Thư xác nhận EIN 147C: mất EIN, EIN bị chậm, sai tên

Mất EIN, đơn xin EIN bị kẹt hoặc sai tên: cách xử lý từng trường hợp

Mỗi vấn đề về EIN có một đường giải quyết riêng với IRS, và không đường nào bắt đầu bằng đơn xin thứ hai trong khi đơn đầu còn đang xử lý. IRS yêu cầu chỉ dùng một cách nộp đơn cho mỗi pháp nhân để không cấp nhiều hơn một EIN, và mỗi ngày IRS chỉ cấp tối đa một EIN cho mỗi người chịu trách nhiệm, tức cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp ở cấp cuối cùng (hướng dẫn Form SS-4).

Khi nào không đơn giản: một tờ khai đã trễ; khoản nộp thuế, bảng lương hoặc Form 1099 được khai theo hai số hoặc theo một tên mà IRS không có; bên trả tiền đã bắt đầu khấu trừ dự phòng; hoặc doanh nghiệp đổi tên hay cơ cấu trong năm có tờ khai đến hạn. Mỗi trường hợp này đòi hỏi phải khớp những gì đã nộp với đúng số và đúng tên trước khi viết thư cho IRS.

Cần chuẩn bị: hồ sơ thành lập của tiểu bang và mọi bản sửa đổi, CP575 hoặc trang xác nhận trực tuyến, các tờ khai đã nộp, và mọi thư của IRS, ngân hàng hoặc bên trả tiền về EIN.

EIN mất bao lâu khi nộp bằng fax, thư hoặc trực tuyến?

Đơn trực tuyến được chấp thuận sẽ cấp EIN ngay. Form SS-4 nộp bằng fax mất khoảng 4 ngày làm việc và nộp bằng thư mất khoảng 4 tuần, và IRS cảnh báo lượng hồ sơ tồn đọng lớn có thể làm chậm cả hai (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động). IRS đăng thời gian xử lý hiện tại của Form SS-4, cập nhật khoảng 2 tuần một lần, trên trang tình trạng xử lý.

Điều kiện nộp trực tuyến nằm trên trang IRS: Xin EIN. EIN mới dùng được ngay để mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép hoặc nộp tờ khai qua thư. Có thể mất tối đa 2 tuần trước khi cùng số đó qua được bước đối chiếu TIN của IRS, nộp tờ khai điện tử hoặc nộp thuế điện tử (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động).

Đơn xin EIN trực tuyến bị lỗi hoặc tôi vẫn đang chờ: làm gì tiếp?

Nếu công cụ trực tuyến từ chối đơn, chưa có EIN nào được cấp: hãy sửa thông tin đã nhập rồi thử lại trực tuyến, hoặc nộp bằng fax hay thư. Nếu Form SS-4 đã được fax hoặc gửi thư, đừng gửi thêm đơn nào cho đến khi qua thời gian xử lý đã đăng; sau đó hãy gọi Business and Specialty Tax Line theo số 800-829-4933, đường dây này cũng trả lời các câu hỏi về tình trạng đơn gửi thư (hướng dẫn Form SS-4).

