Recibos digitalizados para o IRS: pode jogar o papel fora?

Posso guardar cópias digitais dos recibos e picotar o papel?

Uma digitalização ou foto pode substituir o recibo em papel, mas só se três condições forem atendidas antes: o seu sistema consegue encontrar, mostrar e imprimir cada recibo de forma legível (o IRS chama isso de sistema de armazenamento eletrônico); você o testou; e você tem procedimentos que o mantêm funcionando. Se faltar qualquer uma, guarde o papel. O padrão está na Publication 583 e, em detalhes, no Revenue Procedure 97-22, para o qual a Publication 583 e a página de registros automatizados do IRS ainda apontam.

Essa regra é de 1997 e fala em “sistemas de armazenamento eletrônico”, não em celulares ou aplicativos. As orientações do IRS citadas nesta página não mencionam fotos de celular nem aplicativos de recibos pelo nome. Se um aplicativo específico se enquadra depende dos fatos: como ele indexa, se cada imagem pode ser recuperada e impressa, quem controla o acesso e por quanto tempo ele guarda os arquivos.

Se o papel foi descartado e o sistema não atende às exigências, o IRS pode emitir um Notice of Inadequate Records (aviso de registros inadequados) e aplicar as multas cabíveis, inclusive a multa por imprecisão (accuracy-related penalty). As multas podem não se aplicar se os registros originais forem guardados (Revenue Procedure 97-22, seções 6.02 e 9).

O caso não é simples quando anos de papel estão para ser descartados ou já foram, quando as imagens estão somente em um aplicativo cuja assinatura pode terminar, ou quando o IRS já pediu registros.

Reúna antes: algumas digitalizações de amostra (inclua uma desbotada), os termos do aplicativo, o seu calendário de guarda, onde ficam seus backups, uma lista do que já foi picotado, por ano, e quem tem o login do aplicativo.

O que o meu sistema de digitalização precisa fazer antes de eu picotar o papel?

O Revenue Procedure 97-22, seção 4 exige que o sistema copie cada recibo de forma completa e exata e depois o indexe, armazene, preserve, recupere e reproduza de forma legível.

Os controles devem ser razoáveis, e o índice deve funcionar mais ou menos tão bem quanto um sistema razoável de arquivo em papel (seções 4.01 e 4.02). Usar um prestador de serviços não transfere a responsabilidade: o contribuinte continua respondendo pelo sistema (Revenue Procedure 97-22, seção 3.03).

O que preciso testar e anotar antes de jogar o papel fora?

Duas coisas, ambas antes de picotar: concluir o seu próprio teste, que mostra que o sistema reproduz o papel em conformidade com todas as exigências, e pôr em prática procedimentos que o mantenham em conformidade (Revenue Procedure 97-22, seção 7). O revenue procedure não define um formato de teste nem o tamanho da amostra. Anotar o que você fez é como poderá demonstrá-lo depois; isso é prática, não regra do IRS.

Capture bem primeiro (prática, não regra do IRS): fotografe o recibo inteiro, plano, com luz uniforme, os dois lados se houver texto no verso, e digitalize os recibos térmicos em poucos dias, antes que desbotem. Confira cada imagem na tela antes de passar para a próxima.

1. Descreva o sistema. Anote como cada recibo é capturado, nomeado, arquivado e ligado à escrituração, e onde é armazenado. O IRS pode pedir essa descrição.
2. Escolha uma amostra. Inclua fornecedores, meses e tipos de papel diferentes, inclusive os recibos mais finos ou mais antigos.
3. Faça o teste. Para cada item, encontre-o usando apenas o índice, exiba-o, imprima-o e compare-o com o papel. Todos os números devem ser legíveis.
4. Registre o resultado. Anote a data, quem testou, o que foi amostrado, o que passou e o que você corrigiu.
5. Defina a rotina. Digitalize até uma data fixa, faça verificações pontuais em um calendário e mantenha um backup.
6. Pique apenas o que o teste cobriu.

Se algo falhar, guarde o papel: as multas acima podem não se aplicar se os registros originais ainda forem guardados (Revenue Procedure 97-22, seção 6.02; Publication 583).

