記帳員每月需要您提供什麼

記帳員會要求我自己分類支出嗎？還是這是他們的工作？

支出由所有者還是記帳員分類，取決於書面約定的工作範圍，而不是稅法。稅法要求保存能支持稅表的記錄，除少數情況外，並沒有規定格式，所以只要帳目清楚顯示收入和支出，由您或記帳員分類都可以（Publication 583；IRS：記錄保存）。記帳員無法提供的，是只存在於您這一邊的資訊：您為什麼付款、見了誰、一筆存款是什麼。

可行的分工是：記帳員分類銀行和信用卡資料流顯示的項目，對其餘項目提問；您負責回答、補送缺少的資料，並保存記錄。請把它寫下來，否則工作會慢慢回到您身上。

出現以下情況，個案就不簡單：問題不斷累積，而您還在週末自己分類；帳目落後於一份稅表；有工資或承包人付款；個人和業務的錢共用一個帳戶；或者業務收取現金。如果前兩項像是在說您，請把分工寫成書面，並預期落後的月份要先補帳。各種情況在下文分別說明。

請先準備：每個銀行和信用卡帳戶的對帳單（除非記帳員可以自行下載）、不明扣款的收據和說明、客戶未付的發票和供應商帳單、工資報表、美國承包人的 W-9 表、貸款對帳單，以及您對未決問題的答覆。

記帳員每個月需要我提供什麼？

記帳員需要資料流顯示不出來的資料。請在對帳單結清後一次送齊，不要一項一項地送。

記帳員每月交回什麼，請見每月記帳服務包括什麼。

銀行資料流已連結，我還需要收據嗎？

通常還需要：銀行或信用卡資料流不顯示錢買了什麼，所以對帳單沒有說明的地方，就需要收據或說明。Publication 583 指出，付款證明本身不能確立稅務扣除，並要求您保存信用卡簽帳單和發票等文件，以顯示您發生了這筆費用（Publication 583）。IRS 表示，佐證文件應能識別收款方、付款金額、付款證明、日期，以及顯示業務支出的物品或服務的說明（IRS：我應該保存哪些記錄）。資料流涵蓋前四項，不涵蓋最後一項。

差旅、禮品和汽車費用另有規定。住宿費，以及金額達到 $75 或以上的其他此類支出，一般須有收據或類似的證明（交通費在不易取得收據時可以免除），另外一般還須有在當時或接近當時記錄的業務目的書面說明。您估計或概算的金額不能扣除（Publication 463）。IRS 關於一般業務記錄的頁面，沒有對其他支出設定金額門檻。

請記帳員在工作範圍中寫明，超過多少金額就需要收據。簡單的系統，請見自僱人士的記錄保存；有效收據應顯示什麼，請見 IRS 對收據的要求；收據遺失時，請見遺失的收據。

哪些帳戶、卡和支付應用程式必須讓記帳員看到？

記帳員需要看到每一個有業務資金進出的帳戶，包括曾經支付過業務費用的任何個人帳戶或卡。Publication 583 指出，記錄應能識別收入的來源，這樣您才能把業務資金與非業務資金分開，把應稅收入與免稅收入分開（Publication 583）。記帳員從來沒看過的帳戶，會變成漏記的收入或漏記的支出。

• 業務支票和儲蓄帳戶，以及業務信用卡。
• 曾收取業務收入或支付業務費用的任何個人帳戶或卡。
• 支付應用程式、刷卡處理商和交易平台。一筆存款可能是淨額，所以記帳員需要它背後的付款報表；請見核對銷售額和付款。
• 貸款和信用額度的對帳單，以及工資服務商的報表。
• 收過或付過業務款項的境外帳戶和其他國家的支付應用程式。

能看到帳戶，不等於能從中轉帳；請見讓記帳員存取您的帳戶。

有兩件事值得由您自己掌握。第一，會計檔案的管理員權限：IRS 表示，在審查中，它會及早要求會計軟體的備份檔，以及管理員的使用者名稱和密碼（IRS：電子會計軟體記錄）。第二，如果您使用工資服務商，要有您自己登入 IRS 電子聯邦稅款繳納系統（Electronic Federal Tax Payment System，EFTPS）的帳號，以便檢查存款是否已繳，並且 IRS 登記的地址要用企業名義，而不是服務商的名義（IRS：外包工資職責）。認證專業雇主組織（CPEO）以自己的號碼存款，所以它的客戶在 EFTPS 中看不到這些存款；請向它索取付款證明（IRS：CPEO 客戶須知）。

我該多快回答記帳員的問題？不回答會怎樣？

在工作範圍中寫明固定的答覆期限，例如每份對帳單結清後的若干個工作日，可以避免問題堆積。沒有稅務規則規定回覆時間，但稅務日期不會因為有未決問題而等待。無論工作範圍怎樣約定，這些日期都落在企業身上，所以記帳員在這些日期之前需要列出的資料。

到期日如果是週末或法定假日，順延到下一個工作日；按時足額存款的 941 表申報人，可以在季度結束後第二個月的 10 日前提交（941 表填表說明）。工資較大的企業要更早存款；存款時間表取決於過去的工資稅合計數（Publication 15）。州工資稅和銷售稅的日期另行規定，這裡不涉及。

不回答問題有三個代價。第一，帳目一直不完整，所以您所依賴的報表是不準的。第二，您無法解釋的支出，可能得不到支持，因為要扣除某項支出，您必須能夠證明它的某些要素（IRS：舉證責任）。第三，記憶會淡忘：Publication 463 指出，當時做的記錄，比日後在記憶不清時補寫的更有價值。

實際上，沒有回答的扣款，往往停在未分類帳戶裡，該月份也一直無法結帳。請在工作範圍中約定，期限過後記帳員怎麼處理；請見報稅前的未分類支出。

我須向記帳員提供哪些工資和承包人資料？

記帳員需要每個發薪日的工資報表、稅款存款確認，以及已提交的稅表副本。對每位屬於美國人的承包人，記帳員需要一份 W-9 表，最好在第一次付款前收齊，並需要記下這位承包人是怎樣獲得付款的。

工資。Publication 15 要求雇傭稅記錄至少保存 四年；法規從稅款到期日和稅款繳納日兩者中較晚的日期開始計算（26 CFR 31.6001-1(e)(2)）。這些記錄包括工資的付款金額和日期、雇員向您報告的小費、稅款存款的日期和金額及其確認編號、已提交稅表的副本及確認編號，以及雇員的 W-4 表（Publication 15；IRS：雇傭稅記錄保存）。發薪如何入帳，請見工資分錄。

承包人。W-9 表是付款方取得收款人姓名和納稅人識別號碼的方式；外國人可能無法提供號碼，須改用 W-8 表或 8233 表（IRS：W-9 表索取方填表說明）。W-9 表最好在第一次付款前收齊，因為如果收款人沒有提供正確的號碼，付款方一般必須對某些付款（包括非雇員報酬）預扣 24%（Publication 15）。記帳員還需要當年付給每位承包人的總額，以及每位承包人是怎樣獲得付款的。以信用卡或第三方支付網路支付的款項，由支付公司在 1099-K 表上申報，不在 1099-NEC 表上申報（IRS：1099-MISC 表和 1099-NEC 表填表說明）。

誰要收到表格，包括付給公司的款項，請見哪些承包人要收到稅表；承包人不肯提供號碼時，請見向承包人收集稅務識別號碼；外國承包人，請見向境外承包人付款。

即使由別人記帳，哪些責任仍然是我的？

記錄、稅表和工資稅，仍然屬於企業，而不是記帳員。記帳員做的是工作；責任不會轉移。

• 記錄。IRS 表示，納稅人自己填寫稅表，並負責保存自己的帳簿和記錄（IRS：電子會計軟體記錄）。使用第三方提供電腦記錄的保管或管理服務，並不免除納稅人的記錄保存義務（Revenue Procedure 98-25）。
• 稅表。報稅員會在稅表上簽名，但您仍須對稅表上每個項目的準確性負責（IRS Tax Topic 254）。
• 工資稅。即使由第三方辦理，雇主一般仍須對稅表和存款負責；第三方失誤時，雇主仍然負責。若使用認證專業雇主組織，該組織一般被視為其所付工資的雇主，但企業也可能須對其中一些雇員的雇傭稅負責（Publication 15；IRS：外包工資職責）。

記帳員的錯誤是否會轉移任何費用，是另一個問題；請見記帳員的錯誤與誰承擔罰款。要檢查工作，請見檢查記帳員的工作。

怎樣停止把個人和業務支出混在一起？

要停止混用，先從開設單獨的業務支票帳戶開始。Publication 583 要求開設一個與個人帳戶分開的帳戶，只用於業務目的，並把每天的全部收入存入其中（Publication 583）。

• 許多所有者只用一張業務卡，並且不讓個人消費記在上面。
• 當您用個人資金支付業務費用時，請把收據送來並說明，讓企業可以還錢給您。請見用個人信用卡支付的業務支出。
• 請告訴記帳員，每筆轉帳是貸款、您投入的錢，還是您提走的錢。Publication 583 要求註明存款的來源，並只在個人提款時才開支付給本人的支票。
• 避免開支付現金的支票。如果您付了現金而拿不到收據，Publication 583 要求在當時的記錄中說明這筆付款。

已經混在一起的資金需要整理：請見整理混用的業務和個人資金。

怎樣才能把晚上時間要回來：哪些交出去，工作範圍裡寫什麼？

所有者可以把重複性的記帳工作交出去，自己保留決定：回答問題、提供文件和批准付款。然後把條款寫成書面，連同上文的收據金額線一起確定：

措辭請見記帳聘用函應該寫什麼和聘請記帳員前要問的問題。餐廳或現金生意還應詢問每日銷售如何記錄；請見記錄每日銷售額。

如果我是替家族生意記帳的配偶或合夥人，想退出，怎麼辦？

替家族生意記帳的配偶或合夥人可以把帳務交出去，但責任仍由所有者承擔。

1. 列出您每月做的事，包括沒有人分派的工作，例如追收據和付帳單。這份清單就成為工作範圍。
2. 把重複性的工作交給記帳員。只有所有者能做的決定，留給所有者。
3. 給記帳員存取權限、最近一次提交的稅表，以及您確定無誤的最後一個月。請見更換會計師後的期初餘額。
4. 有些配偶會保留自己的存取權限，直到新的記帳員完成第一個月的對帳。

如果企業有雇員，請在您退出之前檢查工資。依第 6672 條，信託基金追繳罰款（trust fund recovery penalty）是未繳預扣稅款的 100%，可能加在故意行事的責任人身上。Publication 15 指出，這可以包括簽署支票或另有權力決定企業資金支出的人（Publication 15）。IRS 一般有 3 年 的時間評定這項罰款，自工資年度之後的 4 月 15 日 或較晚的提交日期起算；工資稅表未提交期間，沒有時間限制（IRM 5.7.3）。誰屬於責任人，請見信託基金追繳罰款；如果存款已經落後，請見工資稅落後未繳。

舉例

以下例子僅供說明。所有金額均以美元計。

餐廳每月回答一次

一家餐廳的信用卡對帳單上有 60 筆記帳員無法歸類的扣款。工作範圍給了所有者在每份對帳單結清後三個工作日的時間回答。所有者在這個期限內留出一段 30 分鐘的時間，一次回答完全部 60 筆，並把每日銷售彙總連同銀行存款一起送出。在這份工作範圍中，記帳員負責分類，所有者負責回答。記帳員把問題留到這一次，而不是在晚餐營業時間發訊息。

一筆 US$280 的信用卡扣款

一位網路商店所有者的資料流顯示，在一次會議行程中，有一筆 US$280 付給酒店的信用卡扣款。記帳員可以把它標為差旅，但仍需要證明。住宿費一般不論金額多少都需要收據，所以所有者送來酒店收據、日期、目的地和業務目的。

兩位所有者和每月 10 日前交接

一家園藝綠化 LLC 有兩位所有者，其中一位利用空閒時間記帳。他們聘請了記帳員，並在每月 10 日前交接：各帳戶的對帳單、工資報表、新分包商的 W-9 表，以及對未決問題的答覆。原來記帳的所有者用一段簡短的時間檢查每個月的工作，兩位所有者則保留企業的 EFTPS 登入帳號，用來確認工資存款。

您的情況不同嗎？

• 問題不斷累積，您還在週末自己分類，或帳目落後於一份稅表：每月交接是從已結清的帳目開始的，所以落後的月份通常要先補帳。請見補做逾期的帳目；每個月誰做什麼，請見記帳服務。
• 您替家族生意記帳，想退出：請見記帳服務和更換會計師後的期初餘額。
• 您想更換記帳員：請見更換記帳員和接手前任會計師的帳目。
• 工資稅存款漏繳，或 IRS 寄來工資稅通知：請見工資稅落後未繳和IRS 寄給您企業的通知。
• 您以承包人身份付款的對象，工作方式像雇員：請見可能是雇員的承包人。
• 個人和業務的錢已經混在一起：請見整理混用的業務和個人資金。
• 您經營餐廳，或業務收取現金：請見現金生意的銷售記錄。
• 您經營 S 公司或多家公司：請見 S 公司記帳和多家公司的帳目。
• 您有其他貨幣的帳戶：請見美國帳目中的外幣帳戶。