Buchhaltung für Amazon-Verkäufer: Monatsabschluss und CPA

Buchhaltung für Amazon-FBA-Verkäufer: Was umfasst der Monatsabschluss?

Ein Monatsabschluss führt jedes Settlement, jeden Bank- und Kartenauszug, jede Lieferantenrechnung und jede Bestandszählung des Monats auf die Bücher zurück und sperrt dann den Monat. Der Abschluss besteht aus sieben Schritten.

Der Fall ist nicht mehr einfach, und ein Teil des Abschlusses wird zur Steuerfrage, wenn:

• der Abschluss nicht mehr jeden Monat fertig wird oder eine Tabellenkalkulation nicht mehr mithält.
• Ware in mehr als einem Bundesstaat liegt oder in mehr als einem Bundesstaat Sales Tax anfällt.
• Umsätze über einen zweiten Marktplatz, eine zweite Währung oder ein zweites Verkäuferkonto laufen.
• Monate nie abgestimmt wurden oder frühere Steuererklärungen keinen Warenbestand zeigen, obwohl Ware vorhanden war.
• der Verkäufer eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft ist oder der Eigentümer im Ausland sitzt.
• ein Kreditgeber oder Käufer Abschlüsse verlangt.

Vor dem Start bereitlegen: Settlement-Dateien der letzten 12 Monate, Bank- und Kartenauszüge, Lieferantenrechnungen und die letzten zwei eingereichten Steuererklärungen.

Welche Unterlagen belegen Einnahmen und Kosten eines Amazon-Verkäufers?

Settlement-Dateien, Bank- und Kartenauszüge, Lieferantenrechnungen, Werberechnungen, Bestandszählungen und eingereichte Steuererklärungen bilden den Kern. Der IRS lässt Unternehmen jedes System wählen, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt. Die Bücher müssen aber Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, und Belege müssen jede Buchung stützen.

Form 1099-K ersetzt die Bücher nicht. Laut Publication 334 kann sie nicht alle Einnahmen enthalten und Posten umfassen, die keine Einnahmen sind, etwa Sales Tax. Einkünfte sind außerdem meldepflichtig, ob Sie ein solches Formular erhalten oder nicht. Wie Sie das Formular mit den Büchern abstimmen, steht unter Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen.

Was muss Buchhaltungssoftware für Amazon-Verkäufer können?

Jede Software muss drei Aufgaben erfüllen: Aufzeichnungen führen, die sich auf Belege zurückführen lassen, mit Bank und Steuererklärung abstimmen und Stückzahlen samt Kosten verfolgen. Keine offizielle Quelle bewertet Marken, prüfen Sie Ihre Lösung also anhand der Liste unten. Der IRS legt fest, was jedes computergestützte System liefern muss: Aufzeichnungen, die mit den Büchern und der Steuererklärung übereinstimmen, mit genug Detail, um die zugrunde liegenden Belege zu erkennen. Das Unternehmen muss außerdem beschreiben, wie das System arbeitet: was es tut, welche Kontrollen die Verarbeitung korrekt halten und unbefugte Änderungen an den Aufzeichnungen verhindern, und den Kontenplan.

Publication 583 verlangt außerdem, für die Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens und die Buchführung die gleiche Gewinnermittlungsmethode zu verwenden. Die Vorschrift zählt eine Überleitung aller Unterschiede zwischen Büchern und Steuererklärung zu den Aufzeichnungen. Bücher auf anderer Grundlage brauchen also eine; siehe Periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach Zufluss-Abfluss. Die Daten eines Amazon-Verkäufers stellen weitere praktische Anforderungen. Das sind Regeln der Buchhaltungspraxis, keine Vorschriften der IRS:

• Importieren Sie jede Settlement-Zeile, nicht die Nettoauszahlung. Laut Amazons Dokumentation steht im Settlement Report im Format Flat File V2 jeder Betrag in einer einzigen Spalte. Die Kontenzuordnung hängt daher von den Spalten für Typ und Beschreibung ab.
• Halten Sie jedes Settlement auf einem Verrechnungskonto, bis die Auszahlung eingeht.
• Verfolgen Sie Stückzahlen und Kosten je Artikel. Ein Buchbestand wird mit den tatsächlichen Kosten der gekauften Ware belastet und beim Verkauf entlastet, damit die Bücher mit einer Zählung verglichen werden können.
• Weisen Sie Bruttoumsätze nach Bundesstaat und Vertriebskanal aus.
• Sperren Sie abgeschlossene Monate.

