Lettre 147C de vérification de l'EIN : EIN perdu, retards, nom qui ne concorde pas

EIN perdu, demande d'EIN bloquée ou nom qui ne concorde pas : qu'est-ce qui règle chaque cas?

Chaque problème d'EIN a sa propre voie auprès de l'IRS, et aucune ne commence par une deuxième demande pendant que la première est en cours. L'IRS dit d'utiliser une seule méthode de demande par entité pour qu'elle ne reçoive pas plus d'un EIN, et il n'attribue pas plus d'un EIN par jour par partie responsable, la personne qui détient ou contrôle en fin de compte l'entreprise (instructions du formulaire SS-4).

Quand ce n'est pas simple : une déclaration est déjà en retard; des dépôts d'impôt, de la paie ou des 1099 ont été déclarés sous deux numéros ou sous un nom que l'IRS n'a pas; un payeur a commencé la retenue de réserve; ou l'entreprise a changé de nom ou de structure une année où une déclaration est due. Dans chaque cas, il faut associer ce qui a été produit au bon numéro et au bon nom avant d'écrire à l'IRS.

À rassembler : le dépôt de constitution à l'État et toute modification, le CP575 ou la page de confirmation en ligne, les déclarations antérieures, et chaque lettre de l'IRS, de la banque ou d'un payeur au sujet de l'EIN.

Combien de temps prend un EIN par télécopieur, par la poste ou en ligne?

Une demande en ligne approuvée donne l'EIN tout de suite. Un formulaire SS-4 envoyé par télécopieur demande environ 4 jours ouvrables et par la poste environ 4 semaines, et l'IRS avertit qu'un fort volume peut ralentir les deux (IRS : numéro d'identification de l'employeur). Il publie les délais actuels du formulaire SS-4, mis à jour environ toutes les 2 semaines, sur sa page sur l'état du traitement.

L'admissibilité à la demande en ligne est décrite sur IRS : obtenir un EIN. Un nouvel EIN sert tout de suite à ouvrir un compte bancaire, demander des permis ou produire une déclaration par la poste. Il peut s'écouler jusqu'à 2 semaines avant que le même numéro passe la vérification de numéro d'identification de l'IRS, serve à produire une déclaration par voie électronique ou à faire des dépôts d'impôt électroniques (IRS : numéro d'identification de l'employeur).

La demande d'EIN en ligne a échoué ou j'attends encore : que faire?

Si l'outil en ligne a refusé la demande, aucun EIN n'a été délivré : corrigez les données et réessayez en ligne, ou faites la demande par télécopieur ou par la poste. Si le formulaire SS-4 a déjà été envoyé par télécopieur ou par la poste, n'en envoyez pas un autre avant la fin du délai de traitement affiché; appelez ensuite la Business and Specialty Tax Line au 800-829-4933, qui répond aussi aux questions sur l'état des demandes postées (instructions du formulaire SS-4).

• L'outil en ligne a affiché une erreur. Le message de refus porte un numéro de référence à trois chiffres. Notez-le avant d'appeler : les numéros 101 et 115 mènent à un préposé de l'IRS, les autres à un message enregistré sur la façon de corriger les données et de soumettre de nouveau en ligne, par télécopieur ou par la poste, et l'IRS ne conserve pas ce qui a été saisi en ligne (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). L'outil vérifie le nom de la partie responsable par rapport au SSN ou à l'ITIN, et si une entreprise du même nom dans le même État a déjà un EIN; échouer à la deuxième vérification peut signifier qu'un EIN existe déjà. L'outil se ferme aussi après 15 minutes d'inactivité et ne fonctionne qu'à des heures fixes (IRS : obtenir un EIN).
• L'outil a affiché un EIN, mais il n'a pas été enregistré. L'EIN existe; ne refaites donc pas la demande. Appelez la ligne des entreprises : l'IRS peut donner le numéro et envoyer la lettre 147C par télécopieur ou par la poste. Un demandeur qui a choisi de voir l'avis en ligne ne reçoit pas de CP575 par la poste (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1).
• Une demande envoyée par télécopieur ou par la poste reste sans nouvelles. Le manuel de l'IRS dit au personnel téléphonique de demander aux appelants de rappeler si le délai de traitement affiché n'est pas écoulé, et de ne leur faire soumettre de nouveau que lorsqu'il l'est (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1). N'envoyez un nouveau formulaire SS-4 que lorsque l'IRS le dit.
• Un service de constitution a fait la demande pour vous. Un mandataire désigné par un tiers reçoit l'EIN quand il est attribué; demandez donc d'abord le numéro au service. Son autorité prend ensuite fin : l'IRS envoie l'avis d'EIN à l'entreprise et n'envoie pas de lettre 147C au mandataire (instructions du formulaire SS-4; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1).

Une déclaration ou un dépôt est dû avant l'arrivée de l'EIN : que dois-je écrire?

Écrivez « Applied For » et la date de votre demande dans l'espace de l'EIN, et produisez à temps sur papier; n'y mettez jamais un SSN à la place (instructions du formulaire SS-4). Une déclaration transmise par voie électronique exige l'EIN lui-même (instructions du formulaire 1120). C'est la règle pour les déclarations de société de personnes, de société et de paie (formulaires 1065, 1120, 1120-S et 941; instructions du formulaire 941). Un entrepreneur individuel, ou une LLC à propriétaire unique qui déclare à l'annexe C, n'a pas à attendre ni à produire sur papier : laissez la ligne D de l'annexe C vide sans EIN, n'y mettez jamais un SSN, et produisez la déclaration du propriétaire comme d'habitude (instructions de l'annexe C).

Pour un dépôt d'impôt dû avant l'arrivée de l'EIN, postez un chèque ou un mandat au centre de service de l'IRS de votre région de production, comme l'indiquent les instructions de la déclaration à laquelle le dépôt se rapporte. Indiquez le nom exactement comme sur le formulaire SS-4, l'adresse, le genre d'impôt, la période visée et la date de votre demande (IRS : numéro d'identification de l'employeur; instructions du formulaire SS-4).

Dès que l'EIN arrive, une déclaration peut être produite par la poste avec lui tout de suite; la production électronique et les dépôts électroniques peuvent demander jusqu'à 2 semaines.

Numéro d'EIN perdu ou lettre CP575 perdue : où le trouver?

Cherchez d'abord dans vos propres dossiers : l'avis que l'IRS a envoyé à la demande, la banque qui détient le compte de l'entreprise, les organismes d'État ou locaux où l'entreprise a demandé des permis, et les déclarations de revenus d'entreprise antérieures (IRS : numéro d'identification de l'employeur). Si aucun ne l'a, appelez la Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933, du lundi au vendredi, de 7 h du matin à 7 h du soir, heure locale (l'Alaska et Hawaï utilisent l'heure du Pacifique). L'IRS vérifie votre identité et donne le numéro par téléphone si vous êtes autorisé à le recevoir. De l'extérieur des États-Unis, la ligne de l'IRS pour l'EIN est le 267-941-1099 (appel payant), du lundi au vendredi, de 6 h du matin à 11 h du soir, heure de l'Est (IRS : numéro d'identification de l'employeur; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). L'IRS offre des interprètes par téléphone, y compris en mandarin et en cantonais (IRS : nous sommes là pour vous aider).

Le CP575 original ne peut être ni dupliqué ni recréé; l'IRS confirme plutôt le numéro avec la lettre 147C, EIN Previously Assigned (IRS : comprendre votre avis CP575). Le personnel de l'IRS demande d'abord la fonction de l'appelant dans l'entreprise. Un teneur de livres ou un conseiller qui appelle pour l'entreprise a besoin d'un formulaire 2848 ou 8821 qui couvre la demande; sinon le propriétaire doit se joindre à l'appel ou appeler lui-même (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1). Si l'IRS ne trouve aucun EIN pour l'entreprise, l'étape suivante est d'en demander un.

Comment demander une lettre de vérification de l'EIN (147C) pour une banque?

Demandez à la banque ou au prêteur quelle preuve de l'IRS il accepte, puis utilisez la plus rapide qui soit disponible : un CP575 numérique du Business Tax Account, la lettre 147C par téléphone ou un relevé d'entité (IRS : numéro d'identification de l'employeur). L'IRS dit que les banques et autres institutions acceptent le CP575 numérique comme confirmation écrite d'un EIN, à la place de la lettre 147C (IRS : comprendre votre avis CP575).

Le Business Tax Account est ouvert à un entrepreneur individuel qui a un EIN et produit l'annexe C ou F; à une société de personnes par l'entremise d'un associé commandité ou de l'associé gérant d'une LLC; et à une société par l'entremise d'un dirigeant ou d'un membre gérant qui est un employé actuel avec un W-2 de celle-ci pour la dernière année de production. Il n'est pas encore offert à une LLC qui déclare à l'annexe C ou F de son propriétaire (IRS : Business Tax Account). Une nouvelle société sans paie, ou une LLC à propriétaire unique qui déclare à l'annexe C ou F, devra habituellement passer par le téléphone. Pour une société détenue depuis l'étranger, voyez adresse commerciale et compte bancaire aux États-Unis.

Le nom à l'IRS ne concorde pas avec la dénomination légale de ma LLC : pourquoi, et comment le corriger?

Souvent, rien n'est faux : les systèmes de l'IRS n'autorisent que les lettres, les chiffres, les traits d'union et les esperluettes dans un nom d'entreprise; les autres caractères sont donc épelés, remplacés par une espace ou supprimés à la saisie du nom (IRS : numéro d'identification de l'employeur). Montrez à la banque le dépôt à l'État à côté du CP575 ou de la lettre 147C et renvoyez à la règle de l'IRS.

Si le CP575 ne comporte pas « LLC » dans le nom, ou montre le nom du propriétaire, la demande en ligne a peut-être été faite comme entrepreneur individuel ou société de personnes : le manuel de l'IRS note que ces choix ne permettent pas le suffixe LLC (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Ce n'est pas un changement dû aux règles de caractères. Appelez la ligne des entreprises avant de donner le numéro à une banque ou à un payeur, et voyez comment l'IRS classe votre LLC.

Une vraie erreur, ou un changement de dénomination légale après l'attribution de l'EIN, se signale selon la façon dont l'entreprise produit ses déclarations (IRS : changement de nom d'entreprise) :

Le tableau de l'IRS n'a pas de ligne pour une LLC à propriétaire unique qui produit sur la déclaration de son propriétaire; la ligne de l'entrepreneur individuel est la plus proche; confirmez donc avec la ligne des entreprises avant de vous y fier. Si l'EIN est nouveau et qu'aucune déclaration n'a été produite, envoyez la demande à l'adresse de l'IRS où l'entreprise produira. Les sociétés de personnes et les sociétés joignent une copie de la modification déposée à l'État (Publication 1635), et toute entreprise peut demander à l'IRS d'envoyer un accusé de réception. Un nom erroné sur un relevé d'entité commerciale se corrige aussi en écrivant à l'adresse de l'IRS où la déclaration a été produite (IRS : obtenir un relevé fiscal d'entreprise).

Un changement de nom seul n'exige généralement pas de nouvel EIN, mais un changement de propriété ou de structure en exige généralement un (IRS : numéro d'identification de l'employeur). Si le dépôt à l'État lui-même est erroné, corrigez-le d'abord auprès de l'État : voyez après la constitution de votre société.

La banque, un payeur ou la vérification du numéro dit que le nom et l'EIN ne concordent pas : quel nom faut-il?

Ils ont besoin du nom que l'IRS détient pour cet EIN : la dénomination légale exactement comme la montrent le CP575, la lettre 147C ou le relevé d'entité commerciale (IRS : obtenir un relevé fiscal d'entreprise). La vérification du numéro compare ensemble le nom et le numéro aux dossiers de l'IRS; un nom commercial ou une autre orthographe peut donc échouer même si le numéro est bon (instructions à l'intention du demandeur du formulaire W-9).

• Un nouvel EIN. Il peut s'écouler jusqu'à 2 semaines après l'attribution avant qu'il passe la vérification du numéro (IRS : numéro d'identification de l'employeur).
• Une LLC à propriétaire unique. Le formulaire W-9 d'une LLC ignorée indique le nom du propriétaire à la ligne 1 et celui de la LLC à la ligne 2, avec le SSN ou l'EIN du propriétaire, et non l'EIN de la LLC (IRS : LLC à membre unique; instructions du demandeur du W-9). Voyez l'EIN d'une LLC à membre unique.
• Un avis « B » d'un payeur. Quand l'IRS avise un payeur que le nom et le numéro d'un 1099 ne concordent pas, le payeur envoie un avis « B » au bénéficiaire. Répondez au premier avec un formulaire W-9 corrigé et signé. Pour un deuxième dans les trois années civiles, le titulaire d'un EIN écrit au centre de service de l'IRS où il produit, joint une copie de l'avis, demande la lettre 147C et envoie la lettre au payeur. Sans elle, le payeur doit commencer la retenue de réserve de 24 % sur les paiements qui vous sont faits après 30 jours ouvrables, et peut commencer plus tôt (Publication 1281); le côté du payeur est expliqué dans recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs. Le manuel de l'IRS dit qu'une 147C pour un deuxième avis « B » doit être demandée par écrit, et non par téléphone (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1).

J'ai deux EIN pour une même entreprise : lequel utiliser?

Une entité commerciale ne devrait avoir qu'un seul EIN. Appelez la Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933 (ATS 800-829-4059), et l'IRS dira quel numéro utiliser (IRS : numéro d'identification de l'employeur). Ayez les deux numéros, le nom et l'adresse auxquels chacun a été attribué, et l'adresse principale de l'entreprise (Publication 1635).

L'IRS ne peut pas annuler un EIN, mais il en désactive un sur demande : une lettre avec l'EIN, la dénomination légale, l'adresse, l'avis d'attribution de l'EIN si on l'a et le motif, postée à une adresse indiquée sur sa page. Si de l'impôt a été payé ou est dû sous ce numéro, ou si un avis de production est arrivé, chaque déclaration en souffrance doit d'abord être produite et l'impôt payé (IRS : si vous n'avez plus besoin de votre EIN). Si des déclarations, des dépôts ou des 1099 sont déjà sortis sous le numéro qu'on abandonne, ces productions doivent d'abord être réglées.

Deux numéros ne sont pas toujours un doublon. Une LLC à propriétaire unique avec des employés déclare la paie sous son propre EIN, distinct de tout EIN que son propriétaire détient comme entrepreneur individuel (IRS : LLC à membre unique). Une entreprise individuelle qui se constitue en société ou accueille un associé a besoin d'un nouvel EIN (instructions du formulaire SS-4).

La partie responsable a changé, ou j'ai reçu un EIN que je n'ai pas demandé : que faire?

Déclarez une nouvelle partie responsable sur le formulaire 8822-B dans les 60 jours du changement; le même formulaire met à jour l'adresse postale ou le lieu de l'entreprise (IRS : à propos du formulaire 8822-B). L'EIN lui-même reste le même (IRS : numéro d'identification de l'employeur).

Si un avis d'EIN arrive sans que personne dans l'entreprise l'ait demandé, vérifiez d'abord si quelqu'un l'a demandé pour une raison légitime : un conjoint ou un proche, un comptable, un associé, ou une banque ou un exécuteur qui met en place une fiducie. Si personne ne l'a fait, signalez le vol d'identité d'entreprise sur le formulaire 14039-B, en ligne, par la poste ou par télécopieur selon les directives de l'IRS (IRS : si vous avez reçu un EIN que vous n'avez pas demandé).

Exemple

À titre d'illustration seulement; aucun montant n'est en cause.

Une LLC qui attend toujours un formulaire SS-4 posté

Une LLC à deux membres a posté le formulaire SS-4 il y a six semaines et n'a aucune nouvelle, et son premier formulaire 1065 est dû. Elle poste sa déclaration à temps avec « Applied For » et la date de sa demande dans la case de l'EIN. Comme le délai postal de l'IRS est écoulé, elle appelle ensuite le 800-829-4933. Elle n'envoie un deuxième formulaire SS-4 que si l'IRS lui dit de soumettre de nouveau.

Une banque veut une preuve et le CP575 est perdu

Le propriétaire d'une LLC à propriétaire unique qui déclare à l'annexe C ouvre un nouveau compte d'entreprise, et la banque demande l'avis d'EIN, qui a été perdu. Le Business Tax Account n'est pas encore ouvert à cette LLC; le propriétaire appelle donc le 800-829-4933, confirme son rôle et son identité, et demande la lettre 147C par télécopieur. Une société de personnes dont l'associé gérant utilise déjà le Business Tax Account pourrait plutôt télécharger un CP575 numérique.

Smith.Com, LLC apparaît comme Smith Com LLC

Une LLC à deux membres enregistrée sous « Smith.Com, LLC » voit « Smith Com LLC » sur son CP575, et une banque signale la différence. Les règles de noms de l'IRS n'autorisent ni points ni virgules; le point est donc devenu une espace (il aurait aussi pu être épelé « Dot ») et la virgule a été omise. La LLC montre à la banque son dépôt à l'État, le CP575 et la règle de noms de l'IRS. Elle n'a besoin ni d'un nouvel EIN ni d'une lettre de changement de nom, et elle donne aux payeurs son nom tel que l'IRS le détient.

Votre situation est différente?

• Une déclaration est déjà en retard, ou un dépôt était dû sans EIN : rassemblez les productions et les lettres de l'IRS, et obtenez de l'aide pour la déclaration de revenus d'entreprise; voyez aussi votre première déclaration de revenus d'entreprise.
• Des déclarations, des dépôts ou des 1099 sont sortis sous deux EIN ou deux noms, ou un payeur retient déjà : les productions et les livres doivent être associés à un seul numéro et à un seul nom; obtenez de l'aide pour la déclaration de revenus d'entreprise ou de l'aide en tenue de livres de rattrapage.
• Le nom ou la structure a changé cette année : un changement de structure peut exiger un nouvel EIN et une dernière déclaration; voyez d'entrepreneur individuel à LLC, une LLC réduite à un seul membre ou ajouter un membre à votre LLC, et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Le dépôt à l'État comporte un mauvais nom, ou la mise en place est encore en cours : voyez après la constitution de votre société.
• Pas de SSN ni d'ITIN, ou demande depuis l'étranger : voyez l'EIN sans SSN; pour une société canadienne, l'EIN américain d'une société canadienne.
• Vous payez des entrepreneurs et avez reçu un CP2100 : voyez recueillir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.
• Le CP575 ne montre pas « LLC » ou montre le nom du propriétaire, ou vous ne savez pas comment l'IRS a votre LLC au dossier : voyez comment l'IRS classe votre LLC et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Une autre lettre de l'IRS est arrivée : voyez un avis de l'IRS à votre entreprise.