ما يحتاجه مسؤول مسك الدفاتر منك كل شهر

هل يتوقع مسؤول مسك الدفاتر مني تصنيف المصروفات، أم أن هذا من عمله؟

تحدد من يصنّف المصروفات، المالك أم مسؤول مسك الدفاتر، شروط نطاق العمل المكتوب لا قانون الضرائب. فالقانون يشترط سجلات تدعم الإقرار ولا يحدد صيغة معينة إلا في حالات قليلة، لذلك يستطيع أنت أو مسؤول مسك الدفاتر التصنيف ما دامت الدفاتر تُظهر الدخل والمصروفات بوضوح (المنشور 583؛ IRS: حفظ السجلات). أما ما لا يستطيع أي مسؤول مسك دفاتر تقديمه فهو ما يوجد لديك وحدك: لماذا دفعت، ومن قابلت، وما كان الإيداع.

تقسيم عملي: يصنّف مسؤول مسك الدفاتر ما يظهره الربط المصرفي وبطاقات الائتمان ويسألك عن الباقي؛ وأنت تجيب وترسل ما ينقص وتحتفظ بالسجلات. دوّن ذلك كتابةً، وإلا عاد العمل إليك.

الحالة ليست بسيطة عندما تتراكم الأسئلة وما زلت تصنّف في عطلات الأسبوع، أو عندما تتأخر الدفاتر عن الإقرار، أو عند وجود رواتب أو مدفوعات لمقاولين، أو عندما يشترك المال الشخصي والتجاري في حساب واحد، أو عندما يتعامل النشاط بالنقد. وإذا انطبق عليك أول أمرين، فدوّن التقسيم كتابةً وتوقع أن تحتاج الأشهر المتأخرة إلى استكمال أولًا. وتُغطى كل حالة أدناه.

اجمع أولًا: كشوف كل حساب مصرفي وبطاقة (ما لم يستطع مسؤول مسك الدفاتر تنزيلها)، والإيصالات والملاحظات للمدفوعات غير الواضحة، وفواتير العملاء غير المسددة وفواتير الموردين، وتقارير الرواتب، والنماذج ⁦W-9⁩ من المقاولين الأمريكيين، وكشوف القروض، وإجاباتك عن الأسئلة المفتوحة.

ما الذي يحتاجه مسؤول مسك الدفاتر مني كل شهر؟

يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى ما لا يستطيع الربط المصرفي إظهاره. أرسله دفعة واحدة بعد إقفال كشوف الحساب، لا بندًا بندًا.

لمعرفة ما يسلّمه مسؤول مسك الدفاتر إليك كل شهر، راجع ما تشمله خدمة مسك الدفاتر الشهرية.

هل ما زلت أحتاج إلى الإيصالات إذا كان الربط المصرفي متصلًا؟

غالبًا نعم: فالربط المصرفي أو ربط البطاقة لا يبين ما اشتراه المال، لذلك يلزم إيصال أو ملاحظة كلما ترك كشف الحساب ذلك مفتوحًا. ويقول المنشور 583 إن إثبات الدفع وحده لا يؤسس لخصم ضريبي، ويطلب منك الاحتفاظ بمستندات مثل إيصالات بطاقات الائتمان والفواتير لإثبات أنك تحملت التكلفة (المنشور 583). ويقول IRS إن المستندات الداعمة ينبغي أن تحدد الجهة المدفوع لها والمبلغ المدفوع وإثبات الدفع والتاريخ ووصف السلعة أو الخدمة بما يُظهر أنها مصروف تجاري (IRS: نوع السجلات). ويغطي الربط المصرفي الأربعة الأولى، لا الأخير.

للسفر والهدايا وتكاليف السيارة قواعد إضافية. يلزم عادةً إيصال أو إثبات مماثل للإقامة الفندقية ولأي نفقة أخرى من هذا النوع قيمتها 75 دولارًا أو أكثر (ويُستثنى من ذلك تكلفة النقل حين لا يتوفر إيصال بسهولة)، إضافة عادةً إلى بيان مكتوب بالغرض التجاري يُسجَّل وقت النفقة أو قريبًا منه. والمبالغ التي تقدّرها تقريبًا لا يجوز خصمها (المنشور 463). ولا تضع صفحات IRS عن السجلات التجارية العامة حدًا بالدولار للنفقات الأخرى.

