تغذية البنك أم تسوية الحسابات: هل تحتاج إلى التسوية الشهرية؟

هل تغذية البنك هي نفسها تسوية الحسابات؟

لا. تغذية البنك تنسخ الأسطر التي سجّلها البنك إلى دفاترك. أما تسوية الحسابات فتقارن دفاترك بكشف الحساب الصادر عن البنك نفسه، وتفسّر كل فرق. وتذكر IRS ثلاثة أغراض لتسوية حساب الشيكات: التحقق من المبلغ الموجود في الحساب، والتأكد من أن الدفاتر تُظهر كل رسوم البنك والرصيد الصحيح، وتصحيح الأخطاء في كشف الحساب ودفتر الشيكات والدفاتر (المنشور 583). والتغذية تقدّم الأسطر فقط ولا تقارنها بالكشف، فلا تحقق أيًّا من الأغراض الثلاثة بمفردها.

لا تكون الحالة بسيطة عندما ينتقل المال خارج البنك (مبيعات نقدية أو مدفوعات نقدية)، أو تدفع معالجة الدفع المبالغ بعد خصم الرسوم، أو تغذّي عدة حسابات مجموعة دفاتر واحدة، أو يعدّل أحدهم شهرًا بعد إقفاله، أو تُجبر تسوية سابقة على التوازن بقيد غير مفسَّر. وأي حالة من هذه قد تخفي فرقًا لا تُظهره التغذية أبدًا.

اجمع أولًا: كشوف الحساب الشهرية الصادرة عن البنك نفسه (لا نسخة البرنامج منها)، وتقرير التسوية لكل شهر، وقائمة البنود المعلَّمة بأنها مستبعدة أو محذوفة.

لذلك يحتاج الحساب المرتبط إلى تسوية شهرية خاصة به. وإذا كانت إجمالياتك لا تتطابق أصلًا، أو أُجبر شهر سابق على التوازن، أو في التغذية فجوة، أو يستغرق إقفال الشهر عطلة أسبوع كاملة، فقد تحتاج الدفاتر إلى أكثر من فحص شهري؛ راجع «هل وضعك مختلف؟» في آخر الصفحة.

هل يجب أن تسوّي الحسابات كل شهر إذا كان بنكك مرتبطًا ببرنامج المحاسبة؟

سوِّ الحسابات شهريًا: ينصح المنشور 583 بتسوية حساب الشيكات التجاري كل شهر، ولا يستثني حسابًا مرتبطًا ببرنامج (المنشور 583). وهذه نصيحة وليست موعدًا نهائيًا محددًا. أما ما يشترطه القانون فهو دفاتر تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات وتدعم ما يذكره الإقرار (المنشور 583). والتسوية هي الطريقة التي يعرف بها المالك هل تفعل دفاتره ذلك.

التغذية ليست سوى إحدى طرق إدخال المعاملات. وتقول IRS إن دافعي الضرائب مسؤولون عن مسك الدفاتر والسجلات التي تدعم إقراراتهم (IRS: الأسئلة الشائعة عن السجلات المحاسبية الإلكترونية)، وإن السجلات المحفوظة في البرنامج يجب أن تكون قادرة على دعم القيود الواردة في الإقرار والتحقق منها (المنشور 583). ولمعرفة مدة الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية، راجع مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

الإيقاع الشهري يوافق دورة كشف الحساب، فيكون الفرق بنود شهر واحد لا بنود سنة كاملة.

ما الذي قد تفوّته تغذية البنك أو تخطئ فيه؟

قد تستورد التغذية سطرًا مرتين، أو تتخطى أسطرًا، أو تحمل تاريخ البنك بدل تاريخك، ولا ترى أبدًا المال الذي لم يمرّ بالبنك. وتظهر الأسطر البنكية الناقصة أو المكررة في التسوية كفرق بين الدفاتر والكشف. أما النقد الذي لم يلمس البنك فقد يغيب عن الدفاتر والكشف معًا فلا يظهر فرق؛ ويحتاج إلى سجلاته الخاصة.

تحديد السنة التي يعود إليها البند يتوقف على الطريقة المحاسبية؛ راجع الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق للنشاط الصغير.

راجع الدخل المحتسب مرتين في دفاترك وتغذية بنكية توقفت عن الاستيراد وتسجيل المبيعات النقدية.

ماذا يحدث إذا لم تسوِّ الحسابات أبدًا؟

ثلاثة أمور: ربح خاطئ، وأخطاء لا تراها، وسجل ضعيف.

ربح خاطئ. أي تكرار أو فجوة أو رسم ناقص مسجَّل في الدخل أو المصروفات ينتقل إلى قائمة الأرباح والخسائر التي يُبنى عليها الإقرار. وقد يعني الربح المرتفع ضريبة على دخل لم يتحقق، إذا اتبع الإقرار الدفاتر. وقد يعني الربح المنخفض نقصًا في السداد في إقرار المالك (أو إقرار الشركاء أو مساهمي شركة S في هذه الكيانات) أو في إقرار شركة C، وغرامة IRS المتعلقة بالدقة هي ⁦20%⁩ من الجزء من النقص في السداد الناتج عن الإهمال أو تجاهل القواعد، أو عن تقليل جوهري في ضريبة الدخل. ويختلف اختبار التقليل الجوهري بين الأفراد والشركات. وتصف IRS الإهمال بأنه عدم بذل محاولة معقولة لاتباع القوانين الضريبية (IRS: الغرامة المتعلقة بالدقة). وكون الدفاتر التي لم يفحصها أحد تشكّل إهمالًا أم لا يتوقف على الوقائع، وقد تلغي IRS الغرامة أو تخفضها إذا تصرفت بحسن نية وأثبتّ سببًا معقولًا.

أخطاء واحتيال لا تراها. التسوية المتوازنة لا تثبت أن كل دفعة كانت مصرحًا بها. فقد يصل سحب غير مصرح به، أو خطأ من البنك، أو رسم غير متوقع، إلى الدفاتر عبر التغذية بمبلغ الكشف دون أي فرق. اقرأ كل دفعة في الكشف وتحقق من تفويضها ومن مستنداتها، وأبلغ البنك فورًا عن أي شيء مريب. والمدة المتاحة للإبلاغ عن بعض هذه الحالات محدودة؛ راجع القسم الخاص بالمعاملات غير المصرح بها أدناه.

سجل ضعيف إذا طلبت IRS الدفاتر. تقول IRS إنها في فحص الأعمال الصغيرة والعاملين لحسابهم الخاص الذين يمسكون دفاترهم في برنامج، تطلب مبكرًا ملف النسخة الاحتياطية للبرنامج في معظم الحالات، وغالبًا في الفحص الواسع؛ وقد لا تطلبه في فحص ضيق لبند واحد. وتستخدم البرنامج لاختبار مدى موثوقية السجلات. وإذا رفض دافع الضرائب تقديم السجلات، تقول IRS إنها تستطيع استدعاءها بأمر استدعاء، أو إعادة بناء الدخل بطريقة غير مباشرة، أو رفض بنود لعدم وجود ما يثبتها (IRS: الأسئلة الشائعة عن السجلات المحاسبية الإلكترونية). والتسوية هي طريقتك لاختبار الدفاتر مقابل الكشوف قبل أن يفعل ذلك غيرك. وللاطلاع على الفحص نفسه، راجع فحص IRS لنشاط صغير.

كيف تسوّي الحسابات لشهر واحد، خطوة بخطوة؟

طابق الدفاتر مع كشف حساب البنك للشهر، وفسّر كل فرق. صحّح القيود الناقصة أو الخاطئة؛ وأدرج فروق التوقيت الحقيقية في تقرير التسوية دون أن تقيّدها مرة أخرى. والخطوات 3 و4 و6 إلى 8 تتبع خطوات IRS في المنشور 583، مطبَّقة على برامج المحاسبة.

