni olmalı ve beyanname vermelidir.

Defterlerde, pazaryerinin topladığı ve ödediği vergi ne satıştır ne de ödenecek satış vergisidir. Bir settlement'ta vergi eklenip sonra kesilmiş görünüyorsa iki satırı da bir geçiş hesabına (satışlardan ayrı tutulan ara hesap) kaydedin; ikisi birbirini sıfırlamalıdır. Kendi topladığınız vergi, ödeyene kadar bir borçtur. Satıcı olarak size yüklenen vergi brüt hasılatın parçasıdır.

Pazaryeri satışları yine de bir eyaletin satış eşiğine sayılabilir. California bunları $500.000 testine dahil eder; bu yüzden kapanışta net girişleri değil, varış eyaletine göre brüt satışları kaydetmelisiniz. Vergi toplamanız gerekip gerekmediği Satış vergisini ne zaman toplamanız gerekir rehberinde, diğer eşikler ise Eyaletlere göre satış vergisi ekonomik nexus eşikleri rehberindedir.

Amazon'un fulfillment merkezlerindeki stok eyalet yükümlülüğü doğurur mu?

Doğurabilir. California, eyalette stok bulundurmayı fiziki varlık olarak sayar. California'nın rehberine göre eyalet dışı bir satıcı, California'daki bir fulfillment merkezinde başka satıcıların stokuyla karışık hâlde stok tutuyor ve ayrıca kendi web sitesi üzerinden California'ya teslim edilen perakende satışlar yapıyorsa orada iş yapıyor sayılır ve kayıt yaptırıp beyanname vermek zorundadır. Başka bir eyalet aynı olguları farklı değerlendirebilir; gelir ve franchise vergisi kuralları da satış vergisi kurallarından ayrıdır.

Bu yüzden kapanışta birimler bulundukları eyalete, satışlar varış eyaletine göre ve pazaryeri dışındaki satışlar ayrıca kaydedilmeli; stokun ve pazaryeri dışı satışların aynı eyalette buluştuğu eyaletler işaretlenmelidir. Bkz. Satış vergisi nexus'u ile gelir vergisi nexus'u ve Diğer eyaletlerde işletme gelir vergisi.

Amazon kârından üç ayda bir tahmini vergi ödemem gerekir mi?

Şahıs işletmesi sahibi, ortak veya S şirketi hissedarı olarak stopaj ve krediler düşüldükten sonra yıl için $1.000 veya daha fazla vergi ödemeyi bekliyorsanız genellikle gerekir. Bir şirket, $500 veya daha fazla vergi ödemeyi bekliyorsa genellikle ödemelidir; S şirketinde yalnızca Form 1120-S talimatlarında sayılan şirket düzeyindeki vergiler hesaba katılır (IRS; Publication 583).

Tahmini vergiyi, girişlerden değil, kapanışta kaydedilen maliyetler düşüldükten sonraki kârdan hesaplayın. Tahmini vergi, gelir vergisinin yanı sıra serbest çalışma vergisini de kapsar. Gelir, yılın sonuna doğru gibi düzensiz geliyorsa yıllıklandırma cezayı düşürebilir. Aylık kapanıştaki ayırma bir alışkanlıktır, IRS şartı değildir. Güvenli limanlar, son tarihler ve ceza Üç aylık tahmini vergi ödemeleri rehberindedir.

Amazon, banka ve satın alma kayıtlarını ne kadar süre saklamalıyım?

Bir beyannamedeki kalemi destekleyen kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın (IRS). Bu süre genellikle beyannamenin verilmesinden itibaren 3 yıl olup erken verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır. Beyan edilmeyen gelir, gösterilen brüt gelirin %25 değerinden fazlaysa süre 6 yıl olur; beyanname hiç verilmediyse ya da hileliyse süre sınırsızdır. İade talebinin, işveren vergisi kayıtlarının ve mülk kayıtlarının kendi süreleri vardır; kredi verenler gibi diğer taraflar da kayıtları daha uzun süre isteyebilir. Tam liste İşletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir.

Vergi beyannamesi hazırlayıcım ve kredi veren kurum kayıtlardan ne ister?

Hazırlayıcıya brüt hasılat, iadeler, her gider ve satılan malın maliyeti gerekir: açılış stoku, artı alımlar, navlun ve diğer maliyetler, eksi dönem sonu stoku (Publication 334). Brüt hasılat, devlet adına topladığınız ve alıcıya yüklenen satış vergisini içermez; bu yüzden defterler bu vergiyi ayrı göstermelidir.

Kredi veren kurum ya da alıcı kendi listesini belirler ve bu sayfadaki IRS kaynakları bunu kapsamaz. Listeyi kapanıştan sonra değil, önce isteyin. Bkz. Kredi veren kuruma gelir kanıtlama ve Defterlerden işletme vergi beyannamesine. Rakamların beyannamede nereye yazıldığı Online satıcı gelir vergisi rehberindedir.

Amazon işletmem için CPA mi gerekir, yoksa muhasebe sorumlusu yeter mi?

Soru bir kayıt işi değil de vergisel bir yargı gerektiriyorsa CPA gerekebilir. Muhasebe sorumlusu kapanışı yürütür; aşağıdaki durumlar ise defterlerin neyi söylemesi gerektiğini ya da geçmiş bir beyannamenin neye ihtiyaç duyduğunu değiştirir.

LLC kendi başına bir vergi kategorisi değildir. İki veya daha fazla üyesi olan bir ABD LLC'si, şirket statüsünü seçmedikçe ortaklıktır. Seçim Form 8832 ile yapılır ve verilmesinden 75 gün öncesine kadar geriye, 12 ay sonrasına kadar ileriye yürürlüğe girebilir. Tek üyeli LLC, şirket statüsünü seçmedikçe sahibinden ayrı sayılmaz (yok sayılan işletme); bu yüzden bireysel sahip, ticari faaliyet için bunu genellikle Schedule C'de bildirir. Tüzel kişilik olmayan bir işletmeye birlikte sahip olan ve onu birlikte yöneten eşler, topluluk mülkiyeti ve nitelikli ortak girişim istisnaları dışında genellikle ortak sayılır. Yalnızca eşlerin topluluk mülkiyeti olarak sahip olduğu bir LLC yok sayılan işletme veya ortaklık olarak değerlendirilebilir; LLC, nitelikli ortak girişim seçimi için uygun değildir.

Bir beyannameyi kimin hazırlayıp imzalayabileceği ve IRS ile kimin konuşabileceği Muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberindedir. Muhasebe sorumlusunun neler yaptığı ve ücreti neyin belirlediği E-ticaret muhasebe sorumlusu: maliyet ve kapsam rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Yılda $400.000 ile elektronik tablo

Bir satıcı yılda $400.000 brüt satış yapıyor ve yaklaşık iki haftada bir tek settlement ile ödeme alıyor. Bu, yılda 26 settlement, 12 banka mutabakatı ve 1 stok sayımı demektir. Tek pazaryeri ve yıl sonu sayımı kapanışı kısa tutar; her settlement geldikten kısa süre sonra kaydedildiği sürece bir elektronik tablo bunu taşıyabilir. İkinci bir pazaryeri, stoklu ikinci bir eyalet ya da bir kredi başvurusu işi artık basit olmaktan çıkarır.

Üç eyalette $60.000 stok

Bir satıcı, üç eyaletteki fulfillment merkezlerinde, her birinde $20.000 olmak üzere $60.000 stok tutuyor ve ayrıca kendi web sitesinden de satış yapıyor. Pazaryeri kuralı olan eyaletlerde pazaryeri, pazaryeri satışlarının vergisini genellikle kendisi işler. Aylık kapanışta birimler eyalete, web sitesi satışları ise varış eyaletine göre kaydedilir; bu da üç eyaletten herhangi birinin web sitesi satışlarının da varış yeri olup olmadığını gösterir. Üç eyaletten biri California ise ve web sitesi oraya teslim edilen perakende satışlar da yapıyorsa CDTFA'nın rehberine göre satıcı orada iş yapıyor sayılır ve kayıt yaptırıp beyanname vermek zorundadır; diğer her eyaletin ayrıca kontrol edilmesi gerekir.

Alımlar gider yazılmış, stok yok

Bir satıcının vergi beyannamesi hazırlayıcısı dönem sonu stokunu ve bir kâr-zarar tablosunu istiyor. Defterlerde her alım gider yazılmış ve stok hiç tutulmamış. Satıcının 1. yılın başında stoku yoktu.

1. yıl, satılan malların maliyetinden $20.000 fazla indirir; 2. yıl ise $5.000 eksik indirir. Böylece $15.000 tutarında stok defterlerin dışında kalır. Küçük işletme sınırının üzerinde son satır vergi sonucudur ve beyannameler bu tutarlar kadar yanlıştı. Defterlerinde hiç stok tutmamış bir küçük işletme mükellefi, alımları ödendiğinde indirmeye izin almış olabilir. Düzeltme beyannamesi vermek ya da yöntem değiştirmek, sonraki ay kapanmadan önce bir CPA ile görüşülecek bir konudur.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Hacminiz elektronik tabloyu aştı, bir kredi veren kurum ya da alıcı mali tablo istiyor veya stok birkaç eyalette duruyor: bunlar hangi kısımları devredeceğinizi (aylık kapanış, stok, satış vergisi) ve hangi geçmiş yıl sorunlarını önce düzelteceğinizi belirler. Bkz. muhasebe desteği.
• Kayıtlarınız aylarca geride: bkz. Gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe desteği.
• Önceki beyannamelerde stok görünmüyor ya da alımları gider yazdınız: ilk adım gelecek ay değil, önceki beyannamelerdir. Bkz. Geçmiş beyannamelerde eksik kalan stokun düzeltilmesi ve muhasebe desteği.
• Ortaklığınız veya şirketiniz var, yapıyı seçmediniz ya da değiştirmek üzeresiniz: yapı, beyannameyi ve hangi kayıtlara ihtiyacınız olduğunu belirler. Bkz. S şirketi statüsünü seçmeli misiniz ve muhasebe desteği.
• Bir vergi bildirimi geldi: bkz. İşletmenize gelen IRS bildirimi.
• Settlement kayıtlarına ya da FBA ücretlerinin işlenmesine ihtiyacınız var: bkz. Kayıtlarda Amazon settlement raporu ve Amazon FBA ücretleri ve stok.
• Yabancı sahipli bir LLC üzerinden satış yapıyorsunuz: bkz. Yabancı sahipli LLC'de pazaryeri ödemeleri.
• İşe almanın maliyetini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. E-ticaret muhasebe sorumlusu: maliyet ve kapsam.