Reçus numérisés pour l'IRS : peut-on déchiqueter le papier?

Puis-je conserver des copies numériques de mes reçus et déchiqueter le papier?

Une numérisation ou une photo peut remplacer le reçu papier, mais seulement si trois conditions sont d'abord remplies : votre système peut trouver, afficher et imprimer chaque reçu de façon lisible (l'IRS appelle cela un système de stockage électronique); vous l'avez testé; et vous avez des procédures qui le maintiennent en bon état de fonctionnement. Si une condition manque, gardez le papier. La norme se trouve dans la Publication 583 et, en détail, dans la Rev. Proc. 97-22, vers laquelle la Publication 583 et la page de l'IRS sur les registres automatisés renvoient encore.

Cette règle date de 1997 et parle de « systèmes de stockage électronique », et non de téléphones ou d'applis. Les indications de l'IRS citées sur cette page ne mentionnent pas par leur nom les photos prises au téléphone ni les applis de reçus. Qu'une appli donnée soit admissible dépend des faits : la façon dont elle indexe, la possibilité de retrouver et d'imprimer chaque image, qui contrôle l'accès, et la durée de conservation des fichiers.

Si le papier est parti et que le système est insuffisant, l'IRS peut émettre un avis de registres inadéquats (Notice of Inadequate Records) et appliquer les pénalités applicables, y compris la pénalité liée à l'exactitude. Les pénalités peuvent ne pas s'appliquer si les registres originaux sont conservés (Rev. Proc. 97-22, sections 6.02 et 9).

Un dossier n'est pas simple lorsque des années de papier sont sur le point de partir ou sont déjà parties, lorsque les images ne se trouvent que dans une appli dont l'abonnement pourrait prendre fin, ou lorsque l'IRS a déjà demandé des registres.

Rassemblez d'abord : quelques numérisations types (dont une pâlie), les conditions de l'appli, votre calendrier de conservation, l'emplacement de vos sauvegardes, une liste de ce qui est déjà déchiqueté par année, et qui détient l'identifiant de connexion à l'appli.

Que doit faire mon système de numérisation avant que je déchiquette le papier?

La Rev. Proc. 97-22, section 4 exige que le système copie chaque reçu de façon complète et exacte, puis l'indexe, le stocke, le conserve, le retrouve et le reproduise sous une forme lisible.

Les contrôles doivent être raisonnables, et l'index doit fonctionner à peu près aussi bien qu'un système de classement papier raisonnable (sections 4.01 et 4.02). Recourir à un fournisseur de services ne déplace pas la responsabilité : le contribuable reste responsable du système (Rev. Proc. 97-22, section 3.03).

Que dois-je tester et consigner par écrit avant de jeter le papier?

Deux choses, toutes deux avant de déchiqueter : terminer vos propres essais, qui montrent que le système reproduit le papier en respectant chaque exigence, et mettre en place des procédures qui le maintiennent conforme (Rev. Proc. 97-22, section 7). La procédure administrative ne fixe ni format d'essai ni taille d'échantillon. Consigner par écrit ce que vous avez fait est la façon de le démontrer plus tard; cette partie relève de la pratique, et non d'une règle de l'IRS.

Numérisez bien d'abord (pratique, et non règle de l'IRS) : photographiez le reçu entier à plat, sous un éclairage uniforme, des deux côtés s'il y a de l'impression au verso, et numérisez les reçus thermiques en quelques jours, avant qu'ils pâlissent. Vérifiez chaque image à l'écran avant de passer à la suivante.

1. Décrivez le système. Consignez par écrit comment chaque reçu est saisi, nommé, classé et lié aux livres, et où il est stocké. L'IRS peut demander cette description.
2. Choisissez un échantillon. Couvrez différents fournisseurs, mois et types de papier, y compris vos reçus les plus minces ou les plus anciens.
3. Faites l'essai. Pour chaque document, retrouvez-le à l'aide de l'index seul, affichez-le, imprimez-le et comparez-le avec le papier. Chaque chiffre doit être lisible.
4. Consignez le résultat. Notez la date, qui a fait l'essai, ce qui a été échantillonné, ce qui a réussi et ce que vous avez corrigé.
5. Établissez la routine. Numérisez avant une date fixe, faites des vérifications ponctuelles selon un calendrier, et gardez une sauvegarde.
6. Ne déchiquetez que ce que l'essai a couvert.

Si quelque chose échoue, gardez le papier : les pénalités ci-dessus peuvent ne pas s'appliquer si les registres originaux sont encore conservés (Rev. Proc. 97-22, section 6.02; Publication 583).