1. احصل على الكشف الذي أصدره البنك للشهر. استخدم رصيده الختامي، لا رقمًا من التغذية.
2. افحص الرصيد الافتتاحي. يجب أن يساوي الرصيد الافتتاحي للتسوية (البنود التي سبق صرفها) الرصيد الختامي في كشف الشهر الماضي. فإن لم يتساويا، فقد عُدّل شهر سبقت تسويته؛ راجع رصيد افتتاحي خاطئ في التسوية.
3. قارن إيداعات الكشف بإيداعات الدفاتر، ودوّن كل فرق في المبلغ.
4. قارن كل دفعة تم صرفها مع الدفاتر بحسب رقم الشيك والمبلغ. وكل قيد لا يقابله شيء في الكشف، تحقق من أنه حقيقي وأنه لم يُصرف بعد؛ فهذا معلّق، مثل شيك لم يُصرف. أما التكرار أو أي خطأ آخر فليس بند توقيت: صحّحه.
5. اقرأ قائمة البنود المستبعدة. يجب أن يطابق كل منها قيدًا موجودًا في الدفاتر.
6. أعدّ التسوية: الرصيد الختامي في الكشف، زائد الإيداعات التي لم تصل إليه بعد، ناقص الدفعات المعلّقة.
7. قيّد ما تفتقر إليه الدفاتر، مثل رسوم خدمات البنك، وصحّح ما سُجّل خطأً.
8. تأكد من أن رصيد الكشف المعدَّل يساوي رصيد الدفاتر المعدَّل. وإن لم يتساويا فارجع عبر الخطوات السابقة. لا تفرض التطابق بقيد غير مفسَّر: فهو يخفي الفرق فقط.
9. احفظ تقرير التسوية مع الكشف.

افعل ذلك لكل حساب يغذّي الدفاتر، بما في ذلك البطاقات؛ راجع مدفوعات البطاقة في الدفاتر. ولبقية الإقفال، ولأي فرق متبقٍّ، راجع قائمة مراجعة إقفال نهاية الشهر.

هل تعني التسوية المتوازنة أن الفئات صحيحة؟

لا. التسوية تثبت النقد لا ماهية كل قيد. والقيد في فئة خاطئة ينقل المبلغ نفسه، فيبقى الحساب متوازنًا.

تقترح IRS أن تدوّن مصدر كل إيداع (دخل تجاري أو أموال شخصية أو قرض) لتفصل المقبوضات التجارية عن غير التجارية، والدخل الخاضع للضريبة عن غير الخاضع لها. وفي مثالها، المصروف الشخصي المدفوع من حساب النشاط يُسجَّل لكنه لا يُخصم (المنشور 583).

في الشركة، تُسجَّل الفاتورة الشخصية المدفوعة من حساب الشركة عادةً كقرض مساهم أو كتوزيع، لا كمصروف؛ راجع القروض إلى المساهمين في الميزانية العمومية.

بعد كل تسوية، اقرأ الإيداعات بحسب المصدر وقائمة الأرباح والخسائر سطرًا سطرًا. راجع قائمة أرباح وخسائر تبدو خاطئة والمصروفات غير المصنفة قبل موسم الضرائب والمصروفات الشخصية المدفوعة من حساب النشاط.

هل يجب أن تطابق إيداعات المبيعات مع المبيعات؟

لا يدرجها المنشور 583 خطوة، لكنها فحص ثانٍ مفيد. فالتسوية البنكية تُظهر أن الإيداعات موجودة في الدفاتر، لكنها لا تُظهر أن الإيداعات تساوي المبيعات.

تختلف الإيداعات عن المبيعات لأسباب عادية: الرسوم، والمبالغ المردودة، وضريبة المبيعات المحصَّلة، والتوقيت، والمبيعات النقدية. ولطريقة المطابقة بينها، راجع تسوية المبيعات والدفعات، ولرصيد لا يُصفَّى أبدًا راجع رصيد الأموال غير المودعة.

هل ما زلت بحاجة إلى الإيصالات إذا كانت تغذية البنك تُظهر الدفعة؟

نعم. إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم. وتقول IRS إن عليك الاحتفاظ بمستندات أخرى، مثل الفواتير وإيصالات البطاقة، لتُثبت أنك تحمّلت التكلفة (المنشور 583). والسطر البنكي يُظهر من قُبض له المبلغ وكم ومتى، لا ما الذي اشتُري أو لماذا.

قد يثبت كشف حساب بنكي واضح جدًا الدفع بدلًا من الشيك الملغى إذا تضمن التفاصيل المطلوبة (المنشور 583)، فاحتفظ بالكشوف لا بالتغذية وحدها. أما نفقات السفر والهدايا والسيارات فلها قواعد أشد. ولما يجب أن يظهر في الإيصال، راجع متطلبات إيصالات IRS؛ ولنظام بسيط، راجع حفظ السجلات للعاملين لحسابهم الخاص؛ وللإيصالات الضائعة، راجع الإيصالات الضائعة لمصروفات النشاط.

