EIN-Bestätigung 147C: EIN verloren, verzögert, Namen abweichend

EIN verloren, Antrag hängt oder Name passt nicht: Was hilft in welchem Fall?

Jedes EIN-Problem hat beim IRS seinen eigenen Weg, und keiner beginnt mit einem zweiten Antrag, solange der erste läuft. Der IRS sagt, dass Sie für jede Einheit nur eine Antragsmethode nutzen sollen, damit sie nicht mehr als eine EIN erhält, und er vergibt pro verantwortlicher Person, also der Person, der das Unternehmen letztlich gehört oder die es kontrolliert, höchstens eine EIN pro Tag (Anleitung zu Form SS-4).

Wenn es nicht einfach ist: Eine Erklärung ist bereits verspätet; Steuereinzahlungen, Lohnabrechnungen oder 1099-Formulare wurden unter zwei Nummern oder unter einem Namen gemeldet, den der IRS nicht führt; ein Zahler hat Backup Withholding begonnen; oder das Unternehmen hat in einem Jahr mit fälliger Erklärung Namen oder Struktur geändert. In jedem dieser Fälle müssen Sie zuerst abstimmen, was unter welcher Nummer und welchem Namen eingereicht wurde, bevor Sie an den IRS schreiben.

Das sollten Sie sammeln: die Gründungseintragung beim Bundesstaat samt Änderungen, das CP575 oder die Online-Bestätigungsseite, frühere Erklärungen und jedes Schreiben des IRS, einer Bank oder eines Zahlers zur EIN.

Wie lange dauert eine EIN per Fax, Post oder online?

Ein genehmigter Online-Antrag liefert die EIN sofort. Eine per Fax eingereichte Form SS-4 braucht etwa 4 Werktage, eine per Post etwa 4 Wochen, und der IRS warnt, dass ein hoher Rückstau beides verlangsamen kann (IRS: Employer Identification Number). Er veröffentlicht die aktuellen Bearbeitungszeiten für Form SS-4, etwa alle 2 Wochen aktualisiert, auf seiner Seite zum Bearbeitungsstatus.

Die Voraussetzungen für den Online-Antrag stehen auf IRS: EIN beantragen. Eine neue EIN funktioniert sofort, um ein Bankkonto zu eröffnen, Lizenzen zu beantragen oder eine Erklärung per Post einzureichen. Es kann bis zu 2 Wochen dauern, bis dieselbe Nummer den TIN-Abgleich des IRS besteht, eine Erklärung elektronisch einreicht oder elektronische Steuereinzahlungen vornimmt (IRS: Employer Identification Number).

Der Online-EIN-Antrag ist fehlgeschlagen oder ich warte noch: Was nun?

Hat das Online-Tool den Antrag abgelehnt, wurde keine EIN vergeben: Korrigieren Sie die Eingabe und versuchen Sie es online erneut, oder beantragen Sie per Fax oder Post. Wurde Form SS-4 bereits gefaxt oder per Post geschickt, senden Sie keine weitere, bis die veröffentlichte Bearbeitungszeit verstrichen ist; rufen Sie dann die Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933 an, die auch Statusfragen zu per Post gesendeten Anträgen beantwortet (Anleitung zu Form SS-4).

• Das Online-Tool zeigte einen Fehler. Die Ablehnungsmeldung trägt eine dreistellige Referenznummer. Notieren Sie sie vor dem Anruf: Die Nummern 101 und 115 führen zu einem IRS-Mitarbeiter, andere Nummern zu einer Bandansage, die erklärt, wie Sie die Eingabe korrigieren und online oder per Fax oder Post neu einreichen, und der IRS speichert nicht, was online eingegeben wurde (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Das Tool prüft den Namen der verantwortlichen Person gegen die SSN oder ITIN und ob ein Unternehmen mit demselben Namen im selben Bundesstaat bereits eine EIN hat; schlägt die zweite Prüfung fehl, kann bereits eine EIN existieren. Das Tool schließt außerdem nach 15 Minuten Inaktivität und läuft nur zu bestimmten Zeiten (IRS: EIN beantragen).
• Das Tool zeigte eine EIN, aber sie wurde nicht gespeichert. Die EIN existiert, beantragen Sie also nicht erneut. Rufen Sie die Hotline für Unternehmen an: Der IRS kann die Nummer nennen und das Schreiben 147C per Fax oder Post schicken. Ein Antragsteller, der sich für die Online-Anzeige des Schreibens entschieden hat, erhält kein CP575 per Post (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1).
• Ein per Fax oder Post gestellter Antrag bleibt ohne Antwort. Das Handbuch des IRS weist die Mitarbeiter am Telefon an, Anrufer zu bitten, später erneut anzurufen, wenn die veröffentlichte Bearbeitungszeit noch nicht verstrichen ist, und eine erneute Einreichung erst danach zu veranlassen (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1). Senden Sie eine neue Form SS-4 nur, wenn der IRS es sagt.
• Ein Gründungsdienst hat für Sie beantragt. Ein Third-Party Designee erhält die EIN, sobald sie vergeben ist; fragen Sie den Dienst also zuerst nach der Nummer. Danach endet seine Befugnis: Der IRS schickt das EIN-Schreiben an das Unternehmen und dem Designee kein Schreiben 147C (Anleitung zu Form SS-4; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1).

