T4 ou T4A: qual informe dar a empregados e prestadores

T4 ou T4A: qual informe meu trabalhador recebe?

Um empregado recebe um T4. Quem você paga por um serviço fora de uma relação de emprego, como um prestador de serviços ou freelancer, geralmente recebe um T4A, a menos que outro informe da tabela abaixo se aplique. A CRA (Agência da Receita do Canadá) diz que os honorários pagos a uma pessoa por um serviço fora do emprego vão em um T4A, e a remuneração de um empregado vai no campo 14 de um T4.

O informe também indica o que reter. Para a maioria dos empregados, o CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá), o EI (Employment Insurance, seguro-desemprego do Canadá) e o imposto de renda são descontados a cada pagamento. Para a maioria dos prestadores de serviços residentes, nada é retido.

O que complica o caso. O informe segue a situação real do trabalhador, não o nome que consta no contrato ou na fatura. A CRA diz que os fatos de toda a relação de trabalho decidem se há emprego. Dar um T4A a quem trabalha como empregado não faz dessa pessoa um prestador de serviços, e os descontos que faltaram podem continuar por sua conta (veja “E se eu não tiver certeza de que o trabalhador é empregado” abaixo). O próprio teste está em Prestador de serviços ou empregado no Canadá.

O caso também se complica quando você paga alguém há um ano ou mais e não sabe qual informe estava certo, quando anos anteriores ficaram sem informe ou com o informe errado, ou quando chegou uma carta da CRA. Nesses casos, cada ano precisa ser analisado separadamente.

O que reunir primeiro: o contrato escrito, se houver, as faturas, os pagamentos de cada trabalhador por ano-calendário e por data de pagamento, os informes ou cartas da CRA já emitidos ou recebidos e o SIN (Social Insurance Number, número de seguro social do Canadá) ou o número de empresa de cada trabalhador.

Existe no Canadá um equivalente ao 1099 e ao W-2?

Não exatamente um para um, mas o T4 faz o papel do W-2 dos EUA, e o T4A com o campo 048 faz o papel do 1099-NEC. O T4 informa a remuneração de um empregado e os descontos feitos. O campo 048 informa os honorários pagos a um prestador de serviços, sem nenhum desconto.

Dois pontos importam. O T4A também informa pensões, anuidades e outros rendimentos, então o campo define o significado: honorários por serviços vão no campo 048. E o pagador entrega seus informes à CRA junto com um resumo correspondente, não apenas as cópias a cada trabalhador.

O que um T4 informa e o que precisa estar pronto antes?

Um T4 informa a remuneração total do empregado no ano-calendário e o que foi descontado dela. Os campos principais, segundo o guia do T4 da CRA:

O pagador emite um T4 quando a remuneração do ano passou de $500 (política administrativa da CRA) ou quando descontou CPP, QPP, EI, QPIP ou imposto de renda, em qualquer valor. Um empregado atual com benefício tributável de seguro de vida em grupo também precisa de um T4, mesmo que a remuneração tenha sido igual ou menor que esse valor (CRA: informe T4).

Abra uma conta de folha de pagamento na CRA. A CRA diz para abrir a conta antes da primeira data de vencimento do recolhimento. A cada pagamento, desconte CPP, EI e imposto de renda, some a parte do próprio empregador no CPP e no EI e recolha à CRA (CRA: RC4110). As etapas estão em Como rodar a folha de pagamento; o lançamento contábil está em Lançamento contábil da folha de pagamento.

O que vai no campo 048 do T4A de um prestador de serviços (mapeamento do T4A)?

O campo 048 traz os honorários pagos por serviços, sem o GST/HST e o PST (CRA: como preencher o T4A). O valor pertence ao ano-calendário em que foi pago, não ao ano em que o trabalho foi feito (CRA: T4A para pagadores). Para a maioria dos beneficiários residentes, não retenha CPP, EI nem imposto de renda.

As instruções do informe da CRA e o guia RC4157 definem o número do beneficiário:

Como coletar os números, o que fazer quando um número está faltando e se um pagador sem empregados precisa de uma conta de folha de pagamento estão em Como informar pagamentos a subempreiteiros.

Para deixar a escrituração contábil pronta para os informes, marque cada favorecido como empregado ou prestador de serviços, some os pagamentos de cada prestador por data de pagamento, com o GST/HST separado, e concilie os totais com as contas de despesa antes de entregar. O lado do próprio prestador está em Informe de honorários por serviços na declaração do seu negócio.

Existe um valor mínimo? E se o prestador for uma corporação?

A regra usual da CRA é emitir um T4A quando o total pago ao beneficiário no ano-calendário foi maior que $500, ou quando houve imposto descontado de algum pagamento. A CRA descreve esse valor como política administrativa, então ele pode mudar.

Pagar uma corporação não elimina o informe. A CRA diz que, em geral, o pagador deve dar um T4A à corporação por honorários de serviços, a menos que um T4A-NR, um T5018 ou outro informe se aplique no lugar. Coloque no campo 013 o número da conta do programa da corporação (15 caracteres, começando pelo número de empresa dela). No transporte rodoviário a regra é mais rígida: a CRA aplica multas às empresas do setor de transporte rodoviário que deixam de informar honorários acima de $500 por ano pagos a uma CCPC (corporação privada sob controle canadense) do setor (CRA).

Saber se a corporação que recebe é uma empresa de serviços pessoais é outra questão: veja Empresa de serviços pessoais.

Qual informe para comissões: empregado ou agente independente?

As comissões seguem a situação do trabalhador. A página da CRA sobre comissões descreve três casos.

O campo 020 exclui o GST/HST e o imposto provincial sobre vendas, como o campo 048 (CRA).

Subempreiteiros recebem um T4 ou outro informe?

Um subempreiteiro que tem o próprio negócio normalmente recebe um T4A, não um T4. O T4 só se aplica se o subempreiteiro for, na prática, seu empregado. Dois outros informes substituem o T4A em casos definidos.

Os detalhes de entrega e os anos não informados do T5018 e do T4A, e o não residente cujo trabalho é feito todo fora do Canadá, estão em Como informar pagamentos a subempreiteiros. A retenção sobre não residentes está em Retenção sobre serviços prestados no Canadá.

Quando vencem os informes T4 e T4A, e qual é a multa por atraso?

Os informes T4 e T4A e o resumo normalmente vencem no último dia de fevereiro depois do ano-calendário. Se a empresa deixa de operar, vencem em 30 dias, ou em 90 dias quando um sócio ou o empresário individual morre (CRA). Se o dia de fevereiro cai em fim de semana ou em feriado reconhecido pela CRA, vale o próximo dia útil. As cópias devem chegar a empregados e beneficiários até o último dia de fevereiro (CRA: distribuição dos informes). Mais de cinco declarações informativas do mesmo tipo em um ano-calendário, como mais de cinco T4, devem ser entregues por meio eletrônico.

Uma declaração entregue com atraso custa no mínimo $100, e mais conforme os dias e os informes aumentam (CRA). Uma cópia ao trabalhador atrasada ou ausente tem multa própria. As faixas, a regra mais leve para poucos informes e como entregar com atraso estão em Multa por informes de empregados e de dividendos entregues com atraso.

A CRA diz que, por enquanto, não aplica multas por deixar de preencher o campo 048, exceto pela sua política para o setor de transporte rodoviário (CRA). Essa frase trata do preenchimento do campo 048; ela não diz que as multas por entrega com atraso foram dispensadas. A política pode mudar e não elimina o dever de informar.

Quebec acrescenta algum informe?

Sim, para renda de emprego. A Revenu Québec tem um informe próprio, o RL-1, com guia de entrega também próprio. Um empregador com empregados em Quebec desconta o QPP (Quebec Pension Plan) no lugar do CPP (se o trabalho for sujeito ao QPP) e também o QPIP (seguro parental de Quebec). O QPP, o QPIP e o imposto de renda de Quebec vão para a Revenu Québec, e o EI e o imposto federal vão para a CRA (CRA: T4001). Os informes RL-1 normalmente vencem até o último dia de fevereiro do ano seguinte.

Um empregado de Quebec continua recebendo um T4 federal, com o QPP no campo 17, além do RL-1 (CRA: informe T4). Alguns pagamentos a um prestador de serviços também podem exigir um RL-1; quais são é definido pelo guia da Revenu Québec, não pelo da CRA. Um T4A federal não o substitui, então consulte esse guia antes de entregar.

E se eu não tiver certeza de que o trabalhador é empregado, ou se dei o informe errado antes?

Primeiro defina a situação do trabalhador pelos fatos; depois corrija os informes. Se um trabalhador tratado como prestador de serviços era empregado, a CRA pode lançar tanto a parte do empregador quanto a do empregado nas contribuições ao CPP e nos prêmios do EI devidos, mesmo que o pagador não consiga recuperá-las do trabalhador, e pode somar multas e juros. O que a CRA pode cobrar e como responder estão em Auditorias da folha de pagamento e decisões sobre a situação do trabalhador.

Os passos costumam seguir esta ordem:

1. Reúna o contrato, as faturas, os registros de pagamento e os informes já emitidos, por ano.
2. Defina a situação de cada ano com o teste de Prestador de serviços ou empregado no Canadá.
3. Para um trabalhador que era prestador de serviços, o T4A e o resumo que faltam de cada ano são entregues com atraso, e podem valer multas por atraso.
4. Para um empregado que foi pago como prestador de serviços, é preciso montar a folha de pagamento e tratar os anos anteriores, o que não se resolve trocando o informe.

Os anos sem T4A e sem T5018 são explicados passo a passo em Como informar pagamentos a subempreiteiros.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma barista de padaria

Uma padaria de Toronto paga a uma barista C$2.400 por mês durante 12 meses, define os horários dela e fornece o equipamento. Se os fatos fizerem dela uma empregada, a padaria retém CPP, EI e imposto de renda todo mês e entrega um T4 com C$28.800 no campo 14.

Uma redatora freelancer

Uma agência de Vancouver paga a uma redatora freelancer C$7.500 no ano, mais GST. Se a redatora for uma prestadora de serviços autônoma, a agência emite um T4A com C$7.500 no campo 048, sem o GST, e não retém nada. O SIN da redatora vai no campo 012, ou o número da conta do programa no campo 013, se ela tiver um. Se a redatora tivesse faturado por meio de uma corporação, nenhum SIN seria usado: o número da conta do programa da corporação iria no campo 013.

Um subempreiteiro de estrutura

Um construtor de Calgary paga C$60.000 durante o ano a um subempreiteiro de estrutura de madeira. Se a construção é a atividade principal do construtor, esse subempreiteiro residente pode entrar em um T5018. Se a construção não é a atividade principal e o carpinteiro é um prestador de serviços, o mesmo pagamento vai em um T4A, no campo 048. O construtor confere a composição do próprio negócio antes de escolher.

E no seu caso?

• Você paga alguém há um ano ou mais e não sabe qual informe está certo, ou anos passados ficaram sem informe, inclusive trabalhadores pagos em dinheiro ou por e-transfer sem informe: a resposta depende da situação do trabalhador em cada ano, de quais informes de quais anos corrigir ou entregar com atraso e de que folha de pagamento montar daqui para a frente. Peça ajuda com a escrituração contábil para reconstruir os pagamentos ano a ano e veja Auditorias da folha de pagamento e decisões sobre a situação do trabalhador se chegou uma carta ou decisão da CRA.
• Você emitiu um T4A a alguém que trabalha como empregado: trocar o informe não resolve os descontos não pagos. Comece por Prestador de serviços ou empregado no Canadá e depois peça ajuda com a escrituração contábil para reconstruir a folha de pagamento.
• Você paga subempreiteiros da construção ou não residentes: veja Como informar pagamentos a subempreiteiros e Retenção sobre serviços prestados no Canadá.
• Você paga a si mesmo ou a familiares pela sua corporação (honorários de administrador também vão em um T4): veja Quanto pagar a si mesmo pela sua corporação e Como pagar familiares.
• Você recebeu um T4A e é o prestador de serviços: use Informe de honorários por serviços na declaração do seu negócio.
• Você roda a folha de pagamento em Quebec: leia o guia do RL-1 da Revenu Québec junto com as regras da CRA e use Como rodar a folha de pagamento para as etapas federais.