Carta 147C do EIN: EIN perdido, atrasos e nome que não confere

EIN perdido, pedido de EIN parado ou nome que não confere: o que resolve cada caso?

Cada problema com o EIN tem seu próprio caminho no IRS, e nenhum começa com um segundo pedido enquanto o primeiro está pendente. O IRS diz para usar um único método de pedido por entidade, para que ela não receba mais de um EIN, e emite no máximo um EIN por dia por parte responsável, a pessoa que, em última instância, é dona ou controla a empresa (instruções do Form SS-4).

Quando não é simples: uma declaração já está atrasada; depósitos de imposto, folha de pagamento ou 1099s foram informados sob dois números ou sob um nome que o IRS não tem; um pagador já começou a retenção adicional; ou a empresa mudou de nome ou de estrutura em um ano com declaração a entregar. Em todos esses casos, é preciso ligar o que foi entregue ao número e ao nome corretos antes de escrever ao IRS.

O que reunir: o documento de constituição do estado e qualquer alteração, a CP575 ou a página de confirmação online, declarações anteriores e toda carta do IRS, do banco ou de pagadores sobre o EIN.

Quanto tempo leva um EIN por fax, correio ou online?

Um pedido online aprovado gera o EIN na hora. Um Form SS-4 enviado por fax leva cerca de 4 dias úteis e um enviado por correio, aproximadamente 4 semanas, e o IRS avisa que um volume alto pode atrasar os dois (IRS: número de identificação do empregador). Ele publica os prazos atuais do Form SS-4, atualizados mais ou menos a cada 2 semanas, na página de situação do processamento.

A elegibilidade para o pedido online está em IRS: como obter um EIN. Um EIN novo funciona na hora para abrir conta bancária, pedir licenças ou entregar uma declaração em papel. Pode levar até 2 semanas até o mesmo número passar na verificação de TIN do IRS, enviar uma declaração eletrônica ou fazer depósitos eletrônicos de imposto (IRS: número de identificação do empregador).

O pedido online do EIN falhou ou ainda estou esperando: o que fazer?

Se a ferramenta online recusou o pedido, nenhum EIN foi emitido: corrija os dados e tente de novo online, ou peça por fax ou correio. Se o Form SS-4 já foi enviado por fax ou correio, não envie outro até passar o prazo de processamento publicado; depois ligue para a Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933, que também responde a perguntas sobre pedidos enviados por correio (instruções do Form SS-4).

• A ferramenta online mostrou um erro. A mensagem de recusa traz um número de referência de três dígitos. Anote-o antes de ligar: os números 101 e 115 levam a um atendente do IRS, e os outros a uma mensagem gravada sobre como corrigir os dados e reenviar online, por fax ou por correio; o IRS não guarda o que foi digitado online (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). A ferramenta confere o nome da parte responsável com o SSN ou ITIN, e se uma empresa com o mesmo nome no mesmo estado já tem um EIN; falhar na segunda verificação pode significar que já existe um EIN. A ferramenta também fecha após 15 minutos sem atividade e só funciona em horários definidos (IRS: como obter um EIN).
• A ferramenta mostrou um EIN, mas ele não foi salvo. O EIN existe, então não faça um novo pedido. Ligue para a linha empresarial: o IRS pode informar o número e enviar a Carta 147C por fax ou correio. Quem escolheu ver o aviso online não recebe a CP575 pelo correio (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1).
• Um pedido por fax ou correio ficou sem resposta. O manual do IRS orienta o atendente por telefone a pedir que a pessoa ligue de novo se o prazo de processamento publicado não passou, e a pedir novo envio só depois que ele passou (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1). Envie um novo Form SS-4 só quando o IRS mandar.
• Um serviço de abertura de empresas fez o pedido por você. O designado de terceiros (third-party designee) recebe o EIN quando ele é atribuído, então peça o número ao serviço primeiro. Depois disso, a autoridade dele termina: o IRS envia o aviso do EIN à empresa e não envia a Carta 147C ao designado (instruções do Form SS-4; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1).

Uma declaração ou um depósito de imposto vence antes de o EIN chegar: o que escrevo?

Escreva “Applied For” e a data do pedido no espaço do EIN, e entregue no prazo em papel; nunca coloque um SSN no lugar (instruções do Form SS-4). Uma declaração enviada eletronicamente precisa do próprio EIN (instruções do Form 1120). Essa é a regra para declarações de sociedade de pessoas, de corporação e de folha de pagamento (Forms 1065, 1120, 1120-S e 941; instruções do Form 941). Um empresário individual, ou uma LLC de um único proprietário que declara no Schedule C, não precisa esperar nem entregar em papel: deixe a linha D do Schedule C em branco sem EIN, nunca coloque um SSN ali, e entregue a declaração do proprietário normalmente (instruções do Schedule C).

Para um depósito de imposto que vence antes de o EIN chegar, envie por correio um cheque ou ordem de pagamento ao centro de serviço do IRS da sua região, conforme listado nas instruções da declaração a que o depósito pertence. Informe o nome exatamente como no Form SS-4, o endereço, o tipo de imposto, o período coberto e a data do pedido (IRS: número de identificação do empregador; instruções do Form SS-4).

Quando o EIN chegar, uma declaração em papel pode ser entregue com ele de imediato; a entrega eletrônica e os depósitos eletrônicos podem levar até 2 semanas.

Número do EIN perdido ou carta CP575 perdida: onde encontro?

Procure primeiro nos seus registros: o aviso que o IRS enviou quando você fez o pedido, o banco que mantém a conta da empresa, órgãos estaduais ou municipais onde a empresa pediu licenças e declarações de imposto anteriores da empresa (IRS: número de identificação do empregador). Se nenhum tiver o número, ligue para a Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933, de segunda a sexta, das 7 da manhã às 7 da noite no horário local (Alasca e Havaí usam o horário do Pacífico). O IRS verifica sua identidade e informa o número por telefone se você estiver autorizado a recebê-lo. De fora dos EUA, a linha de EIN do IRS é 267-941-1099 (não gratuita), de segunda a sexta, das 6 da manhã às 11 da noite no horário do leste (IRS: número de identificação do empregador; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). O IRS oferece intérpretes por telefone, inclusive de mandarim e cantonês (IRS: deixe-nos ajudar você).

A CP575 original não pode ser duplicada nem recriada; o IRS confirma o número com a Carta 147C, EIN Previously Assigned (EIN já atribuído) (IRS: entendendo o seu aviso CP575). Os atendentes do IRS primeiro perguntam qual é a função de quem liga na empresa. Um contador ou consultor que liga pela empresa precisa de um Form 2848 ou Form 8821 que cubra o pedido; caso contrário, o proprietário precisa entrar na ligação ou ligar pessoalmente (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1). Se o IRS não encontrar nenhum EIN para a empresa, o passo seguinte é pedir um.

Como peço uma carta de verificação do EIN (147C) para um banco?

Pergunte ao banco ou credor qual comprovante do IRS ele aceita e use o mais rápido disponível: uma CP575 digital do Business Tax Account, a Carta 147C por telefone ou uma transcrição da entidade (IRS: número de identificação do empregador). O IRS diz que bancos e outras instituições aceitam a CP575 digital como confirmação escrita de um EIN, no lugar da Carta 147C (IRS: entendendo o seu aviso CP575).

O Business Tax Account está aberto ao empresário individual com EIN que entrega o Schedule C ou F; a uma sociedade de pessoas por meio de um sócio geral ou do sócio administrador de uma LLC; e a uma corporação por meio de um diretor ou membro administrador que seja empregado atual com W-2 dela no último ano de declaração. Ainda não está disponível para uma LLC que declara no Schedule C ou F do proprietário (IRS: Business Tax Account). Uma corporação nova sem folha de pagamento ainda, ou uma LLC de um único proprietário que declara no Schedule C ou F, normalmente vai precisar do caminho por telefone. Para uma empresa de propriedade estrangeira, veja endereço comercial e conta bancária nos EUA.

O nome no IRS não confere com o nome legal da minha LLC: por quê, e como corrijo?

Muitas vezes não há erro: os sistemas do IRS aceitam só letras, números, hífens e “e comercial” (&) no nome de uma empresa, então outros caracteres são escritos por extenso, trocados por um espaço ou removidos quando o nome é digitado (IRS: número de identificação do empregador). Mostre ao banco o registro do estado ao lado da CP575 ou da Carta 147C e indique a regra do IRS.

Se a CP575 não traz “LLC” no nome, ou mostra o nome do próprio proprietário, o pedido online pode ter sido feito como empresário individual ou sociedade de pessoas: o manual do IRS observa que essas opções não permitem o sufixo LLC (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Isso não é uma mudança pelas regras de caracteres. Ligue para a linha empresarial antes de dar o número a um banco ou pagador, e veja como o IRS classifica a sua LLC.

Um erro real, ou uma mudança de nome legal depois de o EIN ser atribuído, é informado conforme a forma como a empresa declara (IRS: mudança de nome da empresa):

A tabela do IRS não tem linha para uma LLC de um único proprietário que declara na declaração do proprietário; a linha do empresário individual é a mais próxima, então confirme com a linha empresarial antes de se basear nela. Se o EIN é novo e nenhuma declaração foi entregue, envie o pedido ao endereço do IRS onde a empresa vai entregar. Sociedades de pessoas e corporações incluem uma cópia da alteração registrada no estado (Publication 1635), e qualquer empresa pode pedir que o IRS envie uma confirmação de recebimento. Um nome errado em uma transcrição da entidade empresarial também se corrige escrevendo ao endereço do IRS onde a declaração foi entregue (IRS: como obter uma transcrição fiscal da empresa).

Uma mudança de nome, por si só, geralmente não exige um novo EIN, mas uma mudança de propriedade ou de estrutura geralmente exige (IRS: número de identificação do empregador). Se o próprio registro do estado está errado, corrija-o primeiro no estado: veja depois de abrir sua empresa.

O banco, um pagador ou a verificação de TIN diz que o nome e o EIN não conferem: qual nome eles precisam?

Eles precisam do nome que o IRS tem para aquele EIN: o nome legal exatamente como aparece na CP575, na Carta 147C ou na transcrição da entidade empresarial (IRS: como obter uma transcrição fiscal da empresa). A verificação de TIN confere o nome e o número juntos com os registros do IRS, então um nome fantasia ou outra grafia pode falhar mesmo com o número certo (instruções para quem solicita o Form W-9).

• Um EIN novo. Pode levar até 2 semanas depois da atribuição para passar na verificação de TIN (IRS: número de identificação do empregador).
• Uma LLC de um único proprietário. O Form W-9 de uma LLC desconsiderada traz o nome do proprietário na linha 1 e o nome da LLC na linha 2, com o SSN ou EIN do proprietário, não o EIN da LLC (IRS: LLCs de um único membro; instruções para quem solicita o W-9). Veja EIN para uma LLC de um único membro.
• Um aviso “B” de um pagador. Quando o IRS informa a um pagador que o nome e o número de um 1099 não conferem, o pagador envia ao beneficiário um aviso “B”. Responda ao primeiro com um Form W-9 corrigido e assinado. Para um segundo aviso dentro de três anos-calendário, quem tem EIN escreve ao centro de serviço do IRS onde entrega as declarações, anexa uma cópia do aviso, pede a Carta 147C e envia a carta ao pagador. Sem ela, o pagador deve começar a retenção adicional de 24% sobre os pagamentos a você depois de 30 dias úteis, e pode começar antes (Publication 1281); o lado do pagador está em como coletar números fiscais de prestadores de serviços. O manual do IRS diz que uma 147C para um segundo aviso “B” deve ser pedida por escrito, não por telefone (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1).

Tenho dois EINs para uma só empresa: qual uso?

Uma entidade empresarial deve ter um único EIN. Ligue para a Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933 (TTY 800-829-4059), e o IRS dirá qual número usar (IRS: número de identificação do empregador). Tenha em mãos os dois números, o nome e o endereço a que cada um foi atribuído e o endereço comercial principal (Publication 1635).

O IRS não pode cancelar um EIN, mas o desativa a pedido: uma carta com o EIN, o nome legal, o endereço, o aviso de atribuição do EIN, se houver, e o motivo, enviada por correio a um endereço indicado na página dele. Se imposto foi pago ou é devido sob esse número, ou se chegou um aviso para entregar declaração, toda declaração pendente deve ser entregue e o imposto pago primeiro (IRS: se você não precisa mais do seu EIN). Se declarações, depósitos ou 1099s já foram enviados sob o número que será descartado, essas entregas precisam ser resolvidas primeiro.

Dois números nem sempre são duplicidade. Uma LLC de um único proprietário com empregados informa a folha de pagamento sob o próprio EIN, separado de qualquer EIN que o proprietário tenha como empresário individual (IRS: LLCs de um único membro). Um empresário individual que constitui uma corporação ou aceita um sócio precisa de um novo EIN (instruções do Form SS-4).

A parte responsável mudou, ou recebi um EIN que não pedi: e agora?

Informe uma nova parte responsável no Form 8822-B em até 60 dias da mudança; o mesmo formulário atualiza o endereço postal ou o local da empresa (IRS: sobre o Form 8822-B). O EIN em si continua o mesmo (IRS: número de identificação do empregador).

Se chegar um aviso de EIN que ninguém na empresa pediu, primeiro confira se alguém fez o pedido por um motivo legítimo: um cônjuge ou parente, um contador, um sócio, ou um banco ou executor que abre um trust. Se ninguém fez, informe o roubo de identidade empresarial no Form 14039-B, online ou por correio ou fax, conforme o IRS orienta (IRS: se você recebeu um EIN que não pediu).

Exemplo

Apenas ilustrativo; nenhum valor está envolvido.

Uma LLC que ainda espera um Form SS-4 enviado por correio

Uma LLC de dois membros enviou o Form SS-4 por correio há seis semanas e não teve resposta, e seu primeiro Form 1065 está para vencer. Ela envia a declaração em papel no prazo, com “Applied For” e a data do pedido no campo do EIN. Como o prazo de correio do IRS passou, ela então liga para 800-829-4933. Só envia um segundo Form SS-4 se o IRS mandar reenviar.

Um banco quer comprovação e a CP575 sumiu

O proprietário de uma LLC de um único proprietário que declara no Schedule C abre uma nova conta empresarial, e o banco pede o aviso do EIN, que foi perdido. O Business Tax Account ainda não está aberto a essa LLC, então o proprietário liga para 800-829-4933, confirma sua função e identidade e pede a Carta 147C por fax. Uma sociedade de pessoas cujo sócio administrador já usa o Business Tax Account poderia baixar uma CP575 digital.

A Smith.Com, LLC aparece como Smith Com LLC

Uma LLC de dois membros registrada como “Smith.Com, LLC” vê “Smith Com LLC” na CP575, e um banco aponta a diferença. As regras de nome do IRS não aceitam pontos nem vírgulas, então o ponto virou um espaço (poderia também ter sido escrito “Dot”) e a vírgula foi omitida. A LLC mostra ao banco o registro do estado, a CP575 e a regra de nome do IRS. Não precisa de um novo EIN nem de carta de mudança de nome, e informa aos pagadores o nome como o IRS o tem.

E se o seu caso for diferente?

• Uma declaração já está atrasada, ou um depósito venceu sem EIN: reúna as declarações e as cartas do IRS e busque ajuda com a declaração da empresa; veja também sua primeira declaração de imposto da empresa.
• Declarações, depósitos ou 1099s saíram sob dois EINs ou dois nomes, ou um pagador já está retendo: as declarações e a escrituração contábil precisam ser ligadas a um único número e um único nome; busque ajuda com a declaração da empresa ou atualização contábil.
• O nome ou a estrutura mudou neste ano: uma mudança de estrutura pode exigir um novo EIN e uma declaração final; veja de empresário individual para LLC, LLC que fica com um único membro ou como incluir um membro na sua LLC, e busque ajuda para abrir sua empresa.
• O registro do estado tem o nome errado, ou a abertura ainda está em andamento: veja depois de abrir sua empresa.
• Sem SSN ou ITIN, ou pedindo do exterior: veja EIN sem SSN; para uma corporação canadense, EIN dos EUA para uma corporação canadense.
• Você paga prestadores de serviços e recebeu um CP2100: veja como coletar números fiscais de prestadores de serviços.
• A CP575 não mostra “LLC” ou mostra o nome do próprio proprietário, ou você não sabe como o IRS registrou a sua LLC: veja como o IRS classifica a sua LLC e busque ajuda para abrir sua empresa.
• Chegou outra carta do IRS: veja aviso do IRS para a sua empresa.