Recibos escaneados para el IRS: ¿puede triturar el papel?

¿Puedo guardar copias digitales de los recibos y triturar el papel?

Un escaneo o una foto puede reemplazar el recibo en papel, pero solo si antes se cumplen tres condiciones: su sistema puede encontrar, mostrar e imprimir cada recibo de forma legible (el IRS lo llama sistema de almacenamiento electrónico); usted lo ha probado; y tiene procedimientos que lo mantienen funcionando. Si falta alguna, conserve el papel. La norma está en la Publication 583 y, en detalle, en el Revenue Procedure 97-22 (procedimiento oficial del IRS sobre registros electrónicos), al que la Publication 583 y la página del IRS sobre registros automatizados todavía remiten.

Esa regla es de 1997 y habla de «sistemas de almacenamiento electrónico», no de teléfonos ni aplicaciones. La guía del IRS citada en esta página no menciona por nombre las fotos del teléfono ni las aplicaciones de recibos. Que una aplicación en particular califique depende de sus características: cómo indexa, si cada imagen se puede recuperar e imprimir, quién controla el acceso y cuánto tiempo guarda los archivos.

Si el papel ya no existe y el sistema no cumple, el IRS puede emitir un Notice of Inadequate Records (aviso de registros inadecuados) y aplicar las multas que correspondan, incluida la multa por inexactitud. Es posible que las multas no se apliquen si se conservan los registros originales (Revenue Procedure 97-22, secciones 6.02 y 9).

Un caso no es sencillo cuando años de papel están por desecharse o ya se desecharon, cuando las imágenes están solo en una aplicación cuya suscripción podría terminar, o cuando el IRS ya pidió registros.

Reúna primero: unos cuantos escaneos de muestra (incluya uno desvanecido), los términos de la aplicación, su calendario de conservación, dónde están sus copias de respaldo, una lista de lo que ya se trituró por año y quién tiene el acceso a la aplicación.

¿Qué debe cumplir mi sistema de escaneo antes de que triture el papel?

El Revenue Procedure 97-22, sección 4 exige que el sistema copie cada recibo de forma completa y exacta, y luego lo indexe, almacene, conserve, recupere y reproduzca en forma legible.

Los controles deben ser razonables, y el índice debe funcionar casi tan bien como un sistema de archivo en papel razonable (secciones 4.01 y 4.02). Usar un proveedor de servicios no traslada la responsabilidad: el contribuyente sigue respondiendo por el sistema (Revenue Procedure 97-22, sección 3.03).

¿Qué debo probar y dejar por escrito antes de tirar el papel?

Dos cosas, ambas antes de triturar: terminar sus propias pruebas, que muestren que el sistema reproduce el papel cumpliendo todos los requisitos, y establecer procedimientos que lo mantengan en cumplimiento (Revenue Procedure 97-22, sección 7). El Revenue Procedure no fija un formato de prueba ni un tamaño de muestra. Dejar por escrito lo que hizo es la forma de poder demostrarlo después; esa parte es práctica recomendada, no una regla del IRS.

Primero capture bien (práctica recomendada, no una regla del IRS): fotografíe todo el recibo sobre una superficie plana, con luz pareja, por ambos lados si hay texto impreso atrás, y escanee los recibos térmicos en pocos días, antes de que se desvanezcan. Revise cada imagen en pantalla antes de pasar a la siguiente.

1. Describa el sistema. Anote cómo se captura, nombra, archiva y vincula con los libros cada recibo, y dónde se guarda. El IRS puede pedir esta descripción.
2. Elija una muestra. Incluya distintos proveedores, meses y tipos de papel, entre ellos sus recibos más delgados o más antiguos.
3. Haga la prueba. Con cada recibo, encuéntrelo usando solo el índice, muéstrelo, imprímalo y compárelo con el papel. Todos los números deben poder leerse.
4. Registre el resultado. Anote la fecha, quién hizo la prueba, qué se tomó como muestra, qué pasó la prueba y qué corrigió.
5. Defina la rutina. Escanee antes de una fecha fija, revise por muestreo según un calendario y mantenga una copia de respaldo.
6. Triture solo lo que cubrió la prueba.