• Công cụ trực tuyến báo lỗi. Thông báo từ chối có một mã tham chiếu ba chữ số. Hãy ghi lại trước khi gọi: mã 101 và 115 được nối đến nhân viên IRS, các mã khác nhận một thông báo ghi âm hướng dẫn sửa thông tin rồi nộp lại trực tuyến hoặc bằng fax hay thư, và IRS không lưu những gì đã nhập trực tuyến (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Công cụ kiểm tra tên của người chịu trách nhiệm so với SSN hoặc ITIN, và kiểm tra xem một doanh nghiệp cùng tên trong cùng tiểu bang đã có EIN chưa; không qua được bước kiểm tra thứ hai có thể có nghĩa là EIN đã tồn tại. Công cụ cũng tự đóng sau 15 phút không hoạt động và chỉ chạy trong giờ nhất định (IRS: Xin EIN).
• Công cụ hiển thị EIN nhưng không được lưu. EIN đã tồn tại, vì vậy đừng nộp đơn lại. Hãy gọi đường dây doanh nghiệp: IRS có thể cho bạn số và fax hoặc gửi thư Letter 147C. Người nộp đơn chọn xem thông báo trực tuyến sẽ không nhận CP575 qua thư (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1).
• Đơn nộp bằng fax hoặc thư không có tin tức. Sổ tay của IRS hướng dẫn nhân viên tổng đài yêu cầu người gọi gọi lại nếu chưa qua thời gian xử lý đã đăng, và chỉ cho nộp lại khi đã qua (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1). Chỉ gửi Form SS-4 mới khi IRS bảo làm vậy.
• Một dịch vụ thành lập công ty đã nộp đơn thay bạn. Bên được chỉ định thứ ba (third-party designee) nhận EIN khi số được cấp, nên hãy hỏi dịch vụ đó số EIN trước. Sau đó quyền của họ chấm dứt: IRS gửi thông báo EIN cho doanh nghiệp và không gửi Letter 147C cho bên được chỉ định (hướng dẫn Form SS-4; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1).

Đến hạn nộp tờ khai hoặc khoản nộp thuế trước khi EIN về: tôi ghi gì?

Hãy ghi "Applied For" và ngày bạn nộp đơn vào ô dành cho EIN, và nộp đúng hạn bằng giấy; không bao giờ điền SSN vào chỗ đó (hướng dẫn Form SS-4). Tờ khai nộp điện tử cần có chính số EIN (hướng dẫn Form 1120). Đó là quy tắc cho tờ khai của hợp danh, công ty và tờ khai thuế lương (Form 1065, 1120, 1120-S và 941; hướng dẫn Form 941). Chủ doanh nghiệp một chủ, hoặc LLC một chủ khai trên Schedule C, không cần chờ hay nộp bằng giấy: hãy để trống line D của Schedule C khi chưa có EIN, không bao giờ điền SSN vào đó, và nộp tờ khai của chủ sở hữu như bình thường (hướng dẫn Schedule C).

Với khoản nộp thuế đến hạn trước khi EIN về, hãy gửi séc hoặc money order đến trung tâm dịch vụ IRS phụ trách khu vực nộp hồ sơ của bạn, như liệt kê trong hướng dẫn của tờ khai mà khoản nộp thuộc về. Ghi tên đúng như trên Form SS-4, địa chỉ, loại thuế, kỳ thuế và ngày bạn nộp đơn (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động; hướng dẫn Form SS-4).

Khi EIN về, bạn có thể nộp tờ khai qua thư kèm số đó ngay; nộp tờ khai điện tử và nộp thuế điện tử có thể mất tối đa 2 tuần.

Mất số EIN hoặc mất thư CP575: tìm ở đâu?

Hãy xem hồ sơ của chính bạn trước: thông báo IRS gửi khi bạn nộp đơn, ngân hàng giữ tài khoản doanh nghiệp, các cơ quan tiểu bang hoặc địa phương nơi doanh nghiệp xin giấy phép, và các tờ khai thuế doanh nghiệp đã nộp (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động). Nếu không có ở đâu, hãy gọi Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933, từ thứ Hai đến thứ Sáu, 7 giờ sáng đến 7 giờ tối theo giờ địa phương (Alaska và Hawaii dùng giờ Pacific). IRS xác minh danh tính của bạn và cho số qua điện thoại nếu bạn được phép nhận. Từ ngoài Hoa Kỳ, đường dây EIN của IRS là 267-941-1099 (không miễn phí), từ thứ Hai đến thứ Sáu, 6 giờ sáng đến 11 giờ tối theo giờ miền Đông (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). IRS có phiên dịch qua điện thoại, gồm tiếng Quan Thoại và tiếng Quảng Đông (IRS: Để chúng tôi giúp bạn).