Si vous avez déjà déchiqueté du papier, faites maintenant les étapes 2 à 4 sur les images que vous avez et consignez la date et le résultat. La procédure administrative permet de détruire les originaux après les essais et la mise en place des procédures; déchiqueter d'abord sort donc de ce qu'elle décrit, et les pages de l'IRS citées ici ne disent pas comment un vérificateur traite cette situation. Lorsqu'une image échoue à l'essai, traitez ce reçu comme perdu : voir reçus perdus pour les dépenses d'entreprise.

Quels papiers dois-je garder même après la numérisation?

Gardez tout reçu que l'image ne peut pas montrer de façon lisible et complète. La procédure administrative range la conservation du papier illisible, ou impossible à transférer de façon exacte ou complète, parmi les pratiques recommandées (Rev. Proc. 97-22, section 4.03).

Un reçu arrivé par courriel ou depuis le site d'un fournisseur n'a jamais été sur papier. Gardez ce fichier au même endroit indexé, lisible et récupérable aussi longtemps qu'un reçu papier. Les indications de l'IRS citées ici ne disent pas de l'imprimer.

Un relevé bancaire ou de carte, ou le flux bancaire de mon appli, suffit-il sans le reçu?

Pas à lui seul. Un relevé est une preuve de paiement : il montre qui a été payé, quand et combien, mais pas ce qui a été acheté ni pourquoi. La Publication 583 range les relevés de compte parmi les documents de dépenses, mais précise que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction, et qu'il faut conserver des documents comme les bordereaux de vente de carte de crédit et les factures pour montrer que vous avez aussi engagé le coût (Publication 583). Un chèque encaissé seul ne prouve pas non plus le but commercial (Publication 463).

Gardez le reçu avec le relevé chaque fois que la dépense demande plus qu'une preuve de paiement. Ce qu'un relevé doit montrer, et les règles sur les petites dépenses de la Publication 463, se trouvent dans exigences de l'IRS pour les reçus.

Les pages de l'IRS citées ici ne disent pas qu'un flux bancaire compte comme un relevé. Pour un flux qui n'est pas un rapprochement, voir les flux bancaires ne sont pas un rapprochement. Si le reçu est déjà perdu, voir reçus perdus pour les dépenses d'entreprise.

Que doit montrer l'image enregistrée pour que la dépense tienne?

L'image devrait montrer ce que montrait le papier, assez pour prouver le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise (Publication 583). Pour les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile, la Publication 463 considère ordinairement qu'une preuve documentaire est suffisante lorsqu'elle montre le montant, la date, le lieu et la nature essentielle de la dépense, plus une déclaration écrite du but commercial à moins qu'il ne ressorte clairement des circonstances, consignée au moment de la dépense ou peu après.

Le but est généralement votre note, et non le reçu. Mettez-la dans les livres à côté de l'image, pour que chaque dépense soit liée à sa preuve. Toutes les dépenses ne sont pas soumises à la même norme, et certaines petites dépenses ont une règle plus légère; ce que chaque type exige se trouve dans exigences de l'IRS pour les reçus.

Combien de temps conserver les images, et que faire si je change d'appli ou si j'annule la mienne?

Gardez les images aussi longtemps que vous garderiez le papier. Les systèmes de stockage électronique sont soumis aux mêmes règles de conservation que le papier d'origine (Publication 583), et les registres doivent être conservés aussi longtemps que leur contenu peut devenir important pour l'application d'une loi fiscale fédérale (26 CFR 1.6001-1(e)). Pour la plupart des registres de l'impôt sur le revenu, c'est jusqu'à la fermeture de la période pour modifier la déclaration, ou pour que l'IRS établisse un impôt supplémentaire : en général 3 ans après la production (une déclaration produite tôt est réputée produite à sa date d'échéance), et plus longtemps dans des cas énumérés (IRS : combien de temps conserver les registres?). Pour une société de personnes ou une société de type S, le délai court aussi à partir de la date d'échéance ou de production de la déclaration de chaque associé ou actionnaire, selon la plus tardive (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S). Chaque délai figure dans durée de conservation des registres d'entreprise.

Les registres de biens peuvent aussi être conservés sous forme d'images conformes, mais plus longtemps : jusqu'à la fermeture de la période pour l'année d'une cession imposable. Après un échange non imposable, gardez les registres de l'ancien bien et du bien de remplacement jusqu'à la fermeture de la période pour l'année où vous cédez le bien de remplacement (Publication 583). Une image n'est utile que si elle est encore récupérable à ce moment-là.