Eine Steuererklärung oder Einzahlung wird fällig, bevor die EIN eintrifft: Was schreibe ich hinein?

Schreiben Sie „Applied For“ und das Antragsdatum in das Feld für die EIN und reichen Sie fristgerecht auf Papier ein; setzen Sie nie eine SSN an ihre Stelle (Anleitung zu Form SS-4). Eine elektronisch eingereichte Erklärung braucht die EIN selbst (Anleitung zu Form 1120). Das ist die Regel für Erklärungen von Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und Lohnsteuer (Forms 1065, 1120, 1120-S und 941; Anleitung zu Form 941). Ein Einzelunternehmer oder eine LLC mit einem Mitglied, die in Schedule C berichtet, muss weder warten noch auf Papier einreichen: Lassen Sie Schedule C Zeile D ohne EIN leer, setzen Sie nie eine SSN dort ein und reichen Sie die Erklärung des Eigentümers wie üblich ein (Anleitung zu Schedule C).

Für eine Steuereinzahlung, die vor dem Eintreffen der EIN fällig wird, schicken Sie einen Scheck oder eine Zahlungsanweisung an das IRS-Servicezentrum Ihres Einreichungsgebiets, wie in der Anleitung zur Erklärung angegeben, zu der die Einzahlung gehört. Nennen Sie den Namen genau wie auf Form SS-4, die Adresse, die Steuerart, den abgedeckten Zeitraum und das Antragsdatum (IRS: Employer Identification Number; Anleitung zu Form SS-4).

Sobald die EIN eintrifft, kann eine Erklärung sofort per Post damit eingereicht werden; elektronische Einreichung und elektronische Einzahlungen können bis zu 2 Wochen dauern.

EIN verloren oder CP575-Schreiben verloren: Wo finde ich sie?

Sehen Sie zuerst in Ihren eigenen Unterlagen nach: im Schreiben, das der IRS bei Ihrem Antrag schickte, bei der Bank, die das Geschäftskonto führt, bei staatlichen oder örtlichen Behörden, bei denen das Unternehmen Lizenzen beantragt hat, und in früheren Unternehmenssteuererklärungen (IRS: Employer Identification Number). Wenn nichts davon die Nummer enthält, rufen Sie die Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933 an, Montag bis Freitag, 7 a.m. bis 7 p.m. Ortszeit (Alaska und Hawaii nutzen die Pazifikzeit). Der IRS prüft Ihre Identität und nennt die Nummer am Telefon, wenn Sie sie erhalten dürfen. Aus dem Ausland ist die EIN-Leitung des IRS 267-941-1099 (nicht gebührenfrei), Montag bis Freitag, 6 a.m. bis 11 p.m. Ostküstenzeit (IRS: Employer Identification Number; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Der IRS bietet Telefondolmetscher an, darunter Mandarin und Kantonesisch (IRS: Wir helfen Ihnen).

Das ursprüngliche CP575 kann nicht dupliziert oder neu erstellt werden; der IRS bestätigt die Nummer stattdessen mit dem Schreiben 147C, EIN Previously Assigned (IRS: Das CP575-Schreiben verstehen). Die IRS-Mitarbeiter fragen zuerst nach der Position des Anrufers im Unternehmen. Ein Buchhalter oder Berater, der für das Unternehmen anruft, braucht eine Form 2848 oder Form 8821, die die Anfrage abdeckt; andernfalls muss der Eigentümer am Anruf teilnehmen oder selbst anrufen (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1). Findet der IRS keine EIN für das Unternehmen, ist der nächste Schritt, eine zu beantragen.