Eine angebundene Bank erledigt die Abstimmung nicht: siehe Bankanbindung ist keine Abstimmung.

Lohnt es sich, die Buchhaltung selbst mit Software zu führen?

Selbst zu buchen kann funktionieren, solange der Abschluss jeden Monat aufgeht: ein Marktplatz, Settlements, die bald nach Eingang gebucht werden, eine Zählung zum Jahresende und Sales Tax in wenigen Bundesstaaten. Es kann aufhören zu funktionieren, wenn Monate nicht mehr abgeschlossen werden oder ein Punkt aus der Liste im ersten Abschnitt zutrifft. Das ist Buchhaltungspraxis, keine IRS-Vorschrift. Für eine Tabellenkalkulation gilt derselbe Test: siehe Buchhaltung in einer Tabellenkalkulation und Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen.

Braucht ein Amazon-Verkäufer eine Bestandsmethode, und erzwingt sie die periodengerechte Buchführung?

Ein Verkäufer in den USA, dessen durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen in den drei vorangegangenen Steuerjahren $32.000.000 oder weniger betragen, kann auf einen Warenbestand verzichten, wenn er kein Steuersparmodell (Tax Shelter) ist und seine Methode die Einkünfte klar abbildet. Ein größerer Verkäufer muss einen Warenbestand führen und Einkäufe und Verkäufe periodengerecht (Accrual) erfassen. Der IRS schreibt: Wenn der Handel mit Waren die Einkünfte erzeugt, ist ein Warenbestand nötig, und Einkäufe und Verkäufe müssen nach einer periodengerechten Methode erfasst werden. Andere Einkünfte und Ausgaben dürfen in der Regel bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) bleiben, was der IRS Mischmethode (Hybrid Method) nennt (Publication 538). Eine C Corporation oder eine Personengesellschaft mit einem C-Corporation-Gesellschafter über dem Grenzwert und ein Tax Shelter jeder Größe können das nicht nutzen: Section 448 schließt sie von der Zufluss-Abfluss-Methode aus, und eine Kombination, die diese Methode enthält, gilt als solche (26 CFR 1.448-2). Sie müssen daher durchgehend periodengerecht buchen.

Die Ausnahme für kleinere Unternehmen ist ein Test auf den Small Business Taxpayer (kleines Unternehmen im Sinne des Gesetzes) (26 U.S.C. 471(c)). Einheiten, die nach den Zusammenfassungsregeln des Gesetzes als ein einziger Arbeitgeber gelten, addieren ihre Bruttoeinnahmen, und Rücksendungen und Preisnachlässe mindern die Bruttoeinnahmen (26 U.S.C. 448(c)). Der obige Wert ist der Betrag für 2026 aus dem IRS-Bulletin; IRS-Publikationen nennen womöglich noch den Wert eines früheren Jahres. Der Test wird jedes Jahr anhand der drei vorangegangenen Jahre neu durchgeführt, ein wachsender Verkäufer kann die Option also verlieren.

Ein Verkäufer, der einen Warenbestand führt, bewertet ihn jedes Jahr, um den Wareneinsatz zu ermitteln. Die zwei Arten, wie ein Small Business Taxpayer den Warenbestand behandeln darf, stehen unter Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer. Folgt die Steuererklärung den Büchern beim Warenbestand, braucht es die Zustimmung des IRS, bevor die Bücher den Warenbestand anders behandeln, etwa indem sie ihn erstmals führen (26 CFR 1.471-1(b)(8)). Ein Verkäufer, dessen Bücher Einkäufe heute als Aufwand buchen, sollte das daher klären, bevor der Abschluss Stückzahlen verfolgt. Bewertung, FBA-Gebühren und verlorene Einheiten stehen unter Amazon-FBA-Gebühren und Warenbestand; die allgemeine Wahl der Methode steht unter Zufluss-Abfluss oder periodengerecht bei kleinen Unternehmen.

Worin unterscheidet sich die Sales Tax, die Amazon abwickelt, von der Steuer, die ich auf andere Verkäufe schulde?

Wo ein Bundesstaat eine Marktplatzregel hat, erhebt und führt der Marktplatz die Steuer auf Verkäufe über seine Plattform in der Regel selbst ab. Für Verkäufe, die der Marktplatz nicht abwickelt, bleibt der Verkäufer verantwortlich, etwa für Verkäufe über die eigene Website. Die Bundesstaaten unterscheiden sich. In Kalifornien ist der Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) der Händler, der für die Steuer verantwortlich ist, soweit er vermittelt hat, und ein Verkäufer, dessen Einzelhandelsumsätze alle vermittelt wurden, muss sich in der Regel nicht registrieren. Texas erlaubt einem Verkäufer, bei Marktplatzverkäufen auf die Erhebung zu verzichten, wenn der Anbieter bescheinigt hat, dass er die Pflicht übernimmt (bis eine Bescheinigung vorliegt, erhebt der Verkäufer die Steuer). Ein Verkäufer in Texas braucht trotzdem eine Genehmigung und muss Erklärungen einreichen.

In den Büchern sind Steuern, die der Marktplatz erhebt und abführt, weder Umsatz noch Ihre Sales-Tax-Verbindlichkeit. Zeigt ein Settlement die Steuer erst als Zuschlag und dann als Einbehalt, buchen Sie beide Zeilen auf ein Durchlaufkonto (ein Zwischenkonto, getrennt von den Umsätzen). Beide Zeilen sollten sich auf null ausgleichen. Steuer, die Sie selbst erheben, ist eine Verbindlichkeit, bis Sie sie abführen. Steuer, die Ihnen als Verkäufer auferlegt ist, gehört zu den Bruttoeinnahmen.

Marktplatzverkäufe können trotzdem zur Umsatzschwelle eines Bundesstaates zählen. Kalifornien rechnet sie in seinen Test von $500.000 ein. Der Abschluss sollte deshalb Bruttoumsätze nach Zielbundesstaat erfassen, nicht die Nettoauszahlungen. Ob Sie erheben müssen, steht unter Wann Sie Sales Tax erheben müssen; weitere Schwellenwerte stehen unter Schwellenwerte für wirtschaftlichen Sales-Tax-Nexus nach Bundesstaat.

Löst Ware in den Versandzentren von Amazon Pflichten in einzelnen Bundesstaaten aus?

Das kann sein. Kalifornien führt Warenbestand im Bundesstaat als physische Präsenz auf. Laut seinem Leitfaden übt ein Verkäufer von außerhalb des Bundesstaates mit Ware in einem kalifornischen Logistikzentrum, vermischt mit der Ware anderer Verkäufer, der zusätzlich über die eigene Website Einzelhandelsverkäufe zur Lieferung nach Kalifornien tätigt, dort eine Geschäftstätigkeit aus. Er muss sich registrieren und Erklärungen einreichen. Ein anderer Bundesstaat kann denselben Sachverhalt anders beurteilen, und die Regeln zur Einkommen- und Franchise Tax sind von den Regeln zur Sales Tax getrennt.

Der Abschluss sollte daher Einheiten nach dem Bundesstaat erfassen, in dem sie lagern, Umsätze nach Zielbundesstaat und Verkäufe außerhalb des Marktplatzes. Außerdem sollte er jeden Bundesstaat markieren, in dem Ware und Verkäufe außerhalb des Marktplatzes zusammentreffen. Siehe Sales-Tax-Nexus und Einkommensteuer-Nexus im Vergleich und Unternehmenseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten.

Muss ich aus dem Amazon-Gewinn vierteljährliche Vorauszahlungen leisten?

In der Regel ja, wenn Sie als Einzelunternehmer, Gesellschafter oder Aktionär einer S Corporation erwarten, für das Jahr nach Einbehalt und Steuergutschriften $1.000 oder mehr zu schulden. Eine Kapitalgesellschaft muss in der Regel zahlen, wenn sie erwartet, $500 oder mehr zu schulden. Bei einer S Corporation zählen nur die in der Anleitung zu Form 1120-S genannten Steuern auf Unternehmensebene (IRS; Publication 583).