Annuler une appli peut faire traiter les registres comme détruits. Si vous cessez d'entretenir le matériel et les logiciels nécessaires pour remplir les conditions, les registres stockés sont traités comme détruits, à moins qu'ils restent accessibles à l'IRS comme l'exige la procédure administrative (Rev. Proc. 97-22, section 4.01). Une appli qui supprime les images à la fin de l'abonnement peut vous laisser sans papier ni images.

Avant d'annuler ou de changer :

1. Lisez les conditions. Vérifiez ce qui arrive à vos fichiers à l'annulation, quels formats d'exportation existent et si une clause limite l'accès à ces fichiers.
2. Exportez tout. Prenez chaque image, l'index (ou les noms de fichiers qui le portent) et le lien entre chaque écriture du grand livre et son image.
3. Testez l'exportation. Ouvrez un échantillon de fichiers sans l'appli.
4. Rangez le tout avec vos sauvegardes pendant toute la période de conservation.
5. Puis annulez.

Pour les livres eux-mêmes, voir changer de logiciel de comptabilité en cours d'année et registres à conserver en annulant un logiciel de comptabilité.

Comment organiser et sauvegarder les registres numérisés pour que l'IRS ou mon préparateur puisse y accéder?

Nommez chaque fichier pour qu'on puisse le trouver sans l'ouvrir, liez-le à son écriture du grand livre et gardez une deuxième copie en dehors de l'appli.

• Noms de fichiers. Une appli qui joint l'image à l'opération le fait pour vous. Sans elle, utilisez un modèle fixe, comme la date, le fournisseur et le montant.
• Dossiers. La Publication 583 suggère de classer les pièces justificatives par année et par type de revenu ou de dépense.
• Sauvegardes. La procédure administrative nomme l'étiquetage, le stockage sécurisé, les copies de sauvegarde, un emplacement hors site et des essais périodiques comme pratiques recommandées, et les laisse au contribuable (Rev. Proc. 97-22, section 4.03). Une fois le papier parti, une image perdue ne peut pas être remplacée; considérez donc la sauvegarde comme nécessaire.
• Accès du préparateur. Donnez à votre spécialiste de la tenue de livres ou à votre préparateur un moyen d'ouvrir les images et le grand livre qui ne dépend pas de votre propre connexion.

Que demandera l'IRS si je suis vérifié et que je tiens mes livres dans un logiciel?

Habituellement le fichier de sauvegarde du logiciel, tôt dans la vérification, plus le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur. L'IRS les demande dans une demande de documents (Information Document Request) sur le formulaire 4564 (sa liste écrite de ce qu'il veut), et indique que les vérificateurs demandent le fichier de sauvegarde dans la majorité des cas où les livres sont tenus dans un logiciel (IRS : registres de logiciels de comptabilité). Une vérification restreinte, par exemple sur un seul poste de dépense, peut ne pas l'exiger. Cette page décrit les vérifications de la division des petites entreprises et des travailleurs autonomes (Small Business/Self-Employed).

Les données du logiciel sont aussi un registre, et non seulement les images. La Publication 583 indique de conserver les registres lisibles par machine (le fichier de données du logiciel lui-même) et une description complète de la partie informatisée de votre système, et la Rev. Proc. 98-25 en fixe le détail (Publication 583). Pour une petite entreprise, cette procédure s'applique lorsque certains renseignements exigés par la loi n'existent que dans le logiciel (section 4.02). Lorsqu'elle ne s'applique pas, l'IRS précise que cela ne dispense pas de produire les livres électroniques qui existent (FAQ de l'IRS sur les registres de logiciels, Q7).

La procédure administrative ne prévoit aucune exception pour les années vérifiées, mais les registres restent importants tant qu'une vérification est ouverte (26 CFR 1.6001-1(e)). Beaucoup de propriétaires gardent le papier pour toute année ouverte ou notifiée; c'est une précaution, et non une règle de l'IRS. Le déroulement d'une vérification, et ce qui arrive si des registres manquent, sont décrits dans vérification de l'IRS d'une petite entreprise et pénalités pour défaut de tenir des registres d'entreprise.

Est-ce que d'autres organismes, prêteurs ou assureurs ont leurs propres règles sur la conservation du papier?

