Tenue de livres : ce que vous devez fournir chaque mois

Mon spécialiste de la tenue de livres peut-il s'attendre à ce que je catégorise les dépenses, ou est-ce son travail?

Que le propriétaire ou le spécialiste de la tenue de livres catégorise les dépenses, le mandat écrit en décide, non la loi fiscale. La loi exige des registres qui appuient la déclaration et, sauf quelques cas, n'impose aucun format : vous ou le spécialiste pouvez donc catégoriser, tant que les livres montrent clairement les revenus et les dépenses (Publication 583; IRS : tenue des registres). Ce qu'aucun spécialiste ne peut fournir, c'est ce qui n'existe que de votre côté : pourquoi vous avez payé, qui vous avez rencontré, ce qu'était un dépôt.

Un partage qui fonctionne : le spécialiste de la tenue de livres catégorise ce que montrent les flux de la banque et des cartes et pose des questions sur le reste; vous répondez, vous envoyez ce qui manque et vous conservez les registres. Mettez-le par écrit, sinon le travail vous revient peu à peu.

Le cas n'est pas simple quand les questions s'accumulent et que vous catégorisez encore la fin de semaine, quand les livres sont en retard sur une déclaration, quand il y a de la paie ou des paiements à des entrepreneurs indépendants, quand l'argent personnel et celui de l'entreprise partagent un compte, ou quand l'entreprise reçoit de l'argent comptant. Si les deux premiers cas vous ressemblent, mettez le partage par écrit et prévoyez qu'il faudra d'abord rattraper les mois en retard. Chaque cas est traité plus bas.

Rassemblez d'abord : les relevés de chaque compte bancaire et de chaque carte (sauf si le spécialiste de la tenue de livres peut les télécharger), les reçus et notes pour les débits peu clairs, les factures clients et factures fournisseurs impayées, les rapports de paie, les formulaires W-9 des entrepreneurs indépendants américains, les relevés de prêts et vos réponses aux questions en suspens.

De quoi un spécialiste de la tenue de livres a-t-il besoin de ma part chaque mois?

Un spécialiste de la tenue de livres a besoin de ce que les flux ne peuvent pas montrer. Envoyez-le en un seul lot après la clôture des relevés, non pièce par pièce.

Pour ce que le spécialiste de la tenue de livres vous remet chaque mois, voyez ce que comprend un service de tenue de livres mensuel.

Ai-je encore besoin de reçus si le flux bancaire est connecté?

Souvent, oui : un flux bancaire ou de carte ne montre pas ce que l'argent a servi à acheter; un reçu ou une note est donc nécessaire partout où le relevé laisse la question ouverte. La Publication 583 dit qu'une preuve de paiement ne suffit pas, à elle seule, à établir une déduction fiscale, et dit de conserver des documents comme les bordereaux de carte de crédit et les factures pour montrer que vous avez engagé le coût (Publication 583). L'IRS précise que les pièces justificatives devraient indiquer le bénéficiaire, le montant payé, la preuve de paiement, la date, et une description du bien ou du service qui montre une dépense d'entreprise (IRS : quels registres). Un flux couvre les quatre premiers éléments, non le dernier.

Les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile ont des règles additionnelles. Un reçu ou une preuve semblable est généralement exigé pour l'hébergement et pour toute autre dépense de ce genre de 75 $ ou plus (un coût de transport est excusé quand un reçu n'est pas facilement disponible), ainsi que, généralement, une déclaration écrite de l'objet commercial consignée au moment de la dépense ou peu après. Les montants approximatifs ou estimés ne peuvent pas être déduits (Publication 463). Les pages de l'IRS sur les registres d'entreprise en général ne fixent aucun seuil en dollars pour les autres dépenses.

Demandez au spécialiste de la tenue de livres d'indiquer dans le mandat le seuil en dollars au-dessus duquel il a besoin d'un reçu. Pour un système simple, voyez la tenue des registres pour les travailleurs autonomes; pour ce que montre un reçu valide, les exigences de l'IRS sur les reçus; pour les reçus perdus, les reçus perdus.

Quels comptes, cartes et applications de paiement mon spécialiste de la tenue de livres doit-il voir?

Un spécialiste de la tenue de livres doit voir chaque compte où de l'argent de l'entreprise entre ou sort, y compris tout compte ou toute carte personnels qui ont déjà payé un coût de l'entreprise. La Publication 583 dit que les registres devraient indiquer la source des recettes, dont vous avez besoin pour séparer l'argent d'entreprise de l'argent personnel et le revenu imposable du revenu non imposable (Publication 583). Un compte que le spécialiste ne voit jamais devient un revenu manquant ou des dépenses manquantes.

• Les comptes chèques et d'épargne de l'entreprise, et les cartes de crédit d'entreprise.
• Tout compte ou toute carte personnels qui ont reçu un revenu d'entreprise ou payé un coût de l'entreprise.
• Les applications de paiement, les processeurs de cartes et les places de marché. Un dépôt peut être un montant net : le spécialiste a donc besoin du rapport de versement qui le sous-tend; voyez le rapprochement des ventes et des versements.
• Les relevés de prêts et de marges de crédit, et les rapports du fournisseur de paie.
• Les comptes à l'étranger et les applications de paiement d'un autre pays qui ont reçu ou versé de l'argent de l'entreprise.

Voir un compte n'est pas la même chose que d'en déplacer l'argent; voyez donner accès à vos comptes à un spécialiste de la tenue de livres.

Deux choses valent la peine de rester entre vos mains. D'abord, les droits d'administrateur du fichier comptable : lors d'un examen, l'IRS dit demander tôt le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur (IRS : registres de logiciels de comptabilité électroniques). Ensuite, si vous utilisez un fournisseur de paie, votre propre accès au système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTPS) de l'IRS pour vérifier que les dépôts ont été faits, et l'adresse au dossier de l'IRS au nom de l'entreprise, non à celui du fournisseur (IRS : sous-traitance des tâches de paie). Une organisation d'employeurs professionnels certifiée (CPEO) fait les dépôts sous son propre numéro : ses clients ne peuvent donc pas voir ces dépôts dans l'EFTPS; demandez-lui une preuve de paiement (IRS : clients d'une CPEO).

En combien de temps dois-je répondre aux questions de mon spécialiste de la tenue de livres, et que se passe-t-il si je ne réponds pas?

Un délai de réponse fixe, inscrit dans le mandat comme un nombre de jours ouvrables après la clôture de chaque relevé, empêche les questions de s'accumuler. Aucune règle fiscale ne fixe de délai de réponse, mais les dates fiscales n'attendent pas une question en suspens. Ces dates s'imposent à l'entreprise quoi que dise le mandat : le spécialiste de la tenue de livres a donc besoin des éléments indiqués avant elles.

Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié légal passe au jour ouvrable suivant, et un producteur du formulaire 941 qui a fait ses dépôts à temps et en entier peut produire au plus tard le 10e jour du deuxième mois suivant la fin du trimestre (instructions du formulaire 941). Les masses salariales plus importantes déposent plus tôt; le calendrier dépend des totaux passés des charges sociales (Publication 15). Les dates des charges sociales et de la taxe de vente des États sont distinctes et ne sont pas traitées ici.

Les questions sans réponse ont trois coûts. Les livres restent incomplets, et les rapports sur lesquels vous comptez sont faussés. Une dépense que vous ne pouvez pas expliquer peut ne pas être justifiée, parce que vous devez pouvoir prouver certains éléments d'une dépense pour la déduire (IRS : fardeau de la preuve). Et la mémoire s'estompe : la Publication 463 dit qu'un registre fait sur le moment a plus de valeur qu'un registre préparé plus tard, quand le souvenir est mauvais.

En pratique, les débits sans réponse restent souvent dans un compte non catégorisé et le mois demeure ouvert. Convenez dans le mandat de ce que le spécialiste de la tenue de livres fait à la fin du délai; voyez les dépenses non catégorisées avant la période des impôts.

Quels renseignements sur la paie et les entrepreneurs indépendants dois-je à mon spécialiste de la tenue de livres?

Un spécialiste de la tenue de livres a besoin des rapports de paie de chaque date de paie, des confirmations de dépôts d'impôt et des copies des déclarations produites. Pour chaque entrepreneur indépendant qui est une personne américaine, il a besoin d'un formulaire W-9, idéalement recueilli avant le premier paiement, et d'une note sur la façon dont l'entrepreneur a été payé.

Paie. La Publication 15 dit de conserver les registres de l'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans; le règlement compte cette période à partir de la plus tardive des deux dates : l'échéance de l'impôt ou la date de son paiement (26 CFR 31.6001-1(e)(2)). Ils comprennent les montants et les dates des paiements de salaires, les pourboires que les employés vous ont déclarés, les dates et les montants des dépôts d'impôt avec leurs numéros d'accusé de réception, les copies des déclarations produites avec leurs numéros de confirmation, et les formulaires W-4 des employés (Publication 15; IRS : tenue des registres de l'impôt sur l'emploi). Pour savoir comment une période de paie est inscrite, voyez les écritures de journal de la paie.

Entrepreneurs indépendants. Le formulaire W-9 est le moyen par lequel un payeur obtient le nom et le numéro d'identification fiscale d'un bénéficiaire; une personne étrangère peut ne pas en donner et utilise plutôt un formulaire W-8 ou un formulaire 8233 (IRS : instructions pour le demandeur du formulaire W-9). Il vaut mieux recueillir un W-9 avant le premier paiement, parce qu'un payeur doit généralement retenir 24 % de certains paiements, la rémunération de non-employés comprise, si le bénéficiaire ne donne pas un numéro exact (Publication 15). Le spécialiste de la tenue de livres a aussi besoin du total payé dans l'année à chaque entrepreneur indépendant et de la façon dont chacun a été payé. Les paiements faits par carte de crédit ou par un réseau de paiement tiers sont déclarés par la société de paiement sur le formulaire 1099-K, non sur le formulaire 1099-NEC (IRS : instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC).

Pour savoir qui reçoit un formulaire, y compris pour les paiements à des sociétés, voyez quels entrepreneurs indépendants reçoivent un formulaire fiscal; pour un entrepreneur qui refuse de donner un numéro, recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs indépendants; pour un entrepreneur étranger, payer des entrepreneurs à l'étranger.

Qu'est-ce qui reste ma responsabilité même quand quelqu'un d'autre tient les livres?

Les registres, la déclaration et les charges sociales restent à l'entreprise, non au spécialiste de la tenue de livres. Un spécialiste fait le travail; l'obligation ne se déplace pas.

• Registres. L'IRS dit que les contribuables remplissent leurs propres déclarations et sont responsables de tenir leurs propres livres et registres (IRS : registres de logiciels de comptabilité électroniques). Faire appel à un tiers pour des services de garde ou de gestion de registres informatiques ne libère pas le contribuable de ses obligations de tenue des registres (Rev. Proc. 98-25).
• La déclaration. Un préparateur signe une déclaration, mais vous restez responsable de l'exactitude de chaque élément qui s'y trouve (IRS Tax Topic 254).
• Charges sociales. Un employeur est généralement responsable des déclarations et des dépôts même quand un tiers s'en charge, et reste responsable si le tiers fait défaut. Avec une organisation d'employeurs professionnels certifiée, l'organisation est généralement traitée comme l'employeur pour les salaires qu'elle verse, mais l'entreprise peut aussi être tenue responsable de l'impôt sur l'emploi de certains de ces employés (Publication 15; IRS : sous-traitance des tâches de paie).

La question de savoir si l'erreur d'un spécialiste de la tenue de livres déplace un coût est distincte; voyez les erreurs du spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités. Pour vérifier le travail, voyez vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres.

Comment cesser de mélanger les dépenses personnelles et celles de l'entreprise?

Pour cesser le mélange, commencez par un compte chèques d'entreprise distinct. La Publication 583 dit d'en ouvrir un séparé de votre compte personnel, de l'utiliser uniquement à des fins d'affaires et d'y déposer toutes les recettes quotidiennes (Publication 583).

• Beaucoup de propriétaires utilisent une seule carte d'entreprise et n'y mettent aucun achat personnel.
• Quand vous payez personnellement un coût de l'entreprise, envoyez le reçu et dites-le, afin que l'entreprise puisse vous rembourser. Voyez les dépenses d'entreprise payées avec une carte de crédit personnelle.
• Dites au spécialiste de la tenue de livres si chaque virement est un prêt, de l'argent que vous avez mis ou de l'argent que vous avez retiré. La Publication 583 dit de noter la source d'un dépôt et de ne faire des chèques à votre nom que pour les retraits personnels.
• Évitez les chèques payables à l'ordre de « comptant ». Si vous payez en argent comptant et ne pouvez pas obtenir de reçu, la Publication 583 dit d'expliquer le paiement dans vos registres sur le moment.

L'argent déjà mélangé exige un nettoyage : voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Comment récupérer mes soirées : que déléguer et que mettre dans le mandat?

Un propriétaire peut déléguer le travail de tenue de livres répétitif et garder les décisions : répondre aux questions, fournir les documents et approuver les paiements. Réglez ensuite les conditions par écrit, avec la règle sur les reçus décrite plus haut :

Pour la formulation, voyez ce que devrait dire une lettre de mission de tenue de livres et les questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres. Un restaurant ou une entreprise qui reçoit de l'argent comptant devrait aussi demander comment les ventes quotidiennes sont inscrites; voyez l'inscription des ventes quotidiennes.

Et si je suis le conjoint ou l'associé qui tient les livres d'une entreprise familiale et que je veux me retirer?

Un conjoint ou un associé qui tient les livres d'une entreprise familiale peut les transmettre, mais les propriétaires gardent la responsabilité.

1. Dressez la liste de ce que vous faites chaque mois, y compris les tâches que personne ne vous a assignées, comme réclamer les reçus et payer les factures. Cette liste devient le mandat.
2. Confiez le travail répétitif au spécialiste de la tenue de livres. Laissez aux propriétaires les décisions que seuls les propriétaires peuvent prendre.
3. Donnez au spécialiste de la tenue de livres l'accès, la dernière déclaration produite et le dernier mois dont vous êtes certain de l'exactitude. Voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable.
4. Certains conjoints gardent leur propre accès jusqu'à ce que le nouveau spécialiste de la tenue de livres ait rapproché le premier mois.

Si l'entreprise a des employés, vérifiez la paie avant de vous retirer. En vertu de l'article 6672, la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) est égale à 100 % de l'impôt retenu et impayé, et peut être imposée à une personne responsable qui a agi volontairement. La Publication 15 dit que cela peut inclure une personne qui signe les chèques ou qui a autrement le pouvoir de faire dépenser les fonds de l'entreprise (Publication 15). L'IRS dispose généralement de 3 ans pour l'établir, à compter du 15 avril qui suit l'année de paie ou d'une date de production ultérieure, et n'a aucune limite tant qu'une déclaration de paie n'est pas produite (IRM 5.7.3). Qui est visé est expliqué dans la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie; si des dépôts sont en retard, voyez en retard sur les charges sociales.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement. Tous les montants sont en dollars américains.

Un restaurant répond une fois par mois

Le relevé de carte d'un restaurant montre 60 débits que le spécialiste de la tenue de livres ne peut pas situer. Le mandat accorde au propriétaire trois jours ouvrables après la clôture de chaque relevé pour répondre. Le propriétaire bloque une séance de 30 minutes dans ce délai, répond aux 60 d'un seul coup et envoie les sommaires quotidiens des ventes avec les dépôts bancaires. Dans ce mandat, le spécialiste catégorise et le propriétaire répond. Le spécialiste garde ses questions pour cette séance au lieu d'envoyer des textos pendant le service du souper.

Un achat de 280 $ US par carte

Le flux d'un propriétaire de boutique en ligne montre un seul achat de 280 $ US par carte à un hôtel pendant un voyage à une conférence. Le spécialiste de la tenue de livres peut l'étiqueter comme voyage, mais il a encore besoin d'une pièce justificative. L'hébergement exige généralement un reçu, quel que soit le montant : le propriétaire envoie donc le reçu de l'hôtel, les dates, la destination et l'objet commercial.

Deux propriétaires et une transmission au plus tard le 10

Une LLC d'aménagement paysager a deux propriétaires, dont l'une tient les livres pendant ses temps libres. Ils engagent un spécialiste de la tenue de livres et lui transmettent, au plus tard le 10 de chaque mois : les relevés de chaque compte, les rapports de paie, les formulaires W-9 des nouveaux sous-traitants et les réponses aux questions en suspens. La propriétaire qui tenait les livres examine le travail de chaque mois en une courte séance, et les propriétaires gardent l'accès EFTPS de l'entreprise pour confirmer les dépôts de la paie.

Votre situation est différente?

• Les questions s'accumulent, vous catégorisez encore la fin de semaine, ou les livres sont en retard sur une déclaration : une transmission mensuelle part de livres clos : les mois en retard exigent donc habituellement un rattrapage d'abord. Voyez le rattrapage de livres en retard; pour savoir qui fait quoi chaque mois, voyez les services de tenue de livres.
• Vous tenez les livres d'une entreprise familiale et voulez vous retirer : voyez les services de tenue de livres et les soldes d'ouverture après un changement de comptable.
• Vous voulez changer de spécialiste de la tenue de livres : voyez remplacer votre spécialiste de la tenue de livres et reprendre les livres d'un ancien comptable.
• Des dépôts de paie ont été manqués ou l'IRS a envoyé un avis sur la paie : voyez en retard sur les charges sociales et un avis de l'IRS adressé à votre entreprise.
• Vous payez comme entrepreneurs indépendants des personnes qui travaillent comme des employés : voyez les entrepreneurs indépendants qui peuvent être des employés.
• L'argent personnel et celui de l'entreprise sont déjà mélangés : voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.
• Vous exploitez un restaurant ou l'entreprise reçoit de l'argent comptant : voyez les registres de ventes d'une entreprise qui reçoit de l'argent comptant.
• Vous exploitez une société de type S ou plusieurs sociétés : voyez la tenue de livres d'une société de type S et les livres de plusieurs entreprises.
• Vous avez des comptes dans d'autres devises : voyez les comptes en devises étrangères dans des livres américains.