خطاب التحقق من EIN رقم 147C: ضياع الرقم والتأخير وعدم تطابق الاسم

ضياع EIN أو تعثر الطلب أو عدم تطابق الاسم: ما الذي يعالج كل حالة؟

لكل مشكلة في EIN مسارها لدى IRS، ولا يبدأ أي منها بطلب ثانٍ بينما الأول معلّق. تقول IRS أن تستخدم طريقة طلب واحدة فقط لكل كيان حتى لا يحصل على أكثر من رقم EIN، وأنها لا تصدر أكثر من رقم EIN واحد في اليوم لكل طرف مسؤول، وهو الشخص الذي يملك النشاط أو يتحكم فيه في النهاية (تعليمات النموذج ⁦SS-4⁩).

عندما لا تكون المسألة بسيطة: إقرار تأخر بالفعل؛ أو أودعت الضرائب أو كُشفت الرواتب أو نماذج 1099 تحت رقمين أو تحت اسم لا تحتفظ به IRS؛ أو بدأ طرف دافع الاستقطاع الاحتياطي؛ أو غيّر النشاط اسمه أو هيكله في سنة يحين فيها إقرار. كل حالة من هذه تعني مطابقة ما قُدّم مع الرقم والاسم الصحيحين قبل مراسلة IRS.

ما تجمعه: تسجيل التأسيس لدى الولاية وأي تعديل، وخطاب ⁦CP575⁩ أو صفحة التأكيد الإلكترونية، والإقرارات السابقة، وكل خطاب من IRS أو البنك أو جهة دافعة بشأن EIN.

كم يستغرق EIN بالفاكس أو البريد أو عبر الإنترنت؟

الطلب الإلكتروني المقبول يعطي رقم EIN فورًا. ويستغرق النموذج ⁦SS-4⁩ المرسل بالفاكس نحو 4 أيام عمل وبالبريد نحو 4 أسابيع، وتحذّر IRS من أن ارتفاع حجم الطلبات قد يبطئ كليهما (IRS: رقم تعريف صاحب العمل). وتنشر المدد الحالية للنموذج ⁦SS-4⁩، وتحدّثها كل 2 أسبوع تقريبًا، في صفحة حالة المعالجة.

أهلية الطلب الإلكتروني في IRS: الحصول على EIN. يعمل رقم EIN الجديد فورًا لفتح حساب مصرفي أو طلب تراخيص أو تقديم إقرار بالبريد. وقد يستغرق حتى 2 أسبوع قبل أن يجتاز الرقم نفسه مطابقة TIN لدى IRS أو يُقدَّم به إقرار إلكترونيًا أو تُجرى به إيداعات ضريبية إلكترونية (IRS: رقم تعريف صاحب العمل).

فشل الطلب الإلكتروني لرقم EIN أو ما زلت أنتظر: ماذا أفعل؟

إذا رفضت الأداة الإلكترونية الطلب فلم يصدر رقم EIN: صحّح البيانات وجرّب الطلب الإلكتروني مرة أخرى، أو قدّم بالفاكس أو البريد. وإذا كان النموذج ⁦SS-4⁩ قد أُرسل بالفاكس أو البريد بالفعل، فلا ترسل آخر قبل انقضاء مدة المعالجة المعلنة؛ ثم اتصل بخط ضرائب الأعمال والتخصصات (Business and Specialty Tax Line) على ⁦800-829-4933⁩، وهو يجيب أيضًا عن أسئلة حالة الطلبات المرسلة بالبريد (تعليمات النموذج ⁦SS-4⁩).