Si algo falla, conserve el papel: es posible que las multas mencionadas arriba no se apliquen si se siguen conservando los registros originales (Revenue Procedure 97-22, sección 6.02; Publication 583).

Si ya trituró papel, haga ahora los pasos 2 a 4 con las imágenes que tiene y anote la fecha y el resultado. El Revenue Procedure permite destruir los originales después de probar y de establecer los procedimientos, por lo que triturar primero queda fuera de lo que describe, y las páginas del IRS citadas aquí no dicen cómo lo trata un auditor. Si una imagen no pasa la prueba, trate ese recibo como perdido: vea recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Qué papel debo conservar incluso después de escanear?

Conserve todo recibo que la imagen no muestre de forma legible y completa. El Revenue Procedure incluye entre las prácticas recomendadas conservar el papel que es ilegible o que no se pudo transferir de forma exacta o completa (Revenue Procedure 97-22, sección 4.03).

Un recibo que llegó por correo electrónico o desde el sitio de un proveedor nunca fue papel. Guarde ese archivo en el mismo lugar indexado, legible y recuperable durante el mismo tiempo que un recibo en papel. La guía del IRS citada aquí no dice que haya que imprimirlo.

¿Basta un estado de cuenta bancario o de tarjeta, o la conexión bancaria de mi aplicación, sin el recibo?

No por sí solo. Un estado de cuenta es comprobante de pago: muestra a quién se pagó, cuándo y cuánto, no qué se compró ni por qué. La Publication 583 enumera los estados de cuenta entre los documentos de gastos, pero dice que el comprobante de pago por sí solo no establece una deducción, y que se deben conservar documentos como los comprobantes de venta de tarjeta de crédito y las facturas para mostrar que también se incurrió en el costo (Publication 583). Un cheque cancelado tampoco prueba por sí solo el propósito comercial (Publication 463).

Conserve el recibo junto con el estado de cuenta siempre que el gasto necesite algo más que el comprobante de pago. Lo que debe mostrar un estado de cuenta y las reglas para gastos pequeños de la Publication 463 están en requisitos de recibos del IRS.

Las páginas del IRS citadas aquí no dicen que una conexión bancaria cuente como estado de cuenta. Para una conexión que no es una conciliación, vea las conexiones bancarias no son una conciliación. Si el recibo ya se perdió, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Qué debe mostrar la imagen guardada para que el gasto se sostenga?

La imagen debe mostrar lo que mostraba el papel, lo suficiente para probar el monto pagado y que fue un gasto del negocio (Publication 583). Para gastos de viaje, regalos y automóvil, la Publication 463 normalmente considera adecuada la prueba documental cuando muestra el monto, la fecha, el lugar y el carácter esencial del gasto, más una declaración escrita del propósito comercial, salvo que se desprenda con claridad de las circunstancias, registrada en el momento o poco después.

El propósito suele ser su nota, no el recibo. Anótelo en los libros junto a la imagen, para que cada gasto quede vinculado a su comprobante. No todos los gastos se exigen con la misma norma, y algunos pequeños tienen una regla más ligera; lo que necesita cada tipo está en requisitos de recibos del IRS.

¿Cuánto tiempo conservo las imágenes y qué pasa si cambio o cancelo la aplicación?

Conserve las imágenes el mismo tiempo que conservaría el papel. Los sistemas de almacenamiento electrónico tienen las mismas reglas de conservación que el papel original (Publication 583), y los registros deben conservarse mientras su contenido pueda ser relevante para cualquier ley tributaria federal (26 CFR 1.6001-1(e)). Para la mayoría de los registros del impuesto sobre la renta, eso es hasta que se cierra el plazo para enmendar la declaración o para que el IRS determine más impuesto: por lo general 3 años después de presentarla (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en su fecha de vencimiento), y más tiempo en los casos enumerados (IRS: ¿cuánto tiempo debo conservar los registros?). Una sociedad de personas o una corporación S también cuenta desde la fecha en que vence o se presenta la declaración de cada socio o accionista, la que sea posterior (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S). Cada plazo está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Los registros de bienes también se pueden conservar como imágenes que cumplan los requisitos, pero por más tiempo: hasta que se cierra el plazo del año de una disposición gravable. Después de un canje no gravable, conserve los registros del bien anterior y del bien de reemplazo hasta que se cierre el plazo del año en que disponga del bien de reemplazo (Publication 583). Una imagen sirve solo si todavía se puede recuperar entonces.

Cancelar una aplicación puede hacer que los registros se traten como destruidos. Si deja de mantener el hardware y el software necesarios para cumplir las condiciones, los registros almacenados se tratan como destruidos, salvo que sigan a disposición del IRS como exige el Revenue Procedure (Revenue Procedure 97-22, sección 4.01). Una aplicación que borra las imágenes cuando termina la suscripción puede dejarlo sin papel y sin imágenes.

Antes de cancelar o cambiar:

1. Lea los términos. Revise qué pasa con sus archivos al cancelar, qué formatos de exportación existen y si algún término limita el acceso a ellos.
2. Exporte todo. Lleve cada imagen, el índice (o los nombres de archivo que lo contienen) y el vínculo de cada asiento del libro con su imagen.
3. Pruebe la exportación. Abra una muestra de archivos sin la aplicación.
4. Guárdela con sus copias de respaldo durante todo el período de conservación.
5. Después cancele.

Para los libros en sí, vea cómo cambiar de software contable a mitad de año y registros que debe conservar al cancelar el software contable.

¿Cómo organizo y respaldo los registros escaneados para que el IRS o mi preparador puedan acceder a ellos?

Ponga a cada archivo un nombre que permita encontrarlo sin abrirlo, vincúlelo con su asiento del libro y guarde una segunda copia fuera de la aplicación.

• Nombres de archivo. Una aplicación que adjunta la imagen a la transacción hace esto por usted. Sin una, use un patrón fijo, como fecha, proveedor y monto.
• Carpetas. La Publication 583 sugiere organizar los documentos de respaldo por año y por tipo de ingreso o gasto.
• Copias de respaldo. El Revenue Procedure menciona como prácticas recomendadas el etiquetado, el almacenamiento seguro, las copias de respaldo, un lugar fuera de las instalaciones y las pruebas periódicas, y las deja a cargo del contribuyente (Revenue Procedure 97-22, sección 4.03). Sin el papel, una imagen perdida no se puede reemplazar, así que considere necesaria una copia de respaldo.
• Acceso del preparador. Dé a su responsable contable o preparador una forma de abrir las imágenes y el libro que no dependa de su inicio de sesión.

¿Qué pedirá el IRS si me auditan y llevo mis libros en un software?

Por lo general, el archivo de respaldo del software, al inicio de la auditoría, más el nombre de usuario y la contraseña del administrador. El IRS los pide en una Information Document Request en el Form 4564 (su lista escrita de lo que quiere), y dice que los auditores piden el archivo de respaldo en la mayoría de los casos en que los libros se llevan en un software (IRS: registros de software de contabilidad electrónico). Una auditoría limitada, como la de un solo gasto, puede no requerirlo. Esa página describe las auditorías de Small Business/Self-Employed.

Los datos del software también son un registro, no solo las imágenes. La Publication 583 indica conservar los registros legibles por máquina (el propio archivo de datos del software) y una descripción completa de la parte computarizada de su sistema, y el Revenue Procedure 98-25 fija el detalle (Publication 583). Para un negocio más pequeño, ese procedimiento se aplica cuando parte de la información que exige la ley existe solo en el software (sección 4.02). Donde no se aplica, el IRS dice que eso no exime de presentar los libros electrónicos que existen (preguntas frecuentes del IRS sobre registros de software, P7).

El Revenue Procedure no exceptúa los años auditados, pero los registros siguen siendo relevantes mientras una auditoría esté abierta (26 CFR 1.6001-1(e)). Muchos propietarios conservan el papel de todo año abierto o notificado; eso es una precaución, no una regla del IRS. Cómo se desarrolla una auditoría y qué pasa si faltan registros está en una auditoría del IRS a un negocio pequeño y multas por no llevar registros del negocio.

¿Otras agencias, prestamistas o aseguradoras tienen sus propias reglas sobre conservar el papel?