Wie beantrage ich ein EIN-Bestätigungsschreiben (147C) für eine Bank?

Fragen Sie die Bank oder den Kreditgeber, welchen IRS-Nachweis sie akzeptieren, und nutzen Sie dann den schnellsten verfügbaren: ein digitales CP575 aus dem Business Tax Account, das Schreiben 147C per Telefon oder ein Entity Transcript (IRS: Employer Identification Number). Der IRS sagt, dass Banken und andere Institutionen das digitale CP575 anstelle des Schreibens 147C als schriftliche Bestätigung einer EIN akzeptieren (IRS: Das CP575-Schreiben verstehen).

Der Business Tax Account steht einem Einzelunternehmer mit EIN offen, der Schedule C oder F einreicht; einer Personengesellschaft über einen General Partner oder den Managing Partner einer LLC; und einer Kapitalgesellschaft über einen Officer oder Managing Member, der aktueller Arbeitnehmer mit einer W-2 des Unternehmens für das letzte Einreichungsjahr ist. Für eine LLC, die in Schedule C oder F ihres Eigentümers berichtet, steht er noch nicht zur Verfügung (IRS: Business Tax Account). Eine neue Kapitalgesellschaft ohne Lohnabrechnung oder eine LLC mit einem Mitglied, die in Schedule C oder F berichtet, braucht daher meist den Weg über das Telefon. Für ein Unternehmen im Besitz aus dem Ausland siehe US-Geschäftsadresse und Bankkonto.

Der IRS-Name passt nicht zum offiziellen Namen meiner LLC: Warum, und wie behebe ich das?

Oft ist nichts falsch: IRS-Systeme erlauben in einem Firmennamen nur Buchstaben, Ziffern, Bindestriche und Et-Zeichen (&); andere Zeichen werden bei der Eingabe ausgeschrieben, durch ein Leerzeichen ersetzt oder entfernt (IRS: Employer Identification Number). Zeigen Sie der Bank die Eintragung beim Bundesstaat neben dem CP575 oder dem Schreiben 147C und verweisen Sie auf die IRS-Regel.

Steht im CP575 kein „LLC“ im Namen oder erscheint der eigene Name des Eigentümers, wurde der Online-Antrag möglicherweise als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft gestellt: Das Handbuch des IRS weist darauf hin, dass diese Optionen keinen LLC-Zusatz erlauben (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Das ist keine Änderung nach den Zeichenregeln. Rufen Sie die Hotline für Unternehmen an, bevor Sie die Nummer einer Bank oder einem Zahler geben, und siehe wie der IRS Ihre LLC einstuft.

Ein echter Fehler oder eine Änderung des offiziellen Namens nach Vergabe der EIN wird je nach Art der Einreichung des Unternehmens gemeldet (IRS: Änderung des Firmennamens):

Die IRS-Übersicht hat keine Zeile für eine LLC mit einem Mitglied, die in der Erklärung ihres Eigentümers berichtet; die Zeile für Einzelunternehmer passt am ehesten, bestätigen Sie also mit der Hotline für Unternehmen, bevor Sie sich darauf verlassen. Ist die EIN neu und wurde noch keine Erklärung eingereicht, senden Sie den Antrag an die IRS-Adresse, bei der das Unternehmen einreichen wird. Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften legen eine Kopie der beim Bundesstaat eingereichten Änderung bei (Publication 1635), und jedes Unternehmen kann den IRS um eine Bestätigung bitten. Ein falscher Name in einem Business Entity Transcript wird ebenfalls durch ein Schreiben an die IRS-Adresse korrigiert, bei der die Erklärung eingereicht wurde (IRS: Ein Business Tax Transcript abrufen).

Eine Namensänderung allein braucht in der Regel keine neue EIN, ein Wechsel des Eigentümers oder der Struktur in der Regel schon (IRS: Employer Identification Number). Ist die Eintragung beim Bundesstaat selbst falsch, korrigieren Sie sie zuerst dort: siehe nach der Gründung Ihres Unternehmens.

Bank, Zahler oder TIN-Abgleich meldet, dass Name und EIN nicht übereinstimmen: Welchen Namen brauchen sie?

Sie brauchen den Namen, den der IRS zu dieser EIN führt: den offiziellen Namen genau so, wie ihn das CP575, das Schreiben 147C oder das Business Entity Transcript zeigt (IRS: Ein Business Tax Transcript abrufen). Der TIN-Abgleich prüft Name und Nummer gemeinsam gegen die IRS-Datensätze, sodass ein Handelsname oder eine andere Schreibweise auch bei richtiger Nummer scheitern kann (Anleitung für Auftraggeber zu Form W-9).

• Eine neue EIN. Es kann nach der Vergabe bis zu 2 Wochen dauern, bis sie den TIN-Abgleich besteht (IRS: Employer Identification Number).
• Eine LLC mit einem Mitglied. Das Form W-9 einer Disregarded LLC nennt in Zeile 1 den Namen des Eigentümers und in Zeile 2 den Namen der LLC, mit der SSN oder EIN des Eigentümers, nicht der EIN der LLC (IRS: LLCs mit einem Mitglied; Anleitung für Auftraggeber zu W-9). Siehe EIN für eine LLC mit einem Mitglied.
• Eine „B“-Mitteilung von einem Zahler. Teilt der IRS einem Zahler mit, dass Name und Nummer eines 1099 nicht übereinstimmen, schickt der Zahler dem Empfänger eine „B“-Mitteilung. Beantworten Sie die erste mit einem korrigierten, unterschriebenen Form W-9. Bei einer zweiten innerhalb von drei Kalenderjahre schreibt ein Inhaber einer EIN an das IRS-Servicezentrum, bei dem er einreicht, legt eine Kopie der Mitteilung bei, bittet um das Schreiben 147C und schickt das Schreiben an den Zahler. Ohne dieses muss der Zahler nach 30 Werktage mit dem Backup Withholding von 24 % auf Zahlungen an Sie beginnen und kann früher beginnen (Publication 1281); die Seite des Zahlers steht unter Steuernummern von Auftragnehmern einholen. Das Handbuch des IRS sagt, dass ein 147C für eine zweite „B“-Mitteilung schriftlich und nicht telefonisch angefordert werden muss (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1).

Ich habe zwei EINs für ein Unternehmen: Welche verwende ich?

Eine Unternehmenseinheit sollte nur eine EIN haben. Rufen Sie die Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933 an (TTY 800-829-4059), und der IRS sagt Ihnen, welche Nummer Sie verwenden sollen (IRS: Employer Identification Number). Halten Sie beide Nummern bereit, dazu den Namen und die Adresse, für die jede vergeben wurde, und die Hauptgeschäftsadresse (Publication 1635).

Der IRS kann eine EIN nicht löschen, aber auf Antrag deaktivieren: mit einem Schreiben, das EIN, offiziellen Namen, Adresse, die EIN-Vergabebestätigung, falls vorhanden, und den Grund nennt, gesendet an eine Adresse auf seiner Seite. Wurde unter dieser Nummer Steuer gezahlt oder ist sie geschuldet, oder kam eine Aufforderung zur Einreichung, muss zuerst jede offene Erklärung eingereicht und die Steuer gezahlt werden (IRS: Wenn Sie Ihre EIN nicht mehr brauchen). Sind Erklärungen, Einzahlungen oder 1099-Formulare bereits unter der aufzugebenden Nummer hinausgegangen, müssen diese Einreichungen zuerst geklärt werden.

Zwei Nummern sind nicht immer ein Duplikat. Eine LLC mit einem Mitglied und Arbeitnehmern meldet die Lohnabrechnung unter ihrer eigenen EIN, getrennt von jeder EIN, die ihr Eigentümer als Einzelunternehmer hält (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Ein Einzelunternehmen, das eine Kapitalgesellschaft gründet oder einen Gesellschafter aufnimmt, braucht eine neue EIN (Anleitung zu Form SS-4).

Die verantwortliche Person hat gewechselt, oder ich habe eine EIN erhalten, die ich nicht beantragt habe: Was nun?

Melden Sie eine neue verantwortliche Person auf Form 8822-B innerhalb von 60 Tage nach dem Wechsel; dasselbe Formular aktualisiert auch die Postanschrift oder den Standort des Unternehmens (IRS: Über Form 8822-B). Die EIN selbst bleibt gleich (IRS: Employer Identification Number).

Trifft ein EIN-Schreiben ein, um das im Unternehmen niemand gebeten hat, prüfen Sie zuerst, ob jemand aus einem berechtigten Grund beantragt hat: ein Ehepartner oder Verwandter, ein Buchhaltungsexperte, ein Geschäftspartner oder eine Bank oder ein Testamentsvollstrecker, der einen Trust einrichtet. Wenn niemand beantragt hat, melden Sie den Identitätsdiebstahl beim Unternehmen auf Form 14039-B, online oder per Post oder Fax, wie vom IRS vorgegeben (IRS: Wenn Sie eine EIN erhalten haben, die Sie nicht beantragt haben).

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; es geht um keine Beträge.

Eine LLC, die noch auf eine per Post gesendete Form SS-4 wartet

Eine LLC mit zwei Mitgliedern hat Form SS-4 vor sechs Wochen per Post geschickt und nichts gehört, und ihre erste Form 1065 wird fällig. Sie schickt ihre Erklärung fristgerecht per Post, mit „Applied For“ und dem Antragsdatum im EIN-Feld. Weil die Postlaufzeit des IRS verstrichen ist, ruft sie anschließend 800-829-4933 an. Eine zweite Form SS-4 sendet sie nur, wenn der IRS sagt, dass sie neu einreichen soll.

Eine Bank verlangt einen Nachweis, und das CP575 ist weg

Der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied, die in Schedule C berichtet, eröffnet ein neues Geschäftskonto, und die Bank verlangt das EIN-Schreiben, das verloren ging. Der Business Tax Account steht dieser LLC noch nicht offen, also ruft der Eigentümer 800-829-4933 an, bestätigt seine Rolle und Identität und bittet um das Schreiben 147C per Fax. Eine Personengesellschaft, deren Managing Partner den Business Tax Account bereits nutzt, könnte stattdessen ein digitales CP575 herunterladen.

Smith.Com, LLC erscheint als Smith Com LLC

Eine LLC mit zwei Mitgliedern, eingetragen als „Smith.Com, LLC“, sieht auf ihrem CP575 „Smith Com LLC“, und eine Bank bemängelt die Abweichung. Die Namensregeln des IRS erlauben weder Punkte noch Kommas, daher wurde der Punkt zu einem Leerzeichen (er hätte auch als „Dot“ ausgeschrieben werden können) und das Komma weggelassen. Die LLC zeigt der Bank ihre Eintragung beim Bundesstaat, das CP575 und die Namensregel des IRS. Sie braucht weder eine neue EIN noch ein Schreiben zur Namensänderung und nennt Zahlern ihren Namen so, wie der IRS ihn führt.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Erklärung ist bereits verspätet, oder eine Einzahlung war ohne EIN fällig: sammeln Sie die Einreichungen und die IRS-Schreiben und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmenssteuererklärung; siehe auch Ihre erste Unternehmenssteuererklärung.
• Erklärungen, Einzahlungen oder 1099-Formulare gingen unter zwei EINs oder zwei Namen hinaus, oder ein Zahler behält bereits ein: Einreichungen und Bücher müssen auf eine Nummer und einen Namen abgestimmt werden; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmenssteuererklärung oder Nachholbuchhaltung.
• Name oder Struktur haben sich in diesem Jahr geändert: Ein Strukturwechsel kann eine neue EIN und eine Abschlusserklärung erfordern; siehe vom Einzelunternehmen zur LLC, eine LLC mit nur noch einem Mitglied oder ein Mitglied in Ihre LLC aufnehmen und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Die Eintragung beim Bundesstaat hat den falschen Namen, oder die Einrichtung läuft noch: siehe nach der Gründung Ihres Unternehmens.
• Keine SSN oder ITIN, oder Antrag aus dem Ausland: siehe EIN ohne SSN; für eine kanadische Kapitalgesellschaft US-EIN für eine kanadische Kapitalgesellschaft.
• Sie bezahlen Auftragnehmer und haben eine CP2100 erhalten: siehe Steuernummern von Auftragnehmern einholen.
• Das CP575 zeigt kein „LLC“ oder den eigenen Namen des Eigentümers, oder Sie sind unsicher, wie der IRS Ihre LLC führt: siehe wie der IRS Ihre LLC einstuft und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Ein weiteres IRS-Schreiben ist eingetroffen: siehe IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.