كم من الوقت لديك للإبلاغ عن معاملة غير مصرح بها في حساب تجاري؟

ابدأ بالموعد المذكور في اتفاقية حساب البنك. أما المدة البالغة 60 يومًا التي يتداولها الناس لحسابات البنوك فمصدرها اللائحة E (Regulation E)، وهي تشمل الحسابات الاستهلاكية لا التجارية.

تنطبق اللائحة E على حساب فُتح أساسًا لأغراض شخصية أو عائلية أو منزلية (⁦12 CFR 1005.2⁩) وعلى التحويلات الإلكترونية للأموال (⁦12 CFR 1005.3⁩). وفي الحساب المشمول، يشمل الخطأ التحويل الإلكتروني غير المصرح به، وتسري واجبات البنك في التحقيق على إشعار يتلقاه في موعد أقصاه 60 يومًا بعد إرساله الكشف الذي يُظهر الخطأ لأول مرة (⁦12 CFR 1005.11⁩).

الحساب المفتوح للنشاط التجاري يقع عمومًا خارج هذه القاعدة. اقرأ اتفاقية الحساب لمعرفة موعد الإشعار وطريقة الإبلاغ، وأبلغ في اليوم الذي ترى فيه البند. وللقانون في الولاية حدوده الخاصة بالشيكات. فمثلًا يشترط الإصدار المعتمد في Ohio من القانون التجاري الموحد (Uniform Commercial Code) أن يفحص العميل الكشوف بسرعة معقولة وأن يبلغ البنك بالتوقيع المزوَّر أو الشيك المعدَّل، ويمنع المطالبة التي لا تُكتشف ولا يُبلَّغ عنها خلال 1 سنة بعد إتاحة الكشف أو البنود (Ohio Revised Code 1304.35). وهذا حد أقصى لا مدة انتظار آمنة: فقد تسقط المطالبة قبل ذلك إذا كلّف التأخير البنك مالًا، ومنه تكرار البنود من المخالف نفسه. وتختلف الولايات الأخرى واتفاقيات الحسابات. وللبطاقات قواعد نزاع خاصة بها؛ وهذا القسم يتناول الحسابات البنكية. ويبدأ العد في اللائحة E عندما يرسل البنك الكشف لا عندما تفتحه. وتنظر القاعدة إلى الغرض الذي فُتح الحساب من أجله، فإذا كنت تدير نشاطك عبر حساب فُتح كحساب شخصي، فاسأل البنك كيف يصنّفه.

لماذا يستغرق إقفال نهاية الشهر عطلة الأسبوع كلها، وكيف تقصّره؟

أنجز العمل على دفعات صغيرة خلال الشهر، لتكون التسوية آخر فحص لا أول نظرة. يستغرق الإقفال عطلة أسبوع عندما تُراجع أسطر شهر كامل دفعة واحدة، وتبقى فروق أقدم مفتوحة، ولا يتولى أحد مسؤولية الموعد.

• راجع التغذية أسبوعيًا. اقبل الأسطر وصنّفها واسأل عنها وأنت ما زلت تتذكرها. وتنصح IRS بتسجيل المصروفات عند حدوثها وتحديد مصدر المقبوضات المسجَّلة، عادةً يوميًا (المنشور 583).
• سوِّ الحسابات عند صدور الكشف. حسابًا واحدًا في كل مرة، بدءًا بأقدم شهر، لأن كل شهر يبدأ من الذي قبله.
• اقرأ ما فعلته قواعدك. القواعد التي تصنّف الموردين المتكررين توفر الوقت؛ وراجع نتائجها مرة في الشهر بحثًا عن أسطر مصنفة خطأً.
• حدّد مسؤولًا واحدًا وموعد إقفال واحدًا. أقفل الشهر عندما يتطابق؛ راجع تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.
• احتفظ بقائمة مفتوحة قصيرة. البند الذي لا تستطيع تفسيره بعد محاولتين يدخل القائمة، لا في قيد يُدخل لمجرد فرض التطابق.

إذا كانت الدفاتر متأخرة بأشهر، فلن يصلحها روتين أسرع؛ راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

صاحب متجر لا يفتح الكشف أبدًا

صاحب متجر تجزئة يقبل المطابقات المقترحة ولا يفتح الكشف أبدًا. تُظهر دفاتر ديسمبر 18,400 دولار في حساب الشيكات. وينتهي كشف البنك عند 15,950 دولار، ولا يوجد شيء معلّق. الفرق البالغ 2,450 دولار هو إيداع بقيمة 1,500 دولار استُورد مرتين، و950 دولار من رسوم المعالج ما زالت في قائمة المراجعة. وقد سُجّل الإيداع المكرر في المبيعات، فربح ديسمبر مبالغ فيه بمقدار 2,450 دولار: 1,500 دولار من دخل لم يحدث، و950 دولار من مصروف ناقص. وبحذف الإيداع الثاني وقيد الرسوم يصل الرصيدان إلى 15,950 دولار.

تغذية مستشار تتوقف ثلاثة أشهر

تنقطع تغذية مستشار ثلاثة أشهر في الربيع. أُدخلت دفعات العملاء من الفواتير، لكن مصروفات بقيمة 9,000 دولار دُفعت من الحساب لم تصل إلى الدفاتر. فالربح مبالغ فيه بمقدار 9,000 دولار، ونقد الدفاتر أعلى من الكشف بمقدار 9,000 دولار. وتُظهر التسوية التالية الفجوة. وكل مصروف يُضاف من الكشوف لا يزال يحتاج إلى فاتورته أو إيصاله.

تحويل شخصي مسجَّل كمبيعات

ينقل مالك 5,000 دولار من حساب شخصي إلى حساب النشاط، ويُقبل التحويل كمبيعات. تتوازن التسوية إلى آخر سنت لأن المال موجود في الحساب. ويبقى الدخل مبالغًا فيه بمقدار 5,000 دولار إلى أن يقرأ أحدهم الإيداع بحسب مصدره ويسجّله كمساهمة من المالك أو كقرض. وإذا كانت دفاتر العام الماضي قد سجّلت التحويل كمبيعات، فتحقق هل شمله الإقرار المقدَّم؛ فإن كان كذلك، فقد يحتاج الإقرار إلى تصحيح. راجع مساهمة المالك أو قرضه لشركة LLC.

هل وضعك مختلف؟

• الإجماليات لا تتطابق، أو أُجبر شهر سابق على التوازن بقيد غير مفسَّر: قد تحتاج الدفاتر إلى إعادة بنائها من كشوف البنك، ويجب أن يتولى أحدهم مسؤولية الإقفال الشهري، قبل أن يستخدم الإقرار التالي هذه الأرقام. راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك ومساعدة مسك الدفاتر في إعادة البناء والروتين الشهري.
• إقفال الشهر يستغرق عطلة أسبوع، أو لا يتولاه أحد: تعرض قائمة مراجعة إقفال نهاية الشهر الخطوات؛ وإذا لم يتولَّ أحد الروتين، فراجع مساعدة مسك الدفاتر في الإقفال الشهري.
• في التغذية فجوة: راجع تغذية بنكية توقفت عن الاستيراد. وهل تحتاج الأشهر الفائتة إلى إعادة بناء من الكشوف؟ هذا سؤال لـمساعدة مسك الدفاتر في الأشهر الفائتة.
• الدفاتر متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.
• الإقرار مستحق والدفاتر غير مسوّاة: راجع قائمة مراجعة تنظيف مسك الدفاتر.
• قُدِّم إقرار على دفاتر تبيّن أنها خاطئة: قد يحتاج الإقرار إلى تصحيح. فإن كنت تقدّم Schedule C، فراجع تعديل الإقرار بسبب أخطاء مصروفات النشاط. وإن كانت شراكة أو شركة S أُرسلت كشوف ⁦K-1⁩ الخاصة بها، فراجع تصحيح إقرار نشاط قُدِّم.
• طلبت IRS دفاترك: راجع فحص IRS لنشاط صغير وإشعار IRS إلى نشاطك.
• المال الشخصي ومال النشاط في حساب واحد: راجع إصلاح خلط الأموال التجارية والشخصية.
• شخص آخر يمسك الدفاتر: راجع مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر.
• معاملة غير مصرح بها وقعت في حساب تجاري: أبلغ البنك في اليوم الذي تراها فيه، واقرأ اتفاقية الحساب لمعرفة موعدها؛ راجع قسم الموعد أعلاه.