Se você já picotou papel, faça agora as etapas 2 a 4 com as imagens que tem e anote a data e o resultado. O revenue procedure permite destruir os originais depois de testar e de definir os procedimentos, então picotar antes está fora do que ele descreve, e as páginas do IRS citadas aqui não dizem como um auditor trata isso. Quando uma imagem falhar no teste, trate esse recibo como perdido: veja recibos perdidos de despesas da empresa.

Que papéis devo guardar mesmo depois de digitalizar?

Guarde qualquer recibo que a imagem não mostre de forma legível e completa. O revenue procedure lista como prática recomendada guardar o papel que está ilegível ou que não pode ser transferido de forma exata ou completa (Revenue Procedure 97-22, seção 4.03).

Um recibo que chegou por e-mail ou pelo site de um fornecedor nunca foi papel. Guarde esse arquivo no mesmo lugar indexado, legível e recuperável pelo mesmo tempo que um recibo em papel. As orientações do IRS citadas aqui não dizem para imprimi-lo.

Um extrato bancário ou de cartão, ou a importação automática de lançamentos do banco no meu aplicativo (bank feed), basta sem o recibo?

Sozinho, não. Um extrato é prova de pagamento: mostra quem foi pago, quando e quanto, não o que foi comprado nem por quê. A Publication 583 lista os extratos de contas entre os documentos de despesas, mas diz que a prova de pagamento por si só não comprova uma dedução, e que se devem guardar documentos como comprovantes de venda no cartão de crédito e faturas para mostrar que você também teve o custo (Publication 583). Um cheque compensado, sozinho, também não prova a finalidade empresarial (Publication 463).

Guarde o recibo junto com o extrato sempre que a despesa precisar de mais do que a prova de pagamento. O que um extrato deve mostrar, e as regras para despesas pequenas na Publication 463, estão em exigências do IRS para recibos.

As páginas do IRS citadas aqui não dizem que uma importação automática do banco conta como extrato. Sobre uma importação automática que não é conciliação, veja importação do banco não é conciliação. Se o recibo já se perdeu, veja recibos perdidos de despesas da empresa.

O que a imagem salva deve mostrar para a despesa se sustentar?

A imagem deve mostrar o que o papel mostrava, o suficiente para comprovar o valor pago e que foi uma despesa da empresa (Publication 583). Para despesas de viagem, presentes e carro, a Publication 463 normalmente considera adequada a prova documental que mostra o valor, a data, o local e o caráter essencial da despesa, mais uma declaração escrita da finalidade empresarial, a menos que ela fique clara pelas circunstâncias, registrada na hora ou logo depois.

A finalidade geralmente é uma anotação sua, não consta do recibo. Coloque-a na escrituração ao lado da imagem, para que cada despesa se ligue à sua prova. Nem toda despesa é submetida ao mesmo padrão, e algumas pequenas têm uma regra mais leve; o que cada tipo exige está em exigências do IRS para recibos.

Por quanto tempo guardo as imagens, e o que acontece se eu trocar ou cancelar o aplicativo?

Guarde as imagens pelo mesmo tempo que guardaria o papel. Os sistemas de armazenamento eletrônico seguem as mesmas regras de guarda que o papel original (Publication 583), e os registros devem ser guardados enquanto seu conteúdo puder ser relevante para qualquer lei tributária federal (26 CFR 1.6001-1(e)). Para a maioria dos registros de imposto de renda, isso vale até se encerrar o prazo para retificar a declaração, ou para o IRS lançar mais imposto: em geral 3 anos após a entrega (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento), e mais tempo nos casos listados (IRS: por quanto tempo devo guardar os registros?). Uma sociedade de pessoas ou corporação S também conta a partir da data de vencimento ou de entrega da declaração de cada sócio ou acionista, a que for mais tarde (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S). Todos os prazos estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Os registros de bens também podem ser guardados como imagens em conformidade, mas por mais tempo: até se encerrar o prazo do ano de uma alienação tributável. Depois de uma troca não tributável, guarde os registros do bem antigo e do bem substituto até se encerrar o prazo do ano em que você aliena o bem substituto (Publication 583). Uma imagem só serve se ainda puder ser recuperada nessa época.

Cancelar um aplicativo pode fazer os registros serem tratados como destruídos. Se você deixar de manter o hardware e o software necessários para cumprir as condições, os registros armazenados são tratados como destruídos, a menos que continuem à disposição do IRS como o revenue procedure exige (Revenue Procedure 97-22, seção 4.01). Um aplicativo que apaga as imagens quando a assinatura termina pode deixar você sem papel e sem imagens.

Antes de cancelar ou trocar:

1. Leia os termos. Veja o que acontece com os seus arquivos no cancelamento, que formatos de exportação existem e se algum termo limita o acesso a eles.
2. Exporte tudo. Leve todas as imagens, o índice (ou os nomes de arquivo que o contêm) e o vínculo de cada lançamento do livro contábil com a sua imagem.
3. Teste a exportação. Abra uma amostra dos arquivos sem o aplicativo.
4. Guarde junto com os seus backups durante todo o período de guarda.
5. Depois, cancele.

Para a escrituração em si, veja como trocar de software de contabilidade no meio do ano e registros a guardar ao cancelar o software de contabilidade.

Como organizo e faço backup dos registros digitalizados para que o IRS ou meu preparador possam acessá-los?

Dê a cada arquivo um nome que permita achá-lo sem abri-lo, ligue-o ao seu lançamento no livro contábil e guarde uma segunda cópia fora do aplicativo.

• Nomes de arquivo. Um aplicativo que anexa a imagem à transação faz isso por você. Sem um, use um padrão fixo, como data, fornecedor e valor.
• Pastas. A Publication 583 sugere organizar os documentos de apoio por ano e por tipo de receita ou despesa.
• Backups. O revenue procedure cita como práticas recomendadas a rotulagem, o armazenamento seguro, as cópias de backup, um local externo e testes periódicos, e as deixa a cargo do contribuinte (Revenue Procedure 97-22, seção 4.03). Sem o papel, uma imagem perdida não pode ser substituída, então trate o backup como necessário.
• Acesso do preparador. Dê ao seu responsável contábil ou preparador um jeito de abrir as imagens e o livro contábil que não dependa do seu login.

O que o IRS vai pedir se eu for auditado e mantiver a escrituração em um software?

Em geral, o arquivo de backup do software, logo no início da auditoria, mais o nome de usuário e a senha do administrador. O IRS pede isso em um Information Document Request no Form 4564 (a lista escrita do que ele quer), e diz que os auditores pedem o arquivo de backup na maioria dos casos em que a escrituração é mantida em software (IRS: registros de software de contabilidade eletrônico). Uma auditoria restrita, como a de uma única despesa, pode não exigi-lo. Essa página descreve as auditorias de Small Business/Self-Employed.

Os dados do software também são um registro, não só as imagens. A Publication 583 diz para guardar os registros legíveis por máquina (o arquivo de dados do próprio software) e uma descrição completa da parte computadorizada do seu sistema, e o Revenue Procedure 98-25 define os detalhes (Publication 583). Para uma empresa menor, esse procedimento se aplica quando alguma informação exigida por lei existe somente no software (seção 4.02). Quando ele não se aplica, o IRS diz que isso não dispensa de apresentar os livros eletrônicos que existem (perguntas frequentes do IRS sobre registros de software, pergunta 7).

O revenue procedure não abre exceção para os anos auditados, mas os registros continuam relevantes enquanto uma auditoria está aberta (26 CFR 1.6001-1(e)). Muitos proprietários guardam o papel de qualquer ano aberto ou notificado; isso é uma precaução, não uma regra do IRS. Como uma auditoria transcorre, e o que acontece se faltarem registros, está em auditoria do IRS em uma pequena empresa e multas por não manter os registros da empresa.

Outros órgãos, credores ou seguradoras têm regras próprias sobre guardar papel?

Sim, podem ter. O IRS diz para não descartar registros até verificar se você precisa guardá-los por mais tempo para outras finalidades, e observa que seguradoras e credores podem exigir prazos maiores que os do IRS (IRS: por quanto tempo devo guardar os registros?). Esta página trata do padrão do imposto de renda federal. Os órgãos de impostos dos estados, as regras da folha de pagamento, os credores e as seguradoras definem cada um as suas.

A regulamentação do imposto sobre vendas e de uso da Califórnia é um exemplo. Ela permite que um contribuinte sujeito a essa lei converta os registros exigidos em imagens somente para armazenamento, inclusive arquivos PDF, e descarte o papel se as condições forem atendidas, e fixa um mínimo de 4 anos, a menos que o estado autorize menos por escrito (CDTFA Regulation 1698). Outros estados são diferentes, então confira cada estado em que você tem declarações a entregar. A folha de pagamento tem prazos próprios: veja guarda dos registros da folha de pagamento.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Uma prestadora de serviços da construção testa, documenta e pica o papel

Uma prestadora de serviços da construção fotografa cada recibo em um aplicativo que salva a imagem com a data e o fornecedor e a liga ao lançamento da escrituração. Numa sexta-feira, ela escolhe 20 recibos de meses e fornecedores diferentes, encontra cada um usando apenas a busca do aplicativo, imprime e compara com o papel. Cada um mostra com clareza o fornecedor, a data e o total, por exemplo US$86,40 em uma loja de materiais. Ela escreve uma página com a data, a amostra e o resultado, acrescenta uma nota sobre como digitaliza, nomeia e faz backup dos arquivos e define uma verificação pontual mensal. Depois pica o papel que o teste cobriu. Isso mostra as etapas, não que o sistema dela atenda a todas as exigências. Isso também depende dos controles do aplicativo, do índice e de os termos dele limitarem ou não o acesso do IRS ao sistema.

Uma empresa de buffet mantém o papel desbotado

Os recibos de combustível de uma empresa de buffet são impressos em papel térmico. As fotos dos mais antigos saíram desbotadas: o total de US$62 mal se lê e a data sumiu. A proprietária guarda o papel desses recibos, porque a imagem não pode ser lida. Os recibos nítidos do mesmo lote passam no teste dela e são picotados.

O proprietário de uma LLC cancela o aplicativo de recibos

O proprietário de uma LLC paga US$30 por mês por um aplicativo de recibos e planeja parar. O aplicativo apaga as imagens quando a assinatura termina. Com o papel já picotado, ele ficaria sem recibos, e as imagens poderiam ser tratadas como destruídas. Antes de cancelar, ele exporta todas as imagens com o índice e os vínculos com o livro contábil, abre uma amostra dos arquivos sem o aplicativo e guarda cópias junto com os outros backups. Depois cancela.

E no seu caso?

• Você está para picotar uma gaveta ou caixas de recibos, ou já picotou e não sabe se as imagens do aplicativo seriam aceitas: o IRS olha a descrição do sistema, o índice, a legibilidade das imagens e o vínculo de cada despesa com a sua imagem. Leve esses itens, algumas digitalizações de amostra (inclua uma desbotada) e os termos do aplicativo para a ajuda com escrituração contábil, antes de o papel sumir, se possível.
• O papel sumiu e as imagens são fracas ou não existem: veja recibos perdidos de despesas da empresa. Leve seus extratos, as cópias dos fornecedores e os dados do aplicativo para a ajuda com escrituração contábil para ver o que dá para comprovar.
• A escrituração está atrasada ou os recibos estão sem separar há um ano ou mais: veja como atualizar a escrituração atrasada e peça ajuda com escrituração contábil.
• Um responsável contábil, sócio ou funcionário digitaliza para a empresa, ou a conta do aplicativo está no nome de outra pessoa: peça ajuda com escrituração contábil para montar um só sistema, um só registro de teste e um só backup que pertençam à empresa.
• O IRS enviou uma carta ou abriu uma auditoria: veja um aviso do IRS para a sua empresa e auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Você está encerrando a empresa ou trocando de software: veja registros a guardar ao cancelar o software de contabilidade.
• Você também tem um negócio no Canadá, ou recibos em outra moeda: veja despesas pagas em moeda estrangeira e recibos digitalizados para a CRA.
• Você quer uma rotina simples para o ano todo, ou está escolhendo um aplicativo: veja manutenção de registros para autônomos e aplicativo de escrituração para o Schedule C.