장부 담당자에게 매달 전달해야 할 자료

장부 담당자는 제가 지출을 분류하기를 기대해야 하나요, 아니면 담당자가 할 일인가요?

소유주와 장부 담당자 중 누가 지출을 분류하는지는 세법이 아니라 서면 업무 범위로 정해집니다. 세법은 신고서를 뒷받침하는 기록을 요구하고 몇 가지 경우를 제외하면 형식을 정하지 않으므로, 장부가 수입과 비용을 분명히 보여 주기만 하면 본인이나 장부 담당자 누구든 분류할 수 있습니다(Publication 583; IRS: 기록 보관). 어떤 장부 담당자도 줄 수 없는 것은 본인 쪽에만 있는 정보입니다. 왜 돈을 썼는지, 누구를 만났는지, 그 입금이 무엇이었는지입니다.

현실적인 분담 방식은 이렇습니다. 장부 담당자는 은행과 카드 피드에 나온 내용을 분류하고 나머지는 질문합니다. 본인은 답하고, 빠진 자료를 보내고, 기록을 보관합니다. 서면으로 남기세요. 그렇지 않으면 일이 다시 본인에게 돌아옵니다.

질문이 계속 쌓여 주말마다 직접 분류하고 있거나, 장부가 신고서 제출 시점보다 뒤처져 있거나, 급여나 계약자 지급이 있거나, 개인 돈과 사업 돈이 한 계좌에 섞여 있거나, 사업에서 현금을 받는다면 간단한 사안이 아닙니다. 앞의 두 가지가 본인 이야기라면 분담을 서면으로 정하고, 밀린 달은 먼저 따라잡는 작업이 필요하다고 생각하세요. 각 경우는 아래에서 다룹니다.

먼저 준비하세요: 모든 은행·카드 계좌의 명세서(장부 담당자가 직접 내려받을 수 있다면 제외), 불분명한 결제에 대한 영수증과 메모, 아직 받지 못한 고객 청구서와 거래처 청구서, 급여 보고서, 미국 계약자의 W-9, 대출 명세서, 미해결 질문에 대한 답변.

장부 담당자는 매달 저에게 무엇을 요구하나요?

장부 담당자에게는 피드가 보여 주지 못하는 자료가 필요합니다. 하나씩 보내지 말고, 명세서가 마감된 뒤 한 번에 묶어서 보내세요.

장부 담당자가 매달 돌려주는 결과물은 월간 장부 관리 서비스에 포함되는 내용을 참고하세요.

은행 피드를 연결했는데도 영수증이 필요한가요?

대체로 그렇습니다. 은행이나 카드 피드는 돈으로 무엇을 샀는지 보여 주지 않으므로, 명세서가 그 부분을 비워 두는 곳에는 영수증이나 메모가 필요합니다. Publication 583은 지급 증빙만으로는 세금 공제가 인정되지 않는다고 하며, 비용이 발생했음을 보여 주려면 신용카드 매출 전표와 청구서 같은 서류를 보관하라고 안내합니다(Publication 583). IRS는 근거 서류가 수취인, 지급 금액, 지급 증빙, 날짜, 그리고 사업 비용임을 보여 주는 품목이나 서비스에 대한 설명을 밝혀야 한다고 안내합니다(IRS: 어떤 종류의 기록). 피드는 앞의 네 가지를 채워 주지만 마지막은 채워 주지 못합니다.

출장, 선물, 자동차 비용에는 추가 규정이 있습니다. 숙박비와 $75 이상인 그 밖의 해당 비용에는 영수증이나 그에 준하는 증빙이 일반적으로 필요하고(영수증을 쉽게 구할 수 없는 교통비는 예외), 사업 목적을 그 시점이나 가까운 시점에 적은 서면 설명도 일반적으로 필요합니다. 짐작하거나 추정한 금액은 공제할 수 없습니다(Publication 463). 일반 사업 기록에 관한 IRS 페이지에는 그 밖의 비용에 대한 금액 기준이 없습니다.

영수증이 필요한 금액 기준을 업무 범위에 장부 담당자가 명시하도록 요청하세요. 간단한 체계는 자영업자 기록 보관, 유효한 영수증에 들어가야 할 내용은 IRS 영수증 요건, 분실한 영수증은 분실한 영수증을 참고하세요.

장부 담당자에게 어떤 계좌, 카드, 결제 앱을 보여 줘야 하나요?

장부 담당자는 사업 자금이 들어오거나 나가는 모든 계좌를 볼 수 있어야 하며, 사업 비용을 한 번이라도 낸 개인 계좌나 카드도 포함됩니다. Publication 583은 기록에서 수입의 출처를 밝혀야 사업 자금과 사업 외 자금, 과세 소득과 비과세 소득을 구분할 수 있다고 안내합니다(Publication 583). 장부 담당자가 한 번도 보지 못한 계좌는 누락된 수입이나 누락된 비용이 됩니다.