• أظهرت الأداة الإلكترونية خطأً. تحمل رسالة الرفض رقم مرجع من ثلاثة أرقام. دوّنه قبل الاتصال: الرقمان 101 و115 يوصلان بموظف في IRS، وبقية الأرقام برسالة مسجلة عن تصحيح البيانات وإعادة الإرسال عبر الإنترنت أو الفاكس أو البريد، ولا تحتفظ IRS بما أُدخل إلكترونيًا (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.4.1). وتتحقق الأداة من مطابقة اسم الطرف المسؤول مع SSN أو ITIN، ومن أن نشاطًا بالاسم نفسه في الولاية نفسها ليس له رقم EIN بالفعل؛ وقد يعني الإخفاق في الفحص الثاني أن رقم EIN موجود فعلًا. وتُغلق الأداة أيضًا بعد 15 دقيقة من عدم النشاط وتعمل في ساعات محددة فقط (IRS: الحصول على EIN).
• أظهرت الأداة رقم EIN لكنه لم يُحفظ. رقم EIN موجود، فلا تقدّم طلبًا جديدًا. اتصل بخط الأعمال: تستطيع IRS إعطاءك الرقم وإرسال الخطاب 147C بالفاكس أو البريد. ومن اختار عرض الإشعار إلكترونيًا لا يصله ⁦CP575⁩ بالبريد (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.4.1).
• ساد الصمت بعد طلب مُرسَل بالفاكس أو البريد. يوجّه دليل IRS موظفي الهاتف إلى أن يطلبوا من المتصلين معاودة الاتصال إذا لم تنقضِ مدة المعالجة المعلنة، وألا يعيدوا الإرسال إلا بعد انقضائها (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.9.1). لا ترسل نموذج ⁦SS-4⁩ جديدًا إلا حين تطلب IRS ذلك.
• خدمة تأسيس قدّمت الطلب عنك. يتلقى الطرف الثالث المفوَّض رقم EIN عند تخصيصه، فاطلب الرقم من الخدمة أولًا. ثم تنتهي صلاحيتها: ترسل IRS إشعار EIN بالبريد إلى النشاط ولا ترسل الخطاب 147C إلى المفوَّض (تعليمات النموذج ⁦SS-4⁩؛ دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.9.1).

حان موعد إقرار ضريبي أو إيداع قبل وصول EIN: ماذا أكتب؟

اكتب «Applied For» وتاريخ الطلب في خانة EIN، وقدّم الإقرار في موعده على الورق؛ ولا تضع رقم SSN مكانه أبدًا (تعليمات النموذج ⁦SS-4⁩). فالإقرار المقدَّم إلكترونيًا يحتاج إلى رقم EIN نفسه (تعليمات النموذج 1120). هذه هي القاعدة لإقرارات الشراكات والشركات والرواتب (النماذج 1065 و1120 و⁦1120-S⁩ و941؛ تعليمات النموذج 941). أما صاحب المنشأة الفردية، أو شركة LLC ذات المالك الواحد التي تُبلّغ في Schedule C، فلا يلزمه الانتظار ولا التقديم على الورق: اترك السطر D في Schedule C فارغًا بلا EIN، ولا تضع SSN هناك، وقدّم إقرار المالك كالمعتاد (تعليمات Schedule C).

وللإيداع الضريبي المستحق قبل وصول EIN، أرسل بالبريد شيكًا أو حوالة مالية إلى مركز خدمة IRS الخاص بمنطقة تقديمك، كما هو مذكور في تعليمات الإقرار الذي يخصه الإيداع. واكتب الاسم تمامًا كما في النموذج ⁦SS-4⁩، والعنوان، ونوع الضريبة، والفترة المغطاة، وتاريخ الطلب (IRS: رقم تعريف صاحب العمل؛ تعليمات النموذج ⁦SS-4⁩).

بعد وصول EIN يمكن تقديم إقرار بالبريد به فورًا؛ أما التقديم الإلكتروني والإيداعات الإلكترونية فقد تستغرق حتى 2 أسبوع.

رقم EIN مفقود أو خطاب ⁦CP575⁩ مفقود: أين أجده؟

ابدأ بسجلاتك: الإشعار الذي أرسلته IRS عند تقديم الطلب، والبنك الذي يحتفظ بحساب النشاط، وجهات الولاية أو البلدية التي طلب النشاط منها تراخيص، والإقرارات الضريبية السابقة للنشاط (IRS: رقم تعريف صاحب العمل). فإذا لم تجده في أي منها، فاتصل بخط ضرائب الأعمال والتخصصات (Business and Specialty Tax Line) على ⁦800-829-4933⁩، من الاثنين إلى الجمعة، من 7 صباحًا إلى 7 مساءً بالتوقيت المحلي (تستخدم Alaska وHawaii توقيت المحيط الهادئ). تتحقق IRS من هويتك وتعطيك الرقم بالهاتف إذا كنت مخوَّلًا بتلقيه. ومن خارج الولايات المتحدة، خط EIN لدى IRS هو ⁦267-941-1099⁩ (غير مجاني)، من الاثنين إلى الجمعة، من 6 صباحًا إلى 11 مساءً بالتوقيت الشرقي (IRS: رقم تعريف صاحب العمل؛ دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.4.1). وتوفر IRS مترجمين هاتفيين، منهم من يتحدث الماندرين والكانتونية (IRS: دعنا نساعدك).

لا يمكن نسخ خطاب ⁦CP575⁩ الأصلي ولا إعادة إنشائه؛ وتؤكد IRS الرقم بالخطاب 147C، «EIN Previously Assigned»، بدلًا منه (IRS: فهم إشعار ⁦CP575⁩). يسأل موظفو IRS أولًا عن صفة المتصل في النشاط. ومسؤول مسك الدفاتر أو المستشار الذي يتصل نيابة عن النشاط يحتاج إلى النموذج 2848 أو النموذج 8821 يغطي الطلب؛ وإلا فعلى المالك أن ينضم إلى المكالمة أو يتصل بنفسه (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.1.4.7.1). وإذا لم تجد IRS رقم EIN للنشاط، فالخطوة التالية هي طلب رقم جديد.

كيف أطلب خطاب التحقق من EIN (147C) لبنك؟

اسأل البنك أو المقرض أي إثبات من IRS يقبله، ثم استخدم أسرع إثبات متاح: نسخة رقمية من ⁦CP575⁩ من «Business Tax Account»، أو الخطاب 147C بالهاتف، أو كشف الكيان (IRS: رقم تعريف صاحب العمل). وتقول IRS إن البنوك والمؤسسات الأخرى تقبل النسخة الرقمية من ⁦CP575⁩ تأكيدًا كتابيًا لرقم EIN، بدلًا من الخطاب 147C (IRS: فهم إشعار ⁦CP575⁩).

«Business Tax Account» متاح لصاحب منشأة فردية له رقم EIN ويقدّم Schedule C أو F؛ ولشراكة عبر شريك عام أو شريك مدير في شركة LLC؛ ولشركة عبر مسؤول أو عضو مدير يكون موظفًا حاليًا لديها وله النموذج ⁦W-2⁩ منها لأحدث سنة تقديم. وهو غير متاح بعد لشركة LLC تُبلّغ في Schedule C أو F لمالكها (IRS: «Business Tax Account»). والشركة الجديدة التي لا رواتب لها بعد، أو شركة LLC ذات المالك الواحد التي تُبلّغ في Schedule C أو F، ستحتاج عادةً إلى مسار الهاتف. وللشركة المملوكة من الخارج راجع عنوان عمل أمريكي وحساب مصرفي.

اسم IRS لا يطابق الاسم القانوني لشركتي LLC: لماذا، وكيف أصحّحه؟

في الغالب لا يوجد خطأ: تسمح أنظمة IRS بحروف وأرقام وشرطات وعلامة & فقط في اسم النشاط، فتُكتب الحروف الأخرى بالكلمات أو تُستبدل بمسافة أو تُحذف عند إدخال الاسم (IRS: رقم تعريف صاحب العمل). أرِ البنك تسجيل الولاية بجانب ⁦CP575⁩ أو الخطاب 147C وأشر إلى قاعدة IRS.

إذا لم يكن في اسم ⁦CP575⁩ «LLC»، أو ظهر اسم المالك نفسه، فقد يكون الطلب الإلكتروني قُدّم على أنه منشأة فردية أو شراكة: ويشير دليل IRS إلى أن هذين الخيارين لا يسمحان بلاحقة LLC (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.13.3.4.1). وهذا ليس تغييرًا بقاعدة الحروف. اتصل بخط الأعمال قبل إعطاء الرقم لبنك أو جهة دافعة، وراجع كيف تصنّف IRS شركتك LLC.

الخطأ الحقيقي، أو تغيير الاسم القانوني بعد تخصيص EIN، يُبلَّغ عنه بحسب طريقة تقديم النشاط (IRS: تغيير اسم النشاط التجاري):

لا يتضمن جدول IRS صفًا لشركة LLC ذات مالك واحد تقدّم على إقرار مالكها؛ وأقرب صف هو صف صاحب المنشأة الفردية، فتأكد من خط الأعمال قبل الاعتماد عليه. وإذا كان رقم EIN جديدًا ولم يُقدَّم إقرار، فأرسل الطلب إلى عنوان IRS الذي سيقدّم إليه النشاط. وترفق الشراكات والشركات نسخة من التعديل المقدَّم لدى الولاية (المنشور 1635)، ويستطيع أي نشاط أن يطلب من IRS إرسال إشعار استلام. وكذلك يُصحَّح الاسم الخاطئ في كشف الكيان التجاري بالكتابة إلى عنوان IRS الذي قُدّم إليه الإقرار (IRS: الحصول على كشف الضريبة التجارية).

تغيير الاسم وحده لا يحتاج عمومًا إلى رقم EIN جديد، لكن تغيير الملكية أو الهيكل يحتاج إليه عمومًا (IRS: رقم تعريف صاحب العمل). وإذا كان تسجيل الولاية نفسه خاطئًا، فصحّحه لدى الولاية أولًا: راجع بعد تأسيس شركتك.

البنك أو الجهة الدافعة أو مطابقة TIN تقول إن الاسم والرقم لا يتطابقان: أي اسم يحتاجون؟

يحتاجون إلى الاسم الذي تحتفظ به IRS لرقم EIN ذلك: الاسم القانوني تمامًا كما يظهر في ⁦CP575⁩ أو الخطاب 147C أو كشف الكيان التجاري (IRS: الحصول على كشف الضريبة التجارية). وتقارن مطابقة TIN الاسم والرقم معًا بسجلات IRS، فقد يفشل الاسم التجاري أو تهجئة أخرى حتى لو كان الرقم صحيحًا (تعليمات طالب النموذج ⁦W-9⁩).

• رقم EIN جديد. قد يستغرق حتى 2 أسبوع بعد التخصيص ليجتاز مطابقة TIN (IRS: رقم تعريف صاحب العمل).
• شركة LLC ذات مالك واحد. يذكر النموذج ⁦W-9⁩ لشركة LLC مُهمَلة اسم المالك في السطر 1 واسم الشركة LLC في السطر 2، مع رقم SSN أو EIN للمالك لا رقم EIN للشركة LLC (IRS: الشركات LLC ذات العضو الواحد؛ تعليمات طالب ⁦W-9⁩). راجع رقم EIN لشركة LLC ذات العضو الواحد.
• إشعار «B» من جهة دافعة. عندما تخبر IRS جهة دافعة بأن اسم النموذج 1099 ورقمه لا يتطابقان، ترسل الجهة الدافعة إلى المستلم إشعار «B». أجب عن الأول بنموذج ⁦W-9⁩ مصحَّح وموقّع. وللإشعار الثاني خلال ثلاث سنوات تقويمية، يكتب صاحب رقم EIN إلى مركز خدمة IRS الذي يقدّم إليه، ويرفق نسخة من الإشعار، ويطلب الخطاب 147C ويرسله إلى الجهة الدافعة. وبدونه تبدأ الجهة الدافعة استقطاعًا احتياطيًا قدره ⁦24%⁩ من المدفوعات إليك بعد 30 يوم عمل، وقد تبدأ قبل ذلك (المنشور 1281)؛ وجانب الجهة الدافعة في جمع أرقام التعريف الضريبي من المتعاقدين. ويقول دليل IRS إن الخطاب 147C للإشعار «B» الثاني يجب طلبه كتابةً لا بالهاتف (دليل الإيرادات الداخلية 21.7.1.4.7.1).

لدي رقما EIN لنشاط واحد: أيهما أستخدم؟

ينبغي أن يكون للكيان التجاري رقم EIN واحد فقط. اتصل بخط ضرائب الأعمال والتخصصات على ⁦800-829-4933⁩ (TTY ⁦800-829-4059⁩) وستخبرك IRS أي رقم تستخدم (IRS: رقم تعريف صاحب العمل). جهّز الرقمين، والاسم والعنوان اللذين خُصِّص كل منهما لهما، وعنوان النشاط الرئيسي (المنشور 1635).

لا تستطيع IRS إلغاء رقم EIN، لكنها تعطّله بناءً على طلب: خطاب يتضمن رقم EIN والاسم القانوني والعنوان وإشعار تخصيص EIN إن توفر وسبب الطلب، يُرسَل إلى عنوان في صفحتها. وإذا دُفعت ضريبة أو كانت مستحقة تحت ذلك الرقم، أو وصل إشعار بالتقديم، فيجب أولًا تقديم كل إقرار معلّق ودفع الضريبة (IRS: إذا لم تعد تحتاج إلى رقم EIN). وإذا كانت إقرارات أو إيداعات أو نماذج 1099 قد صدرت بالفعل تحت الرقم المراد التخلي عنه، فيجب ترتيب هذه التقديمات أولًا.

رقمان لا يعنيان دائمًا تكرارًا. فشركة LLC ذات مالك واحد لها موظفون تُبلّغ عن الرواتب برقم EIN خاص بها، منفصل عن أي رقم EIN يحمله مالكها كصاحب منشأة فردية (IRS: الشركات LLC ذات العضو الواحد). والمنشأة الفردية التي تتحول إلى شركة أو تضم شريكًا تحتاج إلى رقم EIN جديد (تعليمات النموذج ⁦SS-4⁩).

تغيّر الطرف المسؤول، أو حصلت على EIN لم أطلبه: ماذا الآن؟

بلّغ عن طرف مسؤول جديد في النموذج ⁦8822-B⁩ خلال 60 يومًا من التغيير؛ ويحدّث النموذج نفسه عنوان النشاط البريدي أو موقعه (IRS: عن النموذج ⁦8822-B⁩). ويبقى رقم EIN نفسه كما هو (IRS: رقم تعريف صاحب العمل).

إذا وصل إشعار EIN لم يطلبه أحد في النشاط، فتحقق أولًا هل قدّم أحد الطلب لسبب مشروع: الزوج أو الزوجة أو قريب، أو محاسب، أو شريك في العمل، أو بنك أو منفّذ وصية ينشئ صندوق ائتمان (trust). وإذا لم يفعل أحد، فبلّغ عن سرقة هوية النشاط في النموذج ⁦14039-B⁩، إلكترونيًا أو بالبريد أو الفاكس كما تحدد IRS (IRS: إذا تلقيت رقم EIN لم تطلبه).

مثال

للتوضيح فقط؛ ولا مبالغ فيه.

شركة LLC ما زالت تنتظر النموذج ⁦SS-4⁩ المرسل بالبريد

أرسلت شركة LLC من عضوين النموذج ⁦SS-4⁩ بالبريد قبل ستة أسابيع ولم تسمع شيئًا، ويحين موعد أول نموذج 1065 لها. ترسل إقرارها بالبريد في موعده مع «Applied For» وتاريخ الطلب في خانة EIN. وبما أن مدة بريد IRS انقضت، تتصل بعد ذلك بـ ⁦800-829-4933⁩. ولا ترسل نموذج ⁦SS-4⁩ ثانيًا إلا إذا طلبت منها IRS إعادة الإرسال.

البنك يطلب إثباتًا وخطاب ⁦CP575⁩ مفقود

يفتح مالك شركة LLC ذات مالك واحد تُبلّغ في Schedule C حسابًا تجاريًا جديدًا، ويطلب البنك إشعار EIN، وقد فُقد. «Business Tax Account» غير متاح بعد لهذه الشركة LLC، فيتصل المالك بـ ⁦800-829-4933⁩، ويؤكد صفته وهويته، ويطلب الخطاب 147C بالفاكس. أما شراكة يستخدم شريكها المدير «Business Tax Account» بالفعل فتستطيع تنزيل نسخة رقمية من ⁦CP575⁩ بدلًا من ذلك.

«Smith.Com, LLC» يظهر بصيغة «Smith Com LLC»

ترى شركة LLC من عضوين مسجَّلة باسم «Smith.Com, LLC» اسم «Smith Com LLC» في ⁦CP575⁩، ويشير البنك إلى الفرق. لا تسمح قواعد الأسماء لدى IRS بالنقاط ولا بالفواصل، فتحولت النقطة إلى مسافة (وكان يمكن أن تُكتب «Dot») وحُذفت الفاصلة. تعرض الشركة LLC على البنك تسجيل الولاية و⁦CP575⁩ وقاعدة IRS للأسماء. ولا تحتاج إلى رقم EIN جديد ولا إلى خطاب تغيير اسم، وتعطي الجهات الدافعة اسمها كما تحتفظ به IRS.

هل وضعك مختلف؟

• تأخر إقرار بالفعل، أو حان إيداع بلا رقم EIN: اجمع التقديمات وخطابات IRS، واحصل على مساعدة في الإقرار الضريبي للشركات؛ وراجع أيضًا أول إقرار ضريبي لنشاطك.
• خرجت إقرارات أو إيداعات أو نماذج 1099 تحت رقمي EIN أو اسمين، أو تستقطع جهة دافعة بالفعل: تحتاج التقديمات والدفاتر إلى مطابقتها برقم واحد واسم واحد؛ احصل على مساعدة في الإقرار الضريبي للشركات أو استكمال الدفاتر المتأخرة.
• تغيّر الاسم أو الهيكل هذه السنة: قد يحتاج تغيير الهيكل إلى رقم EIN جديد وإقرار أخير؛ راجع من منشأة فردية إلى شركة LLC أو شركة LLC تنخفض إلى عضو واحد أو إضافة عضو إلى شركتك LLC، واحصل على مساعدة في تأسيس الأعمال.
• تسجيل الولاية فيه اسم خاطئ، أو الإعداد لا يزال جاريًا: راجع بعد تأسيس شركتك.
• لا SSN ولا ITIN، أو تقدّم الطلب من الخارج: راجع رقم EIN بلا SSN؛ ولشركة كندية، رقم EIN أمريكي لشركة كندية.
• تدفع لمتعاقدين وتلقيت إشعار ⁦CP2100⁩: راجع جمع أرقام التعريف الضريبي من المتعاقدين.
• خطاب ⁦CP575⁩ بلا «LLC» أو باسم المالك نفسه، أو لا تعرف كيف تسجّل IRS شركتك LLC: راجع كيف تصنّف IRS شركتك LLC واحصل على مساعدة في تأسيس الأعمال.
• وصل خطاب آخر من IRS: راجع إشعار IRS إلى نشاطك.