记账员每月需要您提供什么：收据、账户和工资资料

记账员会要求我自己分类支出吗，还是这是记账员的工作？

由所有人还是记账员给支出分类，由书面的服务范围决定，而不是由税法决定。税法要求有能支持税表的记录，除少数情况外并不规定格式，所以只要账目清楚地显示收入和支出，由您分类或由记账员分类都可以（第 583 号出版物；IRS：记录保存）。记账员无法提供的，是只存在于您这一边的信息：您为什么付这笔钱、见了谁、一笔存款是什么。

比较可行的分工是：记账员对银行和信用卡对接里能看到的内容进行分类，对其余的向您提问；您负责回答、补齐缺少的资料并保管记录。请把它写下来，否则工作会慢慢又回到您身上。

出现下列情况，您的情形就不简单：问题越积越多，您周末还在分类；账目落后于税表；有工资或承包商付款；个人和企业的钱放在同一个账户；或者企业收现金。如果前两条像您，请把分工写成书面，并预期落后的月份需要先补账。每种情况都在下文说明。

请先准备：每个银行和信用卡账户的对账单（记账员能自己下载的除外）、说不清的支出的收据和备注、客户未付的发票和供应商账单、工资报告、美国承包商的 W-9 表、贷款对账单，以及您对未决问题的回答。

记账员每个月需要我提供什么？

记账员需要的，是银行和信用卡对接显示不了的东西。请在对账单结账之后一次性发给记账员，不要一笔一笔地发。

记账员每个月交回什么，请见月度记账服务包括什么。

银行对接连上了，还需要收据吗？

通常还需要：银行或信用卡对接不会显示这笔钱买了什么，所以对账单没说清的地方，仍然需要收据或备注。第 583 号出版物说，付款证明本身并不能确立税务扣除，并要求您保存信用卡签购单和发票等文件，以证明这笔费用确实发生了（第 583 号出版物）。IRS 说，证明文件应当标明收款方、付款金额、付款证明、日期，以及说明这是一笔经营费用的商品或服务描述（IRS：应该保存哪些记录）。银行对接能提供前四项，提供不了最后一项。

差旅、礼品和汽车费用有额外的规定。住宿，以及金额达到 $75 或以上的任何其他此类费用，一般都需要收据或类似证明（交通费在不容易取得收据时可以免除），此外一般还需要在当时或接近当时记下的经营目的书面说明。凭估算或推测得出的金额不能扣除（第 463 号出版物）。IRS 关于一般经营记录的页面没有对其他费用设定金额界限。

请记账员在服务范围里写明，超过多少金额就需要收据。想要一套简单的系统，请见自雇人士的记录保存；有效收据要显示什么，请见 IRS 对收据的要求；收据丢了怎么办，请见丢失的收据。

我的记账员必须看到哪些账户、信用卡和支付应用？

记账员需要看到企业资金进出的每一个账户，包括曾经支付过经营费用的任何个人账户或信用卡。第 583 号出版物说，记录应当标明收入的来源，这是您区分经营资金与非经营资金、应税收入与非应税收入所需要的（第 583 号出版物）。记账员从来没看到过的账户，就会变成漏记的收入或漏记的支出。

• 企业支票账户和储蓄账户，以及企业信用卡。
• 收到过经营收入或支付过经营费用的任何个人账户或信用卡。
• 支付应用、刷卡处理商和平台。一笔存款可能是净额，所以记账员需要它背后的结算款报告；请见把销售额和结算款对上。
• 贷款和信用额度的对账单，以及工资服务商的报告。
• 收过或付过经营款项的境外账户和其他国家的支付应用。

能看到账户，不等于能从账户转出资金；请见让记账员查看您的账户。

有两件事值得握在自己手里。第一，记账文件的管理员权限：IRS 说，审查时它会较早索要记账软件的备份文件，以及管理员的用户名和密码（IRS：电子记账软件记录）。第二，如果您使用工资服务商，要有您自己登录 IRS 联邦电子税款缴纳系统（EFTPS）的账号，用来核对税款是否已缴存，并且 IRS 记录的地址要以企业的名义登记，而不是服务商的（IRS：外包工资事务）。认证专业雇主组织用自己的号码缴存，所以它的客户在 EFTPS 里看不到这些缴存；请向它索取付款证明（IRS：CPEO 客户）。

我应该多快回复记账员的问题？不回复会怎样？

在服务范围里写明固定的回复时限，也就是每次对账单结账后的若干个工作日，可以避免问题越积越多。没有哪条税务规定设定了回复时间，但税务日期不会等着未解决的问题。无论服务范围怎么写，这些日期都落在企业身上，所以记账员需要在这些日期之前拿到所列的资料。

截止日如果落在周末或法定节假日，顺延到下一个工作日；及时足额缴存的 941 表申报人，可以在季度结束后第二个月的第 10 天之前申报（941 表填报说明）。工资总额较大的企业缴存得更早；缴存时间表取决于过去的工资税合计（第 15 号出版物）。州工资税和销售税的日期是另一回事，这里不涉及。

不回复问题有三种代价。账目一直不完整，所以您依赖的报表不准。说不清的支出可能得不到支持，因为要扣除一笔费用，您必须能证明它的某些要素（IRS：举证责任）。而且记忆会淡忘：第 463 号出版物说，当时做的记录比事后补写的记录价值更高，因为事后回忆不清。

实际情况往往是，没有回复的支出停留在未分类账户里，这个月一直不能结账。请在服务范围里约定，回复时限过后记账员怎么处理；请见报税前的未分类支出。

我要向记账员提供哪些工资和承包商信息？

记账员需要每个发薪日的工资报告、税款缴存确认，以及已提交税表的副本。对每位属于美国人的承包商，记账员需要一份 W-9 表，最好在第一次付款之前收齐，还要有一条说明该承包商怎样收款的备注。

工资。第 15 号出版物说，雇佣税记录至少要保存 四年；条例规定从税款到期日和实际缴税日两者中较晚的一个起算（26 CFR 31.6001-1(e)(2)）。这些记录包括工资的支付金额和日期、员工向您报告的小费、税款缴存的日期和金额及其确认编号、提交税表的副本及确认编号，以及员工的 W-4 表（第 15 号出版物；IRS：雇佣税记录保存）。一次发薪怎样入账，请见工资分录。

承包商。W-9 表是付款方取得收款人姓名和纳税人识别号码的方式；外国人可能不提供，而是使用 W-8 表或 8233 表（IRS：W-9 表索取方填报说明）。W-9 表最好在第一次付款之前收齐，因为如果收款人没有提供正确的号码，付款方对某些付款（包括非雇员报酬）一般必须预扣 24%（第 15 号出版物）。记账员还需要全年付给每位承包商的总额，以及每位承包商的收款方式。通过信用卡或第三方支付网络支付的款项，由支付公司在 1099-K 表上申报，而不是在 1099-NEC 表上（IRS：1099-MISC 和 1099-NEC 填报说明）。

哪些承包商要开表，包括付给公司的款项，请见哪些承包商要开税表；承包商不肯提供号码，请见向承包商收集税号；外国承包商，请见向境外承包商付款。

即使有人替我记账，哪些责任仍然在我？

记录、税表和工资税的责任仍然在企业，而不在记账员。记账员做的是工作，责任并不会转移。

• 记录。IRS 说，纳税人自己填写税表，并负责保存自己的账簿和记录（IRS：电子记账软件记录）。请第三方提供计算机记录的保管或管理服务，并不能免除纳税人的记录保存义务（税务程序 98-25）。
• 税表。报税人员会在税表上签字，但税表上每一项的准确性，您仍然要负责（IRS 第 254 号税务专题）。
• 工资税。雇主即使请第三方办理，一般仍要对税表和税款缴存负责；第三方如果没有做到，雇主仍然要负责。使用认证专业雇主组织时，组织一般被视为其所付工资的雇主，但企业也可能要为其中一部分员工的雇佣税承担责任（第 15 号出版物；IRS：外包工资事务）。

记账员的错误是否会转嫁任何费用，是另一个问题；请见记账员的错误：罚款由谁承担。要检查记账员的工作，请见检查记账员的工作。

怎样避免个人开销和企业开销混在一起？

要停止混用，先开一个独立的企业支票账户。第 583 号出版物说，要开一个与个人账户分开的账户，只用于经营目的，并把每天的收入全部存入其中（第 583 号出版物）。

• 许多所有人会用一张企业信用卡，个人消费不刷这张卡。
• 当您用个人的钱支付了一笔经营费用，请把收据发过去并说明，这样企业才能还钱给您。请见用个人信用卡支付经营费用。
• 请告诉记账员，每一笔转账是贷款、您投入的钱，还是您取走的钱。第 583 号出版物说，要注明存款的来源，并且只有个人提款才开以自己为收款人的支票。
• 避免开收款人为“现金”的支票。如果您付了现金又拿不到收据，第 583 号出版物说，要当时就在记录中说明这笔付款。

已经混在一起的钱，需要专门清理：请见理清经营资金与个人资金的混用。

怎样把晚上的时间还给自己：该交出去什么，服务范围里该写什么？

所有人可以把重复性的记账工作交出去，保留决策：回答问题、提供文件和批准付款。然后把条款写成书面，并连同上面说的收据金额界限一起约定：

措辞可参考记账聘用函应该写什么和聘请记账员之前要问的问题。餐厅或收现金的企业还应问清每日销售怎样记录；请见记录每日销售。

如果我是替家族企业记账的配偶或合伙人，想不干了，怎么办？

替家族企业记账的配偶或合伙人可以把账交出去，但责任仍然由所有人承担。

1. 列出您每个月做的事，包括没人分派的活儿，例如追收据和付账单。这份清单就是服务范围。
2. 把重复性的工作交给记账员。只有所有人才能做的决定，留给所有人。
3. 给记账员访问权限、上一年已提交的税表，以及您确定没有问题的最后一个月。请见更换会计师后的期初余额。
4. 有些配偶会保留自己的访问权限，直到新的记账员核对完第一个月。

如果企业有员工，请在您退出之前先检查工资税。依据第 6672 条，信托基金追缴罚款是未缴预扣税的 100%，可以对故意行为的责任人征收。第 15 号出版物说，这可以包括签发支票或以其他方式有权决定动用企业资金的人（第 15 号出版物）。IRS 一般有 3 年 的时间来核定这项罚款，从工资年度之后的 4 月 15 日 或较晚的申报日期起算，而工资税表未提交期间则没有期限（IRM 5.7.3）。谁属于责任人，请见信托基金追缴罚款；如果缴存落后了，请见工资税拖欠。

示例

这些示例仅作说明。所有金额均为美元。

一家餐厅每月回复一次

一家餐厅的信用卡对账单上有 60 笔记账员无法判断的支出。服务范围给所有人在每次对账单结账后三个工作日的回复时间。所有人在这个期限内留出一段 30 分钟的时间，一次回答完全部 60 笔，并把每日销售汇总和银行存款一起发出。在这份服务范围里，记账员负责分类，所有人负责回答。记账员把问题攒到这一次集中处理，而不是在晚餐营业时发消息。

一笔 US$280 的刷卡支出

一位网店所有人的对账接口里，有一笔会议出差期间在酒店刷的 US$280。记账员可以把它标为差旅，但仍然需要证明。住宿一般不论金额多少都需要收据，所以所有人发来酒店收据、日期、目的地和经营目的。

两位所有人和每月 10 日前交接

一家园林绿化 LLC 有两位所有人，其中一位利用业余时间记账。他们聘请了记账员，约定每月 10 日前交接：各账户的对账单、工资报告、新分包商的 W-9 表，以及对未决问题的回答。原来记账的所有人每个月用一小段时间审阅当月的工作，两位所有人保留企业的 EFTPS 登录账号，用来确认工资税已缴存。

您的情况不同？

• 问题越积越多，您周末还在分类，或者账目落后于税表：每月交接要从已结账的账目开始，所以落后的月份通常需要先补账。请见补做逾期的账；每月谁做什么，请见记账服务。
• 您替家族企业记账，想不干了：请见记账服务和更换会计师后的期初余额。
• 您想换记账员：请见更换记账员和接手前任会计师的账。
• 工资税没有按时缴存，或者 IRS 发来了工资税通知：请见工资税拖欠和IRS 发给您企业的通知。
• 您把像员工一样工作的人当作承包商来付款：请见可能属于员工的承包商。
• 个人和企业的钱已经混在一起：请见理清经营资金与个人资金的混用。
• 您经营餐厅，或者企业收现金：请见现金生意的销售记录。
• 您经营 S 公司或多家公司：请见 S 公司记账和多家公司的账。
• 您有其他币种的账户：请见美国账目中的外币账户。