Form T2125 Ausgabenzeilen: Wohin welche Betriebsausgabe gehört

Die Form T2125 zum ersten Mal einreichen: Auf welche Zeile kommt welche Ausgabe?

Die Form T2125 verlangt jede Betriebsausgabe nur einmal, auf der Zeile in Teil 4, die ihren Namen trägt, und bei gemischten Kosten nur den betrieblichen Anteil. Eine Zeile ohne Betrag bleibt leer. Der CRA-Leitfaden nennt dafür keinen Strafzuschlag. Der Guide T4002 der CRA erklärt jede Zeile, und die Form T2125 führt sie in der Reihenfolge der Tabelle unten auf.

Einfach ist der Fall nicht, wenn Ihr erstes Jahr Ausstattung, ein Fahrzeug, ein Homeoffice oder eine T4A umfasst, wenn private und betriebliche Gelder auf einem Konto liegen, wenn Sie Waren verkaufen oder wenn Sie schon früher eingereicht haben und nun vermuten, dass eine Zeile fehlt oder falsch belegt ist (siehe den Abschnitt zur Änderung einer eingereichten Erklärung). Legen Sie Bank- und Kartenabrechnungen nach Kategorien sortiert bereit, dazu Belege, bei Fahrten ein Protokoll der geschäftlich gefahrenen Kilometer und, wenn Sie zu Hause arbeiten, die Kosten Ihrer Wohnung.

Bankgebühren erscheinen zweimal: Das Formular nennt 8710 „Interest and bank charges“, und der T4002 führt sie auch unter 8871 auf. Machen Sie jede Gebühr nur einmal geltend, auf einer Zeile. Zeilen wie 8810 und 8811 fließen in dieselbe Summe auf 9368. Bei einer knappen Entscheidung zwischen ihnen ändert sich also, wo ein Betrag steht, nicht die Summe. Ob ein Geschenk, ein Kurs oder ein Clubbeitrag überhaupt abzugsfähig ist, steht in Betriebsausgaben, die die CRA akzeptiert.

Das sind die Bundeszeilen aus der neuesten T2125, die die CRA veröffentlicht hat. Prüfen Sie das Formular für das Jahr, für das Sie einreichen.

Muss ich jede Ausgabenzeile nutzen, und gibt es einen Strafzuschlag, wenn ich einige leer lasse?

Nein. Das Formular verlangt nur den betrieblichen Teil der Ausgaben, die Sie hatten. Eine Zeile ohne Betrag bleibt also leer. Der T4002 nennt keinen Strafzuschlag für eine ungenutzte Zeile.

Der T4002 nennt aber Strafzuschläge für anderes (Kapitel 1): wiederholt nicht angegebene Einkünfte, unzureichende Unterlagen sowie eine falsche Angabe oder Auslassung, die wissentlich oder aus grober Fahrlässigkeit erfolgt. Dieser letzte Strafzuschlag beträgt den höheren Wert aus $100 oder 50 % der zu niedrig angegebenen Steuer und bestimmter damit zusammenhängender Beträge (Income Tax Act, Abschnitt 163). Die CRA kann außerdem eine Ausgabe nicht anerkennen, die Sie nicht belegen können. Wer eine echte Ausgabe weglässt, zahlt womöglich mehr Steuer als nötig. Eine eingereichte Erklärung lässt sich ändern (siehe unten).

Auf welche Zeile kommen Telefon, Bürobedarf und Gebühren?

Telefonrechnungen kommen auf 9220, Bürobedarf auf 8810 oder 8811 und Gebühren auf 8860 oder 8871, je nachdem, was die Ausgabe war.

• Telefon: Die monatliche Grundgebühr Ihres Festnetzanschlusses zu Hause ziehen Sie nicht ab, wohl aber betriebliche Ferngespräche darüber. Ein eigener Anschluss, der nur für betriebliche Anrufe dient, ist mit seiner Grundgebühr abzugsfähig. Beim Mobiltelefon ziehen Sie den Prozentsatz der Gesprächszeit ab, den Sie zur Erzielung betrieblicher Einkünfte nutzen (T4002). Das Gerät selbst ist Ausstattung und keine Kostenart für 9220.
• Bürobedarf: 8810 ist für kleine allgemeine Gegenstände ohne Bezug zu einem Arbeitsplatz. 8811 ist für Material, das zur Erbringung Ihrer Waren oder Leistungen verbraucht wird und meist zum Arbeitsplatz gehört.
• Gebühren: Hilfe von Buchhaltungsexperten, Juristen und Buchhaltern kommt auf 8860, ebenso Hilfe bei der Erstellung von Einkommensteuer- und GST/HST-Erklärungen. Gebühren für den Erwerb von Anlagevermögen werden stattdessen den Anschaffungskosten zugerechnet. Verwaltungs- und Geschäftsführungsgebühren kommen auf 8871.
• Miete und Reisen: Miete für Geschäftsräume steht auf 8910, nie für Ihre Wohnung. Reisen stehen auf 9200, der Betrieb Ihres eigenen Autos auf 9281.
• Subunternehmer und Helfer: Teil 4 hat keine Zeile mit diesem Namen. Die Zeile „Subcontracts“ (8360) des Formulars steht in Teil 3D und gilt für externe Hilfe bei den Waren, die Sie verkaufen (T4002 Kapitel 2; siehe Wareneinsatz). Wo ein Dienstleistungsbetrieb solche Zahlungen angibt, sollten Sie vor der Einreichung klären.

Warum wird nur ein Teil meiner Bewirtungskosten anerkannt?

Sie können höchstens 50 % dessen geltend machen, was Sie für Essen, Getränke und Bewirtung ausgegeben haben, oder eines angemessenen Betrags, wenn dieser niedriger ist. Tragen Sie den begrenzten Betrag auf 8523 ein (T4002).

In den meisten Fällen gilt dieselbe Grenze für Verpflegung auf einer Geschäftsreise, obwohl die Reise auf 9200 steht. Der T4002 nennt Fälle, in denen die Grenze nicht gilt, etwa ein Betrieb, der Kunden regelmäßig gegen Bezahlung Mahlzeiten serviert, oder eine Mahlzeit, die Sie Ihrem Kunden berechnen und auf der Rechnung ausweisen. Für berechtigte Fernfahrer im Lkw-Verkehr und für Fuß- und Fahrradkuriere gelten andere Regeln. Führen Sie Verpflegung in der Buchhaltung in einer eigenen Kategorie zum vollen Betrag, damit der begrenzte Betrag nur einmal berechnet wird.

Was gehört auf Zeile 9270 (sonstige Ausgaben), und was muss ich dort angeben?

Zeile 9270 nimmt Kosten zur Erzielung von Einkünften auf, die auf keine andere Zeile passen und keine Anschaffungskosten sind. Der T4002 sagt, dass Sie diese Ausgaben im Formular einzeln auflisten müssen. Die Zeile heißt „Other expenses (specify)“.

Der T4002 nennt einige Beispiele: zulässige behindertenbedingte Umbauten an einem Gebäude, Leasingraten für betrieblich genutztes Eigentum und die Kosten für die Teilnahme an bis zu zwei geschäftsbezogenen Kongressen im Jahr, wobei ein Anteil für Essen oder Bewirtung wie oben begrenzt ist. Ein Terminal Loss (Restverlust) auf abschreibbarem Vermögen, bei dem in der Klasse nichts mehr übrig ist, wird ebenfalls auf 9270 abgezogen (Endnote der T2125). Das Leasing eines Personenwagens ist keine Kostenart für 9270: Es läuft über Chart C in Chart A und landet auf 9281. Ausstattung gehört nicht auf 9270. Der T4002 sagt, dass die Kosten für einen Computer, ein Mobiltelefon, ein Faxgerät oder ähnliche Ausstattung nicht abgezogen werden können.

Die Liste in Teil 4 nennt nicht jede Kostenart. Ein Software-Abonnement oder eine Website hat zum Beispiel keine eigene Zeile. Eine Ausgabe, die auf keine benannte Zeile passt, kommt mit einer Beschreibung auf 9270.

Wohin gehören Ausstattung, mein Auto und mein Homeoffice?

Ausstattung, ein Fahrzeug und ein Homeoffice werden nicht als einfache Einkäufe geltend gemacht. Jedes durchläuft eine eigene Berechnung, bevor es ins Formular kommt.

Zu CCA-Klassen und Beträgen im ersten Jahr siehe Capital Cost Allowance, zum Homeoffice-Anteil berufliche Nutzung der Wohnung, zum Auto das Fahrtenbuch.

Zu welchem Jahr gehört eine Ausgabe?

Die meisten Selbstständigen müssen die periodengerechte Methode verwenden: Eine Ausgabe gehört zu dem Jahr, in dem sie anfällt, ob bezahlt oder nicht (T4002). Der T4002 erlaubt Landwirten, Fischern und selbstständigen Provisionsvertretern stattdessen die Zufluss-Abfluss-Methode, bei der eine Ausgabe zu dem Jahr gehört, in dem Sie zahlen. Teil 1 des Formulars hat ein Feld „Cash or Accrual“.

Bei der periodengerechten Methode machen Sie im Voraus bezahlte Kosten in dem Jahr oder den Jahren geltend, in denen Sie den Nutzen haben. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode können Sie eine Vorauszahlung nicht abziehen, die sich auf ein Jahr bezieht, das zwei oder mehr Jahre nach dem Zahlungsjahr liegt (T4002). Zu einem Verkauf, der in einem Jahr in Rechnung gestellt und im nächsten bezahlt wird, siehe im Dezember verkauft, im Januar bezahlt.

Wie ordne ich meine Buchhaltungskategorien den Zeilen der T2125 zu?

Geben Sie jeder Ausgabenkategorie eine Zeile der T2125 und setzen Sie die Zeilennummer in den Kategorienamen. So sind die Jahressummen eine Addition und kein Neuaufbau.

1. Benennen Sie Kategorien nach den Zeilen, die Sie nutzen, etwa „Werbung 8521“.
2. Führen Sie Verpflegung, Fahrzeugkosten, Wohnkosten und Ausstattung in eigenen Kategorien, weil jede begrenzt ist oder in einer eigenen Berechnung ermittelt wird.
3. Das sind keine Ausgaben aus Teil 4. Halten Sie sie aus den Ausgabenkategorien heraus: Ihre eigenen Entnahmen (Geld, das Sie dem Unternehmen entnehmen; Eigenkapital, in Teil 9 ausgewiesen, nicht abzugsfähig), die Darlehenstilgung, private Ausgaben und GST/HST, die Sie als Vorsteuerabzug zurückfordern.
4. Stimmen Sie die Kategorien mit den zulässigen Beträgen aus Teil 4 ab: Wenden Sie die Grenze für Verpflegung, den betrieblichen Anteil gemischter Kosten und die Fahrzeugberechnung an. Nehmen Sie den CCA-Abzug und nicht die Anschaffungskosten der Ausstattung. Heben Sie die Wohnkosten für Teil 7 und Zeile 9945 auf. Diese zulässigen Beträge ergeben die Gesamtausgaben auf 9368.

Das Formular sagt, dass Sie die GST/HST aus den Ausgaben herauslassen, wenn ein Vorsteuerabzug geltend gemacht oder die Steuer abgeführt wurde, und dass Sie sie einbeziehen, wenn Sie die Quick Method nutzen. Der T4002 sagt, dass zu den abzugsfähigen Ausgaben die GST/HST gehört, die Ihnen entsteht, abzüglich eines geltend gemachten Vorsteuerabzugs (Kapitel 3). Sind Sie nicht registriert und machen keinen Abzug geltend, lassen Sie die Steuer also in jeder Ausgabe. Zur Buchhaltung siehe Buchhaltung für Selbstständige. Eine Kapitalgesellschaft ordnet nach GIFI-Codes und nicht nach den Zeilen der T2125; siehe Kontenplan für GIFI.

Kann ich in der T2125 Ausgaben gegen meine T4A-Einkünfte absetzen?

Ja, wenn der T4A-Betrag Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit sind. Er zählt zu den Bruttoeinkünften, die Sie in Teil 3 der T2125 (Zeile 8000) angeben, und die Kosten zu seiner Erzielung kommen auf die Zeilen aus Teil 4 oben, egal wer Sie bezahlt hat. Ihr Nettoeinkommen aus Zeile 9946 kommt dann auf die passende Zeile Ihrer Erklärung (Formular). Die Seite zur T4A-Bescheinigung leitet einen Betrag aus Feld 048 auf die jeweilige Zeile für selbstständige Einkünfte Ihrer Erklärung und Provisionen aus Feld 020 auf Zeile 13899. Ob eine bestimmte T4A Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit ausweist und was zu tun ist, wenn sie von Ihren Rechnungen abweicht, behandelt die Bescheinigung über Honorare.

Ich bin Gesellschafter: Welche Zeilen nutze ich?

Reicht die Personengesellschaft eine Informationserklärung ein, listen Sie ihre Ausgaben nicht noch einmal auf: Tragen Sie den Einkommensbetrag aus Ihrer T5013-Bescheinigung bei Betrag 5A in Teil 5 ein. Muss sie keine einreichen, füllen Sie zuerst die Abschnitte für Einkünfte und Nettoeinkommen vor Anpassungen des Formulars für die Personengesellschaft aus und verwenden dann Ihren Anteil bei 5A. Kosten, die Sie selbst bezahlt und die die Personengesellschaft nicht erstattet hat, kommen in Teil 6 und auf 9943, auch ein privates Fahrzeug, das für die Personengesellschaft genutzt wurde. Sie lassen sich an keiner anderen Stelle des Formulars geltend machen, und die oben beschriebenen Grenzen, etwa für Verpflegung und Fahrzeuge, gelten weiter (Formular; T4002 Kapitel 2 und Kapitel 3). Siehe die erste Erklärung einer General Partnership.

Ich habe Ausgaben in einer bereits eingereichten Erklärung vergessen: Kann ich das korrigieren?

Sie können die CRA bitten, eine eingereichte Erklärung zu ändern, um eine Ausgabe geltend zu machen, sobald Sie Ihren Steuerbescheid haben. Das geht in Ihrem CRA-Konto unter „Change my return“ oder per Post mit der Form T1-ADJ (CRA).

Eine Erstattung wird nicht ausgezahlt, wenn der Antrag mehr als 10 Kalenderjahre nach Ende des Steuerjahres gestellt wird. Ein Antrag per Post braucht Belege für den gesamten Betrag, und ein Antrag für ein früheres Jahr wird getrennt von Ihrer laufenden Erklärung gestellt. Warten Sie die Antwort auf einen Antrag ab, bevor Sie einen weiteren senden. Manche Erklärungen lassen sich online nicht ändern. Die CRA-Seite nennt, welche.

Welche Nachweise bewahre ich für jede Zeile auf?

Bewahren Sie für jede Ausgabe einen Beleg oder anderen Nachweis auf, dazu Kontoauszüge und eingelöste Schecks (CRA: Geschäftsunterlagen). Was ein Beleg zeigen muss, steht in Beleganforderungen der CRA. Bewahren Sie die Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. Bei einer verspätet eingereichten Erklärung gelten sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung (Income Tax Act, Abschnitt 230). Ein Einspruch, eine Berufung oder eine Aufforderung der CRA kann längere Fristen verlangen; siehe Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahren.

• Jede Zeile, kein Beleg: Notieren Sie in Ihrem Ausgabenjournal Name und Adresse des Verkäufers, den Betrag, das Datum und den Zweck. Siehe Betriebsausgaben ohne Belege.
• Kraftfahrzeug (9281): Belege sowie Aufzeichnungen über die geschäftlich und insgesamt gefahrenen Kilometer.
• Mobiltelefon (9220): Belege sowie die Berechnung des betrieblichen Prozentsatzes.
• Ausstattung (9936): die Kaufrechnung, weil die CCA von den Anschaffungskosten ausgeht.
• Sonstige Ausgaben (9270): die Beschreibung, die Sie im Formular angeben.

Was Sie einem Buchhaltungsexperten übergeben, steht in Was Sie als Einzelunternehmer Ihrem Buchhaltungsexperten geben.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in kanadischen Dollar.

Ein Berater mit fünf Zeilen

Ein Berater gibt C$800 für Werbung aus (8521), C$600 für eine Haftpflichtversicherung (8690), C$500 für Buchhaltungskosten (8860) und C$1.200 für einen Mobilfunktarif, der zur Hälfte geschäftlich genutzt wird (C$600 auf 9220). Kundenessen kosten C$400. Mit der Grenze von 50 % kommen C$200 auf 8523. Die Gesamtausgaben auf 9368 betragen C$2.700, und alle anderen Zeilen bleiben leer.

Eine Online-Verkäuferin, die Kategorien ausließ

Eine Online-Verkäuferin von Bastelwaren nutzt fünf Ausgabenzeilen und lässt den Rest leer. Der T4002 nennt dafür keinen Strafzuschlag. Nach dem Eingang des Steuerbescheids findet sie C$900 Werbekosten, die sie ausgelassen hat. Sie bittet die CRA, die Erklärung zu ändern, und trägt C$900 auf 8521 nach. Eine mögliche Erstattung hängt von ihren Steuerwerten ab und davon, dass der Antrag innerhalb der Frist liegt.

Ein Laptop und ein Karton Papier

Ein Laptop für C$2.000 ist Ausstattung. Er gehört nicht auf 8810, sondern wird in Bereich B aufgeführt, und seine Abschreibung machen Sie auf 9936 geltend, bis zu dem Höchstbetrag, den die CCA-Regeln für das Jahr erlauben. Ein Karton Druckerpapier für C$40 ist ein kleiner Bürogegenstand und kommt auf 8810.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr erstes Jahr umfasst Ausstattung, ein Auto, ein Homeoffice und eine T4A, oder Sie haben schon eingereicht und vermuten fehlende oder falsche Zeilen: Welche Zeile jede Ausgabe bekommt, was Anlagevermögen ist und ob frühere Jahre geändert werden sollten, hängt von Ihren Unterlagen und den Regeln für Ihr Jahr ab. Siehe Hilfe bei der Einkommensteuer und, wenn die Buchhaltung nicht nach Zeilen aufgebaut ist, Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie verkaufen Waren oder führen einen Warenbestand: siehe Wareneinsatz in der T2125.
• Sie sind für die GST/HST registriert oder nutzen die Quick Method: siehe Quick Method in der Buchhaltung und eingezogene GST/HST als Einkommen.
• Ihr Unternehmen ist eine Kapitalgesellschaft: nutzen Sie einen Kontenplan für GIFI. Eine Kapitalgesellschaft hat keine T2125.
• Sie verdienen in US-Dollar, oder Sie sind US-Staatsbürger mit einem kanadischen Unternehmen: siehe Freelancer, der in USD bezahlt wird und Schedule C aus der Buchhaltung eines kanadischen Unternehmens.
• Sie leben in Québec: Wer in Québec ansässig ist, sollte auch die eigene Geschäftsabrechnung von Revenu Québec prüfen. Diese Seite behandelt sie nicht.
• Mehrere Jahre an Erklärungen oder Buchhaltung fehlen: siehe Nicht eingereichte Erklärungen nachholen und Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die CRA hat Ihre Belege oder Fahrzeugunterlagen angefordert: siehe Betriebsausgaben ohne Belege und das Fahrtenbuch und holen Sie sich dann Hilfe bei der Einkommensteuer.