T4 o T4A: qué comprobante dar a empleados y contratistas

T4 o T4A: ¿qué comprobante le corresponde a mi trabajador?

Un empleado recibe un T4. Una persona a quien usted paga por un servicio fuera de una relación laboral, como un contratista o un trabajador independiente, generalmente recibe un T4A, salvo que corresponda otro comprobante de la tabla siguiente. La CRA indica que los honorarios pagados a una persona por un servicio ajeno a un empleo van en un T4A, y que el pago de un empleado va en la casilla 14 de un T4.

El comprobante también indica qué debe retener. En la mayoría de los empleados, se descuentan el CPP, el EI y el impuesto sobre la renta en cada pago. En la mayoría de los contratistas residentes, no se retiene nada.

Cuándo el caso no es sencillo. El comprobante sigue la situación real del trabajador, no la etiqueta del contrato o de la factura. La CRA señala que los hechos de toda la relación de trabajo determinan la condición de empleo. Un T4A entregado a alguien que trabaja como empleado no lo convierte en contratista, y las retenciones que faltaron pueden quedar a su cargo (vea «¿Qué pasa si no estoy seguro de que el trabajador sea empleado?» más abajo). La prueba en sí está en Contratista o empleado en Canadá.

Tampoco es sencillo si le ha pagado a alguien durante un año o más y no sabe qué comprobante era el correcto, si en años anteriores no hubo comprobante o fue el equivocado, o si llegó una carta de la CRA. En ese caso hay que revisar cada año por separado.

Qué reunir primero: el contrato escrito, si existe, las facturas, los pagos de cada trabajador por año calendario y fecha de pago, los comprobantes o cartas de la CRA ya emitidos o recibidos, y el número de seguro social canadiense (SIN) o el número empresarial de cada trabajador.

¿Existe en Canadá una versión del 1099 y del W-2?

No uno a uno, pero el T4 cumple la función del W-2 de EE. UU., y el T4A con la casilla 048 cumple la del 1099-NEC. El T4 informa el pago de un empleado y las deducciones aplicadas. La casilla 048 informa los honorarios pagados a un contratista, sin nada descontado.

Hay dos puntos importantes. El T4A también informa pensiones, anualidades y otros ingresos, así que la casilla define el significado: los honorarios por servicios van en la casilla 048. Además, el pagador presenta sus comprobantes ante la CRA junto con un resumen que debe coincidir, y no solo entrega copias a cada trabajador.

¿Qué informa un T4 y qué hay que configurar primero?

Un T4 informa el pago total de un empleado en el año calendario y lo que se le descontó. Estas son las casillas principales, según la guía del T4 de la CRA:

Un pagador emite un T4 cuando el pago del año fue superior a $500 (según la política administrativa de la CRA), o cuando retuvo CPP, QPP, EI, QPIP o impuesto sobre la renta, sin importar el monto. Un empleado actual con un beneficio gravable de seguro de vida colectivo temporal también necesita un T4, aunque el pago haya sido igual o inferior a esa cifra (CRA: comprobante T4).

Registre una cuenta de programa de nómina. La CRA indica registrarla antes de la primera fecha de vencimiento de una remesa. En cada pago, descuente el CPP, el EI y el impuesto sobre la renta, sume la parte que le corresponde al empleador del CPP y del EI, y remita todo a la CRA (CRA: RC4110). Los pasos están en Cómo llevar la nómina; el asiento contable está en Asiento contable de la nómina.

¿Qué va en la casilla 048 del T4A de un contratista (correspondencia del T4A)?

La casilla 048 contiene los honorarios pagados por servicios, sin el GST/HST ni el PST (CRA: cómo llenar el T4A). El monto corresponde al año calendario en que se pagó, no al año en que se hizo el trabajo (CRA: T4A para pagadores). En la mayoría de los beneficiarios residentes, no se retiene CPP, EI ni impuesto sobre la renta.

Las instrucciones del comprobante de la CRA y la guía RC4157 fijan el número del beneficiario:

Cómo reunir los números, qué hacer cuando falta uno y si un pagador sin empleados necesita una cuenta de nómina se explica en Cómo informar los pagos a subcontratistas.

Para tener la contabilidad lista para los comprobantes, marque a cada beneficiario como empleado o contratista, sume los pagos de cada contratista por fecha de pago con el GST/HST por separado, y concilie los totales con las cuentas de gastos antes de presentar. El lado del contratista en este comprobante está en Comprobante de honorarios por servicios en su estado de negocio.

¿Hay un monto mínimo y qué pasa con un contratista constituido en corporación?

La regla habitual de la CRA es emitir un T4A cuando los pagos totales al beneficiario en el año calendario fueron superiores a $500, o cuando se descontó impuesto de algún pago. La CRA describe esa cifra como política administrativa, por lo que puede cambiar.

Pagar a una corporación no elimina el comprobante. La CRA indica que, por lo general, el pagador debe entregar a la corporación un T4A por los honorarios por servicios, salvo que corresponda un T4A-NR, un T5018 u otro comprobante. Anote en la casilla 013 el número de cuenta de programa de la corporación (15 caracteres, que empieza con su número empresarial). El transporte de carga es más estricto: la CRA impone multas a los negocios del sector del transporte de carga que no informan honorarios de más de $500 al año pagados a una sociedad privada bajo control canadiense del mismo sector (CRA).

Si la corporación beneficiaria es un personal services business (negocio de servicios personales) es una pregunta aparte: vea Negocio de servicios personales.

¿Qué comprobante va para las comisiones: empleado o agente independiente?

Las comisiones siguen la situación del trabajador. La página de la CRA sobre comisiones describe tres casos.

La casilla 020 excluye el GST/HST y el impuesto provincial sobre las ventas, igual que la casilla 048 (CRA).

¿Los subcontratistas reciben un T4 u otro comprobante?

Un subcontratista que dirige un negocio normalmente recibe un T4A, no un T4. El T4 corresponde solo si el subcontratista es, en esencia, su empleado. Otros dos comprobantes reemplazan al T4A en casos definidos.

El detalle de la presentación del T5018 y del T4A, los años omitidos y el caso de un no residente cuyo trabajo se realiza por completo fuera de Canadá están en Cómo informar los pagos a subcontratistas. La retención a no residentes está en Retención sobre servicios prestados en Canadá.

¿Cuándo vencen los comprobantes T4 y T4A, y cuál es la multa por presentarlos tarde?

Los comprobantes T4 y T4A y su resumen normalmente vencen el último día de febrero posterior al año calendario. Si el negocio deja de operar, vencen dentro de 30 días, o dentro de 90 días si fallece un socio o el propietario único (CRA). Si ese día de febrero cae en fin de semana o en un feriado reconocido por la CRA, cuenta el siguiente día hábil. Las copias deben llegar a los empleados y beneficiarios a más tardar el último día de febrero (CRA: distribuir los comprobantes). Si son más de cinco declaraciones informativas del mismo tipo en un año calendario, por ejemplo más de cinco T4, deben presentarse por vía electrónica.

Una declaración tardía cuesta al menos $100, y más a medida que aumentan los días y los comprobantes (CRA). Una copia tardía o ausente para el trabajador tiene su propia multa. Los tramos, la regla más ligera para pocos comprobantes y cómo presentar tarde están en Multa por comprobantes tardíos de empleados y de dividendos.

La CRA indica que, por ahora, no impone multas por no llenar la casilla 048, salvo según su política para el sector del transporte de carga (CRA). Esa redacción se refiere a llenar la casilla 048; no dice que se dispensen las multas por presentación tardía. La política puede cambiar y no elimina la obligación de informar.

¿Quebec agrega otro comprobante?

Sí, para los ingresos del empleo. Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) tiene su propio comprobante, el RL-1, con su propia guía de presentación. Un empleador con empleados en Quebec descuenta el QPP en lugar del CPP (si el empleo está sujeto al QPP) y también el QPIP. El QPP, el QPIP y el impuesto sobre la renta de Quebec se pagan a Revenu Québec, y el EI y el impuesto federal, a la CRA (CRA: T4001). Los RL-1 normalmente vencen el último día de febrero del año siguiente.

Un empleado de Quebec recibe, además del RL-1, un T4 federal con el QPP en la casilla 17 (CRA: comprobante T4). Algunos pagos a un contratista también pueden requerir un RL-1; cuáles lo requieren lo determina la guía de Revenu Québec, no la de la CRA. Un T4A federal no lo reemplaza, así que revise esa guía antes de presentar.

¿Qué pasa si no estoy seguro de que el trabajador sea empleado, o si antes entregué el comprobante equivocado?

Primero determine la condición del trabajador según los hechos y después corrija los comprobantes. Si un trabajador tratado como contratista era empleado, la CRA puede determinar tanto la parte del empleador como la del empleado de las contribuciones al CPP y las primas del EI adeudadas, aunque el pagador no pueda recuperarlas del trabajador, y puede agregar multas e intereses. Lo que la CRA puede cobrar y cómo responder está en Auditorías de nómina y resoluciones sobre la condición del trabajador.

Los pasos suelen seguir este orden:

1. Reúna el contrato, las facturas, los registros de pagos y los comprobantes ya emitidos, por año.
2. Determine la condición de cada año con la prueba de Contratista o empleado en Canadá.
3. Si el trabajador era contratista, el T4A y el resumen que faltan de cada año se presentan con retraso, y pueden aplicar multas por presentación tardía.
4. Si un empleado cobró como contratista, hay que configurar la nómina y atender los años anteriores; cambiar un comprobante no lo corrige.

Los años que faltan de T4A y T5018 se explican paso a paso en Cómo informar los pagos a subcontratistas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses.

Una barista de panadería

Una panadería de Toronto le paga a una barista C$2,400 al mes durante 12 meses, fija sus horarios y le proporciona el equipo. Si los hechos la convierten en empleada, la panadería retiene el CPP, el EI y el impuesto sobre la renta cada mes y presenta un T4 con C$28,800 en la casilla 14.

Una redactora publicitaria independiente

Una agencia de Vancouver le paga a una redactora publicitaria independiente C$7,500 en el año, más GST. Si la redactora es una contratista independiente, la agencia emite un T4A con C$7,500 en la casilla 048, sin el GST, y no retiene nada. El SIN de la redactora va en la casilla 012, o el número de cuenta de programa en la casilla 013 si tiene uno. Si la redactora hubiera facturado a través de una corporación, no se usaría ningún SIN: el número de cuenta de programa de la corporación iría en la casilla 013.

Un subcontratista de estructuras

Un constructor de Calgary paga C$60,000 durante el año a un subcontratista de estructuras de madera. Si la construcción es el negocio principal del constructor, este subcontratista residente puede corresponder a un T5018. Si la construcción no es el negocio principal y el subcontratista es un contratista, el mismo pago va en un T4A, en la casilla 048. El constructor revisa la composición de su propio negocio antes de elegir.

¿Su caso es distinto?

• Le ha pagado a alguien durante un año o más y no sabe qué comprobante corresponde, o hubo años sin informar, incluidos trabajadores pagados en efectivo o por e-transfer sin comprobante: la respuesta depende de la condición del trabajador en cada año, de qué comprobantes de qué años hay que corregir o presentar con retraso, y de qué nómina hay que configurar de aquí en adelante. Obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruir los pagos año por año, y vea Auditorías de nómina y resoluciones sobre la condición del trabajador si recibió una carta o una resolución de la CRA.
• Emitió un T4A a alguien que trabaja como empleado: cambiar de comprobante no corrige las retenciones impagas. Empiece por Contratista o empleado en Canadá y luego obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruir la parte de nómina.
• Paga a subcontratistas de construcción o a no residentes: vea Cómo informar los pagos a subcontratistas y Retención sobre servicios prestados en Canadá.
• Se paga a sí mismo o a familiares desde su corporación (los honorarios de director también van en un T4): vea Cuánto pagarse desde su corporación y Cómo pagar a familiares.
• Recibió un T4A y usted es el contratista: use Comprobante de honorarios por servicios en su estado de negocio.
• Lleva una nómina en Quebec: lea la guía del RL-1 de Revenu Québec junto con las reglas de la CRA, y use Cómo llevar la nómina para los pasos federales.