T4 ou T4A : quel feuillet pour employés et travailleurs autonomes

Feuillet T4 ou T4A : lequel votre travailleur reçoit-il?

Un employé reçoit un feuillet T4. Une personne que vous payez pour un service en dehors d'une relation d'emploi, comme un travailleur autonome ou un pigiste, reçoit généralement un feuillet T4A, sauf si un autre feuillet du tableau ci-dessous s'applique. L'ARC précise que des honoraires versés à une personne pour un service rendu en dehors d'un emploi vont sur un feuillet T4A, et que la rémunération d'un employé va à la case 14 d'un feuillet T4.

Le feuillet indique aussi ce que vous devez retenir. Pour la plupart des employés, le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu sont retenus à chaque paie. Pour la plupart des travailleurs autonomes résidents, rien n'est retenu.

Ce qui complique le cas. Le feuillet suit la situation réelle du travailleur, pas l'étiquette inscrite au contrat ou sur la facture. L'ARC précise que ce sont les faits de l'ensemble de la relation de travail qui déterminent le statut d'emploi. Un feuillet T4A remis à une personne qui travaille comme un employé ne fait pas d'elle un travailleur autonome, et les retenues manquantes peuvent rester à votre charge (voir « Et si je ne suis pas certain que le travailleur est un employé » plus bas). Le critère lui-même se trouve dans Employé ou travailleur autonome au Canada.

Le cas est aussi plus complexe si vous payez quelqu'un depuis un an ou plus sans savoir quel feuillet était le bon, si des années antérieures n'ont eu aucun feuillet ou le mauvais, ou si vous avez reçu une lettre de l'ARC. Il faut alors vérifier chaque année séparément.

À rassembler d'abord : l'entente écrite, s'il y en a une, les factures, les paiements de chaque travailleur par année civile et par date de paiement, les feuillets ou lettres de l'ARC déjà émis ou reçus, et le numéro d'assurance sociale (NAS) ou le numéro d'entreprise de chaque travailleur.

Le Canada a-t-il une version du 1099 et du W-2?

Pas un équivalent exact, mais le feuillet T4 joue le rôle du formulaire W-2 américain, et le feuillet T4A avec la case 048 celui du formulaire 1099-NEC. Le T4 déclare la rémunération d'un employé et les retenues effectuées. La case 048 déclare les honoraires versés à un travailleur autonome, sans aucune retenue.

Deux points comptent. Le feuillet T4A déclare aussi des pensions, des rentes et d'autres revenus; c'est donc la case qui donne le sens : les honoraires pour services vont à la case 048. De plus, un payeur produit ses feuillets avec un sommaire correspondant à l'intention de l'ARC, et pas seulement des copies pour chaque travailleur.

Que déclare un feuillet T4, et que faut-il mettre en place d'abord?

Un feuillet T4 déclare la rémunération totale d'un employé pour l'année civile et les retenues effectuées. Voici les cases principales, tirées du guide T4 de l'ARC :

Un payeur remet un feuillet T4 lorsque la rémunération de l'année a dépassé 500 $ (selon la politique administrative de l'ARC), ou lorsqu'il a retenu des cotisations au RPC, au RRQ, à l'AE ou au RQAP, ou de l'impôt sur le revenu, quel que soit le montant. Un employé actuel qui reçoit un avantage imposable d'assurance-vie collective temporaire a aussi besoin d'un feuillet T4, même si sa rémunération n'a pas dépassé ce montant (ARC : feuillet T4).

Ouvrez un compte de retenues sur la paie. L'ARC précise qu'il faut l'ouvrir avant la première date d'échéance d'un versement. À chaque paie, retenez le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu, ajoutez la part de l'employeur au RPC et à l'AE, et versez le tout à l'ARC (ARC : RC4110). Les étapes se trouvent dans Faire la paie; l'écriture comptable est dans Écriture de journal de la paie.

Que met-on à la case 048 du feuillet T4A d'un travailleur autonome (correspondance du T4A)?

La case 048 contient les honoraires payés pour des services, sans la TPS/TVH ni la TVP (ARC : remplir le feuillet T4A). Le montant appartient à l'année civile où il a été payé, pas à celle où le travail a été fait (ARC : T4A pour les payeurs). Pour la plupart des bénéficiaires résidents, ne retenez ni RPC, ni AE, ni impôt sur le revenu.

Les instructions de l'ARC sur le feuillet et le guide RC4157 fixent le numéro du bénéficiaire :

La collecte des numéros, ce qu'il faut faire quand il en manque un, et la nécessité d'un compte de retenues sur la paie pour un payeur sans employés sont expliqués dans Déclarer les paiements aux sous-traitants.

Pour que vos livres soient prêts pour les feuillets, indiquez pour chaque bénéficiaire s'il est employé ou travailleur autonome, totalisez les paiements de chaque travailleur autonome par date de paiement en gardant la TPS/TVH à part, et rapprochez les totaux des comptes de dépenses avant de produire. Le côté du travailleur autonome est expliqué dans Feuillet d'honoraires pour services dans votre état des résultats d'entreprise.

Y a-t-il un montant minimum, et qu'en est-il d'un travailleur autonome constitué en société?

La règle habituelle de l'ARC est de remettre un feuillet T4A lorsque le total des paiements au bénéficiaire pour l'année civile a dépassé 500 $, ou lorsque de l'impôt a été retenu sur un paiement. L'ARC décrit ce montant comme une politique administrative; il peut donc changer.

Payer une société ne supprime pas le feuillet. L'ARC précise que, en règle générale, le payeur doit remettre un feuillet T4A à la société pour les honoraires de services, sauf si un feuillet T4A-NR, T5018 ou autre s'applique plutôt. Inscrivez à la case 013 le numéro de compte de retenues sur la paie de la société (15 caractères, qui commence par son numéro d'entreprise). Le transport par camion est plus strict : l'ARC impose des pénalités aux entreprises du secteur du camionnage qui ne déclarent pas des honoraires de plus de 500 $ par année versés à une société privée sous contrôle canadien (SPCC) du secteur du camionnage (ARC).

Savoir si la société bénéficiaire est une entreprise de services personnels (ESP) est une autre question : voir Entreprise de services personnels.

Quel feuillet pour des commissions : employé ou agent indépendant?

Les commissions suivent le statut du travailleur. La page de l'ARC sur les commissions présente trois cas.

La case 020 exclut la TPS/TVH et la taxe de vente provinciale, comme la case 048 (ARC).

Un sous-traitant reçoit-il un feuillet T4 ou autre chose?

Un sous-traitant qui exploite une entreprise reçoit normalement un feuillet T4A, pas un T4. Un feuillet T4 ne s'applique que si le sous-traitant est en réalité votre employé. Deux autres feuillets remplacent le T4A dans des cas précis.

Le détail de la production des feuillets T5018 et T4A, les années manquées, et le non-résident dont le travail est fait entièrement à l'extérieur du Canada sont traités dans Déclarer les paiements aux sous-traitants. La retenue sur les non-résidents est expliquée dans Retenue sur les services rendus au Canada.

Quand les feuillets T4 et T4A sont-ils dus, et quelle est la pénalité en cas de retard?

Les feuillets T4 et T4A et leur sommaire sont normalement dus au plus tard le dernier jour de février qui suit l'année civile. Si l'entreprise cesse ses activités, ils sont dus dans les 30 jours, ou dans les 90 jours lorsqu'un associé ou l'entrepreneur individuel décède (ARC). Si ce jour de février tombe une fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'ARC, c'est le jour ouvrable suivant qui compte. Les copies doivent parvenir aux employés et aux bénéficiaires au plus tard le dernier jour de février (ARC : distribuer les feuillets). Plus de cinq déclarations de renseignements du même type pour une année civile, par exemple plus de cinq feuillets T4, doivent être produites par voie électronique.

Une déclaration produite en retard coûte au moins 100 $, et davantage à mesure que les jours et les feuillets s'accumulent (ARC). Une copie remise en retard au travailleur, ou omise, entraîne sa propre pénalité. Les paliers, la règle plus souple pour quelques feuillets et la façon de produire en retard sont expliqués dans Pénalité pour feuillets d'employés et de dividendes en retard.

L'ARC indique qu'elle n'impose actuellement pas de pénalité pour l'omission de remplir la case 048, sauf en vertu de sa politique sur le secteur du camionnage (ARC). Ce libellé vise le fait de remplir la case 048; il ne dit pas que les pénalités pour production tardive sont annulées. La politique peut changer, et elle ne supprime pas l'obligation de déclarer.

Le Québec ajoute-t-il un feuillet?

Oui, pour le revenu d'emploi. Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, a son propre feuillet, le relevé RL-1, avec son propre guide de production. Un employeur qui a des employés au Québec retient le RRQ au lieu du RPC (si l'emploi ouvre droit au RRQ) ainsi que le RQAP. Le RRQ, le RQAP et l'impôt du Québec sont versés à Revenu Québec, et l'AE et l'impôt fédéral à l'ARC (ARC : T4001). Les relevés RL-1 sont normalement dus au plus tard le dernier jour de février de l'année suivante.

Un employé du Québec reçoit tout de même un feuillet T4 fédéral, avec le RRQ à la case 17, en plus du relevé RL-1 (ARC : feuillet T4). Certains paiements à un travailleur autonome peuvent aussi exiger un relevé RL-1; c'est le guide de Revenu Québec, et non celui de l'ARC, qui précise lesquels. Un feuillet T4A fédéral ne le remplace pas : consultez ce guide avant de produire.

Et si je ne suis pas certain que le travailleur est un employé, ou si j'ai remis le mauvais feuillet par le passé?

Fixez d'abord le statut du travailleur selon les faits, puis corrigez les feuillets. Si un travailleur traité comme travailleur autonome était un employé, l'ARC peut établir une cotisation pour la part de l'employeur et celle de l'employé des cotisations au RPC et des cotisations d'AE dues, même si le payeur ne peut pas les récupérer auprès du travailleur, et y ajouter des pénalités et des intérêts. Ce qu'elle peut exiger et la façon de réagir sont expliqués dans Vérifications de la paie et décisions sur le statut du travailleur.

Les étapes suivent habituellement cet ordre :

1. Rassemblez l'entente, les factures, les registres de paiements et les feuillets déjà émis, par année.
2. Déterminez le statut pour chaque année à l'aide du critère exposé dans Employé ou travailleur autonome au Canada.
3. Pour un travailleur qui était autonome, le feuillet T4A et le sommaire manquants de chaque année sont produits en retard, et des pénalités pour production tardive peuvent s'appliquer.
4. Pour un employé qui a été payé comme travailleur autonome, il faut mettre la paie en place et régler les années antérieures; changer un feuillet ne suffit pas.

Les années manquantes de T4A et de T5018 sont traitées pas à pas dans Déclarer les paiements aux sous-traitants.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars canadiens.

Une barista de boulangerie

Une boulangerie de Toronto paie une barista 2 400 $ CA par mois pendant 12 mois, fixe ses heures et fournit l'équipement. Si les faits font d'elle une employée, la boulangerie retient le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu chaque mois et produit un feuillet T4 qui indique 28 800 $ CA à la case 14.

Un rédacteur pigiste

Une agence de Vancouver paie un rédacteur pigiste 7 500 $ CA pour l'année, plus la TPS. Si le rédacteur est un travailleur autonome, l'agence remet un feuillet T4A avec 7 500 $ CA à la case 048, TPS exclue, et ne retient rien. Le NAS du rédacteur va à la case 012, ou son numéro de compte de retenues sur la paie à la case 013 s'il en a un. Si le rédacteur avait facturé par l'intermédiaire d'une société, aucun NAS ne serait utilisé : le numéro de compte de retenues sur la paie de la société irait à la case 013.

Un sous-traitant en charpente

Un constructeur de Calgary verse 60 000 $ CA à un sous-traitant en charpente pendant l'année. Si la construction est l'activité principale du constructeur, ce sous-traitant résident peut relever d'un feuillet T5018. Si la construction n'est pas l'activité principale et que le charpentier est un travailleur autonome, le même paiement va sur un feuillet T4A, à la case 048. Le constructeur vérifie la composition de ses propres activités avant de choisir.

Votre situation est différente?

• Vous payez quelqu'un depuis un an ou plus sans savoir quel feuillet est le bon, ou des années passées n'ont pas été déclarées, y compris pour des travailleurs payés comptant ou par virement Interac sans feuillet : la réponse dépend du statut du travailleur pour chaque année, des feuillets à corriger ou à produire en retard, et de la paie à mettre en place dès maintenant. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer les paiements année par année, et consultez Vérifications de la paie et décisions sur le statut du travailleur si vous avez reçu une lettre ou une décision de l'ARC.
• Vous avez remis un feuillet T4A à quelqu'un qui travaille comme un employé : changer de feuillet ne règle pas les retenues non versées. Commencez par Employé ou travailleur autonome au Canada, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer la paie.
• Vous payez des sous-traitants en construction ou des non-résidents : consultez Déclarer les paiements aux sous-traitants et Retenue sur les services rendus au Canada.
• Vous vous payez, ou vous payez des membres de votre famille, à partir de votre société (les jetons de présence d'administrateur vont aussi sur un feuillet T4) : consultez Combien vous payer à partir de votre société et Payer des membres de sa famille.
• Vous avez reçu un feuillet T4A et vous êtes le travailleur autonome : consultez Feuillet d'honoraires pour services dans votre état des résultats d'entreprise.
• Vous faites la paie au Québec : lisez le guide RL-1 de Revenu Québec avec les règles de l'ARC, et consultez Faire la paie pour les étapes fédérales.