Was Ihr Buchhalter jeden Monat von Ihnen braucht

Soll mein Buchhalter erwarten, dass ich Ausgaben kategorisiere, oder ist das seine Aufgabe?

Ob der Eigentümer oder der Buchhalter Ausgaben kategorisiert, bestimmt der schriftliche Leistungsumfang, nicht das Steuerrecht. Das Recht verlangt Unterlagen, die die Erklärung stützen, und schreibt bis auf wenige Fälle kein Format vor. Sie oder der Buchhalter können also kategorisieren, solange die Bücher Einnahmen und Ausgaben klar zeigen (Publication 583; IRS: Unterlagen führen). Was kein Buchhalter liefern kann, ist das, was nur auf Ihrer Seite existiert: warum Sie gezahlt haben, wen Sie getroffen haben, was eine Einzahlung war.

Eine praktikable Aufteilung: Der Buchhalter kategorisiert, was die Bank- und Kartenfeeds zeigen, und fragt nach dem Rest; Sie antworten, senden, was fehlt, und bewahren die Unterlagen auf. Schreiben Sie es auf, sonst wandert die Arbeit zu Ihnen zurück.

Der Fall ist nicht einfach, wenn sich Fragen ständig stapeln und Sie am Wochenende noch kategorisieren, wenn die Bücher hinter einer Erklärung zurückliegen, wenn es Lohnabrechnung oder Zahlungen an Auftragnehmer gibt, wenn privates und geschäftliches Geld über ein Konto laufen oder wenn das Unternehmen Bargeld annimmt. Treffen die ersten beiden auf Sie zu, halten Sie die Aufteilung schriftlich fest und rechnen Sie damit, dass die Monate im Rückstand zuerst aufgeholt werden müssen. Jeder Fall wird unten behandelt.

Sammeln Sie zuerst: Kontoauszüge für jedes Bank- und Kartenkonto (sofern der Buchhalter sie nicht herunterladen kann), Belege und Notizen zu unklaren Abbuchungen, unbezahlte Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen, Lohnberichte, W-9 von US-Auftragnehmern, Darlehensauszüge und Ihre Antworten auf offene Fragen.

Was braucht ein Buchhalter jeden Monat von mir?

Ein Buchhalter braucht, was die Feeds nicht zeigen können. Senden Sie es nach Abschluss der Kontoauszüge in einem Paket, nicht Stück für Stück.

Was der Buchhalter Ihnen jeden Monat zurückgibt, steht in was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.

Brauche ich noch Belege, wenn der Bankfeed verbunden ist?

Oft ja: Ein Bank- oder Kartenfeed zeigt nicht, was das Geld gekauft hat, daher braucht es einen Beleg oder eine Notiz, wo der Kontoauszug das offenlässt. Publication 583 sagt, ein Zahlungsnachweis allein begründet keinen Steuerabzug, und rät, Unterlagen wie Kreditkartenbelege und Rechnungen aufzubewahren, die zeigen, dass die Kosten entstanden sind (Publication 583). Der IRS sagt, Belege sollten Empfänger, gezahlten Betrag, Zahlungsnachweis, Datum und eine Beschreibung des Postens oder der Leistung zeigen, die eine Betriebsausgabe belegt (IRS: Welche Unterlagen). Ein Feed deckt die ersten vier ab, nicht den letzten.

Reise-, Geschenk- und Kfz-Kosten haben zusätzliche Regeln. Ein Beleg oder ähnlicher Nachweis ist in der Regel für Unterkunft und für jede andere solche Ausgabe ab $75 erforderlich (bei Transportkosten entfällt er, wenn ein Beleg nicht ohne Weiteres zu bekommen ist), dazu in der Regel eine schriftliche Erklärung zum geschäftlichen Zweck, die zeitnah festgehalten wird. Geschätzte oder ungefähre Beträge sind nicht abziehbar (Publication 463). Die IRS-Seiten zu allgemeinen Geschäftsunterlagen nennen für andere Ausgaben keine Dollargrenze.

Bitten Sie den Buchhalter, im Leistungsumfang die Dollargrenze zu nennen, ab der er einen Beleg braucht. Für ein einfaches System siehe Unterlagen führen für Selbstständige; was ein gültiger Beleg zeigt, steht in Beleganforderungen des IRS, und zu verlorenen Belegen in verlorene Belege.

Welche Konten, Karten und Zahlungs-Apps muss mein Buchhalter sehen?

Ein Buchhalter muss jedes Konto sehen, auf dem Geschäftsgeld eingeht oder ausgeht, auch jedes private Konto oder jede private Karte, die je eine Geschäftsausgabe bezahlt hat. Publication 583 sagt, Unterlagen sollten die Quelle der Einnahmen erkennen lassen, die Sie brauchen, um Geschäftliches von Privatem und steuerpflichtige von steuerfreien Einkünften zu trennen (Publication 583). Ein Konto, das der Buchhalter nie sieht, wird zu fehlenden Einnahmen oder fehlenden Ausgaben.

• Geschäftskonten für Giro- und Sparguthaben und Geschäftskreditkarten.
• Jedes private Konto oder jede private Karte, die Geschäftseinkünfte erhalten oder eine Geschäftsausgabe bezahlt hat.
• Zahlungs-Apps, Kartenabwickler und Marktplätze. Eine Einzahlung kann ein Nettobetrag sein, daher braucht der Buchhalter den Auszahlungsbericht dahinter; siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.
• Darlehens- und Kreditlinienauszüge sowie die Berichte des Lohnabrechnungsanbieters.
• Konten im Ausland und Zahlungs-Apps in einem anderen Land, die Geschäftsgeld eingenommen oder ausgezahlt haben.

Ein Konto zu sehen ist nicht dasselbe, wie Geld davon zu bewegen; siehe einem Buchhalter Zugriff auf Ihre Konten geben.

Zwei Dinge sollten Sie selbst in der Hand behalten. Erstens die Administratorrechte für die Buchhaltungsdatei: Bei einer Prüfung fordert der IRS nach eigener Aussage früh die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware und den Benutzernamen und das Passwort des Administrators an (IRS: Aufzeichnungen aus Buchhaltungssoftware). Zweitens, wenn Sie einen Lohnabrechnungsanbieter nutzen, Ihren eigenen Zugang zum Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, elektronisches Zahlungssystem des IRS), um zu prüfen, ob Einzahlungen erfolgt sind, und die beim IRS hinterlegte Adresse auf den Namen des Unternehmens, nicht des Anbieters (IRS: Lohnabrechnungsaufgaben auslagern). Eine Certified Professional Employer Organization (CPEO, zertifizierter Personaldienstleister) zahlt unter ihrer eigenen Nummer ein; ihre Kunden sehen diese Einzahlungen daher nicht in EFTPS. Fordern Sie von ihr einen Zahlungsnachweis an (IRS: CPEO-Kunden).

Wie schnell sollte ich die Fragen meines Buchhalters beantworten, und was passiert, wenn nicht?

Ein fester Antwortzeitraum, im Leistungsumfang als Zahl von Werktagen nach jedem Abschluss der Kontoauszüge festgehalten, verhindert, dass sich Fragen stapeln. Keine Steuerregel legt eine Antwortzeit fest, aber die Steuertermine warten nicht auf eine offene Frage. Diese Termine liegen beim Unternehmen, was auch immer im Leistungsumfang steht; der Buchhalter braucht die aufgeführten Unterlagen daher vor ihnen.

Ein Fälligkeitstermin an einem Wochenende oder gesetzlichen Feiertag verschiebt sich auf den nächsten Werktag, und wer Form 941 einreicht und alle Einzahlungen fristgerecht vollständig geleistet hat, darf bis zum 10. Tag des zweiten Monats nach Quartalsende einreichen (Anleitung zu Form 941). Größere Lohnsummen zahlen früher ein; der Plan hängt von den früheren Lohnsteuersummen ab (Publication 15). Die Lohn- und Sales-Tax-Termine der Bundesstaaten sind getrennt und hier nicht behandelt.

Unbeantwortete Fragen haben drei Kosten. Die Bücher bleiben unvollständig, sodass die Berichte, auf die Sie sich verlassen, abweichen. Eine Ausgabe, die Sie nicht erklären können, ist womöglich nicht belegt, denn Sie müssen bestimmte Bestandteile einer Ausgabe beweisen können, um sie abzuziehen (IRS: Beweislast). Und die Erinnerung verblasst: Publication 463 sagt, eine zeitnah angelegte Aufzeichnung hat mehr Wert als eine später erstellte, wenn die Erinnerung schlecht ist.

In der Praxis bleiben unbeantwortete Abbuchungen oft in einem Konto für Nicht-Kategorisiertes, und der Monat bleibt offen. Vereinbaren Sie im Leistungsumfang, was der Buchhalter tut, wenn der Zeitraum abgelaufen ist; siehe nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuererklärung.

Welche Lohn- und Auftragnehmerangaben schulde ich meinem Buchhalter?

Ein Buchhalter braucht Lohnberichte für jedes Zahlungsdatum, Bestätigungen der Steuereinzahlungen und Kopien der eingereichten Erklärungen. Für jeden Auftragnehmer, der eine US-Person ist, braucht der Buchhalter eine Form W-9, am besten vor der ersten Zahlung eingeholt, und eine Notiz, wie der Auftragnehmer bezahlt wurde.

Lohnabrechnung. Publication 15 sagt, Unterlagen zu Beschäftigungssteuern mindestens vier Jahre aufzubewahren; die Verordnung zählt das ab dem späteren Zeitpunkt aus Fälligkeit der Steuer und Zahlungsdatum (26 CFR 31.6001-1(e)(2)). Dazu gehören Beträge und Daten der Lohnzahlungen, von Arbeitnehmern gemeldete Trinkgelder, Daten und Beträge der Steuereinzahlungen mit ihren Bestätigungsnummern, Kopien eingereichter Erklärungen mit Bestätigungsnummern und die Form W-4 der Arbeitnehmer (Publication 15; IRS: Aufbewahrung von Unterlagen zur Lohnsteuer). Wie ein Gehaltslauf gebucht wird, steht in Buchungen zur Lohnabrechnung.

Auftragnehmer. Form W-9 ist der Weg, auf dem ein Zahler Namen und Steueridentifikationsnummer des Zahlungsempfängers erhält. Eine ausländische Person gibt sie womöglich nicht an und nutzt stattdessen eine Form W-8 oder Form 8233 (IRS: Anleitung für den Anforderer der W-9). Eine W-9 holt man am besten vor der ersten Zahlung ein, weil ein Zahler in der Regel 24 % bestimmter Zahlungen, darunter Vergütungen für Nichtarbeitnehmer, einbehalten muss, wenn der Empfänger keine richtige Nummer nennt (Publication 15). Der Buchhalter braucht außerdem die Jahressumme je Auftragnehmer und wie jeder bezahlt wurde. Zahlungen per Kreditkarte oder über ein Zahlungsnetzwerk Dritter meldet das Zahlungsunternehmen auf Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen), nicht auf Form 1099-NEC (IRS: Anleitung zu 1099-MISC und 1099-NEC).

Wer ein Formular erhält, auch bei Zahlungen an Kapitalgesellschaften, steht in welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten; zu einem Auftragnehmer, der keine Nummer nennt, siehe Steuernummern von Auftragnehmern einholen; für einen ausländischen Auftragnehmer Auftragnehmer im Ausland bezahlen.

Was bleibt meine Verantwortung, auch wenn jemand anders die Bücher führt?

Die Unterlagen, die Erklärung und die Lohnsteuern bleiben beim Unternehmen, nicht beim Buchhalter. Ein Buchhalter erledigt die Arbeit; die Pflicht geht nicht über.

• Unterlagen. Der IRS sagt, Steuerpflichtige füllen ihre Erklärungen selbst aus und sind für die Führung ihrer eigenen Bücher und Unterlagen verantwortlich (IRS: Aufzeichnungen aus Buchhaltungssoftware). Wer einen Dritten mit Verwahrungs- oder Verwaltungsleistungen für Computeraufzeichnungen beauftragt, wird dadurch nicht von seinen Aufbewahrungspflichten entbunden (Revenue Procedure 98-25).
• Die Erklärung. Ein Ersteller unterschreibt eine Erklärung, aber Sie bleiben für die Richtigkeit jedes Postens darin verantwortlich (IRS Tax Topic 254).
• Lohnsteuern. Ein Arbeitgeber ist in der Regel für Erklärungen und Einzahlungen verantwortlich, auch wenn ein Dritter sie erledigt, und bleibt verantwortlich, wenn der Dritte versagt. Bei einer Certified Professional Employer Organization gilt die Organisation für die von ihr gezahlten Löhne in der Regel als Arbeitgeber, aber das Unternehmen kann auch für die Beschäftigungssteuern auf einen Teil dieser Arbeitnehmer haften (Publication 15; IRS: Lohnabrechnungsaufgaben auslagern).

Ob der Fehler eines Buchhalters Kosten verschiebt, ist eine eigene Frage; siehe Fehler von Buchhaltern und wer die Strafzuschläge zahlt. Zur Kontrolle der Arbeit siehe die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.

Wie höre ich auf, Privates und Geschäftliches zu vermischen?

Am Anfang steht ein eigenes Geschäftskonto. Publication 583 sagt, eines zu eröffnen, das getrennt vom privaten Konto geführt wird, es nur für Geschäftszwecke zu nutzen und alle täglichen Einnahmen darauf einzuzahlen (Publication 583).

• Viele Eigentümer nutzen eine Geschäftskarte und halten private Abbuchungen davon fern.
• Zahlen Sie eine Geschäftsausgabe privat, senden Sie den Beleg und sagen Sie es, damit das Unternehmen Sie erstatten kann. Siehe Geschäftsausgaben auf der privaten Kreditkarte.
• Sagen Sie dem Buchhalter, ob jede Überweisung ein Darlehen, eingelegtes Geld oder entnommenes Geld ist. Publication 583 sagt, die Quelle einer Einzahlung zu vermerken und Schecks an sich selbst nur für private Entnahmen auszustellen.
• Vermeiden Sie Schecks, die auf „Bargeld“ ausgestellt sind. Zahlen Sie bar und können keinen Beleg bekommen, sagt Publication 583, die Zahlung zeitnah in Ihren Unterlagen zu erklären.

Geld, das schon vermischt ist, ist eine Aufräumarbeit: siehe vermischte Geschäfts- und Privatgelder bereinigen.

Wie bekomme ich meine Abende zurück: Was gebe ich ab, und was gehört in den Leistungsumfang?

Ein Eigentümer kann die wiederkehrende Buchhaltungsarbeit abgeben und die Entscheidungen behalten: Fragen beantworten, Unterlagen liefern und Zahlungen freigeben. Legen Sie dann die Bedingungen schriftlich fest, zusammen mit der Beleggrenze von oben:

Formulierungen finden Sie in was ein Buchhaltungsvertrag enthalten sollte und Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters. Ein Restaurant oder Bargeldbetrieb sollte außerdem fragen, wie tägliche Umsätze erfasst werden; siehe Tagesumsätze erfassen.

Was, wenn ich als Ehepartner oder Partner die Bücher eines Familienunternehmens führe und aussteigen will?

Ein Ehepartner oder Partner, der die Bücher eines Familienunternehmens führt, kann sie abgeben, aber die Eigentümer behalten die Verantwortung.

1. Listen Sie auf, was Sie jeden Monat tun, auch Aufgaben, die Ihnen niemand zugewiesen hat, etwa Belegen hinterherlaufen und Rechnungen zahlen. Diese Liste wird der Leistungsumfang.
2. Geben Sie die wiederkehrende Arbeit an den Buchhalter ab. Überlassen Sie den Eigentümern die Entscheidungen, die nur Eigentümer treffen können.
3. Geben Sie dem Buchhalter Zugriff, die zuletzt eingereichte Erklärung und den letzten Monat, bei dem Sie sicher sind, dass er stimmt. Siehe Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.
4. Manche Ehepartner behalten ihren eigenen Zugriff, bis der neue Buchhalter den ersten Monat abgestimmt hat.

Hat das Unternehmen Arbeitnehmer, prüfen Sie die Lohnabrechnung, bevor Sie sich zurückziehen. Nach Abschnitt 6672 beträgt der Trust Fund Recovery Penalty (Haftungszuschlag für einbehaltene Steuern) 100 % der nicht abgeführten einbehaltenen Steuer und kann einer verantwortlichen Person auferlegt werden, die vorsätzlich handelte. Publication 15 sagt, dazu kann auch jemand gehören, der Schecks unterschreibt oder sonst befugt ist, die Ausgabe von Geschäftsmitteln zu veranlassen (Publication 15). Der IRS hat in der Regel 3 Jahre für die Festsetzung, gezählt ab 15. April nach dem Lohnjahr oder einem späteren Einreichungsdatum, und hat keine Frist, solange eine Lohnsteuererklärung nicht eingereicht ist (IRM 5.7.3). Wer zählt, steht in Trust Fund Recovery Penalty; bei Rückständen bei den Einzahlungen siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Ein Restaurant antwortet einmal im Monat

Der Kartenauszug eines Restaurants zeigt 60 Abbuchungen, die der Buchhalter nicht zuordnen kann. Der Leistungsumfang gibt dem Eigentümer drei Werktage nach jedem Abschluss des Kontoauszugs zum Antworten. Der Eigentümer blockt in diesem Zeitraum eine 30-minütige Sitzung, beantwortet alle 60 in einem Durchgang und sendet die täglichen Verkaufsübersichten mit den Bankeinzahlungen. In diesem Leistungsumfang kategorisiert der Buchhalter, und der Eigentümer antwortet. Der Buchhalter sammelt Fragen für diese Sitzung, statt während des Abendservice Nachrichten zu schicken.

Eine Kartenabbuchung über US$280

Im Feed eines Online-Shop-Eigentümers steht eine Kartenabbuchung über US$280 an ein Hotel während einer Konferenzreise. Der Buchhalter kann sie als Reisekosten bezeichnen, braucht aber weiter einen Nachweis. Unterkunft braucht in der Regel bei jedem Betrag einen Beleg, daher sendet der Eigentümer den Hotelbeleg, die Daten, das Ziel und den geschäftlichen Zweck.

Zwei Eigentümer und eine Übergabe bis zum 10.

Eine Landschaftsbau-LLC hat zwei Eigentümer, und eine von beiden führt die Bücher in ihrer Freizeit. Sie stellen einen Buchhalter ein und übergeben jeden Monat bis zum 10.: Kontoauszüge für jedes Konto, Lohnberichte, W-9 für neue Subunternehmer und Antworten auf offene Fragen. Die Eigentümerin, die die Bücher geführt hat, prüft die Arbeit jedes Monats in einer kurzen Sitzung, und die Eigentümer behalten den EFTPS-Zugang des Unternehmens, um die Lohnsteuereinzahlungen zu bestätigen.

Anders in Ihrem Fall?

• Fragen stapeln sich, Sie kategorisieren noch am Wochenende, oder die Bücher liegen hinter einer Erklärung zurück: Eine monatliche Übergabe beginnt bei abgeschlossenen Büchern, daher müssen Monate im Rückstand meist zuerst aufgeholt werden. Siehe überfällige Buchhaltung aufholen; wer jeden Monat was tut, steht in Buchhaltungsleistungen.
• Sie führen die Bücher eines Familienunternehmens und wollen aussteigen: Siehe Buchhaltungsleistungen und Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.
• Sie wollen den Buchhalter wechseln: Siehe Ihren Buchhalter ersetzen und Bücher von einem früheren Buchhaltungsexperten übernehmen.
• Lohnsteuereinzahlungen wurden versäumt, oder der IRS hat eine Mitteilung zur Lohnsteuer gesendet: Siehe Rückstand bei Lohnsteuern und eine IRS-Mitteilung an Ihr Unternehmen.
• Sie bezahlen Menschen als Auftragnehmer, die wie Arbeitnehmer arbeiten: Siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Privates und Geschäftliches sind bereits vermischt: Siehe vermischte Geschäfts- und Privatgelder bereinigen.
• Sie führen ein Restaurant, oder das Unternehmen nimmt Bargeld an: Siehe Umsatzunterlagen für Bargeldbetriebe.
• Sie führen eine S Corporation oder mehrere Unternehmen: Siehe Buchhaltung einer S Corporation und Bücher für mehrere Unternehmen.
• Sie haben Konten in anderen Währungen: Siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern.