Carta de verificación del EIN 147C: EIN perdido, demoras y nombre que no coincide

EIN perdido, solicitud de EIN detenida o nombre que no coincide: ¿qué soluciona cada caso?

Cada problema del EIN tiene su propia vía en el IRS, y ninguna empieza con una segunda solicitud mientras la primera está pendiente. El IRS indica usar un solo método de solicitud por entidad para no emitir más de un EIN, y emite no más de un EIN al día por parte responsable, la persona que en última instancia es propietaria del negocio o lo controla (instrucciones del Form SS-4).

Cuándo no es sencillo: ya hay una declaración atrasada; depósitos de impuestos, nómina o Forms 1099 se informaron con dos números o con un nombre que el IRS no tiene; un pagador ya inició la retención adicional; o el negocio cambió de nombre o de estructura en un año en que vence una declaración. En todos estos casos hay que hacer coincidir lo presentado con el número y el nombre correctos antes de escribir al IRS.

Qué reunir: el trámite estatal de constitución y cualquier enmienda, el CP575 o la página de confirmación en línea, las declaraciones anteriores y toda carta del IRS, del banco o de un pagador sobre el EIN.

¿Cuánto tarda un EIN por fax, correo o en línea?

Una solicitud en línea aprobada entrega el EIN de inmediato. Un Form SS-4 enviado por fax tarda unos 4 días hábiles y uno enviado por correo, aproximadamente 4 semanas, y el IRS advierte que un alto volumen de solicitudes puede demorar ambos (IRS: número de identificación del empleador). Publica los tiempos actuales del Form SS-4, actualizados más o menos cada 2 semanas, en su página de estado de procesamiento.

La elegibilidad para solicitar en línea está en IRS: cómo obtener un EIN. Un EIN nuevo sirve de inmediato para abrir una cuenta bancaria, solicitar licencias o presentar una declaración por correo. Puede tardar hasta 2 semanas antes de que el mismo número pase la verificación de TIN del IRS, presente una declaración electrónica o haga depósitos electrónicos de impuestos (IRS: número de identificación del empleador).

La solicitud de EIN en línea falló o sigo esperando: ¿qué hago?

Si la herramienta en línea rechazó la solicitud, no se emitió ningún EIN: corrija los datos e intente de nuevo en línea, o solicite por fax o correo. Si el Form SS-4 ya se envió por fax o correo, no envíe otro hasta que pase el tiempo de procesamiento publicado; luego llame a la Business and Specialty Tax Line (línea de impuestos de negocios) al 800-829-4933, que también responde consultas sobre solicitudes enviadas por correo (instrucciones del Form SS-4).

• La herramienta en línea mostró un error. El mensaje de rechazo trae un número de referencia de tres dígitos. Anótelo antes de llamar: los números 101 y 115 comunican con un asistente del IRS, los demás con un mensaje grabado sobre cómo corregir los datos y volver a enviarlos en línea o por fax o correo, y el IRS no conserva lo escrito en línea (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). La herramienta verifica el nombre de la parte responsable contra el SSN o ITIN, y si un negocio con el mismo nombre en el mismo estado ya tiene un EIN; no pasar la segunda verificación puede significar que ya existe un EIN. La herramienta también se cierra tras 15 minutos de inactividad y funciona solo en ciertos horarios (IRS: cómo obtener un EIN).
• La herramienta mostró un EIN, pero no se guardó. El EIN existe, así que no vuelva a solicitar. Llame a la línea de negocios: el IRS puede darle el número y enviar la Letter 147C por fax o correo. Un solicitante que eligió ver el aviso en línea no recibe el CP575 por correo (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1).
• Una solicitud enviada por fax o correo no ha tenido respuesta. El manual del IRS indica al personal telefónico pedir a quienes llaman que vuelvan a llamar si no ha pasado el tiempo de procesamiento publicado, y pedirles que vuelvan a enviar la solicitud solo cuando ya pasó (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1). Envíe un nuevo Form SS-4 solo cuando el IRS se lo indique.
• Un servicio de constitución hizo la solicitud por usted. Un designado de terceros recibe el EIN cuando se asigna, así que pida primero el número al servicio. Luego su autoridad termina: el IRS envía por correo el aviso del EIN al negocio y no envía la Letter 147C al designado (instrucciones del Form SS-4; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.9.1).

Vence una declaración o un depósito antes de que llegue el EIN: ¿qué escribo?

