Qué necesita de usted su responsable contable cada mes

¿Mi responsable contable debe esperar que yo clasifique los gastos, o eso es trabajo suyo?

Que clasifique los gastos el propietario o el responsable contable lo define el alcance por escrito del servicio, no la ley tributaria. La ley exige registros que respalden la declaración y, salvo en unos pocos casos, no fija un formato; por eso usted o el responsable contable pueden clasificar, siempre que los libros muestren con claridad los ingresos y los gastos (Publication 583; IRS: conservación de registros). Lo que ningún responsable contable puede aportar es lo que existe solo de su lado: por qué pagó, con quién se reunió, qué fue un depósito.

Un reparto que funciona: el responsable contable clasifica lo que muestran las conexiones bancarias y de tarjetas y le consulta lo demás; usted responde, envía lo que falta y conserva los registros. Póngalo por escrito, o el trabajo vuelve a usted poco a poco.

El caso no es sencillo cuando las preguntas se acumulan y usted todavía clasifica los fines de semana, cuando los libros están atrasados respecto de una declaración, cuando hay nómina o pagos a contratistas, cuando el dinero personal y el del negocio comparten una cuenta, o cuando el negocio recibe efectivo. Si los dos primeros casos le suenan conocidos, ponga el reparto por escrito y espere que los meses atrasados necesiten primero una puesta al día. Cada caso se explica abajo.

Reúna primero: los estados de cuenta de cada cuenta bancaria y de tarjeta (salvo que el responsable contable pueda descargarlos), recibos y notas de los cargos poco claros, facturas de clientes y de proveedores sin pagar, informes de nómina, Forms W-9 de contratistas de EE. UU., estados de cuenta de préstamos y sus respuestas a las preguntas pendientes.

¿Qué necesita de mí un responsable contable cada mes?

Un responsable contable necesita lo que las conexiones bancarias no pueden mostrar. Envíelo en un solo paquete después de que cierren los estados de cuenta, no partida por partida.

Para saber qué le devuelve el responsable contable cada mes, vea qué incluye un servicio mensual de contabilidad.

¿Sigo necesitando recibos si la conexión bancaria está activa?

Con frecuencia sí: una conexión bancaria o de tarjeta no muestra qué compró el dinero, así que se necesita un recibo o una nota siempre que el estado de cuenta lo deje abierto. La Publication 583 indica que el comprobante de pago, por sí solo, no establece una deducción fiscal, y le indica conservar documentos como los comprobantes de venta de tarjetas de crédito y las facturas para demostrar que incurrió en el costo (Publication 583). El IRS indica que los documentos de respaldo deben identificar al beneficiario, el monto pagado, el comprobante de pago, la fecha y una descripción del artículo o servicio que muestre un gasto del negocio (IRS: qué tipo de registros). Una conexión bancaria cubre los primeros cuatro, no el último.

Los viajes, los regalos y los costos del automóvil tienen reglas adicionales. Generalmente se exige un recibo u otra prueba similar para el hospedaje y para cualquier otro gasto de este tipo de $75 o más (un costo de transporte queda exento cuando no se puede obtener fácilmente un recibo), y además, generalmente, una declaración escrita del propósito comercial registrada en el momento o poco después. No se pueden deducir los montos que usted aproxime o estime (Publication 463). Las páginas del IRS sobre registros generales del negocio no fijan un monto mínimo en dólares para otros gastos.

Pida al responsable contable que indique en el alcance del servicio el monto en dólares a partir del cual necesita un recibo. Para un sistema sencillo, vea cómo llevar registros si es trabajador independiente; para saber qué muestra un recibo válido, requisitos de recibos del IRS; para los recibos perdidos, recibos perdidos.

¿Qué cuentas, tarjetas y aplicaciones de pago debe ver mi responsable contable?

Un responsable contable necesita ver cada cuenta por la que entra o sale dinero del negocio, incluida cualquier cuenta o tarjeta personal que alguna vez pagó un costo del negocio. La Publication 583 indica que los registros deben identificar el origen de los ingresos, algo que usted necesita para separar el dinero del negocio del que no lo es y el ingreso gravable del no gravable (Publication 583). Una cuenta que el responsable contable nunca ve se convierte en ingresos o gastos faltantes.

• Cuentas corrientes y de ahorros del negocio, y tarjetas de crédito del negocio.
• Cualquier cuenta o tarjeta personal que recibió ingresos del negocio o pagó un costo del negocio.
• Aplicaciones de pago, procesadores de tarjetas y marketplaces. Un depósito puede ser un monto neto, así que el responsable contable necesita el informe del pago que está detrás; vea conciliar ventas y pagos.
• Estados de cuenta de préstamos y líneas de crédito, e informes del proveedor de nómina.
• Cuentas en el extranjero y aplicaciones de pago de otro país que recibieron o pagaron dinero del negocio.

Ver una cuenta no es lo mismo que mover dinero desde ella; vea cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable.

Conviene conservar dos cosas en sus propias manos. Primero, los derechos de administrador del archivo contable: en un examen, el IRS indica que pide desde el inicio el archivo de respaldo del software contable y el nombre de usuario y la contraseña del administrador (IRS: registros de software contable electrónico). Segundo, si usa un proveedor de nómina, su propio acceso al Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, sistema electrónico de pago de impuestos federales) del IRS para verificar que se hicieron los depósitos, y la dirección del IRS registrada a nombre del negocio, no del proveedor (IRS: cómo subcontratar las funciones de nómina). Una organización profesional de empleadores certificada (CPEO) deposita con su propio número, por lo que sus clientes no pueden ver esos depósitos en EFTPS; pídale una prueba de pago (IRS: clientes de una CPEO).

¿Con qué rapidez debo responder las preguntas de mi responsable contable, y qué pasa si no lo hago?

Un plazo fijo de respuesta, escrito en el alcance del servicio como un número de días hábiles después de que cierra cada estado de cuenta, evita que las preguntas se acumulen. Ninguna regla tributaria fija un tiempo de respuesta, pero las fechas fiscales no esperan a una pregunta abierta. Estas fechas recaen sobre el negocio sin importar lo que diga el alcance, así que el responsable contable necesita los elementos de la lista antes de ellas.

Una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o día feriado legal pasa al siguiente día hábil, y quien presenta el Form 941 y hizo todos sus depósitos a tiempo puede presentarlo hasta el día 10 del segundo mes después de que termina el trimestre (instrucciones del Form 941). Las nóminas más grandes depositan antes; el calendario depende de los totales de impuestos de nómina de años anteriores (Publication 15). Las fechas de nómina estatal y de impuesto sobre las ventas son aparte y no se cubren aquí.

Las preguntas sin responder tienen tres costos. Los libros quedan incompletos, así que los informes en los que usted se apoya salen desajustados. Un gasto que usted no puede explicar puede no estar respaldado, porque debe poder demostrar ciertos elementos de un gasto para deducirlo (IRS: carga de la prueba). Y la memoria se desvanece: la Publication 463 indica que un registro hecho en el momento tiene más valor que uno preparado después, cuando el recuerdo es pobre.

En la práctica, los cargos sin responder suelen quedar en una cuenta sin clasificar y el mes sigue abierto. Acuerde en el alcance del servicio qué hace el responsable contable cuando termina el plazo; vea gastos sin clasificar antes de la temporada de impuestos.

¿Qué información de nómina y de contratistas debo entregar a mi responsable contable?

Un responsable contable necesita los informes de nómina de cada fecha de pago, las confirmaciones de los depósitos de impuestos y copias de las declaraciones presentadas. De cada contratista que sea una persona de EE. UU., necesita un Form W-9, que conviene obtener antes del primer pago, y una nota de cómo se le pagó.

Nómina. La Publication 15 indica conservar los registros de impuestos sobre el empleo por al menos cuatro años; el reglamento cuenta ese plazo desde la fecha posterior entre el vencimiento del impuesto y la fecha en que se paga (26 CFR 31.6001-1(e)(2)). Incluyen los montos y fechas de los pagos de salarios, las propinas que los empleados le informaron, las fechas y montos de los depósitos de impuestos con sus números de acuse, copias de las declaraciones presentadas con sus números de confirmación y los Forms W-4 de los empleados (Publication 15; IRS: registros de impuestos sobre el empleo). Para saber cómo se registra una corrida de nómina, vea asientos contables de nómina.

Contratistas. El Form W-9 es la forma en que un pagador obtiene el nombre y el número de identificación fiscal de quien recibe el pago; una persona extranjera puede no darlo, y usa en su lugar un Form W-8 o un Form 8233 (IRS: instrucciones para quien solicita el W-9). Conviene obtener el W-9 antes del primer pago porque un pagador generalmente debe retener 24% de ciertos pagos, incluida la compensación a no empleados, si quien recibe el pago no da un número correcto (Publication 15). El responsable contable también necesita el total pagado en el año a cada contratista y cómo se le pagó. Los pagos hechos con tarjeta de crédito o mediante una red de pagos de terceros los informa la empresa de pagos en el Form 1099-K, no en el Form 1099-NEC (IRS: instrucciones de los 1099-MISC y 1099-NEC).

Para saber a quién se le entrega un formulario, incluidos los pagos a corporaciones, vea qué contratistas reciben un formulario fiscal; para un contratista que no quiere dar un número, cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas; para un contratista extranjero, pagos a contratistas en el extranjero.

¿Qué sigue siendo mi responsabilidad aunque otra persona lleve los libros?

Los registros, la declaración y los impuestos de nómina siguen a cargo del negocio, no del responsable contable. El responsable contable hace el trabajo; la obligación no se traslada.

• Registros. El IRS indica que los contribuyentes llenan sus propias declaraciones y son responsables de mantener sus propios libros y registros (IRS: registros de software contable electrónico). Usar a un tercero para servicios de custodia o administración de los registros informáticos no libera al contribuyente de sus obligaciones de conservar registros (Revenue Procedure 98-25).
• La declaración. Un preparador firma una declaración, pero usted sigue siendo responsable de la exactitud de cada partida (IRS Tax Topic 254).
• Impuestos de nómina. Un empleador generalmente es responsable de las declaraciones y los depósitos aunque los haga un tercero, y sigue siendo responsable si el tercero falla. Con una organización profesional de empleadores certificada, la organización generalmente se trata como el empleador de los salarios que paga, pero el negocio también puede ser responsable de los impuestos sobre el empleo de algunos de esos empleados (Publication 15; IRS: cómo subcontratar las funciones de nómina).

Si el error de un responsable contable traslada algún costo es otra cuestión; vea errores de un responsable contable y quién paga las multas. Para revisar el trabajo, vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable.

¿Cómo dejo de mezclar los gastos personales con los del negocio?

Para dejar de mezclarlos, empiece con una cuenta corriente aparte para el negocio. La Publication 583 indica abrir una separada de su cuenta personal, usarla solo para fines del negocio y depositar en ella todos los ingresos diarios (Publication 583).

• Muchos propietarios usan una tarjeta del negocio y no cargan en ella gastos personales.
• Cuando pague personalmente un costo del negocio, envíe el recibo e indíquelo, para que el negocio pueda reembolsarle. Vea gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.
• Diga al responsable contable si cada transferencia es un préstamo, dinero que usted puso o dinero que usted retiró. La Publication 583 indica anotar el origen de un depósito y girar cheques a su nombre solo para retiros personales.
• Evite los cheques a nombre de «efectivo». Si paga en efectivo y no puede obtener un recibo, la Publication 583 indica explicar el pago en sus registros en ese momento.

El dinero que ya está mezclado es un trabajo de limpieza: vea cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.

¿Cómo recupero mis noches: qué delegar y qué escribir en el alcance del servicio?

Un propietario puede delegar el trabajo contable repetitivo y quedarse con las decisiones: responder preguntas, aportar documentos y aprobar pagos. Luego fije los términos por escrito, junto con el monto para recibos mencionado arriba:

Para la redacción, vea qué debe decir una carta de contratación de servicios contables y preguntas que hacer antes de contratar a un responsable contable. Un restaurante o un negocio que recibe efectivo también debe preguntar cómo se registran las ventas diarias; vea cómo registrar las ventas diarias.

¿Y si soy el cónyuge o socio que lleva los libros de un negocio familiar y quiero dejar de hacerlo?

Un cónyuge o socio que lleva los libros de un negocio familiar puede delegarlos, pero la responsabilidad sigue en manos de los propietarios.

1. Haga una lista de lo que hace cada mes, incluidas las tareas que nadie asignó, como buscar recibos y pagar cuentas. Esa lista se convierte en el alcance del servicio.
2. Pase el trabajo repetitivo al responsable contable. Deje en manos de los propietarios las decisiones que solo ellos pueden tomar.
3. Dé al responsable contable acceso, la última declaración presentada y el último mes del que esté seguro de que es correcto. Vea saldos iniciales al cambiar de contador.
4. Algunos cónyuges conservan su propio acceso hasta que el nuevo responsable contable haya conciliado el primer mes.

Si el negocio tiene empleados, revise la nómina antes de retirarse. Según la sección 6672, la multa por recuperación de impuestos retenidos (trust fund recovery penalty) es de 100% del impuesto retenido que no se pagó y puede imponerse a una persona responsable que actuó deliberadamente. La Publication 15 indica que eso puede incluir a quien firma cheques o tiene de otro modo autoridad para hacer que se gasten fondos del negocio (Publication 15). El IRS generalmente tiene 3 años para determinarla, contados desde 15 de abril posterior al año de nómina o desde una fecha de presentación posterior, y no tiene límite mientras una declaración de nómina no se haya presentado (IRM 5.7.3). Quién cuenta como responsable se explica en multa por recuperación de impuestos retenidos; si los depósitos están atrasados, vea atraso en los impuestos de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un restaurante que responde una vez al mes

El estado de cuenta de tarjeta de un restaurante muestra 60 cargos que el responsable contable no puede ubicar. El alcance del servicio da al propietario tres días hábiles después de que cierra cada estado de cuenta para responder. El propietario reserva una sesión de 30 minutos dentro de ese plazo, responde los 60 de una sola vez y envía los resúmenes diarios de ventas junto con los depósitos bancarios. En este alcance, el responsable contable clasifica y el propietario responde. El responsable contable guarda sus preguntas para esa sesión en lugar de enviar mensajes durante el servicio de la cena.

Un cargo de US$280 con tarjeta

La conexión bancaria de un propietario de tienda en línea muestra un cargo de US$280 con tarjeta a un hotel durante un viaje a una conferencia. El responsable contable puede rotularlo como viaje, pero aun así necesita respaldo. El hospedaje generalmente necesita un recibo sin importar el monto, así que el propietario envía el recibo del hotel, las fechas, el destino y el propósito comercial.

Dos propietarios y una entrega antes del día 10

Una LLC de jardinería tiene dos propietarios, y una de ellas lleva los libros en su tiempo libre. Contratan a un responsable contable y entregan el día 10 de cada mes: los estados de cuenta de cada cuenta, los informes de nómina, los Forms W-9 de los nuevos subcontratistas y las respuestas a las preguntas pendientes. La propietaria que llevaba los libros revisa el trabajo de cada mes en una sesión corta, y los propietarios conservan el acceso del negocio a EFTPS para confirmar los depósitos de nómina.

¿Su caso es distinto?

• Las preguntas se acumulan, usted todavía clasifica los fines de semana o los libros están atrasados respecto de una declaración: una entrega mensual parte de libros cerrados, así que los meses atrasados suelen necesitar primero una puesta al día. Vea cómo poner al día libros atrasados; para saber quién hace qué cada mes, vea servicios de contabilidad.
• Usted lleva los libros de un negocio familiar y quiere dejar de hacerlo: vea servicios de contabilidad y saldos iniciales al cambiar de contador.
• Quiere cambiar de responsable contable: vea cómo reemplazar a su responsable contable y cómo asumir los libros de un contador anterior.
• Se omitieron depósitos de nómina o el IRS envió un aviso de nómina: vea atraso en los impuestos de nómina y un aviso del IRS a su negocio.
• Usted paga como contratistas a personas que trabajan como empleados: vea contratistas que podrían ser empleados.
• El dinero personal y el del negocio ya están mezclados: vea cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.
• Usted dirige un restaurante o el negocio recibe efectivo: vea registros de ventas de un negocio en efectivo.
• Usted dirige una corporación S o varias empresas: vea contabilidad para una corporación S y libros para varias empresas.
• Tiene cuentas en otras monedas: vea cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU..