מכתב אימות EIN 147C: EIN שאבד, עיכובים ואי-התאמת שם

EIN שאבד, בקשת EIN תקועה או אי-התאמת שם: מה מתקן כל בעיה?

לכל בעיית EIN יש דרך משלה ב-⁠IRS, ואף אחת מהן לא מתחילה בבקשה שנייה בזמן שהראשונה בטיפול. IRS אומר להשתמש בשיטת בקשה אחת בלבד לכל ישות כדי שלא יונפקו לה כמה מספרי EIN, והוא מנפיק לא יותר מ-⁠EIN אחד ביום לכל גורם אחראי, האדם שבסופו של דבר הבעלים של העסק או השולט בו (הוראות טופס ⁦SS-4⁩).

כשזה לא פשוט: דוח כבר מאחר; הפקדות מס, שכר או טפסי 1099 דווחו תחת שני מספרים או תחת שם ש-⁠IRS אינו מחזיק; משלם התחיל ניכוי גיבוי במקור; או שהעסק שינה את שמו או את מבנהו בשנה שיש בה דוח לתשלום. בכל אחד מהמקרים האלה צריך להתאים את מה שהוגש למספר ולשם הנכונים לפני שכותבים ל-⁠IRS.

מה לאסוף: ההגשה למדינה לצורך ההקמה וכל תיקון שלה, ⁦CP575⁩ או דף האישור המקוון, דוחות קודמים וכל מכתב של IRS, בנק או משלם על ה-⁠EIN.

כמה זמן לוקח EIN בפקס, בדואר או באינטרנט?

בקשה מקוונת שאושרה מנפיקה את ה-⁠EIN מיד. טופס ⁦SS-4⁩ שנשלח בפקס לוקח כ-⁠4 ימי עסקים, ובדואר כ-⁠4 שבועות, ו-⁠IRS מזהיר שעומס גבוה יכול להאט את שניהם (IRS: מספר זיהוי מעסיק). הוא מפרסם את זמני העיבוד העדכניים של טופס ⁦SS-4⁩, שמתעדכנים בערך כל 2 שבועות, בדף מצב העיבוד שלו.

הזכאות לבקשה מקוונת מפורטת בIRS: קבלת EIN. EIN חדש פועל מיד לפתיחת חשבון בנק, לבקשת רישיונות או להגשת דוח בדואר. עשויים לעבור עד 2 שבועות עד שאותו מספר יעבור התאמת TIN של IRS, יוגש בו דוח אלקטרוני או יבוצעו בו הפקדות מס אלקטרוניות (IRS: מספר זיהוי מעסיק).

הבקשה המקוונת ל-⁠EIN נכשלה או שאני עדיין ממתין: מה עושים?

אם הכלי המקוון סירב לבקשה, לא הונפק EIN: תקנו את הנתונים ונסו שוב באינטרנט, או הגישו בפקס או בדואר. אם טופס ⁦SS-4⁩ כבר נשלח בפקס או בדואר, אל תשלחו נוסף עד שעבר זמן העיבוד שפורסם; אז התקשרו לקו Business and Specialty Tax Line, ⁦800-829-4933⁩, שעונה גם על שאלות מצב לגבי בקשות שנשלחו בדואר (הוראות טופס ⁦SS-4⁩).

• הכלי המקוון הציג שגיאה. בהודעת הסירוב יש מספר אסמכתה בן שלוש ספרות. רשמו אותו לפני שמתקשרים: מספרים 101 ו-⁠115 מגיעים לנציג IRS, מספרים אחרים להודעה מוקלטת על תיקון הנתונים והגשה מחדש באינטרנט, בפקס או בדואר, ו-⁠IRS אינו שומר את מה שהוקלד באינטרנט (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). הכלי בודק את שם הגורם האחראי מול ה-⁠SSN או ה-⁠ITIN, ואם לעסק בעל אותו שם באותה מדינה כבר יש EIN; כישלון בבדיקה השנייה יכול להעיד שכבר קיים EIN. הכלי גם נסגר אחרי 15 דקות של חוסר פעילות ופועל רק בשעות מוגדרות (IRS: קבלת EIN).
• הכלי הציג EIN, אבל הוא לא נשמר. ה-⁠EIN קיים, ולכן אל תגישו בקשה חדשה. התקשרו לקו העסקים: IRS יכול למסור את המספר ולשלוח בפקס או בדואר מכתב 147C. מבקש שבחר לצפות בהודעה באינטרנט לא מקבל ⁦CP575⁩ בדואר (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1).
• בקשה שנשלחה בפקס או בדואר נדמה שנעלמה. מדריך העבודה של IRS מורה לעובדי הטלפון לבקש מהפונים לחזור ולהתקשר אם זמן העיבוד שפורסם טרם עבר, ולבקש מהם להגיש מחדש רק אחרי שעבר (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1). שלחו טופס ⁦SS-4⁩ חדש רק כש-⁠IRS אומר לעשות זאת.
• שירות הקמה הגיש את הבקשה עבורכם. מיופה כוח של צד שלישי מקבל את ה-⁠EIN כשהוא מוקצה, ולכן בקשו קודם את המספר מהשירות. אחר כך סמכותו מסתיימת: IRS שולח את הודעת ה-⁠EIN בדואר לעסק ואינו שולח למיופה כוח מכתב 147C (הוראות טופס ⁦SS-4⁩; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1).

דוח מס או הפקדה נדרשים לפני שה-⁠EIN מגיע: מה כותבים?

כתבו “Applied For” ואת תאריך הבקשה במקום שמיועד ל-⁠EIN, והגישו בזמן בנייר; לעולם אל תכתבו שם SSN (הוראות טופס ⁦SS-4⁩). דוח שמוגש באופן אלקטרוני דורש את ה-⁠EIN עצמו (הוראות טופס 1120). זה הכלל לדוחות של שותפות, חברה ושכר (טפסים 1065, 1120, ⁦1120-S⁩ ו-⁠941; הוראות טופס 941). בעל עסק יחידני, או LLC עם בעלים יחיד שמדווח ב-⁠Schedule C, אינו חייב להמתין או להגיש בנייר: השאירו את שורה D ב-⁠Schedule C ריקה בלי EIN, לעולם אל תכתבו שם SSN, והגישו את הדוח של הבעלים כרגיל (הוראות Schedule C).

להפקדת מס שנדרשת לפני שה-⁠EIN מגיע, שלחו בדואר המחאה או שטר כסף למרכז השירות של IRS לאזור ההגשה שלכם, כפי שמופיע בהוראות של הדוח שההפקדה שייכת לו. ציינו את השם בדיוק כמו בטופס ⁦SS-4⁩, את הכתובת, את סוג המס, את התקופה ואת תאריך הבקשה (IRS: מספר זיהוי מעסיק; הוראות טופס ⁦SS-4⁩).

כשה-⁠EIN מגיע, אפשר להגיש בו דוח בדואר מיד; הגשה אלקטרונית והפקדות אלקטרוניות עשויות לקחת עד 2 שבועות.

מספר EIN שאבד או מכתב ⁦CP575⁩ שאבד: איפה מוצאים אותו?

חפשו קודם ברישומים שלכם: ההודעה ש-⁠IRS שלח כשהגשתם את הבקשה, הבנק שמנהל את חשבון העסק, רשויות מדינתיות או מקומיות שבהן ביקשתם רישיונות, ודוחות מס עסקיים קודמים (IRS: מספר זיהוי מעסיק). אם אין בהם את המספר, התקשרו לקו Business and Specialty Tax Line, ⁦800-829-4933⁩, ימים ב׳ עד ו׳, מ-⁠7 בבוקר עד 7 בערב לפי השעה המקומית (אלסקה והוואי משתמשות בשעון הפסיפיק). IRS מאמת את זהותכם ומוסר את המספר בטלפון אם אתם מורשים לקבל אותו. מחוץ לארצות הברית, קו ה-⁠EIN של IRS הוא ⁦267-941-1099⁩ (לא חינמי), ימים ב׳ עד ו׳, מ-⁠6 בבוקר עד 11 בלילה לפי שעון החוף המזרחי (IRS: מספר זיהוי מעסיק; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). IRS מציע מתורגמנים טלפוניים, כולל מנדרינית וקנטונזית (IRS: אנחנו כאן לעזור).

את ה-⁠⁦CP575⁩ המקורי אי אפשר לשכפל או ליצור מחדש; IRS מאשר במקום זאת את המספר במכתב 147C, EIN Previously Assigned (IRS: הבנת הודעת ⁦CP575⁩). עובדי IRS שואלים קודם מה תפקיד הפונה בעסק. מנהל חשבונות או יועץ שמתקשר בשם העסק צריך טופס 2848 או טופס 8821 שמכסה את הבקשה; אחרת הבעלים צריך להצטרף לשיחה או להתקשר בעצמו (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1). אם IRS לא מוצא EIN לעסק, הצעד הבא הוא להגיש בקשה לקבלת אחד.

איך מבקשים מכתב אימות EIN (147C) עבור בנק?

שאלו את הבנק או המלווה איזו הוכחה של IRS הוא מקבל, ואז השתמשו באפשרות המהירה ביותר שזמינה: ⁦CP575⁩ דיגיטלי מ-⁠Business Tax Account, מכתב 147C בטלפון או תדפיס ישות (IRS: מספר זיהוי מעסיק). IRS אומר שבנקים ומוסדות אחרים מקבלים את ה-⁠⁦CP575⁩ הדיגיטלי כאישור כתוב של EIN, במקום מכתב 147C (IRS: הבנת הודעת ⁦CP575⁩).

Business Tax Account פתוח לבעל עסק יחידני עם EIN שמגיש Schedule C או F; לשותפות דרך שותף כללי או שותף מנהל של LLC; ולחברה דרך נושא משרה או חבר מנהל שהוא עובד נוכחי עם טופס ⁦W-2⁩ ממנה לשנת ההגשה האחרונה. הוא עדיין אינו זמין ל-⁠LLC שמדווח ב-⁠Schedule C או F של הבעלים (IRS: Business Tax Account). חברה חדשה שעדיין אין לה שכר, או LLC עם בעלים יחיד שמדווח ב-⁠Schedule C או F, יצטרכו בדרך כלל את הדרך הטלפונית. לחברה בבעלות מחו״ל ראו כתובת עסקית וחשבון בנק בארה״ב.

השם ב-⁠IRS לא תואם לשם המשפטי של ה-⁠LLC שלי: למה, ואיך מתקנים?

לעיתים קרובות אין שום תקלה: מערכות IRS מאפשרות בשם עסק רק אותיות, ספרות, מקפים וסימן &, ולכן תווים אחרים נכתבים במילים, מוחלפים ברווח או מוסרים כשהשם מוזן (IRS: מספר זיהוי מעסיק). הראו לבנק את ההגשה למדינה לצד ⁦CP575⁩ או מכתב 147C והצביעו על כלל IRS.

אם ב-⁠⁦CP575⁩ אין “LLC” בשם, או שמופיע שם הבעלים עצמו, ייתכן שהבקשה המקוונת הוגשה כבעל עסק יחידני או כשותפות: מדריך העבודה של IRS מציין שהבחירות האלה אינן מאפשרות סיומת LLC (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). זה לא שינוי לפי כללי התווים. התקשרו לקו העסקים לפני שאתם נותנים את המספר לבנק או למשלם, וראו איך IRS מסווג את ה-⁠LLC שלכם.

שגיאה אמיתית, או שינוי שם משפטי אחרי הקצאת ה-⁠EIN, מדווחים לפי הדרך שבה העסק מגיש דוחות (IRS: שינוי שם עסק):

בטבלה של IRS אין שורה ל-⁠LLC עם בעלים יחיד שמגיש בדוח של הבעלים; שורת בעל העסק היחידני היא הקרובה ביותר, ולכן אשרו מול קו העסקים לפני שאתם מסתמכים עליה. אם ה-⁠EIN חדש ועדיין לא הוגש דוח, שלחו את הבקשה לכתובת IRS שאליה העסק יגיש. שותפויות וחברות מצרפות עותק של התיקון שהוגש למדינה (פרסום 1635), וכל עסק יכול לבקש מ-⁠IRS לשלוח אישור קבלה. שם שגוי בתדפיס ישות עסקית מתוקן גם הוא בכתיבה לכתובת IRS שאליה הוגש הדוח (IRS: קבלת תדפיס מס עסקי).

שינוי שם בלבד אינו דורש בדרך כלל EIN חדש, אבל שינוי בבעלות או במבנה דורש בדרך כלל (IRS: מספר זיהוי מעסיק). אם ההגשה למדינה עצמה שגויה, תקנו אותה קודם מול המדינה: ראו אחרי שמקימים את החברה.

בנק, משלם או התאמת TIN אומרים שהשם וה-⁠EIN לא תואמים: באיזה שם הם צריכים?

הם צריכים את השם ש-⁠IRS מחזיק עבור אותו EIN: השם המשפטי בדיוק כפי שהוא מופיע ב-⁠⁦CP575⁩, במכתב 147C או בתדפיס הישות העסקית (IRS: קבלת תדפיס מס עסקי). התאמת TIN בודקת את השם והמספר יחד מול רישומי IRS, ולכן שם מסחרי או איות אחר יכולים להיכשל גם כשהמספר נכון (הוראות למבקש טופס ⁦W-9⁩).

• EIN חדש. עשויים לעבור עד 2 שבועות אחרי ההקצאה עד שיעבור התאמת TIN (IRS: מספר זיהוי מעסיק).
• LLC עם בעלים יחיד. בטופס ⁦W-9⁩ של LLC שאינו מוכר לצורכי מס מופיע שם הבעלים בשורה 1 ושם ה-⁠LLC בשורה 2, עם ה-⁠SSN או ה-⁠EIN של הבעלים, לא ה-⁠EIN של ה-⁠LLC (IRS: LLC עם בעלים יחיד; הוראות למבקש ⁦W-9⁩). ראו EIN ל-⁠LLC עם בעלים יחיד.
• הודעת “B” ממשלם. כש-⁠IRS מודיע למשלם ששם ומספר בטופס 1099 לא תואמים, המשלם שולח לנמען הודעת “B”. על הראשונה משיבים בטופס ⁦W-9⁩ מתוקן וחתום. על השנייה בתוך שלוש שנים קלנדריות, בעל EIN כותב למרכז השירות של IRS שאליו הוא מגיש, מצרף עותק של ההודעה, מבקש מכתב 147C ושולח את המכתב למשלם. בלעדיו המשלם חייב להתחיל ניכוי גיבוי במקור בשיעור ⁦24%⁩ מהתשלומים אליכם אחרי 30 ימי עסקים, ועשוי להתחיל מוקדם יותר (פרסום 1281); הצד של המשלם מוסבר באיסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים. מדריך העבודה של IRS קובע שמכתב 147C בעקבות הודעת “B” שנייה יש לבקש בכתב, לא בטלפון (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1).

יש לי שני מספרי EIN לעסק אחד: באיזה משתמשים?

לישות עסקית צריך להיות EIN אחד בלבד. התקשרו לקו Business and Specialty Tax Line, ⁦800-829-4933⁩ (TTY ⁦800-829-4059⁩), ו-⁠IRS יגיד באיזה מספר להשתמש (IRS: מספר זיהוי מעסיק). הכינו את שני המספרים, את השם והכתובת שהוקצו לכל אחד ואת כתובת העסק הראשית (פרסום 1635).

IRS לא יכול לבטל EIN, אבל הוא מנטרל אחד לפי בקשה: מכתב עם ה-⁠EIN, השם המשפטי, הכתובת, הודעת הקצאת ה-⁠EIN אם יש והסיבה, שנשלח לכתובת שבדף שלו. אם שולם או חייבים מס תחת המספר הזה, או שהגיעה הודעה על חובת הגשה, יש להגיש קודם כל דוח פתוח ולשלם את המס (IRS: אם אינכם צריכים עוד את ה-⁠EIN). אם דוחות, הפקדות או טפסי 1099 כבר נשלחו תחת המספר שמוותרים עליו, צריך קודם לסדר את ההגשות האלה.

שני מספרים אינם תמיד כפילות. LLC עם בעלים יחיד ועובדים מדווח על שכר תחת EIN משלו, נפרד מכל EIN שהבעלים מחזיק כבעל עסק יחידני (IRS: LLC עם בעלים יחיד). בעל עסק יחידני שמתאגד או מכניס שותף צריך EIN חדש (הוראות טופס ⁦SS-4⁩).

הגורם האחראי השתנה, או שקיבלתי EIN שלא ביקשתי: מה עושים?

דווחו על גורם אחראי חדש בטופס ⁦8822-B⁩ תוך 60 ימים מהשינוי; אותו טופס מעדכן גם את כתובת הדואר או המיקום של העסק (IRS: על טופס ⁦8822-B⁩). ה-⁠EIN עצמו נשאר זהה (IRS: מספר זיהוי מעסיק).

אם מגיעה הודעת EIN שאיש בעסק לא ביקש, בדקו קודם אם מישהו הגיש בקשה מסיבה לגיטימית: בן או בת זוג או קרוב משפחה, רואה חשבון, שותף עסקי, או בנק או מנהל עיזבון שמקימים נאמנות. אם איש לא עשה זאת, דווחו על גניבת זהות עסקית בטופס ⁦14039-B⁩, באינטרנט, בדואר או בפקס כפי ש-⁠IRS מורה (IRS: אם קיבלתם EIN שלא ביקשתם).

דוגמה

להמחשה בלבד; אין בדוגמה סכומים.

LLC שעדיין ממתין לטופס ⁦SS-4⁩ שנשלח בדואר

LLC עם שני חברים שלח בדואר טופס ⁦SS-4⁩ לפני שישה שבועות ולא שמע דבר, והטופס 1065 הראשון שלו מגיע למועדו. הוא שולח את הדוח בדואר בזמן, עם “Applied For” ותאריך הבקשה בתיבת ה-⁠EIN. מכיוון שזמן הדואר של IRS חלף, הוא מתקשר ל-⁠⁦800-829-4933⁩. הוא שולח טופס ⁦SS-4⁩ שני רק אם IRS אומר להגיש מחדש.

בנק רוצה הוכחה וה-⁠⁦CP575⁩ אבד

הבעלים של LLC עם בעלים יחיד שמדווח ב-⁠Schedule C פותח חשבון עסקי חדש, והבנק מבקש את הודעת ה-⁠EIN, שאבדה. Business Tax Account עדיין אינו פתוח ל-⁠LLC הזה, ולכן הבעלים מתקשר ל-⁠⁦800-829-4933⁩, מאשר את תפקידו וזהותו ומבקש מכתב 147C בפקס. שותפות שהשותף המנהל שלה כבר משתמש ב-⁠Business Tax Account יכולה להוריד במקום זאת ⁦CP575⁩ דיגיטלי.

Smith.Com, LLC מופיע כ-⁠Smith Com LLC

LLC עם שני חברים שנרשם כ-“Smith.Com, LLC” רואה “Smith Com LLC” ב-⁠⁦CP575⁩ שלו, ובנק מסמן את ההבדל. כללי השמות של IRS אינם מאפשרים נקודות או פסיקים, ולכן הנקודה הפכה לרווח (היא יכלה להיכתב גם “Dot”) והפסיק הושמט. ה-⁠LLC מראה לבנק את ההגשה למדינה, את ה-⁠⁦CP575⁩ ואת כלל השמות של IRS. הוא אינו צריך EIN חדש או מכתב שינוי שם, והוא מוסר למשלמים את שמו כפי ש-⁠IRS מחזיק אותו.

המצב שלכם שונה?

• דוח כבר מאחר, או שהפקדה נדרשה בלי EIN: אספו את ההגשות ואת מכתבי IRS, וקבלו עזרה בדוחות מס עסקיים; ראו גם הדוח העסקי הראשון שלכם.
• דוחות, הפקדות או טפסי 1099 יצאו תחת שני מספרי EIN או שני שמות, או שמשלם כבר מנכה: צריך להתאים את ההגשות והספרים למספר אחד ולשם אחד; קבלו עזרה בדוחות מס עסקיים או השלמת הנהלת חשבונות.
• השם או המבנה השתנו השנה: שינוי מבנה יכול לדרוש EIN חדש ודוח אחרון; ראו מבעל עסק יחידני ל-⁠LLC, LLC שירד לחבר אחד או הוספת חבר ל-⁠LLC, וקבלו עזרה בהקמת עסק.
• בהגשה למדינה יש שם שגוי, או שההקמה עדיין בעיצומה: ראו אחרי שמקימים את החברה.
• אין SSN או ITIN, או שמגישים מחו״ל: ראו EIN בלי SSN; לחברה קנדית, EIN אמריקאי לחברה קנדית.
• אתם משלמים לקבלנים וקיבלתם ⁦CP2100⁩: ראו איסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים.
• ב-⁠⁦CP575⁩ אין “LLC” או שמופיע שם הבעלים עצמו, או שאינכם בטוחים איך IRS רושם את ה-⁠LLC שלכם: ראו איך IRS מסווג את ה-⁠LLC שלכם וקבלו עזרה בהקמת עסק.
• הגיע מכתב אחר מ-⁠IRS: ראו הודעת IRS לעסק שלכם.