Berechnen Sie die Schätzung aus dem Gewinn nach den Kosten, die der Abschluss erfasst, nicht aus den Auszahlungen. Die Vorauszahlungen decken neben der Einkommensteuer auch die Selbstständigensteuer. Fließen die Einkünfte ungleichmäßig zu, etwa spät im Jahr, kann eine Annualisierung den Zuschlag senken. Die Rücklage im Monatsabschluss ist eine Gewohnheit, keine Vorgabe des IRS. Safe Harbors, Fälligkeitstermine und den Zuschlag erklärt Vierteljährliche Vorauszahlungen.

Wie lange bewahre ich Amazon-, Bank- und Einkaufsunterlagen auf?

Bewahren Sie Unterlagen, die einen Posten in einer Steuererklärung stützen, auf, bis die Verjährungsfrist (Period of Limitations) für diese Erklärung abläuft (IRS). Das sind in der Regel 3 Jahre ab Einreichung, wobei eine früher eingereichte Erklärung als am Fälligkeitstag eingereicht gilt. Es sind 6 Jahre, wenn die weggelassenen Einkünfte mehr als 25 % der angegebenen Bruttoeinkünfte ausmachen, und unbegrenzt, wenn keine Erklärung eingereicht wurde oder die Erklärung betrügerisch war. Für einen Erstattungsantrag, Unterlagen zu Lohnsteuern und Unterlagen zu Vermögenswerten gelten eigene Fristen, und andere Stellen wie Kreditgeber verlangen Unterlagen womöglich länger. Die vollständige Liste steht unter Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Was brauchen mein Ersteller der Steuererklärung und mein Kreditgeber aus den Büchern?

Ein Ersteller der Steuererklärung braucht die Bruttoeinnahmen, die Steuererklärungen, jede Ausgabe und den Wareneinsatz: Anfangsbestand plus Einkäufe, Fracht und andere Kosten, abzüglich Endbestand (Publication 334). Zu den Bruttoeinnahmen zählt keine Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie für den Bundesstaat erhoben haben. Die Bücher sollten diese Steuer daher getrennt ausweisen.

Ein Kreditgeber oder Käufer legt seine eigene Liste fest, und die IRS-Quellen auf dieser Seite behandeln sie nicht. Fragen Sie vor dem Abschluss nach der Liste, nicht danach. Siehe Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen und Von den Büchern zur Steuererklärung des Unternehmens. Wo die Zahlen in der Steuererklärung landen, steht unter Einkommensteuer für Online-Verkäufer.

Brauche ich für mein Amazon-Geschäft einen CPA, oder reicht ein Buchhalter?

Ein CPA kann nötig sein, wenn es um eine steuerliche Beurteilung geht, nicht um eine Buchung. Ein Buchhalter hält den Abschluss am Laufen. Die Situationen unten verändern, was die Bücher aussagen müssen oder was eine frühere Steuererklärung braucht.

Eine LLC ist keine eigene Steuerkategorie. Eine LLC in den USA mit zwei oder mehr Mitgliedern gilt als Personengesellschaft, sofern sie nicht die Behandlung als Kapitalgesellschaft wählt. Die Wahl erfolgt auf Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) und kann bis zu 75 Tage vor der Einreichung und bis zu 12 Monate danach wirksam werden. Mit einem Mitglied ist die LLC steuerlich nicht eigenständig (Disregarded Entity), sofern sie nicht die Behandlung als Kapitalgesellschaft wählt. Ein Eigentümer, der eine Person ist, meldet sie für einen Gewerbebetrieb in der Regel auf Schedule C. Ehepartner, die gemeinsam ein nicht eingetragenes Unternehmen besitzen und führen, sind in der Regel Gesellschafter, mit Ausnahmen für Gütergemeinschaft und Qualified Joint Ventures. Eine LLC, die nur Ehepartnern in Gütergemeinschaft gehört, kann als steuerlich nicht eigenständig oder als Personengesellschaft behandelt werden. Für eine LLC ist die Wahl als Qualified Joint Venture nicht zulässig.

Wer eine Steuererklärung erstellen und unterschreiben darf und wer mit dem IRS sprechen darf, steht unter Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA. Was ein Buchhalter tut und was die Gebühr bestimmt, steht unter Buchhalter für den Onlinehandel: Kosten und Umfang.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine Tabellenkalkulation bei $400.000 im Jahr

Ein Verkäufer setzt $400.000 im Jahr um, ausgezahlt in einem Settlement etwa alle zwei Wochen. Das sind 26 Settlements, 12 Bankabstimmungen und 1 Bestandszählung im Jahr. Ein Marktplatz und eine Zählung zum Jahresende halten den Abschluss kurz, und eine Tabellenkalkulation kann ihn tragen, solange jedes Settlement bald nach Eingang gebucht wird. Ein zweiter Marktplatz, ein zweiter Bundesstaat mit Ware oder ein Kreditantrag macht den Fall nicht mehr einfach.

$60.000 Ware in drei Bundesstaaten

Ein Verkäufer lagert Ware im Wert von $60.000 in Logistikzentren in drei Bundesstaaten, je $20.000, und verkauft zusätzlich über die eigene Website. In Bundesstaaten mit Marktplatzregel wickelt der Marktplatz die Steuer auf Marktplatzverkäufe in der Regel ab. Der Monatsabschluss erfasst Einheiten nach Bundesstaat und Website-Verkäufe nach Zielbundesstaat. So zeigt sich, ob einer der drei Bundesstaaten auch Ziel von Website-Verkäufen ist. Ist Kalifornien einer der drei und tätigt die Website dort auch Einzelhandelsverkäufe zur Lieferung, übt der Verkäufer laut Leitfaden der CDTFA dort eine Geschäftstätigkeit aus und muss sich registrieren und Erklärungen einreichen. Jeder andere Bundesstaat braucht eine eigene Prüfung.

Einkäufe als Aufwand gebucht, kein Warenbestand

Der Ersteller der Steuererklärung eines Verkäufers fragt nach dem Endbestand und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bücher haben jeden Einkauf als Aufwand gebucht und keinen Warenbestand geführt. Zu Beginn von Jahr 1 hatte der Verkäufer keine Ware.

In Jahr 1 wird $20.000 mehr abgezogen, als die verkaufte Ware gekostet hat, und in Jahr 2 $5.000 weniger. $15.000 Ware liegen also außerhalb der Bücher. Über der Grenze für kleine Unternehmen ist die letzte Zeile das Steuerergebnis, und die Steuererklärungen lagen um diese Beträge daneben. Ein Small Business Taxpayer, dessen Bücher nie Ware geführt haben, durfte Einkäufe womöglich bei Zahlung abziehen. Ob man die Erklärungen ändert oder die Methode wechselt, ist eine Frage an einen CPA, bevor der nächste Monat abgeschlossen wird.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Umsatz ist der Tabellenkalkulation entwachsen, ein Kreditgeber oder Käufer verlangt Abschlüsse, oder Ihre Ware liegt in mehreren Bundesstaaten: Das entscheidet, welche Teile Sie abgeben (Monatsabschluss, Warenbestand, Sales Tax) und welche Probleme aus Vorjahren Sie zuerst beheben. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher hinken Monate hinterher: Siehe Überfällige Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Frühere Steuererklärungen zeigen keinen Warenbestand, oder Sie haben Einkäufe als Aufwand gebucht: Der erste Schritt sind die früheren Steuererklärungen, nicht der nächste Monat. Siehe Fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, noch keine Rechtsform gewählt oder wollen sie ändern: Die Rechtsform bestimmt die Steuererklärung und die Bücher, die Sie brauchen. Siehe Sollten Sie die Wahl als S Corporation treffen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Steuerschreiben ist eingetroffen: Siehe Ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.
• Sie brauchen die Settlement-Buchungen oder die Behandlung der FBA-Gebühren: Siehe Ein Settlement buchen und Amazon-FBA-Gebühren und Warenbestand.
• Sie verkaufen über eine LLC in ausländischem Besitz: Siehe Marktplatz-Auszahlungen an eine LLC in ausländischem Besitz.
• Sie wollen wissen, was die Beauftragung kostet: Siehe Buchhalter für den Onlinehandel: Kosten und Umfang.