Sí, pueden tenerlas. El IRS indica no desechar registros hasta verificar si hay que conservarlos más tiempo por otros motivos, y señala que las aseguradoras y los acreedores pueden exigir más tiempo que el IRS (IRS: ¿cuánto tiempo debo conservar los registros?). Esta página trata la norma federal del impuesto sobre la renta. Las autoridades tributarias estatales, las reglas de nómina, los prestamistas y las aseguradoras fijan cada uno las suyas.

El reglamento del impuesto sobre las ventas y el uso de California es un ejemplo. Permite que un contribuyente sujeto a esa ley convierta los registros exigidos en imágenes de solo almacenamiento, incluidos archivos PDF, y deseche el papel si se cumplen ciertas condiciones, y fija un mínimo de 4 años salvo que el estado autorice menos por escrito (CDTFA Regulation 1698). Otros estados son distintos, así que revise cada estado donde presente declaraciones. La nómina tiene sus propios plazos: vea conservación de los registros de nómina.

Ejemplo

Todos los montos están en dólares estadounidenses y son ilustrativos.

Una contratista prueba, documenta y tritura

Una contratista fotografía cada recibo en una aplicación que guarda la imagen con la fecha y el proveedor y la vincula con el asiento de contabilidad. Un viernes elige 20 recibos de distintos meses y proveedores, encuentra cada uno usando solo la búsqueda de la aplicación, lo imprime y lo compara con el papel. Cada uno muestra con claridad el proveedor, la fecha y el total, por ejemplo US$86.40 en una tienda de suministros. Escribe una página con la fecha, la muestra y el resultado, agrega una nota sobre cómo escanea, nombra y respalda los archivos, y fija una revisión por muestreo mensual. Luego tritura el papel que cubrió la prueba. Esto muestra los pasos, no que su sistema cumpla todos los requisitos. Eso también depende de los controles de la aplicación, de su índice y de si sus términos limitan el acceso del IRS al sistema.

Un servicio de catering conserva el papel desvanecido

Los recibos de combustible de un servicio de catering se imprimen en papel térmico. Las fotos de los más antiguos salieron desvanecidas: el total de US$62 casi no se lee y la fecha desapareció. Conserva el papel de esos recibos, porque la imagen no se puede leer. Los que se ven claros en el mismo lote pasan su prueba y se trituran.

El dueño de una LLC cancela la aplicación de recibos

El dueño de una LLC paga US$30 al mes por una aplicación de recibos y planea dejarla. La aplicación borra las imágenes cuando termina la suscripción. Con el papel ya triturado, no tendría recibos, y las imágenes podrían tratarse como destruidas. Antes de cancelar, exporta cada imagen con el índice y los vínculos con el libro, abre una muestra de los archivos sin la aplicación y guarda copias con sus otras copias de respaldo. Después cancela.

¿Es distinto en su caso?

• Está por triturar un cajón o cajas de recibos, o ya lo hizo y no sabe si las imágenes de la aplicación resistirían: el IRS revisa la descripción del sistema, el índice, la legibilidad de las imágenes y el vínculo de cada gasto con su imagen. Lleve eso, unos escaneos de muestra (incluya uno desvanecido) y los términos de la aplicación a ayuda con la contabilidad, antes de que el papel se vaya si es posible.
• El papel ya no existe y las imágenes son débiles o faltan: vea recibos perdidos de gastos del negocio. Lleve sus estados de cuenta, las copias de los proveedores y los datos de la aplicación a ayuda con la contabilidad para ver qué se puede respaldar.
• Los libros están atrasados o los recibos llevan un año o más sin ordenar: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y busque ayuda con la contabilidad.
• Un responsable contable, un socio o un empleado escanea para el negocio, o la cuenta de la aplicación está a nombre de otra persona: busque ayuda con la contabilidad para configurar un solo sistema, un solo registro de pruebas y una sola copia de respaldo que pertenezcan al negocio.
• El IRS envió una carta o abrió una auditoría: vea un aviso del IRS a su negocio y una auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Está cerrando el negocio o cambiando de software: vea registros que debe conservar al cancelar el software contable.
• También tiene un negocio en Canadá, o recibos en otra moneda: vea gastos pagados en moneda extranjera y recibos escaneados para la CRA.
• Quiere una rutina sencilla durante todo el año, o está eligiendo una aplicación: vea llevar registros siendo trabajador independiente y una aplicación de contabilidad para el Schedule C.