Không thể sao chép hoặc tạo lại CP575 gốc; thay vào đó IRS xác nhận số bằng Letter 147C, EIN Previously Assigned (IRS: Tìm hiểu thông báo CP575 của bạn). Nhân viên IRS trước hết hỏi vai trò của người gọi trong doanh nghiệp. Nhân viên ghi sổ hoặc cố vấn gọi thay cho doanh nghiệp cần có Form 2848 hoặc Form 8821 bao gồm yêu cầu đó; nếu không, chủ sở hữu phải tham gia cuộc gọi hoặc tự gọi (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1). Nếu IRS không tìm thấy EIN nào của doanh nghiệp, bước tiếp theo là nộp đơn xin EIN.

Làm sao xin thư xác nhận EIN (147C) cho ngân hàng?

Hãy hỏi ngân hàng hoặc bên cho vay họ chấp nhận giấy tờ chứng minh nào của IRS, rồi dùng cách nhanh nhất có thể: CP575 điện tử từ Business Tax Account, Letter 147C qua điện thoại, hoặc bản sao hồ sơ pháp nhân (entity transcript) (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động). IRS cho biết ngân hàng và các tổ chức khác chấp nhận CP575 điện tử như văn bản xác nhận EIN, thay cho Letter 147C (IRS: Tìm hiểu thông báo CP575 của bạn).

Business Tax Account dành cho chủ doanh nghiệp một chủ có EIN khai Schedule C hoặc F; cho hợp danh thông qua thành viên hợp danh chung hoặc thành viên hợp danh quản lý của LLC; và cho công ty thông qua cán bộ điều hành hoặc thành viên quản lý là nhân viên hiện tại có Form W-2 của chính công ty cho năm khai gần nhất. Hiện chưa mở cho LLC khai trên Schedule C hoặc F của chủ sở hữu (IRS: Business Tax Account). Công ty mới chưa có bảng lương, hoặc LLC một chủ khai trên Schedule C hoặc F, thường sẽ phải dùng cách gọi điện. Với công ty thuộc sở hữu từ nước ngoài, xem địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Tên trong IRS không khớp với tên pháp lý của LLC: vì sao, và sửa thế nào?

Thường không có gì sai: hệ thống của IRS chỉ cho phép chữ cái, chữ số, dấu gạch nối và dấu & trong tên doanh nghiệp, nên các ký tự khác được viết ra thành chữ, thay bằng dấu cách hoặc bị bỏ khi nhập tên (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động). Hãy đưa ngân hàng xem hồ sơ của tiểu bang bên cạnh CP575 hoặc Letter 147C và chỉ ra quy tắc của IRS.

Nếu CP575 không có "LLC" trong tên, hoặc cho thấy tên của chính chủ sở hữu, đơn xin EIN trực tuyến có thể đã được nộp như doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh: sổ tay của IRS ghi rằng các lựa chọn đó không cho phép hậu tố LLC (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Đó không phải là thay đổi theo quy tắc ký tự. Hãy gọi đường dây doanh nghiệp trước khi đưa số cho ngân hàng hoặc bên trả tiền, và xem IRS phân loại LLC của bạn như thế nào.

Lỗi thật, hoặc tên pháp lý đổi sau khi EIN đã được cấp, được báo cáo tùy theo cách doanh nghiệp nộp tờ khai (IRS: Đổi tên doanh nghiệp):

Bảng của IRS không có dòng cho LLC một chủ khai trên tờ khai của chủ sở hữu; dòng chủ doanh nghiệp một chủ là gần nhất, vì vậy hãy xác nhận với đường dây doanh nghiệp trước khi dựa vào đó. Nếu EIN mới và chưa nộp tờ khai nào, hãy gửi yêu cầu đến địa chỉ IRS nơi doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ. Hợp danh và công ty đính kèm bản sao văn bản sửa đổi đã nộp cho tiểu bang (Publication 1635), và mọi doanh nghiệp đều có thể yêu cầu IRS gửi xác nhận. Tên sai trên bản sao hồ sơ pháp nhân cũng được sửa bằng cách viết thư đến địa chỉ IRS nơi nộp tờ khai (IRS: Lấy bản sao hồ sơ thuế doanh nghiệp).

Chỉ đổi tên thì nói chung không cần EIN mới, nhưng đổi chủ sở hữu hoặc cơ cấu nói chung thì cần (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động). Nếu chính hồ sơ của tiểu bang sai, hãy sửa với tiểu bang trước: xem sau khi bạn lập công ty.