• 사업용 당좌 계좌와 저축 계좌, 사업용 신용카드.
• 사업 수입을 받았거나 사업 비용을 낸 개인 계좌나 카드.
• 결제 앱, 카드 결제 처리업체, 마켓플레이스. 입금액은 순액일 수 있으므로 장부 담당자에게 그 뒤의 정산 보고서가 필요합니다. 매출과 정산금 대사를 참고하세요.
• 대출과 신용한도 명세서, 급여 대행업체의 보고서.
• 사업 자금을 받거나 지급한 해외 계좌와 다른 나라의 결제 앱.

계좌를 보는 것과 거기서 돈을 옮기는 것은 다릅니다. 장부 담당자에게 계좌 접근 권한 주기를 참고하세요.

두 가지는 본인이 직접 쥐고 있는 것이 좋습니다. 첫째는 회계 파일의 관리자 권한입니다. 세무조사 때 IRS가 회계 소프트웨어 백업 파일과 관리자의 사용자 이름·비밀번호를 일찍 요청한다고 안내합니다(IRS: 전자 회계 소프트웨어 기록). 둘째는 급여 대행업체를 쓴다면, 납부가 이루어졌는지 확인할 수 있는 IRS 전자 연방 세금 납부 시스템(EFTPS)의 본인 로그인과, 대행업체가 아니라 사업체 이름으로 된 IRS 등록 주소입니다(IRS: 급여 업무 외주). 공인 직원 위탁 관리 업체(certified professional employer organization)는 자기 번호로 납부하므로 고객은 EFTPS에서 그 납부를 볼 수 없습니다. 납부 증빙은 업체에 요청하세요(IRS: CPEO 고객).

장부 담당자의 질문에 얼마나 빨리 답해야 하고, 답하지 않으면 어떻게 되나요?

업무 범위에 명세서 마감 후 영업일 며칠 안에 답한다는 기한을 숫자로 정해 두면 질문이 쌓이지 않습니다. 응답 시간을 정한 세금 규정은 없지만, 세금 기한은 풀리지 않은 질문을 기다려 주지 않습니다. 이 기한들은 업무 범위에 무엇이 적혀 있든 사업체에 적용되므로, 장부 담당자는 그 전에 아래 자료를 받아야 합니다.

기한이 주말이나 법정 공휴일이면 다음 영업일로 넘어갑니다. 제때 전액 납부한 Form 941 제출자는 분기 종료 후 둘째 달 10일까지 제출할 수 있습니다(Form 941 작성 안내). 급여 규모가 크면 더 일찍 납부해야 하며, 일정은 과거 급여세 합계에 따라 달라집니다(Publication 15). 주 급여세와 판매세 기한은 별개이며 여기서 다루지 않습니다.

답하지 않은 질문에는 세 가지 비용이 따릅니다. 장부가 미완성으로 남아 의존하는 보고서가 틀어집니다. 설명하지 못하는 비용은 뒷받침되지 않을 수 있습니다. 공제를 받으려면 비용의 특정 요소를 증명해야 하기 때문입니다(IRS: 입증 책임). 그리고 기억은 흐려집니다. Publication 463은 그때그때 작성한 기록이, 기억이 흐려진 뒤에 작성한 기록보다 가치가 높다고 안내합니다.

실제로는 답이 없는 결제가 미분류 계정에 쌓이고 그 달이 마감되지 않는 경우가 많습니다. 기한이 지난 뒤 장부 담당자가 어떻게 할지 업무 범위에서 합의하세요. 세금 신고 시즌 전의 미분류 지출을 참고하세요.

장부 담당자에게 어떤 급여와 계약자 정보를 줘야 하나요?

장부 담당자에게는 지급일별 급여 보고서, 세금 납부 확인서, 제출한 신고서 사본이 필요합니다. 미국인인 계약자마다 Form W-9가 필요한데, 첫 지급 전에 받는 것이 가장 좋고 계약자에게 어떻게 지급했는지도 기록으로 남겨야 합니다.

급여. Publication 15는 고용세 기록을 최소 4년 보관하라고 안내하며, 규정은 그 기간을 세금 납부 기한과 실제 납부일 중 나중 날짜부터 센다고 합니다(26 CFR 31.6001-1(e)(2)). 기록에는 급여 지급 금액과 날짜, 직원이 본인에게 신고한 팁, 세금 납부 날짜와 금액 및 승인 번호, 확인 번호가 있는 제출 신고서 사본, 직원의 Form W-4가 포함됩니다(Publication 15; IRS: 고용세 기록 보관). 급여 지급을 장부에 입력하는 방법은 급여 분개를 참고하세요.

계약자. Form W-9는 지급인이 수취인의 이름과 납세자 식별번호를 받는 서식입니다. 외국인은 이 서식 대신 Form W-8 또는 Form 8233을 사용할 수 있습니다(IRS: W-9 요청자 작성 안내). 수취인이 올바른 번호를 주지 않으면 지급인은 비직원 보수를 포함한 특정 지급액의 24%를 일반적으로 원천징수해야 하므로, W-9는 첫 지급 전에 받는 것이 가장 좋습니다(Publication 15). 장부 담당자에게는 계약자별 연간 총지급액과 지급 방식도 필요합니다. 신용카드나 제3자 결제 네트워크로 한 지급은 결제 회사가 Form 1099-K로 신고하며 Form 1099-NEC로 신고하지 않습니다(IRS: Form 1099-MISC 및 Form 1099-NEC 작성 안내).

법인에 대한 지급을 포함해 누가 서식을 받는지는 어떤 계약자에게 세금 서식을 발급하나, 번호를 주지 않는 계약자는 계약자의 납세자 번호 받기, 해외 계약자는 해외 계약자에게 지급하기를 참고하세요.

다른 사람이 장부를 작성해도 제가 계속 책임져야 하는 것은 무엇인가요?

기록, 세금 신고서, 급여세는 장부 담당자가 아니라 사업체에 남습니다. 장부 담당자는 업무를 대신 처리할 뿐 책임이 넘어가지 않습니다.

• 기록. IRS는 납세자가 자기 신고서를 직접 작성하며 자기 장부와 기록을 관리할 책임이 있다고 안내합니다(IRS: 전자 회계 소프트웨어 기록). 컴퓨터 기록의 보관이나 관리를 제3자에게 맡겨도 납세자의 기록 보관 의무가 면제되지 않습니다(Revenue Procedure 98-25).
• 세금 신고서. 대행인이 신고서에 서명하더라도 신고서의 모든 항목이 정확한지에 대한 책임은 본인에게 남습니다(IRS Tax Topic 254).
• 급여세. 제3자가 처리하더라도 고용주는 일반적으로 신고서와 납부에 책임이 있고, 제3자가 이행하지 않으면 계속 책임을 집니다. 공인 직원 위탁 관리 업체를 쓰는 경우 그 업체가 지급하는 급여에 대해서는 업체가 일반적으로 고용주로 취급되지만, 사업체도 그 직원 일부의 고용세에 대해 책임을 질 수 있습니다(Publication 15; IRS: 급여 업무 외주).

장부 담당자의 실수로 인한 비용을 누가 부담하는지는 별개의 문제입니다. 장부 담당자의 실수와 가산세 부담을 참고하세요. 작업을 점검하려면 장부 담당자의 작업 확인하기를 참고하세요.

개인 지출과 사업 지출이 섞이지 않게 하려면 어떻게 하나요?

섞이지 않게 하려면 사업용 당좌 계좌를 따로 만드는 것부터 시작하세요. Publication 583은 개인 계좌와 분리해서 사업용 계좌를 열고, 사업 목적으로만 사용하며, 매일의 수입을 모두 그 계좌에 입금하라고 안내합니다(Publication 583).

• 사업용 카드를 하나만 쓰고 개인 결제는 그 카드에 올리지 않는 소유주가 많습니다.
• 사업 비용을 개인 돈으로 냈다면 영수증을 보내면서 그 사실을 알려 주세요. 그래야 사업체가 본인에게 갚을 수 있습니다. 개인 신용카드로 낸 사업 비용을 참고하세요.
• 모든 이체가 대여인지, 본인이 넣은 돈인지, 본인이 꺼낸 돈인지 장부 담당자에게 알려 주세요. Publication 583은 입금의 출처를 적고, 본인에게 지급하는 수표는 개인 인출에만 쓰라고 안내합니다.
• 현금 앞으로 발행하는 수표는 피하세요. 현금으로 지급하고 영수증을 받을 수 없다면, Publication 583은 그 시점에 기록에 지급 내용을 설명해 두라고 안내합니다.

이미 섞인 돈은 정리 작업이 필요합니다. 섞인 사업 자금과 개인 자금 바로잡기를 참고하세요.

저녁 시간을 되찾으려면 무엇을 맡기고 업무 범위에 무엇을 써야 하나요?

소유주는 반복되는 장부 업무를 넘기고, 결정은 직접 맡을 수 있습니다. 질문에 답하기, 자료 제공하기, 지급 승인하기입니다. 그다음 앞서 본 영수증 기준과 함께 조건을 서면으로 정하세요.

문구는 장부 관리 계약서에 들어갈 내용과 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문을 참고하세요. 식당이나 현금 사업체는 일일 매출을 어떻게 기록하는지도 물어보세요. 일일 매출 기록하기를 참고하세요.

가족 사업의 장부를 맡은 배우자나 파트너인데 그만두고 싶다면 어떻게 하나요?

가족 사업의 장부를 맡아 온 배우자나 파트너는 그 일을 넘길 수 있지만, 책임은 소유주에게 남습니다.

1. 매달 하는 일을 모두 적으세요. 영수증 챙기기나 요금 납부처럼 아무도 맡기지 않았는데 하고 있는 일도 포함합니다. 그 목록이 업무 범위가 됩니다.
2. 반복되는 일은 장부 담당자에게 넘기세요. 소유주만 내릴 수 있는 결정은 소유주에게 남기세요.
3. 장부 담당자에게 접근 권한, 마지막으로 제출한 신고서, 확실히 맞는 마지막 달을 넘기세요. 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 참고하세요.
4. 새 장부 담당자가 첫 달을 대사할 때까지 자기 접근 권한을 유지하는 배우자도 있습니다.

직원이 있는 사업체라면 물러나기 전에 급여를 점검하세요. 제6672조에 따라 신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)는 납부하지 않은 원천징수 세금의 100%이며, 고의로 행동한 책임자에게 부과될 수 있습니다. Publication 15는 수표에 서명하거나 사업 자금 지출을 결정할 권한이 있는 사람이 여기에 포함될 수 있다고 안내합니다(Publication 15). IRS는 일반적으로 급여 연도 후 4월 15일 또는 더 늦은 제출일부터 3년 안에 이를 부과할 수 있고, 급여 신고서를 제출하지 않았다면 기간 제한이 없습니다(IRM 5.7.3). 누가 책임자인지는 신탁기금 회수 가산세에, 납부가 밀렸다면 밀린 급여세에 있습니다.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러입니다.

한 달에 한 번 답하는 식당

식당의 카드 명세서에 장부 담당자가 파악하지 못한 결제가 60건 있습니다. 업무 범위는 명세서가 마감된 뒤 소유주에게 답할 시간으로 영업일 3일을 줍니다. 소유주는 그 기간에 30분을 비워 60건에 한 번에 답하고, 일일 매출 요약과 은행 입금 내역을 함께 보냅니다. 이 업무 범위에서는 장부 담당자가 분류하고 소유주가 답합니다. 장부 담당자는 저녁 영업 중에 문자를 보내지 않고 질문을 모아 두었다가 그 시간에 묻습니다.

US$280 카드 결제

온라인 쇼핑몰 소유주의 피드에 학회 출장 중 호텔에서 결제한 US$280이 나옵니다. 장부 담당자는 이를 출장비로 분류할 수 있지만 여전히 증빙이 필요합니다. 숙박비는 일반적으로 금액과 관계없이 영수증이 필요하므로, 소유주는 호텔 영수증, 일정, 목적지, 사업 목적을 보냅니다.

소유주 두 명과 10일까지의 인계

조경 LLC에는 소유주가 두 명이고, 한 명이 여가 시간에 장부를 맡아 왔습니다. 두 사람은 장부 담당자를 고용하고 매달 10일까지 계좌별 명세서, 급여 보고서, 새 하도급업자의 W-9, 미해결 질문에 대한 답변을 넘깁니다. 장부를 맡아 온 소유주는 매달 한 번 짧은 시간에 그 달의 작업을 검토하고, 소유주들은 급여 납부를 확인하기 위해 사업체의 EFTPS 로그인을 직접 보유합니다.

내 상황은 다른가요?

• 질문이 계속 쌓이거나, 아직 주말마다 직접 분류하거나, 장부가 신고서 제출 시점보다 뒤처진 경우: 월간 인계는 마감된 장부에서 시작하므로, 밀린 달은 보통 먼저 따라잡는 작업이 필요합니다. 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요. 매달 누가 무엇을 하는지는 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 가족 사업의 장부를 맡고 있고 그만두고 싶은 경우: 장부 관리 서비스와 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 참고하세요.
• 장부 담당자를 바꾸고 싶은 경우: 장부 담당자 교체하기와 이전 회계사로부터 장부 인수하기를 참고하세요.
• 급여세 납부를 놓쳤거나 IRS에서 급여 관련 통지서를 받은 경우: 밀린 급여세와 사업체가 받은 IRS 통지서를 참고하세요.
• 직원처럼 일하는 사람에게 계약자로 대금을 지급하는 경우: 직원일 수 있는 계약자를 참고하세요.
• 개인 돈과 사업 돈이 이미 섞인 경우: 섞인 사업 자금과 개인 자금 바로잡기를 참고하세요.
• 식당을 운영하거나 사업에서 현금을 받는 경우: 현금 사업체의 매출 기록을 참고하세요.
• S corporation이나 여러 회사를 운영하는 경우: S corporation 장부 관리와 여러 회사의 장부를 참고하세요.
• 여러 통화의 계좌가 있는 경우: 미국 장부의 외화 계좌를 참고하세요.