Oui, c'est possible. L'IRS indique de ne pas jeter de registres avant d'avoir vérifié si vous devez les garder plus longtemps à d'autres fins, et note que les assureurs et les créanciers peuvent exiger plus longtemps que l'IRS (IRS : combien de temps conserver les registres?). Cette page couvre la norme fédérale de l'impôt sur le revenu. Les agences fiscales des États, les règles de paie, les prêteurs et les assureurs fixent chacun les leurs.

Le règlement de la Californie sur la taxe de vente et la taxe d'utilisation en est un exemple. Il permet à un contribuable assujetti à cette loi de convertir les registres exigés en images de stockage seulement, y compris des fichiers PDF, et de jeter le papier si des conditions sont remplies, et il fixe un minimum de 4 ans, sauf autorisation écrite de l'État pour moins (CDTFA, règlement 1698). Les autres États diffèrent; vérifiez donc chaque État où vous avez une production à faire. La paie a ses propres délais : voir conservation des registres de paie.

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains et sont illustratifs.

Une entrepreneure indépendante teste, documente et déchiquette

Une entrepreneure indépendante photographie chaque reçu dans une appli qui enregistre l'image avec la date et le fournisseur et la lie à l'écriture de tenue de livres. Un vendredi, elle choisit 20 reçus de mois et de fournisseurs différents, retrouve chacun à l'aide de la seule recherche de l'appli, l'imprime et le compare avec le papier. Chacun montre clairement le fournisseur, la date et le total, par exemple 86,40 $ US dans un magasin de fournitures. Elle rédige une page avec la date, l'échantillon et le résultat, ajoute une note sur la façon dont elle numérise, nomme et sauvegarde les fichiers, et fixe une vérification ponctuelle mensuelle. Puis elle déchiquette le papier couvert par l'essai. Cela montre les étapes, et non que son système respecte chaque exigence. Cela dépend aussi des contrôles de l'appli, de son index et de la question de savoir si ses conditions limitent l'accès de l'IRS au système.

Une traiteuse garde le papier pâli

Les reçus de carburant d'une traiteuse s'impriment sur du papier thermique. Les photos des plus anciens sont pâlies : le total de 62 $ US est difficile à lire et la date a disparu. Elle garde le papier de ces reçus, parce que l'image ne peut pas être lue. Les reçus clairs du même lot réussissent son essai et sont déchiquetés.

Le propriétaire d'une LLC annule l'appli de reçus

Le propriétaire d'une LLC paie 30 $ US par mois pour une appli de reçus et prévoit d'arrêter. L'appli supprime les images à la fin de l'abonnement. Avec le papier déjà déchiqueté, il n'aurait plus aucun reçu, et les images pourraient être traitées comme détruites. Avant d'annuler, il exporte chaque image avec l'index et les liens vers le grand livre, ouvre un échantillon de fichiers sans l'appli et range des copies avec ses autres sauvegardes. Puis il annule.

Votre situation est différente?

• Vous êtes sur le point de déchiqueter un tiroir ou des boîtes de reçus, ou vous l'avez déjà fait et ne savez pas si les images de l'appli tiendraient : l'IRS regarde la description du système, l'index, la lisibilité des images et le lien entre chaque dépense et son image. Apportez ces éléments, quelques numérisations types (dont une pâlie) et les conditions de l'appli à l'aide en tenue de livres, avant que le papier parte si possible.
• Le papier est parti et les images sont faibles ou absentes : voir reçus perdus pour les dépenses d'entreprise. Apportez vos relevés, les copies des fournisseurs et les données de l'appli à l'aide en tenue de livres pour voir ce qui peut être appuyé.
• Les livres sont en retard ou les reçus ne sont pas triés depuis un an ou plus : voir rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un spécialiste de la tenue de livres, un associé ou un employé numérise pour l'entreprise, ou le compte de l'appli est au nom de quelqu'un d'autre : obtenez de l'aide en tenue de livres pour mettre en place un seul système, un seul dossier d'essai et une seule sauvegarde, que l'entreprise possède.
• L'IRS a envoyé une lettre ou ouvert une vérification : voir avis de l'IRS à votre entreprise et vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Vous fermez l'entreprise ou changez de logiciel : voir registres à conserver en annulant un logiciel de comptabilité.
• Vous avez aussi une entreprise canadienne, ou des reçus dans une autre devise : voir dépenses payées en devise étrangère et reçus numérisés pour l'ARC.
• Vous voulez une routine simple toute l'année, ou vous choisissez une appli : voir tenue de registres pour les travailleurs autonomes et une appli de tenue de livres pour l'annexe C.