اطلب من مسؤول مسك الدفاتر أن يحدد في نطاق العمل المبلغ بالدولار الذي يحتاج فوقه إلى إيصال. ولنظام بسيط، راجع حفظ السجلات للعاملين لحسابهم الخاص؛ ولما يُظهره الإيصال الصحيح، متطلبات إيصالات IRS؛ وللإيصالات المفقودة، الإيصالات المفقودة.

أي الحسابات والبطاقات وتطبيقات الدفع يجب أن يطلع عليها مسؤول مسك الدفاتر؟

يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى الاطلاع على كل حساب يدخل إليه مال النشاط التجاري أو يخرج منه، بما في ذلك أي حساب شخصي أو بطاقة شخصية دفعت يومًا تكلفة تجارية. ويقول المنشور 583 إن السجلات ينبغي أن تحدد مصدر المقبوضات، وهو ما تحتاجه للفصل بين المال التجاري وغير التجاري، والدخل الخاضع للضريبة وغير الخاضع (المنشور 583). والحساب الذي لا يراه مسؤول مسك الدفاتر يتحول إلى دخل مفقود أو مصروفات مفقودة.

• حسابات النشاط التجاري الجارية وحسابات الادخار، وبطاقات الائتمان التجارية.
• أي حساب شخصي أو بطاقة شخصية تلقّت دخلًا تجاريًا أو دفعت تكلفة تجارية.
• تطبيقات الدفع ومعالجات البطاقات والمنصات. قد يكون الإيداع مبلغًا صافيًا، لذلك يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى تقرير الدفعات الذي وراءه؛ راجع مطابقة المبيعات والدفعات.
• كشوف القروض وخطوط الائتمان، وتقارير مزوّد خدمة الرواتب.
• الحسابات في الخارج وتطبيقات الدفع في بلد آخر التي استقبلت أو دفعت مال النشاط التجاري.

الاطلاع على الحساب ليس كتحريك المال منه؛ راجع منح مسؤول مسك الدفاتر حق الوصول إلى حساباتك.

هناك أمران يستحق أن يبقيا بيدك. الأول: صلاحيات المسؤول (administrator) على ملف المحاسبة؛ ففي الفحص يقول IRS إنه يطلب مبكرًا ملف النسخة الاحتياطية لبرنامج المحاسبة واسم مستخدم المسؤول وكلمة مروره (IRS: سجلات برامج المحاسبة الإلكترونية). والثاني، إذا كنت تستخدم مزوّد خدمة رواتب: دخولك الخاص إلى نظام سداد الضرائب الفيدرالي الإلكتروني (EFTPS) التابع لـ IRS للتحقق من أن الإيداعات تمت، وعنوان IRS المسجّل باسم النشاط التجاري لا باسم المزوّد (IRS: إسناد مهام الرواتب). أما منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (CPEO) فتودع برقمها هي، لذلك لا يرى عملاؤها تلك الإيداعات في EFTPS؛ اطلب منها إثبات الدفع (IRS: عملاء CPEO).

ما سرعة ردّي على أسئلة مسؤول مسك الدفاتر، وماذا يحدث إن لم أرد؟

مهلة ثابتة للرد، مكتوبة في نطاق العمل كعدد من أيام العمل بعد إقفال كل كشف حساب، تمنع تراكم الأسئلة. لا توجد قاعدة ضريبية تحدد مدة للرد، لكن المواعيد الضريبية لا تنتظر سؤالًا مفتوحًا. وهذه المواعيد تقع على النشاط التجاري أيًّا كان نطاق العمل، لذلك يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى البنود المذكورة قبلها.

الموعد الذي يصادف عطلة أسبوع أو عطلة رسمية ينتقل إلى يوم العمل التالي، ويجوز لمن يقدم النموذج 941 وأودع في مواعيده كاملًا أن يقدمه في موعد أقصاه اليوم الـ10 من الشهر الثاني بعد انتهاء الربع (تعليمات النموذج 941). وتودع كشوف الرواتب الأكبر أبكر؛ ويتوقف الجدول على إجماليات ضرائب الرواتب السابقة (المنشور 15). أما مواعيد ضرائب الرواتب والمبيعات في الولايات فمنفصلة وغير مشمولة هنا.

للأسئلة غير المجابة ثلاث تكاليف. تبقى الدفاتر ناقصة، فتكون التقارير التي تعتمد عليها غير دقيقة. والمصروف الذي لا تستطيع تفسيره قد لا يكون مدعومًا، لأنه يجب أن تكون قادرًا على إثبات عناصر معينة من المصروف لتخصمه (IRS: عبء الإثبات). والذاكرة تضعف: فالمنشور 463 يقول إن السجل المدوَّن وقت الحدث أقوى قيمة من سجل يُعدّ لاحقًا حين يضعف التذكر.

وعمليًا، تبقى المدفوعات غير المجابة غالبًا في حساب غير مصنّف ويظل الشهر مفتوحًا. اتفق في نطاق العمل على ما يفعله مسؤول مسك الدفاتر عند انتهاء المهلة؛ راجع المصروفات غير المصنفة قبل موسم الضرائب.

ما معلومات الرواتب والمقاولين التي يجب أن أقدّمها لمسؤول مسك الدفاتر؟

يحتاج مسؤول مسك الدفاتر إلى تقارير الرواتب لكل تاريخ دفع، وتأكيدات إيداع الضرائب، ونسخ الإقرارات المقدَّمة. ولكل مقاول من الأشخاص الأمريكيين (US person) يحتاج إلى النموذج ⁦W-9⁩، والأفضل جمعه قبل أول دفعة، وإلى ملاحظة عن كيفية دفع المقاول.

الرواتب. يقول المنشور 15 أن تحتفظ بسجلات ضرائب التوظيف لمدة لا تقل عن أربع سنوات؛ وتحسب اللائحة هذه المدة من الأحدث بين موعد استحقاق الضريبة وتاريخ سدادها (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(2)⁩). وتشمل مبالغ وتواريخ دفع الأجور، والإكراميات التي أبلغك بها الموظفون، وتواريخ ومبالغ إيداعات الضرائب مع أرقام إشعاراتها، ونسخ الإقرارات المقدَّمة مع أرقام التأكيد، والنماذج ⁦W-4⁩ للموظفين (المنشور 15؛ IRS: حفظ سجلات ضرائب التوظيف). ولمعرفة كيف يُسجَّل تشغيل الرواتب، راجع قيود اليومية للرواتب.

المقاولون. النموذج ⁦W-9⁩ هو الطريقة التي يحصل بها الدافع على اسم المستفيد ورقم التعريف الضريبي الخاص به؛ وقد لا يقدّمه شخص أجنبي، ويستخدم بدلًا منه النموذج ⁦W-8⁩ أو النموذج 8233 (IRS: تعليمات طالب ⁦W-9⁩). والأفضل جمع النموذج ⁦W-9⁩ قبل أول دفعة لأن الدافع يجب عليه عادةً أن يستقطع ⁦24%⁩ من مدفوعات معينة، ومنها تعويض غير الموظفين، إذا لم يقدّم المستفيد رقمًا صحيحًا (المنشور 15). ويحتاج مسؤول مسك الدفاتر أيضًا إلى إجمالي ما دُفع لكل مقاول في السنة وكيف دُفع له. أما المدفوعات بالبطاقة الائتمانية أو عبر شبكة دفع طرف ثالث فتبلّغ عنها شركة الدفع في النموذج ⁦1099-K⁩ لا في النموذج ⁦1099-NEC⁩ (IRS: تعليمات ⁦1099-MISC⁩ و⁦1099-NEC⁩).

لمعرفة من يتلقى نموذجًا، بما في ذلك المدفوعات للشركات، راجع المقاولون الذين يتلقون نموذجًا ضريبيًا؛ وللمقاول الذي يرفض تقديم رقم، جمع الأرقام الضريبية من المقاولين؛ وللمقاول الأجنبي، الدفع للمقاولين في الخارج.

ما الذي يبقى من مسؤوليتي حتى لو كان غيري يمسك الدفاتر؟

السجلات والإقرار وضرائب الرواتب تبقى على النشاط التجاري لا على مسؤول مسك الدفاتر. يؤدي مسؤول مسك الدفاتر العمل؛ أما الواجب فلا ينتقل.

• السجلات. يقول IRS إن دافعي الضرائب يعدّون إقراراتهم بأنفسهم ويتحملون مسؤولية الاحتفاظ بدفاترهم وسجلاتهم (IRS: سجلات برامج المحاسبة الإلكترونية). واستخدام طرف ثالث لتقديم خدمات الحفظ أو الإدارة لسجلات الحاسوب لا يعفي دافع الضرائب من التزامات حفظ سجلاته (Revenue Procedure 98-25).
• الإقرار. يوقّع معدّ الإقرارات على الإقرار، لكنك تظل مسؤولًا عن دقة كل بند فيه (IRS الموضوع الضريبي 254).
• ضرائب الرواتب. صاحب العمل مسؤول عادةً عن الإقرارات والإيداعات حتى عندما يتولاها طرف ثالث، ويبقى مسؤولًا إذا قصّر الطرف الثالث. ومع منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة، تُعامل المنظمة عادةً كصاحب العمل عن الأجور التي تدفعها، لكن النشاط التجاري قد يكون مسؤولًا أيضًا عن ضرائب التوظيف على بعض أولئك الموظفين (المنشور 15؛ IRS: إسناد مهام الرواتب).

وما إذا كان خطأ مسؤول مسك الدفاتر ينقل أي تكلفة مسألة منفصلة؛ راجع أخطاء مسؤول مسك الدفاتر ومن يدفع الغرامات. وللتحقق من العمل، راجع التحقق من عمل مسؤول مسك الدفاتر.

كيف أتوقف عن خلط الإنفاق الشخصي بالتجاري؟

يبدأ التوقف عن الخلط بحساب جارٍ تجاري منفصل. يقول المنشور 583 أن تفتح حسابًا منفصلًا عن حسابك الشخصي، وتستخدمه للأغراض التجارية فقط، وتودع فيه كل المقبوضات اليومية (المنشور 583).

• يستخدم كثير من المالكين بطاقة تجارية واحدة ويُبعدون عنها المدفوعات الشخصية.
• عندما تدفع تكلفة تجارية من أموالك الشخصية، أرسل الإيصال واذكر ذلك، ليتمكن النشاط التجاري من سدادها لك. راجع المصروفات التجارية على بطاقة ائتمان شخصية.
• أخبر مسؤول مسك الدفاتر هل كل تحويل قرض أم مال وضعته أم مال سحبته. ويقول المنشور 583 أن تدوّن مصدر الإيداع وألا تحرر شيكات لأمر نفسك إلا للسحوبات الشخصية.
• تجنّب الشيكات المحررة باسم «cash». وإذا دفعت نقدًا ولم تستطع الحصول على إيصال، فيقول المنشور 583 أن تشرح الدفعة في سجلاتك وقت حدوثها.

المال الذي اختلط بالفعل مهمة تنظيف: راجع إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية.

كيف أستعيد أمسياتي: ما الذي أسلّمه وماذا أكتب في نطاق العمل؟

يستطيع المالك تسليم عمل مسك الدفاتر المتكرر والاحتفاظ بالقرارات: الإجابة عن الأسئلة وتقديم المستندات والموافقة على المدفوعات. ثم حدّد الشروط كتابةً، إضافة إلى بند الإيصالات أعلاه:

للصياغة، راجع ما ينبغي أن يقوله خطاب التعاقد لمسك الدفاتر وأسئلة تُطرح قبل توظيف مسؤول مسك دفاتر. وعلى المطعم أو النشاط النقدي أن يسأل أيضًا كيف تُسجَّل المبيعات اليومية؛ راجع تسجيل المبيعات اليومية.

ماذا لو كنت الزوج أو الزوجة أو الشريك الذي يمسك دفاتر نشاط عائلي وأريد التوقف؟

يستطيع الزوج أو الزوجة أو الشريك الذي يمسك دفاتر نشاط عائلي تسليمها لغيره، لكن المسؤولية تبقى على المالكين.

1. اذكر ما تفعله كل شهر، بما في ذلك المهام التي لم يكلفك بها أحد، مثل مطاردة الإيصالات ودفع الفواتير. تصبح هذه القائمة نطاق العمل.
2. انقل العمل المتكرر إلى مسؤول مسك الدفاتر. واترك للمالكين القرارات التي لا يتخذها إلا المالكون.
3. امنح مسؤول مسك الدفاتر حق الوصول، وآخر إقرار قُدِّم، وآخر شهر أنت متأكد من صحته. راجع الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.
4. يحتفظ بعض الأزواج والزوجات بوصولهم الخاص إلى أن يسوّي مسؤول مسك الدفاتر الجديد حسابات الشهر الأول.