Ngân hàng, bên trả tiền hoặc đối chiếu TIN báo tên và EIN không khớp: họ cần tên nào?

Họ cần tên mà IRS lưu cho EIN đó: tên pháp lý đúng như CP575, Letter 147C hoặc bản sao hồ sơ pháp nhân thể hiện (IRS: Lấy bản sao hồ sơ thuế doanh nghiệp). Đối chiếu TIN kiểm tra tên và số cùng lúc so với hồ sơ của IRS, nên tên thương mại hoặc cách viết khác có thể không qua dù số đúng (hướng dẫn dành cho bên yêu cầu Form W-9).

• EIN mới. Có thể mất tối đa 2 tuần sau khi được cấp để qua bước đối chiếu TIN (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động).
• LLC một chủ. Form W-9 của LLC bị bỏ qua về thuế ghi tên chủ sở hữu ở line 1 và tên LLC ở line 2, kèm SSN hoặc EIN của chủ sở hữu, không phải EIN của LLC (IRS: LLC một thành viên; hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9). Xem EIN cho LLC một thành viên.
• Thông báo "B" từ bên trả tiền. Khi IRS báo cho bên trả tiền rằng tên và số trên Form 1099 không khớp, bên trả tiền gửi cho người nhận một thông báo "B". Hãy trả lời thông báo đầu bằng Form W-9 đã sửa và có ký tên. Với thông báo thứ hai trong vòng ba năm dương lịch, người có EIN viết thư cho trung tâm dịch vụ IRS nơi nộp hồ sơ, kèm bản sao thông báo, xin Letter 147C và gửi thư đó cho bên trả tiền. Nếu không, bên trả tiền phải bắt đầu khấu trừ dự phòng 24% từ các khoản trả cho bạn sau 30 ngày làm việc, và có thể bắt đầu sớm hơn (Publication 1281); phía bên trả tiền nằm trong thu thập mã số thuế từ nhà thầu. Sổ tay của IRS ghi rằng 147C cho thông báo "B" thứ hai phải được yêu cầu bằng văn bản, không phải qua điện thoại (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1).

Tôi có hai EIN cho một doanh nghiệp: dùng số nào?

Một pháp nhân kinh doanh chỉ nên có một EIN. Hãy gọi Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933 (TTY 800-829-4059), và IRS sẽ cho biết dùng số nào (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động). Hãy chuẩn bị cả hai số, tên và địa chỉ mà mỗi số được cấp cho, cùng địa chỉ kinh doanh chính (Publication 1635).

IRS không thể hủy EIN, nhưng sẽ ngừng kích hoạt EIN khi được yêu cầu: gửi thư kèm EIN, tên pháp lý, địa chỉ, thông báo cấp EIN nếu có và lý do, đến địa chỉ ghi trên trang của IRS. Nếu thuế đã được nộp hoặc còn nợ theo số đó, hoặc đã nhận thông báo yêu cầu nộp tờ khai, mọi tờ khai còn thiếu phải được nộp và thuế phải được nộp trước (IRS: Nếu bạn không còn cần EIN). Nếu tờ khai, khoản nộp thuế hoặc Form 1099 đã gửi theo số sắp bỏ, các hồ sơ đó phải được xử lý trước.

Hai số không phải lúc nào cũng là trùng lặp. LLC một chủ có nhân viên khai bảng lương theo EIN riêng của mình, tách biệt với EIN mà chủ sở hữu có thể có với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ (IRS: LLC một thành viên). Doanh nghiệp một chủ chuyển thành công ty hoặc nhận thêm đối tác cần EIN mới (hướng dẫn Form SS-4).

Người chịu trách nhiệm đã thay đổi, hoặc tôi nhận được EIN mà mình không yêu cầu: làm gì?

Hãy báo người chịu trách nhiệm mới trên Form 8822-B trong vòng 60 ngày kể từ khi thay đổi; cùng form này cập nhật địa chỉ gửi thư hoặc địa điểm của doanh nghiệp (IRS: Giới thiệu Form 8822-B). Bản thân EIN không đổi (IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động).