Escriba "Applied For" y la fecha de la solicitud en el espacio del EIN, y presente a tiempo en papel; nunca ponga un SSN en su lugar (instrucciones del Form SS-4). Una declaración presentada por vía electrónica necesita el EIN mismo (instrucciones del Form 1120). Esa es la regla para las declaraciones de sociedades de personas, corporaciones y nómina (Forms 1065, 1120, 1120-S y 941; instrucciones del Form 941). Un propietario único, o una LLC de un solo propietario que reporta en el Schedule C, no necesita esperar ni presentar en papel: deje la línea D del Schedule C en blanco si no tiene EIN, nunca ponga allí un SSN y presente la declaración del propietario como de costumbre (instrucciones del Schedule C).

Para un depósito de impuestos que vence antes de que llegue el EIN, envíe por correo un cheque o giro postal al centro de servicio del IRS de su área de presentación, según figura en las instrucciones de la declaración a la que pertenece el depósito. Indique el nombre exactamente como en el Form SS-4, la dirección, el tipo de impuesto, el período cubierto y la fecha de la solicitud (IRS: número de identificación del empleador; instrucciones del Form SS-4).

Cuando llegue el EIN, puede presentar de inmediato una declaración por correo con él; la presentación electrónica y los depósitos electrónicos pueden tardar hasta 2 semanas.

EIN perdido o carta CP575 perdida: ¿dónde lo encuentro?

Busque primero en sus propios registros: el aviso que envió el IRS cuando solicitó, el banco que tiene la cuenta del negocio, las agencias estatales o locales donde el negocio solicitó licencias y las declaraciones de impuestos de negocios anteriores (IRS: número de identificación del empleador). Si ninguna lo tiene, llame a la Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933, de lunes a viernes, de 7 a. m. a 7 p. m. hora local (Alaska y Hawái usan la hora del Pacífico). El IRS verifica su identidad y le da el número por teléfono si usted está autorizado a recibirlo. Desde fuera de EE. UU., la línea del EIN del IRS es 267-941-1099 (no es gratuita), de lunes a viernes, de 6 a. m. a 11 p. m. hora del Este (IRS: número de identificación del empleador; Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). El IRS ofrece intérpretes telefónicos, incluidos mandarín y cantonés (IRS: Let us help you).

El CP575 original no puede duplicarse ni recrearse; el IRS confirma el número con la Letter 147C, EIN Previously Assigned (EIN asignado previamente) (IRS: cómo entender su aviso CP575). El personal del IRS primero pregunta cuál es el cargo de quien llama en el negocio. Un contador o asesor que llama por el negocio necesita un Form 2848 o un Form 8821 que cubra la solicitud; de lo contrario, el propietario debe unirse a la llamada o llamar personalmente (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1). Si el IRS no encuentra ningún EIN para el negocio, el siguiente paso es solicitar uno.

¿Cómo solicito una carta de verificación del EIN (147C) para un banco?

Pregunte al banco o prestamista qué prueba del IRS acepta y luego use la más rápida disponible: un CP575 digital desde Business Tax Account, la Letter 147C por teléfono o una transcripción de la entidad (IRS: número de identificación del empleador). El IRS indica que los bancos y otras instituciones aceptan el CP575 digital como confirmación escrita de un EIN, en lugar de la Letter 147C (IRS: cómo entender su aviso CP575).

Business Tax Account está abierta a un propietario único con EIN que presenta el Schedule C o F; a una sociedad de personas mediante un socio general o el socio administrador de una LLC; y a una corporación mediante un funcionario o miembro administrador que sea empleado actual con un W-2 de ella en el último año de presentación. Todavía no está disponible para una LLC que reporta en el Schedule C o F de su propietario (IRS: Business Tax Account). Una corporación nueva sin nómina todavía, o una LLC de un solo propietario que reporta en el Schedule C o F, normalmente necesitará la vía telefónica. Para una empresa cuyo propietario está en el exterior, vea dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..

El nombre del IRS no coincide con el nombre legal de mi LLC: ¿por qué y cómo lo arreglo?

A menudo no hay ningún error: los sistemas del IRS solo admiten letras, números, guiones y símbolos "&" en el nombre de un negocio, por lo que otros caracteres se escriben con letras, se reemplazan por un espacio o se eliminan al ingresar el nombre (IRS: número de identificación del empleador). Muestre al banco el trámite estatal junto al CP575 o la Letter 147C y señale la regla del IRS.

Si el CP575 no tiene "LLC" en el nombre, o muestra el nombre del propio propietario, es posible que la solicitud en línea se haya presentado como propietario único o sociedad de personas: el manual del IRS señala que esas opciones no permiten el sufijo LLC (Internal Revenue Manual 21.7.13.3.4.1). Eso no es un cambio por las reglas de caracteres. Llame a la línea de negocios antes de dar el número a un banco o pagador, y vea cómo clasifica el IRS a su LLC.

Un error real, o un cambio de nombre legal después de asignado el EIN, se informa según cómo presenta el negocio (IRS: cambio de nombre del negocio):

La tabla del IRS no tiene una fila para una LLC de un solo propietario que presenta en la declaración de su propietario; la fila del propietario único es la más cercana, así que confirme con la línea de negocios antes de basarse en ella. Si el EIN es nuevo y no se ha presentado ninguna declaración, envíe la solicitud a la dirección del IRS donde el negocio presentará. Las sociedades de personas y las corporaciones incluyen una copia de la enmienda presentada ante el estado (Publication 1635), y cualquier negocio puede pedir al IRS que envíe un acuse de recibo. Un nombre incorrecto en una transcripción de la entidad comercial también se corrige escribiendo a la dirección del IRS donde se presentó la declaración (IRS: cómo obtener una transcripción tributaria de negocios).

Un cambio de nombre por sí solo generalmente no requiere un EIN nuevo, pero un cambio de propiedad o de estructura generalmente sí (IRS: número de identificación del empleador). Si el error está en el propio trámite estatal, corríjalo primero ante el estado: vea después de constituir su empresa.

El banco, un pagador o la verificación de TIN dicen que el nombre y el EIN no coinciden: ¿qué nombre necesitan?

Necesitan el nombre que el IRS tiene para ese EIN: el nombre legal exactamente como lo muestra el CP575, la Letter 147C o la transcripción de la entidad comercial (IRS: cómo obtener una transcripción tributaria de negocios). La verificación de TIN compara el nombre y el número juntos con los registros del IRS, por lo que un nombre comercial u otra grafía puede fallar aunque el número sea correcto (instrucciones para el solicitante del Form W-9).

• Un EIN nuevo. Puede tardar hasta 2 semanas después de la asignación en pasar la verificación de TIN (IRS: número de identificación del empleador).
• Una LLC de un solo propietario. El Form W-9 de una LLC ignorada muestra el nombre del propietario en la línea 1 y el nombre de la LLC en la línea 2, con el SSN o EIN del propietario, no el EIN de la LLC (IRS: LLC de un solo miembro; instrucciones del W-9 para el solicitante). Vea EIN para una LLC de un solo miembro.
• Un aviso "B" de un pagador. Cuando el IRS informa a un pagador que el nombre y el número de un Form 1099 no coinciden, el pagador envía al beneficiario un aviso "B". Responda al primero con un Form W-9 corregido y firmado. Ante un segundo aviso dentro de tres años calendario, un titular de EIN escribe al centro de servicio del IRS donde presenta, adjunta una copia del aviso, pide la Letter 147C y envía la carta al pagador. Sin ella, el pagador debe iniciar la retención adicional de 24% sobre los pagos que le hace a usted después de 30 días hábiles, y puede iniciarla antes (Publication 1281); el lado del pagador está en cómo reunir los números fiscales de los contratistas. El manual del IRS indica que la 147C para un segundo aviso "B" debe pedirse por escrito, no por teléfono (Internal Revenue Manual 21.7.1.4.7.1).

Tengo dos EIN para un negocio: ¿cuál uso?

Un negocio debe tener un solo EIN. Llame a la Business and Specialty Tax Line, 800-829-4933 (TTY 800-829-4059), y el IRS le indicará qué número usar (IRS: número de identificación del empleador). Tenga a mano ambos números, el nombre y la dirección a los que se asignó cada uno y la dirección principal del negocio (Publication 1635).

El IRS no puede cancelar un EIN, pero lo desactiva a solicitud: una carta con el EIN, el nombre legal, la dirección, el aviso de asignación del EIN si lo tiene y el motivo, enviada por correo a una dirección que figura en su página. Si se pagó o se debe impuesto bajo ese número, o llegó un aviso para presentar, primero deben presentarse todas las declaraciones pendientes y pagarse el impuesto (IRS: si ya no necesita su EIN). Si ya se enviaron declaraciones, depósitos o Forms 1099 con el número que se va a descartar, primero hay que ordenar esas presentaciones.

Dos números no siempre son un duplicado. Una LLC de un solo propietario con empleados reporta la nómina con su propio EIN, distinto de cualquier EIN que su propietario tenga como propietario único (IRS: LLC de un solo miembro). Un negocio de propietario único que se constituye en corporación o incorpora a un socio necesita un EIN nuevo (instrucciones del Form SS-4).

Cambió la parte responsable, o recibí un EIN que no solicité: ¿qué hago?

Informe una nueva parte responsable en el Form 8822-B dentro de 60 días del cambio; el mismo formulario actualiza la dirección postal o la ubicación del negocio (IRS: acerca del Form 8822-B). El EIN en sí no cambia (IRS: número de identificación del empleador).

Si llega un aviso de EIN que nadie en el negocio solicitó, primero verifique si alguien lo solicitó por una razón legítima: un cónyuge o familiar, un contador, un socio, o un banco o albacea que constituye un fideicomiso. Si nadie lo hizo, denuncie el robo de identidad del negocio en el Form 14039-B, en línea o por correo o fax según indique el IRS (IRS: si recibió un EIN que no solicitó).

Ejemplo

Solo ilustrativo; no hay montos de por medio.

Una LLC que sigue esperando un Form SS-4 enviado por correo

Una LLC de dos miembros envió por correo el Form SS-4 hace seis semanas y no ha tenido respuesta, y vence su primer Form 1065. Envía su declaración por correo a tiempo con "Applied For" y la fecha de la solicitud en la casilla del EIN. Como el tiempo de correo del IRS ya pasó, luego llama al 800-829-4933. Envía un segundo Form SS-4 solo si el IRS le indica volver a presentarlo.

Un banco pide prueba y el CP575 se perdió

El propietario de una LLC de un solo propietario que reporta en el Schedule C abre una cuenta de negocios nueva, y el banco pide el aviso del EIN, que se perdió. Business Tax Account todavía no está abierta a esta LLC, así que el propietario llama al 800-829-4933, confirma su cargo y su identidad, y pide la Letter 147C por fax. Una sociedad de personas cuyo socio administrador ya usa Business Tax Account podría descargar en cambio un CP575 digital.

Smith.Com, LLC aparece como Smith Com LLC

Una LLC de dos miembros registrada como "Smith.Com, LLC" ve "Smith Com LLC" en su CP575, y un banco señala la diferencia. Las reglas de nombres del IRS no admiten puntos ni comas, así que el punto pasó a ser un espacio (también podría haberse escrito "Dot") y la coma se omitió. La LLC muestra al banco su trámite estatal, el CP575 y la regla de nombres del IRS. No necesita un EIN nuevo ni una carta de cambio de nombre, y da a los pagadores su nombre tal como lo tiene el IRS.

¿Es distinto en su caso?

• Una declaración ya está atrasada, o vencía un depósito sin tener EIN: reúna las presentaciones y las cartas del IRS, y reciba ayuda con la declaración de impuestos de su empresa; vea también su primera declaración de impuestos de negocios.
• Declaraciones, depósitos o Forms 1099 se enviaron con dos EIN o dos nombres, o un pagador ya está reteniendo: hay que hacer coincidir las presentaciones y la contabilidad con un solo número y un solo nombre; reciba ayuda con la declaración de impuestos de su empresa o contabilidad atrasada.
• El nombre o la estructura cambió este año: un cambio de estructura puede requerir un EIN nuevo y una declaración final; vea de propietario único a LLC, una LLC que queda con un solo miembro o cómo agregar un miembro a su LLC, y reciba ayuda para constituir su empresa.
• El trámite estatal tiene el nombre equivocado, o la puesta en marcha sigue en curso: vea después de constituir su empresa.
• Sin SSN ni ITIN, o solicita desde el exterior: vea EIN sin SSN; para una corporación canadiense, EIN de EE. UU. para una corporación canadiense.
• Paga a contratistas y recibió un CP2100: vea cómo reunir los números fiscales de los contratistas.
• El CP575 no muestra "LLC" o muestra el nombre del propietario, o no está seguro de cómo tiene el IRS registrada su LLC: vea cómo clasifica el IRS a su LLC y reciba ayuda para constituir su empresa.
• Llegó otra carta del IRS: vea un aviso del IRS a su negocio.