إذا كان لدى النشاط التجاري موظفون، فتحقق من الرواتب قبل أن تتنحى. فبموجب المادة 6672، تبلغ غرامة استرداد ضريبة الأمانة ⁦100%⁩ من الضريبة المستقطعة غير المسددة، وقد تُفرض على شخص مسؤول تصرف عن عمد. ويقول المنشور 15 إن ذلك قد يشمل من يوقّع الشيكات أو لديه سلطة أخرى للتصرف في أموال النشاط التجاري (المنشور 15). ولدى IRS عادةً 3 سنوات لتقدير الغرامة، تُحسب من 15 أبريل بعد سنة الرواتب أو من تاريخ تقديم لاحق، ولا حد زمنيًا ما دام إقرار الرواتب غير مقدَّم (IRM 5.7.3). ومن يُعد مسؤولًا مبيّن في غرامة استرداد ضريبة الأمانة؛ وإذا كانت الإيداعات متأخرة، فراجع التأخر في ضرائب الرواتب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. جميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

مطعم يجيب مرة واحدة في الشهر

يُظهر كشف بطاقة مطعم 60 عملية دفع لا يستطيع مسؤول مسك الدفاتر تحديدها. ويمنح نطاق العمل المالك ثلاثة أيام عمل بعد إقفال كل كشف للرد. فيحجز المالك جلسة واحدة مدتها 30 دقيقة خلال هذه المهلة، ويجيب عن العمليات الـ60 كلها دفعة واحدة، ويرسل ملخصات المبيعات اليومية مع الإيداعات المصرفية. وفي هذا النطاق يصنّف مسؤول مسك الدفاتر ويجيب المالك. ويحتفظ مسؤول مسك الدفاتر بأسئلته لتلك الجلسة بدلًا من مراسلة المالك أثناء خدمة العشاء.

رسوم بطاقة بقيمة ⁦US$280⁩

يُظهر الربط المصرفي لدى صاحب متجر إلكتروني رسم بطاقة واحدًا بقيمة 280 دولارًا أمريكيًا لفندق أثناء رحلة لمؤتمر. يستطيع مسؤول مسك الدفاتر تسميته سفرًا لكنه لا يزال يحتاج إلى ما يدعمه. فالإقامة الفندقية تحتاج عادةً إلى إيصال بأي مبلغ، لذلك يرسل المالك إيصال الفندق والتواريخ والوجهة والغرض التجاري.

مالكان وتسليم في اليوم الـ10

تضم شركة LLC لتنسيق الحدائق مالكين، ويمسك أحدهما الدفاتر في وقت فراغه. يوظفان مسؤول مسك دفاتر ويسلّمانه في اليوم الـ10 من كل شهر: كشوف كل حساب وتقارير الرواتب والنماذج ⁦W-9⁩ للمقاولين الجدد من الباطن والإجابات عن الأسئلة المفتوحة. ويراجع المالك الذي كان يمسك الدفاتر عمل كل شهر في جلسة قصيرة واحدة، ويحتفظ المالكان بدخول النشاط التجاري إلى EFTPS للتأكد من إيداعات الرواتب.

هل وضعك مختلف؟

• تتراكم الأسئلة، أو ما زلت تصنّف في عطلات الأسبوع، أو الدفاتر متأخرة عن الإقرار: يبدأ التسليم الشهري من دفاتر مقفلة، لذلك تحتاج الأشهر المتأخرة عادةً إلى استكمال أولًا. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة؛ ولمعرفة من يفعل ماذا كل شهر، راجع خدمات مسك الدفاتر.
• تمسك دفاتر نشاط عائلي وتريد التوقف: راجع خدمات مسك الدفاتر والأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.
• تريد تغيير مسؤول مسك الدفاتر: راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر واستلام الدفاتر من محاسب سابق.
• فاتتك إيداعات الرواتب أو أرسلت IRS إشعارًا بشأن الرواتب: راجع التأخر في ضرائب الرواتب وإشعار IRS إلى نشاطك التجاري.
• تدفع لأشخاص كمقاولين وهم يعملون كالموظفين: راجع مقاولون قد يكونون موظفين.
• المال الشخصي والتجاري مختلطان بالفعل: راجع إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية.
• تدير مطعمًا أو يتعامل نشاطك بالنقد: راجع سجلات مبيعات الأنشطة النقدية.
• تدير شركة S أو عدة شركات: راجع مسك دفاتر شركة S ودفاتر عدة شركات.
• لديك حسابات بعملات أخرى: راجع حسابات العملات الأجنبية في الدفاتر الأمريكية.