Nếu nhận được thông báo EIN mà không ai trong doanh nghiệp yêu cầu, trước hết hãy kiểm tra xem có ai nộp đơn vì lý do chính đáng không: vợ/chồng hoặc người thân, kế toán viên, đối tác kinh doanh, hoặc ngân hàng hay người thi hành di chúc lập quỹ tín thác. Nếu không ai nộp, hãy báo cáo hành vi mạo danh doanh nghiệp trên Form 14039-B, trực tuyến hoặc qua thư hay fax theo chỉ dẫn của IRS (IRS: Nếu bạn nhận được EIN mà mình không yêu cầu).

Ví dụ

Chỉ để minh họa; không có số tiền nào liên quan.

LLC vẫn chờ Form SS-4 gửi qua thư

LLC hai thành viên đã gửi Form SS-4 qua thư sáu tuần trước và chưa nhận được gì, trong khi Form 1065 đầu tiên đã đến hạn. LLC gửi tờ khai qua thư đúng hạn, ghi "Applied For" và ngày nộp đơn vào ô EIN. Vì đã qua thời gian xử lý thư của IRS, LLC gọi 800-829-4933. LLC chỉ gửi Form SS-4 lần hai nếu IRS bảo nộp lại.

Ngân hàng đòi giấy tờ chứng minh và CP575 đã mất

Chủ sở hữu của LLC một chủ khai trên Schedule C mở tài khoản doanh nghiệp mới, và ngân hàng đòi thông báo EIN, nhưng thông báo đã mất. Business Tax Account chưa mở cho LLC này, nên chủ sở hữu gọi 800-829-4933, xác nhận vai trò và danh tính, và yêu cầu gửi Letter 147C bằng fax. Hợp danh mà thành viên hợp danh quản lý đã dùng Business Tax Account thì có thể tải CP575 điện tử thay thế.

Smith.Com, LLC hiện thành Smith Com LLC

Một LLC hai thành viên đăng ký là "Smith.Com, LLC" thấy "Smith Com LLC" trên CP575, và ngân hàng đánh dấu sự khác biệt. Quy tắc tên của IRS không cho phép dấu chấm hay dấu phẩy, nên dấu chấm thành dấu cách (cũng có thể viết thành "Dot") và dấu phẩy bị bỏ. LLC đưa ngân hàng xem hồ sơ của tiểu bang, CP575 và quy tắc tên của IRS. LLC không cần EIN mới và không cần thư đổi tên, và dùng tên đúng như IRS lưu khi đưa cho bên trả tiền.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Một tờ khai đã trễ, hoặc một khoản nộp thuế đến hạn khi chưa có EIN: hãy gom các hồ sơ đã nộp và thư của IRS, và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp; xem thêm tờ khai thuế doanh nghiệp đầu tiên của bạn.
• Tờ khai, khoản nộp thuế hoặc Form 1099 đã gửi theo hai EIN hoặc hai tên, hoặc bên trả tiền đang khấu trừ: hồ sơ và sổ sách cần được khớp về một số và một tên; hãy nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp hoặc ghi sổ kế toán bù.
• Tên hoặc cơ cấu đã đổi trong năm nay: đổi cơ cấu có thể cần EIN mới và tờ khai cuối cùng; xem từ doanh nghiệp một chủ lên LLC, LLC giảm còn một thành viên hoặc thêm thành viên vào LLC, và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Hồ sơ của tiểu bang sai tên, hoặc việc thiết lập vẫn đang tiến hành: xem sau khi bạn lập công ty.
• Không có SSN hoặc ITIN, hoặc nộp đơn từ nước ngoài: xem EIN khi không có SSN; với công ty Canada, xem EIN Hoa Kỳ cho công ty Canada.
• Bạn trả tiền cho nhà thầu và nhận được CP2100: xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
• CP575 không có "LLC" hoặc ghi tên chính chủ sở hữu, hoặc bạn không chắc IRS đang lưu LLC của bạn thế nào: xem IRS phân loại LLC của bạn như thế nào và nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn nhận được một thư khác của IRS: xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn.